TECK WHYE SECONDARY SCHOOLTo Strive & Not to Yield

Untuk pelajar-pelajar Men 4/5

Nama: ____________________________Kelas: Men ________

1

Format Penulisan Surat Rasmi

Nama Penulis suratAlamatAlamatPoskod

29/10/2007

Jawatan Nama SyarikatAlamatAlamat

Tuan yang dihormati,

Tajuk (Lihat Contoh, perlu digaris bawah)

#(Lihat contoh), saya sepertimana nama dan alamat yang tertera di atas, ingin ## (Lihat contoh, rujuk kehendak dalam soalan, kerja pertama). Di samping itu juga, saya ingin _______ (rujuk soalan, kerja kedua yang kamu perlu lakukan). Besarlah hati saya sekiranya _______ saya ini dapat dipertimbangkan dengan sewajarnya.

Perenggan 2- (Rujuk soalan, jelaskan perkara pertama. Berikan butiran, contoh-contoh yang sesuai untuk menyokong isi utama dalam surat)

Perenggan 3- (Rujuk soalan, jelaskan perkara kedua. Berikan contoh-contoh, kebaikan yang diperolehi dsbnya berdasarkan tuntutan soalan)

(Lihat contoh bagi penutup surat)

Sekian

Yang benar,

Tanda tangan (harus sama dengan nama penulis)Nama penulis

Gunakan nama dan alamat seperti yang diberikan dalam

soalan

Gunakan nama dan alamat seperti yang diberikan dalam

soalan

2

Contoh-contoh Tajuk surat

Aduan mengenai kerosakan lampu Aduan mengenai kerosakan harta benda awamAduan mengenai kenaikan harga barangAduan mengenai perkhidmatan bas yang kurang memuaskanAduan mengenai sikap pelayan yang kurang memuaskanAduan mengenai sikap pelajar-pelajar yang kurang sopanAduan mengenai perkhidmatan restoran yang kurang menyenangkanAduan mengenai sikap pemandu bas yang kurang menyenangkan...

Pencalonan bagi Anugerah Ibu CemerlangPencalonan bagi Anugerah Bapa CemerlangPencalonan bagi Anugerah Guru TauladanPencalonan bagi Anugerah Pelajar TerbaikPencalonan bagi Anugerah Remaja Contoh...

Penghargaan terhadap pemandu bas yang bertimbang rasaPenghargaan terhadap pemandu teksi yang jujurPenghargaan terhadap jurujual yang cekapPenghargaan terhadap guru yang berdedikasiPenghargaan terhadap perkhidmatan yang cemerlangPenghargaan terhadap bantuan yang diberikan...

Permohonan bagi bantuan kewanganPermohonan bagi lawatan ke kilangPermohonan bagi lawatan ke sekolahPermohonan untuk membuat kerja-kerja kebajikanPermohonan untuk mengadakan bazarPermohonan untuk mengadakan jualan amalPermohonan untuk mengadakan konsert...

Usulan untuk membantu golongan yang kurang berkemampuanUsulan untuk menarik minat membacaUsulan untuk memperbaiki sistem pinjaman bukuUsulan untuk meningkatkan taraf kebersihan di kantinUsulan untuk menghiasi kawasan sekolahUsulan untuk menjimatkan penggunaan airUsulan untuk memanfaatkan ruangan di kawasan sekolahUsulan untuk memperbaiki kemudahan di tandasUsulan untuk menukar hiasan sekolahUsulan untuk menukar uniform sekolah

3

Usulan untuk menggantikan perabot di sekolahUsulan untuk memperbaiki sistem tempahan makmal komputerUsulan untuk memperbaiki sistem tempahan kemudahan sekolah...

# Awal perenggan 1 (Lihat contoh)Berhubung perkara di atasMerujuk perkara di atas

## nyatakan tujuan surat ditulis, harus mengikut seperti kehendak soalanmembuat permohonanmemohonmengadumengutarakan hal mengenaimencadangkanmembuat penghargaanmencalonkan

Penutup surat, perenggan terakhirAlternatif 1 (sesuai untuk aduan)Atas segala perhatian dan tindakan dari pihak Tuan, saya ucapkan ribuan terima kasih. Semoga saranan saya membawa kebaikan bersama di masa hadapan. Sekiranya Tuan perlu menghubungi saya, silalah hubungi saya melalui alamat yang tertera.

Alternatif 2 (sesuai untuk aduan/ usulan)Segala perhatian dan tindakan dari pihak Tuan, saya dahulukan dengan ucapan ribuan terima kasih. Jika Tuan memerlukan penjelasan lanjut mengenai perkara ini, silalah hubungi saya melalui talian 98765431. Semoga kita sama-sama dapat meraih manfaat darinya.

Alternatif 3 (sesuai untuk pencalonan/penghargaan)Sokongan dari pihak tuan amat saya harapkan untuk memastikan penghargaan yang sewajarnya berpihak pada calon yang layak. Saya amat berharap agar pihak tuan mempertimbangkan segala bentuk penghargaan yang boleh diberikan kepada (nama orang yang mahu diberikan penghargaan). Saya amat yakin beliau memang layak untuk menerima penghargaan tersebut.

Alternatif 4 (sesuai untuk permohonan)Saya sangat berharap agar permohonan saya mendapat kelulusan dan pertimbangan dari pihak Tuan. Saya amat mengalu-alukan

4

jawapan dari pihak Tuan. Atas perhatian dan jasa baik Tuan dalam hal ini, saya ucapkan ribuan terima kasih.

Alternatif 5 (sesuai untuk usulan)Saya memohon jasa baik tuan untuk menerima dan mempertimbangkan usulan saya. Kerjasama dan kesudian pihak tuan untuk bekerjasama dalam hal ini amat saya hargai. Jawapan dari pihak Tuan amat saya harap-harapkan. Dengan itu, saya ucapkan ribuan terima kasih.

Frasa-frasa lain yang disyorkandengan sukacitanya, saya ingin memaklumkantahap perkhidmatan yang diberikan amat mengecewakanindah khabar dari rupaboleh diperbaikiboleh dipertingkatkanbesarlah harapan saya semogamenghampakantidak keberatanagak keberatankurang mesra

5

KESILAPAN UMUM PELAJAR APABILA MENULIS SURAT KIRIMAN RASMI

1. Kata panggilan yang mengelirukan * Tuan/Puan* Sebaiknya gunakan 1 sahaja iaitu Tuan, harus ditulis dengan huruf T besar

meskipun di tengah-tengah ayat dalam keseluruhan surat kerana ia merupakan kata sapaan.

2. Tajuk surat terlalu panjang dan tidak berfokus* Contoh:

Aduan mengenai kerosakan lif serta saranan untuk memperbaiki keadaan lif yang selalu rosak

3. Salah penggunaan kata ganti nama diri orang X kamuX andaX saudara

√ tuan√ saya

4. Permulaan surat (Perenggan pertama)X Tidak menyatakan maksud/tujuan surat ditulisX Tidak mengenalkan diri

5. Isi suratX Isi harus ditulis dalam satu perenggan, dipisahkan dari sarananX Isi bagi surat aduan mesti menyatakan fakta dan bukan pendapat

Contoh ayat fakta:Saya perhatikan ada bekas-bekas najis yang masih melekat pada lantai.

Saya amat prihatin/kecewa kerana aduan saya kepada pegawai yang bertugas tidak diendahkan.

Contoh ayat pendapat:X Najis itu sungguh berbau hingga menusuk hidung.

X Saya amat geram apabila meminta pertolongan dari pekerja di situ (siapa yang suruh kamu geram-geram!!)

6. Penutup suratX Tidak menyatakan penghargaan atas kerjasama yang diberikan oleh pihak

berkenaanX Tidak memberikan kesediaan untuk dihubungi untuk memberikan butiran

lanjutX Tidak ditulis dalam perenggan yang lain (seringkali disatukan dengan

perenggan isi/ saranan)

7. Organisasi penulisan tidak dibuat dengan betul, dicampuradukkan antara kerja 1 dengan kerja 2

8. Penggunaan imbuhan yang salah

6

* Penggunaan kata depan ‘di’ harus dieja terpisah daripada perkataan lain seperti di sana, di sini, di atas, di kanan, di bahagian, di sekolah, di pejabat ...

* Penggunaan imbuhan ‘di-‘ harus dicantumkan dengan kata kerja dalam bentuk pasif seperti dielakkan, disambungkan, dijadikan, dihubungi, dirosakkan ...

9. Perkataan-perkataan yang sering disalah eja√ kebanyakan X kebanyakkan√ keesokan X keesokkan√ bekerja X berkerja√ penggunaan X pengunaan√ mengganggu X menganggu√ cemerlang X cermerlang√ pekerjaan X perkerjaan√ kerosakan X kerosakkan√ mengucapkan X mungucapkan√

10. Ayat-ayat yang kurang jelas

X Saya tahu bahawa ini semua menggunakan banyak duit (nenek saya pun tahu!!)...X ...membayar seorang teknisyen untuk...(mana ada barang free!!!)X ...telah diconteng dengan remaja yang berisiko (sejak bila remaja yang berisiko boleh jadi bahan conteng!!!!)

Beri perhatian pada semua panduan yang diberikan. Untuk mendapatkan markah yang cemerlang, isi karangan harus sekurang-kurangnya 6/8 dan bahasa 10/12. Semua ini tidak akan kamu perolehi melainkan dengan usaha yang gigih. Baca soalan dengan teliti, buat pilihan yang betul, buat analisis soalan, buat perancangan yang betul sebelum menulis. Isi-isi karangan harus jelas, tuntas dan lengkap. Elakkan daripada menulis secara meleret-leret atau diulang-ulang. Dalam komponen ini, kamu seringkali diuji untuk menyatakan sesuatu maksud tetapi dalam laras bahasa yang bersopan. Oleh itu, elakkan menulis dalam nada yang marah-marah atau rasa geram. Semak sebelum menghantar skrip kamu. Kalau ada kesalahan, gariskan perkataan itu dan tuliskan perkataan yang betul di atasnya. Selamat maju jaya

Salam kasih sayangGuru-guru dari Jabatan Bahasa Melayu, TWSS

Senarai semak

No. Perkara Butiran Tandakan √

1. Format surat

Nama dan alamat penulis ditulis dengan Huruf Besar di pangkalnya, semak pada nama dan alamat penulis surat yang diberikan dalam soalanTarikh 29/10/2008Nama dan alamat penerima ditulis dengan Huruf Besar di pangkalnya, semak pada nama dan

7

alamat penerima surat yang diberikan dalam soalanKata sapaan: Tuan yang dihormatiTajukPendahuluan seperti contoh yang diberikanIsi surat ada dua bahagianPenutup seperti contoh yang diberikanPengakuan: Yang benarTanda tanganNama seperti nama yang diberikan dalam soalan

2. Ejaan Rujuk Kamus Dewan, terutama perkataan-perkataan yang panjang

3. Bahasa Apitan ke-...-anImbuhan ‘di-‘ harus disambung dengan kata kerjaKata sendi nama ‘di’ harus dipisahkan Pemilihan kata yang tepatTiada penggunaan bahasa Inggeris

4. Isi Memenuhi tuntutan soalan, dapat dihuraikan dengan jelas, ada contoh yang sesuai

5. Organisasi Disusun mengikut pemerengganan yang sesuai

8