PEREKAYASAAN

PEJABAT DAERAH DAN TANAH (ALOR GAJAH)

PENDAFTARAN BUKAN URUSNIAGA (KAVEAT PERSENDIRIAN)

PROSES PENDAFTARAN BUKAN URUSNIAGA (KAVEAT PERSENDIRIAN)

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

1. Perlu mematuhi syarat-syarat perundangan yang

telah ditetapkan di dalam Kanun Tanah Negara

(KTN) 1965.

2. Pendaftaran Kaveat Persendirian siap dalam

masa 1jam

1. Menjimatkan tempoh proses kerja melalui gabungan

dua proses pada satu pembantu tadbir yang sama.

2. Pemohon menyerahkan dokumen lengkap untuk

mempercepatkan proses pendaftaran.

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan : Mengurangkan kos

pematuhan

• metric = 57 minit ke 43 minit

Proses: Pendaftaran Bukan Urusniaga (Kaveat

Persendirian)

Mula: . Terima dan semak permohonan & terima

bayaran dan catat butiran dlm SPTB

Tamat: Simpan DHDK

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Fasilitator :

Penubuhan Pasukan 11/6/2013 13/6/2013 Ketua Projek : Mohd Sharif bin Mohamad (013-3365041)

Pengumpulan Data & Analisa 11/6/2013 13/6/2013 Penolong Projek: Ezatul Suzafarah binti Taib

Perekyasaan 11/6/2013 13/6/2013 Setiausaha Projek : Zahiah binti Zulkefli

Cadangan Penyelesaian 11/6/2013 13/6/2013 Ahli Pasukan : Zarina binti Osman, Mohd Efendy bin Mohamad Noh,

Hasrizal bin Atan. Verifikasi & Laporan 11/6/2013 13/6/2013

PROSES ‘AS IS’ Pendaftaran Bukan Urusniaga (Kaveat

Persendirian)

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

PT (W) Kaunter Penyerahan

Pembantu Tadbir (Pendaftaran) 1

Pembantu Tadbir (Pendaftaran) 2

Pembantu Tadbir (Pendaftaran) 3

Pendaftar

Pembantu Am Pejabat (PAP)

Proses Kerja Semasa (As-Is) Pendaftaran Bukan UrusNiaga (Kaveat Persendirian)

1. Hantar

permohonan & buat

bayaran

2. Terima dan semak

permohonan & terima bayaran

dan catat butiran dlm SPTB

3. Semak perserahan, masukkan

no. peserahan dlm SPTB ,

masukkan maklumat & cetak

dokumen verifikasi

4. Semak dokumen DHDK,

semak Borang 19B & Daftar

peserahan. Cetak DHDK

versi baru

5. Cop Matri di

atas DHDK

7. Simpan

DHDK

6. Buat isihan & serah

DHDK kepada PAP

MP = 5min

MP = 10min

MP = 5min

MP = 2min MP = 5min

MP = 3min

MM = 5min

MM = 5min

MM = 5min

MM = 2min

MM = 5min

Value Analysis of Process (1/3)

AGENSI : PEJABAT DAERAH DAN TANAH ALOR GAJAH PEMOHON & LOKASI:

BAHAGIAN/UNIT : PENDAFTARAN JARAK DARI AGENSI:

NAMA LESEN : PENDAFTARAN BUKAN URUSNIAGA (KAVEAT PERSENDIRIAN)

As-Is Proses

No. Aktiviti Pelaksana

/ PIC cva BVA NVA

Masa Proses (MP)

Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD)

minit minit minit

1 Hantar permohonan & buat bayaran Pemohon √ 0 0 0

2 Terima dan semak permohonan & terima bayaran dan catat

butiran dlm SPTB PT (W)

√

5 5 10

3 Semak perserahan, masukkan no. peserahan dlm SPTB ,

masukkan maklumat & cetak dokumen verifikasi PT (P) 1 √ 10 5 15

4 Semak dokumen DHDK, semak Borang 19B & Daftar

peserahan. Cetak DHDK versi baru Pendaftar √ 5 5 10

5 Cop Matri di atas DHDK PT (P) 2 √ 2 5 7

6 Buat isihan & serah DHDK kepada PAP PT (P) 2 √ 5 2 7

7 Simpan DHDK PAP √ 3 5 8

*1 hari bersamaan 480 minit Total 1 5 0 30 27 57

KECEKAPAN PROSES (%) = (Masa Proses / Diambil) X 100 52.63%

Day 0

Disediakan oleh :___________________________

Disahkan oleh :_____________________________

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

PT (W) Kaunter Penyerahan

Pembantu Tadbir (Pendaftaran) 1

Pembantu Tadbir (Pendaftaran) 2

Pembantu Tadbir (Pendaftaran) 3

Pendaftar

Pembantu Am Pejabat (PAP)

Proses Kerja Penambahbaikan Pendaftaran Bukan UrusNiaga (Kaveat Persendirian)

1. Hantar

permohonan &

buat bayaran

2. Terima dan semak

permohonan & terima bayaran

dan catat butiran dlm SPTB

3. Semak perserahan, masukkan

no. peserahan dlm SPTB ,

masukkan maklumat & cetak

dokumen verifikasi

4. Semak dokumen DHDK,

semak Borang 19B & Daftar

peserahan. Cetak DHDK

versi baru

5. Cop Matri di

atas DHDK

7. Simpan

DHDK

6. Buat isihan & serah

DHDK kepada PAP

MP = 5min

MP = 10min

MP = 5min

MP = 2min MP = 5min

MP = 3min

MM = 5min

MM = 5min

MM = 5min

MM = 2min

MM = 5min

PROSES ‘TO BE’ Pendaftaran Bukan Urusniaga (Kaveat

Persendirian)

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

PT (W) Kaunter Penyerahan

Pembantu Tadbir (Pendaftaran) 1

Pembantu Tadbir (Pendaftaran) 2

Pembantu Tadbir (Pendaftaran) 3

Pendaftar

Pembantu Am Pejabat (PAP)

Proses Kerja Semasa (To-Be) Pendaftaran Bukan UrusNiaga (Kaveat Persendirian)

1. Hantar

permohonan &

buat bayaran

2. Terima dan semak

permohonan & terima bayaran

dan catat butiran dlm SPTB

3. Semak perserahan, masukkan

no. peserahan dlm SPTB ,

masukkan maklumat & cetak

dokumen verifikasi

4. Semak dokumen DHDK,

semak Borang 19B & Daftar

peserahan. Cetak DHDK

versi baru

5. Cop Matri di atas DHDK.

Buat isihan & serah DHDK

kepada PAP

6. Simpan

DHDK

MP = 5min

MP = 7min

MP = 5min

MP = 5min

MP = 3min

MM = 5min

MM = 5min

MM = 5min

MM = 3min

Value Analysis of Process (1/3)

AGENSI : PEJABAT DAERAH DAN TANAH ALOR GAJAH PEMOHON & LOKASI:

BAHAGIAN/UNIT : PENDAFTARAN JARAK DARI AGENSI:

NAMA LESEN : PENDAFTARAN BUKAN URUSNIAGA (KAVEAT PERSENDIRIAN)

To-Be Proses

No. Aktiviti Pelaksana

/ PIC cva BVA NVA

Masa Proses (MP)

Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD)

minit minit minit

1 Hantar permohonan & buat bayaran Pemohon √ 0 0 0

2 Terima dan semak permohonan & terima bayaran dan catat butiran dlm

SPTB PT (W)

√

5 5 10

3 Semak perserahan, masukkan no. peserahan dlm SPTB , masukkan

maklumat & cetak dokumen verifikasi PT (P) 1 √ 7 5 12

4 Semak dokumen DHDK, semak Borang 19B & Daftar peserahan. Cetak

DHDK versi baru Pendaftar √ 5 5 10

5 Cop Matri di atas DHDK, buat isihan & serah DHDK kepada PAP PT (P) 2 √ 5 3 8

7 Simpan DHDK PAP √ 3 0 3

*1 hari bersamaan 480 minit Total 1 5 0 25 18 43

KECEKAPAN PROSES (%) = (Masa Proses / Diambil) X 100 58.14%

Day 0

Disediakan oleh :___________________________

Disahkan oleh :_____________________________

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

No. Perkara Sebelum Selepas

Kadar

Penambahbaikan

(%)

1. Kecekapan Kerja 52.63% 58.14% 10.47

2. Masa keseluruhan proses 57 minit 43 minit -24.56

11

Pendaftaran Bukan Urusniaga (Kaveat Persendirian)

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang

(nyatakan akta / peraturan)

- KTN 1965

- Pekeliling-pekeliling PTG

- Malacca Land Rules 1966

- Malacca & Penang National

Land Code

- Power of Attorney 1949

- Trustee Act 1949

- Akta Syarikat 1965

- Pekeliling –pekeliling Ketua

Pengarah Tanah dan Galian

- Land Group Settlement Area

Act 1960

- Land Group Settlement Area

Rule 1986

- KTN 1965

- Pekeliling-pekeliling PTG

- Malacca Land Rules 1966

- Malacca & Penang

National Land Code

- Power of Attorney 1949

- Trustee Act 1949

- Akta Syarikat 1965

- Pekeliling –pekeliling Ketua

Pengarah Tanah dan Galian

- Land Group Settlement

Area Act 1960

- Land Group Settlement

Area Rule 1986

Tiada

2. Piagam Pelanggan (Masa

Kelulusan) 1 jam 1 jam Tiada

3. Caj / bayaran

• Borang

• Proses

• Kelulusan

a. Borang – Tiada

b. Proses – RM100.00

c. Hakmilik – RM0.00

a. Borang – Tiada

b. Proses – RM100.00

c. Hakmilik – RM0.00

Tiada

4. Nama Borang

• Komposit

• Contoh

Borang 19B (Kemasukan

Kaveat Persendirian)

Borang 19B (Kemasukan

Kaveat Persendirian)

Tiada

5. Tempoh sah laku Tiada Tiada Tiada

6. Pembaharuan Tiada Tiada

Tiada

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

12

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Pendaftaran Bukan Urusniaga (Kaveat Persendirian)

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

7. Agensi yang dirujuk Tiada Tiada

8. Keperluan Dokumen

sokongan Tiada Tiada

9. Kaedah Permohonan