PENGURUSAN EMOLUMEN - ipn.gov.my Elaun dan Kemudahan... · entiti yang berperanan dalam pengurusan...

ZETIAKMAL ABDUL MUIZ

JABATAN AKAUNTAN NEGARA

WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA [email protected]

03-8882 1655

5/15/2014 4:27:18 PM 1

PENGURUSAN EMOLUMEN

mailto:[email protected]

5/15/2014 4:27:18 PM 2

PENGENALAN

ENTITI YANG BERPERANAN DALAM PENGURUSAN GAJI & ELAUN (KECUALI ANGKATAN TENTERA MALAYSIA):-

BHG/ UNIT SUMBER MANUSIA

PEJABAT PERAKAUNAN

BHG / UNIT KEWANGAN

• MENGELUARKAN SURAT ARAHAN / KELULUSAN

• MENYEDIAKAN KEW.8

• MENGUNCI MASUK SG 20 • MENYEMAK & MELULUSKAN

PEMBAYARAN

• MENYEDIAKAN SG20 • MENYEDIAKAN / MEMPROSES BAUCAR

BAYARAN

• MENGGUBAL DASAR PERSONEL PERKHIDMATAN AWAM TERMASUK POLISI

EMOLUMEN.

• MEREKABENTUK, MEMBANGUN & MELAKSANAKAN SISTEM PERAKAUNAN

KERAJAAN

• MENYEMPURNAKAN BAYARAN

5/15/2014 4:27:18 PM 3

PEMPROSESAN GAJI BULANAN

TERIMA CHANGES,

SEMAK DAN PROSES

KUNCI

MASUK DATA

Slide 11

PROSES MUAT

NAIK ARAHAN

POTONGAN

Slide 13

PROSES GAJI (REGULAR CYCLE)

Slide 17

BAHAGIAN 1

JANA

LAIN-LAIN

LAPORAN GAJI

BAHAGIAN 7

PROSES GAJI (SEPARATE CYCLE)

JANA

LAPORAN

CUKAI/KWSP/

TABUNG HAJI

Slide 26

MUAT TURUN

DATA

POTONGAN

GAJI

Slide 24

BAHAGIAN 6 BAHAGIAN 5 BAHAGIAN 4

BAHAGIAN 2 BAHAGIAN 3

5/15/2014 4:27:19 PM 4

PROSES SEMAKAN

Semakan Borang SG20

bersama Payroll Master Listing

Proses pengesahan

Kuiri

Kunci Masuk

Dokumen yang dikuiri

perlu dikemukakan

semula 2 dari dari tarikh

ianya dikuiri

Proses semakan hingga proses kunci masuk mengambil masa 2 minggu untuk Regular Cycle dan 4 hari untuk

Separate Cycle. PEMPROSESAN GAJI BULANAN

5/15/2014 4:27:19 PM 5

IT0002

IT0007

IT0185

IT0000

IT0001

IT0077

IT0041

IT0006

IT0008

IT0009

IT0014

IT2010

IT0015

IT0196

IT0198 IT0198

(/438)

SG50


5/15/2014 4:27:19 PM 10

PROSES MUAT NAIK ARAHAN POTONG GAJI

Arahan potong Gaji diterima dari Agensi Potongan Gaji seperti ;- 1. ANGKASA 2. BSN – PERIBADI / KENDERAAN 3. PINJAMAN PERUMAHAN 4. YAYASAN IKHSAN RAYAT 5. COSHARE

Proses muat naik menggunakan sistem FILEZILLA

5/15/2014 4:27:19 PM 11


5/15/2014 4:27:19 PM 12


5/15/2014 4:27:19 PM 13


Pastikan data potongan telah dimasukkan kedalam folder in agensi potongan. PEMPROSESAN GAJI BULANAN

5/15/2014 4:27:19 PM 14

PROSES LARIAN GAJI REGULAR CYCLE

Sebelum larian gaji dilakukan, Laporan Edit (ZRPY043) akan dilakukan

untuk semakan ketepatan data diantara data yang dikunci masuk

bersama changes yang dikemukakan.

5/15/2014 4:27:19 PM 15

5/15/2014 4:27:19 PM 16


Jana: Query(SQ01): Compare Pension Status with EPF

ZRPY001

Use Variant: 1.ST1_2 with EPF-Make sure report shows "NoListGenerated" 2.St3 with No EPF-Make sure report shows "NoListGenerated" 3.St4- If list generated, Validate if Employee really is status 4 and not status 3. Note: Status 4 will create EPF with NO EMPLOYER CONTRIBUTION. (Do data correction if required)

Jana: Kemaskini HO Control Table (Kemasukan & Penamatan)

ZRPY038 1. System default exlude penamatan reason '42'. You may include '42' for employee whose Step No 3 is not performed because his/her data is confirmed NOT require to be sent to GFMAS-HO.(Refer to Step No 3) 2. Ensure: Field At 'Date' shows fisrt & last date of the month. (eg. 01.01.2006 to 31.01.2006) 3. Remove checkbox to perform actual run.

Kemaskini HO Control Table (Kemasukan & Penamatan)

ZRPY039 Note: This process need to be done for each employee if there is a change on IC Number, Name or Start Date.

Jana : Senarai Jabatan Tidak Konsisten di IT0001 ZRPY055 Ensure: Report displays message "Data Konsisten". Otherwise, user MUST validate and do data correction, if required.

Status 1 – tidak berpencen dan tiada caruman Status 2 – Pencen dan tiada caruman Status 3 – KWSP Status 4 – Pencen dan ada KWSP

Semakan kemaskini data anggota Kemasukan Baru / Penamatan yang keluar dari Pejabat Pembayar.

Semakan kemaskini data caj pendapatan kepada Organisasi. Kod Jabatan / PTJ, Kod Vot / Aktiviti,

5/15/2014 4:27:19 PM 17


Jana :Semakan K/T di AO ZRPY041 Ensure: Report displays message "No list generated". Otherwise, do data correction.

Sediakan Data Batch bagi IT0027 (WBS) ZRPY036 Ensure: 'Record Creation Date' are first of the current Payroll processing month.

Muat naik proses SM35 1. Select/Highlight the correct created Batch name 2. Click 'Process' button 3. Click 'Background' & select 'Process' button.

Simulasi Payroll PC00_M14_CALC_SIMU Atau ZRPCSC000

1. Select Variant - JANM SIMULASI Ensure: Variant is set NOT to Display Rem Statement (payslip) and NOT to display log. (If wish to view payslip, select button 'Display Variant Rem Statement' & enter 'JANM' (only if <=20 employees are processed) Ensure: IF Payroll process terminated, repeat step 7 - make sure No error in ZRPY041.

Semakan anggota dibayar di Pejabat Perakaunan (AO) yang betul.

Semakan kenaan caj vot / aktiviti di PTJ yang betul.

Caj kenaan vot / aktiviti di PTJ.

Larian gaji secara simulasi.

5/15/2014 4:27:19 PM 18


Release Payroll Area PC00_M99_PA03_RELEA / PA03 Be Alert !! Each AO has 2 payroll areas.

Jika Payroll Area > 1 : Set Payroll Area

PC00_M99_ABKRS

Start Payroll - Foreground Atau Scheduler Parallel Accounting (Background)

PC00_M14_CALC Atau ZRPCSC000

Be Alert !! Include ALL Payroll areas. 1. Check Payroll Processing Month (Select Variant Name, click 'Change' button, check Payroll Processing Month). Ensure: Variant is set NOT to Display Rem Statement (payslip) and NOT to display log. (If wish to view payslip, select button 'Display Variant Rem Statement' & enter 'JANM' (only if <=20 employees are processed)

Correction (Jika perlu) PC00_M99_PA03_CORR

Simulasi: Hantaran Data Gaji ke FI (Type of Doc = S )

PC00_M99_CIPE Be Alert !! Include ALL Payroll areas. 1. Enter correct Posting Date & Document Date. Both dates MUST be the same. (Posting & Doc Date adalah 'Tarikh Pengeluaran Cek') 2. Ensure Document created is Error Free

5/15/2014 4:27:19 PM 19


Simulasi : Proses Pre DME (Bank)

PC00_M14_CDTA Be Alert !! Include ALL Payroll areas. 1. 1. Select Variant - JANM SIMULASI 2, Ensure the Test check box is ticked 3. Ensure enter correct Pay Date (Pay Date adalah 'Tarikh Pembayaran Gaji') 4. Report must show Person not selected & transaction not performed = '0'. (OK if report shows error type F11 --> Employee with Zero Net Pay)

Correction (Jika perlu) PC00_M99_PA03_CORR Be Alert !! Each AO has 2 payroll areas.

Exit Payroll Area PA03 Be Alert !! Each AO has 2 payroll areas. 1. Click Exit Payroll 2. Earliest Retro Acctg Period: Enter next payroll period date and SAVE

Proses penyedian dokumen Hantaran Data Gaji ke FI (Type of Doc = P ) (Catit Accounting Document No di Buku log )

PC00_M99_CIPE

Be Alert !! Include ALL Payroll areas. 1. Enter correct Posting Date & Document Date. Both dates MUST be the same. (Posting & Doc Date adalah 'Tarikh Pengeluaran Cek') 2. Ensure Document is Error Free 3. Ensure NO Personnel Number Skipped SEMASA LANGKAH INI, PAYROLL AREA MESTI ADA SEMUA PAYROLL AREA DI AO!!-JIKA TIDAK AMAUN CEK TIDAK AKAN TEPAT.

5/15/2014 4:27:19 PM 20


Proses Hantaran dokumen posting ke FI (Post to FI) PCP0 1. Click 'Immediately' (E'yee < 3000) Or 'Create Job' (E'yee > 3000) button When PKI - ISIGN 2. Msg 'Verified' will be displayed, close both screen. 3. Select at pop-up screen 'Tandatangan digital'.

Untuk di Cetak PCP0 To Print 1. Goto the Posted Doc. Place and select Goto > Accounting Documents a) Print FI-GL Doc No for FI-GL Dept b) Print FI-AP Doc No for FI-AP Dept 2. Print page #1 of HR-GL Doc (contain trust Code for Payee) with attach Laporan Cek HR for FI-AP Dept

Proses Pre DME (Bank) (Catit Identification Feature & Program Run Date di Buku log )

PC00_M14_CDTA Be Alert !! Include ALL Payroll areas. 1. Ensure enter correct Pay Date (Pay Date adalah 'Tarikh Pembayaran Gaji') 2. Do Not Tick the 'Set Flag for Transfer' checkbox

Proses DME (guna format 'HR_STD' & bagi Bank yg perlu CD s'ja)

ZRPY035 1. Select Variant - JANM 2. Use ID Feature No from 21(a). 3. Confirm House Banks to be in CDs

Muat turun data gaji ke: c:\temp\ <nama fail.txt>

FDTA Place in name Eg. C:\TemBSN.txt

Pindahkan Fail di proses 21 (c) dari Local ke Server utk proses CD.

ZFILEMGR For Bank Transfer, refer to Banks from pull down menu with process ID 'HR512' and file description Eg 'APS - BSN'. ALERT !! - FILE ID BUKAN HOUSE BANK!!

Jana : Laporan HR Cek ZRPY057

1. Use ID Feature No from 21(a). 2. Attach printed page from Item 20(c)-2 together with this report to be given FI-AP Dept

5/15/2014 4:27:19 PM 21

PROSES LARIAN GAJI SEPARATE CYCLE

Proses larian yang sama dengan Regular Cycle. Semasa larian Separate Cycle, maklumat nombor gaji anggota yang hendak diproses perlu disenaraikan. PEMPROSESAN GAJI BULANAN

5/15/2014 4:27:19 PM 22

MUAT TURUN DATA POTONGAN GAJI

Muat turun Data Potongan Gaji bagi Agensi potongan (Bagi agensi potongan yg perlukan CD sahaja)

ZRPY017 1. Ensure enter CORRECT Payroll Period 2. Confirm Deduction Code to be in CDs 3. Foreground - Will place file in C:\Temp 4. Background - Will place file in /gfmas/hr/ 5. Print Cover Letter for Third Party 6. Variant : DLOAD -JANM (SINGLE wage type per-file) 7. Variant : DLOAD PRUMAH For wage types that need to combine into 1 File, ensure to 'Tick' Group Wage Type, (eg. Pinj Perumahan 4141, 4142 & 4140)

Pindahkan Fail di langkah 30(a) dari Server ke Local (Hanya jika 30(a) di proses secara Background. Jika Foreground, teruskan ke 30(c)).

ZFILEMGR 1. Look for file in /gfmas/hr/ 2. Place file in C:\Temp

Pindahkan Fail di langkah 30(a) atau 30(b) dari Local ke Server utk penyediaan CD.

1. Look for file in C:\Temp 2. Ensure to select the correct Process ID (Refer also to File Description)

5/15/2014 4:27:19 PM 23

MUAT TURUN DATA POTONGAN GAJI

STEP 1 – TRANSFER FROM SERVER TO LOCAL (simpan data di c: menggunakan .txt)

STEP 2 – TRANSFER FROM LOCAL TO SERVER (data .txt dimuat naik ke server untuk diprose oleh agensi)


5/15/2014 4:27:19 PM 24

JANA LAPORAN CUKAI / KWSP / TABUNG HAJI

Jana:Laporan Cukai Jenis laporan: CP39 Summary

ZPC00_M14_CT39 1. Print CP39 Summary 2. File is placed at /gfmas/hr/ Eg. JANCUP - '1070_0292207108'

Jana:Laporan EPF (Borang A) Jenis laporan: EPF Summary & EPF (BBCD)

ZPC00_M14_CEBA 1. Print EPF Summary & EPF (BBCD) 2. Ensure User Id have Authorization to SP11 3. First Execute Background. After Job Complete Run Foreground to Print. 4. File will placed at C:\Temp.

Jana:Laporan Tabung Haji Jenis laporan: Lampiran Tabung Haji

ZRPY060 1. Ensure to enter EMPLOYER REF NO & TAPE CODE 2. Print Lampiran Tabung Haji 3. If TAPE is selected, file is placed at /gfmas/hr/T_HAJI.01

Pindahkan Fail di langkah 31, 32 & 33 dari Server ke Local.

ZFILEMGR 1. Look for file in /gfmas/hr/ 2. Place file in C:\Temp

Pindahkan Fail dari langkah 34 (a) dari Local ke Server utk penyediaan CD.

1. Look for file in C:\Temp 2. Ensure to select the correct Process ID (Refer also to File Description)

5/15/2014 4:27:19 PM 25

JANA LAIN-LAIN LAPORAN

Jana: Laporan Ringkasan Gaji ZRPY023

Jana: Payroll Master Listing ZRPY025

Jana: Senarai Potongan (Sewa Rumah & Kump Penerima Bayaran Jenis laporan: Sewa Rumah, K. Penerima Byrn,

ZRPY028 1. Cek bagi Payee (Pymt Method 'P') perlu dilampirkan bersama Laporan - K.Penerima Bayaran.

Jana: Senarai Potongan Cukai ZRPY046

Jana: Senarai Potongan KWSP ZRPY047

Jana Lain2 Pendapatan & Potongan selain dpd potongan di bil 38, 39 dan 40 (Jika Perlu)

ZRPY021 Select Variant 'PENDAPATAN' or 'POTONGAN'

Jana Kemaskini Data IT0547 (Auto Pick Up) ZRPY049 Pastikan program dilarikan setiap awal bulan bagi bulan sebelumnya untuk mengemaskini maklumat K6 (Pendapatan Bercukai). - Data akan terus dikemaskini di PA30 TANPA perlu proses di SM35. - Semak Laporan di ZRPY050 (Senarai Infotype BIK - TAX)

5/15/2014 4:27:19 PM 26

21.02.2013 Tarikh Terima SG20

01.03.2013 Semakan dan Pengesahan SG20

06.03.2013 Kunci masuk data kedalam sistem HRPAY GFMAS

07.03.2013 & 11.03.2013 Semakan laporan Edit

13.03.2013 Proses gaji Regular Cycle dan kemasukan SG20 Separate Cycle Mac

20.03.2013 Hantar cek gaji (RC) ke bank

18.03.2013 Semak, sah dan kuncimasuk.

19.03.2013 Semakan laporan Edit

21.03.2013 Proses gaji Separate Cycle

25.03.2013 Hantar cek gaji (SC) & potongan ke bank

PROSES GAJI BULANAN

• DISEDIA BAGI MENGUJUDKAN, MEMBATALKAN ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR PUSAT PEMBAYARAN DI DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER PEJABAT PERAKAUNAN MASING-MASING.

• DISEDIA SEKALI SAHAJA PADA BILA-BILA MASA BILA MANA SESUATU PUSAT PEMBAYAR DIUJUD / DIBATAL KE DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER.

• DISEDIAKAN DALAM 2 SALINAN.

SG10

BORANG MENGUJUD, MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR PUSAT

PEMBAYARAN

SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN

BORANG – BORANG YANG DIGUNAKAN

• BORANG YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGUJUDAN, PEMBATALAN

ATAU PINDAAN KE ATAS BUTIR-BUTIR NAMA PENERIMA BAYARAN

PUSAT PEMBAYARAN DI DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER

PEJABAT PERAKAUNAN

• HENDAKLAH DISEDIA SECARA BERASINGAN BAGI SETIAP

TUJUAN.

SG12

BORANG MENGUJUD, MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR NAMA

PENERIMA BAYARAN



• BORANG YANG DIGUNAKAN UNTUK KEMASUKAN BUTIRAN

PERIBADI, PENDAPATAN, ELAUN-ELAUN DAN POTONGAN

KAKITANGAN BAGI KALI PERTAMA/ BERTUKAR/ BERHENTI YANG

MANA GAJINYA DIPROSES DALAM GFMAS-HRPY

• PERUBAHAN KEPADA BUTIRAN KAKITANGAN SEDIA ADA.

SG20

BORANG PERUBAHAN GAJI



BHG MEDAN JENIS MAKLUMAT

1 1 HINGGA 39 MAKLUMAT PERIBADI

2 40 HINGGA 43 MAKLUMAT PENDAPATAN KOD : 001 HINGGA 999 – GAJI POKOK

1000 HINGGA 3999 – ELAUN DAN TUNGGAKAN

3 44 HINGGA 49 MAKLUMAT POTONGAN KOD: 4000 HINGGA 5999 – POTONGAN

6000 HINGGA 6999 – POTONGAN INDIVIDU

TECHNICAL WAGETYPE

4 50 HINGGA 53 MAKLUMAT PENGESAHAN

BORANG SG20 MENGANDUNGI 4 BAHAGIAN :-


5/15/2014 4:27:19 PM 34

Sekian

Terima kasih

PENGURUSAN EMOLUMEN - ipn.gov.my Elaun dan Kemudahan... · entiti yang berperanan dalam pengurusan...

Documents

Transcript of PENGURUSAN EMOLUMEN - ipn.gov.my Elaun dan Kemudahan... · entiti yang berperanan dalam pengurusan...