Pengurusan Sistem Maklumat dan Kaitan dengan Organisasi Pendidikan
description
Transcript of Pengurusan Sistem Maklumat dan Kaitan dengan Organisasi Pendidikan
1
Pengurusan Sistem Maklumat dan Kaitan dengan Organisasi Pendidikan
2
Apakah PSM?
Tiada definisi yang diterima secara universal
Banyak definisi mengikut apa yang dirasakan atau difikirkan sesuai oleh penulis
Banyak definisi mengaitkan PSM dengan pemprosesan data menggunakan komputer
3
Apakah PSM?
PSM: Gabungan sumber manusia dengan sumber berasaskan komputer yang melibatkan aktiviti pengumpulan, penyimpanan, retrieval, komunikasi dan penggunaan data untuk tujuan mempercekapkan pengurusan
4
PSM berfokus keputusan
KeputusanAliran Maklumat
Aliran DataProsesPSM
Prosespengguna
5
Apakah PSM?
PSM secara kualitatifnya adalah berbeza daripada sistem pemprosesan data
Penglibatan pengurusan dan interaksi antara pengurusan dengan pakar maklumat adalah kunci utama kepada kejayaan rekabentuk PSM
6
Apakah PSM?
Untuk kuliah ini PSM didefinisikan seperti berikut:
Suatu sistem untuk mengubah data daripada sumber dalaman dan luaran kepada maklumat dan menyalurkan maklumat tersebut dalam bentuk yang sesuai kepada pengurus di semua tahap yang melakukan pelbagai fungsi bagi membolehkan mereka membuat keputusan (yang efektif dan tepat pada masanya) untuk perancangan, pengarahan dan pengawalan aktiviti yang dipertanggungjawabkan kepada mereka
7
Masalah dengan PSM
Walaupun dengan menggunakan komputer yang canggih, kajian di USA dan UK menunjukkan terdapat beberapa masalah dengan PSM Kurang penglibatan pengurusan dalam reka bentuk
PSM Terlalu memberi penekanan kepada aplikasi
pemprosesan data Kurang pengetahuan pengurusan tentang komputer Pakar maklumat yang tidak jelas dengan keperluan
maklumat pihak pengurusan dan masalah organisasi Kurang sokongan daripada pengurusan atasan
8
Keperluan Pengetahuan untuk PSM
Konsep Umum Sistem
Tahap dan fungsi
pengurusan
Kaedah danteknik
perancangan dan membuat
keputusan
Prinsip kawalan:maklum balas
Struktur dan proses
organisasi
PengaruhTeknologi Maklumat
Keadaan data, maklumat dan
komunikasi
Faktor
Tingkah laku
Pembentukan dan Operasi
PSM
9
Keadaan Data, Maklumat dan Komunikasi
Pemprosesan data kepada maklumat dan komunikasi - menghasilkan maklumat kepada pengguna adalah perkara penting dalam PSM
Data ialah hasil pengumpulan fakta dan angka yang disimpan, dianalisis, dibanding, dikira untuk menghasilkan mesej dalam bentuk yang dikehendaki oleh pengguna (ini yang dikatakan maklumat)
10
Dalam mereka bentuk PSM, selain menghasilkan laporan biasa, perkara seperti sumber maklumat, cara maklumat itu akan disebarkan dan makna yang terdapat dalam maklumat perlu juga diberi perhatian. Ini penting kepada pereka bentuk sistem maklumat dan pengguna
Sebagai rumusan, data memerlukan kos; maklumat yang disampaikan dengan baik dan diambil tindakan akan memberi nilai sebenar.
Keadaan Data, Maklumat dan Komunikasi
11
Konsep umum sistem
Banyak konsep Teori Umum Sistem (General System Theory) boleh digunakan untuk organisasi dan PSM
TUS memberi penekanan bukan sahaja kepada keperluan untuk mengkaji dan menganalisis bahagian-bahagian dalam sistem atau organisasi (pendekatan reductionist) juga perlu melihat sistem atau organisasi secara keseluruhan (pendekatan holistik)
Sistem meliputi sub-sistem atau organisasi mempunyai jabatan dan bahagian di mana semua ini berinteraksi antara satu dengan lain
12
Hubungan antara jabatan ini perlu diberi perhatian, jika tidak keseluruhan sistem tidak dapat berfungsi dengan efisien dan akan menjadi lambat untuk memberi tindak balas kepada perubahan – yang sangat penting untuk terus hidup
Pendekatan reductionist mengabaikan hubungan antara jabatan dan memberi perhatian kepada setiap jabatan secara berasingan sebagai satu entiti tersendiri (sebenarnya tidak begitu)
Konsep umum sistem
13
Struktur dan Proses Organisasi
Organisasi berusaha mendapat struktur yang mempunyai prosedur dan objektif yang boleh disesuaikan dengan perubahan dalam persekitaran
PSM sepatutnya menolong organisasi mencapai objektif ini, merancang dan mengawal proses dan operasi, menangani ketidaktentuan dan sesuaikan dengan perubahan, dan juga menggerakkan perubahan
Pereka bentuk sistem maklumat perlu peka kepada pelbagai pengaruh ke atas organisasi
Ini termasuk perubahan kepada corak pengurusan organisasi yang bermula dengan konsep mekanistik kepada idea yang mengiktiraf manusia dan ciri-cirinya
14
Tahap dan Fungsi Pengurusan
Nilai maklumat bergantung kepada tindakan yang diambil hasil daripada mengguna maklumat
Pakar maklumat perlu tahu jenis tugas dan fungsi pengurusan supaya mereka dapat menghasilkan maklumat yang boleh digunakan oleh pihak pengurusan
Biasanya tugas dan fungsi pengurusan berbeza antara satu dengan yang lain mengikut tahap kedudukan mereka dalam organisasi
15
Fungsi pengurusan boleh dikelompokkan kepada 5 bidangPerancanganMembuat keputusanMenyusun dan mengkoordinasiKepimpinan dan motivasiKawalan
Tahap dan Fungsi Pengurusan
16
Secara umumnya, terdapat tiga tahap pengurusan dalam organisasi: Pengurusan atasan atau strategik Pengurusan peringkat tengah atau taktikal Pengurusan junior atau operational
Daripada 5 bidang tugas, 3 yang banyak perlukan maklumat iaitu: Perancangan Membuat keputusan Kawalan
Tahap dan Fungsi Pengurusan
17
Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan
Tugas utama pengurusan ialah merancang dan membuat keputusan
Perancangan ialah proses menentukan terlebih dahulu apa yang akan dilakukan dan bagaimana ia akan dilakukan
Hasil perancangan ialah rancangan yang akan menjadi panduan dalam menjayakan sesuatu aktiviti atau tindakan
Perancangan berkait rapat dengan membuat keputusan
Tanpa keputusan dan tindakan, proses perancangan menjadi tidak bermakna
18
Untuk memastikan perancangan dan keputusan dibuat dengan baik, maklumat yang diperoleh oleh pengurusan mestilah tepat dan sesuai
Pereka bentuk PSM mesti tahu jenis perancangan dan keputusan yang akan dibuat oleh setiap tahap pengurusan supaya maklumat yang tepat dan sesuai dapat disalurkan
Membuat keputusan boleh diklasifikasikan kepada bidang yang diprogramkan dan bidang tidak diprogramkan
Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan
19
Keputusan diprogramkan ialah keputusan yang rutin dan berulang di mana peraturan keputusan diketahui
Keputusan tidak diprogramkan adalah keputusan yang tidak distrukturkan dan keadaan masalah dan peraturan keputusan adalah kompleks dan tidak banyak difahami. Maklumat dan prosedur yang berbeza diperlukan bagi jenis keputusan yang berlainan
Oleh itu, PSM mesti direka bentuk mengikut jenis keputusan bagaimana keputusan diambil, bagaimana pembuat keputusan mengaitkan keputusan dengan organisasi, keadaan organisasi, persekitarannya dan sebagainya
Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan
20
Kedua-dua pihak pengurusan dan pakar maklumat perlu faham dan menerima penekanan ini dan ini merupakan prasyarat kepada reka bentuk PSM yang efektif
Pengurus dan sistem yang membantu mereka mesti membezakan antara keberkesanan (effectiveness) dan kecekapan (efficiency)
Keberkesanan melakukan dengan betul yang menghasilkan hasil yang dikehendaki
Kecekapan mengukur penggunaan sumber untuk mencapai hasil
Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan
21
Ada organisasi yang mungkin menghasilkan dengan cekap output yang salah dan oleh itu dianggap sebagai organisasi yang tidak efektif
Pengurusan yang baik memberi tumpuan kepada apa yang mesti dilakukan sebelum memikirkan bagaimana ianya patut dilakukan dan sistem maklumat perlu membantu mereka melakukannya
Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan
22
Prinsip Kawalan
Banyak usaha pengurusan peringkat bawah dan tengah tertumpu kepada kawalan
Kawalan ialah proses memastikan operasi berjalan sepertimana yang dirancang
Biasanya dilakukan dengan membandingkan hasil sebenar dengan target yang ditetapkan. Perbezaan yang wujud akan diperbaiki terutamanya menyelaraskan input supaya aktivitinya berada di atas landasan mencapai target yang ditetapkan
23
INPUT PROSES OUTPUT MEMANTAU DAN MEMBANDINGKAN MENYESUAIKAN INPUT (Feedback control loop)
Jika sistem maklum balas sedia ada tidak dapat mengawal proses secukupnya, maka agak sesuai jika digunakan FEEDFORWARD
Feedforward memantau di peringkat awal proses, membantu membuat penyesuaian dengan cepat dan bukan menanti di peringkat akhir
Prinsip Kawalan
24
Pengaruh Teknologi Maklumat
IT meliputi komputer, telekomunikasi dan elektronik dan banyak mempengaruhi semua aspek kehidupan termasuk organisasi dan PSM
Tiga jenis sistem menggunakan IT Pemprosesan data (transaksi) Sistem sokongan pejabat pemprosesan perkataan,
email, telefon dan faks End User Systems menyediakan kepada
pengurusan bantuan terus berkait dengan kerja mereka (DSS, Expert System, Executive Information System)
25
IT jika disalah guna tanpa menjalankan analisis yang lengkap tentang sesuatu masalah pengurusan dan organisasi, maka ia tidak memberi faedah, sebaliknya wang dihabiskan
Begitu juga pekerja yang akan mengendalikan komputer yang tidak mendapat latihan secukupnya tidak akan dapat membuat kerja dengan sebaiknya
Pengaruh Teknologi Maklumat
26
Lebih banyak persaingan Kadar yang cepat
Masyarakat dan industri Barangan keluaran menjadi obsolete Cita rasa manusia yang berbeza dan
berubah-ubah Pengetahuan dan kemahiran menjadi
obsolete sebab keperluan berubah Corak kerja dan amalan perlu dikemaskini Perkembangan maklumat dengan cepat
PERUBAHAN YANG MEMBERI KESAN KEPADA ORGANISASI
27
Globalisasi Bincangkan cabaran globalisasi dalam
pendidikan Bincangkan kesan globalisasi kepada
pendidikan
PERUBAHAN YANG MEMBERI KESAN KEPADA ORGANISASI
28
USAHA KE ARAH KUALITI DAN PRODUKTIVITI
Bertambahnya persaingan dan cita rasa pengguna membuat semua jenis organisasi berusaha ke arah mempertingkatkan produktiviti dan kualiti
Ini tidak terkecuali dalam bidang pendidikan zero defect, ISO 9000
Just-in-time Systems (JIT) menghasilkan item yang diperlukan yang berkualiti tinggi dan tepat pada waktu dikehendaki. Elemen utama JIT: Zero inventory Elimination of non value-added activities Zero defect Short set-ups Batch size 100% on time deliveries Demand-pull
29
Penggunaan teknik pengeluaran yang efisien seperti JIT dan penggunaan komputer dan robot (Advanced Manufacturing Technology) telah membolehkan syarikat seluruh dunia menjadi lebih berjaya
Peningkatan dalam penggunaan IT telah membolehkan masyarakat bank dan binaan mempertingkat perniagaan dan mengurangkan jumlah pekerja
Usaha menswastakan syarikat kerajaan juga mempertingkat mutu perkhidmatan dan barang keluaran syarikat
USAHA KE ARAH KUALITI DAN PRODUKTIVITI
30
PERUBAHAN CORAK PEKERJAAN
Banyak pekerja separuh masa Bertambah pekerja wanita Banyak pekerja sementara Perubahan teknik perusahaan memerlukan
pengetahuan dan kemahiran baru Lebih pekerja berkemahiran dan berpengetahuan
diperlukan Perubahan ini juga membawa kesan tidak baik kepada
masyarakat seperti tekanan bertambah, rasa tidak selamat, jurang bertambah besar antara orang berpendapatan dengan tidak berpendapatan, kesihatan merosot, kemungkinan bertambah jenayah