LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA)

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

PERKARA MUKA SURAT

BAHAGIAN 1 : LATAR BELAKANG 1

1.1 Apa itu Penghantaran Maklumat Pengkreditan Caruman Kepada Majikan Secara Elektronik?

1.2 Keistimewaan dan Faedah Inovasi 1 - 2

BAHAGIAN 2 : LAPORAN INOVASI 3

2.1 Tujuan Inovasi 3 2.2 Proses Pelaksanaan Inovasi 7

2.3 Impak Inovasi

2.3.1 Elemen Inovatif/Kreatif

i. Penciptaan nilai/elemen baru/tambah baik

ii. Elemen mempermudahkan/penyelesaian masalah

iii. Lain-lain berkaitan

2.3.2 Elemen Keberkesanan

i. Gambaran faedah yang nyata diperolehi

ii. Peningkatan produktiviti/kepuasan

iii. Penjanaan pendapatan (sekiranya berkaitan)

2.3.2 Elemen Signifikan

i. Bagaimana perkhidmatan boleh mesra pelanggan

ii. Penjimatan masa/kos/sumber manusia

iii. Sejauh mana ianya memenuhi objektif inisiatif ini diambil

2.3.3 Elemen Relevan

i. Sumbangan kepada agenda organisasi/nasional

9

11

11

15

2.4 Pengiktirafan Diterima 16

BAHAGIAN 3 : PENUTUP 19

KANDUNGAN

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

1

1.1 APA ITU PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA

MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK?

1.1.1 Pada setiap bulan, majikan perlu membayar Caruman untuk pekerja

mereka. Bayaran itu disertakan dengan Borang Caruman yang

mengandungi butiran pekerja yang dicarumkan. Selepas caruman

dikreditkan oleh KWSP, penyata akan dihantar kepada majikan untuk

menyemak sama ada pengkreditan akaun ahli adalah teratur. Disamping

itu, sekiranya terdapat caruman yang tidak dapat dikreditkan kerana

maklumat tidak lengkap, Jadual Caruman Tanpa Maklumat Lengkap turut

dihantar sekali untuk dilengkapkan oleh majikan.

1.1.2 Sebelum ini penghantaran maklumat pengkreditan caruman kepada

majikan adalah secara pos yang mengambil masa satu hingga dua

minggu untuk sampai kepada majikan. Majikan akan mengambil masa

yang lebih lama untuk memaklumkan KWSP sekiranya terdapat

maklumat caruman yang tidak tepat. Selain itu, majikan yang

mempunyai ramai pekerja juga memerlukan lebih masa untuk membuat

semakan secara manual.

1.1.3 Berdasarkan permasalahan ini, KWSP telah melaksanakan inisiatif

Penghantaran Maklumat Pengkreditan Caruman Kepada Majikan Secara

Elektronik berserta emel khas (epostedlist@epf.gov.my) bagi

membolehkan majikan berhubung terus dengan KWSP sekiranya

terdapat sebarang pertanyaan atau aduan. Majikan boleh membuat

semakan melalui komputer dan peranti mudah alih bila-bila masa dan di

mana jua untuk memastikan penyelenggaraan akaun majikan adalah

teratur. Disamping itu, ahli juga dapat menyemak caruman yang dibayar

oleh majikan dengan segera selepas dikreditkan ke akaun mereka.

BAHAGIAN 1 : LATAR BELAKANG

mailto:epostedlist@epf.gov.my

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

2

1.2 KEISTIMEWAAN DAN FAEDAH INOVASI PENGHANTARAN MAKLUMAT

PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

1.2.1 Pelaksanaan inisiatif Penghantaran Maklumat Pengkreditan Caruman

Kepada Majikan Secara Elektronik ini telah memberi banyak faedah

kepada organisasi dan pelanggan KWSP seperti berikut:

i. Bagi KWSP

a. Jimat kos - Kos operasi adalah lebih rendah berbanding

penghantaran secara pos.

b. Cepat - Proses cetakan dan penghantaran ini dikurangkan dari 2

minggu kepada 1 hari.

c. Selamat - Pemprosesan data dibuat di Premis KWSP serta

penyata yang dihantar kepada majikan menggunakan Portable

Document Format (PDF) dilindungi dengan kata laluan.

d. Mesra alam dan jimat ruang simpanan - Paperless iaitu penyata

dihantar dalam bentuk softcopy dan bukannya cetakan.

ii. Bagi Majikan

a. Penyata diterima lebih awal selepas bayaran caruman

dikreditkan.

b. Semak emel bila-bila masa dan di mana jua (24/7).

c. Menggunakan kata laluan untuk membuka lampiran bagi

mengelakkan kebocoran maklumat.

d. Tidak perlu rekod penyimpanan manual kerana penyata

dihantar dalam bentuk soft copy.

iii. Bagi Negara

a. Mendokong agenda e-Government (Transaksi secara elektronik).

b. Selaras Teras Misi Nasional – memberi ‘perkhidmatan kelas

pertama’ (Rakyat Didahulukan) dan ‘berkesan kos’ (Pencapaian

Diutamakan).

c. Menepati Program Transformasi Negara – menggalakkan

budaya kreatif dan inovatif dalam KWSP.

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

3

2.1 TUJUAN INOVASI

2.1.1 Pada setiap bulan, majikan perlu membayar Caruman untuk pekerja

mereka. Bayaran itu disertakan dengan Borang Caruman yang

mengandungi butiran pekerja yang dicarumkan. Selepas caruman

dikreditkan oleh KWSP, penyata akan dihantar kepada majikan untuk

menyemak sama ada pengkreditan akaun ahli adalah teratur. Sebelum

ini penghantaran penyata kepada majikan adalah secara pos yang

mengambil masa satu hingga dua minggu untuk sampai kepada majikan.

2.1.2 Sekiranya terdapat maklumat caruman yang tidak tepat, majikan akan

mengambil masa yang lebih lama untuk memaklumkan KWSP. Disamping

itu, majikan yang mempunyai ramai pekerja akan mengambil masa lebih

lama untuk membuat semakan secara manual.

2.1.3 Berdasarkan permasalahan ini, KWSP telah melaksanakan inisiatif bagi

Penghantaran Maklumat Pengkreditan Caruman Kepada Majikan Secara

Elektronik yang disertakan dalam emel khas seperti dalam Gambarajah 1

dan Gambarajah 2. Ini membolehkan majikan berhubung terus dengan

KWSP sekiranya terdapat sebarang pertanyaan atau aduan kesilapan

pengkreditan akaun ahli.

2.1.4 Majikan juga boleh menyemak Penyata Caruman dan Jadual Caruman

Tanpa Maklumat Lengkap dalam Portable Document Format (PDF) di

komputer dan peranti mudah alih pada bila-bila masa dan di mana jua

seperti Gambarajah 3 dan Gambarajah 4.

BAHAGIAN 2 : LAPORAN INOVASI

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

4

Gambarajah 1 : Contoh Emel Penghantaran Maklumat Pengkreditan Caruman

Kepada Majikan Secara Elektronik

Gambarajah 2 : Emel khas (epostedlist@epf.gov.my)

untuk majikan memberikan maklum balas atau aduan

mailto:epostedlist@epf.gov.my

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

5

Gambarajah 3 : Contoh Penyata Caruman

Gambarajah 4 : Contoh Jadual Caruman Tanpa Maklumat Lengkap

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

6

2.1.5 Tujuan inovasi ini adalah untuk:

 Memastikan maklumat caruman yang dikreditkan cepat sampai,

selamat, jimat kos dan mesra alam sekitar.

 Majikan dapat membuat semakan, seterusnya memaklumkan KWSP

sekiranya terdapat kesilapan maklumat pengkreditan caruman.

 Objektif ini dicapai melalui inovasi dalam bidang berikut:

Bil Ciri-ciri Kelebihan Keterangan

1 Cepat sampai Penyata Caruman Majikan akan dihantar kepada

majikan selepas caruman dikreditkan ke akaun ahli

dan akan diemelkan terus kepada alamat emel

majikan selepas pemprosesan data selesai. Proses

cetakan dan penghantaran ini dikurangkan dari 2

minggu kepada 1 hari.

2 Selamat Pemprosesan data dibuat di Premis KWSP serta penyata yang dihantar kepada majikan menggunakan Portable Document Format (PDF) dilindungi dengan kata laluan. Penyata tersebut tidak boleh dibuka sekiranya kata laluan yang dikunci masuk tidak tepat. Ini termasuklah pengesahan alamat emel telah dibuat terlebih dahulu sebelum penyata dihantar melalui emel.

3 Penjimatan kos Kos operasi adalah lebih rendah berbanding

penghantaran secara pos. Ini kerana, kos operasi

adalah berdasarkan caj per transaksi tanpa mengira

bilangan pekerja dan kos setem yang berdasarkan

berat kertas. Ini termasuklah kos p