Penguruan aset alih bsm

101
1 TATACARA PENGURUSAN TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN ASET ALIH KERAJAAN

Transcript of Penguruan aset alih bsm

Page 1: Penguruan aset alih bsm

1

TATACARA PENGURUSANTATACARA PENGURUSANASET ALIH KERAJAANASET ALIH KERAJAAN

Page 2: Penguruan aset alih bsm

2

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2007

Page 3: Penguruan aset alih bsm

3

Pekeliling Perbendaharaan Pekeliling Perbendaharaan ini bertujuan untuk ini bertujuan untuk memperkemas memperkemas

dan memantapkan dan memantapkan peraturan Pengurusan Aset peraturan Pengurusan Aset Alih KerajaanAlih Kerajaan

TUJUAN

Page 4: Penguruan aset alih bsm

4

a.a. Mewujudkan Unit Pengurusan AsetMewujudkan Unit Pengurusan Aset

b.b.Melantik :Melantik :

i.i. Pegawai Aset di Peringkat Pegawai Aset di Peringkat Kementerian / Kementerian / Jabatan /PTJ Jabatan /PTJ (termasuk sekolah harian)(termasuk sekolah harian)ii.ii. Pegawai-pegawai menjalankan Pegawai-pegawai menjalankan

pemeriksaan ke atas pemeriksaan ke atas asetasetiii.iii. Lembaga Pemeriksa bagi Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan melaksanakan pelupusan aset danpelupusan aset daniv.iv. Jawatankuasa Penyiasat bagi Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes menyiasat kes kehilangan asetkehilangan aset

PERANAN DAN TANGGUNGJAWABPEGAWAI PENGAWAL

Page 5: Penguruan aset alih bsm

5

c.c. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)Aset Kerajaan (JKPAK)

d.d.Mengemukakan laporan tahunan ke Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 mac tahun Perbendaharaan sebelum 15 mac tahun berikutnya iaitu :berikutnya iaitu :

i.i. Laporan Harta Modal dan InventoriLaporan Harta Modal dan Inventoriii.ii. Laporan Pemeriksaan Harta Modal Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan dan InventoriInventoriiii.iii. Laporan Pelupusan Aset Alih Laporan Pelupusan Aset Alih KerajaanKerajaaniv.iv. Laporan Tindakan Laporan Tindakan Surcaj/TatatertibSurcaj/Tatatertib

e.e. Memastikan semua aset alih Kerajaan Memastikan semua aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.ditetapkan.

Page 6: Penguruan aset alih bsm

6

1.1.Menguruskan semua aset alih Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian/Jabatan Kerajaan di Kementerian/Jabatan dibawah kawalannya meliputi :dibawah kawalannya meliputi :

a.a. PenerimaanPenerimaanb.b. PendaftaranPendaftaranc.c. Penggunaan, Penyimpanan Penggunaan, Penyimpanan dan dan PemeriksaanPemeriksaand.d. PenyelenggaraanPenyelenggaraane.e. Pelupusan danPelupusan danf.f. Kehilangan dan HapuskiraKehilangan dan Hapuskira

TUGAS DAN TANGGUNGJAWABUNIT PENGURUSAN ASET

Page 7: Penguruan aset alih bsm

7

2.2. Menguruskan perlantikan Pegawai Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.Jawatankuasa Penyiasat.

3.3. Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat J/Kuasa J/Kuasa Pengurusan Aset Kerajaan Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) (JKPAK) Kementerian/JabatanKementerian/Jabatan

4.4. Menguruskan Pelupusan aset alih Menguruskan Pelupusan aset alih Kerajaan.Kerajaan.

5.5. Menguruskan Kehilangan dan Menguruskan Kehilangan dan hapuskirahapuskira

6.6. Menyelaras penyediaan Laporan Menyelaras penyediaan Laporan berikut:-berikut:-

a.a. Harta Modal dan InventoriHarta Modal dan Inventorib.b. Pemeriksaan Harta Modal Pemeriksaan Harta Modal

dan Inventoridan Inventoric.c. Pelupusan Aset Alih KerajaanPelupusan Aset Alih Kerajaand.d. Tindakan Surcaj / TatatertibTindakan Surcaj / Tatatertib

Page 8: Penguruan aset alih bsm

8

1.1. Keanggotaan JKPAK di Kementerian/Jabatan Keanggotaan JKPAK di Kementerian/Jabatan saperti berikut:saperti berikut:

PengerusiPengerusi -- Timb. KSU Kementerian Timb. KSU Kementerian ( Peringkat Kementerian )( Peringkat Kementerian )

-- Timb. Ketua Pengarah Timb. Ketua Pengarah ( Peringkat Ibu ( Peringkat Ibu

Pejabat )Pejabat )-- Pengarah ( Jab. Pengarah ( Jab.

Persekutuan Negeri )Persekutuan Negeri )

SetiausahaSetiausaha :: Pegawai Aset Pegawai Aset Kementerian / JabatanKementerian / Jabatan

Ahli-AhliAhli-Ahli ++ Semua Ketua Semua Ketua Bahagian/UnitBahagian/Unit

++ Ketua Audit DalamKetua Audit Dalam++ Pegawai-pegawai lain yang Pegawai-pegawai lain yang

sesuai.sesuai.

J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIHKERAJAAN DI KEMENTERIAN/JABATAN (JKPAK)

Page 9: Penguruan aset alih bsm

9

2.2. Agenda Mesyuarat JKPAK adalah saperti berikut :Agenda Mesyuarat JKPAK adalah saperti berikut :

i.i. Kedudukan semasa Aset Alih Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/JabatanKementerian/Jabatan

ii.ii. Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih KerajaanKerajaan

iii.iii. Laporan Tindakan PelupusanLaporan Tindakan Pelupusaniv.iv. Laporan Tindakan Surcaj / TatatertibLaporan Tindakan Surcaj / Tatatertibv.v. Masalah-masalah berkaitan dengan Masalah-masalah berkaitan dengan

pengurusan aset alihpengurusan aset alih

3. Bidang tugas JKPAK adalah merancang, 3. Bidang tugas JKPAK adalah merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih kerajaan.aspek pengurusan aset alih kerajaan.

4.4. Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sekurang-Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan dan kurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada J/Kuasa PengurusanJ/Kuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Kewangan dan Akaun

( JPKA)( JPKA)

Page 10: Penguruan aset alih bsm

10

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) yang disediakanyang disediakanbersama-sama dengan Pekeliling ini adalah bersama-sama dengan Pekeliling ini adalah bermaksud pengurusanHarta Modal dan bermaksud pengurusanHarta Modal dan Inventori yang meliputi :-Inventori yang meliputi :-

Bab ABab A :: PenerimaanPenerimaanBab BBab B :: PendaftaranPendaftaranBab CBab C :: Penggunaan, Penyimpanan Penggunaan, Penyimpanan

dan dan PemeriksaanPemeriksaanBab DBab D :: PenyelenggaraanPenyelenggaraanBab EBab E :: PelupusanPelupusanBab FBab F :: Kehilangan dan Hapus KiraKehilangan dan Hapus Kira

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Page 11: Penguruan aset alih bsm

11

Berkuatkuasa mulai dari tarikh Berkuatkuasa mulai dari tarikh pekeliling ini. pekeliling ini. Semua Pegawai Pengawal hendaklah Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Kementerian / memastikan setiap Kementerian / Jabatan dibawahJabatan dibawahkawalannya menguruskan aset alih kawalannya menguruskan aset alih kerajaan mengikut tatacara di dalam kerajaan mengikut tatacara di dalam pekeliling ini melainkan jika terdapat pekeliling ini melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleharahan lain yang dikeluarkan olehPerbendaharaan.Perbendaharaan.

PENGUATKUASA

Page 12: Penguruan aset alih bsm

12

1. Semua maklumat berkaitan Harta Modal dan 1. Semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori Inventori

di bawah kawalannya bagi tahun 2006 di bawah kawalannya bagi tahun 2006 hendaklah dipindahkanhendaklah dipindahkan

ke borang baru dalam tempoh enam bulan mulai dari tarikh

Pekeliling ini dikeluarkan:-

i.i. KEW 312 kepada KEW.PA 2 ( Harta KEW 312 kepada KEW.PA 2 ( Harta Modal )Modal )

KEW.PA 4 ( Senarai KEW.PA 4 ( Senarai Harata Modal )Harata Modal )

ii.ii. KEW 313 kepada KEW.PA 3 ( Inventori KEW 313 kepada KEW.PA 3 ( Inventori ))

KEW.PA 5 ( Senarai KEW.PA 5 ( Senarai Inventori )Inventori )

2. Semua aset yang dimiliki2. Semua aset yang dimiliki sebelum 2006, sebelum 2006, hendaklah disenaraikan di dalam Senarai Daftar hendaklah disenaraikan di dalam Senarai Daftar Harta Modal yang baru KEW. PA-4 dan senarai Harta Modal yang baru KEW. PA-4 dan senarai Daftar Inventori yang baru KEW.PA-5.Daftar Inventori yang baru KEW.PA-5.

PERLAKSANAAN

Page 13: Penguruan aset alih bsm

13

3.3.Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314) hendaklah dipindahkan ke Kad (KEW.314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300 J3) dan Kad Petak (KEW. J4) Kawalan Stok (KEW. 300 J3) dan Kad Petak (KEW. J4) mengikut Panduan Perbendaharaan – Tatacara mengikut Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan StorPengurusan Stor

Page 14: Penguruan aset alih bsm

14

(a) AP Bab II-Kehilangan dan Hapus Kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja;

(b)  PP Bil. 3 Tahun 1990 hanya peraturan berkaitan barang- barang awam sahaja; 

(c)  PP Bil. 2 Tahun 1991;(Pengunaan Borang-Borang Baru)

(d)  SPP Bil. 7 Tahun 1995; (Pelupusan Peralatan Komputer)

(e)  SPP Bil. 2 Tahun 1997; (Penurunan Kuasa Pelupusan)

(f)  SPP Bil. 3 Tahun 2002; (Peningkatan Amaun Pelupusan)

(g)  PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8-Pengurusan Stor dan Aset sahaja;

PEMBATALAN

Page 15: Penguruan aset alih bsm

15

(h) Panduan Perbendaharaan-Tatacara Pengurusan

Stor  hanya Bab XIV dan XV sahaja;

(i)  Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-

335(SJ.1)JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan 

(j)  Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457(10)

bertarikh 7 Januari 2002.

Page 16: Penguruan aset alih bsm

16

TATACARA PENGURUSAN TATACARA PENGURUSAN ASET ASET

ALIH KERAJAAN (TPA)ALIH KERAJAAN (TPA)

Page 17: Penguruan aset alih bsm

17

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modaladalah tatacara bagi menguruskan Harta Modaldan Inventori meliputi:-dan Inventori meliputi:-

Bab ABab A - - PenerimaanPenerimaanBab BBab B - - PendaftaranPendaftaranBab CBab C - - Penggunaan/Penyimpanan dan Penggunaan/Penyimpanan dan

PemeriksaanPemeriksaanBab DBab D - - PenyelenggaraanPenyelenggaraanBab EBab E - - PelupusanPelupusanBab FBab F - - Kehilangan dan HapuskiraKehilangan dan Hapuskira

PENGENALANPENGENALAN

Page 18: Penguruan aset alih bsm

18

DEFINISI ASET:DEFINISI ASET:

1.1. ASETASET bermaksud harta benda bermaksud harta benda kepunyaan atau milikankepunyaan atau milikan

atau atau Dibawah kawalan Kerajaan yang dibeliDibawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang atau yang

disewa belidisewa beli dengan dengan wang Kerajaanwang Kerajaan, yang diterima melalui , yang diterima melalui

sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses

perundangan.perundangan.

2. 2. ASET ALIHASET ALIH bermaksud aset yang boleh bermaksud aset yang boleh dipindahkandipindahkan

dari satu tempatdari satu tempat ke satu tempat lain ke satu tempat lain termasuk aset termasuk aset

yang dibekalkanyang dibekalkan atau atau dipasang bersekali dengan bangunan.dipasang bersekali dengan bangunan.

Page 19: Penguruan aset alih bsm

19

3. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu :3. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu :

i. HARTA MODAL

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau

(b) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang

memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.

Page 20: Penguruan aset alih bsm

20

ii. INVENTORI

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak memerlukan

penyelenggaraan berjadual.

(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

Page 21: Penguruan aset alih bsm

21

4. Kategori Harta Modal Dan Inventori:-4. Kategori Harta Modal Dan Inventori:-

i. Kategori bagi Harta Modal ialah:-

(i) Loji/Jentera Berat;(ii) Kenderaan; dan(iii) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/

Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/ Dapur/Sukan.

ii. Kategori bagi Inventori ialah:-

(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual:-

(i) Peralatan/KelengkapanICT/ Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/

Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan

Page 22: Penguruan aset alih bsm

22

(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:-

(ii) Perabot;

(iii) Hamparan, Hiasan dan Langsir; dan

(iv) Pinggan Mangkuk

iii. Istilah dan perkataan yang diguna pakai dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

hanyalah bagi maksud pengurusan aset alih Kerajaan sahaja.

Page 23: Penguruan aset alih bsm

23

“ Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan

aset yang diperolehi

“ Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki

kepakaran dalam bidang tertentu

OBJEKTIF

a. Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan

b. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar yang baik, sempurna dan selamat digunakan

BAB A - PENERIMAANBAB A - PENERIMAAN

Page 24: Penguruan aset alih bsm

24

PERATURAN PENERIMAANPERATURAN PENERIMAAN

A. Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan A. Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.ditetapkan.

B.B. Pemeriksaan Teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan Pemeriksaan Teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian.mengikut kaedah yang bersesuaian.

C.C. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset:-semasa menerima aset:- i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betulbagi memastikan aset yang diterima adalah betul

Page 25: Penguruan aset alih bsm

25

ii.ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya.penerimaannya.

iii. Sekiranya pengesahan tidak dilakukan dengan serta iii. Sekiranya pengesahan tidak dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, di timbang atau secara diperiksa, dikira, diukur, di timbang atau diuji”diuji”

iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/ penerima iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/ penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW. PA-1 jika Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW. PA-1 jika terdapat kerosakan atau peselisihan.terdapat kerosakan atau peselisihan.

v. Borang KEW. PA-1 yang telah disahkan dan v. Borang KEW. PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.syarikat pembekal.

Page 26: Penguruan aset alih bsm

26

vi. vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa

aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada

pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi saperti dalam perjanjian menepati spesifikasi saperti dalam perjanjian pembelianpembelian

vii.vii.Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset

yang diterima disertakan manual penggunaan yang diterima disertakan manual penggunaan

dan penyelenggaraan jika ada.dan penyelenggaraan jika ada.

Page 27: Penguruan aset alih bsm

27

KEW.PA1BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN(Hendaklah diisi 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan)

Nama Pembekal :……………………………..Alamat Pembekal :……………………………..

……………………………..……………………………..

No. Telefon : ………………………………No. Faks : ………………………………

PerselisihanDiterimaDipesanTarikhNo.

CatatanPerihal

Kerosakan

KuantitiNama AsetNota HantarBil.

Pegawai Penerima Ketua Jabatan

Tandatangan: Tandatangan:

Nama: Nama:

Jawatan: Jawatan:

Tarikh: Tarikh:

Page 28: Penguruan aset alih bsm

28

OBJEKTIFOBJEKTIF

Pendaftaran aset adalah bertujuan untukPendaftaran aset adalah bertujuan untuk

a. a. Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskinitepat dan kemaskini

b. b. Memudahkan pengesanan dan Memudahkan pengesanan dan pemantauanpemantauan

c. c. Membolehkan keadaan aset diketahuiMembolehkan keadaan aset diketahuid. d. Memudahkan penyelenggaraan , Memudahkan penyelenggaraan ,

pelupusan dan penggantian asetpelupusan dan penggantian aset

BAB B - PENDAFTARAN

Page 29: Penguruan aset alih bsm

29

TEMPOH PENDAFTARANTEMPOH PENDAFTARAN

Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh pengesahan penerimaandua minggu dari tarikh pengesahan penerimaan

PENDAFTARAN ASET HADIAHPENDAFTARAN ASET HADIAH

Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan Latihan/Pembelajaran tidak perlu pameran dan Latihan/Pembelajaran tidak perlu didaftarkan. Walaubagaimana pun Kementerian/ didaftarkan. Walaubagaimana pun Kementerian/ Jabatan/PTJ hendaklah mewujudkan satu senarai Jabatan/PTJ hendaklah mewujudkan satu senarai daftar aset berkenaan bagi tujuan rekoddaftar aset berkenaan bagi tujuan rekod

Page 30: Penguruan aset alih bsm

30

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAKPENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

4.1. Aset lucuthak hendaklah didaftarkan jika 4.1. Aset lucuthak hendaklah didaftarkan jika Kem./Jab. Berkenaan bercadang Kem./Jab. Berkenaan bercadang menggunakannya. menggunakannya.

4.2. Aset lucuthak yang telah dikategorikan 4.2. Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah akta tertentu adalah menjadi di bawah akta tertentu adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuktanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tertentu sahajaaset berkenaan bagi maksud tertentu sahaja..

Page 31: Penguruan aset alih bsm

31

PUNCA MAKLUMATPUNCA MAKLUMAT

Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:- 1.1. Aset yang dibeli:-Aset yang dibeli:-

a.a. Pesanan Rasmi KerajaanPesanan Rasmi Kerajaanb.b. Nota SerahanNota Serahanc.c. InvoisInvoisd.d. Dokumen KontrakDokumen Kontrake.e. Kad JaminanKad Jaminanf.f. Manual PenggunaManual Penggunag.g. Dokumen-dokumen lain yang Dokumen-dokumen lain yang

berkaitan.berkaitan.

Page 32: Penguruan aset alih bsm

32

2.2. Aset yang disewa beli :-Aset yang disewa beli :-

a.a. Surat Ikatan PerjanjianSurat Ikatan Perjanjianb.b. Dokumen-dokumen lain yang berkaitanDokumen-dokumen lain yang berkaitan

3.3. Aset yang diterima daripada sumber lain:-Aset yang diterima daripada sumber lain:-

a.a. Salinan daftar jika aset diterima secara pindahanSalinan daftar jika aset diterima secara pindahanb.b. Surat kelulusan menerima hadiah mengikut Surat kelulusan menerima hadiah mengikut

peraturan yang sedang berkuatkuasa berserta peraturan yang sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap aset berkaitan maklumat lengkap aset berkaitan (P.P. 3/1998)

c.c. Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamahberikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamah

Page 33: Penguruan aset alih bsm

33

Aset yang belum berdaftar:-Aset yang belum berdaftar:-

Sekiranya tiada punca maklumat seperti di Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para.1, 2 para.1, 2 dan 3, pendaftaran hendaklah dan 3, pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat berasaskan maklumat di fizikal aset di fizikal aset berkenaan atau sumber-sumber lain berkenaan atau sumber-sumber lain yang yang berkaitanberkaitan

Page 34: Penguruan aset alih bsm

34

DOKUMEN PENDAFTARANDOKUMEN PENDAFTARAN

1. 1. Bagi memudahkan urusan merekod dan Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan mengesan sesuatu aset, dokumen yang sesuatu aset, dokumen yang digunakan adalah digunakan adalah seperti berikut :seperti berikut :

a. Daftar Harta Modal a. Daftar Harta Modal KEW. PA-2b. Daftar Inventori b. Daftar Inventori KEW. PA-3

2. 2. Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi :perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi :

a.a. Format yang sama hendaklah diguna Format yang sama hendaklah diguna pakaipakai

b.b. Daftar hendaklah dicetakDaftar hendaklah dicetakc.c. Ditandatangani oleh Ketua JabatanDitandatangani oleh Ketua Jabatan

Page 35: Penguruan aset alih bsm

35

BUTIRAN MAKLUMATBUTIRAN MAKLUMAT

Butiran maklumat di dalam KEW. PA-2 dan KEW.PA-3 Butiran maklumat di dalam KEW. PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepathendaklah diisi dengan lengkap dan tepat

PENGESAHAN PENDAFTARANPENGESAHAN PENDAFTARAN

Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop pada Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop pada dokumen punca maklumat yang berkaitan saperti dokumen punca maklumat yang berkaitan saperti contoh contoh berikut :berikut :

“ “ Telah direkodkan pada………………… ( Tarikh ). Nombor Telah direkodkan pada………………… ( Tarikh ). Nombor siri pendaftaran aset……………………………………( Seperti siri pendaftaran aset……………………………………( Seperti nombor pada daftar) “nombor pada daftar) “

Page 36: Penguruan aset alih bsm

36

URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIHURUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH

1. Pendaftaran1. Pendaftaran

a.a. Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kem./Jab dengan Pegawai Aset di Kem./Jab dengan

menggunakan menggunakan dokumen KEW.PA-2 dan dokumen KEW.PA-2 dan KEW.PA-3KEW.PA-3

b.b. Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan menggunakan KEW.PA-4 dan Senarai Daftar dan Senarai Daftar Inventori Inventori KEW.PA-5 perlu disediakan. perlu disediakan.

Page 37: Penguruan aset alih bsm

37

c.c. Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah dikemukakan secara tahunan saperti berikut :dikemukakan secara tahunan saperti berikut :

i. Pendaftaran di peringkat PTJ i. Pendaftaran di peringkat PTJ

Kemukakan senarai daftar kepada Jabatan atau Ibu Kemukakan senarai daftar kepada Jabatan atau Ibu PejabatPejabat

ii. Pendaftaran di peringkat Jabatanii. Pendaftaran di peringkat Jabatan

Kumpulkan senarai daftar PTJ berserta senarai daftar Kumpulkan senarai daftar PTJ berserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada KementerianJabatan dan kemukakan kepada Kementerian

iii. Pendaftaran di peringkat Kementerianiii. Pendaftaran di peringkat Kementerian

Kumpulkan senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian Kumpulkan senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset dibawah kawalannya.memantau keseluruhan aset dibawah kawalannya.

Page 38: Penguruan aset alih bsm

38

D.D. Daftar aset hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-Daftar aset hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-perkara berikut :perkara berikut :

1.1. Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan asetPenambahan/ penggantian/ penaiktarafan aset2.2. Pemeriksaan asetPemeriksaan aset3.3. PelupusanPelupusan4.4. Hapus kiraHapus kira

Pelabelan AsetPelabelan Aset

Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, embossmelabel, mengecat, emboss, bagi menunjukkan tanda , bagi menunjukkan tanda Hak Hak Kerajaan Malaysia (HKM)Kerajaan Malaysia (HKM) dan dan nama Kem/Jab. berkenaannama Kem/Jab. berkenaan di di tempat yang tempat yang mudah dilihat dan sesuaimudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan. pada aset berkenaan. Bagi Bagi kenderaan khaskenderaan khas yang digunakan untuk yang digunakan untuk tujuan tujuan penyamaran dan risikanpenyamaran dan risikan hendaklah ditandakan di tempat hendaklah ditandakan di tempat yang yang tidak mudah dilihattidak mudah dilihat..

Page 39: Penguruan aset alih bsm

39

ii Kod KementerianKod Kementerian

==

Berasaskan sistem fail yang Berasaskan sistem fail yang dikeluarkan olehdikeluarkan oleh

Unit Pemodenan TadbiranUnit Pemodenan Tadbiran

dan Perancangan Pengurusandan Perancangan Pengurusan

Malaysia (MAMPU)Malaysia (MAMPU)

iiii Kod Jabatan/BahagianKod Jabatan/Bahagian

iiiiii Kod Kumpulan Aset sama Kod Kumpulan Aset sama ada:ada:

Harta ModalHarta Modal

InventoriInventori

==

==

(H)(H)

(I)(I)

iviv Tahun PembelianTahun Pembelian

vv Nombor SiriNombor Siri == Diwujudkan secaraDiwujudkan secara

berturutanberturutan

b. Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri b. Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri

Pendaftaran, Panduan menyediakan Nombor Siri Pendaftaran, Panduan menyediakan Nombor Siri

Pendaftaran mengikut susunan saperti di bawah :Pendaftaran mengikut susunan saperti di bawah :

Page 40: Penguruan aset alih bsm

40

Contoh melabelkan aset Harta ModalContoh melabelkan aset Harta Modaladalah seperti di bawah:-adalah seperti di bawah:-

Kementeria Pelajaran Malaysia Kementeria Pelajaran Malaysia

JPNSEL& KodJPNSEL& Kod

Harta ModalHarta Modal

Tahun PembelianTahun Pembelian

Nombor SiriNombor Siri

KPM / JPNSEL153 / H / 07 / 1KPM / JPNSEL153 / H / 07 / 1

Page 41: Penguruan aset alih bsm

41

Contoh melabelkan aset Harta ModalContoh melabelkan aset Harta Modaladalah seperti di bawah:-adalah seperti di bawah:-

Kementeria Pelajaran Malaysia Kementeria Pelajaran Malaysia

JPNSELJPNSEL

Sek. Men. Keb. Datok Lokman & Kod Sek. Men. Keb. Datok Lokman & Kod

Harta ModalHarta Modal

Tahun PembelianTahun Pembelian

Nombor SiriNombor Siri

KPM / JPNSEL / SMKDL153 / H / 07 / 1KPM / JPNSEL / SMKDL153 / H / 07 / 1

Page 42: Penguruan aset alih bsm

42

Contoh melabelkan aset InventoriContoh melabelkan aset Inventoriadalah seperti di bawah:-adalah seperti di bawah:-

Kementerian Pelajaran Malaysia Kementerian Pelajaran Malaysia

JPNSEL/KodJPNSEL/Kod

InventoriInventori

Tahun PembelianTahun Pembelian

Nombor SiriNombor Siri

KPM / JPNSEL 153 / I / 07 / 1-500KPM / JPNSEL 153 / I / 07 / 1-500

Page 43: Penguruan aset alih bsm

43

Contoh melabelkan aset Harta ModalContoh melabelkan aset Harta Modaladalah seperti di bawah:-adalah seperti di bawah:-

Kementeria Pelajaran Malaysia Kementeria Pelajaran Malaysia

JPNSELJPNSEL

Sek. Men. Keb. Datok Lokman & Kod Sek. Men. Keb. Datok Lokman & Kod

inventoriinventori

Tahun PembelianTahun Pembelian

Nombor SiriNombor Siri

KPM / JPNSEL / SMKDL153 / I / 07 / 1 -500KPM / JPNSEL / SMKDL153 / I / 07 / 1 -500

Page 44: Penguruan aset alih bsm

44

Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod padapenempatan sementara hendaklah direkod padaBuku Daftar Pergerakan HartaModal/Inventori Buku Daftar Pergerakan HartaModal/Inventori KEW.PA-6.KEW.PA-6.

Pergerakan AsetPergerakan Aset

Penyimpanan DaftarPenyimpanan Daftar

a.a. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.b.b. Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinetBuku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci.berkunci.c.c. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan Salinan Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan Salinan disimpan dilokasi.disimpan dilokasi.

Page 45: Penguruan aset alih bsm

45

Senarai Aset di LokasiSenarai Aset di Lokasi

a.a. Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7KEW.PA-7 dalam 2 salinan.

b.b. Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawaioleh Pegawai Aset manakala satu salinan lagi disimpan Aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh Pegawai yangoleh Pegawai yang bertnggungjawab.

c.c. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi, ataulokasi, atau pegawai bertanggungjawab.pegawai bertanggungjawab.

Page 46: Penguruan aset alih bsm

46

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DANLAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DANINVENTORIINVENTORI

Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori

KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan

ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun

berikutnya.berikutnya.

Page 47: Penguruan aset alih bsm

47

OBJEKTIFOBJEKTIF

Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan :-bagi tujuan :-

(a)(a) Mengurangkan pembaziran;Mengurangkan pembaziran;

(b) Menjimatkan kos;(b) Menjimatkan kos;

(c) Mencapai jangka hayat;(c) Mencapai jangka hayat;

(d) Mencegah penyalahgunaan; dan(d) Mencegah penyalahgunaan; dan

(e) Mengelakkan kehilangan.(e) Mengelakkan kehilangan.

BAB C – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN BAB C – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAANDAN PEMERIKSAAN

Page 48: Penguruan aset alih bsm

48

1. Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi 1. Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut :-peraturan berikut :-

(a)(a) Bagi tujuan rasmi sahaja;Bagi tujuan rasmi sahaja;

(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat (b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna;dalam manual/buku panduan pengguna;

(c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan (c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;berkelayakan;

(d) Perlu direkodkan; dan(d) Perlu direkodkan; dan

(e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang (e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang AduanKerosakan Aset KEW.PA-9.AduanKerosakan Aset KEW.PA-9.

Page 49: Penguruan aset alih bsm

49

2. 2. Aset yang dibawa keluar dari pejabat Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.awal.

3. 3. Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.peraturan semasa yang berkuatkuasa.

Page 50: Penguruan aset alih bsm

50

1. Aset Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan

Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset.

2. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan

aset di bawah tanggungjawabnya.

3. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah

sentiasa di bawah kawalan yang maksima.

Page 51: Penguruan aset alih bsm

51

PEMATUHANPEMATUHAN

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

Page 52: Penguruan aset alih bsm

52

PEMERIKSAANPEMERIKSAAN

1. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-1. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:- (a) (a) Fizikal;Fizikal; (b) (b) Rekod; danRekod; dan (c) (c) Penempatan.Penempatan.

2. Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-2. Tujuan pemeriksaan adalah untuk:- (a) (a) Mengetahui keadaan dan prestasinya;Mengetahui keadaan dan prestasinya; (b) (b) Memastikan setiap aset mempunyai Memastikan setiap aset mempunyai

daftar/rekod daftar/rekod yang lengkap, tepat dan yang lengkap, tepat dan kemaskini; dankemaskini; dan

(c) (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi Memastikan setiap aset berada di lokasi sama sama seperti yang tercatat dalam seperti yang tercatat dalam daftar.daftar.

Page 53: Penguruan aset alih bsm

53

PEMERIKSAANPEMERIKSAAN

3.3. Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang- Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang- kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

4.4. Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan.Jabatan.

Page 54: Penguruan aset alih bsm

54

5.5. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA- 11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan dan KEW.PA- 11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal.kepada Pegawai Pengawal.

6.6. Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA- 12 kepada mengemukakan KEW.PA- 12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

7.7. Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

PEMERIKSAANPEMERIKSAAN

Page 55: Penguruan aset alih bsm

55

BAB DBAB DPENYELENGGARAANPENYELENGGARAAN

Page 56: Penguruan aset alih bsm

56

Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:-Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:-

(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan danselamat digunakan;secara berterusan danselamat digunakan;

(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;

(c) Meningkatkan keupayaan;(c) Meningkatkan keupayaan;

(d) Mengurangkan kerosakan;(d) Mengurangkan kerosakan;

(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;

(f) Menjamin keselamatan pengguna;(f) Menjamin keselamatan pengguna;

(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; danproduktif; dan

(h) Memelihara imej Kerajaan.(h) Memelihara imej Kerajaan.

Page 57: Penguruan aset alih bsm

57

JENISJENISPENYELENGGARAANPENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-

(a) Penyelenggaraan Pencegahan ((a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive MaintenancePreventive Maintenance) ) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau menggantiuntuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dandapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan

(b) Penyelenggaraan Pemulihan ((b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective MaintenanceCorrective Maintenance)) ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.standard yang ditetapkan.

Page 58: Penguruan aset alih bsm

58

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.

MANUAL PENYELENGGARAANMANUAL PENYELENGGARAAN

Page 59: Penguruan aset alih bsm

59

Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkahberikut:-melaksanakan langkah-langkahberikut:-

(a)(a) Menyediakan Senarai Aset Yang Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Memerlukan

Penyelenggaraan KEW.PA-13.Penyelenggaraan KEW.PA-13.(b)(b) Merancang PenyelenggaraanMerancang Penyelenggaraan(c) (c) Melaksanakan Program Penyelenggaraan Melaksanakan Program Penyelenggaraan(d) (d) Merekodkan Penyelenggaraan KEW. PA14 Merekodkan Penyelenggaraan KEW. PA14(e) (e) Menilai Program Penyelenggaraan Menilai Program Penyelenggaraan(f) (f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh oleh pihak swasta pihak swasta

PANDUAN PENYELENGGARAANPANDUAN PENYELENGGARAAN

Page 60: Penguruan aset alih bsm

60

TATACARA ASET ALIHKERAJAAN

PELUPUSAN - BAB E

Page 61: Penguruan aset alih bsm

61

““Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.ditetapkan.

Pelupusan aset Kerajaan bertujuan untuk:-Pelupusan aset Kerajaan bertujuan untuk:-(a)(a) Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yangMemastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan;tidak boleh diguna atau tidak diperlukan;

(b) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;(b) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;

(c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan(c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan

(d) Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan (d) Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke Kementerian/Jabatan yang lain atasdipindahkan ke Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu.sebab-sebab tertentu.

DIFINISI PELUPUSAN

OBJEKTIF

Page 62: Penguruan aset alih bsm

62

Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:-Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:-

(a) Tidak Ekonomi Dibaiki;(a) Tidak Ekonomi Dibaiki;(b) Usang/(b) Usang/obseleteobselete;;(c)(c) Rosak dan tidak boleh digunakan; Rosak dan tidak boleh digunakan;(d) Luput tempoh penggunaan;(d) Luput tempoh penggunaan;(e) Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;(e) Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;(f) Tiada alat ganti;(f) Tiada alat ganti;(g) Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;(g) Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;((h) Disyor selepas pemeriksaan aset;h) Disyor selepas pemeriksaan aset;(i) Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;(i) Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;(j) Perubahan teknologi; dan(j) Perubahan teknologi; dan(k) Melebihi keperluan.(k) Melebihi keperluan.

JUSTIFIKASI PELUPUSANJUSTIFIKASI PELUPUSAN

Page 63: Penguruan aset alih bsm

63

KUASA MELULUSKUASA MELULUS

Kuasa untuk meluluskan pelupusan adalah seperti berikut:-Kuasa untuk meluluskan pelupusan adalah seperti berikut:-

1.1. PerbendaharaanPerbendaharaan

(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000; danatau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000; dan(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai (b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal seperti berikut:-perolehan asal seperti berikut:-

(i) Hadiah;(i) Hadiah;(ii) Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri;(ii) Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri;(iii) Tukar Beli (iii) Tukar Beli (trade-in)(trade-in);;(iv) Tukar Barang (iv) Tukar Barang (barter-trade)(barter-trade); dan; dan(v) Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan(v) Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini.dalam tatacara ini.

Page 64: Penguruan aset alih bsm

64

2. Kementerian/Jabatan2. Kementerian/Jabatan (a) (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; RM500,000; dandan

(b)(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.RM500,000.

3.3. Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17, Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh Seksyen 17, Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana Arahan Perbendaharaan yang pegawai lain sebagaimana Arahan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.sedang berkuatkuasa.

KUASA MELULUSKUASA MELULUS

Page 65: Penguruan aset alih bsm

65

UURRUUSS

SSEETTIIAA

PPEELLUUPPUUSSAANN

1.1. Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan adalah bertanggungjawab sebagai Urus Setia adalah bertanggungjawab sebagai Urus Setia Pelupusan.Pelupusan.

2.2. Tugas-tugas Urus Setia Pelupusan adalah seperti Tugas-tugas Urus Setia Pelupusan adalah seperti berikut:-berikut:-

(a)(a) Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa Pemeriksa mengikut KEW. PA-15;mengikut KEW. PA-15;

(b)(b) Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-KEW.PA- 16;16;

(c) (c) Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-KEW.PA- 17;17;

(d) (d) Menyemak dan memastikan permohonan Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan pelupusan lengkap dan teratur;lengkap dan teratur;

Page 66: Penguruan aset alih bsm

66

(e)(e) Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus:-Kuasa Melulus:-

(i) (i) Perbendaharaan melalui Pegawai Pengawal; Perbendaharaan melalui Pegawai Pengawal; dandan

(ii) (ii) Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai yang yang diwakilkan kuasa.diwakilkan kuasa.

(f)(f) Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan;tindakan;

(g) Memohon pelanjutan tempoh pelupusan;(g) Memohon pelanjutan tempoh pelupusan;

(h) Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan;(h) Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan;

(i)(i) Melantik dua orang saksi yang terdiri daripada Melantik dua orang saksi yang terdiri daripada sekurangkurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I sekurangkurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan;bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan;

UURRUUSS

SSEETTIIAA

PPEELLUUPPUUSSAANN

Page 67: Penguruan aset alih bsm

67

UURRUUSS

SSEETTIIAA

PPEELLUUPPUUSSAANN

(j)(j) Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA-18;Aset KEW.PA-18;

(k)(k) Memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 Memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan;bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan;

(l)(l) Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; dandan

(m)(m) Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset KEW.PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac KEW.PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.tahun berikutnya.

Page 68: Penguruan aset alih bsm

68

1.1. PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal, PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal, Elektrikal dan Elektronik seperti di KEMBARAN A Elektrikal dan Elektronik seperti di KEMBARAN A dan perkakasan komputer seperti di KEMBARAN B.dan perkakasan komputer seperti di KEMBARAN B.

2.2. Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JKR atau Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai worksyop sendiri atauJabatan yang mempunyai worksyop sendiri atau

khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan-khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan-peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP.peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP.

3.3. PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan.oleh Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan.

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

Page 69: Penguruan aset alih bsm

69

4 . Setiap PEP hendaklah disahkan oleh dua (2)4 . Setiap PEP hendaklah disahkan oleh dua (2) pegawai yang mempunyai pengalaman pegawai yang mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya tiga (3) tahun dan tidak sekurang-kurangnya tiga (3) tahun dan tidak

terlibatterlibat dengan pengurusan aset berkenaan.dengan pengurusan aset berkenaan.

5.5. Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun sahaja. Sekiranyauntuk tempoh satu (1) tahun sahaja. Sekiranya melebihi tempoh tersebut, Kementerian/Jabatanmelebihi tempoh tersebut, Kementerian/Jabatan perlu mendapatkan pengesahan nilai semasaperlu mendapatkan pengesahan nilai semasa yang baru di PEP.yang baru di PEP.

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

Page 70: Penguruan aset alih bsm

70

Pelantikan Lembaga PemeriksaPelantikan Lembaga Pemeriksa(a) (a) Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu

melantik Lembaga Pemeriksa bagi membuatmelantik Lembaga Pemeriksa bagi membuatpemeriksaan ke atas asetyang hendak pemeriksaan ke atas asetyang hendak dilupuskan.dilupuskan.

(b)(b) Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. Keanggotaan Lembaga Pemeriksa hendaklah terdiri Keanggotaan Lembaga Pemeriksa hendaklah terdiri

daripada:-daripada:-

(i) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai (i) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai ( seorang pengerusi dan seorang ahli ) yang ( seorang pengerusi dan seorang ahli ) yang

tidak terlibat secara langsung dalam tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset berkenaan;pengendalian aset berkenaan;

LEMBAGA PEMERIKSA

Page 71: Penguruan aset alih bsm

71

(ii)(ii) Pegawai mempunyai kepakaran memeriksaPegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset, jika perlu;aset, jika perlu;

(iii)(iii) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan ProfesionalPegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dandan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dan

(iv)(iv) Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik jika perlu.dilantik jika perlu.

PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA

Page 72: Penguruan aset alih bsm

72

(a)(a) Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan;kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan; (b)(b) Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan;tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan;

(c) Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam (c) Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatanyang hendak dilupuskan telah dikeluarkan;peralatanyang hendak dilupuskan telah dikeluarkan;

(d) Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17;(d) Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17;

(e)(e) Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai; danMengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai; dan

(f)(f) Menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada Menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada Urus Setia Pelupusan.Urus Setia Pelupusan.

TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

Page 73: Penguruan aset alih bsm

73

Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan.tarikh surat kelulusan.

1.1. Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklahPermohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh

hanya dibenarkan sekali sahaja.hanya dibenarkan sekali sahaja.

2. Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan 2. Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah selepas tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah

terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset dan kaedah kerana pengurangan nilai semasa aset dan kaedah

pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

PERLANJUTAN TEMPOH

Page 74: Penguruan aset alih bsm

74

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus. hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Sekiranya tempoh tempoh kelulusan pelupusan. Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus boleh menetapkan kaedah tujuan ini, Kuasa Melulus boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan Kerajaan.Kerajaan.

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

KAEDAH PELUPUSAN

Page 75: Penguruan aset alih bsm

75

(a) Jualan secara:-(a) Jualan secara:- (i) Tender(i) Tender (ii) Sebut harga(ii) Sebut harga (iii) Lelong(iii) Lelong

(b)(b) Jualan SisaJualan Sisa

(c)(c) Tukar Barang Tukar Barang (Barter Trade)(Barter Trade)

(d)(d) Tukar Beli Tukar Beli (Trade In)(Trade In)

(e) Tukar Ganti ((e) Tukar Ganti (CannibalizeCannibalize))

KAEDAH PELUPUSAN

Page 76: Penguruan aset alih bsm

76

(f) Pindahan(f) Pindahan

(g) Hadiah(g) Hadiah

(h) Musnah secara:-(h) Musnah secara:- (i) Ditanam(i) Ditanam (ii) Dibakar(ii) Dibakar (iii) Dibuang(iii) Dibuang (iv) Ditenggelam(iv) Ditenggelam

(j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan (j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.sesuai.

KAEDAH PELUPUSAN

Page 77: Penguruan aset alih bsm

77

(a)(a) Label Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Label Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/Jabatan pada aset hendaklah Kementerian/Jabatan pada aset hendaklah dipadamkan;dipadamkan;

(b)(b) Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah diberitahu Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Kementerian/Jabatan dibatalkan;kenderaan Kementerian/Jabatan dibatalkan;

(c)(c) Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa; dansisa; dan

(d)(d) Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telahKenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus adalah dikecualikan daripada semua jenisdilupus adalah dikecualikan daripada semua jenis cukai.cukai.

TINDAKAN SEMASAMELAKSANAKAN PELUPUSAN

Page 78: Penguruan aset alih bsm

78

TATACARA ASET ALIHKEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

BAB F

Page 79: Penguruan aset alih bsm

79

KEHILANGANKEHILANGAN bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN KEHILANGAN

Page 80: Penguruan aset alih bsm

80

Hapus kiraHapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

TAFSIRAN HAPUSKIRA

Page 81: Penguruan aset alih bsm

81

Pegawai Pengawal ialah:

Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Page 82: Penguruan aset alih bsm

82

Ketua Jabatan termasuk:

Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Page 83: Penguruan aset alih bsm

83

Hapus kira aset kerajaan bertujuan untuk:-Hapus kira aset kerajaan bertujuan untuk:-

(a) (a) Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat kehilangan aset;Kerajaan akibat kehilangan aset;

(b) (b) Menyelaraskan rekod aset;Menyelaraskan rekod aset;(c) (c) Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab

terhadap kepentingan keselamatan aset terhadap kepentingan keselamatan aset kerajaan; dankerajaan; dan

(d) (d) Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai.dikenakan ke atas kecuaian pegawai.

OBJEKTIF

Page 84: Penguruan aset alih bsm

84

(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000.

(b) Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai

perolehan asal:

Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.

(c) Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan

asal.

KUASA MELULUS PERINGKATANPERBENDAHARAAN

Page 85: Penguruan aset alih bsm

85

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan

(b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

KUASA MELULUS PERINGKATPEGAWAI PENGAWAL

Page 86: Penguruan aset alih bsm

86

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori Kew. PA-3.

(b) Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada Ketua Jabatan.

(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal.

(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.

URUS SETIA KEHLANGANURUS SETIA KEHLANGANDAN HAPUS KIRADAN HAPUS KIRA

Page 87: Penguruan aset alih bsm

87

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari

tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.

URUS SETIA KEHLANGANURUS SETIA KEHLANGANDAN HAPUS KIRADAN HAPUS KIRA

Page 88: Penguruan aset alih bsm

88

(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk kemaskini rekod daftar aset.

(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.

(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Kuasa Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.

(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan kepada Perbendaharaan.

(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke -Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

URUS SETIA KEHLANGANURUS SETIA KEHLANGANDAN HAPUS KIRADAN HAPUS KIRA

Page 89: Penguruan aset alih bsm

89

1. Melaporkan Kehilangan

(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

PROSES HAPUSKIRAPROSES HAPUSKIRA

Page 90: Penguruan aset alih bsm

90

2. Laporan Awal – Kew. PA-28

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan

oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat

Page 91: Penguruan aset alih bsm

91

(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada:

(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan

(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantarkepada Ketua Setiausaha Kementerian,Akauntan Negara, Ketua Audit Negara danwakil tempatan Ketua Audit Negara.

Page 92: Penguruan aset alih bsm

92

3. Jawatankuasa Penyiasat

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(b)Keanggotaan:

(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama;

(b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;

(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

Page 93: Penguruan aset alih bsm

93

(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

3. Jawatankuasa Penyiasat

Page 94: Penguruan aset alih bsm

94

4. Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat

1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan,

2. Memeriksa sendiri tempat kejadian,3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai

kehilangan,4 Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang,5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Alih(TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi,6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud,7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. 8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

Page 95: Penguruan aset alih bsm

95

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

Page 96: Penguruan aset alih bsm

96

(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil

Penyiasatan Polis belum diperolehi.

Sambungan

Page 97: Penguruan aset alih bsm

97

(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:

(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau

(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

Sambungan

Page 98: Penguruan aset alih bsm

98

(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula.

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

Sambungan

Page 99: Penguruan aset alih bsm

99

(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan

kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

Sambungan

Page 100: Penguruan aset alih bsm

100

(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.

(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus

Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

(c) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan

Perbendaharaan.

(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

TINDAKAN KEMENTERIAN/TINDAKAN KEMENTERIAN/JABATAN SELEPAS KELULUSANJABATAN SELEPAS KELULUSAN

Page 101: Penguruan aset alih bsm

101

Sekian Sekian TerimaTerimaKasihKasih