Perangkat Pelaporan UKM Buku panduan bagi UKM peserta...2018/01/16 · 2.3. Lupa kata sandi Jika...

11-Sep-17 v.6

© GRI (2017)

Digunakan oleh UKM peserta program Program CSRCB. Untuk kalangan terbatas

Perangkat Pelaporan UKM

Buku panduan bagi UKM peserta

Digunakan oleh UKM peserta program CSRCB. Untuk kalangan terbatas

Halaman 2 / 29

17-Oct-17 v.6

Daftar Isi

1. Pendahuluan ................................................................................................................................................. 4

1.1. Mengenal Program CSRCB ............................................................................................................ 4

1.2. Mengenai perangkat ......................................................................................................................... 4

1.3. Mengenai Dokumen Ini ................................................................................................................... 5

2. Menggunakan perangkat ............................................................................................................................ 5

2.1. Akseslah akun Anda untuk pertama kalinya .............................................................................. 5

2.2. Mengakses perangkat ...................................................................................................................... 9

2.3. Lupa kata sandi ................................................................................................................................. 9

3. Panel Dasbor............................................................................................................................................. 10

3.1. Menyunting data akun .................................................................................................................. 10

Pengaturan bahasa ................................................................................................................................... 10

Logout ........................................................................................................................................................ 10

Kemajuan Pelaporan ............................................................................................................................... 10

Melanjutkan pelaporan ........................................................................................................................... 11

3.2. Bertanya kepada pelatih .............................................................................................................. 11

Bagaimana mengajukan pertanyaan ...................................................................................................... 12

4. Fungsi perangkat ...................................................................................................................................... 13

4.1. Profil saya ........................................................................................................................................ 13

Tim .............................................................................................................................................................. 13

4.2. Membuat akun pengguna baru ................................................................................................... 14

Buat Akun UKM baru ............................................................................................................................. 14

5. Pengungkapan ........................................................................................................................................... 15

5.1. Katalog Lengkap Pengungkapan ................................................................................................. 15

6. Laporan ...................................................................................................................................................... 16

6.1. Membuat laporan baru ................................................................................................................ 16

6.2 Ikhtisar laporan .............................................................................................................................. 16

Bar progres ............................................................................................................................................... 17

Pengungkapan Terkunci/Terbuka ......................................................................................................... 17

Opsi pengunduhan ................................................................................................................................... 17

Legenda Status .......................................................................................................................................... 18

6.3 Menghapus laporan...................................................................................................................... 19

6.4 Pengungkapan individual ............................................................................................................. 19

Alasan tidak mencantumkan .................................................................................................................. 20

Persyaratan Pelaporan ............................................................................................................................ 22

Memasukkan respons pada pengungkapan individual ...................................................................... 25


Halaman 3 / 29

17-Oct-17 v.6

Menyimpan respon pada pengungkapan individual .......................................................................... 26

Menyimpan respon pengungkapan individual yang terkait pada pengungkapan lain dalam

perangkat ................................................................................................................................................... 27

Mengunci dan membuka kunci pengungkapan .................................................................................. 27

7. Area Pengetahuan .................................................................................................................................... 28

7.1. T & J ................................................................................................................................................. 28

Dinding T&J ............................................................................................................................................... 28

Jawaban Pertanyaan ................................................................................................................................. 28

7.2. Dokumen ........................................................................................................................................ 29


Halaman 4 / 29

17-Oct-17 v.6

1. Pendahuluan 1.1. Mengenal Program CSRCB

Program Corporate Sustainability and Reporting for Competitive Business (CSRCB) adalah

program berjangka empat tahun yang bertujuan membantu badan usaha kecil dan menengah

(UKM) yang berada di negara-negara berkembang mengembangkan laporan keberlanjutan agar

dapat mencapai akses yang lebih baik dalam rantai nilai global. Program ini telah dilaksanakan di

Kolombia, Ghana, Indonesia, Peru, Afrika Selatan dan Vietnam, dan program ini menerima

dukungan dana dari Swiss State Secretariat for Economic Affairs (SECO).

UKM (Usaha Kecil dan Menengah) pada masa ini kerap diminta untuk menyediakan data non-

finansial oleh Perusahaan Multi Nasional (PMN) dan/atau klien perusahaan besar nasional. Hal ini

disebabkan PMN dan perusahaan besar semakin dituntut untuk menunjukkan akuntabilitas oleh

berbagai pemangku kepentingan khususnya bagi dampak yang timbul akibat siklus produksinya.

Dampak tersebut mencakup baik dampak langsung maupun yang tidak langsung disebabkan oleh

PMN dan perusahaan besar, yaitu oleh organisasi yang berada dalam rantai pasokan mereka.

Meskipun demikian, kebanyakan UKM tidak mendapatkan pelatihan dan pemberdayaan yang

diperlukan untuk dapat mengumpulkan informasi yang diminta. Dengan demikian mereka tidak

dapat memberikan informasi secara terstruktur, dan pada saat ini hanya ada 10% laporan

keberlanjutan di seluruh dunia yang diterbitkan oleh UKM.

Salah satu alasan utama rendahnya angka tersebut adalah karena perihal bisnis untuk pelaporan

keberlanjutan tidak jelas bagi UKM sehingga UKM cenderung melihatnya sebagai persyaratan

kepatuhan dan bukan praktek bisnis strategis yang dapat menguntungkan UKM.

Program ini bertujuan untuk membantu UKM memahami bagaimana menggunakan praktik

pelaporan keberlanjutan untuk mengembangkan strategi internal, sehingga dapat menghasilkan

keuntungan langsung bagi bisnis mereka.

Dalam program CSRCB, UKM akan:

• Mempersiapkan laporan Mengacu pada GRI dengan menggunakan pendekatan yang

khusus untuk UKM, mengumpulkan data hanya pada Pengungkapan Umum dan

Pengungkapan Topik Spesifik.

• Menggunakan Perangkat Pelaporan UKM untuk memperoleh data yang diperlukan.

1.2. Mengenai perangkat

Perangkat Pelaporan UKM merupakan perangkat pelaporan online atau daring yang dapat

membantu UKM mempersiapkan laporan Mengacu pada GRI. Perangkat tersebut akan digunakan

oleh UKM untuk mengumpulkan data dan menyertakan form online yang sederhana dan

disesuaikan untuk memperoleh data laporan. Data dapat dipindahkan ke dalam bentuk Word

(pdf) dan Excel untuk tujuan pelaporan.


Halaman 5 / 29

17-Oct-17 v.6

Perangkat tersebut:

• Diciptakan khusus untuk UKM peserta dalam Program CSRCB

• Kompatibel dengan semua mesin pencari

• Memiliki template yang khusus bagi setiap UKM untuk mengumpulkan data yang relevan

bagi organisasinya

• Memberikan akses kepada area berbagi pengetahuan bagi UKM

• Memiliki fitur di mana UKM dapat bertanya kepada pelatih kapanpun waktunya.

1.3. Mengenai Dokumen Ini

Dokumen ini akan membawa UKM peserta program, melalui opsi fungsi dan menu pada

Perangkat Pelaporan UKM. Dokumen ini sebaiknya didistribusikan kepada seluruh UKM

pengguna yang berpartisipasi dalam Program CSRCB.

Pertanyaan lanjutan mengenai fitur dan fungsi utama perangkat dapat ditujukan kepada pelatih

lokal melalui Perangkat UKM. Informasi detail tentang bagaimana menanyakan pertanyaan kepada

pelatih melalui perangkat akan dijelaskan selanjutnya dalam buku panduan ini.

2. Menggunakan perangkat

2.1. Akseslah akun Anda untuk pertama kalinya

Setelah sebuah akun dibuat untuk Anda, Anda akan menerima sebuah surat elektronik berisi

tautan untuk menciptakan kata sandi. Setelah Anda membuat kata sandi, akun Anda akan segera

aktif. Anda dapat mengakses perangkat. Contoh tampilan perangkat dapat Anda lihat di bawah ini.


Halaman 6 / 29

17-Oct-17 v.6

Pertama kali Anda membuka perangkat, Anda akan diminta untuk menyetujui syarat dan

ketentuan, sebagaimana dapat Anda lihat contohnya di bawah ini.

Harap diingat bahwa tangkapan layar di bawah tidak menunjukkan syarat dan kondisi

sesungguhnya. Setiap pengguna diwajibkan untuk membaca syarat dan ketentuan dengan seksama

dan menyetujuinya untuk dapat memulai menggunakan perangkat.


Halaman 7 / 29

17-Oct-17 v.6

Pengguna pertama (admin UKM) yang mendaftarkan organisasi UKM akan diminta untuk

menyediakan sejumlah informasi untuk profil organisasi serta menyetujui syarat dan ketentuan.

Informasi tersebut akan disimpan dalam profil UKM dan dapat diakses maupun disunting di waktu

kemudian oleh tim admin UKM. Contoh tampilan yang akan dilihat oleh admin UKM adalah

sebagai berikut:


Halaman 8 / 29

17-Oct-17 v.6

Setelah Anda masuk akun Anda, Anda akan pertama-tama melihat Panel Dasbor. Anda dapat

melihat contohnya di bawah ini:


Halaman 9 / 29

17-Oct-17 v.6

2.2. Mengakses perangkat

Anda dapat mengakses perangkat dengan mengunjungi laman berikut:

https://reportingtool.globalreporting.org

Anda akan diminta untuk memasukkan alamat email dan kata sandi.

2.3. Lupa kata sandi

Jika Anda lupa kata sandi Anda, silahkan klik opsi “Lupa kata sandi?” yang berada di bawah kotak

kata sandi. Anda akan diminta untuk memasukkan alamat email yang terhubung dengan akun

Anda. Anda akan menerima email dengan instruksi untuk mengatur ulang kata sandi Anda.

Jika Anda belum menerima email dengan petunjuk setelah beberapa menit, silahkan periksa kotak

surat di folder Spam/ Junk email.

https://reportingtool.globalreporting.org/


Halaman 10 / 29

17-Oct-17 v.6

3. Panel Dasbor

3.1. Menyunting data akun

Pengaturan bahasa Pada ujung kanan atas layar, Anda akan menemukan tombol yang dapat Anda gunakan untuk

mengubah pengaturan bahasa dalam perangkat, seperti yang dapat dilihat di bawah.

Logout Tombol Logout dapat diakses dengan mengklik detail pengguna pada sisi kanan atas layar, seperti

yang terlihat di bawah ini:

Kemajuan Pelaporan Tombol panel dasbor memberikan ikhtisar kemajuan yang sedang terjadi pada laporan Anda.

Anda dapat juga melihat berapa persen pengakuan yang telah diisi untuk setiap seri Standar.

Kemajuan untuk laporan secara keseluruhan dapat juga diperkirakan.


Halaman 11 / 29

17-Oct-17 v.6

Melanjutkan pelaporan Tombol “Lanjutkan pelaporan” pada panel Dasbor dapat Anda gunakan untuk segera kembali ke

laman pengisian informasi untuk pengungkapan. Anda dapat melanjutkan pelaporan dengan

mengklik tombol “Lanjutkan pelaporan” seperti contoh di bawah ini:

3.2. Bertanya kepada pelatih

Dari panel dasbor, Anda dapat juga mengajukan pertanyaan langsung kepada pelatih Anda. Untuk

melakukannya, Anda dapat mengklik tombol GO pada bagian Tanya Pelatih

Anda dapat melihat ikhtisar seluruh pertanyaan terkini dari klaster Anda dalam bagian

“Pertanyaan dari klaster Anda”, seperti contoh di bawah ini.


Halaman 12 / 29

17-Oct-17 v.6

Bagaimana mengajukan pertanyaan Dari opsi “Tanya Pelatih” , klik Go

Pada layar yang muncul, Anda dapat memberikan judul pada pertanyaan Anda, subyek, (jika

mungkin) termasuk pada pengungkapan apa, serta pertanyaan yang hendak Anda tanyakan.

Dengan mengklik “Kirim” pertanyaan Anda telah terkirim kepada pelatih. Pelatih akan menerima

suatu notifikasi bahwa mereka menerima pertanyaan. Pelatih kemudian dapat menjawab

pertanyaan Anda melalui perangkat.


Halaman 13 / 29

17-Oct-17 v.6

4. Fungsi perangkat Pada sisi kiri layar Anda akan menemukan kolom fungsi perangkat. Pertama, kita akan melihat

halaman profil organisasi Anda. Anda dapat menemukannya di bawah “Profil Saya”.

4.1. Profil saya

Pada halaman “Profil Saya” Anda akan menemukan informasi dasar mengenai organisasi Anda.

Sebagian besar informasi pada halaman ini akan diisi oleh admin organisasi pada kunjungan

pertama kalinya.

Admin UKM adalah penghubung bagi UKM yang memiliki hak untuk menyunting perangkat -

memiliki akses dan tanggungjawab lebih besar dibanding pihak lain dalam organisasi. Hak tersebut

dibahas dalam bagian relevan dalam panduan ini.

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya dalam panduan ini, ketika admin UKM masuk pertama

kalinya, ia diminta untuk memberikan informasi dasar mengenai organisasi. Pada laman profil,

sebagaimana dilihat di bawah, admin dan UKM pengguna dapat menyunting informasi ini.

Tim


Halaman 14 / 29

17-Oct-17 v.6

Pada sisi kanan layar, Anda dapat menemukan anggota tim yang terlibat dalam proses pelaporan

dalam organisasi Anda. Detail admin UKM akan nampak dalam tulisan warna hijau. Tanda centang

di sebelah nama pengguna menandakan akun pengguna telah diaktifkan, dan kata sandi telah

dibuat oleh pengguna.

4.2. Membuat akun pengguna baru Admin dapat membuat akun baru di sini dengan mengklik tombol “Tambahkan” dalam kolom

Tim. Fungsi ini tersedia dalam opsi Buat Akun UKM Baru.

Buat Akun UKM baru

Untuk membuat akun baru, admin dapat memasukkan alamat surel kolega yang ingin

ditambahkan. Admin dapat memilih opsi “Admin” jika pengguna baru akan diberi hak sebagai

admin.

Ketika mengklik tombol “Simpan”, secara otomatis akan terkirim undangan ke alamat surel, yang

memberi akses kepada pengguna akun UKM baru untuk membuat kata sandi baru serta

mengaktifkan akun mereka.

Jika Anda lupa untuk menunjuk pengguna akun UKM baru sebagai admin, silahkan menghubungi

Mitra Pelaksana pada klaster Anda untuk bantuan.

Jika Anda melakukan kesalahan penulisan alamat email pengguna dan ingin menyunting atau

mematikan akun baru UKM, silahkan hubungi Mitra Pelaksana dalam klaster Anda.

Menyimpan dan menambah akun baru

Admin dapat juga mengundang beberapa pengguna baru, satu per satu, dengan memilih opsi

“Simpan dan tambahkan alamat email lain”. Admin dapat juga memilih untuk mendelegasikan hak

sebagai admin kepada pengguna baru – beberapa akun admin dapat dibuat untuk setiap organisasi

UKM. Penting untuk diingat bahwa setidaknya satu pengguna harus menjadi admin bagi

organisasinya.

Membatalkan

Untuk meninggalkan tampilan atau laman, pengguna dapat menggunakan opsi “Batal”.

Memasuki tanggapan dan menyunting

Penting untuk diingat bahwa pengguna UKM dalam Tim dapat memasukkan tanggapan dan

menyunting profil organisasi. Akan tetapi, hanya admin yang dapat memeriksa informasi final yang

akan menjadi laporan terunduh. Informasi lebih lanjut mengenai ini terdapat dalam bagian relevan

dalam buku panduan (lihat 6.3 Mengunci dan Membuka Kunci Pengungkapan).


Halaman 15 / 29

17-Oct-17 v.6

5. Pengungkapan Laman Pengungkapan memberi akses untuk membuka pengungkapan yang terdapat dalam Standar

Pelaporan Keberlanjutan GRI (Standar GRI).

5.1. Katalog Lengkap Pengungkapan

Ketika memilih Katalog Lengkap Pengungkapan, Anda dapat membuka seluruh pengungkapan

yang tersedia dalam Standar Pengungkapan Keberlanjutan GRI (Standar GRI). Anda dapat memilih

salah satu pengungkapan untuk melihat persyaratan pelaporan untuk pengungkapan tersebut.

Tab ini tidak ditujukan untuk pelaporan aktual. Tujuannya adalah menyediakan ikhtisar

pengungkapan dan persyaratan pelaporan relevan serta menunjukkan kesesuaiannya dengan

Standar GRI.


Halaman 16 / 29

17-Oct-17 v.6

6. Laporan Dalam bagian Laporan, Anda dapat mengakses laporan yang sedang Anda kerjakan, atau membuat

laporan baru.

6.1. Membuat laporan baru

Untuk membuat laporan baru, pilihlah tombol “Buat +”.

Dengan membuat laporan baru, Anda secara otomatis akan menerima template pelaporan yang

telah dipersiapkan dan dikhususkan untuk klaster Anda oleh mitra pelaksana atau pelatih.

Template ini mencakup pengungkapan wajib yang harus Anda laporkan dalam proyek ini. Dalam

pelatihan dan lokakarya untuk proyek ini, UKM akan diinformasikan mengenai pengungkapan

mana yang wajib dalam klaster mereka.

Dalam bagian berikut, kita akan melihat fungsi utama dalam bagian Laporan.

6.2 Ikhtisar laporan

Gambar berikut di bawah menunjukkan contoh tampilan laman Laporan bagi pengguna. Anda

dapat mengklik panah pada sisi kanan layar untuk menyembunyikan ikhtisar pengungkapan

tertentu.


Halaman 17 / 29

17-Oct-17 v.6

Bar progres Pada bagian tengah layar Anda akan melihat tulisan “Kemajuan Pelaporan Umum” dan di

bawahnya sebuah bar progres yang mengindikasikan kemajuan Anda dalam mengisi pengungkapan

dalam laporan.

Pengungkapan Terkunci/Terbuka Di samping bar progres, UKM pengguna dapat melihat seberapa banyak pengungkapan yang telah

dilaporkan yang terkunci maupun terbuka oleh admin UKM admin. Di samping angka, akun

Admin juga memiliki kemampuan mengunci atau membuka pengungkapan yang diwajibkan untuk

laporan. Informasi lanjut mengenai fungsi ini diberikan di bawah.

Ingatlah bahwa persyaratan yang tidak dilaporkan dalam sebuah pengungkapan yang dikunci akan

diekspor ke dalam file Word sebagai bentuk final. Dengan demikan versi final laporan harus

diformat oleh Anda.

Opsi pengunduhan

Di bawah bar progras Anda dapat melihat dua opsi pengunduhan template laporan dalam Word.

Mengekspor ke dokumen Word akan menghasilkan laporan yang memuat semua jawaban yang

telah Anda berikan, berdasarkan template laporan. Laporan yang terekspor otomatis akan

memuat klaim ‘Mengacu pada GRI’ (lihat klausul 3.3, Menggunakan Standar yang dipilih dengan

klaim Merujuk pada GRI, dalam GRI 101: Landasan) dan Indeks Isi GRI (lihat klausul 6.3,

Pengungkapan 102-55 indeks isi GRI, dalam GRI 102: Pengungkapan Umum).

Sebelum mengekspor atau mengunduh dokumen Word, akan ada 2 kali pengecekan pada status

laporan:

- Pertama pada pengungkapan wajib: memeriksa apakah semua yang wajib telah dilaporkan


Halaman 18 / 29

17-Oct-17 v.6

- Kedua pada pengungkapan terkunci: memeriksa apakah pengungkapan yang telah

dilaporkan telah terkunci

Anda dapat mengunduh dokumen Word walaupun melalui pengecekan, akan tetapi informasi

yang diekspor terbatas hanya pada apa yang dilaporkan dan dikunci pada saat pengunduhan.

Setelah kedua pengecekan tersebut telah dilalui, akan terlihat pesan yang mengindikasikannya,

seperti dapat dilihat di bawah ini:

Anda dapat menambahkan informasi yang Anda inginkan, dan mengganti tampilan sesuai

keinginan. Dokumen Excel mengatur data Anda sehingga mudah dianalisa dan digunakan untuk

melakukan kalkulasi.

Ingatlah bahwa mengekspor dan mengunduh laporan merupakan proses yang dapat menghabiskan

waktu selama beberapa menit, tergantung pada jumlah informasi yang tercakup dalam laporan.

Berikan cukup waktu untuk mengunduh laporan. Jika Anda melihat bahwa proses pengunduhan

memakan waktu yang terlalu lama, silahkan hubungi pelatih Anda.

Legenda Status Pada sisi kanan dari bar Kemajuan Pelaporan Umum Anda dapat melihat kotak Legenda Status.

Warna yang berbeda menunjukkan pengungkapan yang berbeda pada tampilan ini dan terhubung

pula pada template pelaporan yang berbeda. Dengan demikian, tampilan yang Anda lihat adalah

sebagai wajib maupun pilihan dapat diterapkan pada laporan Anda; tidak perlu mengubah apa-apa.


Halaman 19 / 29

17-Oct-17 v.6

Warna pengungkapan sebagaimana dijelaskan di bawah ini.

Abu-abu: pengungkapan yang wajib untuk proyek ini

Ungu: Anda telah menyertakan data untuk pengungkapan namun belum melengkapinya

Biru: pengungkapan telah dilaporkan sepenuhnya

Putih: pilihan atau tidak wajib dilaporkan dalam pengungkapan. Informasi ini sifatnya opsional

untuk pengungkapan dalam proyek ini; Anda dapat memilih melaporkan ataupun tidak.

6.3 Menghapus laporan

Admin UKM dapat memilih untuk menghapus laporan. Opsi ini sebaiknya hanya dipilih jika Mitra

Pelaksana atau pelatih menginstruksikannya. Sebagai contoh, hal ini dapat terjadi karena adanya

perubahan dala pengungkapan yang harus dilaporkan. Disarankan untuk tidak menggunakan

opsi ini karena jika draf laporan dihapus maka tidak dapat dipulihkan lagi.

6.4 Pengungkapan individual

Dengan mengklik pengungkapan dalam bagian Laporan Anda mengakses isi dari setiap

pengungkapan secara individual.


Halaman 20 / 29

17-Oct-17 v.6

Pada bagian ini Anda akan menemukan penjelasan untuk setiap pengungkapan. Setiap persyaratan

pelaporan di bawah pengungkapan ditampilkan secara terpisah seperti yang dilihat pada contoh di

atas.

Ikon pensil

Dengan mengklik ikon pensil, Anda akan dapat memberi respon pada pengungkapan ini.

Tanya pelatih

Jika Anda bertanya dengan menggunakan fungsi “Tanya Pelatih” dalam tampilan Laporan, maka

pertanyaan dan subyek pertanyaan akan langsung terhubung pada pengungkapan.

Kotak Bantuan

Pada pengungkapan tertentu yang memerlukan kalkulasi, Anda akan melihat kotak bantuan

muncul, seperti yang terlihat di bawah ini:

Informasi dalam kotak Bantuan didasarkan pada Panduan pengungkapan, yang tercakup dalam

Standar GRI.

Alasan tidak mencantumkan

Jika Standar GRI mengijinkan tidak mencantumkan informasi, UKM dapat secara otomatis

menyertakan alasan tidak mencantumkan informasi tersebut, dengan menggunakan opsi “Tambah

penghapusan” seperti contoh di atas.

Setelah Anda mengklik “Tambah penghapusan”, tampilan seperti di berikut akan muncul:


Halaman 21 / 29

17-Oct-17 v.6

Untuk menambahkan informasi tidak mencantumkan untuk pengungkapan secara individual, Anda

perlu mendeskripsikan bagian mana dari pengungkapan yang dikosongkan pada kolom Bagian yang

tidak dicantumkan. Sebagai contoh, Anda dapat tidak mencantumkan informasi bagian

pengungkapan, seperti persyaratan c dari 302-3.

Anda dapat memasukkan alasan tidak mencantumkan untuk pengungkapan individual atau bagian

dari pengungkapan individual, yang perlu diklarifikasikan pada kolom “Bagian tidak dicantumkan”.

Pada kolom ini, Anda dapat mendeskripsikan bagian mana pada persyaratan pelaporan yang tidak

dicantumkan (dengan menyebutkan kategori persyaratan pelaporan contoh. 303-2-b: Standard,

metodologi, dan asumsi disertakan) atau Anda dapat juga menyebutkan bagian yang tidak

dicantumkan, misal 303-2-b, di mana bagian b adalah bagian yang tidak dicantumkan).

Selain itu Anda juga perlu menambahkan alasan tidak mencantumkan yang dapat Anda pilih dari

daftar alasan tidak mencantumkan yang diberikan dalam Standar GRI. Anda juga juga harus

menyertakan penjelasan alasan tidak mencantumkan.

Penting bagi Anda untuk membaca bagian dalam Standar GRI (Klausul 3.2 Alasan Tidak

Mencantumkan , in GRI 101: Landasan) untuk memahami dalam kasus apa diperbolehkan untuk

tidak mencantumkan serta bagaimana penjelasan tidak mencantumkan itu disertakan dalam

laporan. Perangkat juga memuat panduan relevan pada tabel 2 di bawah pada saat Anda

mengakses bagian “Tambahkan tidak mencantumkan”.

Klik Batal untuk kembali kepada laman pengungkapan

Klik Hapus untuk menghapus tidak mencantumkan, bagian yang tidak dicantumkan tidak akan

masuk dalam pengungkapan setelah ini.

Klik Simpan untuk menambahkan pengosongan ke dalam pengungkapan dan kembali ke laman

pengungkapan. Informasi berikut akan tampil untuk memberitahu Anda mengenai hal yang tidak

dicantumkan dalam pengungkapan, seperti di bawah ini. Untuk menyunting hal yang tidak

dicantumkan, Anda dapat mengklik ‘lihat yang tidak dicantumkan’.


Halaman 22 / 29

17-Oct-17 v.6

Alasan tidak mencantumkan pengungkapan tidak wajib

Pengguna memiliki opsi untuk menyertakan pengungkapan yang tidak diwajibkan untuk disertakan

dalam laporan. JIka Anda ingin menyertakan pengungkapan yang tidak wajib tersebut namun

hanya dapat melaporkan sebagian pengungkapan, Anda dapat menyertakan alasan tidak

mencantumkan untuk bagian yang tidak dapat Anda laporkan tersebut. Proses untuk tindakan ini

sedikit berbeda dengan sebelumnya. Sebagaimana diilustrasikan di bawah, Anda dapat mengklik

‘sertakan pengungkapan 402-1’ untuk memasukkan opsi tidak mencantumkan bagi pengungkapan

402-1. Setelah itu ikutilah langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas untuk ‘alasan tidak

mencantumkan’.

Persyaratan Pelaporan

Persyaratan pelaporan pengungkapan individual

Tidak semua persyaratan di dalam pengungkapan wajib dilaporkan pada kasus-kasus tertentu.

Perbedaan ini ditunjukkan melalui kotak berwarna hijau dan abu-abu untuk ‘a/b/c/d dan

sebagainya. Kotak hijau berarti pelaporan bersifat wajib, sementara kotak abu-abu berarti

persyaratan pelaporan tidak wajib. Di samping itu, persyaratan yang bersifat wajib memiliki tanda

‘*’. Contohnya dalam gambar berikut di bawah, bagian ‘a’ dan ‘b’ berwarna hijau dan memiliki

tanda‘*’, sedangkan bagian ‘c’ berwarna abu-abu.


Halaman 23 / 29

17-Oct-17 v.6

Persyaratan Tambahan

Pada perangkat, pengungkapan tertentu memiliki persyaratan tambahan, sebagaimana ditampilkan

di bawah. Anda dapat melihatnya dari tanda seru yang terdapat pada sisi kanan layar. Informasi

untuk persyaratan tambahan diambil dari Standar GRI dan bersifat wajib dilaporkan. Silahkan

membaca dengan seksama sebelum melaporkan pengungkapan tertentu. Jika memungkinkan,

perangkat dapat disesuaikan bagi pengguna untuk memenuhi persyaratan ini.

Pada pengungkapan tertentu, dimana diperlukan kalkulasi, persyaratan tambahan menyediakan

rumus kalkulasi sebagaimana terlihat di gambar berikut. Formula atau rumus tersebut terintegrasi

dengan alat dan dengan demikian bersifat informatif.


Halaman 24 / 29

17-Oct-17 v.6

Pengungkapan Pendekatan Manajemen

Penting untuk diingat bahwa Anda akan diminta melaporkan pengungkapan pendekatan

manajemen untuk setiap topik yang sifatnya material bagi organisasi Anda pada proyek ini.

Ingatlah bahwa seluruh bagian 103-1 mengenai pengungkapan pendekatan manajemen memiliki

‘Persyaratan umum’ yang bersifat wajib dilaporkan, sebagaimana terdapat di bawah ini.


Halaman 25 / 29

17-Oct-17 v.6

Persyaratan pendekatan manajemen topik spesifik

Ada satu kasus khusus dalam pengungkapan pendekatan manajemen di mana terdapat

persyaratan pendekatan manajemen topik spesifik di samping ‘Persyaratan Umum’ yaitu

pengungkapan pendekatan manajemen 305.

Memasukkan respons pada pengungkapan

individual Anda dapat menambahkan response pada pengungkapan individual dengan mengklik ikon pensil di

sebelah pengungkapan individual. Ketika Anda mengklik akan muncul fungsi

“Masukkan Respons”. Contoh dapat dilihat di bawah.

Dalam contoh di atas, pada saat mengklik ikon pensil maka kita dapat memasukkan respons

untuk Pengungkapan 102-8; secara khusus, untuk persyaratan pelaporan a) Jumlah total karyawan

berdasarkan kontrak kepegawaian (tetap dan tidak tetap) sesuai jenis kelamin di bawah

Pengungkapan 102-8-a. Kotak teks dalam respon tersebut tidak memiliki format teks, seperti

untuk membuat huruf cetak tebal (bold) atau enter atau poin. Penyuntingan untuk format teks

dapat dilakukan setelah mengunduh laporan.

Anda dapat menyertakan informasi dalam kotak teks dan menyimpan respons jika diinginkan. Jika

Anda ingin meninggalkan pengungkapan, Anda dapat mengklik “Batal”.

Daftar Istilah

Pada beberapa kasus, pengungkapan memuat konsep yang dapat dijelaskan dalam Daftar Istilah.

Anda dapat menemukan konsep-konsep ini, sebagaimana terdapat dalam gambar di atas dalam

pengungkapan sebagai teks yang diberi highlight. Dengan mengklik kata-kata yang diberi highlight

Anda akan langsung dapat menemukan laman yang relevan dalam Daftar Istilah di mana Anda

dapat menemukan penjelasan lanjut mengenai konsep sesuai dengan Standar GRI.

Fungsi Tambah

Pada beberapa pengungkapan, Anda dapat menambahkan beberapa respon sekaligus. Contohnya,

pada pengungkapan 306-3b seperti dapat dilihat di bawah. Anda dapat melaporkan tumpahan

signifikan yang berbeda dengan mengklik ‘Tambahkan Tumpahan’.


Halaman 26 / 29

17-Oct-17 v.6

Setelah menambahkan respon yang berbeda, informasi akan terlihat pada respon sebagaimana

nampak pada contoh berikut. Jika Anda ingin menyunting respon Anda, silahkan klik tanda silang

pada sudut kanan dan masukkan informasi lagi. Setelah itu simpanlah respon Anda dengan

mengklik ‘Simpan’, seperti tampak pada gambar layar di atas.

Menyimpan respon pada pengungkapan

individual Setelah memasukkan respon untuk pengungkapan dan mengklik tombol simpan, Anda akan

dipandu ke halaman utama pengungkapan. Informasi yang telah tersimpan akan tampil pada kotak

respon sehingga Anda akan melihat ikhtisar informasi yang tercakup dalam pengungkapan ini.

Selain itu, kotak centang pada sisi kanan setiap persyaratan (di sini terlihat persyaratan a) akan

muncul berwarna hijau setelah pelaporan persyaratan. Contoh di bawah ini untuk Pengungkapan

102-14-a.


Halaman 27 / 29

17-Oct-17 v.6

Menyimpan respon pengungkapan individual

yang terkait pada pengungkapan lain dalam

perangkat Dalam perangkat terdapat beberapa pengungkapan yang memerlukan informasi yang sama sebagai

dasar perhitungan (contoh: Pengungkapan 303-1 dan 303-3). Ketika menyunting informasi yang

terkait dengan pengungkapan seperti ini, UKM akan diingatkan untuk menyimpan informasi serta

perubahan yang dibuat, agar informasi yang baru disunting tampil dan terlihat pada tempat-tempat

lain yang relevan.

Mengunci dan membuka kunci pengungkapan Admin untuk setiap UKM dapat mengunci dan membuka kunci pengungkapan.

Mengunci sebuah pengungkapan menandakan bahwa respon yang dimasukkan sudah lengkap.

Dengan mengunci pengungkapan, Anda memastikan bahwa informasi yang berada dalam

pengungkapan tersebut tidak dapat lagi diubah oleh pengguna dalam organisasi. Mengunci

pengungkapan juga memastikan bahwa respon yang dimasukkan telah tercakup dalam template

laporan yang telah diunduh. Penting untuk diingat bahwa hanya pengungkapan yang telah terkunci

yang disertakan dalam laporan yang terunduh.

Peran admin di sini adalah untuk memeriksa semua respon yang dimasukkan oleh Tim dan

mengunci pengungkapan yang telah difinalisasikan.


Halaman 28 / 29

17-Oct-17 v.6

7. Area Pengetahuan

Tab Pengetahuan dalam perangkat pada dasarnya menyediakan sumber-sumber tambahan yang

dapat membantu Anda dalam proses pelaporan.

7.1. T & J

Dalam tab T&J Anda dapat menemukan pertanyaan-pertanyaan yang sering ditanyakan beserta

jawabannya sebagai informasi pendukung. Anda juga dapat menanyakan pertanyaan kepada

pelatih, dengan cara yang sama yang dijelaskan dalam bagian Dasbor. Pelatih akan menerima

notifikasi dan menjawab pertanyaan Anda melalui perangkat.

Dinding T&J

Dalam bagian T&J Anda dapat melihat pertanyaan dan jawaban yang disertakan pengguna lain di

dalam perangkat. Anda dapat memfilter pertanyaan tersebut berdasarkan klaster Anda, atau

Anda dapat melihat seluruh pertanyaan yang tersimpan dalam Perangkat Pelaporan UKM. Selain

itu, Anda juga dapat memfilter pertanyaan untuk memilih jenis pertanyaan umum atau yang

terkait pada pengungkapan tertentu (misalnya 201-1). Dengan menekan tombol “Pertanyaan”

Anda akan dialihkan ke layar yang Anda lihat sebelumnya, di mana Anda dapat menujukan

pertanyaan Anda kepada pelatih.

Jawaban Pertanyaan Setelah pertanyaan dijawab, Anda dapat melihat notifikasi berwarna hijau tampil pada sudut kanan

atas layar (di samping ikon Pengaturan dan Pengguna).

Dengan mengklik ikon notifikasi, Anda akan dialihkan ke ruang T&J.


Halaman 29 / 29

17-Oct-17 v.6

Anda dapat mengidentifikasi pertanyaan yang diajukan oleh Anda/tim Anda dengan menggunakan

ikon Pensil, yang muncul pada sisi kanan dari pertanyaan Anda. Pertanyaan yang sering

ditanyakan akan tampil pada bagian atas dari daftar pertanyaan.

Semua pertanyaan bersifat rahasia; artinya hanya pelatih dan UKM pengguna yang dapat

melihatnya. Pada kasus tertentu, seorang pelatih akan membuat sehingga pertanyaan dan jawaban

dapat dilihat oleh publik, jika pertanyaan tersebut relevan bagi seluruh klaster/komunitas. Semua

pengguna, termasuk UKM, dapat memfilter pertanyaan dan memilih yang sesuai dengan

kepentingannya. Sebagai contoh, pengguna dapat menggunakan filter untuk melihat pertanyaan

yang berasal dari klasternya saja, atau pertanyaan yang berfokus pada pengungkapan tertentu saja.

7.2. Dokumen

Dalam tab Dokumen Anda akan menemukan dokumen yang disediakan oleh GRI yang dapat

membantu Anda dalam proses pelaporan.

Perangkat Pelaporan UKM Buku panduan bagi UKM peserta...2018/01/16 · 2.3. Lupa kata sandi Jika...

Documents

Transcript of Perangkat Pelaporan UKM Buku panduan bagi UKM peserta...2018/01/16 · 2.3. Lupa kata sandi Jika...