1 1

PENYESUAIAN BUKU

VOT

Oleh :

Norizan binti Abdul Hamid

Penolong Pengarah Kanan

Unit Penyelidikan, Pembangunan dan Kawalan Kualiti

Institut Perakaunan Negara

KURSUS PERAKAUNAN KERAJAAN SIRI 1/2011 ANJURAN AKADEMI AUDIT NEGARA

Tarikh : 27 Januari 2011 (Khamis)

2

PENYESUAIAN BUKU VOT

• Satu proses untuk menyemak ketepatan semua bayaran dan pungutan yang direkodkan dalam sesuatu Laporan Terperinci Perbelanjaan berbanding dengan apa yang direkodkan didalam Buku Vot bagi bulan berkenaan

• Satu Laporan yang menunjuk serta menjelaskan

perbezaan yang didapati di antara Laporan

Terperinci dan Buku Vot.

3

CARA MENYESUAIKAN BUKU VOT

1. Semak flimsi dengan Buku Vot

2. Tandakan catatan yang ada di kedua-dua laporan (C231 dan Buku Vot)

3. Lihat catatan yang tiada di salah satu laporan

4. Siasat punca & Lapor

5. Sedia Penyata Penyesuaian

6. Rekod Pelarasan dalam Buku Vot

4

BAGI BULAN…FEB..2001……..

VOT : B34

PTJ/PK : 050801

PGM/AKT : 030200

S.O.D.O. : 20000

RM RM

Baki peruntukan masih ada seperti di Laporan Terperinci

Perbelanjaan pada 28.2.2001

Tolak

1 Baucar-baucar yang belum dibayar oleh Pejabat

Pembayar - (Format A1) 145.00

2 Catatan "debit" di Buku Vot yang tidak terdapat

di Laporan Terperinci Perbelanjaan (Format A2) 50,000.00

3 Tanggungan belum selesai seperti di Buku Vot

pada 28.2.2001 81,118.88

4 Catatan "kredit" di Laporan Terperinci Perbelanjaan

yang tidak terdapat di Buku Vot (Format A3) - 131,263.88

Campur

1 Catatan "kredit" di Buku Vot yang tidak terdapat

di Laporan Terperinci Perbelanjaan (Format A2) 58.08

2 Catatan "debit" di Laporan Terperinci Perbelanjaan

yang tidak terdapat di Buku Vot (Format A3) - 58.08

Baki peruntukan masih ada seperti di Buku Vot

pada 28.2.2001

PENYATA PENYESUAIAN VOT PERBELANJAAN

FORMAT A

1,296,652.30

1,165,446.50

5

BAGI BULAN…FEB..2001……..

VOT : B34

PTJ/PK : 050801

PGM/AKT : 030200

S.O.D.O. : 20000

RM RM

Baki peruntukan masih ada seperti di Laporan Terperinci

Perbelanjaan pada 28.2.2001

Tolak

1 Baucar-baucar yang belum dibayar oleh Pejabat

Pembayar - (Format A1) 145.00

2 Catatan "debit" di Buku Vot yang tidak terdapat

di Laporan Terperinci Perbelanjaan (Format A2) 50,000.00

3 Tanggungan belum selesai seperti di Buku Vot

pada 28.2.2001 81,118.88

4 Catatan "kredit" di Laporan Terperinci Perbelanjaan

yang tidak terdapat di Buku Vot (Format A3) - 131,263.88

Campur

1 Catatan "kredit" di Buku Vot yang tidak terdapat

di Laporan Terperinci Perbelanjaan (Format A2) 58.08

2 Catatan "debit" di Laporan Terperinci Perbelanjaan

yang tidak terdapat di Buku Vot (Format A3) - 58.08

Baki peruntukan masih ada seperti di Buku Vot

pada 28.2.2001

PENYATA PENYESUAIAN VOT PERBELANJAAN

FORMAT A

1,296,652.30

1,165,446.50

6

Senarai baucar-baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Pembayar

Bulan : FEB 2001

Vot : B34

PTJ/PK : 050801

PGM/AKT : 030200

S.O.D.O. : 20000

1 13.2.2001 00042 IWK

JUMLAH

Tandatangan :……………………

Nama :……………………………

Jawatan :…………………………

Tarikh :…………15.3.2001

145.00

145.00

DokumenButiran

TarikhBil. RM

FORMAT A1

Dokumen

No. Ruj.

7

Catatan-catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan

Bulan : FEB 2001

Vot : B34

PTJ/PK : 050801

PGM/AKT : 030200

S.O.D.O.: 20000

1 16.2.2001 A0005 WARAN T/BALIK

2 27.2.2001 PP00082 KUTIPAN TALIPON

PERSENDIRIAN 58.08

JUMLAH 58.08

Tandatangan :…………………..

Nama :…………………………..

Jawatan :………………………..

Tarikh: …………15.3.2001

50,000.00

50,000.00

Kredit

Catatan

RM RM

Bil.Tarikh

Dokumen

No. Ruj.

Dokumen

FORMAT A2

ButiranDebit

8

Catatan-catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot

Bulan :

Vot :

PTJ/PK :

PGM/AKT :

S.O.D.O.:

JUMLAH

Tandatangan :…………………..

Nama :………………………….

Jawatan :………………………..

Tarikh: …………

Dokumen Debit Kredit

No. Ruj.Butiran

FORMAT A3

CatatanBil.

Tarikh

Dokumen

RM RM

9

PENYERAHAN PENYATA PENYESUAIAN

• SEMUA PENYATA PENYESUAIAN DAN

DOKUMEN DOKUMEN SOKONGAN MESTI DI

TANDATANGANI OLEH PEGAWAI YANG

BERTANGGUNGJAWAB DAN DIKEMUKAKAN

KEPADA JABATAN AKAUNTAN NEGARA

DALAM MASA 14 HARI SETELAH L.T.P.

DITERIMA.

10

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI

PENGAWAL/PENYELIA

• Bagi memastikan Buku Vot di selenggara dengan sempurna oleh kakitangan kewangan, pegawai penyelia kewangan mesti menentukan:

– Kakitangan yang menjalankan tugasan Buku Vot

mempunyai pengetahuan yang mencukupi

– Baucar dan jurnal hanya ditandatangani selepas

disemak baki peruntukan. Buku Vot perlu

ditandatangan ringkas setelah baucar / jurnal

ditandatangani

11

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI

PENGAWAL/PENYELIA

• L.T.P. bulanan disemak dan Penyata Penyesuaian

disediakan mengikut tempoh yang disyaratkan

• Penyesuaian disemak dan ditandatangani oleh

Pegawai setiap bulan

• Pengesahan/Penyesuaian dihantar ke JAN dalam

tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan L.T.P.

12