PENGENDALIAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA · PDF file4.1 mengurus dan menyediakan tempat mesyuarat...

PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN

NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00

PENGENDALIAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012

MUKA SURAT : 1/9

IPGM PPK-PUP-01

Jun 2012

PENGENDALIAN MESYUARAT

KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

Disediakan oleh:

…………………….

Diluluskan oleh:

……………………………

Nama: RAHIM BIN ABDUL LATIF Nama: Dr. LEE BOON HUA

Jawatan: KETUA JABATAN JABATAN PENGURUSAN KUALITI DAN KEUTUHAN

Jawatan: TIMBALAN REKTOR

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

Tarikh: 02 Mei 2012 Tarikh: 02 Mei 2012

SALINAN TERKAWAL

Dokumen ini adalah salinan digital dan tidak memerlukan tanda tangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 2/9

IPGM PPK-PUP-01

Jun 2012

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan mengkaji keberkesanan sistem pengurusan kualiti supaya

sentiasa memenuhi dasar dan objektif kualiti IPGM dan IPG hasil daripada penilaian

ke atas penambahbaikan yang berterusan.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Wakil Pengurusan (WP) dalam mengendalikan

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) sekali setahun dan Timbalan Wakil

Pengurusan (TWP) dalam mengendalikan Mesyuarat Majlis Kualiti IPG (Mesyuarat

MKIPG) bagi membincangkan laporan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti

(SPK) IPG untuk dibentangkan dalam MKSP.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti IPGM-PPK-MK-01

3.2 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan IPGM-PPK-PUP-02

3.3 Audit Dalaman IPGM-PPK-PUP-03

3.4 Maklum Balas Pelanggan IPGM-PPK-PUP-04

3.5 PKPA Bilangan 2 Tahun 1991 : Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan-

Urusan Kerajaan

4.0 DEFINISI

4.1 Istilah

4.1.1 Pengurusan Tertinggi merujuk Rektor Institut Pendidikan Guru

Malaysia yang bertanggungjawab ke atas keseluruhan Sistem Kualiti

Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru

(IPG);

4.1.2 Wakil Pengurusan merujuk Timbalan Rektor Institut Pendidikan Guru

Malaysia yang dilantik untuk melaksana dan menyelenggara sistem

kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru.

4.1.3 Timbalan Wakil Pengurusan merujuk 3 orang Pengarah Pusat dan

seorang Pengarah Sektor Khidmat Pengurusan Institut Pendidikan Guru

Malaysia, dan 27 orang Pengarah Institut Pendidikan Guru;


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 3/9

IPGM PPK-PUP-01

Jun 2012

4.1.4 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merujuk mesyuarat yang

diadakan untuk menilai keberkesanan dan kesesuaian sistem kualiti

IPGM dan IPG sekali setahun;

4.1.5 Mesyuarat Majlis Kualiti IPG merujuk mesyuarat di peringkat IPG yang

diadakan untuk membincangkan hal-ehwal berkaitan sistem Pengurusan

Kualiti Institut Pendidikan Guru.

4.2 Singkatan

PT Pengurusan Tertinggi

WP Wakil Pengurusan

PP Pengarah Pusat

TWP IPGM

TWP IPG

Timbalan Wakil Pengurusan Institut Pendidikan Guru Malaysia

Timbalan Wakil Pengurusan Institut Pendidikan Guru

KPP Ketua Penolong Pengarah

MMK IPG Mesyuarat Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru

MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

MK IPGM Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia

MK IPG Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru

JK

JPKK

Jawatan Kuasa

Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 4/9

IPGM PPK-PUP-01

Jun 2012

5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

TWP IPG 1. Mengarah Pengerusi Pasukan Pelaksana MKIPG berbincang

dengan Pengerusi-Pengerusi JK MKIPG untuk menyediakan

laporan-laporan berikut:

1.1 Laporan Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti

(Sekretariat Majlis Kualiti)

1.2 Laporan Penemuan Audit Dalaman (JK Audit Dalaman)

1.3 Laporan Maklum Balas Kepuasan dan Aduan

Pelanggan (JK Maklumbalas Pelanggan)

1.4 Laporan Prestasi Proses Penyampaian Perkhidmatan

yang Tidak Memenuhi Standard (HEP)

1.5 Perubahan atau Cadangan Perubahan yang Memberi

Kesan Kepada SPK-IPGM (JK Dokumentasi)

1.6 Tindakan Pembetulan dan Pencegahan yang Telah

Dilaksanakan serta Cadangan Penambahbaikan (JK

Penambahbaikan)

1.7 Tindakan Susulan Daripada Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan yang Lepas (Sekretariat Majlis Kualiti)

Pengerusi

Pasukan

Pelaksana

MKIPG

2. Menyerahkan semua laporan kepada TWP IPG untuk

mendapat kelulusan. Jika laporan tersebut memerlukan

pindaan, Pengerusi Jawatankuasa berkaitan dalam MKIPG

dikehendaki membaiki laporan berkenaan.

TWP IPG 3. Berbincang dengan Pengerusi Pasukan Pelaksana MK IPG

bagi menentukan tarikh dan tempat untuk menjalankan MMK

IPG bagi membincangkan perkara 1.1 hingga 1.7.


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 5/9

IPGM PPK-PUP-01

Jun 2012


TWP IPG 4. Mengarah Sekretariat MK IPG untuk membuat persediaan

MMK IPG seperti

4.1 mengurus dan menyediakan tempat mesyuarat

4.2 mengeluarkan surat panggilan mesyuarat yang

merangkumi agenda seperti dalam perkara 1.1 hingga

1.7.

Sekretariat

MKIPG

5. Menyedia dan menguruskan mesyuarat berpandukan PKPA

Bilangan 2 Tahun 1991 – Panduan Pengurusan Mesyuarat

dan Urusan-Urusan Kerajaan.

TWP IPG 6. Mempengerusikan Mesyuarat MK IPG untuk membincangkan

perkara 1.1 hingga 1.7.

JK Majlis Kualiti

IPG

7. JK memurnikan laporan jika perlu.

Sekretariat

MKIPG

8. Menghantar laporan perkara 1.1 hingga 1.7 kepada

Sekretariat Majlis Kualiti IPGM.

Sekretariat

MKIPGM

9. Mengumpul laporan keberkesanan SPK hasil Mesyuarat MK

IPG.

10. Mengedarkan laporan-laporan tersebut untuk dianalisis dan

dibuat rumusan kepada:

10.1 Pengerusi JK Bimbingan dan Pemantauan MK IPGM

10.1.1 Pencapaian dasar dan objektif kualiti

10.1.2 Analisis keperluan latihan/pengambilan sumber

manusia

10.2 Pengerusi JK Audit Dalaman MK IPGM

10.2.1 Laporan audit dalaman

10.3 Pengerusi JK Maklum Balas Pelanggan MK IPGM


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 6/9

IPGM PPK-PUP-01

Jun 2012


10.3.1 Maklum balas kepuasan pelanggan termasuk

aduan pelanggan

10.4 Pengerusi JK Penambahbaikan MK IPGM

10.4.1 Status tindakan pembetulan dan pencegahan

10.4.2 Cadangan penambahbaikan

10.5 Pengerusi JK Dokumentasi MK IPGM

10.5.1 Perubahan yang boleh memberi kesan kepada

sistem pengurusan kualiti

10.6 Pengerusi JK Prestasi Sistem

10.6.1 Prestasi proses penyampaian perkhidmatan

yang tidak memenuhi standard yang ditetapkan.

10.7 Pegawai Eksekutif Kanan/Pegawai Eksekutif

10.7.1 Prestasi pembekal

10.7.2 Status penyelenggaraan infrastruktur

10.8 Pengerusi Sekretariat

10.8.1 Minit mesyuarat yang lepas

10.8.2 Tindakan susulan dan tindakan yang belum

selesai dari MKSP yang lepas

WP 11. Menyemak dan meluluskan laporan analisis dan rumusan

yang disediakan. Jika laporan tersebut memerlukan pindaan,

Pengerusi JK berkaitan dalam MK IPGM dikehendaki

memperbaiki laporan berkenaan.

12. Mengadakan perbincangan dengan TWP IPGM dan Pengerusi

Pasukan Pelaksana MKIPGM untuk merancang mengadakan

MKSP berdasarkan Jadual Pelaksanaan MS ISO IPGM dan

IPG.

TWP IPGM 13. Mengarah Sekretariat MK IPGM untuk membuat persediaan


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 7/9

IPGM PPK-PUP-01

Jun 2012


MKSP seperti :

13.1 Mengurus dan menyediakan tempat mesyuarat

13.2 Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat merangkumi

agenda berikut:

13.2.1 Pembentangan minit mesyuarat dan tindakan

yang belum selesai hasil dari mesyuarat lepas

13.2.2 Pembentangan pencapaian dasar dan objektif

kualiti

13.2.3 Pembentangan laporan audit dalaman

13.2.4 Pembentangan maklum balas pelanggan

13.2.5 Pembentangan laporan tindakan pembetulan

dan pencegahan yang telah dilaksanakan serta

aktiviti penambahbaikan

13.2.6 Pembentangan laporan prestasi penyampaian

perkhidmatan yang tidak memenuhi standard

13.2.7 Pembentangan laporan perubahan atau

cadangan perubahan yang memberi kesan

kepada SPK

13.2.8 Pembentangan analisis keperluan

latihan/pengambilan sumber manusia

13.2.9 Pembentangan laporan prestasi pembekal dan

13.2.10 Pembentangan status penyelenggaraan

infrastruktur

Sekretariat

MKIPGM

14. Menyedia dan menguruskan persediaan MKSP berdasarkan

PKPA Bilangan 2 Tahun 1991 – Panduan Pengurusan

Mesyuarat dan Urusan-Urusan Kerajaan.

PT 15. Mempengerusikan MKSP Sistem Pengurusan Kualiti untuk

membincangkan perkara 13.2.1 hingga 13.2.10


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 8/9

IPGM PPK-PUP-01

Jun 2012


WP 16. Membentang laporan sebagaimana kehendak agenda perkara

13.2.1 hingga 13.2.10 dalam MKSP.

17. Mendapatkan maklumbalas keberkesanan mesyuarat melalui

borang maklum balas (LAM-PUP01-01) untuk MKSP.

Sekretariat

MKIPGM

18. Menyediakan minit MKSP. Tumpuan rumusan diberikan

kepada keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang

berkaitan dengan:

18.1 peningkatan keberkesanan sistem dan proses

pengurusan kualiti secara keseluruhan

18.2 peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan

18.3 sumber-sumber yang diperlukan.

WP 19. Mengarah semua TWP untuk melaksanakan tindakan susulan

yang telah diputuskan dalam mesyuarat.

TWP IPGM & IPG 20. Mengarah Pengerusi Pasukan Pelaksana/Ketua Jabatan

membuat tindakan susulan berdasarkan keputusan MKSP

Setiausaha JK

Penambahbaikan

21. Merekodkan tindakan pembetulan, pencegahan dan

penambahbaikan yang telah dipatuhi.


NO.KELUARAN : 09

NO.PINDAAN : 00



MUKA SURAT : 9/9

IPGM PPK-PUP-01

Jun 2012

6.0 REKOD KUALITI

Bil Rekod Lokasi Tempoh

Disimpan

Lampiran

1. Surat Panggilan Mesyuarat

MK IPG bagi membincangkan

laporan SPK IPG untuk MKSP

Pejabat

Am

3 Tahun -

2. Minit Mesyuarat MK IPG bagi

membincangkan laporan SPK

IPG untuk MKSP

Pejabat

Am

3 tahun -

3. Laporan-laporan

keberkesanan SPK IPG untuk

MKSP

Pejabat

Am

3 tahun -

4. Laporan -laporan MKSP Pejabat

Am

3 tahun -

5. Surat iringan penghantaran

laporan keberkesanan SPK

IPG ke IPGM.

Pejabat

Am

3 tahun -

6. Surat Panggilan MKSP JPKK 3 Tahun -

7. Minit MKSP JPKK 3 tahun -

8. Borang Maklum Balas

MKSP/MMK

JPKK/

IPG

3 tahun LAM-PUP01-01

PENGENDALIAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA · PDF file4.1 mengurus dan menyediakan tempat mesyuarat...

Documents

Transcript of PENGENDALIAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA · PDF file4.1 mengurus dan menyediakan tempat mesyuarat...