PERATURAN PENGGUNAAN DAN PEMINJAMAN KENDERAAN

UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU

1.0 Pendahuluan

1

Peraturan penggunaan dan peminjaman kenderaan yang disediakan ini adalah

bertujuan untuk memberikan panduan kepada semua warga UMT yang meliputi staf

dan pelajar mengenai tatacara yang perlu dipatuhi di dalam menggunakan kenderaan-

kenderaan universiti. Peraturan ini hendaklah dipatuhi dan digunapakai pada tarikh

ianya diluluskan.

2.0 Tafsiran

Ketua PTJ – Ketua Pusat Tanggungjawab yang ada di dalam UMT

Pemohon /pegawai – staf/kakitangan yang sedang berkhidmat di UMT

Pemohon / pelajar – pelajar yang sedang mengikuti pengajian di UMT meliputi pelajar pra-siswazah dan pasca siswazah

Pegawai Meluluskan – pegawai yang diberikan kuasa untuk meluluskan penggunaan/peminjaman kenderaan (Ketua PTJ/Pegawai Tadbir/Pegawai lain yang diwakilkan kuasa oleh Ketua PTJ)

Pemandu – pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk memandu kenderaan di PTJ / dibenarkan membawa kenderaan oleh Ketua PTJ

3.0 Jenis Kenderaan

3.1 Jenis kenderaan yang disediakan adalah bas, lori, traktor, van, nazaria, pacuan

4 roda dan kereta.

4.0 Permohonan / Kelayakan

4.1 Semua pegawai /pelajar adalah layak untuk memohon menggunakan

kenderaan UMT (tertakluk kepada jenis kenderaan yang dipohon).

4.2 Permohonan untuk menggunakan kenderaan UMT boleh dibuat oleh mana-

mana pegawai tetapi hendaklah melalui Pegawai Tadbir di PTJ masing-

masing dan disokong oleh Ketua PTJ /Ketua Jabatan.

4.3 Semua permohonan menggunakan kenderaan adalah dibenarkan untuk tujuan

rasmi dan bukan rasmi yang mendapat kelulusan sahaja.

4.4 Bagi permohonan menggunakan kenderaan oleh pelajar (untuk

2

menjalankan kerja-kerja penyelidikan / sampling / kerja lapangan / projek

tahun akhir / aktiviti rasmi dan sebagainya), kenderaan yang dibenarkan

adalah bas, van serta pacuan 4 roda yang terdapat di fakulti / institut.

4.5 Permohonan oleh pelajar hendaklah disertakan dengan perkara-

perkara berikut;

i. surat sokongan / bukti menjalankan aktiviti yang ditandatangani oleh Ketua

Jabatan / penyelaras program.

ii. Setiap perjalanan / trip keluar menjalankan aktiviti hendaklah diiringi oleh

seorang pegawai (tidak termasuk pemandu). Pegawai boleh terdiri daripada

staf di fakulti / jabatan berkaitan.

5.0 Tatacara dan Tempoh Permohonan

5.1 Permohonan hendaklah dibuat dengan menggunakan borang yang telah

disediakan (Lampiran 1). Permohonan secara lisan / melalui telefon adalah

tidak akan diambilkira.

5.2 Bagi permohonan menggunakan bas, borang boleh diperolehi daripada Unit

Pengurusan Kenderaan, Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni.

5.3 Bagi permohonan menggunakan kenderaan selain daripada bas, borang

permohonan boleh didapati daripada PTJ yang berkaitan.

5.4 Tempoh permohonan perlu dilakukan dan tempoh jawapan akan

diberikan adalah sebagaimana berikut;

5.4.1 Bas

5.4.1.1 Permohonan untuk menggunakan bas hendaklah dibuat

dalam tempoh sekurang-kurangnya 14 hari daripada tarikh

kenderaan hendak digunakan atau tarikh perjalanan

(termasuk hari cuti).

5.4.1.2 Jawapan kepada permohonan akan diberikan dalam

tempoh 7 hari sebelum tarikh kenderaan hendak

digunakan atau tarikh perjalanan.

3

5.4.1.3 Setiap perjalanan mestilah diiringi oleh pegawai pengiring

(pegawai yang menempah atau pegawai yang

bertanggungjawab) untuk perkara-perkara yang berada di

luar bidang kuasa pemandu.

5.4.1.4 Tempahan bas dikira terbatal dengan sendirinya apabila

pengguna tidak menghadirkan diri di tempat menunggu lima belas

(15) minit selepas masa tempahan yang telah ditetapkan. Kos yang

timbul akibat pembatalan akan dituntut daripada pemohon.

5.4.2 Kenderaan-Kenderaan Lain

5.4.2.1 Permohonan untuk menggunakan kenderaan hendaklah

dibuat dalam tempoh sekurang-kurangnya 7 hari daripada

tarikh kenderaan hendak digunakan atau tarikh perjalanan

(termasuk hari cuti).

5.4.2.2 Jawapan kepada permohonan akan diberikan dalam

tempoh 3 hari sebelum tarikh kenderaan hendak

digunakan atau tarikh perjalanan.

6.0 Pertimbangan Kelulusan

6.1 Kelulusan untuk permohonan penggunaan kenderaan universiti

pada dasarnya dibuat berdasarkan permohonan yang terdahulu

diterima (1st come 1st serve). Walaubagaimanapun, sekiranya

berlaku pertembungan permohonan, kelulusan akan dibuat

berdasarkan keutamaan penggunaan sebagaimana berikut;

6.1.1 Bas

i. Aktiviti-aktiviti akademik dan ko-kurikulum yang perlu

memenuhi keperluan kursus.

ii. Aktiviti pelajar yang dianjurkan oleh organisasi luar

dan diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (HEPA).

iii. Penggunaan rasmi (berdasarkan permohonan yang

terdahulu diterima.

4

6.1.2 Kenderaan-Kenderaan Lain

i. Keutamaan adalah diberikan untuk penggunaan rasmi

tertakluk kepada permohonan yang terdahulu diterima (1st

come 1st serve).

7.0 Pegawai Meluluskan

7.1 Pegawai yang mempunyai kuasa untuk meluluskan permohonan

peminjaman sesebuah kenderaan adalah sebagaimana berikut;

7.1.1 Bas

- Ketua PTJ / Pegawai yang diwakilkan kuasa

7.1.2 Kenderaan-Kenderaan Lain

- Ketua PTJ / Pegawai Tadbir / Pegawai yang diwakilkan

kuasa

8.0 Permohonan Yang Dibuat Secara Ad-Hoc

8.1 Kelulusan permohonan pinjaman kenderaan yang dibuat secara ad-

hoc adalah tertakluk kepada budibicara pegawai yang meluluskan dan jadual

kenderaan berkenaan.

9.0 Penggunaan Kenderaan Dari/Ke Lapangan Terbang

9.1 Permohonan untuk penggunaan kenderaan bagi penghantaran rumah-airport /

airport-rumah pada hari cuti/luar waktu pejabat adalah TIDAK dibenarkan.

9.2 Dalam kes ketibaan penerbangan pada waktu malam, permohonan

pengambilan staf dari airport-kampus adalah dibenarkan. Dalam kes ini, staf

perlu meletak kenderaan di Dataran Canseleri.

10.0 Pembatalan Kelulusan

10.1 Pegawai yang diberikan kuasa untuk meluluskan peminjaman

kenderaan BOLEH mengikut budi bicaranya membatalkan kelulusan yang

telah diberikan untuk aktiviti lain UMT/PTJ yang harus diberikan keutamaan.

11.0 Tanggungjawab Pengguna

5

11.1 Pengguna adalah bertanggungjawab untuk memastikan kenderaan

digunakan untuk tujuan yang rasmi sahaja dan keselamatan kenderaan

kenderaan hendakah diambilberat.

11.2 Pengguna hendaklah memastikan bahawa kenderaan sentiasa

berada di dalam keadaan bersih dan tidak dibenarkan membawa sebarang

jenis peralatan yang boleh membahayakan penumpang dan juga kenderaan

itu sendiri.

11.3 Pengguna tidak dibenarkan membawa bahan-bahan kimia yang

merbahaya serta alat-alat / radas yang mudah pecah ke dalam kenderaan

bersama-sama dengan penumpang. Kaedah lain hendaklah difikirkan untuk

mengangkut perkara-perkara ini.

11.4 Pengguna / PTJ pemohon hendaklah mendahulukan wang untuk

bayaran tol, bayaran tempat meletak kenderaan dan lain-lain bayaran yang

berkaitan. PTJ yang meluluskan kenderaan dan pemandu pada masa

berkenaan adalah tidak bertanggungjawab untuk menyediakan bayaran-

bayaran ini.

11.5 Pengguna tidak dibenarkan membawa penumpang di dalam bas melebihi

daripada jumlah yang telah dinyatakan di dalam borang permohonan. Bagi

kenderaan lain, jumlah penumpang mestilah mematuhi jumlah yang

sepatutnya bagi sesebuah kenderaan.

12.0 Peminjaman Kenderaan Tanpa Pemandu PTJ

12.1 Kenderaan adalah dibenarkan untuk dipinjam walaupun tanpa pemandu PTJ

yang telah dikhaskan untuk kenderaan berkenaan. Walaubagaimanapun,

kaedah pinjaman sebegini adalah tidak digalakkan kecuali pemandu

berkenaan telah mempunyai tugasan lain pada masa yang sama. Ini kerana

sikap kebertanggungjawaban pemandu adalah lebih baik sekiranya sesuatu

kenderaan adalah milik PTJ mereka sendiri.

12.2 Pemandu yang mengambilalih sesuatu kenderaan hendaklah

bertanggungjawab penuh terhadap kenderaan berkenaan. Keselamatan

kenderaan hendaklah sentiasa dijaga.

12.3 Pegawai yang meluluskan kenderaan hendaklah menerangkan

6

tanggungjawab yang perlu dipatuhi oleh pemandu sebelum kenderaan

tersebut dibawa keluar.

12.4 Panduan mengenai tanggungjawab pemandu boleh dirujuk pada Garis

Panduan Pengendalian Kenderaan Universiti – GP13/2002 (Lampiran 2).

13.0 Caj / Kadar Bayaran

13.1 Caj bayaran akan dikenakan mengikut klasifikasi pengguna;

13.1.1 Pengguna yang dikenakan Kaedah Bayaran 1

- Kadar caj ini adalah tidak termasuk tuntutan kerja

lebih masa dan elaun-elaun lain yang mana ianya akan

dicajkan terus kepada PTJ yang berkenaan.

- Pengguna-pengguna ini dikenakan caj paling minima

untuk tugas-tugas rasmi yang diluluskan oleh pihak universiti;

a) Program Rasmi UMT

(seperti mewakili UMT dalam seminar,

pameran, sukan – staf dan pelajar)

b) Program Pengajaran

(seperti aktiviti amali dan lawatan industri)

c) Program Kelab Pelajar

(memerlukan kertas kerja yang disokong oleh

Penasihat dan diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor

HEPA)

d) Program Kelab Kakitangan

(memerlukan kertas kerja yang disokong oleh

Dekan/Pengarah dan diluluskan oleh Naib Canselor)

e) Program Penyelidikan Jangka Pendek /

Panjang

- Kadar bayaran yang dikenakan untuk Kaedah Bayaran

1 adalah seperti berikut;

7

Kenderaan Caj/KMProton Wira 15 sen

Proton Perdana 20 senVan Inokom 24 senVan Toyota 15 senIsuzu Rodeo 15 senMit Pajero 12 sen

Lori 15 senBas 38 sen

Toyota Fortuner *Toyota Hilux *

Nissan Frontier *Nazaria *

- * Adalah dicadangkan bagi kenderaan-kenderaan yang belum ditetapkan kadar bayaran, caj yang dikenakan adalah sama dengan kenderaan sedia ada yang setara dengannya

13.1.2 Pengguna yang dikenakan Kaedah Bayaran 2

- Kadar caj ini adalah termasuk tuntutan kerja lebih

masa dan elaun-elaun lain yang berkaitan.

- Penggunaan untuk kategori ini adalah bukan untuk tugas

rasmi universiti dan mesti mendapat kelulusan daripada pihak

berkuasa universiti.

- Jika pengecualian diberikan, caj akan dikenakan mengikut

Kaedah Bayaran 1 atau diberikan percuma mengikut kelulusan

- Program yang termasuk di bawah kaedah ini adalah;

a) Program bukan pengajaran / tidak rasmi

b) Program yang tiada kertas kerja

c) Permohonan oleh agensi luar

- Kadar bayaran yang dikenakan untuk Kaedah Bayaran

2 adalah seperti berikut;

Kenderaan Caj/JamWaktu Pejabat Selepas

Waktu Pejabat

Proton Wira RM20.00/jam RM25.00/jamProton Perdana RM25.00/jam RM30.00/jam

Van Inokom RM20.00/jam RM25.00/jamVan Toyota RM20.00/jam RM25.00/jamIsuzu Rodeo RM20.00/jam RM25.00/jamMit Pajero RM20.00/jam RM25.00/jam

Lori RM20.00/jam RM25.00/jamBas RM40.00/jam RM60.00/jam

8

Toyota Fortuner * *Toyota Hilux * *

Nissan Frontier * *Nazaria * *

- * Adalah dicadangkan bagi kenderaan-kenderaan yang belum ditetapkan kadar bayaran, caj yang dikenakan adalah sama dengan kenderaan sedia ada yang setara dengannya

* Kadar bayaran bas adalah merujuk kepada GP16/2003 dan

kelulusan JKTK8/8/2003.

** Bagi pengguna bas yang merupakan kakitangan UMT, merujuk

kepada Minit 8/13/2003, Mesyuarat JKTK ke-13 telah bersetuju

kadar untuk kakitangan diberikan diskaun sebanyak 50

peratus. Kadar caj yang dikenakan ke atas pengguna

hendaklah terlebih dahulu dijelaskan di kaunter bendahari

sebelum perjalanan bermula. Pengguna juga adalah

bertanggungjawab menyediakan insuran bagi setiap

penumpang yang menaiki bas tersebut.

14.0 Pengendalian Kenderaan Universiti

(Garis Panduan Pengendalian Kenderaan Universiti – GP13/2002)

14.1 Penggunaan dan pengendalian kenderaan universiti hendaklah berpandukan

garis panduan yang telah dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari, Universiti

Malaysia Terengganu (sila rujuk Lampiran 2).

15.0 Penutup

15.1 Peraturan ini hendaklah digunapakai sepenuhnya oleh semua PTJ

agar proses penggunaan dan peminjaman kenderaan dapat diperkemaskan,

berjalan lancar serta memenuhi keperluan semua pihak.

9

Lampiran 2

No. Rujukan : GP13/2002 Kelulusan : JKPP

UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU

GARIS PANDUAN PENGENDALIAN KENDERAAN UNIVERSITI

1. TAKRIF KENDERAAN UNIVERSITI

Kenderaan Universiti ditakrifkan sebagai kereta-kereta penumpang termasuk station wagon, kereta, van, kenderaan pacuan empat roda dan kenderaan berat seperti lori, bas, bas kecil, atau yang seumpamanya.

2. PENGGUNAAN DAN PENYELENGGARAAN KENDERAAN UNIVERSITI

10

2.1 Penerimaan Kenderaan Baru

2.1.1 Apabila Pusat Tanggungjawab menerima sesebuah kenderaan baru dan sebelum menggunakannya, Ketua PTJ hendaklah mengaturkan supaya kenderaan itu diperiksa dengan teliti supaya tidak bertentangan dengan peraturan dan memaklumkannya kepada Pegawai Kenderaan Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang berkaitan untuk tujuan pemantauan.

2.1.2 Semua kenderaan Universiti hendaklah direkodkan ke dalam satu rekod induk kenderaan dan disamping itu fail bagi tiap-tiap kenderaan juga hendaklah dibuka oleh PTJ yang berkaitan.

2.1.3 Fail-fail yang disebut di atas digunakan untuk menyimpan semua butiran mengenai kenderaan dan digunakan sebagai fail sejarah.

2.1.4 Arahan-arahan di perenggan 2.1.2 dan 2.1.3 di atas hendaklah dipatuhi juga bagi kenderaan-kenderaan Universiti yang sedia ada sekarang.

2.1.5 Semua kenderaan Universiti hendaklah ditampalkan dengan nama dan logo Universiti. Perkara ini boleh dikecualikan dalam keadaan istimewa dengan kelulusan Jawatankuasa Pengurusan.

2.2 Penempatan Kenderaan

Jika boleh, semua kenderaan Universiti hendaklah disimpan di bawah perlindungan pada masa tidak digunakan.

2.3 Keselamatan Kenderaan

Satu set kunci hendaklah diberi kepada Pemandu dan satu set lagi disimpan oleh Pegawai Kenderaan PTJ atau pegawai-pegawai lain yang diberikuasa. Tangki minyak hendaklah dilengkapkan dengan penutup yang boleh dikunci dan kunci bagi penutup ini hendaklah disimpan oleh Pegawai Kenderaan PTJ atau pegawai-pegawai lain yang diberikuasa. Di mana bekalan minyak diambil daripada pam kontraktor/wakil atau bagi perjalanan yang jauh bila perlu untuk mengisikan minyak semasa perjalanan, kunci ini boleh diberi di bawah penjagaan Pemandu tetapi pemeriksaan di atas kegunaan minyak hendaklah dibuat selalu. Road spare hendaklah dilekatkan dengan sempurna kepada kenderaan.

2.4 Penggunaan Kenderaan Universiti

Kenderaan Universiti hendaklah digunakan khusus bagi tujuan rasmi sahaja. Jika kenderaan disalahgunakan untuk tujuan persendirian, pegawai-pegawai berkenaan adalah bertanggungjawab ke atas segala tuntutan, jika berlakunya apa-apa kemalangan.

2.5 Penjagaan dan Penyelenggaraan Kenderaan

Satu faktor besar dalam kemerosotan sesuatu kenderaan adalah disebabkan oleh pertukaran selalu di antara pemandu. Pertukaran seperti ini adalah tidak digalakkan dan seelok-eloknya hanya seorang pemandu dikhaskan bagi satu-satu kenderaan supaya beliau lebih bertanggungjawab bagi satu kenderaan yang dikhaskan itu.

2.6 Kemudahan Membersih Kenderaan

11

Ketua PTJ sekiranya boleh, hendaklah menentukan bahawa kemudahan tempat bagi mencuci kenderaan Universiti disediakan.

2.7 Perlantikan Pegawai Pengangkutan

2.7.1 Ketua PTJ hendaklah melantik seorang pegawai untuk menjaga kenderaan Universiti bagi menguruskan perkara-perkara berikut :-

(a) memastikan bahawa kenderaan dihantar untuk diselenggara mengikut tempoh perbatuan yang disyorkan;

(b) mengaturkan bagi pemeriksaan tahunan ke atas tiap-tiap kenderaan untuk memastikannya berada dalam keadaan baik;

(c) merekodkan kerja-kerja pembaikan yang besar dan semua kos penyelenggaraan dan pembaikan ke dalam fail kenderaan; dan

(d) memastikan bahawa semua tindakan yang perlu sebagaimana yang ditetapkan oleh Universiti diambil ke atas kenderaan tersebut.

2.8 Penyelenggaraan Buku Log

2.8.1 Tiap-tiap catatan di dalam Buku Log hendaklah dibuat berpendua dan dimulakan dengan muka surat yang baru bagi sesuatu bulan.

2.8.2 Adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Kenderaan PTJ atau pegawai yang diberi kuasa untuk mempastikan bahawa Buku Log disediakan bagi semua kenderaan dalam PTJnya dan buku ini diselenggara dengan betul dan dicatatkan tiap-tiap hari. Buku-buku ini hendaklah merekodkan butir-butir dan maksud perjalanan, penggunaan bahan api, minyak pelicin, butir-butir mengenai kenderaan dan alat-alat kelengkapan. Jumlah jarak perjalanan yang dibuat oleh sesuatu kenderaan dalam satu perjalanan hendaklah dicatitkan dengan betul di dalam Buku Log semasa dan jumlah jarak hendaklah dikemaskinikan. Jika sekiranya satu Buku Log telah habis digunakan dan satu Buku Log baru hendaklah digunakan, jumlah jarak yang direkodkan dalam Buku Log lama hendaklah dipindah di dalam Buku Log baru, supaya rekod mengenai jumlah jarak yang direkodkan oleh kenderaan itu pada tiap-tiap satu masa dapat diselenggarakan dengan berterusan.

2.8.3 Semua catatan dalam Buku Log hendaklah dibuat oleh Pemandu kecuali bagi ruang-ruang “Perjalanan dan Tujuan” dan “Nama dan Tandatangan Pegawai Yang Memberi Kuasa” yang mesti dicatat dan ditandatangani oleh Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa sebelum satu-satu perjalanan dibuat. Ruang “Nama dan tandatangan Pegawai yang menggunakan” hendaklah dicatat dan ditandatangani oleh Pegawai yang menggunakan kenderaan tersebut. Pegawai kenderaan atau Pegawai yang diberikuasa hendaklah memeriksa Buku Log dan menandatangani pada hari akhir tiap-tiap satu minggu.

2.8.4 Buku Log ini hendaklah disimpan bersama kenderaan dan ianya hendaklah dibawa bersama apabila kenderaan dimasukkan ke workshop untuk pemeriksaan dan penyelenggaraan atau apabila berlaku pemindahan di antara pemandu.

12

2.8.5 Keratan salinan asal Buku Log yang telah dicatat itu hendaklah disimpan di Pejabat dan diperiksa pada bila-bila masa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh Ketua PTJ atau pegawai yang dilantik untuk tujuan tersebut. Pemeriksaan mengejut ke atas tiap-tiap Buku Log dan kenderaan hendaklah dibuat. Jika berlaku apa-apa perselisihan satu Laporan hendaklah dibuat dengan segera kepada Ketua PTJ.

2.8.6 Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa hendaklah membuat catatan di dalam ruangan yang disediakan dalam Buku Log jumlah sebenar penggunaan bahan api tidak diterima pada satu-satu hari yang tertentu, maka ruangan ini tidak perlu dicatatkan walaupun kenderaan itu telah membuat beberapa jumlah kiraan jarak perjalanan.

2.8.7 Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa hendaklah mempastikan bahawa apabila satu meter merekodkan jarak sesuatu kenderaan itu rosak, meter itu hendaklah dibaiki dan diganti. Dalam tempoh bila meter itu tidak digunakan, Pemandu kenderaan hendaklah diarah supaya meneliti dan menganggar dan mencatatkan dalam Buku Log jarak perjalanan yang sebenarnya dibuat oleh sesuatu kenderaan bagi tiap-tiap perjalanan. Apabila meter merekodkan jarak yang telah rosak itu telah dibaiki atau diganti (dengan anggapan bahawa meter itu dibawakan nombornya kepada kosong) angka yang menunjukkan jumlah jarak perjalanan yang telah dilakukan oleh kenderaan sebelum memasang balik meter (termasuk jumlah perbatuan semasa meter tidak digunakan) hendaklah dicatkan atau dipita ke atas “dash board” kenderaan berdekatan dengan meter dan diberi awalan dengan symbol – (not available).

2.9 Peraturan Penyelenggaraan Pembekalan Bahan api (Petrol/Diesel dan Minyak Pelicin)

2.9.1 Melalui Kad Inden

(a) Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa hendaklah mengetahui peraturan membuat bekalan bahan api dan minyak pelicin kepada kenderaan Universiti. Bagi pembekalan bahan api kepada kenderaan Universiti melalui stesyen pam, borang Inden Rasmi (Borang Am 376) dan Kad Pengenalan atau lesen Pemandu hendaklah dikemukakan. Tiap-tiap Inden hendaklah dinyatakan dengan jelas Nombor Pendaftaran Kenderaan, Nama dan Nombor Kad Pengenalan Pemandu. Bagi pembekalan bahan api dari pam yang tidak dimasukkan terus oleh kontraktor ke dalam tangki kenderaan, Borang AM 75-Pindaan 4/68 hendaklah digunakan. Dalam hal ini juga Kad Pengenalan hendaklah dikemukakan bersama. Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa seterusnya hendaklah sentiasa mengawasi penggunaan bahan api supaya penggunaan itu berpatutan dengan jumlah jarak perjalanan.

(b) Pegawai yang mengeluarkan borang inden hendaklah menentukan bahawa kenderaan-kenderaan yang berkenaan mempunyai ruangan tangki yang cukup untuk mengisi bahan api yang dipesan melalui borang inden yang akan dikeluarkan itu. Sekiranya ruangan tangki tidak dapat dipastikan beberapa borang inden untuk sukatan yang kecil bolehlah dibuat. Peraturan yang sama hendaklah diamalkan bagi bekalan untuk perjalanan jarak jauh.

2.9.2 Melalui Kad Inden

13

(a) Kad-kad inden bagi lain-lain pemandu akan disimpan oleh Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberikuasa di mana kad inden ini akan dibekalkan sekiranya ada keperluan untuk, mengisi minyak dan kad itu akan diserahkan semula kepada Pegawai Kenderaan selepas waktu pejabat.

(b) Pemandu hendaklah mengemukakan resit pembelian yang dikeluarkan dari mesin Terminal Penerimaan Kad kepada Pegawai Kenderaan sebagai pengesahan pembelian.

(c) Pegawai Kenderaan dikehendaki menyemak penggunaan minyak dan prestasi kenderaan di bawah jagaannya berdasarkan laporan-laporan yang diterima daripada pihak Petronas seperti berikut :-

(i) Laporan Analisa Pemandu- memberikan maklumat terperinci mengenai

jumlah pengambilan petrol/diesel mengikut pemandu.

(ii) Penyata Akaun- untuk menyemak dengan mudah jumlah

yang perlu dibayar setiap bulan.

(iii) Laporan Analisa Kenderaan- menunjukkan prestasi kenderaan serta

maklumat tentang pemandu dan pembelian petrol/disel untuk kenderaan tersebut.

2.9.3 Kos penyelenggaraan dan pembaikan hendaklah disemak selalu oleh Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberikuasa dan memaklumkan kepada Ketua PTJ sekiranya kos penyelenggaraan dan pembaikan didapati berlebihan untuk tujuan mendapatkan satu laporan teknikal dan syor mengenai kenderaan tersebut.

3. PEMANDU DAN TUGASNYA

3.1 Pemilihan Pemandu

Pemandu yang hendak dilantik mestilah mempunyai lesen pemandu Kelas “D” dan pengalaman memandu sekurang-kurangnya tiga tahun dan keutamaan hendaklah diberi kepada mereka yang mempunyai lesen pemandu Kelas “E” serta mempunyai pengetahuan mekanikal yang mudah.

3.2 Tanggungjawab Pemandu

3.2.1 Pemandu hendaklah mempastikan kenderaan di bawah jagaannya sentiada disimpan dengan bersih. Ia juga patut mempastikan bahawa brek, stering dan lampu kenderaan adalah baik dan nombor pendaftaran kenderaan adalah sentiasa terang. Beliau adalah juga dikehendaki mempastikan kenderaan sering diservis dan diselenggarakan dengan betul dan melaporkan apa-apa kecacatan teknikal selepas servis, atau penyelenggaraan kenderaan tersebut pada pegawai yang diberikuasa. Ia juga bertanggungjawab ke atas keselamatan kenderaan dan hendaklah memeriksa tiap-tiap hari kenderaan dan alat kelengkapan dengan teliti. Apa-apa kerosakan yang ternampak hendaklah dilaporkan. Ia juga bertanggungjawab di

14

atas pemeriksaan tiap-tiap hari, angin tayar, paras minyak, banyaknya minyak pelicin, air dan bateri.

3.2.2 Apabila mengambil bekalan minyak kepada kenderaan melalui stesyen pam dan juga bagi bekalan minyak dari pam yang tidak di masukkan terus oleh kontraktor (pembekal minyak) ke dalam tangki kenderaan, pemandu hendak memberi bukti dengan menunjukkan Kad Pengenalan atau Lesen Memandu kepada Pengurus Stesyen minyak atau wakilnya. Tiap-tiap inden hendaklah ditandatangani timbal oleh Pemandu berkenaan.

3.2.3 Apabila pertukaran pemandu hendak dibuat, pegawai berkenaan atau pegawai yang diberi kuasa hendaklah mempastikan bahawa kenderaan dan alat kelengkapan adalah cukup semuanya. Kedua-dua pemandu yang hendak bertukar dan yang hendak mengganti dikehendaki menandatangani dan mengambil alih Buku Log dengan tandatangan timbal oleh Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa, juga hendaklah mempastikan bahawa sesuatu senarai yang berasingan alat kelengkapan disenggarakan sekiranya Buku Log menjadi rosak atau koyak.

3.2.4 Kesemua Pemandu yang mengambil alih sesuatu kenderaan hendaklah diberitahu akan tanggungjawab masing-masing dan mereka boleh disurcajkan dalam keadaan ini di mana berlaku kehilangan barang-barang pada kenderaan oleh kerana kecuaianya.

4. KEMALANGAN YANG MELIBATKAN KENDERAAN UNIVERSITI

4.1 Takrif Pemandu Universiti

Pemandu kenderaan Universiti tidak termasuk pemandu-pemandu yang bukan pegawai Universiti seperti dilantik sendiri oleh pegawai yang layak menerima kenderaan untuk kegunaan sendiri.

4.2 Prosedur dan Peraturan

4.2.1 Apabila sesebuah kenderaan Universiti terlibat dengan sesuatu kemalangan, pemandu hendaklah :

(a) Melaporkan kemalangan itu ke balai polis yang berhampiran dalam tempoh 24 jam dari kemalangan itu berlaku kepada anggota polis di tempat kejadian itu berlaku :

(b) Memberi laporan secara lisan kepada Ketua PTJ ;

(c) Mencatat butir-butir kemalangan untuk diserahkan kepada Ketua PTJ dalam tempoh 48 jam dari kemalangan itu berlaku.

4.2.2 Sekiranya pemandu tidak berdaya, adalah menjadi tanggungjawab pegawai yang bersama-sama menaiki kenderaan itu, atau yang terkanan di antara mereka untuk membuat laporan kemalangan tersebut.

4.2.3 Sekiranya tidak ada penumpang, atau penumpang dan pemandu tidak terdaya untuk membuat sebarang laporan dalam masa yang telah ditetapkan di atas, atau sekiranya pemandu dan penumpang itu meninggal dunia, Ketua PTJ/Pegawai Yang Diberi Kuasa adalah bertanggungjawab melaporkan kemalangan itu kepada polis dalam tempoh 24 jam kemalangan berlaku. Apabila pemandu atau penumpang yang cedera telah sedar pulih dan boleh menjalankan

15

tugas semula, beliau hendaklah membuat laporan kepada Ketua PTJnya seperti yang dikehendaki.

4.2.4 Pemandu dan penumpang kenderaan ditegah membuat atau menandatangani sebarang kenyataan kepada mana-mana pihak megenai kemalangan itu kecuali kepada :-

(a) Pegawai Polis yang menjalankan penyiasatan.

(b) Ketua PTJnya.

(c) Mahkamah.

4.2.5 Tindakan Ketua PTJ/Pegawai Yang Diberi Kuasa

Ketua PTJ/Pegawai Yang Diberi Kuasa diwajibkan :

(a) Mempastikan bahawa kenderaan yang rosak diperiksa oleh pihak yang berkuasa menilai kerosakan.

(b) Mengaturkan supaya diperolehi laporan kecederaan yang dialami oleh mangsa kemalangan.

(c) Mendapatkan nilaian harta benda yang rosak akibat kemalangan tersebut.

(d) Mendapatkan laporan polis mengenai kemalangan tersebut.

4.2.6 Sekiranya akibat kemalangan itu akan menimbulkan sebarang tuntutan terhadap atau oleh Universiti, kebenaran polis hendaklah diperolehi terlebih dahulu sebelum kerja-kerja pembaikan kenderaan Universiti yang rosak itu dilaksanakan. Dalam keadaan dimana tidak timbul sebarang tuntutan terhadap atau oleh Universiti, Ketua PTJ bolehlah memperbaiki kenderaan yang rosak itu dengan segera tanpa terlebih dahulu mendapatkan kebenaran polis.

4.3 Tindakan Tatatertib Terhadap Pemandu

Pemandu-pemandu Universiti tidak bertanggungjawab membaiki apa-apa kerosakan terhadap kenderaan yang mengalami kemalangan. Sungguhpun demikian, pemandu-pemandu berkenaan boleh didakwa di mahkamah bersabit kesalahan jalanraya. Selain dari tindakan tatatertib boleh juga diambil ke atas pemandu yang berkenaan.

5. PERLINDUNGAN INSURAN

Semua kenderaan Universiti hendaklah dilindungi dengan Polisi Insuran Kenderaan Komprehensif yang dikeluarkan oleh syarikat insuran yang sah.

6. KEMUDAHAN KERETA RASMI PEGAWAI

6.1 Polisi

6.1.1 Universiti boleh membekalkan kemudahan di atas hanya kepada Ketua Jabatan yang ditakrifkan sebagai semua pegawai Pengurusan Tinggi Universiti serta semua pegawai yang dilantik untuk mengetuai sesebuah Fakulti/Pusat/Institut atau yang bersamaan yang mempunyai peranan akademik seperti yang ditetapkan di bawah Perlembagaan Baru Universiti.

16

6.1.2 Penetapan kelayakan jenis kereta untuk dijadikan kereta rasmi adalah berdasarkan kepada jenis kereta, kuasa enjin, kelengkapan, keselesaan dan juga harga.

6.1.3 Kereta yang diperuntukkan sebagai kereta rasmi hendaklah dilengkapkan dengan aksesori dan aksesori tambahan sepertimana dipersetujui oleh Lembaga dari masa ke semasa.

6.2 Jenis Kereta

Jenis kereta yang diperuntukkan adalah selaras dengan peruntukan Pekeliling Perbendaharaan yang dikeluarkan dari masa ke semasa.

6.3 Kegunaan Kereta

6.3.1 Pegawai-pegawai yang dibekalkan dengan kereta rasmi adalah dibenarkan sepanjang masa menggunakannya untuk urusan rasmi dan persendirian;

6.3.2 Ia boleh menyimpan kereta tersebut di rumah dan pegawai yang berkenaan bertanggungjawab sepenuhnya ke atas keselamatan dan kegunaan kereta itu secara selamat; dan

6.3.3 Mempastikan kereta itu diselenggarakan dengan betul dan apabila tiba masanya, dikehendaki memberitahu pejabatnya untuk kereta tersebut diservis atau seumpamanya.

6.3.4 Pihak Fakulti/Jabatan akan menanggung kos-kos penyelengaraan kereta yang merangkumi bekalan minyak pelincir, barang-barang gantian dan pembaikannya.

6.3.5 Pegawai adalah bertanggungjawab untuk menanggung sesuatu perbelanjaan atau kerugian ke atas kereta itu sekiranya ia disebabkan oleh kecuaian pegawai atau pemandu kereta yang digaji sama ada kereta itu digunakan secara rasmi atau persendirian.

6.4 Bekalan Minyak Petrol

6.4.1 Fakulti/Jabatan akan menanggung kos minyak petrol untuk kegunaan kereta rasmi bagi pegawai-pegawaui yang layak termasuk perjalanan dari rumah ke Pejabat dan balik (tidak termasuk balik makan tengahari dengan menggunakan borang inden/kad inden).

6.4.2 Jumlah bekalan petrol dikira berasaskan jauh perjalanan dari rumah ke Pejabat dan balik sebanyak 2 kali perjalanan (dalam linkungan 40km) sehari dari 25 hari sebulan dan penggunaan minyak petrol dikira berasaskan kepada 1 liter bagi tiap-tiap 6 km. Seperti contoh berikut :-Contoh : Jarak jauh dari rumah ke Pejabat = 20km

Jumlah minyak yang boleh dibekalkan dalam sebulan :

20 x 2 x 25 = 166.67 liter 6

6.4.3 Baki peruntukan bulanan boleh dikumpulkan untuk kegunaan bagi tahun berkenaan.

6.4.4 Pegawai dikehendaki memaklumkan secara bertulis jumlah keperluan minyak petrol sebulan berasaskan perkiraan di atas. Kelulusan ini memadai diperolehi sekali sahaja. Jika pegawai bertukar Pejabat atau

17

berpindah rumah lain, maka pegawai berkenaan memaklumkan semula keperluan bekalan minyak yang baru.

6.4.5 Bagi perjalanan menghadiri mesyuarat tempatan atau bertugas di luar stesyen, peraturan berikut hendaklah diikuti :-

(a) Pegawai hendaklah membeli sendiri minyak petrol terlebih dahulu; dan kemudian membuat tuntutan bulanan ke atas kos minyak petrol yang telah digunakannya di atas kadar 1 liter bagi tiap-tiap kilometer.

6.4.6 Pegawai Pengurusan Tertinggi Gred Utama A,B dan C atau yang setaraf yang tertakluk juga kepada peraturan catuan petrol bulanan dan kos minyak petrol tersebut di atas.

6.5 Pemandu Kereta

6.5.1 Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi Gred Khas A dan Gred Utama B ke atas atau yang setaraf adalah layak dibekalkan dengan seorang pemandu selaras dengan peruntukan di dalam Pekeliling Pekrhidmatan Bil.9 Tahun 1991.

6.5.2 Namun begitu bagi Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi Gred Khas B dan C serta Gred Utama C atau yang setaraf. Universiti tidak akan membekalkan pemandu kereta dan terserahlah kepada pegawai untuk mendapatkan pemandu kereta sendiri secara membayar gajinya dari Elaun Pemandu Kereta yang ia layak memperolehinya di bawah Pekeliling Perbendaharaan Bil.2 Tahun 1992 atau memandu kereta itu sendiri.

6.6 Perlindungan Insuran

6.6.1 Semua kereta rasmi pegawai Universiti hendaklah dilindungi dengan Polisi Insuran Kenderaan Komprehensif yang dikeluarkan oleh syarikat insuran yang sah. Sekiranya terjadi kemalangan disebabkan oleh atau hasil daripada kegunaan kenderaan oleh Pegawai, polisi ini memberikan perlindungan untuk :-

(a) liabiliti kepada Pihak Ketiga terhadap kematian atau kecederaan tubuh Pihak Ketiga ;

(b) liabiliti kepada Pihak Ketiga terhadap kerosakan harta Pihak Ketiga; dan

(c) rosak kepada cermin depan.

6.6.2 Bagaimanapun semua pengecualian lazim tentang Polisi Insuran Motor adalah ditetapkan. Antara sebab apabila kehilangan tidak dilindungi oleh insuran adalah seperti berikut :-

(a) pemandu memandu tanpa lesen memandu yang sah;

(b) pemandu berusia kurang daripada 16 tahun atau lebih daripada 65 tahun ;

(c) kecederaan diri yang disengajakan, membunuh diri atau cuba membunuh diri;

18

(d) memandu dalam keadaan mabuk, disebabkan oleh dadah atau arak;

(e) memandu di luar dari negara Malaysia, Singapura dan Brunei Darulsalam; dan

(f) pembatalan penggunaan , jika ada.

6.6.3 Pegawai dikehendaki bertanggungjawab ke atas sebarang tuntutan kerugian dari mana-mana pihak bersabit dengan kegunaan kereta itu secara persendirian. Dengan itu, Pegawai adalah perlu mengambil perlindungan insuran seperti berikut :-

(a) Perlindungan Pihak Ketiga Dan Termasuk Perlindungan Penumpang Sebagai Perlindungan Tambahan (Third Party Insurance And Including Passenger Liability). Ini ialah perlindungan ke atas tuntutan tanggungan disisi undang-undang (legal liability claims)mengenai kecederaan atau kematian orang atau bayaran gantirugi ke atas kerosakan harta benda seseorang bersabit pelanggaran oleh kereta rasmi dan berpunca dari kesalahan pemandu kereta; dan

(b) Skim Perlindungan Pampasan Pekerja Bagi Pemandu Kereta (workmen’s Compensation Policy For Driver). Perlindungan ini boleh diperolehi dari syarikat insuran bagi bayaran apa-apa tuntutan menurut Ordinan Pampasan Pekerja yang dikemukakan oleh pemandu kereta yang digaji oleh Pegawai bersabit kecederaan atau kematian pemandu kereta yang berpunca dari pelanggaran Kereta Rasmi.

6.7 Permohonan Pembelian Kereta Rasmi

6.7.1 Pegawai yang dibekalkan kereta rasmi Universiti dan akan bersara wajib semasa memegang jawatan pentadbiran selama sekurang-kurangnya dua (2) tahun yang bertaraf sekurang-kurangnya professor Gred Khas “C” sahaja layak ditimbangkan untuk membeli kereta tersebut.

6.7.2 Dengan kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan/Lembaga Pengarah Universiti, Bahagian Pentadbiran, Kementerian Kewangan akan menetapkan kadar harga dan syarat pembelian.

7. HAPUSKIRA DAN PELUPUSAN KENDERAAN

7.1 Dalam tiap-tiap hal apabila berlaku kehilangan tindakan hendaklah diambil oleh Ketua PTJ atau pegawai yang bertanggungjawab mengikut peraturan-peraturan di bawah Peraturan Kewangan Dan Perakaunan UPM Bab 11 – kehilangan dan Hapuskira.

7.2 Kenderaan Universiti atau kereta rasmi yang didapati telah sampai tempoh luntur atau tidak ekonomi atau terdapat lebihan boleh dicadangkan untuk dilupuskan.

7.3 Pemeriksaan Kenderaan Oleh Pusat Tanggungjawab

19

Kenderaan-kenderaan PTJ atau kereta rasmi hendaklah diperiksa untuk menentukan kenderaan yang difikirkan tidak ekonomik diselenggara atau tidak boleh digunakan lagi oleh satu Lembaga Pemeriksa Universiti yang keahliannya mestilah seorang Jurutera yang dilantik.

7.4 Cara Pelupusan bagi kenderaan Universiti adalah berdasarkan syor yang dibuat oleh Jawatankuasa Pemeriksa yang dilantik.

7.5 Pegawai yang diberi kuasa hendaklah mempastikan bahawa perkara–perkara berikut diambil tindakan bagi kenderaan yang akan dijadualkan:-

7.5.1 Catatan mengenai penjualan hendaklah dibuat dalam rekod pusat kenderaan dan fail kenderaan;

7.5.2 Borang Pendaftaran Tukar Hak Milik Kenderaan hendaklah disediakan dan diserahkan kepada pembeli kenderaan tersebut;

7.5.3 Memaklumkan kepada pembeli bahawa semua kos seperti cukai dan pertukaran hak milik adalah di bawah tanggungan pihak pembeli; dan

7.5.4 Resit rasmi hendaklah dikeluarkan sebagai akuan penerimaan jualan kenderaan.

PEJABAT BENDAHARIUNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANUMENGABANG TELIPOT21030 KUALA TERENGGANUTERENGGANU DARUL IMAN

20