SISTEM PENGURUSAN FAIL

DI SEKOLAHABD RAHIM BIN ABDUL RAHMAN

KETUA UNIT PIAWAIAN SEKTOR JAMINAN KUALITI

JABATAN PELAJARAN JOHORarahim.arahman@moe.gov.my

019 - 7143511

OBJEKTIF CERAMAHDi akhir ceramah ini peserta

diharap akan dapat:• Memahami apa yang

dimaksudkan dengan sistem fail; dan

• Menggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.

DEFINISI SISTEM FAILProses menyimpan segala rekod

dan dokumen untuk rujukan dengan selamat, mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki dan proses ini meliputi Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan.

Arahan / Punca Kuasa /Sumber Rujukan

• Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail Memail;

• Sistem Fail Arkib Negara Malaysia* AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA 2003

• Sistem Fail Jabatan Pelajaran Johor* SURAT PELAKSANAAN 2010

Ciri-ciri Sistem Fail Yang Baik :

1. Bersistem2. Mudah dirujuk3. Mudah diperolehi4. Selamat

Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail1. Fail tidak banyak menggunakan ruang;2. Mudah disedia dan mudah disimpan;3. Murah dan mudah diperolehi;4. Cara mudah diperluas dan dipakai

berterusan;5. Rekod mudah dicari bila diperlukan;6. Cross reference –maklumat berkaitan

dimasukkan dalam fail berkenaan.

Pengkelasan Fail : ARKIB NEGARA

KOD PERKARA

100 PENGURUSAN

200 BANGUNAN DAN HARTA ( ASET TETAP )

300 KELENGKAPAN & BEKALAN ( ASET ALIH )

400 KEWANGAN

500 SUMBER MANUSIA

600 PENGURUSAN KURIKULUM

700 PENGURUSAN KOKURIKULUMSurat ARKIB kepada JPN – 2010 : patuhi /denda RM3K-5K* Rujukan sistem fail – ARKIB sahaja.

BERDASARKAN SURAT ARAHAN DARI SEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK , JPN JOHOR ( 2010 )

: PENGURUSAN FAIL PANITIA

10 FAIL SEDIA ADA DITUKAR KE 7 FAIL SAHAJA DENGAN 6 FAIL KERAS & 1 FAIL PUTIH

* laksanakan SPSK – sistem failSJQ boleh bantu kerana sistem fail di bawah Unit Fail & Rekod

Mula 2011 – SJQ bantu sistem fail sekolah..

Tahukah anda…..

Tahap Fail : Mengikut Warna Fail

Putih : Terbuka dan terhad

Hijau: SULIT untuk fail individu

Merah Jambu: Rahsia

Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah luar kulit. Keselamatan negara bagi kes-kes ISA

Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika fail sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpai masukkan sebagai satu kandungan dan direkod pada kertas minit

Perkara 53 © :FAIL TERBUKA- PUTIH

• Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan

• Digunakan untuk fail induk di pejabat /sekolah

Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit• Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn

Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi makluman orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan

• Ada di JPN/PPD/Sekolah• Di sekolah ( Cth : Guru bermasalah )

53(a): RAHSIA BESAR• Dokumen ini ialah hak milik kerajaan

Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagi makluman…….sendiri dan lain-lain pegawai yang perlu mengetahui kandunganya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan.

• Tiada di sekolah.

Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b) dan (c)

• Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah dikehendaki oleh undang-undang menyerahkannya kepada Pejabat daerah, Balai Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk dihantar ke Pejabat Pegawai keselamatan Kerajaan beserta dengan keterangan-keterangan termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana dijumpai. Menyimpan atau membinasakan dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972

PERALATAN YANG PERLU:1. PEN MARKER WARNA HITAM / BIRU SIZE 7002. PEN DAKWAT KERING WARNA MERAH3. PEN DAKWAT KERING WARNA HITAM/BIRU4. PEMBARIS PLASTIK/KAYU/LOGAM5. PENSIL 2B/HB6. HURUF BLOK ( STENCIL) : JIKA MAHU7. PENEBUK LUBANG : 1 LUBANG ( TIKET BAS )8. KERTAS MINIT9. GETAH PEMADAM10. TALI PENGIKAT KERTAS

Peralatan Yang digunakan untuk Membuka Fail

LIQUID PAPER : HARAM DIGUNAKAN…..

Cara Membuka Fail Terbuka: Muka Depan : tulis tangan !!

1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )

Cara Membuka Fail Terbuka: Muka Depan : tulis tangan !!

1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )

2. Tuliskan Perkara: PANITIA BAHASA MELAYU ( tulis tangan )- mesti sama dgn apa yg didaftarkan – tak boleh singkatan. Kalau nak pakai huruf blok boleh…tapi ada syarat…..

3. Tuliskan kod : JBA1056/600-2/3/1

4. Tuliskan tarikh kandung pertama : tarikh minit pertama dikandungkan & initial

5. Didaftarkan dibawah perkara : 600 – KURIKULUM

KURIKULUM

RAHIM - SJQ - JPNJ

6. TEBUK LUBANG , 1 INCI DARI TEPI & 1.5 INCI DARI ATAS KE BAWAHUNTUK MASUKKAN TALI HIJAU

RAHIM - SJQ - JPNJ

7. GUNAKAN 1 TALI SAHAJA ,MASUKKAN TALI DARI LUAR FAIL DENGAN BATANG SENGKANG KELUAR DARI LUBANG SURAT & KERTAS MINIT

KIRI FAIL – KERTAS MINIT

KANAN FAIL - SURAT

BAHAGIAN DALAM FAIL

RAHIM - SJQ - JPNJ

8. TULISKAN PADA KERTAS MINIT:- KERTAS MINIT NO :- HELAI NO : 1 M/S : 1

RAHIM - SJQ - JPNJ

9. TULISKAN PADA KERTAS MINIT:- KERTAS MINIT NO :- HELAI NO : 1 M/S : 2

RAHIM - SJQ - JPNJ

TALI HIJAU

PENEBUK LUBANG

RAHIM - SJQ - JPNJ

KERTAS MINIT : MESTI ASAL TIDAK BOLEH PHOTOCOPY / BERTAIP DAN TIDAK BOLEH DITAMPAL DI ATAS KULIT FAIL…HARAM…YE

PENEBUK LUBANG

PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK

SURAT MASUK : PEN WARNA MERAH

MASUK : MERAHM:M

SURAT KELUAR : PEN WARNA HITAM/BIRU

KELUAR : HITAM/BIRUK:H/B

1

2

PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK

BERIKUT ADALAH ATURAN SEBENAR UNTUK PROSES KELUAR

MASUK SURAT DAN KEADAAN SEBENAR MUNGKIN BERBEZA DI

SEKOLAH ANDA……BERGANTUNG KEPADA BUDI

BICARA PIHAK PENTADBIR…JIKA BUAT BETUL..IA AKAN BETUL

SAMPAI BILA-BILA…

1 Terima surat – “cap terima” & “cap untuk tindakan”

CAP UNTUK TINDAKAN

JIKA MAHU TINDAKAN DITULIS DI ATAS SURAT BOLEH JUGA…TAPI HAD SAMPAI 3 PERINGKAT SAHAJA…CTH..GB -> GPK -> KP. P -> GPK -> GKMP

2 Rekod surat masuk dalam buku daftar surat

1. BIL2. NO. RUJ& TARIKH SURAT3. TAJUK4. TARIKH TERIMA5. DARIPADA6. U.PERHATIAN7. T/TGN PEREKOD

BOLEH DETECT JIKA SURAT HILANG/ TIDAK DAPAT

1 Atas sebelah kanan surat : buat bulatan dan dalamnya tulis nombor ) : surat masuk : pen merah , surat keluar : pen hitam/biru

3 SAIZ BULATAN TAK KISAH…TIDAK TERLALUKECIL / BESAR…..PENTING BOLEH BACA

4 Tuliskan butiran surat di atas kertas minit. Ikut nombor yg telah ditulis dalam bulatan

di surat

Nombor ini sama dgn nombor di atas surat

NO MINIT INI AKAN BERTERUSAN SAMA ADA SURAT KELUAR ATAU MASUK.

CARA TULIS MINIT : Surat Masuk :

Surat Ruj:____ bertarikh:_____ daripada:_____Dikandungkan pada :_____Perkara : __________ oleh :______ t/tgn_______

CONTOH : Surat Masuk :

Surat Ruj:JPA1001/600-2/3/1 bertarikh: 1/11/2012 daripada: PPDJB dikandungkan pada 3/11/2012 Perkara : Mesy. Panitia B.M Zon Utara oleh Farah t/tgn : ff

Kaedah : tulis semula dengan tangan atau fill in the blanks dgn rubber stampIkut ANM : tulis tanganIkut JPN : rubber stamp ( jimat masa/tenaga)Sekolah : terpulang ( boleh pilih )

PEN MERAH !!

CARA MINIT : Surat Keluar :

Surat Ruj :________________ bertarikh:_____kepada:_____

dikandungkan pada :_____

Perkara : __________ oleh :____ t/tgn__

CARA MINIT : Surat Keluar :

Surat Ruj : JBA 1024-600/3/3/1 bertarikh: 2 /11/2012 kepada: PPD JB dikandungkan pada : 2/11/2012

Perkara : DATA HRMIS SEK oleh : AYU t/tgn : are-you

Kaedah : tulis semula dengan tangan atau fill in the blanks dgn rubber stampIkut ANM : tulis tanganIkut JPN : rubber stamp ( jimat masa/tenaga)Sekolah : terpulang ( boleh pilih )

PEN HITAM !!

KAEDAH MINIT SURAT ADA 2 CARA YANG DIBENARKAN:

1. TULISKAN TINDAKAN DI ATAS KERTAS MINIT DI BAWAH PERKARA…. ( ARAHAN ANM ) ATAU,

2. TULISKAN TINDAKAN DI ATAS SURAT( DENGAN SYARAT MAKSIMUM 3 PERINGKAT SAHAJA). Cth GB minit ke GPK, GPK minit ke KP 1 -> 2 -> 3 JIKA TINDAKAN GUNAKAN CAP, TULISKAN TINDAKAN DI RUANGAN YANG TELAH DIKHASKAN…….

( KAEDAH INI DIGUNAPAKAI DI BPSH,JPN,PPD )

5 Serahkan surat bersama dengan fail kepada Guru Besar / GPK untuk minitkan surat.

Cth GB minit ke GPK, GPK minit ke KP

1. Surat asal masuk dalam fail panitia ( pejabat )2. GPK simpan satu salinan untuk rujukan ( Fail Keras )3. KP dapat surat salinan sahaja.( Fail Keras) * Setiap guru/pentadbir perlu ada satu fail keras

peribadi utk simpan salinan surat yang berkaitan( CADANGAN )

6 Surat asal dimasukkan dalam fail induk ( putih ) yang berada di pejabat manakala untuk orang yang perlu ambil tindakan akan dapat surat salinan sahaja.

RAHIM - SJQ - JPNJ

SURAT ASAL MASUK DALAM FAIL PUTIH

SURAT SALINANMASUK DALAM FAIL PERIBADI

FAIL PUTIH TERIKAT DGN ARKIB DAN UNTUK SURAT

MENYURAT/SIMPAN MINIT MESYUARAT SAHAJA – PANITIA

FAIL KERAS TIDAK TERIKAT DGN ARKIB, IA UNTUK SIMPAN REKOD & BUKAN SURAT. BOLEH PRINT, TAMPAL, LABUCI,GAMBAR

KAHWIN….CONTOH : CADANGAN

RAHIM - SJQ - JPNJ

CONTOH FAIL PANITIA : BAHASA MELAYU

FAIL KERAS ADA 2 JENIS:1. FAIL PUTIH SAMPUL

PLASTIK – MAHAL2. FAIL HITAM – MURAH

• MANA-MANA BOLEH GUNA.

• NAK ASINGKAN PANITIA BOLEH BEZAKAN IKUT WARNA JIKA MAHU TAPI FAIL KERAS AJE TAU….

BOLEH SIMPAN DI BILIK FAIL/ MANA YG SESUAI

FAIL INDUK – MESTI BERADA DI PEJABAT

CONTOH FAIL KERAS : PERIBADI

TULANG – DI LABELMUKA DEPAN DI

LABEL

TUTUP FAIL.Fail hanya akan ditutup jika :

1. Nombor minit surat mencapai :100 ATAU2. Tebal kandungan fail melebihi 4cm , mana-

mana yang mendahului…..• Cth : fail JPNJ.SJQ(43)/100-3/3/1 hendak

ditutup :• Nombor fail baru sama JPNJ.SJQ(43)/100-3/3/1

JILID 2• Fail lama ikat dengan tali putih;• Letak belakang fail baru ( 2 bulan sahaja )

selepas itu simpan di dalam stor atau tempat yang selamat dan boleh dicari

JARAK GARISAN ATAS/BWHBOLEH IKUT SAIZ LEBAR

PEMBARIS…

JLD 3

RAHIM - SJQ - JPNJ

KAEDAH KIRA KETEBALAN FAIL UTK DITUTUP

TEBAL < 4CM

RAHIM - SJQ - JPNJ

KAEDAH KIRA KETEBALAN FAIL UTK DITUTUP

TEBAL < 4CM

RAHIM - SJQ - JPNJ

TEMPAT PENYIMPANAN FAIL DI PEJABAT

ADA LABEL NAMA FAIL & KOD SUPAYA SENANG NAK CARI.

LABEL NAMA FAIL & KOD BOLEH GUNA KERTAS WARNA -

SENANG NAK CARI.

RAHIM - SJQ - JPNJ

ADA LABEL KOD FAIL & NAMA FAIL DILUAR RAK BESI UNTUK SENANG MENCARI

ADA LABEL NAMA FAIL & KOD SUPAYA SENANG NAK CARI.

RAHIM - SJQ - JPNJ

JIKA FAIL PUTIH DISIMPAN SECARA BARING DI DALAM

DRAWER.

LABEL DI TULANG

RAHIM - SJQ - JPNJ

JIKA FAIL DISIMPAN SECARA BARING, PERLU TULISKAN KOD FAIL SELARI DENGAN TULANG FAIL DI RUANGAN ATAS SEBELAH KIRI

RAHIM - SJQ - JPNJ

UNTUK TUJUAN SENANG MENCARI FAIL…

RAHIM - SJQ - JPNJ

UNTUK ELAKKAN FAIL HILANG, PERLU ADA REKODPERGERAKKAN FAIL…SIAPA YANG AMBIL PERLU ISI BORANG INI

ADA 2 KAEDAH1. GUNA KERTAS /KAD

KERAS…atau,

2. GUNA BUKU LOG* DUA-DUA DITERIMA

PAKAI.

RAHIM - SJQ - JPNJ

REKOD PERGERAKKAN FAIL DISIMPAN BERSAMA-SAMADENGAN FAIL DI DALAM RAK FAIL.

1. KAD PERGERAKKAN FAIL DISIMPAN DI DALAM KANTUNG DRAWER BERSAMA DENGAN FAIL SEBENAR.

2. JIKA GUNA BUKU LOG, SIMPAN BERHAMPIRAN TEMPAT SIMPAN FAIL.

Jangka Hayat Fail Lama• Lima tahun – standard.tetapi ada juga yang ikut

keperluan . Rekod-rekod kewangan perlu simpan 7 tahun.

• Selepas 5 tahun tulis surat mohon lupus kepada :

Ketua SektorSektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan( u.p Unit Fail & Rekod )JABATAN PELAJARAN JOHORJLN TUN ABDUL RAZAK80604 JOHOR BAHRU

Isu-isu Semasa1. Tiada buku/kad pergerakan fail;2. Wujud 2 fail induk yang sama ( pejabat &

panitia )3. Surat tidak diminitkan di kertas minit. (kerja

bertangguh - PTP, AUDIT DOKUMEN.!@#)4. Fail berpindah bersama guru. Guru bawa ke

sekolah baharu.5. Bawa balik ke rumah/boot kereta/beg6. Tiada pemantauan dokumen secara

berterusan ( pihak pentadbir/PT tidak memantau); RAHIM - SJQ - JPNJ

Isu-isu Semasa8. PENGURUSAN MESYUARAT: 3 WAJIB + 2 SUNAT ( tidak dipatuhi )WAJIB ( buat , lengkap )1. SURAT PANGGIL MESYUARAT2. REKOD KEHADIRAN3. MINIT MESYUARATSUNAT ( jika ada, perlu lengkapkan )4. MAKLUMBALAS MINIT MESYUARAT5. REKOD EDARAN

RAHIM - SJQ - JPNJ

Kebaikan Sistem Fail di Sekolah

1. Sistem pentadbiran menjadi lebih cekap2. Dapat menjimatkan masa, tenaga & kos3. Dapat memudahkan urusan pemantauan

kerana semua dokumen berkaitan ada, dapat ditunjukkan dengan cepat

4. Imej pengurusan sekolah meningkat dengan lawatan benchmark dari sekolah-sekolah lain…

“ DO IT RIGHT AT THE FIRST TIME “BUAT SEKALI BETUL, BETUL SAMPAI BILA-BILA”

Rumusan

Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan rekod yang baik. Sekolah yang berkualiti adalah sekolah yang dapat menampilkan imej pengurusan yang bermutu tinggi melalui pendokumentasian maklumat dan rekod. Sistem Fail adalah salah satu kriteria kualiti yang mesti bersistem, mudah dirujuk, mudah diperolehi dan selamat.

RAHIM - SJQ - JPNJ

“ DO IT RIGHT AT THE FIRST TIME “

BUAT SEKALI BETUL, IA AKAN BETUL SAMPAI BILA-BILA”

• CONTOH KOD FAIL SEKOLAH REN DAN MEN

• CONTOH BUKU DAFTAR FAIL SEK REN

• CONTOH BUKU DAFTAR FAIL SEK MEN

SEKIAN, TERIMA KASIH

SEDAP SUNGGUH KUIH BAULU,BAULU DIBUAT OLEH MAK USU, JIKA TAK FAHAM JANGANLAH

MALU,KAMI , DI SJQ SEDIA MEMBANTU.