PEREKAYASAAN MAJLIS PERBANDARAN SELAYANG LESEN...
Transcript of PEREKAYASAAN MAJLIS PERBANDARAN SELAYANG LESEN...
Pendaftaran Projek : Lesen Penjaja
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa
yang di ambil oleh MPS bagi mendapatkan
kelulusan lesen perniagaan. Jika ditambahbaik
daripada segi masa dan beban kos, peniaga akan
lebih berpuas hati dan merancakkan lagi aktiviti
perniagaan dalam kawasan MPS. Seterusnya dapat
menarik minat peniaga kecil dalam kawasan MPS.
• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.
• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.
• Komposit borang permohonan
Sasaran Projek Skop Projek
• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan
• Faedah Kewangan: Mengurangkan kos
pematuhan
Proses : Lesen Penjaja
Mula : Terima permohonan
Tamat : Pemohon terima surat kelulusan
Dalam Skop : MPS
Luar Skop : Agensi dirujuk
Carta Perbatuan Ahli Pasukan
Fasa Mula Tamat Champion: Tuan Mohd Azizi Bin Mohd Zain
Penubuhan Pasukan 21 OKT 13 21 OKT 13 Ketua Projek : Affendei Bin Samingan
(012-3023787,)
Inventori Lesen 21 OKT 13 25 OKT 13 Pen. Projek : Mohd Zikry Bin Hj Zulkifle
(017-6668632, [email protected])
Perekayasaan (BPR) 21 OKT 13 25 OKT 13 Ahli: Mohd Hafizi Bin Badri
Analisa Data 21 OKT 13 25 OKT 13 Muhammad Zaki Bin Asmuri
Cadangan Penyelesaian 22 OKT13 25 OKT 13
Profil Projek
PROSES ‘AS IS’ Lesen Penjaja
(a) Berisiko -Lesen Penjaja Statik, Pasar Malam, Pasar Pagi, Kiosk, Kereta Tolak & Penjaja
Bergerak
(b) Tidak Berisiko -Lesen Penjaja Statik (gerai majlis yang melibat aktiviti tidak berisiko)
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
PT (Kaunter
OSC)
PT UNIT
KETUA
BAHAGIAN
PPKP
Mesyuarat
Jawatan kuasa
1. Hantar permohonan
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Penjaja Berisiko
3. Buka Fail MP: 15 minit
4. minit fail utk pemeriksaan MP: 5 minit
MM: 4 jam
MM: 1 hari
2. semak
& daftar
MP ; 15m
Tidak lengkap
lengkap
MM: 2 hari
5. Pemeriksaan premis
peniagaan MP: 4 jam
6. Menyediakan laporan
pemeriksaan MP: 30 minit
MM: 7 hari
7. Buat keputusan
MP: 5 minit
MM: 1 hari
8. Maklum keputusan
melalui telefon MP: 5 minit
MM: 1 hari
Lulus?
MP ;
5m
Ya
Tidak
Pos surat keputusan
9. Terima makluman keputusan
Sediakan surat keputusan
Terima surat
keputusan
Buat bayaran dan terima
lesen
Pengesahan
# Activity
Customer
Value Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa
Proses
(min)
Masa
Menunggu
(min)
Jumlah
Masa
(min) BVA NVA
1 Hantar permohonan / 0 0 0
2 Semak & daftar / 15 240 255
3 Buka Fail / 15 960 975
4 Minit fail utk pemeriksaan / 5 3360 3365
5 Pemeriksaan premis peniagaan / 240 480 720
6 Menyediakan laporan pemeriksaan
/ 30 480 510
7 Buat keputusan / 10 480 490
8 Maklum keputusan melalui telefon
/ 5 0 5
9 Terima makluman keputusan / 0 0 0
Total 315 6000 6320
Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko)
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Penjaja Tidak Berisiko
Jawatan /
Jabatanidak Aktiviti
Pemohon
PT (Kaunter
OSC)
PT UNIT
KETUA
BAHAGIAN
PPKP
Mesyuarat
Jawatan kuasa
1. Hantar permohonan
2. semak
& daftar
MP ; 15m
Tidak lengkap
lengkap
MM: 2 hari
8. Terima makluman keputusan
Buat bayaran dan terima lesen
5. Semak & Buat keputusan
MP: 5 minit
6. Minit kelulusan, proses lesen & pemeriksaan MP: 5 minit
Masuk data dalam sistem & Print bil lesen
MM: 15 mnt
Pengesahan
Pemeriksaan premis
3. K.
Bahagian
di pejabat
MP: 5
minit Ya
4. Menyimpan fail untuk diserahkn kpd
KB MP: 5 minit
Tidak
MM: 30 mnt
7. Makluman keputusan
melalui telefon MP: 10 minit
Value Analysis of Process Lesen Penjaja
(Tidak Berisiko)
# Activity
Customer
Value Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa
Proses
(min)
Masa
Menunggu
(min)
Jumlah
Masa
(min) BVA NVA
1 Hantar permohonan / 0 0 0
2 Semak & daftar / 15 0 15
3 Ketua Bahagian di pejabat / 5 30 35
4 Menyimpan fail diserahkan
kepada K. Bahagian / 5 960 965
5 Semak & Buat keputusan / 5 0 5
6 Minit kelulusan, proses lesen
& pemeriksaan / 5 15 20
7 Makluman keputusan melalui telefon MP: 10 minit
/ 10 0 10
8 Terima makluman keputusan / 0 0 0
Total 45 1005 1050
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
PT (Kaunter
OSC)
PT UNIT
KETUA
BAHAGIAN
PPKP
Mesyuarat
Jawatan kuasa
1. Hantar permohonan
Proses Kerja Semasa (As Is) dengan Penambahbaikan Lesen Penjaja Berisiko
3. Buka Fail MP: 15 minit
4. minit fail utk pemeriksaan MP: 5 minit
MM: 4 jam
MM: 1 hari
2. semak
& daftar
MP ; 15m
Tidak lengkap
lengkap
MM: 2 hari
5. Pemeriksaan premis
peniagaan MP: 4 jam
6. Menyediakan laporan
pemeriksaan MP: 30 minit
MM: 7 hari
7. Buat keputusan
MP: 5 minit
MM: 1 hari
8. Maklum keputusan
melalui telefon MP: 5 minit
MM: 1 hari
Lulus?
MP ;
5m
Ya
Tidak
Pos surat keputusan
9. Terima makluman keputusan
Sediakan surat keputusan
Terima surat
keputusan
Buat bayaran dan terima
lesen
Pengesahan
K. Bahagian
tidak perlu
minit. Fail
terus kpd ppkp
Proses Kerja Semasa (As-Is) dengan Penambahbaikan Lesen Penjaja Tidak Berisiko
Jawatan /
Jabatanidak Aktiviti
Pemohon
PT (Kaunter
OSC)
PT UNIT
KETUA
BAHAGIAN
PPKP
Mesyuarat
Jawatan kuasa
1. Hantar permohonan
2. semak
& daftar
MP ; 15m
Tidak lengkap
lengkap
MM: 2 hari
8. Terima makluman keputusan
Buat bayaran dan terima lesen
5. Semak & Buat keputusan
MP: 5 minit
6. Minit kelulusan, proses lesen & pemeriksaan MP: 5 minit
Masuk data dalam sistem & Print bil lesen
MM: 15 mnt
Pengesahan
Pemeriksaan premis
3. K.
Bahagian
di pejabat? Ya
4. Menyimpan fail untuk diserahkn kpd
KB MP: 5 minit
Tidak
MM: 30mnt
7. Makluman keputusan
melalui telefon MP: 10 minit
Turun kuasa kpd
ppkp bahagian
penjaja untuk
tandatangan
kelulusan
PROSES ‘TO BE’ Lesen Penjaja
(a) Berisiko (Kekal)
-Lesen Penjaja Statik, Pasar Malam, Pasar Pagi, Kiosk, Kereta Tolak & Penjaja
Bergerak
(b) Tidak Berisiko (Kekal)
-Lesen Penjaja Statik (gerai majlis yang melibat aktiviti tidak berisiko)
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
PT (Kaunter
OSC)
PT UNIT
KETUA
BAHAGIAN
PPKP
Mesyuarat
Jawatan kuasa
1. Hantar permohonan
Proses Kerja Semasa (To Be) Lesen Penjaja Berisiko
3. Buka Fail MP: 15 minit
MM: 4 jam
MM: 1 hari
2. semak
& daftar
MP ; 15m
Tidak lengkap
lengkap
4. Pemeriksaan premis
peniagaan MP: 4 jam
5. Menyediakan laporan
pemeriksaan MP: 30 minit
MM: 7 hari 6. Buat
keputusan MP: 5 minit
MM: 1 hari
7. Maklum keputusan
melalui telefon MP: 5 minit
MM: 1 hari
Lulus?
MP; 5m
Ya
Tidak
Pos surat keputusan
8. Terima makluman keputusan
Sediakan surat keputusan
Terima surat
keputusan
Buat bayaran dan terima
lesen
Pengesahan
# Activity
Customer
Value Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa
Proses
(min)
Masa
Menunggu
(min)
Jumlah
Masa
(min) BVA NVA
1 Hantar permohonan / 0 0 0
2 Semak & daftar / 15 240 255
3 Buka Fail / 15 3360 3375
4 Pemeriksaan premis peniagaan / 240 480 720
5 Menyediakan laporan pemeriksaan
/ 30 480 510
6 Buat keputusan / 10 480 490
7 Maklum keputusan melalui telefon
/ 5 0 5
8 Terima makluman keputusan / 0 0 0
Total 315 5040 5355
Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko)
Proses Kerja Semasa (To Be) Lesen Penjaja Tidak Berisiko
Jawatan /
Jabatanidak Aktiviti
Pemohon
PT (Kaunter
OSC)
KETUA
BAHAGIAN/
PPKP
PPKP
Mesyuarat
Jawatan kuasa
1. Hantar permohonan
2. semak
& daftar
MP ; 15m
Tidak lengkap
lengkap
8. Terima Lesen
6. Buat bayaran MM: 15 mnt
3. Semak & Buat keputusan
MP: 5 minit
4. Minit kelulusan, proses lesen & pemeriksaan MP: 5 minit
5. Masuk data dalam sistem & Print bil lesen MP: 10 mnt
MM: 5 mnt
Pengesahan
Pemeriksaan premis
MM: 10 mnt
7. Cetak Lesen MP: 5 mnt
Value Analysis of Process Lesen Penjaja
(Tidak Berisiko)
# Activity
Customer
Value Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa
Proses
(min)
Masa
Menunggu
(min)
Jumlah
Masa
(min) BVA NVA
1 Hantar permohonan / 0 0 0
2 Semak & daftar / 15 10 25
3 Semak & Buat keputusan / 5 0 5
4 Minit kelulusan, proses lesen
& pemeriksaan / 5 5 10
5 Masukan data didalam
sistem & cetak bil lesen / 10 0 10
6 Buat bayaran / 0 15 15
7 Cetak Lesen / 5 0 5
8 Terima Lesen / 0 0 0
Total 40 30 70
No. Perkara Sebelum Selepas
1.
Kecekapan Kerja
a) Berisiko
b) Tidak Beriko
a) 5.84%
b) 41.66%
a) 5.88%
b) 57.14%
2.
Masa keseluruhan proses
a) Berisiko
b) Tidak Berisiko
a) 13 Hari 2 Jam
b) 2 Hari 1 Jam
a) 11 Hari 2 Jam
b) 1 Jam 30 Minit
Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek
Lesen Penjaja (Berisiko/Tidak Berisiko)
LESEN PENJAJA
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
1. Asas Undang-
undang (nyatakan
akta/peraturan)
- UUK Iklan (MPS) 2007
- UUK Penjaja (MPS) 2007
- Enakmen Hiburan Negeri
Selangor Dan Tempat – Tempat
Hiburan 1995
- Akta Jalan Parit & Bangunan
1976
- UUK Iklan (MPS) 2007
- UUK Penjaja (MPS) 2007
- Enakmen Hiburan Negeri
Selangor Dan Tempat – Tempat
Hiburan 1995
- Akta Jalan Parit & Bangunan
1976
-
2. Piagam
Pelanggan (Masa
Kelulusan)
14 Hari bekerja Berisiko – 12 Hari
Tidak Berisiko – 2 Jam Penurunan kuasa
kepada PPKP
3. Caj/bayaran
• Borang
• Proses
• Kelulusan
a) Borang – RM 1 & RM 2
b) Kelulusan – Mengikut Saiz,
bilangan iklan dan jenis
permit
c) Caj pelekat RM 2
d) Caj plet RM 5
a) Borang – RM 1 & RM 2
b) Kelulusan – Mengikut Saiz,
bilangan iklan dan jenis
permit
c) Caj pelekat RM 2
d) Caj plet RM 5
-
4. Nama Borang
•Permit Perniagaan
a) Borang Permohonan Gerai
b) Borang Lesen Premis &
Lesen Iklan
c) Borang Lesen Penjaja
a) Borang Permohonan Gerai
b) Borang Lesen Premis &
Lesen Iklan
c) Borang Lesen Penjaja
-
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
LESEN PENJAJA
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
5. Tempoh
sahlaku 1 Tahun 1,2 & 3 Tahun
Cadangan
Tempoh Tamat
Mengikut Tarikh
Kelulusan 6. Pembaharuan 1 Tahun 1,2 & 3 Tahun
7. Agensi yang
dirujuk Tiada Tiada -
8. Keperluan
Dokumen
sokongan
a) Pelan Lokasi
b) Visual iklan
c) Salinan ic, lesen dan ssm
d) Pelan tapak
e) Suntikan Ty2 dan kursus
pengendali makanan (jika
berkaitan)
f) Gambar premis 2 keping
g) Surat penjanjian atau
tawaran
h) Geran kenderaan (jika
berkaitan)
a) Pelan Lokasi
b) Visual iklan
c) Salinan ic, lesen dan ssm
d) Pelan tapak
e) Suntikan Ty2 dan kursus
pengendali makanan (jika
berkaitan)
f) Gambar premis 2 keping
g) Surat penjanjian atau tawaran
h) Geran kenderaan (jika berkaitan)
-
9. Kaedah
Permohonan Manual Manual -
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Isu dan Cabaran
Waste Isu Penambahbaikan
Correction
Over Process Untuk Lesen Penjaja Berisiko, fail perlu
diminit oleh Ketua Bahagian sebelum
diserahkan kepada PPKP untuk
pemeriksaan.
K. Bahagian tidak perlu minit. Fail dari PT
terus kpd PPKP.
Over Produce PBT mempunyai beban kerja yang tinggi
di awal tahun kerana perlu memproses
semua lesen pembaharuan
Cadangan Tempoh Tamat lesen mengikut
Tarikh Kelulusan
Waiting Kelulusan Lesen Penjaja Tidak Berisiko
mengalami kelewatan kerana Ketua
Bahagian lewat memberi kelulusan.
Turun kuasa kpd PPKP bahagian penjaja
untuk memberi kelulusan.
Transportation 1. Pemohon perlu datang ke MBPJ
samata-mata untuk membeli borang
2. Pemohon perlu datang ke PBT setiap
tahun
1. Cadangan memansuhkan wajib
pembelian borang dan diganti dengan
caj pemprosesan. Borang disediakan di
laman web dan boleh didownload
secara percuma. Pemohon yang
mengambil borang di kaunter, masih
dikenakan bayaran.
2. Cadangan Tempoh hayat lesen diberi
pilihan untuk 1, 2 atau 3 tahun
Inventory
Motion