TAJUK 4

PENGURUSAN MESYUARAT

4.0 PENGENALAN

Dalam kehidupan manusia sehari-hari, seseorang individu itu tidak boleh hidup

sendirian. Ia terpaksa mencari kawan kerana manusia tidak dijadikan untuk hidup

sendirian. Apabila terdapat seorang rakan, setiap kerja yang dilaksanakan biasanya

akan dikongsi bersama. Individu pertama akan bertanya pendapat individu kedua

apabila ia hendak melaksanakan sesuatu. Begitu juga sebaliknya. Tanpa merujuk

kepada orang lain untuk mendapatkan pandangan kedua, seseorang itu akan digelar

sebagai kera sumbang yang tidak tahu berkawan. Apabila jumlah manusia bertambah,

dengan menggunakan satu bahasa yang difahami oleh kumpulan mereka, mereka mula

mengadakan permuafakatan dalam menjalankan tugas-tugas masing-masing. Dari situ,

lahirlah struktur pentadbiran dalam masyarakat.

4.0.1 Pengertian Mesyuarat

Mesyuarat berasal daripada bahasa Arab yang membawa makna berhimpun,

berkumpul untuk berbincang bagi mencapai kata sepakat untuk melakukan sesuatu

pekerjaan. Kamus Dewan mentakrifkan mesyuarat sebagai, “Perundingan (untuk

membincangkan sesuatu, atau mencapai sesuatu keputusan).” Secara amnya dapatlah

kita katakana bahawa mesyuarat itu ialah satu perhimpunan yang diadakan untuk

mendapatkan buah fikiran daripada pelbagai golongan atau kumpulan bagi

mendapatkan satu keputusan. Keputusan yang diperolehi biasanya dicapai selepas

berlakunya perbahasan atau percambahan atau percanaian fikiran oleh ahli-ahli

mesyuarat dan biasanya keputusan yang dicapai itu adalah kata sepakat atau

persetujuan oleh sebilangan besar anggota atau ahli-ahli yang hadir bermesyuarat.

Ahli-ahli minoriti yang tidak bersetuju dengan keputusan yang dicapai hendaklah

lazimnya akur akan keputusan yang dicapai oleh suara ramai.

4.1 JENIS-JENIS MESYUARAT

Terdapat lima jenis mesyuarat, dan kelima-lima mesyuarat tersebut ada disenaraikan di

bawah:

4.1.1 Mesyuarat Agung Tahunan

Mesyuarat Agung Tahunan ialah mesyuarat utama dalam siri mesyuarat

sesebuah pertubuhan/persatuan/perkumpulan kerana ia melibatkan semua anggota

yang berdaftar. Mesyuarat ini perlu diadakan mengikut peruntukan undang-undang

negara di bawah akta Pendaftar Pertubuhan bagi semua

persatuan/pertubuhan/perkumpulan yang diwujudkan di luar sekolah. Namun begitu

persatuan di sekolah/institut pengajian tinggi juga perlu mengadakan mesyuarat agung

tahunan yang akan dihadiri oleh semua ahli.

Melalui mesyuarat agung ini, setiap anggota berpeluang berbincang secara

menyeluruh segala usul dan cadangan yang dikemukan. Mengikut undang-undang

tubuh, notis bagi mesyuarat agung hendaklah disampaikan kepada semua ahli dalam

masa 14 hari sebelum mesyuarat diadakan. Kuorom mesyuarat ditentukan oleh setiap

persatuan, biasanya 1/3 atau ½ daripada ahli mesti hadir untuk membolehkan

mesyuarat agung dilaksanakan.

Agenda tetap yang biasa bagi mesyuarat agung ialah:

i. Aluan Pengerusi.

ii. Membentangkan dan Mengesahkan Minit Mesyuarat Agung lalu.

iii. Membentangkan dan meluluskan Penyata Kewangan.

iv. Memilih dan melantik Ahli Jawatankuasa baru.

v. Membincangkan usul dan cadangan.

vi. Ucapan penangguhan.

vii. Hal-hal lain.

4.1.2 Mesyuarat Agung Tergempar/Luar Biasa

Mesyuarat Agung Tergempar/Luar Biasa, seperti namanya, diadakan secara

tergempar apabila sesuatu isu timbul dan tidak dapat dilaksanakan atau diselesaikan di

peringkat jawatankuasa. Agenda yang dibincangkan biasanya hanyalah yang

ditentukan atas cadangan ahli atau mengikut peraturan tertentu. Mesyuarat ini kadang-

kadang dikenali sebagai Mesyuarat Agung Khas.

4.1.3 Mesyuarat Jawatankuasa Kerja/Induk

Dalam perjalanan sesebuah pertubuhan, mesyuarat Jawatankuasa Kerja amat

penting sebagai nadi persatuan atau pertubuhan kerana melalui mesyuarat inilah

segala perancangan dan strategi pelaksanaan setiap projek dibahaskan, diperinci untuk

dilaksanakan. Melalui mesyuarat inilah Jawatankuasa Kecil yang bersesuaian dengan

corak projek ditubuhkan.

Agenda ditentukan oleh pengerusi yang dilantik melalui perbincangan dengan

semua ahli jawatankuasa lain. Kekerapan mesyuarat ini amat bergantung kepada

keperluan. Lagi banyak projek yang hendak dilaksanakan, lagi kerap jawatankuasa ini

bersidang. Lagi banyak kebuntuan dan kekangan atau masalah, kerap jugalah

jawatankuasa ini memerah otak. Notis untuk mesyuarat ini disampaikan oleh

setiausaha, biasanya satu minggu daripada tarikh mesyuarat. Kuorom mesyuarat

biasanya 1/3 daripada jumlah semua ahli jawatankuasa.

4.1.4 Mesyuarat Jawatankuasa Kecil

Mesyuarat Jawatankuasa Kecil ialah mesyuarat yang paling bawah.

Jawatankuasa ini sudah diberikan satu atau dua tugas tertentu untuk dilaksanakan,

misalnya Jawatankuasa Makanan, Jawatankuasa Persiapan, Jawatankuasa Buku

Cenderamata, Jawatankuasa Penjurucaraan, Jawatankuasa Sambutan dan

sebagainya.

Ahli Jawatankuasa ini mungkin terdiri daripada lima atau enam orang sahaja.

Angka sebenarnya tidaklah tetap kerana jumlah ahlinya bergantung kepada kecil

besarnya projek yang hendak dilaksanakan dan juga banyak sedikitnya tugas yang

hendak dilaksanakan. Agendanya hanyalah berbincang cara hendak melaksanakan

tugas yang diberikan kepada jawatankuasa tersebut termasuk jumlah kewangan yang

diperlukan untuk dibentangkan dalam Jawatankuasa Kerja yang akan dilaksanakan

dalam tempoh masa terdekat.

Dalam Jawatankuasa Kecil, semua orang akan menjalankan tugas walaupun di

kalangan anggota terdapat pengerusi dan setiausaha yang bertugas menyelaraskan

Jawatankuasa berkenaan.

4.1.5 Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc/Sementara

Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc, sebagaimana namanya dikendalikan secara

tidak berjadual. Biasanya mesyuarat ini dilaksanakan di awal penubuhan sesuatu

persatuan, yakni sebelum tertubuhnya jawatankuasa tetap yang akan mengendalikan

perjalanan persatuan seperti mendaftarkannya dan sebagainya. Mesyuarat dikatakan

secara adhoc juga apabila sekumpulan pelajar dikerahkan untuk melaksanakan

sesuatu projek, sama ada penting atau tidak dalam jangka waktu yang amat singkat.

Mesyuarat ini bertujuan melantik Jawatankuasa Kecil untuk mengendalikan tugas-tugas

yang juga dibincangkan dalam mesyuarat berkenaan.

4.2 PERANAN AHLI JAWATANKUASA

4.2.1 Pengerusi

Seorang pengerusi biasanya dipilih daripada kalangan anggota yang mempunyai

kebolehan bercakap dengan baik dan dapat mengawal majlis dengan tertib. Beliau

bertugas untuk mengendalikan mesyuarat dengan berwibawa dan berketrampilan.

Beliau hendaklah memulakan mesyuarat dengan baik dan tertib. Biasanya ia mengalu-

alukan kehadiran anggota, memperkenalkan ahli baru, mengucapkan terima kasih

kepada ahli lama yang tidak terlantik lagi kerana jasa masing-masing.

Pengerusi juga akan dengan ringkas menyatakan pengalamannya berhubung

dengan perjalanan persatuan selepas mesyuarat yang lepas. Di sini idea-idea baru

pengerusi mungkin dikemukakan, atau dengan kuasa yang diberikan kepadanya oleh

anggota, ia akan mencuba untuk melaksanakan beberapa projek yang difikirkan baik

untuk kemajuan persatuan. Ia juga akan mengemukakan perkara-pekara yang hendak

dibincangkan (agenda) dengan ringkas dan jelas. Selain itu, ia harus menjadi perantara

yang baik, mengawal perjalanan mesyuarat dengan cara menjadi pendengar yang baik

dan tidak pula berpihak kepada mana-mana anggota.

4.2.2 Setiausaha

Setiausaha persatuan/pertubuhan, sesuai dengan gelaran jawatannya setia dan

usaha, hendaklah harus setia kepada persatuan dan berusaha untuk menggerakkan

jentera pentadbiran persatuan. Sebilang waktu, ia hendaklah bekerjasama dengan

pengerusi. Selain itu, tugas-tugas lain ialah mengedar surat jemputan mesyuarat,

menyediakan minit mesyuarat terdahulu untuk diedarkan sebelum mesyuarat,

menyediakan agenda dan tempat mesyuarat, menyediakan segala peralatan mesyuarat

yang diperlukan, mengedar borang kehadiran, mencatat dan menyiapkan minit

mesyuarat dengan baik dan segera serta mengedarkan minit mesyuarat tersebut

dengan kadar segera kepada setiap anggota yang terlibat.

4.2.3 Ahli Jawatankuasa

Ahli Jawatankuasa yang terlantik bertanggung jawab untuk memberikan buah

fikiran yang bernas untuk memajukan pertubuhan atau untuk menjayakan projek. Ia

juga harus sanggup bekerjasama dengan semua ahli jawatankuasa lain dengan baik

serta sanggup pula memberikan khidmat bakti secara ikhlas dan jujur.

4.3 AGENDA MESYUARAT

i. Perutusan pengerusi

ii. Pengesahan minit mesyuarat yang lepas

iii. Perkara-perkara berbangkit

iv. Pembentangan kertas kerja

v. Hal-hal lain

vi. Penutup

4.3.1 Maksud

Kertas agenda menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam

mesyuarat. Penyediaan agenda presiden harus dibincangkan bersama setiausaha

tentang isi dan kandungan agenda sebelum agenda ditetapkan, dicetak dan diedarkan

kepada ahli mesyuarat. Presiden akan memberitahu setiausaha tentang perkara yang

harus dimasukkan ke dalam agenda mesyuarat. Walaupun begitu, setiausaha akan

menyusun agenda mesyuarat dan menjadi tanggungjawab presiden untuk meluluskan

agenda tersebut

4.3.2 Rangka

Pelbagai bentuk agenda boleh disusun dan bergantung pada keperluan dan jenis

mesyuarat. Agenda yang berbentuk rangka dipaparkan dalam bentuk ringkasan dan

cuma memberi tajuk asas terhadap perkara yang hendak dibincangkan (digunakan

sekiranya agenda itu dimasukkan sebagai sebahagian daripada notis yang diedarkan

kepada ahli-ahli yang hadir dalam mesyuarat.

4.3.3 Salinan Presiden

Salinan agenda yang berbentuk lebih lengkap daripada edaran diberikan kepada

presiden. Dilakukan dengan mengosongkan satu ruang di bahagian tepi kertas agenda

untuk Presiden membuat catatan

4.3.4 Salinan Setiausaha

Setiausaha yang cekap dan bijak mempunyai salinan agendanya sendiri dengan

lebih lengkap dan terperinci. Memudahkan setiausaha mencatatkan ketetapan dan

memindahkannya dalam bentuk minit mesyuarat

4.3.5 Kandungan Kertas Agenda

i. Perlu disusun dengan teliti agar kelihatan kemas dan menarik

ii. Butiran yang perlu ada:

a. Tajuk:

- Di bahagian tengah kertas agenda dinyatakan nama pertubuhan

- Di bawah nama pertubuhan adalah alamat pertubuhan

- Mempunyai tajuk yang sesuai (gambaran awal jenis mesyuarat)

- Dinyatakan tempat dengan menyebut alamat penuh mesyuarat dan

masanya

b. Susunan

- Mengikut urutan yang betul dan sesuai

- Ucapan Presiden- membaca minit mesyuarat- membuat pindaan-

pengesahan minit- perkara berbangkit- perkara yang dibincangkan.

c. perkara lain

- Perkara

- Bergantung kepada keadaan dan kepentingan sesebuah mesyuarat

- Memastikan agar perkara yang dibincangkan tidak tertinggal

- Boleh dicapai dengan menghubungi pengerusi dan pegawai-pegawai

lain yang mungkin mempunyai perkara tertentu untuk dimasukkan

dalam mesyuarat

d. Peruntukan masa

- Mendahulukan perkara utama

- Perkara khas yang dibincangkan mempunyai peruntukan masa yang

mencukupi

e. Penyelesaian

- Bahagikan masa dengan bijak dan adil agar semua ahli dapat

bersuara.

- Tajuk perbincangan berdasarkan bidang yang telah ditetapkan

- Memerlukan perancangan teliti antara presiden dan setiausaha bagi

menjimatkan dan mentadbir masa.

f. Kepastian

- Maklumat dalam mesyuarat mesti dinyatakan secara padat

- Kandungan hendaklah ringkas dan tepat agar tiada sebarang

kekeliruan

- Ditulis dengan kemas agar mudah difahami

g. Persetujuan

- Perlu mendapatkan persetujuan presiden mengenai perkara yang

hendak dibincangkan

- Dinyatakan secara teratur dan jelas

- Buat rujukan terhadap minit mesyuarat yang lepas dan perhatikan

perkara dan ketetapan yang tertangguh (sebagai ingatan)

h. Bertulis

- Usul yang dikemukakan dinyatakan secara bertulis

- Diserahkan dalam tempoh masa yang ditetapkan

- Nama pencadang dan penyokong usul perlu dicatat

- Agenda dalam bentuk terakhir perlulah mendapatkan pengesahan

sebelum diedarkan

- Pengesahan boleh didapati secara tidak formal daripada presiden

atau ahli jawatankuasa

i. Pengurusan

- Minit, atur cara dan surat panggilan mesyuarat dikirimkan kepada ahli

mestilah mendapatkan persetujuan pihak pengurusan terlebih dahulu

sebelum agenda

- Untuk membolehkan menjawab sebarang pertanyaan dan

menyelesaikan perkara berbangkit

- Laporan dan surat menyurat yang diperlukan disimpan dengan baik

untuk mesyuarat yang mendatang

4.4 TATACARA MESYUARAT

Sebagai satu bentuk komunikasi yang formal, mesyuarat mempunyai

tatacaranya yang tertentu. Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang

tersendiri, tetapi pada umumnya, tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah:

4.4.1 Peringkat pra-mesyuarat

i. Perancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat. Beliau

akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa

dan tempat mesyuarat diadakan.

ii. Pengumuman: Selepas peracangan mesyuarat telah siap maka pengumuman

akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini

akan dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran mengenai, tempat, masa

dan tarikh mesyuarat, serta agenda mesyuarat(perkara yang akan

dibincangkan).

iii. Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia untuk

mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokument yang diperlukan.

Selain itu memikirkan apa yang harus dikemukan dalam mesyuarat.

4.4.2 Peringkat dalam mesyuarat

i. Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang ditetapkan sudah

sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang ditetapkan oleh

peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah

ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat sudah

sampai, pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam.

Sekirannya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.

ii. Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi

akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.

iii. Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat yang ditulis

oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat

membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa

yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggung

jawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini.

iv. Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik

perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang

dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada peringkat ini,

pengundian akan dilakukan sekiranya keputusan perlu dibuat dalam sesuatu

pertubuhan.

v. Pembangkitan Perkara Berbangkit: Perkara berbangkit ialah tajuk

perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan.

Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit

selepas melalui ke semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima

sekiranya tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang

lain.

vi. Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua

perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila pengerusi

berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil. Bagi

menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya

menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"

4.5 Minit Mesyuarat

Minit mesyuarat ialah hal atau perkara yang telah dibincangkan dalam sesuatu

mesyuarat dan persetujuan telah dicapai terhadap perbincangan tersebut. Ini bermakna

catatan minit mesyuarat amat penting bagi membolehkan tindakan dapat dilaksanakan

oleh pihak-pihak berkenaan dengan berkesan. Minit mesyuarat menjadi panduan

pelaksanaan kepada yang terlibat. Tanpa penulisan minit yang baik dan sempurna,

pelaksanaan tidak akan sempurna.

4.5.1 Format Minit Mesyuarat

MINIT MESYUARAT ...........

(Catatkan nama mesyuarat)

Bil. ... Tahun .....

(Catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh : .................

Masa : .................

Masa : .................

Tempat : .................

• HADIR

• HADIR BERSAMA

• URUSETIA

14

I. PERUTUSAN Y. BHG. PENGERUSI

II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

IV. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA

V. HAL-HAL LAIN

VI. PENUTUP

VII. TANDATANGAN SETIAUSAHA DAN PENGERUSI

VIII.TARIKH MINIT DISEDIA