PENGENDALIAN PENGENDALIAN MESYUARATMESYUARAT

Definasi:Definasi:

Mengadakan satu Mengadakan satu perhimpunan yang perhimpunan yang bertujuan menyatukan bertujuan menyatukan buah fikiran untuk buah fikiran untuk membuat keputusan.membuat keputusan.

Ia mempunyai agenda Ia mempunyai agenda yang ditetapkanyang ditetapkan

Tujuan:Tujuan: Mewujudkan perhubungan, perbincangan, Mewujudkan perhubungan, perbincangan,

kata sepakat dan kerjasama bagi kata sepakat dan kerjasama bagi melicinkan aktiviti yang dirancangmelicinkan aktiviti yang dirancang

Menyelesaikan tugas yang banyak atau Menyelesaikan tugas yang banyak atau tertangguh dan masalah organisasi tertangguh dan masalah organisasi persatuanpersatuan

Menilai dan mengawal aktiviti dan Menilai dan mengawal aktiviti dan kewangan organisasikewangan organisasi

Menyelaras dan membincang tugasMenyelaras dan membincang tugas--tugas tugas jawatankuasa dan pegawai untuk jawatankuasa dan pegawai untuk melaksana aktiviti yang dirancangmelaksana aktiviti yang dirancang

Menyebarkan maklumat dan rancangan Menyebarkan maklumat dan rancangan baru kepada ahlibaru kepada ahli

Untuk mengubah perlembagaanUntuk mengubah perlembagaan Mendapat ideaMendapat idea--idea baru bagi melaksanan idea baru bagi melaksanan

aktiviti organisasiaktiviti organisasi

JenisJenis--jenis Mesyuarat:jenis Mesyuarat:

Mesyuarat Agung TahunanMesyuarat Agung Tahunan Mesyuarat Agung Luar Biasa Mesyuarat Agung Luar Biasa

atau Tergemparatau Tergempar Mesyuarat Jawatankuasa KerjaMesyuarat Jawatankuasa Kerja Mesyuarat Jawatankuasa Mesyuarat Jawatankuasa

Kecil/BiroKecil/Biro Mesyuarat Jawatankuasa Mesyuarat Jawatankuasa

Sementara (ad hock)Sementara (ad hock)

Mesyuarat Agung

Perlu diadakan mengikut Akta Pendaftar PertubuhanDihadiri oleh semua ahliMembincangkan hal persatuan secara menyeluruh, memilih ahlijawatankuasa kerja yang baruTempoh mesyuarat sama ada setahun sekali atau dua tahun sekali.Notis mesyuarat ditandatangani oleh setiausaha dan diedarkan dalam tempoh 14 hari sebelum mesyuaratKehadiran : ½ atau 2/3 daripada jumlah ahli

Agenda Mesyuarat Agung :

Ucapan PengerusiMembentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lepasMembentang dan menerima penyata tahunan tahun laluMemilih jawatankuasa kerja yang baruMembincang dan meluluskan usulUcapan penangguhan

Mesyuarat Tergempar :

Membincangkan satu agenda sahajaDihadiri oleh semua ahliDikenali juga dengan Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Mesyuarat Khas

Mesyuarat Tergempar :

Perlu diadakan apabila:1. Pengerusi menganggapnya perlu2. Permintaan lebih daripada lapan orang

jawatankuasa kerja secara bertulis3. Permintaan bertulis 1/3 atau 60 orang ahli atau

mana-mana yang kurang

Agenda:1. Penerangan ketua atau setiausaha akan

latarbelakang isu2. Membincang isu dan membuat keputusan

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja:

Merupakan mesyuarat biasa bagi menggerakkan persatuan

Dihadiri oleh semua jawatankuasa kerja yang dilantik dalam Mesyuarat Agung

Dijalankan beberapa kali dalam setahun atau ditetapkan bilangannya

Notis dikeluarkan oleh setiausaha Korum mesyuarat bergantung kepada

ketetapan persatuan

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja:

Agenda :1. Ucapan Pengerusi2. Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu3. Perkara-perkara berbangkit4. Agenda yang ingin dibincangkan atau laporan

dari Pengerusi Jawatankuasa Kecil5. Hal-hal lain.

Pengendalian Mesyuarat:Pengendalian Mesyuarat: Peranan PengerusiPeranan Pengerusi

1.1. Semasa kata aluan, pengerusi memperkenalkan jemputan khas Semasa kata aluan, pengerusi memperkenalkan jemputan khas jika ada.jika ada.

2.2. Menjelaskan tujuan mesyuarat dan menyatakan agendaMenjelaskan tujuan mesyuarat dan menyatakan agenda--agendanya.agendanya.

3.3. Tujukan semua pendapat kepada pengerusiTujukan semua pendapat kepada pengerusi4.4. Perbincangan mengikut urutan agendaPerbincangan mengikut urutan agenda5.5. Menyatakan perkaraMenyatakan perkara--perkara yang ingin dibincangkan dengan perkara yang ingin dibincangkan dengan

jelas dan lengkapjelas dan lengkap6.6. Bercakap dengan ringkas tetapi jelas dan difahamiBercakap dengan ringkas tetapi jelas dan difahami7.7. Menjadi orang yang aktif, tidak memonopoli tetapi sebagai Menjadi orang yang aktif, tidak memonopoli tetapi sebagai

fasilitatorfasilitator8.8. Mengawal suasana mesyuaratMengawal suasana mesyuarat9.9. Seorang pendengar yang baikSeorang pendengar yang baik10.10. Dapat merumuskan agenda dengan tepatDapat merumuskan agenda dengan tepat11.11. Tidak memperkecilkan pendapat ahliTidak memperkecilkan pendapat ahli12.12. Pastikan dua atau lebih ahli tidak bercakap dalam satu masaPastikan dua atau lebih ahli tidak bercakap dalam satu masa13.13. Segera menutup mesyuarat jika perbincangan telah tamat.Segera menutup mesyuarat jika perbincangan telah tamat.

Pengendalian Mesyuarat:Pengendalian Mesyuarat: PerananPeranan SetiausahaSetiausaha

1.1. SebelumSebelum mesyuaratmesyuarat1.1. MenyediakanMenyediakan agenda agenda mesyuaratmesyuarat bersamabersama pengerusipengerusi2.2. MenghantarMenghantar suratsurat jemputanjemputan mesyuaratmesyuarat3.3. MemastikanMemastikan tempattempat mesyuaratmesyuarat4.4. MenyediakanMenyediakan peralatanperalatan mesyuaratmesyuarat5.5. MenyediakanMenyediakan minitminit mesyuaratmesyuarat

2.2. SemasaSemasa mesyuaratmesyuarat1.1. DatangDatang awalawal, , pastikanpastikan kelengkapankelengkapan dandan peralatanperalatan

mesyuaratmesyuarat lengkaplengkap2.2. MencatatMencatat butiranbutiran perbincanganperbincangan dengandengan ringkasringkas, , tepattepat

dandan padatpadat3.3. MengedarMengedar dandan mencatatmencatat kehadirankehadiran mesyuaratmesyuarat

3.3. SelepasSelepas mesyuaratmesyuarat1.1. MenyiapkanMenyiapkan minitminit mesyuaratmesyuarat2.2. MengedarkanMengedarkan minitminit mesyuaratmesyuarat seberapaseberapa segerasegera untukuntuk

tindakantindakan merekamereka yang yang berkenaanberkenaan

Pengendalian Mesyuarat:Pengendalian Mesyuarat:

Peranan Ahli MesyuaratPeranan Ahli Mesyuarat Review agenda mesyuarat dan bersediaReview agenda mesyuarat dan bersedia Kumpul ideaKumpul idea--idea/informasi untuk idea/informasi untuk

dibentangkan dalam mesyuaratdibentangkan dalam mesyuarat Ambil tindakan segera tanpa menunggu Ambil tindakan segera tanpa menunggu

mesyuarat yang akan datangmesyuarat yang akan datang Laporkan status tindakan kepada setiausaha Laporkan status tindakan kepada setiausaha

atau pengerusiatau pengerusi

Minit MesyuaratMinit Mesyuarat

Definasi:Definasi:Perkara yang diputuskan Perkara yang diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Ia dalam sesuatu mesyuarat. Ia perlu ditulis dengan lengkap perlu ditulis dengan lengkap sebagai rujukan untuk tindakan sebagai rujukan untuk tindakan selanjutnya.selanjutnya.

Minit MesyuaratMinit Mesyuarat

Kaedah menulisKaedah menulisPerkara yang perlu ada dalam minit mesyuaratPerkara yang perlu ada dalam minit mesyuarat

1.1. Bilangan minit mesyuaratBilangan minit mesyuarat2.2. Senarai kehadiran: yang hadir, tidak hadir dan turut Senarai kehadiran: yang hadir, tidak hadir dan turut

hadirhadir3.3. TarikhTarikh4.4. TempatTempat5.5. Minit dicatat seberapa ringkas, dan mengikut agendaMinit dicatat seberapa ringkas, dan mengikut agenda6.6. Tandatangan pencatat atau setiausaha dan Tandatangan pencatat atau setiausaha dan

pengesahan pengerusi.pengesahan pengerusi.

FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT……………………MINIT MESYUARAT……………………(catatkan nama mesyuarat)(catatkan nama mesyuarat)

Bil ……….. Tahun……………Bil ……….. Tahun……………(catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun(catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun

TarikhTarikh ::MasaMasa ::TempatTempat ::

FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARATKehadiran:Kehadiran:

(Senaraikan nama ahli mesyuarat yang menghadiri mesyuarat (Senaraikan nama ahli mesyuarat yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahlinama ahli--ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan) kekananan)

Hadir Bersama:Hadir Bersama:(senaraikan nama(senaraikan nama--nama pegawai yang bukan merupakan ahli, nama pegawai yang bukan merupakan ahli, tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) mengikut kekananan)

FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARAT

BilBil AgendaAgenda TindakanTindakan

11 Perutusan Ybhg. PengerusiPerutusan Ybhg. Pengerusi(Ruangan ini mengandungi catatan mengenai (Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkaraperkara--perkara penting yang telah perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat) dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat)

22 Pengesahan Minit MesyuaratPengesahan Minit Mesyuarat(Catatan keputusan minit mesyuarat yang (Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaanatau disahkan tertakluk kepada pindaan--pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan tersebut)pindaan tersebut)

FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARATBilBil AgendaAgenda TindakanTindakan33 PerkaraPerkara--Perkara BerbangkitPerkara Berbangkit

1.1. Ruangan ini mengandungi catatan Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkaramengenai perkara--perkara yang perkara yang dibangkitkan dalam mesyuarat yang lepasdibangkitkan dalam mesyuarat yang lepas

2.2. Tajuk utama perkara berbangkit yang Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat, Untuk memudahkan rujukan dibuat, m/surat dan perenggan minit mesyuarat m/surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.yang sama hendaklah dicatatkan.

3.3. Jika perkara berbangkit itu masih Jika perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.mengambil tindakan.

FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARATBilBil AgendaAgenda TindakanTindakan44 MembincangkanMembincangkan KertasKertas KerjaKerja

BagiBagi mesyuaratmesyuarat tertentutertentu, , beberapabeberapa kertaskertaskerjakerja dibentangkandibentangkan untukuntuk perbincanganperbincangan. . PerkaraPerkara yang yang perluperlu direkodkandirekodkan didi dalamdalamruanganruangan iniini ialahialah::--

1.1. TajukTajuk kertaskertas kerjakerja berkenaanberkenaan2.2. AgensiAgensi yang yang menyediakanmenyediakan kertaskertas kerjakerja

berkenaanberkenaan3.3. TajukTajuk utamautama kertaskertas kerjakerja berkenaanberkenaan4.4. TujuanTujuan utamautama kertaskertas kerjakerja disediakandisediakan5.5. IsuIsu--isuisu pentingpenting yang yang dibangkitkandibangkitkan dalamdalam kertaskertas

kerjakerja berkenaanberkenaan6.6. PandanganPandangan//komenkomen ahliahli--ahliahli mesyuaratmesyuarat7.7. KeputusanKeputusan mesyuaratmesyuarat dandan tindakantindakan susulansusulan

yang yang perluperlu diambildiambil

FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARATBilBil AgendaAgenda TindakanTindakan55 HalHal--Hal lainHal lain

Ruangan ini merekodkan perkaraRuangan ini merekodkan perkara--perkara perkara lain yang dibincangkan di dalam lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat, yang pada mulanya tidak mesyuarat, yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.termasuk di dalam agenda mesyuarat.

66 PenutupPenutupRuanganRuangan iniini merekodkanmerekodkan perkaraperkara sepertiseperti::--1.1. UcapanUcapan terimaterima kasihkasih daripadadaripada PengerusiPengerusi

mesyuaratmesyuarat2.2. BilaBila mesyuaratmesyuarat ituitu tamattamat//ditangguhkanditangguhkan3.3. CatatanCatatan mengenaimengenai tarikhtarikh mesyuaratmesyuarat yang yang

akanakan datangdatang jikajika tarikhnyatarikhnya telahtelahditentukanditentukan. .

FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARAT

UrusetiaUrusetia(Catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam (Catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam menguruskan mesyuarat)menguruskan mesyuarat)

Pencatat Minit dan PengesahanPencatat Minit dan Pengesahan(Catatkan nama pencatat mesyuarat dan tandatangan. Pengesahan (Catatkan nama pencatat mesyuarat dan tandatangan. Pengesahan minit mesyuarat dibuat oleh Pengerusi mesyuarat. Catatkan juga minit mesyuarat dibuat oleh Pengerusi mesyuarat. Catatkan juga tarikh minit mesyuarat tersebut disediakan)tarikh minit mesyuarat tersebut disediakan)