PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG - polimelaka.edu.my · 8. Melaksanakan pembasmian serangan-serangga...
Transcript of PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG - polimelaka.edu.my · 8. Melaksanakan pembasmian serangan-serangga...
POLITEKNIK MELAKA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
UNIT ASET & STOR
JUN 18 – JUN 19
1
1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
KANDUNGAN
PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG .............................................................. 2
1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI ....................................................... 3
2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS .................................................................. 4
3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG ................................................... 6
4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO ................................................................................... 7
4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-UAS-01 ................................................................................. 7
4.1.2 Analisis BOW-TIE : R-UAS-02 ................................................................................ 8
4.1.3 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi ........................................................... 9
5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG ...................................................... 10
5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko ......................................................... 10
5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang .................................................... 10
5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang ............................................................................ 11
6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG .............................................. 12
6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang ............................................................... 12
6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan) ..................................................... 12
6.1.3 Strategi Rebut Peluang ......................................................................................... 13
7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA ................................................. 14
7.1.1 Pemantauan dan Usulan....................................................................................... 14
8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN .................................. 15
9. LAMPIRAN ................................................................................................................... 16
9.1 Definisi ......................................................................................................................... 16
9.2 Lampiran 1: Kod Daftar ............................................................................................... 16
9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak ............................................. 17
9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko ......................................................................... 17
2
2 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG ADAPTASI: MS ISO 31000:2010
PENGWUJUDAN KONTEKS (ESTABLISHMENT OF CONTEXT)
Konteks Strategik Konteks Proses
Konteks Keselamatan dan Pekerjaan Konteks Pelanggan
Konteks projek Penentuan Kriteria
Pengaruh Dalaman dan Luaran
KENALPASTI RISIKO & PELUANG (RISK IDENTIFICATION) Apa yang boleh berlaku?
Bagaimana boleh berlaku? Imput dari Data-data sejarah dll
ANALISIS RISIKO & PELUANG (RISK ANALYSIS)
PENILAIAN RISIKO & PELUANG (RISK EVALUATION)
Membandingkan kriteria Kebarangkalian & Impak
Magnitud risiko & peluang Keutamaan
PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS (RISK TREATMENT)
Mengenalpasti & menilai pilihan rawatan Mengenalpasti dan melaksanakan rawatan
Pelan Tindakan
PE
MA
NT
AU
AN
DA
N K
AJ
IAN
SE
MU
LA
(M
ON
ITO
RIN
G A
ND
RE
VIE
W)
KO
MU
NIK
AS
I D
AN
KO
NS
UL
TA
NS
I (C
OM
MU
NIC
AT
IOA
N A
ND
CO
NS
UL
TA
TIO
N)
Penilaian Risiko & Peluang
Menentukan kebarangkalian
dan punca
Menentukan kesan dan
akibat
Menentukan kawalan sediaada
Menentukan tahap risiko
3
3 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI Nyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta
penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang
PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT
STAF POLITEKNIK MELAKA
PIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI)
ORGANISASI HUBUNGAN
1. Kementerian Kewangan Malaysia Mendapatkan budget tahunan
Kelulusan kewangan
2. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Integriti kakitangan
3. Pembekal Bekalan Alat tulis
PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI)
1. Pengarah Meluluskan budget
2. Unit Kewangan Menguruskan perolehan gunasama
PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT)
1. Penolong Pegawai Tadbir (N29) 1 orang
2. Pembantu Tadbir 2 orang
3. Pembantu Operasi 1 orang
4
4 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS
PEMILIK RISIKO DAN PELUANG KOD DAFTAR
UNIT ASET & STOR UAS
FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF
Pengurusan Aset :
1. Menguruskan semua Aset Alih, Aset Hidup, Stor dan Aset Tak Ketara Kerajaan di Kementerian/ Jabatan/ PTJ di bawah kawalannya meliputi Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan, Penyelenggaraan, Pelupusan; dan Kehilangan dan Hapus Kira.
2. Menguruskan pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa Pelupusan, Jawatankuasa Penyiasat dan Pemverifikasi Stor
3. Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)
4. Menyelaras Laporan Suku Tahun daripada PMK untuk dibentangkan di dalam Mesyuarat JKPAK yang diadakan setiap tiga (3) bulan sekali
5. Mendapatkan Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih dan Stor
6. Menyediakan dan mengemukakan Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan ke Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
Pengurusan Stor : 1. Memantau urusan stor selaras Tatacara
Pengurusan Stor Kerajaan Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 6 meliputi Penerimaan, Merekod Stok, Penyimpanan, Pengeluaran, Pemeriksaan, Keselamatan dan Kebersihan, Pelupusan dan Kehilangan dan Hapus Kira
2. Memantau pengurusan pelantikan Pegawai Stor, Penerima Stok, Pengeluar Stok, Pemeriksa Stok dan Pemverifikasi Stor
3. Memantau penyediaan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor untuk dibentang dalam Mesyuarat JKPAK.
4. Memantau penyediaan dan mengemukakan Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan ke Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac tahun berikutnya
1. Memastikan ketersediaan aset bagi
keperluan staf dan pelajar 2. Memastikan ketersediaan stok bagi
keperluan staf
RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN
1. 1PP 2. Arahan perbendaharaan
1. PS-03 Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan
DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN
SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN)
1. Tiada 1. Tiada
5
5 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF
5 4 3 2 1 7S Mc Kinsey PESTEL 1 2 3 4 5
4 Strategy Political
Structure Economic
4 Systems Social
Shared Values Technology
Style (leadership) Environment
4 Staff Legal
4 Skills & Competency -
1 Sangat Rendah
2 Rendah
3 Sederhana
4 Besar
5 Sangat besar
6
6 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG Nota: Tentukan kod untuk tujuan ‘daftar risiko dan peluang’. Rujuk contoh lampiran 1
OBJEKTIF # 01
KOD RISIKO
R-UAS-01 Kehilangan Aset Alih Kerajaan
R-UAS-02 Kehilangan dan Kerosakan Stok
KOD PELUANG
P-UAS-01 Menambahkan kekerapan pemeriksaan mengejut aset alih mengikut tatacara
pengurusan aset
P-UAS-02 Memperketatkan kawalan keluar masuk bangunan oleh Pengawal Keselamatan
P-UAS-03 Pemantauan stok dalam Sistem SPS secara efisyen
P-UAS-04 Pemantauan keluar masuk staf dalam Stor Utama
7
7 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO
4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-UAS-01
OBJEKTIF
Memastikan ketersediaan aset bagi keperluan staf dan pelajar
BOW TIE ANALYSIS
Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak
2 PUNCA
3 TINDAKAN PENCEGAHAN
1 PERISTIWA RISIKO
5 TINDAKAN MITIGASI
4 IMPAK
Pergerakan Aset Alih tidak direkod
KEHILANGAN ASET KERAJAAN
Merekodkan pergerakan Aset menggunakan
KEW.PA 9
Teguran audit
Pemilik Lokasi tidak mengambil maklum
perihal Aset Alih
Susun atur aset alih tidak mengikut
lokasi yang didaftarkan
Aset Alih tidak diletakkan dalam keadaan selamat
dan berkunci
Program/Kursus bagi meningkatkan
kesedaran pengurusan aset alih pengurusan
Aset Alih disusun kemas mengikut
lokasi bagi memudahkan pemantauan dilaksanakan
Memasang jeriji
Pemantauan aset secara berkala oleh Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit
Melaksanakan Pemeriksaan
Mengejut
Pembaziran terhadap Harta
Kerajaan
Tatatertib/Surcaj
P & P terganggu
Memasang CCTV
Memastikan KEW.PA 7 di lokasi
ditandatangani bagi memastikan
pegawai tersebut bertanggungjawab
ke atas aset
Memperketatkan kawalan ketat keluar masuk
bangunan oleh Pengawal
Keselamatan
Kecurian dan sabotaj
8
8 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4.1.2 Analisis BOW-TIE : R-UAS-02
OBJEKTIF
Memastikan ketersediaan stok bagi kegunaan staf
BOW TIE ANALYSIS
Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak
2 PUNCA
3 TINDAKAN PENCEGAHAN
1 PERISTIWA RISIKO
5 TINDAKAN MITIGASI
4 IMPAK
Ancaman serangan tikus dan anai-anai
Melaksanakan pembasmian
serangan-serangga seperti Pest Control
Teguran audit
Ruang stor yang tiada pengudaraan
yang baik dan sempit
Penyusunan stok yang tidak teratur
Kebakaran
Menyediakan kad akses kepada staf yang diberi kuasa
untuk keluar masuk stor
Pembaziran terhadap perolehan
Kerajaan
Tatatertib/Surcaj
P & P terganggu
Memasang CCTV
Kesilapan Pengiraan Stok
Tidak merekod keluar masuk stok
dengan betul
Kecurian dan sabotaj
Memasang exhaust fan bagi
pengudaraan yang lebih baik
Melakukan penyusunan semula
stok agar kemas dan teratur
Memastikan “Fire Supresion System”
berfungsi
Pengiraan Stok secara berkala
Mengawasi keluar masuk staf yang tidak berkaitan
Merekod setiap keluar masuk stok secara berterusan
Menyediakan rak besi yang sesuai/ boleh diubahsuai
agar mudah disusun dan senang dicapai
Amalkan Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu
(MDKD)
Pemantauan stok menggunakan
Sistem Pengurusan Stor (SPS) dengan
lebih efisyen
KEHILANGAN DAN KEROSAKAN
STOK
9
9 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4.1.3 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi
INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI
OBJEKTIF 1
Memastikan ketersediaan aset bagi keperluan staf dan pelajar
R-UAS-01
Kehilangan Aset Alih Kerajaan
NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5
1. Merekodkan pergerakan aset menggunakan KEW.PA 9 3
2. Program/kursus bagi meningkatkan kesedaran pengurusan aset 4
3. Aset Alih disusun dengan kemas mengikut lokasi bagi memudahkan pemantauan dilaksanakan
3
4. Memasang jeriji 3
5. Pemantauan aset secara berkala oleh Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit
3
NILAI MIN 3.2
TINDAKAN MITIGASI
1. Pemeriksaan mengejut dilaksanakan 3
2. Memasang CCTV 5
3. Memperketatkan kawalan keluar masuk bangunan PMK oleh Pengawal Keselamatan
4
4. Memastikan KEW.PA 7 di lokasi ditandatangani oleh pegawai semasa dan pegawai bertanggungjawab ke atas aset tersebut
4
NILAI MIN 4
OBJEKTIF 2
Memastikan ketersediaan stok bagi keperluan staf
R-UAS-02
Kehilangan dan Kerosakan Stok
NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5
1. Memasang exhaust fan bagi pengudaraan yang lebih baik 3
2. Melakukan penyusunan semula stok agar kemas dan teratur 4
3. Memastikan “Fire Supresion System” berfungsi 1
4. Pengiraan Stok secara berkala 4
5. Merekod setiap keluar masuk stok secara berterusan 5
6. Amalkan Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD) 5
7. Mengawasi keluar masuk staf yang tidak berkaitan 4
8. Melaksanakan pembasmian serangan-serangga seperti Pest Control 3
NILAI MIN 3.6
TINDAKAN MITIGASI
1. Menyediakan rak besi yang sesuai/ boleh diubahsuai agar mudah disusun dan senang dicapai
4
2. Memasang CCTV 1
3. Menyediakan kad akses kepada staf yang diberi kuasa untuk keluar masuk stor
5
4. Melaksanakan pemantauan stok dalam Sistem Pengurusan Stor (SPS)
4
NILAI MIN 3.5
10
10 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
1 Gagal/tiada bukti
2 Kurang Memuaskan
3 Sederhana
4 Baik
5 Cemerlang
Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)
Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi
Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi
5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG 5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko
Nota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak
PENILAIAN RISIKO (-VE)
IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO
DAFTAR
RISIKO
PERISTIWA RISIKO
(RISK EVENT) M
AG
NIT
UD
IMPAK (IMPACT) (paksi-X)
KEBARANGKALIAN (LIKELIHOOD) (paksi-Y)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
R-UAS-01 Kehilangan Aset Alih Kerajaan 72
*
8 9
*
6 8
R-UAS-02 Kehilangan dan Kerosakan Stok 56
*
7 8
*
6 7
5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang
PENILAIAN PELUANG (+VE)
IDENTIFIKASI PELUANG ANALISIS PELUANG
DAFTAR
PELUANG
PERISTIWA
(OPPORTUNITY)
MA
GN
ITU
D IMPAK
(IMPACT) (paksi-X) KEBARANGKALIAN
(LIKELIHOOD) (paksi-Y)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
P-UAS-01 Meningkatkan pemantauan
semasa pemeriksaan aset alih
tahunan dan melaporkan hasil
penemuan di dalam mesyuarat
28 7 4
P-UAS-02 Meningkatkan kawalan keluar
masuk oleh pengawal
keselamatan
56 8 6 *
7
P-UAS-03 Meningkatkan pemantauan stok
melalui Sistem Pengurusan Stor
(SPS) dengan lebih efisyen
56 7 7 *
8
P-UAS-04 Meningkatkan pemantauan
keluar masuk staf di Stor Utama 56 7
*
8
11
11 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang
RISIKO PELUANG
K
E
B
A
R
A
N
G
K
A
L
I
A
N
10
10
K
E
B
A
R
A
N
G
K
A
L
I
A
N
9
9
8
8
7
7
6
6
5 5
4
4
3 3
2 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
IMPAK IMPAK
ZON MERAH : HIGH ZON KUNING : MEDIUM ZON HIJAU : LOW
KOD R/P PENYATAAN RISIKO / PELUANG MAGNITUD ZON MAGNITUD SELEPAS RAWATAN
ZON
R-UAS-01 R Kehilangan Aset Alih Kerajaan (9,8) = 72 Merah (8,6) = 48 Merah
R-UAS-02 R Kehilangan dan Kerosakan Stok (8,7) = 56 Merah (7,6) = 42 Kuning
P-UAS-01 P Meningkatkan pemantauan semasa pemeriksaan aset alih tahunan dan melaporkan hasil penemuan di dalam mesyuarat
(7,4) = 28 Kuning Tiada perubahan magnitud. Tiada kehilangan aset
dilaporkan semasa pembentangan laporan
dalam mesyuarat JKPAK Bil. 1/2018 bertarikh
5 Januari 2018
P-UAS-02 P Meningkatkan kawalan keluar masuk
oleh pengawal keselamatan
(8,6)= 48 Merah (8,7) = 56 Merah
P-UAS-03 P Meningkatkan pemantauan stok melalui
Sistem Pengurusan Stor (SPS) lebih
efisyen
(7,7)= 49 Merah (7,8) = 56 Merah
P-UAS-04 P Meningkatkan pemantauan keluar
masuk staf di Stor Utama
(7,6)= 42 Merah (7,8) = 56 Merah
R-BKP-01 (9,8)
P-BKP-03 (7,7)
P-BKP-04
(7,6)
R-BKP-02 (8,7)
P-BKP-02
(8,6)
P-BKP-01 (7,4)
R-BKP-01 (8,6)
R-BKP-02 (7,6)
P-BKP-01 (7,4)
P-BKP-02 (8,7)
P-BKP-03 (7,8)
P-BKP-04 (7,8)
12
12 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG Nota: Rujuk Lampiran – Pelan Tindakbalas risiko
6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang
KOD PERISTIWA
RISIKO DAN PELUANG
TINDAKBALAS
AC
CEP
T
AV
OID
TRA
NSF
ER
MIT
IGA
TE
EXP
LOIT
SHA
RE
ENH
AN
CE
IGN
OR
E
RISIKO
R-UAS-01 Kehilangan Aset Alih Kerajaan / /
R-UAS-02 Kehilangan dan Kerosakan Stok / /
PELUANG
P-UAS-01 Meningkatkan pemantauan semasa pemeriksaan aset alih tahunan dan melaporkan hasil penemuan di dalam mesyuarat
/ /
P-UAS-02 Meningkatkan kawalan keluar masuk oleh pengawal keselamatan
/ /
P-UAS-03 Meningkatkan pemantauan stok
melalui Sistem Pengurusan Stor
(SPS) lebih efisyen
/ /
P-UAS-04 Meningkatkan pemantauan
keluar masuk staf di Stor Utama
/ /
6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan) Nota: Input kepada Perancangan Strategik (Input : SWOT & TOWS)
R-UAS-01
Kehilangan Aset Alih Kerajaan
STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1. Merekodkan pergerakan aset menggunakan KEW.PA 6 Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit
2. Program/kursus bagi meningkatkan kesedaran pengurusan aset PPT(Aset & Stor)
3. Meningkatkan pemantauan semasa pemeriksaan aset alih tahunan dan melaporkan hasil penemuan di dalam mesyuarat
JK Pemeriksaan Aset Alih
4. Memperketatkan kawalan pintu masuk untuk mengelakkkan berlaku kehilangan aset
Pengurusan PMK
5. Memastikan KEW.PA 7 di lokasi ditandatangani oleh pegawai semasa Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit
13
13 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
R-UAS-02
Kehilangan dan Kerosakan Stok
STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1. Meningkatkan lagi tahap ciri-ciri keselamatan untuk mengelakkan berlaku kehilangan dan kecurian
PPT(Aset & Stor)
2. Meningkatkan lagi tahap kualiti kebersihan untuk mengelakkan serangan perosak
PPT(Aset & Stor)
6.1.3 Strategi Rebut Peluang
P-UAS-01
Meningkatkan pemantauan semasa pemeriksaan aset alih tahunan dan melaporkan hasil penemuan di dalam mesyuarat
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Menyusun jadual pemeriksaan aset bagi memastikan semua jabatan diaudit
JKPAK
2. Memastikan penemuan audit pemeriksaan dilaporkan dalam Mesyuarat Pengurusan dan JKPAK
Pegawai Aset PMK
3. Memastikan Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit mengambil tindakan bagi teguran aset yang diterima
Pegawai Aset PMK
P-UAS-02
Meningkatkan kawalan keluar masuk oleh pengawal keselamatan
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Kawalan buku LOG oleh pengawal keselamatan PPT(K)
2. Rondaan kerap dilaksanakan PPT(K)
P-UAS-03
Meningkatkan pemantauan stok melalui Sistem Pengurusan Stor (SPS) lebih efisyen
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Melaksanakan pemantauan pergerakan keluar masuk stok melalui sistem SPS
PPT(Aset & Stor)
P-UAS-04
Meningkatkan pemantauan keluar masuk staf di Stor Utama
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Pemasangan CCTV PPT(Aset & Stor)
2. Menyediakan kad akses kepada staf yang diberi kuasa untuk keluar masuk stor
PPT(Aset & Stor)
14
14 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA Nota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang
ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan
7.1.1 Pemantauan dan Usulan
BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAK DIAMBIL
TINDAKAN
SEDANG DIAMBIL
TINDAKAN
TELAH DIAMBIL
TINDAKAN
1. Merekodkan pergerakan aset menggunakan KEW.PA 6
√
2. Program/kursus bagi meningkatkan kesedaran pengurusan aset
√
3. Meningkatkan pemantauan semasa pemeriksaan aset alih tahunan dan melaporkan hasil penemuan di dalam mesyuarat
√
4. Memperketatkan kawalan pintu masuk untuk mengelakkkan berlaku kehilangan aset
√
5. Memastikan KEW.PA 7 di lokasi ditandatangani oleh pegawai semasa
√
6. Meningkatkan lagi tahap ciri-ciri keselamatan untuk mengelakkan berlaku kehilangan dan kecurian
√
7. Meningkatkan lagi tahap kualiti kebersihan untuk mengelakkan serangan perosak
√
8. Menyusun jadual pemeriksaan aset bagi memastikan semua jabatan diaudit
√
9. Memastikan penemuan audit pemeriksaan dilaporkan dalam Mesyuarat Pengurusan dan JKPAK
√
10. Memastikan Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit telah mengambil tindakan bagi teguran aset yang diterima
√
11. Kawalan buku LOG oleh pengawal keselamatan √
12. Rondaan kerap dilaksanakan √
13. Melaksanakan pemantauan pergerakan keluar masuk stok melalui sistem SPS
√
14. Pemasangan CCTV √
15. Menyediakan kad akses kepada staf yang diberi kuasa untuk keluar masuk stor
√
Usul Penambahbaikan:
Tiada
Pegawai yang memantau
Nama : Nor Aziyah Binti Karha
Tarikh : Mei 2018
15
15 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN Nota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan
Pencegahan perlu dijalankan dan penilaian semula dijalankan. Magnitud risiko dan
peluang perlu bandingkan untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat
perbandingan data.
KOD-R01 KOD-R02
Mei-17 72 56
Mei-18 48 42
01020304050607080
MA
GN
ITU
D
PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO
MENURUN DARI MAGNITUD (9,8)
KEPADA (8,6)
KOD-P01 KOD-P02 KOD-P03 KOD-P04
Mei-17 28 48 49 42
Mei-18 28 56 56 56
0
10
20
30
40
50
60
MA
GN
ITU
D
PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG
MENURUN DARI MAGNITUD (8,7)
KEPADA (7,6)
TIADA PERUBAHAN KERANA PELUANG
PERLU DIKEKALKAN DI KAWASAN MERAH
16
16 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
9. LAMPIRAN 9.1 Definisi
RISIKO (-ve) PELUANG(+ve)
RISIKO
Kemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang Disebabkan Faktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan
(Surprise)/Kegagalan Fungsi PERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF
ORGANISASI
PELUANG Kesempatan Yang Baik
Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang Secara Terancang
PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGAN ORGANISASI
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
Menguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian,
Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat Kesalahan
Megambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari
‘kewujudan peluang’
WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY
9.2 Lampiran 1: Kod Daftar
KOD RUJUKAN (Contoh)
R Risiko
P Peluang
PPT Penolong Pegawai Tadbir
JKPAK Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan
17
17 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak
DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO
KEBARANGKALIAN IMPAK
DARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN
1-2 Jarang (rare) Potensi berlaku sangat rendah
1-2 Tiada kesan (insignificant) Tiada kecederaan, kerugian yang rendah
3-4 Kurang kemungkinan (unlikely) Mungkin berlaku pada sesuatu masa
3-4 Kecil (minor) Bantuan segera, kerugian sederhana
5-6 Boleh jadi (moderate) Boleh berlaku pada sesuatu masa
5-6 Sederhana (moderate) Perlu bantuan perubatan, kerugian yang besar
7-8 Ada kemungkinan (likely) Ada kemungkinan berlaku dalam keadaan tertentu
7-8 Besar (major) Kecederaan serius, kerugian melampai, kegagalan fungsi
9-10 Hampir pasti (almost certain) Berkemungkinan besar berlaku dalam semua keadaan
9-10 Bencana (catastropic) Kematian, kesan berbahaya, kerugian yang terok
LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10
9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko