Pengurusan Perubahan & Organisasi

Pengurusan Perubahan & Organisasi

Definisi Pengurusan Perubahan Peranan Utama Semasa Perubahan Perubahan Organisasi & Peranan Pengurusan Perubahan Kelakuan Individu & Organisasi (Buy-in)

9.1 DEFINISI PENGURUSAN PERUBAHANPengurusan Perubahan & Organisasi

Salmi Binti Rafie

9.1 Definisi Pengurusan Perubahan| Definisi

• Change may refer to: The process of becoming different by the Free Encyclopedia, Wikipedia, 2013.

9.1 Definisi Pengurusan Perubahan| Pendahuluan

• Yusof, 2008: Perubahan ialah proses mengubah keadaan supaya menjadi lebih baik dari segi:– Keberkesanan proses kerja– Memposisikan organisasi– Pembaikan produk yang dihasilkan

• Perubahan membawa maksud proses penukaran daripada apa yang sedia ada ke arah kebaikan atau pun sebaliknya secara berterusan. Ini bermakna organisasi akan menukar apa saja yang dirasakan perlu bagi mencipta sesuatu yang lebih baik untuk organisasi ataupun ianya mungkin boleh terjadi sebaliknya: C. D. Ino Yuwono dan M.G. Bagus Ani Putra (2005)

9.1 Definisi Pengurusan Perubahan| Pendahuluan

• Ada sesetengah perubahan itu mungkin sesuatu yang sudah kita jangka, ada juga yang berlaku tanpa diduga. – Contoh, perubahan terhadap harga beberapa

barang kawalan dalam negara; minyak, gula, gas.• Ada sesetengah perubahan berlaku tanpa

diduga.– Contoh plan Transformasi Vokasional dan Teknik

(VOCTEC).

9.1 Definisi Pengurusan Perubahan| Kenapa Perlu Perubahan?

• Organisasi termasuklah pendidikan sentiasa berhadapan dengan keadaan-keadaan tertentu yang memerlukan perubahan dilakukan demi kemajuan organisasi dan sumber tenaga manusia yang menggerakkan organisasi tersebut.

• Untuk memastikan kesinambungan kehidupan.

9.1 Definisi Pengurusan Perubahan| Definisi Konsep: Perubahan

Stoner (1989) Dalam konteks organisasi perubahan ialah proses transformasi yang berlaku kepada organisasi sama ada dirancang ataupun tidak terhadap struktur organisasi, produk atau perkhidmatan, teknologi dan manusia.

Keadaan yang sedia wujud digelar status quo. Status quo inilah yang akan bertukar kepada bentuk situasi yang baru.

9.1 Definisi Pengurusan Perubahan| Definisi Pengurusan Perubahan

• Blair & Meadows, 1996Perubahan dalam organisasi adalah satu kepastian. Tanpa pengurusan perubahan, organisasi gagal menunjukkan daya saing dan meninggalkan pasaran.

• Brightman & Moran, 2001Proses pembaharuan secara berterusan oleh organisasi dari segi hala tuju, struktur dan kemampuan untuk memenuhi keperluan dalaman dan luaran pelanggan yang sentiasa berubah.

9.1 Definisi Pengurusan Perubahan| Kehendak Kepada Perubahan

• Perubahan matlamat organisasi• Kehendak dalaman menuntut perubahan :

perubahan mandat, kepimpinan, perubahan personal, ketidakpuasan cara bekerja, keinginan meningkatkan kecekapan & keberkesanan kerja.

9.1 Definisi Pengurusan Perubahan| Kesan Perubahan

• Perubahan memberikan kepuasan yang berbeza kepada setiap orang seperti menurut Margaret Dale (1993) “on the positive side, change can be exciting, stretching and rewarding”.

9.2 PERANAN UTAMA SEMASA PERUBAHANPengurusan Perubahan & Organisasi

Salmi Binti Rafie

9.1 Peranan Utama Semasa Perubahan|

• Perubahan dalam sistem pendidikan Malaysia.• Peranan berbeza oleh:

a. Kementerian sebagai pembuat dasar & perancang peringkat makro.

b. JPN & PPD menyebarkan dasar dan program berkenaan pentadbiran, pendidikan dan kewangan ke sekolah.

c. Agent pelaksana :– 6,800 pegawai & staf di KPM– 6,400 di JPN– 6,000 di PPD– 420,000 di sekolah– 13,100 di IPG, IAB & Kolej Matrikulasi.

9.3 PERUBAHAN ORGANISASI & PERANAN PENGURUSANPengurusan Perubahan & Organisasi

Badariskon Bin Sarone

9.3 Perubahan Organisasi & Peranan Pengurusan | Definisi

• Carnell (1999)– Setiap organisasi sering berubah.

• Robbins & Caulter (1999)–Perubahan dalam organisasi adalah suatu

keperluan dan setiap organisasi perlu menghadapinya.

9.3 Perubahan Organisasi & Peranan Pengurusan| Sistem Pendidikan

• Perancangan yang baik dapat membantu perubahan dengan kesan negatif yang kurang.

9.3 Perubahan Organisasi & Peranan Pengurusan | Perubahan Di Sekolah

• Pengetua atau guru besar adalah individu yang bertanggungjawab terhadap perubahan.

• Melibatkan pengstrukturan semula organisasi.• Tujuan utama adalah untuk meningkatkan

keberkesanan pengurusan organisasi agar efektif dan efisien.

9.3 Perubahan Organisasi & Peranan Pengurusan | Perubahan Di Sekolah

• Mengikut Gray dan Starke (1994) perubahan organisasi dapat digambarkan seperti rajah berikut:

AKeadaan

Asal

BKeadaanSelepas

CKeadaan

Baru

9.3 Perubahan Organisasi & Peranan Pengurusan | Penentuan Perubahan

• Menurut Gibson (1993) dua persoalan harus dipertimbangkan sebelum membuat perubahan.1. Adakah perubahan yang dicadangkan hasil

daripada perancangan strategik organisasi?2. Adakah perubahan yang dicadangkan

konsisten dengan perancangan strategik organsasi?


• Jika “ya”, teruskan melaksana perubahan.• Jika “tidak” maka pengubahsuaian perlu

dibuat terhadap perancangan strategik.


• Kognitif– Berkaitan dengan pengetahuan, kemahiran, ilmu dan

pemahaman konsep.• Sikap dan Perlakuan

– Agak sukar untuk direalisasikan. Sikap positif dan negatif. Perlakuan individu dan kumpulan.

• Budaya Sekolah– Terdapat bentuk amalan atau budaya yang telah diterima

ramai sebagai satu norma.• Wawasan

– Mesti ada ciri-ciri yang baik iaitu digerakkan oleh pemimpin, dikongsi dan disokong, komprehensif dan terperinci, positif dan memberi dorongan.


• Wawasan –Mesti ada ciri-ciri yg baik :-• Digerakkan oleh pemimpin.• Dikongsi dan disokong.• Komprehensif dan terperinci.• Positif dan memberi dorongan.

9.3 Perubahan Organisasi & Peranan Pengurusan | Halangan Perubahan Organisasi

• Struktur pentadbiran yang tidak sesuai.• Misi dan visi yang tidak jelas.• Komunikasi maklumat yang lemah.• Prasarana.• Mandat.• Halangan pemikiran (minda), halangan tabiat,

halangan pengetahuan dan kemahiran.

9.3 Perubahan Organisasi & Peranan Pengurusan | Peranan Pengurus

• Perancangan– Objektif dan tujuan perlu jelas.– Menentukan tindakan.

• Penyusunan/pengorganisasian– Menstruktur sumber spt manusia/bukan manusia.

• Pengarahan dan Kepimpinan• Beri panduan, bimbingan dan perangsang • Pengawalan

– Mengawasi prestasi dan merancang tindakan pembetulan.• Penstafan dan Perancangan Sumber Manusia

– Kenalpasti sumber manusia yang akan menggerakkan aktiviti organisasi.

9.4 PERUBAHAN KELAKUAN INDIVIDU & ORGANISASI (BUY-IN)Pengurusan Perubahan & Organisasi

Mohd Shukri Bin Suib

Definasi • Perubahan

– Perihal berubah, peralihan, per-tukaran (Kamus Dewan Keempat).• Kelakuan

– Tabiat yg biasa dilakukan, pe' rangai, perbuatan (Kamus Dewan Keempat).• Individu

– Orang perseorangan, manusia seorang diri, terutamanya apabila dianggap sbg berbeza drpd yg lain (Kamus Dewan Keempat).

• Organisasi– Kesatuan (susunan dsb) yg terdiri drpd bahagian-bahagian (orang dll) dlm se'

suatu pertubuhan (perkumpulan, perbadanan, dll) utk tujuan-tujuan tertentu (kepentingan bersama dsb), pertubuhan (Kamus Dewan Keempat).

• Buy-In (Wikipedia)– signifies the commitment of interested or affected parties to a decision (often

called stakeholders) to 'buy into' the decision, that is, to agree to give it support, often by having been involved in its formulation.

Sumber: Kamus Dewan Edisi Keempat @ Gerbang Kata DBP (www.ekamus.dbp.gov.my)

Perubahan Kelakuan Individu & Organisasi

• Glanz, Lewis & Rimers (1990)– Perubahan kelakuan individu bermaksud perubahan

tingkah laku yang bermatlamat untuk kakitangan yang bekerja secara langsung untuk organisasi, kerajaan atau komuniti.

• Kantrowitz & Wingert (2000)– Perubahan & keberkesanan perlaksanaan sistem

pendidikan seringkali dikaitkan dengan kecemerlangan kepimpinan & kualiti guru-guru disesebuah sekolah.

Glanz, K.Lewis, F.M., Rimers B.K. (eds.) (1990). Health Behaviour & Health Education: Theory, Research, & Practice. San Franscisco CA: Jossey-Bass

Kantrowitz,B. & Wingert, P. (2000) Curing Seniorities. Newsweek, 136(24), 60-61


• Ross A. Witzh (2004)– Perubahan organisasi dapat dinyatakan sebagai

sekumpulan manusia yang mengalami proses perubahan yang sama pada masa yang sama.

• Proses untuk mengenalpasti kumpulan kecil individu dengan proses membuat keputusan dan kesediaan untuk berubah yang berbeza.

Ross A, Witzh (2004). Organizational Change through Influencing Individual Change, A behavior centric approach to change


• Perubahan kelakuan individu boleh direalisasikan melalui formula perubahan (formula of change) oleh Richard Beckard iaitu:-

Beckhard, R 1969 Organization Development: Strategies and Models, Addison-Wesley, Reading, MA.

“Changing individual behaviour requires both new information and new experiences”

Maklumat mengenai apa

yang akan berlaku kepada saya &

organisasi

Maklumat Pengalaman Sikap+ = PersepsiX( )Pengalaman

membuat kerja dalam suasana

baru yang mana dapat

memperkukuhkan proses perubahan

Persepsi saya terhadap

organisasi, pengurusannya &

keupayaan diri saya sendiri

Anjakan berlaku pada

sikap dan tingkahlaku

saya

Lekuk Peralihan:Bagaimana Sikap & Perasaan Individu Terhadap Perubahan

Keya

kina

n

Masa

“I’m not sure I know what’s going on”

“I feel overwhelmed”

“I can handle this”

“We can’t do this. It won’t work. We’re not allowed”

“Actually, things might get better”

“This could be a better way of doing it”

“This way is more effective”

“S/he really made the effort to help us implement this change”

Sumber: http://www.slideshare.net/Estragon/change-management

Sumber Rintangan Individu untuk Berubah

RintanganIndividu

Keselamatan

Faktor Ekonomi

Memproses

maklumat

secara terpilih

Takut Menghadapi perubahanH

abit

Roger N. Nagel, Organizational Behavior & Organizational Change,Innovation, Agility, & Change Management

Sumber Rintangan Organisasi untuk Berubah

RintanganOrganisasi

Ancaman

terhadap

kepakaran

Ancaman

penempatan

sumber

Fokus

perubahan

yang terhad

InersiaStruktur

Iner

sia

Kum

pula

n

Roger N. Nagel, Organizational Behavior and Organizational Change,Innovation, Agility, & Change Management

Rancangan Perspektif Penerima Perubahan

PemimpinPengurus Tertinggi

• Dimanakah arah tuju mereka?

• Apakah inisiatif yang dapat membantu mereka membuat perubahan?

• Adakah ‘beban’ perubahan munasabah & mampu dipikul?

• Apakah langkah inisiatif yang diperlu disediakan?

Pentadbiran Pejabat

Pengurus Pertengahan

Pengurus Rendah

Guru / Klien

Pencairan Siap Sedia Realise Perkukuh Kekalkan


Anjakan Komitmen(Contohnya Transformasi Kolej Vokasional)

Guru

Pengurus

Pemimpin

BPTV

Klien

Masyarakat

Individu Terlibat

Tiada Komitmen

Biarkan Ia Berlaku

Bantu Ia Berlaku Realisasikannya

Lagenda:X = Keadaan semasaO = Komitmen minimum yang diperlukan

XX

X

X

XX

OO

O

O

O

O


Maklumat + Penglibatanuntuk Membina Komitmen & Perubahan

Komitmen Meningkat

Kesedaranterhadap perubahan

yg dikehendaki

Memahamihalatuju perubahan

Melaksanapenetapan kerja

Komitmenterhadap perubahan

individu

Mendalamikelakuan baru

“Yeah, I saw the memo”

“I understand where we need to go”

“I know how we need to do our jobs differently”

“OK, I’m ready to do it the new way”

“This is the way we do things here”

Langkah Perubahan Kelakuan Individu

Maklumat dengan sedikit penglibatan

PenglibatanSignifikan diperlukan


10 Langkah Penglibatan Pekerja1. Kerap buat pertemuan dengan pekerja dan bincang secara

terbuka perubahan terhadap oragnisasi dan kenapa ia berlaku.

2. Pastikan pekerja memahami anda tidak dapat menjawab semua persoalan yang timbul, tetapi ia penting untuk memastikan komunikasi sentiasa terbuka dan dilakukan dengan jujur.

3. Sentiasa jelaskan visi dan matlamat bagi sesebuah situasi yang baru.

4. Galakkan perbincangan mengenai kebimbangan dan ancaman dalam satu pasukan.

5. Sediakan ‘kotak cadangan’ untuk persoalan yang berbentuk awanama.


10 Langkah Penglibatan Pekerja6. Tetapkan pertemuan tidak formal untuk membincangkan

kemajuan proses penstrukturan semula.

7. Jika boleh dilaksana, berikan peranan dan tanggunjawab yang selari dengan minat.

8. Develop rituals and marker events that allow people to connect.

9. Libatkan pekerja yang terlibat dengan perubahan dalam membuat keputusan apakah tindakan yang terbaik untuk mereka.

10.Bincang pilihan kerjaya yang realistik dengan pekerja dan pastikan disediakan latihan/penataran untuk sebarang kemahiran yang diperlukan.


Tindakan yang Diberi Perhatian Oleh Individu:

1. Perhatian, penilaian, ganjaran dan kawalan dari pemimpin.2. Reaksi pemimpin terhadap insiden yang kritikal.3. Pemimpin sebagi model ikutan & pembimbing.4. Kriteria perjawatan, promosi, berhenti/pencen dan penguncilan

(excomunication).5. Sosialisasi formal dan tidak formal.6. Sistem dan prosedur yang berulang.7. Rekabentuk dan struktur organisasi.8. Rekabentuk ruang fizikal (prasarana).9. Cerita dan khabar angin mengenai peristiwa & individu utama yang terlibat

dalam perubahan.10. Penyataan formal, piagam, fahaman, kod etika dan lain-lain.

Sebanyak 80-90% perubahan kelakuan individu dipengaruhi oleh 3 penyataan yang pertama


Pengurusan Perubahan & Organisasi

Definisi Pengurusan Perubahan Peranan Utama Semasa Perubahan Perubahan Organisasi & Peranan Pengurusan Perubahan Kelakuan Individu & Organisasi (Buy-in)

Pengurusan Perubahan & Organisasi

Education

Transcript of Pengurusan Perubahan & Organisasi