PERANAN DAN TUGAS UTAMA PEGAWAI REKOD …sabah.gov.my/ark/slaid/pegawai rekod.pdf · penghantaran...

PERANAN DAN TUGAS UTAMA PERANAN DAN TUGAS UTAMA PEGAWAI REKOD PEGAWAI REKOD

AGENSI KERAJAAN NEGERI SABAHAGENSI KERAJAAN NEGERI SABAH

OlehOleh

Majella Tan MarquezMajella Tan MarquezArkib Negeri Sabah, JKMArkib Negeri Sabah, JKM

20122012

http://conted.bcc.ctc.edu/images/computers/computers-basics.jpg

BAHAGIAN 1UNDANG-UNDANG BERKAITAN PENGURUSAN REKOD

BAHAGIAN 2PERANAN PEGAWAI REKOD JABATAN

➢

BAHAGIAN 3 TUGAS UTAMA PEGAWAI REKOD

JABATAN

BAHAGIAN 1UNDANG-UNDANG BERKAITAN PENGURUSAN REKOD

Undang-undang yang meliputi akta, enakmen, arahan, pekeliling dan peraturan berkaitan pengurusan rekodadalah seperti berikut:-

Bhg 1 Undang-undang Berkaitan Pengurusan Rekod PRAKNS 2012 _________________________________________________________________________________________________________________________


1. Enakmen Rekod dan Arkib Negeri Sabah No 7. Tahun 2007;

2. Arahan Perkhidmatan Negeri Sabah 1991;

3. Arahan Keselamatan;

4. Akta Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986;


5. Surat Pekeliling Am Bil.2 Tahun 1987: Peraturan Pengurusan Rasmi Selaras Dengan Peruntukan-peruntukan Akta Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986;

6. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.4 Tahun 2007: Pindaan Ke Atas Arahan Perbendaharaan (AP) 150;


7. Surat Pekeliling SKN 1996: Penyeragaman Kulit Fail, Kepala Surat(Letterhead)Rasmi dan Penyimpanan Fail dan Rekod; dan

8. Surat Pekeliling SKN 1995: Penerimaan Pakai Sistem Fail Housekeeping Sebagai Sistem Fail Seragam;


9. Arahan Teknologi Maklumat, Disember 2007, Keluaran MAMPU, JPM, Bab IV: Pengurusan Rekod Elektronik;

10. Akta Aktiviti Kerajaan Elektronik 2007 (Akta 680);

11.Akta Tandatangan Digital 1997;


12. Akta Jenayah Komputer 1997;

13. Akta Komunikasi dan Multimedia 1998; dan

14. Akta Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia 1998.


Undang-undang untuk pengawal rekod kerajaan adalah penting untuk:-

1. mengelakkan pemusnahan rekod secara haram; (Larangan terhadap pemusnahan rekod kerajaan, ERANS 2007, S.24)

2. mengelakkan pembocoran maklumat; (Arahan Keselamatan dikelaskan Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia dan Rahsia Besar)


3. mengelakkan kecurian dan kehilangan rekod; (Peruntukan-peruntukan sesuatu akta, enakmen atau peraturan. Contoh: ERANS 2007, S.43 Larangan Terhadap Eksport)

4. mengawal pergerakan rekod; (Prosedur dan peraturan sesuatu organisasi)


5. memastikan pemusnahan rekod dilaksanakan secara sistematik; (ERANS 2007, Pindaan AP 150)

6. memelihara rekod-rekod bernilai kekal sebagai warisan negara; (ERANS 2007, S.27 Pemindahan rekod awam ke Rekod dan Arkib Negeri; S.28 Rekod awam hendaklah diserahkan apabila diminta)


7. mengelakkan pemindahan dan pindaan maklumat tanpa kelulusan pihak yang tertentu; (Peruntukan-peruntukan sesuatu prosedur dan peraturan sesebuah organisasi)

8. mengelakkan membuat salinan yang tidak dibenarkan untuk tujuan kepentingan diri; dan (Arahan Keselamatan: Rekod Terperingkat adalah dilarang untuk dibuat salinan)


9. memastikan rekod-rekod dikendalikan dengan baik tanpa sebarang kerosakan. (Prosedur dan peraturan sesuatu organisasi. Pelan Tindakan Bencana-sebelum, semasa dan selepas perlu disediakan oleh Pasukan Respon Bencana (Disaster Response Team)


Undang-undang juga memainkan peranan penting dalam pentadbiran Arkib Negeri

Sabah (ANS)

1. Memberi kuasa kepada ANS untuk menyimpan dan memelihara bahan arkib;


2. memaklumkan orang awam hak mereka mengenai bahan arkib;

3. mewujudkan kerja-kerja kearkiban yang standard dan selaras; dan

4. memastikan agensi-agensi pewujud memindahkan rekod-rekod ke ANS.

BAHAGIAN 2PERANAN PEGAWAI REKOD JABATAN

PELANTIKAN PRJ PUNCA KUASA

Enakmen Arkib Negeri 1980, S.4(h) (bersama dgn Enakmen Rekod dan Arkib Negeri Sabah (Pindaan) 2007, Seksyen 6(y)) dan

Arahan Perkhidmatan Negeri Sabah 1991, Bab 7, Perkara 16

Bhg 2 Peranan Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012 ________________________________________________________________________________________________________________________


PRJ bertanggungjawab menyelaras dan mengurus kitaran hayat rekod sesebuah organisasi dari

peringkat pewujudan, penggunaan, penyelenggaraan dan pemisahan

berdasarkan undang-undang berkaitan pengurusan rekod


Di Tahap Pewujudan dan Penggunaan

Rekod lahir akibat daripada aktiviti-aktiviti dan fungsi organisasi dan digunakan dengan cara menyebarkannya dlm organisasi atau dihantar ke luar sebagai rujukan, tindakan susulan sesuatu kerja atau untuk membuat keputusan.

Rekod tersebut dikenali sebagai rekod aktif kerana ia digunakan untuk melaksanakan tugas harian organisasi.


Di Tahap Penyelenggaraan

1. Disimpan di dalam alat penyimpanan dan di registri.

2. Untuk mengeluarkan rekod, sistem dapatan semula dicipta dan digunakan berdasarkan manual atau sistem berkomputer; dan


3. Dipelihara daripada kerosakan akibat serangan serangga, keadaan persekitaran dari segi kebersihan, edaran udara, kelembapan, pancaran cahaya matahari dan seumpamanya.


4. Peraturan-peraturan keselamatan seperti akses terhad ke registri, kawalan rujukan, kaedah pengendalian fail, penggunaan taraf keselamatan fail diberi perhatian untuk mengurangkan risiko ancaman terhadap rekod.


Di Tahap Pemisahan

Tindakan mengasingkan rekod separa aktif (yang jarang diperlukan atau dirujuk) dan tidak aktif (tidak diperlukan atau dirujuk lagi) drp tempat simpanan di registri melalui proses penilaian.


1. Rekod separa aktif dan tidak aktif yang mempunyai nilai sementara dihantar ke Unit Rekod Agensi untuk simpanan sementara; 2. Rekod tidak aktif yang mempunyai nilai kekal dihantar ke ANS untuk simpanan kekal;

3. Rekod separa aktif dan tidak aktif yang tidak mempunyai nilai, dimusnahkan mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.

BAHAGIAN 3TUGAS UTAMA PEGAWAI REKOD JABATAN

Bhg 3 Tugas Utama Pegawai Rekod Jabatan PRAKNS 2012 ________________________________________________________________________________________________________________________

1. Menguruskan Registri dan Unit Rekod Agensi

1. 1. Menyelaras dan memantau

1.1.1 urusan mel (proses dan urusan penerimaan, penyebaran dan

penghantaran maklumat dan surat dlm pelbagai media);


1.1.2. urusan borang (urusan menganalisis merekacipta dan

menyemak borang);

1.1.3. urusan fail(proses pembukaan fail(kulit/tajuk/nombor fail,kertas minit), memasukkan dokumen atau lampiran-lampiran ke dlm fail, proses penutupan fail dan mengadakan kawalan ke atas rekod aktif).


1.2 Mewujudkan klasifikasi rekod yang sesuai;

1.3 Mengawal pergerakan rekod;

1.4 Mengelakkan kehilangan rekod;

1.5 Sentiasa menyusun rekod yang baik;

1.6 Pengesanan Rekod yang berkesan;

1.7 Menyediakan indeks.


1.8 Menentukan rekod-rekod dipelihara dgn baik;

1.9 Menyimpan rekod dlm kawasan yg selamat;

1.10 Mengelakkan sebarang kerosakan;

1.11 Sentiasa memeriksa dan mengkaji rekod-rekod yang tidak aktif;


1.12 Melaksanakan proses penilaian rekod;

1.13 Memastikan pemindahan rekod tidak aktif;

1.14 Memastikan pemusnahan rekod tidak bernilai dilaksanakan dengan betul; dan

1.15 Menentukan rekod bernilai kekal dipelihara.


2. Menyediakan peraturan, panduan dan manual pengurusan rekod;

3. Menyediakan keperluan kelengkapan dan peralatan serta ruang simpanan rekod;

4. Menyelia kerani fail dan mengadakan serta memberikan latihan/kursus pengurusan rekod kepada pegawai dan kakitangan;


5. Memberi khidmat nasihat mengenai pengurusan rekod;

6. Menjalankan audit dan inspektorat rekod; dan

7. Menyelaras semua urusan pengurusan rekod dan arkib dengan Arkib Negeri Sabah

PEWUJUDANPENGGUNAAN/PEMELIHARAAN


PERKARA-PERKARA YANG PERLU DILAKSANAKAN

1. Melantik pegawai rekod jabatan(PRJ);

2. Menyediakan sistem fail yang baik khususnya menyediakan sistem klasifikasi yang efisien;

3. Menyediakan sebuah manual sebagai panduan untuk diguna pakai oleh semua pegawai dan kakitangan jabatan;

4. Menubuhkan Jawatankuasa Peniliain Rekod Jabatan;

5. Menyediakan Jadual Pelupusan Rekod Khusus untuk fungsi khusus;

6. Menyediakan pelan tindakan bencana bagi rekod penting; dan

7. Mengadakan bilik khas untuk fail iaitu bilik fail dan bilik rekod.

PENGURUSAN REKOD KERAJAAN NEGERI

SABAH ADALAH TANGGUNGJAWAB KITA

JUSTERU ITU URUSLAH REKOD DENGAN

PENUH AKAUNTABILITI DAN INTEGRITI

DEMI KHAZANAH KITA

SEKIAN TERIMA KASIH

PERANAN DAN TUGAS UTAMA PEGAWAI REKOD …sabah.gov.my/ark/slaid/pegawai rekod.pdf · penghantaran...

Documents

Transcript of PERANAN DAN TUGAS UTAMA PEGAWAI REKOD …sabah.gov.my/ark/slaid/pegawai rekod.pdf · penghantaran...