PENGURUSAN MAJLIS-MAJLIS RASMI*

Jenis-Jenis Majlis

Majlis Penuh Istiadat

Istiadat Pertabalan

Istiadat Penganugerahan darjah Kebesaran

Majlis Rasmi dan Formal

Majlis Jamuan Makan yang diberikan oleh YAB Ketua Menteri bagi meraikan Ketua Kerajaan yang sedang membuat lawatan rasmi ke Sarawak

Perasmian sesuatu majlis anjuran Kerajaan (Pameran, Pembukaan Bangunan, Seminar)

*

iii. Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal

Majlis yang dibuat oleh pihak swasta (Perasmian bangunan swasta oleh YAB Ketua Menteri atau Menteri Kabinet lain)

iv. Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal

Majlis Hari Keluarga anjuran pegawai dan kakitangan sesuatu organisasi kerajaan atau bukan kerajaan

Pertunjukan anekaragam*

Mengurus Majlis*

Perancangan

Pemilihan tarikh, masa dan tempat

Penubuhan Jawatankuasa dan agihan tugas

Tetamu Kehormat

Bajet

Program*

Persiapan

Senarai jemputan dan kad

Buku program dan atur cara pentadbiran

Kod pakaian

Peralatan dan kemudahan lain

Pengangkutan dan penginapan

Permaidani merah

Liputan media

Alat siar raya

*

Persiapan

Sambutan

Pengacara majlis

Bacaan doa

Cenderamata

Jamuan

Penyambut tetamu

*

Raptai dan Pelaksanaan

RaptaiBiasanya diadakan sekali atau dua kali sebelum acara sebenar berlangsung

Tujuan utama ialah bagi memastikan majlis sebenar akan berlangsung dengan lancar sebagaimana dirancang

Semasa raptai diadakan, senarai semak perlu disediakan bersama atur cara majlis sebagai panduan semasa mengadakan raptai agar kelemahan dapat dikenal pasti segera

*

Raptai dan Pelaksanaan

Raptai

Seorang atau lebih pegawai dilantik bagi mengendalikan perjalanan keseluruhan majlis

Semua Pengerusi bagi setiap Jawatankuasa perlu hadir semasa raptaiSambungan...*

Pelaksanaan Susunan Tempat DudukPRINSIP 1

STD hendahlah disusun mengikut kekananan. Keutamaan bermula dari kanan Tetamu kehormat sama ada bersebelahan, beriringan atau bersetentangan

Dif yang paling hampir sekali dengan Tetamu Kerhormat ialah dif yang terkanan & STD bermula dari sebelah kanan TK

Isteri duduk di sebelah kiri

Jumlah Dif di atas pentas dihadkan kepada 3,5,7, (jemputan seorang) atau 4,6,8 (jemputan dengan isteri)*

PRINSIP 2

Jumlah dif-dif atas pentas khas hendaklah dihadkan, tujuannya ialah untuk memberi tumpuan kepada mereka yang berkenaan sahaja.

Hos akan duduk di sebelas kanan Tetamu Kehormat

Cara Susunan Keutamaan hendaklah dimulakan dari kanan ke kiri

STD di atas pentas hendaklah ditentukan dengan peranan dan tugas yang dimainkan oleh VIP*

PRINSIP 3

Dalam majlis menggunakan meja panjang tetamu wanita tidak duduk mengetuai kecuali susunan keutamaan itu adalah susunan keutamaan wanita itu sendiri.

Wanita tidak duduk di hujung meja khas/panjang

STD di meja bulat hendaklah dipenuhi dalam satu bulatan 360 darjah kecuali dalam keadaan di mana meja tersebut berhadapan meja Di Raja hendaklah kerusi yang membelakangkan meja Di Raja dikosongkan*

Susunan Tempat Duduk(Theatre/Classroom style)13524??????1.Tetamu Kerhormat 5. Tetamu Kanan2. Hos 6. VIP 3. Tetamu Kanan 7. VIP4. Tetamu kanan 8. VIP

*

Susunan Tempat Duduk ( Pasangan Suami Isteri)1s1i2i3i2s3sPasangan 1 Pasangan 2 Pasangan 3 1s Suami 3s - Suami1i Isteri 3i - Isteri2s Suami2i - Isteri*

Susunan Tempat Duduk Di Meja Bulat13572468XYBil.Tetamu = 8 1-8 (Susunan Kekananan)Garisan XY dikosongkan

*

Susunan Tempat Duduk di Meja PanjangMEJA KHASMEJAVIP 1MEJAVIP 2246810121357911S I I S I S S I S I I S ISISISSISISISISISISISISI 1 243*

CADANGAN MENYEDIAKAN KERUSI UNTUK TETAMU KHAS Settee Kerusi Banquet dengan alas tangan / tanpa alas tangan Kerusi khas untuk Majlis IstiadatPeringatan ;Dari segi amalan kerusi kerusi yang digunakan oleh tetamu kerhormat yang melibatkan SPB Agong /Raja Permaisuri Agong atau TYT / Toh Puan, YAB Perdana Menteri atau YAB Ketua Menteri seeloknya dibezakan dari segi warna atau bentuk dengan kerusi yang lain.*

CADANGAN MENYEDIAKAN MEJA BULAT 1 meja untuk VVIP Tetamu Lelaki & Wanita duduk dalam satu meja dalam pasangan 2 meja VVIP Berasingan Tetamu Lelaki & Wanita diasingkan (Pasangan Suami Isteri diasingkan) 2 atau 4 meja khas untuk lain-lain jemputan kenamaan tertakluk kepada bilangan yang hadir Meja Meja untuk tetamu biasa mengikut bilangan yang dijemput 1 atau 2 meja `standby untuk dibuka sekiranya tempat tidak mencukupi

*

CADANGAN MENGATASI MASALAH TEMPAT KOSONG / PENUH (Contingency Plan) Alihkan / Kurangkan meja , jika masa mengizinkan Kurangkan jumlah kerusi pada meja, sebagai contoh dari 10 orang ke 8 orang Arahkan tetamu untuk duduk di semua meja secara rata Promote atau `upgrade tetamu dari bawah ke atas Disebaliknya, Jika kehadiran di luar jangkaan bersedia untuk membuka `standby table atau menambah kerusi tempat duduk *

TUGAS DAN PERANAN*

Sentiasa berbudi bahasa dan memberi bantuan pada setiap masa sekalipun berada dalam keadaan genting.

Sentiasa menunjukkan keyakinan diri dalam menguruskan aktiviti. Sekiranya sesuatu yang tidak dijangka berlaku, sila bertenang dan cuba selesaikan masalah secara profesional.

Pastikan anda memahami program yang disediakan. Anda perlu sentiasa menyemak dengan Urusetia Penganjur bagi memastikan perubahan program*

Sila hubungi Urus Setia Penganjur atau lain-lain JK Kerja yang berkaitan sekiranya ada aduan,rasa tidak puas hati,masalah dan sebagainya yang dibangkitkan oleh VIP.

Pastikan nombor telefon anda diketahui oleh Urus Setia Penganjur bagi memudahkan mereka menghubungi anda pada bila-bila masa

*

Sentiasa menepati masa,mematuhi peraturan pakaian,etika sosial dan protokol serta meminta izin sebelum meninggalkan VIP

Memperlengkapkan diri dengan fakta-fakta umum seperti latar belakang sejarah,geografi,ekonomi, tempat-tempat menarik dan sebagainya. *

Pastikan anda faham dan maklum dengan pelan dan susunan aturcara yang telah disusun termasuk laluan sebenar apabila mengiringi VIP dari satu lokasi ke satu lokasi disekitar tempat tersebut.

Ambil maklum terhadap jenis pengangkutan yang disedia khusus untuk VIP dan anda hendaklah cekap mengatur kemudahan tersebut apabila diperlukan.

Pastikan JKK kerja dihubungi sekiranya anda berhadapan dengan sesuatu masalah.

*

4Meneliti buku program dan beri perhatian terhadap setiap acara rasmi dan lain-lain acara penting yang akan dihadiri oleh VIP dan pasangan mereka.

5.Peka dan faham dengan peranan yang mereka mainkan pada setiap aturcara yang telah disusun untuk tertamu tersebut.*

Dapatkan terlebih dahulu segala maklumat penting berhubung jadual ketibaanVIP. Tentukan mereka di sambut di Lapangan Terbang.Iringi mereka ke hotel penginapan dan seterusnya membantu dalam urusan pendaftaran bilik penginapan.

Pastikan anda faham dan perhatin dengan segala kemudahan yang disediakan oleh pihak hotel sama ada dari segi keselamatan, tempat makan/coffee house, kemudahan rekreasi (Kolam renang, pusat kesihatan, gimnasium dan sebagainya), kemudahan perubatan dan kedai-kedai (Saloon dandanan rambut,kedai runcit, hadiah/cenderhati dan sebagainya.*

Perkenalkan diri kepada VIP setiba mereka di Lapangan Terbang

Selesaikan segala urusan seperti Imigresen, Kastam dan bagasi berkaitan ketibaan mereka di lapangan terbang.Sila pastikan pengangkutan sedia menunggu di lapangan terbang untuk membawa ke hotel.Iringi rombongan tersebut ke hotel penginapan. Seterusnya pastikan urusan pendaftaran bilik penginapan dan segala yang berkaitan kebajikan mereka berjalan secara teratur.

Berikan penerangan berhubung dengan pelan kedudukan hotel,bilik penginapan,bilik urusetia termasuk segala kemudahan dan perkhidmatan yang disediakan di hotel berkenaan.

*

4. Sila iringi mereka ke setiap acara yang dihadiri serta ke lain-lain tempat yang berkaitan seperti lawatan atau riadah. Pastikan anda berada di lokasi acara tersebut dilangsungkan agar mudah dihubungi dan membantu ketika khidmat anda diperlukan.

5. Pastikan JK Kerja yang berkaitan dan VIP mudah menghubungi anda pada bila-bila masa agar mudah menyampaikan sebarang maklumat dan memberi arahan selanjutnya.

6. Berikan tindak balas yang segera kepada setiap keperluan sekiranya diperlukan.*

7. Maklumkan kepada VIP berhubung sebarang maklumat atau perubahan yang telah dimaklumkan oleh mana-mana JKK Kerja yang berlaku dalam aturcara yang telah disusun.

8. Maklumkan kepada VIP sejurus ketibaan mereka, program yang sepatunya mereka hadir dan maklumkan kepada Urus Setia/ JKK Kerja yang berkaitan sama ada mereka menghadiri program tersebut.*

1.Membantu VIP segala urusan yang berkaitan seperti pendaftaran keluar dari hotel dan maklumkan butir lengkap berhubung jadual berlepas serta pengurusan bagasi dan pengangkutan ke lapangan terbang.

2. Sila iringi VIP ke lapangan terbang. Pastikan segala urusan sebelum berlepas berjalan dengan lancar sebelum mereka diiringi ke balai berlepas.*

Semasa pendaftaran,semua LO akan dibekalkan dengan buku program,jadual penerbangan,nombor kenderaan masing-masing dan sebagainya.

Semasa Program Lawatan berlangsung,sekiranya anda diminta oleh mana-mana JKK Kerja untuk melaksanakan tugasan, ia harus disempurnakan seperti yang diarahkan

Sebarang permohonan tambahan daripada VIP hendaklah mendapat kelulusan daripada Urus Setia Penganjur.

*

Sentiasa berpakaian kemas (Lounge Suit) bagi LO yang bertugas

Sentiasa menunjukkan displin yang tinggi serta sikap ingin membantu didalam segala hal walaupun diluar bidang tugasnya.*

PERANAN DAN TUGAS*

Menyemak senarai jemputan serta tempat duduk yang disediakan

Mengenal pasti dan kenal tetamu yang akan hadir

Menyambut ketibaan tetamu

Mengedarkan program

Mengiringi tetamu ke tempat duduk

Menunjukkan tempat duduk tetamu

*

Memberitahu apa-apa maklumat yang dipinta oleh tetamu

Memberi bantuan kepada tetamu dalam pelbagai hal

Menjaga ketenteraman majlis

Menjaga keselesaan tetamu*

Ketrampilan diri

Perwatakan baik

Tingkah laku baik

Pergerakan pantas

Mengenali tetamu

Bersikap sabar dan toleransi

Mahir dalam teknik menyambut

*

Mengetahui susunan atur cara

Mengetahui tujuan majlis

Mengetahui susunan tempat duduk tetamu

Mengetahui dan mahir dengan kawasan majlis

Mempunyai senarai nama tetamu kenamaan

Berpakaian kemas dan sesuai

*

Senyum selalu

Gerak geri / tingkah laku semasa menyambut

Mengenali tetamu

Pertanyaan dan teguran

Rujuk kepada pegawai bertugas jika mengalami kesulitan*

Ruang majlis yang terhad

Tetamu yang tidak membawa kad

Jawab datang tetapi tidak datang

Jawab datang berdua tetapi datang seorang

Jawab datang seorang tetapi datang berdua

Jawab tidak datang tetapi datang

Tidak memberi sebarang jawapan

*

Datang membawa `extra

Nama tetamu tidak ada dalam senarai

Datang terlalu awal

Berpakaian tidak mengikut kod pakaian

Datang lewat

Mengubah tempat duduk

Tetamu menghantar wakil*

JURUACARA MAJLIS / MASTER OF CEREMONIESPeranan :Orang yang mengendalikan/mengawasi berbagai upacara sosial, contohnya di majlis-majlis rasmi, formal atau tidak formal.Roles :A person (s) incharge of social occassions, who introduce guests, etc.

*

Peranan dan Tugas Juruacara Majlis

Bilangan

Seorang / Dua / Tiga Orang melaksanakan tugas secara bergilir atau seorang bersedia sebagai `reserve

2. Kualiti Diri

Imej diri yang baikBerpengalaman dalam bidang kejuruacaraanSuara yang baikKesihatan yang memuaskan

*

3. Peranan & Tugas Emcee

Mengalu-alukan kehadiran VVIP dengan panggilan hormat yang betulMengumumkan ketibaan tetamu kerhormatMengacarakan program majlis mengikut susunan yang ditetapkan oleh penganjurPerhatin dan mengenali VVIP yang hadirBoleh membuat ucapan di luar teks dalam keadaan tertentu

*

Sambungan.

Sensitif terhadap keadaan dan suasana majlis Tidak perlu memberi ulasan atau apa-apa komen terhadap ucapan-ucapan yang disampaikan Boleh menyesuaikan diri dengan pelbagai cara penyampaian

*

4. Skrip/Teks Ucapan Membantu menyediakan skrip/teks ucapan Membuat ujian / latihan semasa raptai Bersedia menerima cue5. Posisi / Tempat Berada di posisi yang sesuai penglihatan tidak terhalang Mudah menerima cue

*

Sambungan.6. Pakaian Berpakaian sederhana dan sopan Mengikut jenis pakaian yang ditetapkan oleh penganjur

*

AKTA LAGU KEBANGSAAN TAHUN 1968*

Versi Penuh(Full version / Naskhah Penuh / Naskhah Di Raja)

Naskhah Ringkas / Abridged Version( Mengandungi 8 baris permulaan & 8 baris penghabisan)

Naskhah pendek / Short Version( Mempunyai 8 baris terakhir)*

Naskah Penuh dimainkan pada peristiwa-peristiwa berikut apabila :

Penghormatan diberi kepada SPB AgongPenghormatan diberi kepada Timbalan SPB Agong semasa menjalankan tugas-tugas SPB AgongPenghormatan diberi kepada seseorang Raja yang dilantik bagi menjalankan tugas-tugas Yang di-Pertuan Agong (di bawah Ordinan Menjalankan Tugas YDA 1957)Panji-Panji diRaja dikibar bagi melambangkan kehadiran SPB Agong

*

Sambungan5. Semua peristiwa dimana Agong hadir sendiri

6. Pada peristiwa lain sebagaimana yang ditetapkan oleh SPB Agong

7. Di sekolah-sekolah bagi maksud mengajar murid-murid menyanyi Lagu Kebangsaan

8. Pada semua peristiwa apabila Lagu Kebangsaan dinyanyikan, naskhah penuh hendaklah dinyanyikan.*

9. Pada semua sambutan rasmi pembesar-pembesar luar negara, naskhah penuh hendaklah dimainkan selepas sahaja Lagu Kebesaran Negeri pembesar membuat lawatan dimainkan.

10. Pada semua peristiwa rasmi yang diadakan oleh Pembesar-Pembesar Luar Negara dalam Malaysia bagi merayakan Hari-Hari Kebangsaan atau peristiwa-peristiwa Kebangsaan yang lain. Naskhah Penuh hendaklah dimainkan selepas sahaja lagu kebangsaan Negara Pembesar luar Negara itu dimainkan. Maksud Pembesar luar Negara di sini ialah Persuruhjaya Tinggi atau Duta.Sambungan*

NASKHAH RINGKAS (ABRIDGED VERSION)Naskhah ringkas yang mengandungi 8 baris pertama dan 8 baris terakhir dimainkan pada peristiwa tersebut :Memberi hormat kepada SPB Agong dalam majlis-majlis rasmi.Memberi hormat kepada TYT dalam majlis-majlis rasmiWakil rasmi SPB Agong.Apabila SPB Agong diwakili oleh seorang Raja, Lagu Kebesaran Negeri DYMM Raja yang berkenaan akan dimainkan sepenuhnya dahulu dan selepas itu barulah diikuti dengan Lagu Kebangsaan naskhah ringkas. *

4. Wakil-wakil Diplomat SPB Agong di luar Negara dalam majlis-majlis rasmi

5.Majlis minum selamat SPB Agong dengan iringan muzik

6. Mana-mana peristiwa lain sebagaimana yang ditetapkan dengan titah SPB Agong

NASKAH PENDEK (SHORT VERSION)

Naskhah Pendek mengandungi 8 baris yang terakhir dan naskhah ini dimainkan dalam keadaan-keadaan berikut :

1. Pada mana-mana peristiwa rasmi apabila SPB Agong atau wakil tidak hadir.Tetapi apabila salah seorang daripada DYMM Raja Melayu hadir maka naskah pendek hendaklah dimainkan selepas lagu kebesaran Negeri semasa tamatnya peristiwa itu.*

2. Apabila tamatnya sesuatu hiburan atau tamatnya rancangan televisyen

MEMAINKAN LAGU KEBANGSAAN DAN LAGU KEBESARAN NEGERIDi Peringkat Persekutuan :Apabila SPB Agong atau wakil rasmi tidak berangkat hadir tetapi salah seorang daripada DYMM Raja Melayu berangkat hadir. Lagu Kebangsaan naskah ringkas hendaklah dimainkan pada akhir majlis tersebut selepas Lagu Kebesaran Negeri DYMM Raja berkenaan dimainkan.*

Di Peringkat negeri ;Hari Jadi TYTHari KebangsaanUpacara Istiadat Pengeruniaan Darjah KebesaranIstiadat pembukaan persidangan DUNIstiadat Mengangkat Sumpah YAB Ketua Menteri / Menteri-Menteri KabinetMajlis-majlis rasmi / majlis-majlis Istiadat yang dihadiri oleh TYTMajlis Jamuan Negeri ( State Banquet) *

MENGHORMATI LAGU KEBANGSAANApabila lagu kebangsaan dimainkan sama ada naskhah penuh/ringkas/pendek dimainkan semua orang yang hadir hendaklah berdiri sebagai tanda hormat.PENALTIJika seseorang yang dengan sengaja tidak menunjukkan hormat kepada lagu kebangsaan di mana-mana tempat awam boleh dikenakan denda tidak lebih dari RM1000.00 atau penjara tidak lebih dari satu bulanPENGUATKUASAANSegala perbuatan yang mungkin merendahkan kemuliaan lagu kebangsaan pada pandangan umum adalah dianggap tidak menghormati lagu kebangsaan. Pegawai-pegawai polis diberi kuasa untuk menangkap tanpa waran orang-orang yang tidak menhormati lagu kebangsaan.*

*