TAJUK 7:

PENGURUSAN KEWANGAN

7.1SUMBER KEWANGAN

7.1.1 Bantuan dan pemberian kerajaan

Bantuan per kapita (PCG) merupakan satu bantuan kewangan yang diperuntukkan

kepada setiap murid sekolah samaada sekolah bertaraf Sekolah Kerajaan atau Sekolah

Bantuan kerajaan. Pemberianbantuan per kapita satu kali setahun mulai 2001. Tuntutan

hendaklah dibuat berdasarkan kepada bilangan enrolmen murid pada 1 oktober tahun

sebelumnya.Tiap-tiapkumpulan wang diselenggara secara berasingan. Kementerian

Pelajaran melalui Jabatan Pendidikan Negeri akan memberi bantuan PCG bukan

matapelajaran kepada setiap sekolah berasaskan kepada jumlah murid bilangan murid pada1

oktober setiap tahun. Punca kewangan yang dimasukkan ke dalam akaun kumpulan wang

kerajaan termasuk:

i. Pemberian bantuan prasekolah

ii. Bantuan mata pelajaran dan bantuan bukan matapelajaran

iii. Bantuan rancangan makanan tambahan atau rancangan amalan makanan dan

iv. Bantuangotong-royong.

v. Bantuan modal atau pembelian alat-alatan.

vi. Geran pelancaran atau launching grant untuk sekolah-sekolah yang baru

dibuka

vii. Bantuan biasiswa (Yayasan Negeri/Petronas/Mara) dan badan-badan kerajaan

viii. Yuran peperiksaan kerajaan (PTS/UPSR/PMR/SPM/STPM)

7.1.2 Sumber kewangan sekolah

i. Kumpulan wang kerajaan - Peruntukan dan bantuan daripada kerajaan,

Bantuan per kapita PCG.

ii. Kumpulan wang suwa – yuran khas (Sukan, perpustakaan, pendidikan seni),

peperiksaan dalaman, sewa kantin, sewaan harta sekolah, derma & sumbangan

orang ramai, Insuran, Majlis Sukan Sekolah, majalah sekolah, lain-lain kutipan

yang diluluskan.

iii. Kumpulan yang asrama - LPBT asrama, bantuan makanan asrama, yuran

makan asrama, yuran khas asrama, yuran pendaftaran asrama, yuran

dobi/pelbagai yang diiluluskan.

7.2 PERATURAN MENGUTIP WANG

7.2.1 Definisi

Membawa maksud tatacara penerimaan wang.Tatacara yang perlu dipatuhi adalah :

i. Menggunakan resit rasmi selepas menerima bayaran

ii. Merekod penerimaan wang

iii. Memastikan keselamatan wang yang diterima

iv. Sistem kawalan (Jika melibatkan penerimaan wang yang besar)

7.2.2 Memo/ surat arahan

i. Setiap arahan mengutip wang perlu disertai dengan surat/ memo rasmi.

ii. Surat/ memo perlu mengandungi tarikh, nombor rujukan fail, arahan pengutipan

dan jumlah kutipan.

iii. Surat/ memo mestilah ditandatangani oleh Pengetua/ Guru Besar.

iv. Surat/ memo tersebut perlu diedar dan dipamer bagi tujuan makluman.

7.2.3 Rekod

i. Di dalam tata cara mengutip wang, setiap urusan keluar masuk wang perlulah

direkod. Setiap persatuan menetapkan mengikut perlembagaan iaitu seorang

bendahari boleh menyimpan wang tunai dalam kadar yang tertentu pada satu

masa untuk pembelian secara tunai. Contoh : RM50 atau Rm150 dan

sebagainya.

ii. Setiap wang diterima oleh sesuatu persatuan hendaklah direkod dan dicatat

dengan lengkap serta sistematik.

7.2.4 Resit

i. Buku resit digunakan sebagai buku asas yang merekodkan semua wang yang

diterima.

ii. 2 bahagian iaitu bahagian resit dan bahagian karbon sebagai rujukan yang

digunakan sebagai bukti penerimaan.

iii. Salinan asal diberikan kepada orang yang membuat pembayaran. Bahagian

karbon ditinggalkan di dalam buku resit.

iv. Pada setiap helai resit, dinyatakan samaada pembayaran dibuat secara cek

atau tunai.

Contoh resit

7.2.5 Kawalankeselamatan

i. Setiap wang yang diterima hendaklah disimpan dengan cara yang sistematik

seperti peti keselamatan ataupun didepositkan ke akaun bank.

ii. Wang yang diterima mesti didepositkan padahari penerimaan. Sekiranya pihak

bertanggungjawab tidak berkesempatan untuk mendepositkan wang, bolehlah

membuatnya pada hari berikutnya.

7.2.6 Etika

Etika bermaksud nilai-nilai moral yang menjadi pegangan seseorang atau sesebuah

kumpulan.Seseorang ahli persatuan atau pertubuhan di sekolah harus mempunyai etika di

dalam pengurusan kewangan. Seseorang ahli persatuan atau pertubuhan harus berkelakuan

tertib, beretika dan bermoral tinggi, bersifat jujur dan amanah dalam segala urusan

kewangan.

7.2.7 Individu yang berperanan mengutip wang:

• BendahariKelab/ Persatuan

7.2.8 Rumusan

Peraturan mengutip wang perlu dipatuhi supaya peneriman wang selamat dan berkesan.

Keperluan peraturan tersebut disebabkan :

i. Mengukuhkan kedudukan kewangan

ii. Memudahkan kerja-kerja perancangan pada masa hadapan

iii. Memastikan kawalan baik dalam keluar masuk wang

iv. Memastikan kedudukan aset dan hutang dikawal.

7.3 MEREKOD STOK

Persatuan/Organisasi mempunyai beberapa buku stok :

i. Daftar inventori

ii. Stok bekalan pejabat

iii. Daftar pergerakan harta

iv. Inventori

PekelilingPerbendaharaan Bil.2 Tahun1991 :

– Inventori:

Barang yang tidak luak, bernilai kurang daripada RM500 setiap satu masa perolehan.

– Daftar inventori:

o Merekod perolehan dan penempatan inventori.

o Berbentuk kad untuk memudahkan penyusunan dan rujukan. Contoh : ikut jenis

inventori dan abjad,

– Stok bekalan pejabat:

o Buku untuk merekod dan mencatat semua stok, benda, harta yang dipunyai

oleh persatuan.

o Sangat mustahak dan diperlukan bagi mengawal keluar masuk barang.

o Sebagai Panduan samaada perlu tambah atau tidak stok terkini.

7.3.1 Harta persatuan

i. Untuk sekolah atau maktab

o harta atau barang luak, contoh: alat tulis

o harta kekal, contoh: khemah, cangkul, bola.

Semua harta perlu dimasukkan dalam satu stok.

Cara penyusunan tajuk harta dalam buku stok mengikut abjad.

Cara merekod buku stok ialah dengan mencatat semua maklumat barang @ harta

yang diterima.

Nombor pesanan

Pembekal

Tarikh

Jumlahpenerimaan

Pergerakkan harta kekal perlu dicatat dalam buku stok lain atau khusus.

• Maklumat yang perlu dicatat dalam buku stok:

o Jenis

o Jenama

o Model

o Nomborsiri

o Pembuat

o Pendaftaran

o Pegawai yang mengeluar

o Namapeminjam

o Tarikhdikeluar

Selain daripada buku stok persatuan / organisasi menggunakan boring permohonan

untuk mendapatkan peralatan.

Setiap jawatankuasa perlu mengisi borang tertentu dan menyerahkan kepada penjaga

stok/ bendahari /quarter master untuk diaudit sebagai bukti pengeluaran barang.

7.4 PENYATA KIRA-KIRA

i. Setiap persatuan perlu menyimpan dengan teliti rekod kewangan yang diterima

(wangmasuk) dan wang telah dibayar (wangkeluar).

ii. Rekod tersebut termasuklah wang diterima dan wang keluar melalui cek dan

tunai.

iii. Penyata kewangan menyenaraikan segala pendapatan yang diterima

dan perbelanjaan yang dibuat oleh persatuan dalam tempoh tertentu, biasanya

satu tahun.

iv. Semua wang yang diterima oleh satu persatuan hendaklah direkod dan dicatat

dengan lengkap serta sistematik.

v. Buku resit digunakan sebagai buku asas yang merekodkan semua wang yang diterima.

vi. Setiap helai resit mempunyai nombor siri dan dua bahagian,iaitu bahagian asal dan

bahagian kaunter foil.

vii. Baucar pembayaranpula merupakan dokumen asas untuk merekodkan pengaliran

keluar wang tunai atau cek oleh sesuatu persatuan atau organisasi.

viii. Baucar merupakan satu set dokumen rasmi yang perlu disediakan sebagai menyokong

pembayaran yang dilakukan.

7.4.1 Tujuan penyata kira-kira

Untuk menunjukkan kedudukan kewangan sesuatu persatuan dari segi:

i. Jumlah Modal Pemilik ( Persatuan )

ii. JumlahNilaiHarta (Aset) yang dipunyaiolehPersatuan.

iii. JumlahNilaiTanggungan.