Pengurusan Majlis Rasmi

34
1 TAKLIMAT PENGURUSAN MAJLIS RASMI Oleh; Haji Zaharuddin bin Haji Shamsuddin, AMP. Penolong Pengarah (Naik Pangkat), Pengurusan Sumber Manusia, Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan, Jabatan Pelajaran Negeri Pahang

description

Sekolah

Transcript of Pengurusan Majlis Rasmi

Page 1: Pengurusan Majlis Rasmi

11

TAKLIMAT

PENGURUSAN

MAJLIS RASMI

Oleh;

Haji Zaharuddin bin Haji Shamsuddin, AMP.Penolong Pengarah (Naik Pangkat),

Pengurusan Sumber Manusia, Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan,

Jabatan Pelajaran Negeri Pahang

Page 2: Pengurusan Majlis Rasmi

22

PENGURUSAN PENGURUSAN MAJLIS RASMI SEKOLAH MAJLIS RASMI SEKOLAH

Page 3: Pengurusan Majlis Rasmi

33

ISI KANDUNGANISI KANDUNGAN

1.1. Definisi Majlis Rasmi Definisi Majlis Rasmi 2.2. Pekeliling Majlis Rasmi SekolahPekeliling Majlis Rasmi Sekolah3.3. Perancangan AwalPerancangan Awal4.4. Pengendalian Majlis Pengendalian Majlis

Sambutan Di Luar DewanSambutan Di Luar DewanSambutan Di Dalam DewanSambutan Di Dalam Dewan

5.5. Atur Cara SambutanAtur Cara Sambutan6.6. Penutup MajlisPenutup Majlis7.7. KesimpulanKesimpulan

Page 4: Pengurusan Majlis Rasmi

44

1.1. DEFINISI MAJLIS RASMI DEFINISI MAJLIS RASMI

Suatu majlis, upacara, keramaian, perjumpaan yang diadakan Suatu majlis, upacara, keramaian, perjumpaan yang diadakan di sekolah / pejabat dengan diperakukan oleh kerajaan, jabatan di sekolah / pejabat dengan diperakukan oleh kerajaan, jabatan atau organisasi. Ia dijalankan dengan dengan lancar, elok, atau organisasi. Ia dijalankan dengan dengan lancar, elok, bersih dan tersusun dari segi tugas, susun atur, program, bersih dan tersusun dari segi tugas, susun atur, program, pertuturan, pakaian dan sebagainya.pertuturan, pakaian dan sebagainya.

Page 5: Pengurusan Majlis Rasmi

55

22 PEKELILING MAJLIS RASMIPEKELILING MAJLIS RASMI

2.1. 2.1. Pekeliling Iktisas Bil.14/1988 bertarikh 18.7.1988Pekeliling Iktisas Bil.14/1988 bertarikh 18.7.1988

Tajuk : Tajuk : Keberangkatan DYMM Sultan / Raja / TYTKeberangkatan DYMM Sultan / Raja / TYT Menghadiri Majlis Rasmi SekolahMenghadiri Majlis Rasmi Sekolah

Perenggan 1 menerangkan……Perenggan 1 menerangkan…… ““Majlis-majlis rasmi di sekolah ialah Hari Ucapan dan Penyampaian Majlis-majlis rasmi di sekolah ialah Hari Ucapan dan Penyampaian

Hadiah, Hari Ibubapa, Hari Terbuka, Hari Sukan dan Hari Perasmian Hadiah, Hari Ibubapa, Hari Terbuka, Hari Sukan dan Hari Perasmian Sekolah”.Sekolah”.

Perenggan 2 menyebutkan……Perenggan 2 menyebutkan……““Ada di antara program berkenaan di hadiri oleh DYMM Sultan / Raja Ada di antara program berkenaan di hadiri oleh DYMM Sultan / Raja / TYT Di Pertua Negeri dan Orang-Orang Kenamaan, oleh kerana itu / TYT Di Pertua Negeri dan Orang-Orang Kenamaan, oleh kerana itu pihak sekolah perlu mengambil kira segala persiapan dalam pihak sekolah perlu mengambil kira segala persiapan dalam memenuhi apa-apa juga tuntutan protokol dan istiadat”.memenuhi apa-apa juga tuntutan protokol dan istiadat”.

Page 6: Pengurusan Majlis Rasmi

66

2.2.2.2. Pekeliling Iktisas Bil.9/1991 bertarikh 12.9.1991Pekeliling Iktisas Bil.9/1991 bertarikh 12.9.1991

Tajuk :Tajuk :Permohonan Mengundang Orang-OrangPermohonan Mengundang Orang-Orang Kenamaan ke Upacara Sekolah / InstitusiKenamaan ke Upacara Sekolah / Institusi PendidikanPendidikan..

Perenggan 2 menyebut……..Perenggan 2 menyebut……..Semua sekolah / institusi pendidikan yang ingin mengundang Semua sekolah / institusi pendidikan yang ingin mengundang Pembesar Negeri atau Orang Kenamaan ke upacara pembukaan dan Pembesar Negeri atau Orang Kenamaan ke upacara pembukaan dan perasmian sekolah sahaja dikehendaki terlebih dahulu mendapat perasmian sekolah sahaja dikehendaki terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada Kementerian Pendidikan. Undangan untuk upacara kelulusan daripada Kementerian Pendidikan. Undangan untuk upacara lain adalah mengikut peraturan yang sedia ada.lain adalah mengikut peraturan yang sedia ada.

Perenggan 3 menerangkan………Perenggan 3 menerangkan………Undangan kepada Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah Pendidikan Undangan kepada Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia, Pengarah Bahagian dan pegawai tinggi Kementerian lainnya Malaysia, Pengarah Bahagian dan pegawai tinggi Kementerian lainnya hendaklah dibuat melalui Pengarah Pendidikan Negeri.hendaklah dibuat melalui Pengarah Pendidikan Negeri.

Page 7: Pengurusan Majlis Rasmi

77

2.32.3..Pekeliling Iktisas Bil.10/1989 bertarikh 5.10.1989Pekeliling Iktisas Bil.10/1989 bertarikh 5.10.1989

Tajuk : Tajuk : Atur Cara Majlis Rasmi SekolahAtur Cara Majlis Rasmi Sekolah

Perenggan 1 menyebut…….. Perenggan 1 menyebut……..

Penyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak SahajaPenyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak Sahaja

i. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolahi. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah

ii. Pengetua / Guru Besarii. Pengetua / Guru Besar

iii. Tetamu Kehormatiii. Tetamu Kehormat

Perenggan 2 pula menyatakan ……Perenggan 2 pula menyatakan ……

Jika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT Maka Jika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT Maka Penyampaian Ucapan Seperti berikutPenyampaian Ucapan Seperti berikut;;

i. Pengetua / Guru Besari. Pengetua / Guru Besar

ii. Wakil Kementerian Pendidikanii. Wakil Kementerian Pendidikan

iii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYTiii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYT

Page 8: Pengurusan Majlis Rasmi

88

3.3. PERANCANGAN AWALPERANCANGAN AWAL

3.1.3.1. Mendapatkan pandangan dan persetujuan daripada Pegawai Mendapatkan pandangan dan persetujuan daripada Pegawai Pelajaran Daerah dan juga Pengarah Pelajaran Negeri sekiranya Pelajaran Daerah dan juga Pengarah Pelajaran Negeri sekiranya Tetamu Kehormat terdiri daripada;Tetamu Kehormat terdiri daripada;

i. DYMM Sultan i. DYMM Sultan Tuan Yang Terutama Tuan Yang Terutama

ii. YAB Perdana Menteriii. YAB Perdana Menteri YAB Timbalan Perdana MenteriYAB Timbalan Perdana Menteri YAB Menteri BesarYAB Menteri Besar

iii. YB Menteri Pelajaraniii. YB Menteri Pelajaran

iv. Ketua Pengarah Pelajaran Malaysiaiv. Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

Page 9: Pengurusan Majlis Rasmi

99

3.2.3.2. Kebenaran daripada Kementerian Pelajaran sekiranya Tetamu Kebenaran daripada Kementerian Pelajaran sekiranya Tetamu Kehormat ialah Pembesar Negeri / Orang Kenamaan (Rujuk Kehormat ialah Pembesar Negeri / Orang Kenamaan (Rujuk Pekeliling Iktisas Bil.9/1991 Permohonan Mengundang Orang Pekeliling Iktisas Bil.9/1991 Permohonan Mengundang Orang Kenamaan) untuk tujuan Perasmian Sekolah sahaja. Bagi Kenamaan) untuk tujuan Perasmian Sekolah sahaja. Bagi program lain mengikut peraturan seperti yang sedia ada.program lain mengikut peraturan seperti yang sedia ada.

3.4.3.4. Menyediakan surat jemputan kepada Tetamu Kehormat Menyediakan surat jemputan kepada Tetamu Kehormat berkenaan (setelah dipersetujui oleh Pegawai Pelajaran berkenaan (setelah dipersetujui oleh Pegawai Pelajaran Daerah dan Pengarah Pelajaran Negeri) melalui;Daerah dan Pengarah Pelajaran Negeri) melalui;(Jemputan untuk PM / MB / M)(Jemputan untuk PM / MB / M)

* Pegawai Pelajaran Daerah* Pegawai Pelajaran Daerah

* Pengarah Pelajaran Negeri* Pengarah Pelajaran Negeri

* Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia* Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

Page 10: Pengurusan Majlis Rasmi

1010

Contoh Surat Jemputan Kepada YB Menteri Pelajaran MalaysiaContoh Surat Jemputan Kepada YB Menteri Pelajaran Malaysia

………………………………………………………………………………………………………………………………______________________________________________________________________________________________________________________________________

Ruj.Kami:Ruj.Kami:Tarikh :Tarikh :

Yang Berhormat Menteri Pelajaran,Yang Berhormat Menteri Pelajaran,Pejabat Menteri Pelajaran,Pejabat Menteri Pelajaran,Kementerian Pelajaran Malaysia,Kementerian Pelajaran Malaysia,Aras 10, Blok E8, Kompleks Kerajaan Parcel E,Aras 10, Blok E8, Kompleks Kerajaan Parcel E,Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,62604 PUTRAJAYA.62604 PUTRAJAYA.

Melalui dan salinan,Melalui dan salinan,

Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia,Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia,Pejabat Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia,Pejabat Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia,Kementerian Pelajaran Malaysia,Kementerian Pelajaran Malaysia,Aras 8, Blok E8, Kompleks Kerajaan Parcel E,Aras 8, Blok E8, Kompleks Kerajaan Parcel E,Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,62604 PUTRAJAYA. 62604 PUTRAJAYA.

Page 11: Pengurusan Majlis Rasmi

1111

…………..sambungan,..sambungan,

Melalui dan salinan,Melalui dan salinan,

Pengarah Pelajaran Negeri ………Pengarah Pelajaran Negeri ………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

Melalui dan salinan,Melalui dan salinan,

Pegawai Pendidikan Daerah,Pegawai Pendidikan Daerah,

Pejabat Pendidikan Daerah ………Pejabat Pendidikan Daerah ………

……………………………………………………………………………………..

Yang Berhormat Datuk,Yang Berhormat Datuk,

JEMPUTAN MERASMIKAN DAN MENYAMPAIKAN HADIAHJEMPUTAN MERASMIKAN DAN MENYAMPAIKAN HADIAH

HARI ANUGERAH CEMERLANG SMK…………………… 2006HARI ANUGERAH CEMERLANG SMK…………………… 2006

Page 12: Pengurusan Majlis Rasmi

1212

……………….sambungan,.sambungan,

Dengan segala hormantnya saya merujuk kepada perkara di atas, sukacita Dengan segala hormantnya saya merujuk kepada perkara di atas, sukacita dimaklumkan bahawa pihak sekolah telah merancang untuk mengadakan Hari dimaklumkan bahawa pihak sekolah telah merancang untuk mengadakan Hari Anugerah Cemerlang bagi tahun 2006 ini pada masa dan tempat seperti berikut;Anugerah Cemerlang bagi tahun 2006 ini pada masa dan tempat seperti berikut;

TarikhTarikh ::MasaMasa ::TempatTempat ::

2.2. Sehubungan itu, sukacita saya bagi pihak Jawatankuasa Hari Sehubungan itu, sukacita saya bagi pihak Jawatankuasa Hari Kecemerlangan Sekolah ini menjemput Yang Berhormat Kecemerlangan Sekolah ini menjemput Yang Berhormat Datuk hadir ke Datuk hadir ke majlis berkenaan untuk merasmikan dan seterusnya menyampaikan hadiah majlis berkenaan untuk merasmikan dan seterusnya menyampaikan hadiah kepada pelajar-pelajar cemerlang bagi tahun 2006. Kesudian Yang Berhormat kepada pelajar-pelajar cemerlang bagi tahun 2006. Kesudian Yang Berhormat Datuk hadir akan memeriahkan lagi majlis yang akan diadakan ini.Datuk hadir akan memeriahkan lagi majlis yang akan diadakan ini.

3.3. Bersama ini disertakan atur cara majlis pada hari tersebut.Bersama ini disertakan atur cara majlis pada hari tersebut.

Sekian dimaklumkan, terima kasih.Sekian dimaklumkan, terima kasih.

““BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’

Saya yang menurut perintah,Saya yang menurut perintah, t.t. Pengetua / G.Besart.t. Pengetua / G.Besar

Page 13: Pengurusan Majlis Rasmi

1313

HARI ANUGERAH CEMERLANGHARI ANUGERAH CEMERLANGSEKOLAH SEKOLAH ………………………………………………………………20062006

ATUR CARA MAJLISATUR CARA MAJLIS

2.00 petang2.00 petang -- Ketibaan dif-dif jemputanKetibaan dif-dif jemputan2.30 petang2.30 petang -- Ketibaan Yang Berhorma Menteri Pendidikan MalaysiaKetibaan Yang Berhorma Menteri Pendidikan Malaysia

-- Memeriksa PerbarisanMemeriksa Perbarisan-- Memperkenalkan Guru, Kakitangan & AJK PIBGMemperkenalkan Guru, Kakitangan & AJK PIBG-- Bacaan DoaBacaan Doa-- Persembahan KoirPersembahan Koir-- Ucapan Yang Di Pertua PIBG Ucapan Yang Di Pertua PIBG -- Ucapan Pengetua / Guru BesarUcapan Pengetua / Guru Besar-- Ucapan Perasmian oleh YB Menteri Pendidikan MalaysiaUcapan Perasmian oleh YB Menteri Pendidikan Malaysia__ Persembahan MuridPersembahan Murid-- Penyampaian HadiahPenyampaian Hadiah-- Lawatan PameranLawatan Pameran-- Sesi BergambarSesi Bergambar-- Minum PetangMinum Petang-- Sidang MediaSidang Media-- BersuraiBersurai

Page 14: Pengurusan Majlis Rasmi

1414

Contoh Jemputan Untuk DYMM Sultan;Contoh Jemputan Untuk DYMM Sultan;

(SURAT IRINGAN)(SURAT IRINGAN)

…………………………………………....

…………………………………………....

Ruj.Kami :…………………….Ruj.Kami :…………………….

Tarikh :…………………….Tarikh :…………………….

Setiausaha Sulit Kepada Setiausaha Sulit Kepada

DYMM Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan,DYMM Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan,

Pejabat DYMM Paduka Seri Sultan Perak,Pejabat DYMM Paduka Seri Sultan Perak,

33007 Kuala Kangsar,33007 Kuala Kangsar,

Perak.Perak.

Yang Berbahagia Dato’,Yang Berbahagia Dato’,

JEMPUTAN KEBAWAH DULI YANG MAHA MULIAJEMPUTAN KEBAWAH DULI YANG MAHA MULIA

PADUKA SERI SULTAN PERAK UNTUK MERASMIKANPADUKA SERI SULTAN PERAK UNTUK MERASMIKAN

SEKOLAH………………………………………………………SEKOLAH………………………………………………………

Page 15: Pengurusan Majlis Rasmi

1515

…………sambungan dari m.s.sebelah,sambungan dari m.s.sebelah,

Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas dan bersama ini Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas dan bersama ini disertakan surat jemputan untuk diangkat sembah memohon limpah perkenan disertakan surat jemputan untuk diangkat sembah memohon limpah perkenan Kebawah DYMM Paduka Seri Sultan Perak, mencemar duli berangkat Kebawah DYMM Paduka Seri Sultan Perak, mencemar duli berangkat merasmikan majlis tersebut pada……………, jam ………………. bertempat di merasmikan majlis tersebut pada……………, jam ………………. bertempat di ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2.2. Sehubungan itu, bersama-sama ini juga disertakan atur cara majlis Sehubungan itu, bersama-sama ini juga disertakan atur cara majlis dan draf titah ucapan DYMM Tuanku untuk panduan dan tindakan yang dan draf titah ucapan DYMM Tuanku untuk panduan dan tindakan yang berbahagia Dato’.berbahagia Dato’.

Sekian, terima kasih.Sekian, terima kasih.

‘‘BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’

Saya yang menurut perintah,Saya yang menurut perintah,

……………………………………………………………………( )( )s.k.s.k. 1. Pegawai Pendidikan Daerah Berkenaan1. Pegawai Pendidikan Daerah Berkenaan

2. Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan2. Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan

Page 16: Pengurusan Majlis Rasmi

1616

Jemputan untuk DYMM Paduka Seri SultanJemputan untuk DYMM Paduka Seri Sultan

.………………..……………….

………………………………....

Ruj.Kami:Ruj.Kami:

Tarikh :Tarikh :

Yaazima-al-uzamak,Yaazima-al-uzamak,

Mengadap Kebawah Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Sultan Perak Darul Mengadap Kebawah Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan, Sultan Azlan Shah yang bersemayam pada masa ini di Istana Ridzuan, Sultan Azlan Shah yang bersemayam pada masa ini di Istana Iskandariah, Kuala Kangsar dengan beberapa kemuliaan dan kebesarannya.Iskandariah, Kuala Kangsar dengan beberapa kemuliaan dan kebesarannya.

Ampun Tuanku Beribu-ribu Ampun,Ampun Tuanku Beribu-ribu Ampun,

Adalah patik dengan segala hormat dan takzimnya merafakkan sembah dan Adalah patik dengan segala hormat dan takzimnya merafakkan sembah dan memaklumkan bahawa sempena Perayaan Ulang Tahun Hari Keputeraan memaklumkan bahawa sempena Perayaan Ulang Tahun Hari Keputeraan Duli Yang Maha Mulia Tuanku Yang ke- ……, Majlis Perasmian Duli Yang Maha Mulia Tuanku Yang ke- ……, Majlis Perasmian ………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….

oleh Kebawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku akan di adakan pada oleh Kebawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku akan di adakan pada …………….. hari…………..bersamaan …………………….…………….. hari…………..bersamaan …………………….

Page 17: Pengurusan Majlis Rasmi

1717

………….. sambungan;.. sambungan;

Patik dengan sukacita dan besar hati memohon sudi apalah jua kiranya Patik dengan sukacita dan besar hati memohon sudi apalah jua kiranya Kebawah Duli Tuanku dan Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak, Kebawah Duli Tuanku dan Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak, Tuanku Bainun mencemar Duli berangkat untuk menyempurnakan perasmian Tuanku Bainun mencemar Duli berangkat untuk menyempurnakan perasmian sekolah tersebut pada jam ………Pakaian ‘Luonge Suit’ bersongkok.sekolah tersebut pada jam ………Pakaian ‘Luonge Suit’ bersongkok.

Sekian sahaja patik sembah maklum, diiringi dengan salam takzim jua adanya.Sekian sahaja patik sembah maklum, diiringi dengan salam takzim jua adanya.

Adalah patik dengan hormatnyaAdalah patik dengan hormatnya

Yang Menjunjung Titah,Yang Menjunjung Titah,

…………………………………………………………………………

( )( )

Page 18: Pengurusan Majlis Rasmi

1818

3.5. PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN3.5. PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN

Berikut ialah perkara yang perlu di nyatakan di dalam kertas Berikut ialah perkara yang perlu di nyatakan di dalam kertas cadangan;cadangan;

i.i. Pendahuluan Pendahuluanii.ii. Senarai Jawatankuasa Induk Senarai Jawatankuasa Indukiii. Senarai Jawatankuasa Pengelola / Kerjaiii. Senarai Jawatankuasa Pengelola / Kerjaiv. Atur Cara Majlisiv. Atur Cara Majlisv. Senarai Jemputanv. Senarai Jemputanvi. Anggaran Perbelanjaanvi. Anggaran Perbelanjaanvii. Senarai Peralatan / Perkhidmatanvii. Senarai Peralatan / Perkhidmatanviii. Kekanganviii. Kekanganix. Jadual Kerjaix. Jadual Kerjax. Aturan Pentadbiranx. Aturan Pentadbiranxi. Pelan Lakaran Perjalanan Majlisxi. Pelan Lakaran Perjalanan Majlis

Page 19: Pengurusan Majlis Rasmi

1919

3.6.3.6. PERSIAPAN AWALPERSIAPAN AWAL

Setelah mendapat kelulusan daripada Jabatan Pendidikan Negeri dan Setelah mendapat kelulusan daripada Jabatan Pendidikan Negeri dan Kementerian Pendidikan Malaysia maka;Kementerian Pendidikan Malaysia maka;

** Mesyuarat Jawatankuasa Induk dengan melibatkan semua agensi Mesyuarat Jawatankuasa Induk dengan melibatkan semua agensi yang berkaitan (perbincangan “kertas cadangan” untuk yang berkaitan (perbincangan “kertas cadangan” untuk

persetujuan)persetujuan)

** Mesyuarat Jawatankuasa Pengelola / Kerja di peringkat sekolah Mesyuarat Jawatankuasa Pengelola / Kerja di peringkat sekolah dengan dengan melibatkan semua guru, kakitangan serta PIBG.melibatkan semua guru, kakitangan serta PIBG.

** Mengambil semua tindakan segera sebagaimana yang dipersetujui Mengambil semua tindakan segera sebagaimana yang dipersetujui dalam Mesyuarat JK Induk dan Mesyuarat JK dalam Mesyuarat JK Induk dan Mesyuarat JK

Pengelola / Kerja.Pengelola / Kerja.

** Persiapan yang perlu diberi perhatian dalam perancangan awal;Persiapan yang perlu diberi perhatian dalam perancangan awal;(khemah / pentas / Kerusi Tetamu Kehormat (ikut kesesuian) /(khemah / pentas / Kerusi Tetamu Kehormat (ikut kesesuian) / Kerusi tetamu jemputan / tempahan makan / Hadiah dan Kerusi tetamu jemputan / tempahan makan / Hadiah dan

cenderamata cenderamata / Fizikal sekolah / kebersihan dan keceriaan / / Fizikal sekolah / kebersihan dan keceriaan / Persembahan / Peralatan Persembahan / Peralatan /Siaraya / seranta / rakaman / pengacara /Siaraya / seranta / rakaman / pengacara majlis / pembaca doa / buku majlis / pembaca doa / buku atur cara) atur cara)

Page 20: Pengurusan Majlis Rasmi

2020

3.7.3.7. PELAN LAKAR PENTASPELAN LAKAR PENTAS

Susunan utama atas pentasSusunan utama atas pentas; ;

LATAR BELAKANGPENTAS

14 2 53

MEJA

12

MEJA HADIAH

LALUAN PENERIMA HADIAH

RUANG BERIHADIAH

BARISAN BENDERA BARISAN BENDERA

Page 21: Pengurusan Majlis Rasmi

2121

Page 22: Pengurusan Majlis Rasmi

2222

Page 23: Pengurusan Majlis Rasmi

2323

3.8.3.8. BENTUK SUSUNAN MEJA DI DEWAN BENTUK SUSUNAN MEJA DI DEWAN MAKANMAKAN

a.a. Bentuk Panjang-PanjangBentuk Panjang-Panjang b.b. Bentuk Panjang BulatBentuk Panjang Bulat

1 1

Page 24: Pengurusan Majlis Rasmi

2424

c.c. Bentuk Bulat-BulatBentuk Bulat-Bulat d.d. Bentuk Bulat PanjangBentuk Bulat Panjang

11

Page 25: Pengurusan Majlis Rasmi

2525

4.4. PENGENDALIAN MAJLISPENGENDALIAN MAJLIS

4.1.4.1. SAMBUTAN DI LUAR DEWAN SAMBUTAN DI LUAR DEWAN

a.a. Penyambut Tetamu UtamaPenyambut Tetamu Utama b. Upacara sambutanb. Upacara sambutan

* Pembuka pintu kereta* Pembuka pintu kereta* Penyemat rozet* Penyemat rozet* Jambangan bunga (tetamu bawa isteri) * Jambangan bunga (tetamu bawa isteri) * Penyampai bunga ( -sda- )* Penyampai bunga ( -sda- )* Bunga manggar,bunga pahar, sireh * Bunga manggar,bunga pahar, sireh

junjung, kompang, silat dll (ikut keperluan) junjung, kompang, silat dll (ikut keperluan) * Perbarisan (ikut keperluan)* Perbarisan (ikut keperluan)

* Pentas menerima tabik hormat* Pentas menerima tabik hormat * Barisan guru, kakitangan dan PIBG* Barisan guru, kakitangan dan PIBG* Tiang Bendera dan Bendera Di Raja (jika DYMM)* Tiang Bendera dan Bendera Di Raja (jika DYMM)* Pancaragam (ikut keperluan)* Pancaragam (ikut keperluan)* * KoirKoir* Menandatangani buku pelawat * Menandatangani buku pelawat ( tempat / peralatan / buku pelawat ) ( tempat / peralatan / buku pelawat )

Page 26: Pengurusan Majlis Rasmi

2626

4.2.4.2. SAMBUTAN DI DALAM DEWANSAMBUTAN DI DALAM DEWAN

a. Penyambut tetamu di dewana. Penyambut tetamu di dewanb. Pengiring ke pentas utamab. Pengiring ke pentas utamac. Pengiring ke tempat duduk bawah pentasc. Pengiring ke tempat duduk bawah pentasd. Penyampai buku atur cara untuk Tetamu Kehormatd. Penyampai buku atur cara untuk Tetamu Kehormate. Penyampai buku atur cara untuk jemputan khase. Penyampai buku atur cara untuk jemputan khasf. Persiapan di atas pentas;f. Persiapan di atas pentas; ` Back Drop (nyatakan majlis, nama perasmi, tarikh, ` Back Drop (nyatakan majlis, nama perasmi, tarikh, masa dan tempat diadakan) masa dan tempat diadakan) ` Kerusi Tetamu Kehormat dan meja` Kerusi Tetamu Kehormat dan meja

` Alas kerusi dan meja` Alas kerusi dan meja ` Gelas, air mineral dan penutup gelas` Gelas, air mineral dan penutup gelas ` ‘Taging’ kerusi utama` ‘Taging’ kerusi utama ` 2 buah rostrum yang beralas, bunga, air & gelas` 2 buah rostrum yang beralas, bunga, air & gelas ` Susunan bendera negeri (jika ada)` Susunan bendera negeri (jika ada) ` Meja hadiah, hadiah, ‘tray’ dan alas` Meja hadiah, hadiah, ‘tray’ dan alas ` Hiasan pentas (bunga, lampu dll) ` Hiasan pentas (bunga, lampu dll) ` Karpet` Karpet

Page 27: Pengurusan Majlis Rasmi

2727

5.5. ATUR CARA SAMBUTAN ATUR CARA SAMBUTAN

** Ketibaan dif-dif jemputanKetibaan dif-dif jemputan** Ketibaan Tetamu KehormatKetibaan Tetamu Kehormat

** Ucapan aluan pengerusi majlisUcapan aluan pengerusi majlis* Bacaan doa (ikut kesesuian)* Bacaan doa (ikut kesesuian)* Ucapan 1* Ucapan 1*. Ucapan 2*. Ucapan 2* Ucapan perasmian* Ucapan perasmian* Upacara perasmian* Upacara perasmian* Persembahan* Persembahan* Penyampaian hadiah (kepada murid)* Penyampaian hadiah (kepada murid)* Penyampaian Cenderamata (Tetamu Kehormat)* Penyampaian Cenderamata (Tetamu Kehormat)* * Lawatan ke pameran (jika ada)Lawatan ke pameran (jika ada)** Bergambar (jika perlu)Bergambar (jika perlu)** JamuanJamuan** Sidang Akhbar (jika ada)Sidang Akhbar (jika ada)* Bersurai* Bersurai

Page 28: Pengurusan Majlis Rasmi

2828

6.6. PENUTUP MAJLISPENUTUP MAJLIS

** Penyediaan tempat kenderaan rasmi tetamu kehormat dan Penyediaan tempat kenderaan rasmi tetamu kehormat dan jemputan jemputan khas.khas.

** Semua penyambut tetamu utama mengiringi tetamu kehormat ke Semua penyambut tetamu utama mengiringi tetamu kehormat ke kenderaan rasmi.kenderaan rasmi.

** Tetamu Kehormat meninggalkan majlis dan diikuti jemputan khas Tetamu Kehormat meninggalkan majlis dan diikuti jemputan khas mengikut kekananan.mengikut kekananan.

** BersuraiBersurai

** Menyediakan surat penghargaan dan terima kasih.Menyediakan surat penghargaan dan terima kasih.

** Mesyuarat penutup.Mesyuarat penutup.

** Menyediakan laporan penilaian.Menyediakan laporan penilaian.

Page 29: Pengurusan Majlis Rasmi

2929

CONTOH SURAT PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIHCONTOH SURAT PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH

A.A. SURAT KEPADA PETUGAS/ JAWATANKUASASURAT KEPADA PETUGAS/ JAWATANKUASA

……………………………………………………....

……………………………………………………....

__________________________________________________________________________________________________________________________________

Ruj. Kami :Ruj. Kami :

Tarikh :Tarikh :

……………………………………………………....

……………………………………………………....

……………………………………………………....

Tuan,Tuan,

RAKAMAN PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIHRAKAMAN PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH

SEMPENA SEMPENA ……………………………………………………………………………………………………

Dengan segala hormatnya saya bagi pihak Jawatankuasa Pengelola Majlis ……..Dengan segala hormatnya saya bagi pihak Jawatankuasa Pengelola Majlis ……..

Page 30: Pengurusan Majlis Rasmi

3030

………………..sambungan,..sambungan,

Ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih di atas Ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih di atas sumbangan tuan dan sekalian Jawatankuasa dalam menjayakan majlis tersebut sumbangan tuan dan sekalian Jawatankuasa dalam menjayakan majlis tersebut yang telah disempurnakan oleh D.Y.M.M. Paduka Seri Sultan Perak Darul yang telah disempurnakan oleh D.Y.M.M. Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan pada ……………, bertempat di ……………………………………… Ridzuan pada ……………, bertempat di ……………………………………… dengan jayanya.dengan jayanya.

2.2. Atas kerjasama tuan dan dan sekalian Jawatankuasa yang telah Atas kerjasama tuan dan dan sekalian Jawatankuasa yang telah menjayakan majlis ini, saya ingin merakamkan jutaan terima kasih. Semoga menjayakan majlis ini, saya ingin merakamkan jutaan terima kasih. Semoga segala jasa baik tuan dan sekaliannya akan mendapat keberkatan daripada Allah segala jasa baik tuan dan sekaliannya akan mendapat keberkatan daripada Allah S.W.T.S.W.T.

Sekian, terima kasih.Sekian, terima kasih.

““BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,Saya yang menurut perintah,

………………………………………………………………....

(( Pengetua / G.BesarPengetua / G.Besar ) )

s.k.s.k. 1. Pengarah Pendidikan Perak.1. Pengarah Pendidikan Perak.

2. Pegawai Pendidikan Daerah Berkenaan.2. Pegawai Pendidikan Daerah Berkenaan.

Page 31: Pengurusan Majlis Rasmi

3131

B.B. CONTOH SURAT MENJUNJUNG KASIHCONTOH SURAT MENJUNJUNG KASIH

…………………………………………………………....

…………………………………………………………....

__________________________________________________________________________________________________________________________________

Ruj.Kami :Ruj.Kami :

Tarikh :Tarikh :

Mengadap Duli Yang Maha MuliaMengadap Duli Yang Maha Mulia

Paduka Seri Sultan Perak Darul RidzuanPaduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan

Sultan Azlan Muhibbuddin Shah Ibni AlmarhumSultan Azlan Muhibbuddin Shah Ibni Almarhum

Sultan Yussuf Izzuddin Shah Ghafarullahu-LahSultan Yussuf Izzuddin Shah Ghafarullahu-Lah

Yang Bersemayam Di Istana IskandariahYang Bersemayam Di Istana Iskandariah

Kuala Kangsar, Perak Darul Ridzuan.Kuala Kangsar, Perak Darul Ridzuan.

UCAPAN MENJUNJUNG KASIHUCAPAN MENJUNJUNG KASIH

Duli Yang Maha Mulia Tuanku.Duli Yang Maha Mulia Tuanku.

Ampun Tuanku beribu-ribu ampun, sembah patik mohon diampun.Ampun Tuanku beribu-ribu ampun, sembah patik mohon diampun.

Ehwal adalah patik dengan segala penuh hormat dan takzimnya merafakka sembahEhwal adalah patik dengan segala penuh hormat dan takzimnya merafakka sembah

Page 32: Pengurusan Majlis Rasmi

3232

…………sambungan,sambungan,

Menjunjung kasih atas limpah perkenan Kebawah Duli Yang Maha Mulia Menjunjung kasih atas limpah perkenan Kebawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku dan Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak Darul Ridzuan, Tuanku dan Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak Darul Ridzuan, Tuanku Bainun berrangkat ke Majlis Tuanku Bainun berrangkat ke Majlis ……………………………………………………………………., pada …..……..……………………………………………………………………., pada …..……..Sesungguhnya atas limpah perkenan Duli-Duli Yang Maha Mulia Tuanku Sesungguhnya atas limpah perkenan Duli-Duli Yang Maha Mulia Tuanku berangkat menceemar Duli telah memeriahkan lagi majlis …………………yang berangkat menceemar Duli telah memeriahkan lagi majlis …………………yang dianjurkan oleh Kerajaan Negeri Perak Darul Ridzuan dengan kerjasama dianjurkan oleh Kerajaan Negeri Perak Darul Ridzuan dengan kerjasama Kementerian Pendidikan Malaysia.Kementerian Pendidikan Malaysia.

Ampun Tuanku beribu-ribu ampun, sembah patik mohon diampun.Ampun Tuanku beribu-ribu ampun, sembah patik mohon diampun.

Adalah patik dengan hormatnyaAdalah patik dengan hormatnyaYang Menjunjung Titah,Yang Menjunjung Titah,

……………………………………………………………………( Pengetua / G.Besar )( Pengetua / G.Besar )

Page 33: Pengurusan Majlis Rasmi

3333

7.7. KESIMPULANKESIMPULAN

Pengurusan Majlis Rasmi merupakan suatu pengurusan yang berkait Pengurusan Majlis Rasmi merupakan suatu pengurusan yang berkait rapat dengan peraturan-peraturan yang berkaitan;rapat dengan peraturan-peraturan yang berkaitan;

a. Persiapan dan persediaan awal.a. Persiapan dan persediaan awal.b. Keperluan-keperluan yang berkaitan.b. Keperluan-keperluan yang berkaitan.c. Cara pengendalian.c. Cara pengendalian.

Sebagai pemimpin di sekolah atau organisasi maka pengetahuan Sebagai pemimpin di sekolah atau organisasi maka pengetahuan kepada kepada pengurusan majlis rasmi ini amat perlu kerana ia dapat membantu pengurusan majlis rasmi ini amat perlu kerana ia dapat membantu

kelancaran perjalanan majlis itu.kelancaran perjalanan majlis itu.

Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikan Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikan panduan kepada pihak pengurusan sekolah dalam merancang dan panduan kepada pihak pengurusan sekolah dalam merancang dan seterusnya mengendalikan majlis rasmi di sekolah.seterusnya mengendalikan majlis rasmi di sekolah.

Disediakan oleh,Disediakan oleh,Hassan bin Ibrahim PPTHassan bin Ibrahim PPT

Page 34: Pengurusan Majlis Rasmi

3434

SekianSekian

Terima kasihTerima kasih