PEREKAYASAAN MAJLIS DAERAH SABAK BERNAM : LESEN...

PEREKAYASAAN

MAJLIS DAERAH SABAK BERNAM :

LESEN PENJAJA

Pendaftaran Projek : LESEN PENJAJA

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa yang

di ambil oleh MDSB bagi mendapatkan kelulusan lesen

perniagaan. Jika ditambahbaik daripada segi masa dan

beban kos, peniaga akan lebih berpuas hati dan

merancakkan lagi aktiviti perniagaan dalam kawasan

MDSB Seterusnya dapat menarik minat peniaga kecil

dalam kawasan MDSB.

• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.

• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.

• Komposit borang permohonan

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan: Mengurangkan kos pematuhan

Proses : Kelulusan Lesen Penjaja

Mula : Terima permohonan

Tamat : Pemohon terima surat kelulusan

Dalam Skop : MDSB

Luar Skop : Agensi dirujuk

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: YDP MDSB (Zailani bin Kadir)

Penubuhan Pasukan 20 Nov 13 21 Nov 13 Ketua Projek : En. Helmi bin Hamzah ( 013 3401232;

[email protected]) Inventori Lesen 20 Nov 13 21 Nov 13

Perekayasaan (BPR) 20 Nov 13 21 Nov 13

Analisa Data 20 Nov 13 21 Nov 13

Cadangan Penyelesaian 20 Nov 13 21 Nov 13

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’ Lesen Penjaja

(a) Berisiko - Lesen Penjaja (Statik / Bergerak)

(b) Tidak Berisiko - Lesen Penjaja (Pasar Malam / Pagi )

-Penjaja Bazar Ramadhan

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pt (K/L)

PPKP

PKP/PT

1. Hantar permohonan

Proses Kerja Semasa Berisiko (As-Is) Lesen Penjaja

3. Buka Fail & Minit kepada

PPKP MP: 10 minit

4. Lawatan Tapak

MP: 4 Jam

8. Pemohon terima makluman keputusan

MM: 4 jam

MM: 1 hari

2.Semak &

Daftar

MP : 5m

7. Buat surat Keputusan Lesen

beserta syarat Penjaja dan maklumkan kepada pemohon

melalui telefon MP: 20 minit

Tidak lengkap

Lengkap

5. Buat laporan dan syor

MP: 30 minit

Ya

Tidak

MM: 10 hari

Ambil lesen dan buat bayaran

MM: 1 hari

MM: 15 hari

6. Pertimbangan

kelulusan

MP: 10 minit

# Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non

Value Added Masa

Proses

(min)

Masa

Menunggu

(min)

Jumlah

Masa

(min) BVA NVA

1 Hantar Permohonan √ 0 0 0

2 Terima Semak Dan Daftar √ 5 240 245

3 Buka Fail dan minit kepada PPKP √ 10 7200 7210

4 Lawatan Tapak √ 240 480 720

5 Buat laporan dan syor kepada PKP/PT √ 30 30 60

6 Buat keputusan √ 30 4800 4830

7

Buat surat Keputusan Lesen beserta syarat

Penjaja dan maklumkan kepada pemohon

melalui telefon

√ 20 0 20

8 Pemohon terima makluman keputusan √ 0 0 0

Total 335 12750 13085

Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko) – As-Is

Kecekapan Proses = 335 / 13,085 = 99.5 %

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pt (K/L)

PKP/PT/PPKP


Proses Kerja Semasa (As-Is) Permit Tidak Berisiko

6. Terima lesen

MM:5 minit

2.Semak

MP; 5m

3.Lulus

MP: 10

minit

4. Buat resit dan lesen MP: 10 minit

Tidak lengkap

Lengkap

MM:5minit

5. Buat pembayaran MP: 10 minit

MM:5minit

Undian Petak (Bulan Puasa)

# Activity

Customer

Value Added

(CVA)

Customer Non

Value Added Masa

Proses

(min)

Masa

Menunggu

(min)

Jumlah

Masa

(min) BVA NVA


2 Terima Borang Dan Semak √ 5 5 10

3 PPKP meluluskan √ 10 5 15

4 Buat resit dan lesen √ 10 5 15

5 Pemohon membuat bayaran √ 10 0 10

6 Terima Lesen √ 0 0 0

Total 35 15 50

Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Tidak Berisiko)

Kecekapan Proses = 35 / 50 = 70%

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pt (K/L)

PPKP

PKP/PT


Proses Kerja Semasa (As-Is) dengan penambahbaikan Lesen Penjaja Berisiko


PPKP MP: 10 minit

4. Lawatan Tapak

MP: 4 Jam


MM: 4 jam

MM: 1 hari

2.Semak &

Daftar

MP : 5m

7. Buat surat Keputusan Lesen

beserta syarat Penjaja dan maklumkan kepada pemohon


Tidak lengkap

Lengkap

5. Buat laporan dan syor

MP: 30 minit

Ya

Tidak

MM: 10 hari


MM: 1 hari

MM: 15 hari

6. Pertimbangan

kelulusan

MP: 10 minit

Telefon dahulu,

kemudian baru

buat surat

Tandatangan

digantikan dengan

electronic signiture

PROSES ‘TO BE’ Lesen Penjaja

(a) Berisiko (Kekal) -Lesen Penjaja (Sementara)

(b) Tidak Berisiko (BPR) -Lesen Penjaja Beredar / Statik / Malam & Sehari

-Penjaja Bazar Ramadhan

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pt (K/L)

PPKP


Proses Kerja Semasa (As-Is) dengan penambahbaikan Lesen Penjaja Berisiko


PPKP MP: 10 minit

4. Lawatan Tapak dan

laporan MP: 4 Jam


MM: 4 jam

2.Semak &

Daftar

MP: 5 minit 6. Maklumkan keputusaan


Tidak lengkap

Lengkap

Ya

Tidak


MM: 30 minit

MM: 3 hari

5. kelulusan

MP: 1 minit

Buat surat Keputusan

Lesen

# Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non

Value Added Masa

Proses

(min)

Masa

Menunggu

(min)

Jumlah

Masa

(min) BVA NVA


2 Semak Dan Daftar √ 5 240 245

3 Buka Fail dan minit kepada PPKP √ 10 1440 1450

4 Lawatan Tapak dan laporan √ 240 0 240

5 kelulusan √ 1 30 31

6 maklumkan kepada pemohon melalui telefon √ 10 0 10

7 Pemohon terima makluman keputusan √ 0 0 0

Total 266 1710 1976

Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko) – To-Be

Kecekapan Proses = 266 / 1710 * 100= 15.56 %

No. Perkara Sebelum Selepas

1.

Kecekapan Kerja

a)Berisiko

b)Tidak Berisiko

a) 2.56 %

b) 70 %

a) 15.56 %

b) 70 %

2.

Masa keseluruhan proses

a)Berisiko

b)Tidak Berisiko

a) 28 Hari

b) 50 Minit

a) 4 hari 1 Jam

b) 50 Minit

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

LESEN PENJAJA

Lesen Penjaja

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-

undang

(nyatakan akta /

peraturan)

Undang-Undang Kecil

Penjaja (MDKL) 2007

Undang-Undang Kecil

Penjaja (MDKL) 2007

2. Piagam Pelanggan

(Masa Kelulusan)

a) Berisiko – 30 hari

b) Tidak Berisiko – 1

jam

a) 3 hari 1 jam 5 minit

b) 1 jam

3. Caj/bayaran

• Borang

• Proses

• Kelulusan

a) Borang – Percuma

b) Proses - Percuma

c) Kelulusan Lesen

Penjaja:

mengikut kadar lesen

a) Borang – Percuma

b) Proses - Percuma

c) Kelulusan Lesen Penjaja:

mengikut kadar lesen

Muat turun borang dari laman

web

4. Nama Borang

• Komposit

• Contoh

Borang Lesen Penjaja Borang Lesen Penjaja Borang Lesen

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Lesen Penjaja

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

5. Tempoh sahlaku 1 Tahun 1, 2, 3 Tahun Cadangan Tempoh

Tamat Mengikut

Tarikh Kelulusan 6. Pembaharuan 1 Tahun 1, 2, 3 Tahun

7. Agensi yang

dirujuk

a) JKR (jika bukan ditapak

yang disediakan)

b) Unit Penguatkuasa MDKL

a) JKR (jika bukan ditapak

yang disediakan)

b) Unit Penguatkuasa MDKL

8. Keperluan

Dokumen

sokongan

a) Kad Pengenalan

b) Gambar

c) Kad Suntikan

d) Sijil Pengendalian makanan

e) Pelan Lokasi

f) Gambar Gerai/Tapak

a) Kad Pengenalan

b) Gambar

c) Kad Suntikan

d) Sijil Pengendalian

makanan

e) Pelan Lokasi

f) Gambar Gerai/Tapak

9. Kaedah

Permohonan Manual Manual

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Isu dan Cabaran

Waste Isu Penambahbaikan

Correction

Over Process Lawatan tapak dan laporan dibuat

secara berasingan

Laporan perlu dibuat semasa lawatan tapak

Over Produce PBT mempunyai beban kerja yang

tinggi di awal tahun kerana perlu

memproses semua lesen pembaharuan

Cadangan Tempoh Tamat lesen mengikut Tarikh

Kelulusan

Waiting 1. PPKP mengambil masa yang lama

untuk membuat lawatan tapak

2. Kelulusan oleh PKP mengambil

masa kerana tugasan luar

3. Proses buat surat keputusan

didahulukan berbanding menalifon

pemohon

4. Tandatangan manual mengambil

masa.

1. PPKP perlu membuat lawatan tapak dalam

masa 5 hari

2. Penurunan kuasa kelulusan kepada PPKP

3. Telefon dahulu, kemudian baru buat surat

4. Tidak perlu tandatangan untuk surat kelulusan

dengan menggantikan cetakan berkomputer

Transportation 1. Pemohon perlu datang ke MBPJ

samata-mata untuk membeli

borang

2. Pemohon perlu datang ke PBT

setiap tahun

1. Cadangan memansuhkan wajib pembelian

borang dan diganti dengan caj pemprosesan.

Borang disediakan di laman web dan boleh

didownload secara percuma. Pemohon yang

mengambil borang di kaunter, masih

dikenakan bayaran.

2. Cadangan Tempoh hayat lesen diberi pilihan

untuk 1, 2 atau 3 tahun

Isu dan Cabaran

Waste Isu Penambahbaikan

Inventory

Motion

Others Untuk pembaharuan lesen, Jabatan

Pelesenan dibebankan untuk memastikan

keperluan Jabatan – Jabatan lain dipenuhi

menyebabkan lesen lambat/ tidak dikeluarkan.

Contoh: Pembaharuan Lesen memerlukan

kompaun dijelaskan, Pembaharuan tukar guna

bangunan, Permit Struktur/ Bangunan dan lain

lain.

Pembaharuan Lesen dikeluarkan tanpa

mengambil kira keperluan jabatan - jabatan

lain. Jabatan lain perlu mengambil tindakan

mengikut saluran masing - masing.

PEREKAYASAAN MAJLIS DAERAH SABAK BERNAM : LESEN...

Documents

Transcript of PEREKAYASAAN MAJLIS DAERAH SABAK BERNAM : LESEN...