Pengendalian Majlis

download Pengendalian Majlis

of 52

Transcript of Pengendalian Majlis

PENGURUSAN MAJLIS

2009

MAKSUD MAJLIS

Ditaja dan dianjurkan oleh sesuatu pihak. Dilaksanakan pada tarikh, masa dan tempat yang telah ditetapkan.

Pelaksanaannya dirancang. Pengelolaannya melibatkan pelbagai pihak. Dihadiri oleh ramai peserta dan jemputan.

HAKIKAT PROTOKOL DALAM PENGENDALIAN MAJLIS

PRAKTIKALRelevan dan sesuai diamalkan serta tidak bertentangan dengan nilai budaya dan aspirasi bangsa, negara dan agama.

RASMIPeraturan atau adat yang hendak diaplikasikan telah diiktiraf dalam majlis peringkat negeri, nasional dan antara bangsa.

SAHMenepati standard peraturanperaturan yang diamalkan sebelumnya dan jelas kepentingannya kepada majlis.

TIDAK MENGGANGGUTidak mencemar majlis dan tidak menimbulkan perasaan tidak selesa di kalangan para jemputan dan tetamu.

KATEGORI MAJLISMAJLIS RASMI FORMAL Majlis yang dianjurkan oleh pihak kerajaan dengan keseluruhan kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh kerajaan. Semua pihak yang terlibat perlu mematuhi sepenuhnya peraturan-peraturan dan adat yang sepatutnya bagi sesuatu majlis rasmi.

Contoh: Perhimpunan Pagi Perhimpunan Mingguan Hari Ucapan Anugerah Cemerlang Kejohanan Sukan Tahunan Sekolah Kursus Kepimpinan Pelajar Sekolah

MAJLIS RASMI TIDAK FORMAL Merujuk kepada majlis yang dianjurkan oleh atau bagi pihak kerajaan.

Keseluruhan kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh kerajaan.

Tidak perlu mematuhi sepenuhnya peraturan-peraturan dan adat yang sepatutnya bagi sesuatu majlis rasmi.

Contoh: Jamuan Hari Guru. Hari Kantin Sekolah.

MAJLIS TIDAK RASMI FORMAL

Majlis yang dianjurkan oleh atau bagi pihak swasta atau bukan kerajaan. Kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh pihak penganjur.

Semua yang terlibat perlu mematuhi sepenuhnya peraturan-peraturan dan adat yang sepatutnya bagi sesuatu majlis rasmi.Contoh: Mesyuarat Agung Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG) Pelancaran Kempen Menabung di Bank Islam. Sambutan Hari Bulan Sabit Merah Malaysia.

MAJLIS TIDAK RASMI TIDAK FORMAL Majlis yang dianjurkan oleh atau bagi pihak swasta atau bukan kerajaan. Keseluruhan kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh pihak penganjur.

Semua yang terlibat tidak perlu mematuhi sepenuhnya peraturanperaturan dan adat yang sepatutnya bagi sesuatu majlis rasmi.

Contoh: Sambutan Hari Keluarga.

Persembahan Aneka Ragam.

ASPEK-ASPEK PENGURUSAN MAJLIS1.KESETIAUSAHAAN MAJLIS Berkaitan pentadbiran dan pengelolaan sesuatu majlis. Urusan surat-menyurat. Penyediaan dan pengedaran kad-kad jemputan.

Penyediaan dan pengedaran buku cenderamata. Penulisan draf-draf ucapan, skrip pengacaraan dan sebagainya. Penyediaan sijil atau surat-surat penghargaan.

ELEMEN PROTOKOL Susunan keutamaan. Senarai Anugerah Darjah Kebesaran, Bintang dan Pingat. Panggilan hormat bagi orang kenamaan. Protokol menulis surat rasmi.

Protokol penyediaan dan pengedaran kad jemputan. Protokol penulisan kata alu-aluan. Protokol penulisan draf ucapan.

Protokol penulisan skrip pengacaraan.

2. PERANCANGAN MAJLIS Penyediaan Kertas Konsep Pelaksanaan, Kertas Cadangan Pelaksanaan dan Kertas Pelaksanaan. Mesyuarat-mesyuarat pelaksanaan. Penetapan dan penyusunan atur cara. Penggubalan atur cara dan aliran pentadbiran majlis.

ELEMEN PROTOKOL Protokol penulisan kertas konsep dan kertas cadangan. Protokol mesyuarat. Protokol penyusunan program untuk majlis rasmi.

Protokol penyediaan ataur cara pentadbiran.

3. PERSEDIAAN/PERSIAPAN TEMPAT MAJLIS Pemasangan dan pengibaran bendera.

Pemasangan gambar-gambar pemimpin. Penyediaan pentas. Penyusunan kerusi meja.

ELEMEN PROTOKOL Protokol pemasangan dan pengibaran bendera.Saiz standard bendera (95.5 cm x 183 cm) BANGUNANM N N M S

ELEMEN PROTOKOL Protokol pemasangan gambar. Tentukan gambar pemimpin. Saiz gambar Tempat yang sesuai. Kedudukan gambar Buat rujukan

ELEMEN PROTOKOLProtokol penyediaan dan hiasan pentas.

Back-drop. Jenis font. Saiz font.

Gambar latar belakang.

Meja hadiah/cenderamata.

Meja yang sesuai. Masih kukuh.

Pasang skirting yang sesuai. Dipaku tekankan.

Pembesar suara. Pilih guru yang berkemampuan.

Uji kemampuan amplifier. Pastikan bilangan mic yang diperlukan. Uji kemampuan mic.

Uji bunyi sebelum majlis. Sediakan keperluan lain.

Rostrum.

Masih kukuh. Bersih. Tiada objek pengganggu. Pastikan bilangan yang perlu.

Kedudukan Rostrum.

Protokol penyusunan kerusi Tetamu di atas pentas. Jenis kerusi / sofa.

Masih berkeadaan sempurna. Sesuai dengan Tamu Kehormat.

Bilangan tetamu.

Tentukan bilangan tetamu. 3 atau 5 tetamu. Tentukan kedudukan tempat duduk. Pemberitahuan awal.

Kedudukan Tetamu.2 1 3

3

1

2

Meja kecil.

Kesesuaian saiz. Kesesuaian bentuknya. Masih kukuh dan bersih.

Lapik jika perlu.

Air minuman.

Sediakan gelas berkaki. Sediakan air minuman dalam botol. Buka tutup botol di hadapan tetamu dan persilakan.

Buku Program. Diedarkan ketika menghidangkan air minuman. Dihias sederhana. Dibawa dalam dulang.

Protokol penyusunan kerusi dalam dewan. Kedudukan kerusi tetamu jemputan. Jarak kerusi. Kedudukan kerusi peserta.

Kedudukan Tetamu Jemputan.

3

1

2

1 2

1 0

8

6

4

5

7

9

1 1

1 3

Protokol penyusunan kerusi dan meja dalam dewan jamuan. Tentukan meja bulat atau panjang. Tentukan kerusi tetamu Hidangan makanan secara buffet.

4. PENGELOLAAN MAJLIS Pelaksanaan atur cara termasuk persembahan. Pemberian anugerah / hadiah / sijil-sijil.

Pengacaraan majlis. Jamuan.

Sambutan ketibaan dan keberangkatan pulang para tetamu.

ELEMEN PROTOKOL PENGELOLAAN MAJLIS

Protokol memperdengarkan Lagu Kebangsaan. Ikut versi terbaru. Uji peralatan.

Uji CD atau tape. Minta hadirin berdiri dan menyanyi bersama. Minta hadirin duduk.

Protokol Atur Cara majlis formal.8.30 pg - Peserta mengambil tempat.9.00 pg - Tetamu mengambil tempat.

9.30 pg - Ketibaan Tamu Kehormat.- Lagu Negaraku.

- Bacaan doa. - Ucapan Pengerusi Jawatankuasa Pengelola.

- Ucapan Tamu Kehormat(Perasmian).- Penyampaian Hadiah dan Cenderamata. - Penyampaian Cenderamata kepada Tamu Kehormat. - Persembahan.12.00 t/h - Tetamu ke majlis jamuan. 12.45 t/h - Tetamu Meninggalkan majlis. 1.00 ptg - Majlis bersurai.

Protokol dalam pelaksanaan persembahan dalam majlis formal Tapis persembahan ikut kesesuaian majlis. Masa persembahan. Kesopanan dalam persembahan. Kesesuaian penggunaan ruang.

Protokol pemberian anugerah, hadiah dan sijil-sijil. Jawatankuasa Hadiah jangan terlalu ramai. Tentukan Hadiah dan sijil. Ikut susunan di atas meja.

Labelkan dengan font yang jelas dilihat.

Senarai penerima biar guna borang yang sama bagi : Juruacara. Pengurus Hadiah. Pengurus Penerima Tandakan lantai dengan pita penanda tempat pemberi hadiah dan pengiring.

Contoh:

Tentukan pembawa Hadiah dan sijil. Cara membawa hadiah. Penampilan. Jaga kesopanan. Tidak bertelagah.

Juruacara Buat skrip juruacara. Semak bahasa dan susunan kata. Tidak mengulas. Terlalu banyak bunga bahasa.

Sebagai pengendali majlis. Faham tugas sebagai juruacara.

Protokol dalam majlis jamuan.

Protokol menyambut tetamu Protokol keberangkatan pulang tetamu.

5. PENGGULUNGAN MAJLIS Penulisan dan pengedaran surat-surat ucapan terima kasih.

Penulisan Laporan pelaksanaan. Mesyuarat post-mortem. Penutupan dan penyimpanan dokumendokumen pelaksanaan dan pengelolaan

Pemantauan dan pelaksanaan langkahlangkah pembaikan.