PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS...

NO. SALINAN :

PERPUSTAKAAN

UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA

PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN

P.UTeM (ISO)/PO/PK04

Perkara Disediakan Disemak Diluluskan Oleh

Tandatangan

Nama Mohd Mawardi bin

Badruddin Fauziah binti Hassan Hjh. Faridah binti Hj. Md. Amin

Jawatan Pustakawan Kanan Pustakawan Kanan Ketua Pustakawan

Tarikh 09 MEI 2016 09 MEI 2016 09 MEI 2016

UTeM(ISO)/SP/PK01/F3

Semakan 1/ Muka surat 1/1

HELAIAN REKOD PINDAAN Nota:

Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/ prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini.

NNoo..

PPiinnddaaaann Muka surat

No. Semakan

Tarikh Semakan

Butir-butir Pindaan Pengesahan

1/2011 4 -10 Isu 2 21.12.2011 Perubahan keseluruhan pada terma dan proses kerja serta dokumen

WP

1/2012 Muka depan

1 24.04.2012 Pertukaran nama penanggungjawab prosedur dan penanggungjawab semakan

WP

1/2012 4-10 1 24.04.2012 Penstrukturan semula terminologi, struktur ayat, struktur carta alir dan prosedur, nombor prosedur dan struktur organisasi.

WP

1/2012 4 1 24.04.2012 Pertukaran penanggungjawab di dalam prosedur kerja.

WP

2/2012 Muka depan

2 01.12.2012 Pertukaran nama penanggungjawab semakan. WP

2/2012 Muka

depan, 1-11

2 01.12.2012 Pertukaran logo UTeM WP

1/2013 7 & 9 3 01.04.2013 Pertukaran perkataan di carta alir 6.18 dan prosedur 6.18

WP

2/2013 Muka depan

Isu 3 01.08.2013 Pertukaran nama penanggungjawab prosedur WP

2/2013 1 01.08.2013 Perubahan dan pertambahan pada rujukan WP

2/2013 2-3 01.08.2013 Perubahan keseluruhan pada definisi WP

2/2013 4 01.08.2013 Perubahan dan pertambahan pada daftar kata & tanggungjawab dan penjelasan tindakan

WP

2/2013 5-7 01.08.2013 Perubahan keseluruhan pada carta alir WP

2/2013 8-11 01.08.2013 Perubahan keseluruhan pada prosedur kerja WP

2/2013 12 01.08.2013 Perubahan keseluruhan pada dokumen sokongan WP

1/2014 4 1 15.07.2014 Perubahan pada terminologi & glosari WP

1/2014 6-7 1 15.07.2014 Perubahan pada terminologi carta alir WP

1/2014 8-11 1 15.07.2014 Perubahan pada terminologi proses kerja WP

1/2014 12 1 15.07.2014 Pertambahan maklumat pada dokumen sokongan WP

1/2015 Muka depan

Isu 4 30.04.2015 Pertukaran nama penanggungjawab prosedur WP

1/2015 7-19 30.04.2015 Perubahan keseluruhan pada carta alir dan prosedur kerja

WP

1/2016 Muka depan

1 09.05.2016 Pertukaran nama penanggungjawab semakan WP

1/2016 Muka depan 1-20

1 09.05.2016 Pertukaran logo UTeM WP

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015

Tajuk: PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS TALIAN

No Semakan/Tarikh 1/09-05-2016

Muka surat

1/20

PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA

1.0 OBJEKTIF, SKOP DAN RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF

Prosedur kerja ini adalah bertujuan untuk menerangkan langkah-langkah yang perlu

diambil untuk menguruskan permohonan pembelian pangkalan data atas talian yang

telah dicadangkan oleh staf akademik untuk keperluan pengguna Perpustakaan.

1.2 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Perpustakaan UTeM yang menguruskan permohonan

pembelian pangkalan data atas talian.

1.3 RUJUKAN

1.3.01 M.K. Perpustakaan 01 : Manual MS ISO 9001:2008

7.4.1 : Proses Perolehan

7.4.2 : Maklumat Perolehan

7.4.3 : Verifikasi Barangan Yang Dibeli

1.3.02 Dasar Bahagian Perolehan

1.3.03 Fail Meja

1.3.04 Manual Prosedur Kerja

1.3.05 Pekeliling Bendahari UTeM

1.3.06 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia

1.3.07 Garis Panduan Bagi Melaksanakan ISO 9001:2008 Dalam

Perkhidmatan Awam

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

2/20


2.0 DEFINISI

2.1 Perolehan

Mendapatkan suatu bekalan/perkhidmatan/kerja dengan mengikuti tatacara yang telah

ditetapkan oleh Perbendaharaan atau yang telah diluluskan oleh Universiti. Perolehan

terbahagi kepada tiga jenis iaitu bekalan, perkhidmatan dan kerja.

2.2 Perolehan Information and Comunication Technology (ICT) Dan Rangkaian Internet

Merangkumi skop perolehan seperti berikut;

i) Perisian komputer, lesen pengguna termasuk naik taraf, pembaharuan lessen

daripada pemilik atau pembekal tunggal/agen tunggal yang dilantik secara sah oleh

pemilik perisian berkenaan samada berdaftar atau tidak berdaftar dengan

Kementerian Kewangan.

ii) Langganan pengkalan data, jurnal dan maklumat secara atas talian termasuk

pelanjutan tempoh langganan daripada pemilik atau pembekal tunggal/agen

tunggal yang dilantik secara sah oleh pemilik berkenaan sama ada berdaftar atau

tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

2.3 Pembekal

Orang dan lain-lain yang membekalkan sesuatu.

2.4 Pangkalan Data Atas Talian

Pangkalan data merupakan himpunan data-data berkaitan yang dikongsi bersama

oleh pelbagai kategori pengguna bagi memenuhi kehendak dan keperluan maklumat

bidang perkara yang berbentuk khusus dan umum. Ianya diperoleh secara percuma

atau langganan.

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

3/20


2.5 Invois

Dokumen yang menyenaraikan barang-barang atau perkhidmatan yang dibekalkan

kepada pelanggan dan menyatakan jumlah wang yang perlu dibayar oleh pelanggan.

2.6 Sebutharga

Dokumen yang dimohon kepada pembekal untuk menyediakan harga yang ditawarkan

bagi judul-judul yang disenaraikan.

2.7 Pesanan Tempatan

Dokumen rasmi yang digunakan dalam perolehan Kerajaan. Pesanan rasmi yang

dikeluarkan kepada pembekal berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan

di dalam dokumen sebutharga atau tender, syarat-syarat yang telah dipersetujui di

dalam surat niat dan syarat-syarat lain yang telah dipersetujui.

2.8 Pencadang

Terdiri daripada staf akademik (Pensyarah, Tutor, Jurutera Pengajar, Guru Bahasa)

dan Pegawai Kanan Universiti.

2.9 Tempoh Percubaan

Satu tempoh percubaan yang diberikan secara percuma oleh penerbit/pembekal

pangkalan data atas talian bagi menilai keupayaan pangkalan data tersebut.

2.10 ‘IP Address’

Satu nombor yang unik diberikan kepada setiap komputer yang disambung ke Internet

dengan menggunakan protokol TCP/IP untuk menghantar data ke destinasinya.

2.11 LOA / SST

Merupakan surat yang dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari kepada pihak pembekal

bagi menyatakan tawaran yang diberikan dan perlu ditandatangani oleh pihak

pembekal sebagai persetujuan untuk penerimaan dan pembekalan. LOA merupakan

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

4/20


surat setuju terima dalam Bahasa Inggeris manakala SST adalah surat setuju terima

dalam Bahasa Melayu.

3.0 DAFTAR KATA

3.1 Terminologi dan glosari

KP Ketua Pustakawan

NC Naib Canselor

PK (UB) Pustakawan Kanan Unit Buku

P (UJ) Pustakawan Unit Jurnal

P (UPD) Pustakawan Unit Penyelidikan

P (UP) Pustakawan Unit Promosi

PUU Pegawai Undang-undang

PP Penolong Pendaftar

PnA Penolong Akauntan

BR Bahagian Rujukan

PB Pejabat Bendahari

PmP UJ Pembantu Perpustakaan Unit Jurnal

PmP UA Pembantu Perpustakaan Unit Automasi

UJ Unit Jurnal

F/PTJ Fakulti/Pusat Tanggungjawab

AJK Ahli Jawatankuasa

PPDAT Pembekal Pangkalan Data Atas Talian

MJPSPP Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Syarikat Pejabat Perpustakaan

MJ Mesyuarat Jabatan

BRPIPDAT Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian

LOA Letter of Acceptance

SST Surat Setuju Terima

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

5/20


4.0 TANGGUNGJAWAB DAN PENJELASAN TINDAKAN

Prosedur ini merangkumi aktiviti menguruskan perolehan pangkalan data atas talian

yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Pejabat Perpustakaan.

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

6/20


5.0 CARTA ALIR (PEMBELIAN BARU)

Mula

Terima cadangan dari staf

akademik

Hubungi pembekal untuk

mengadakan demo &

maklumkan kepada PP

Maklumkan kepada pencadangAda

Buat demo pangkalan data atas

talian

Tiada

Terima maklum balas

kehadiran dari staf akademik

Cukup

6.1

6.2

6.36.3.1

6.6.1

Dapatkan maklumat daripada

PPDAT6.5

6.6.26.6

Tidak

6.7

Edar Borang Penilaian

Pangkalan Data Atas Talian

Hubungi pembekal untuk

tempoh ‘trial’

Maklumkan ‘trial’ pangkalan

data atas talian kepada warga

UTeM

Terima maklum balas daripada

staf akademik

6.3.2

6.10

6.8

Semak

cadangan

pangkalan

data atas

talian

6.4

Semak

bajet

6.9

6.11

6.12

6.13

B A

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

7/20


Serah borang permohonan

langganan

Mohon sebutharga pangkalan data

atas talian daripada pembekal

6.15.2

6.21

6.20

Setuju6.15.1

Buat penilaian terhadap pangkalan

data atas talian

AB

6.15

6.14

Bentangkan

analisa dan penilaian

pangkalan data atas talian

Tidak Setuju

Maklumkan

kepada MJPSPP / MJ

untuk

pembelian

Terima maklumbalas daripada

pembekal pangkalan data atas talian

6.16

6.17

6.18

6.19

Lulus

Terima borang keputusan

permohonan

6.18.1

Tidak Lulus

6.18.1

Mohon ‘agreement’ daripada

pembekal

6.22

6.23

6.24

A1B1

Semak borang

keputusan

Terima LOA/SST daripada PB

Fotokopi untuk simpanan fail

6.21.2Kelulusan sehingga

RM 50 Ribu

Kelulusan melebihi

RM 50 Ribu

6.21.1

6.25

6.26

6.27

6.28

6.23.1

6.23.2

Betul

Salah

Serah LOA/SST kepada PO

Serah LOA/SST kepada PB

Terima LOA/SST daripada

pembekal

Semak LOA/SST

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

8/20


Terima pesanan tempatan

A1B1

Mohon invois daripada

pembekal

Terima pesanan tempatan dan

invois

Semak invois dan

pesanan tempatan

Rekod invois

Cop tarikh terima dan cop

pengesahan pembayaran di

belakang invois

6.31.2

6.35

6.34

Setuju6.31.1

6.30

6.29

Tidak setuju

Pesanan tempatan di

tandatangan oleh P (UJ),

inbois ditandatangani oleh PK

(UB)

6.31

6.32

6.33

Serah BRPIPDAT, invois dan

salinan kuning pesanan

tempatan kepada PnA

6.36

6.40

Maklumkan ‘IP address’ UTeM

kepada pembekal 6.41

Terima kebenaran akses

pangkalan data

Maklumkan kepada warga

UTeM

Tamat

6.42

Terima ‘agreement’ daripada

pembekal

Serah / email ‘agreement kepada

PUU

Semak ‘agreement’

Kembalikan agreement kepada

pembekal

6.43

6.44

6.37

6.38

6.39

6.36.1

6.36.2

Betul

Salah

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

9/20


5.0 CARTA ALIR (PEMBAHARUAN SEDIA ADA)

Kenalpasti tarikh tamat

langganan

Dapatkan statistik penggunaan

Terima statistik penggunaan

Semak

statistik

Email / ‘survey’ kepada staf

akademik

Mohon sebutharga pangkalan data

atas talian daripada pembekal

Terima maklumbalas daripada

pembekal pangkalan data atas talian

Serah borang permohonan

langganan

Semak

maklumbalas

Sediakan dokumen untuk

pembatalan

Maklumkan kepada pembekal

Maklumkan kepada warga

UTeM

Sediakan dokumen makluman

Maklumkan kepada

MJPSPP / MJTerima borang keputusan

permohonan

Semak borang

keputusan

Terima LOA/SST daripada PB

Semak LOA/SST

Fotokopi untuk simpanan fail

Serah LOA/SST kepada PO

Terima LOA/SST daripada

pembekal

Serah LOA/SST kepada PB

Mohon ‘agreement’ daripada

pembekal

AB

6.1

6.3

6.2

6.4

6.56.6

6.7

6.8

6.9

6.10

6.11

Maklumkan kepada

MJKTSP&I

6.12

6.13

6.14

6.15

6.16

6.17

6.18

6.19

6.20

6.21

6.22

6.23

6.20.2

6.20.1

6.18.1

6.18.2

Mula

6.11.1

6.11.2

6.9.1

6.9.2

6.7.1

6.7.2

6.24

6.25

6.5.1

6.5.2

Meningkat

Menurun

Diteruskan

Ditamatkan

Diteruskan

Diteruskan

Ditamatkan

Ditamatkan

Kelulusan melebihi

RM 50 Ribu

Kelulusan sehingga

RM 50 Ribu

Betul

Salah

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

10/20


Terima pesanan tempatan

A

B

Mohon invois daripada

pembekal

Terima pesanan tempatan dan

invois

Semak invois dan

pesanan tempatan

Rekod invois

Cop tarikh terima dan cop

pengesahan pembayaran di

belakang invois

6.29.2

6.30

6.29

Setuju6.29.1

Tidak setuju

Pesanan tempatan di

tandatangan oleh P (UJ),

invois ditandatangani oleh PK

(UB)

6.26

6.27

6.28

Serah BRPIPDAT, invois dan

salinan kuning pesanan

tempatan kepada PnA

6.31

6.35

6.36

Tamat

Terima ‘agreement’ daripada

pembekal

Serah / email ‘agreement kepada

PUU


Kembalikan agreement kepada

pembekal

6.32

6.33

6.34

6.34.1

6.34.2

Betul

Salah

6.37

6.38


6.39

6.27.1

6.27.2

Ada perubahan

Tiada perubahan

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

11/20


6.0 PROSEDUR KERJA

BIL. Tindakan Tanggungjawab

6.1 Mula.

6.2 Terima cadangan pangkalan data atas talian daripada staf akademik melalui lisan, e-mel dan telefon.

P (UJ)

6.3 Semak cadangan pangkalan data atas talian di portal Perpustakaan UTeM;

6.3.1 Jika ada, ikut langkah 6.4.

6.3.2 Jika tiada, ikut langkah 6.5.

P (UJ)

6.4 Maklumkan kepada pencadang melalui surat makluman, telefon atau email dan proses tamat.

P (UJ)

6.5 Dapatkan maklumat daripada pembekal pangkalan data atas talian dari aspek;

a) harga

b) bidang perkara yang dicakupi

c) bilangan ‘user’

P (UJ)

6.6 Semak bajet;

6.6.1 Jika bajet mencukupi, ikut langkah 6.7.

6.6.2 Jika bajet tidak mencukupi, ikut langkah 6.4.

P (UJ)

6.7 Hubungi pembekal untuk mengadakan demo dan maklumkan kepada PP untuk menyediakan surat jemputan demo pangkalan data atas talian. Nyatakan dalam surat tersebut:

a) tempat

b) masa

c) tujuan

d) tarikh

e) wakil dari fakulti berkenaan

P (UJ)

P (UPD)

PP

6.8 Terima maklum balas kehadiran staf akademik melalui surat/email/telefon.

P (UJ)

P (UPD)

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

12/20


6.9 Buat demo pangkalan data atas talian mengikut tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan.

P (UPD)

P(UJ)

PPDAT

6.10 Edar borang Penilaian Pangkalan Data Atas Talian kepada semua yang hadir bagi mendapatkan maklum balas berkenaan pangkalan data tersebut.

P (UJ)

P (UPD)

6.11 Hubungi pembekal untuk tempoh ‘trial’ dan berikan ‘IP address’ Perpustakaan UTeM kepada pembekal.

P (UJ)

P (UPD)

6.12 Maklumkan ‘trial’ pangkalan data atas talian kepada warga UTeM melalui InfoUTeM, facebook, twitter dan Portal Perpustakaan.

P (UP)

P (UJ)

PmP (UA)

6.13 Terima maklum balas daripada staf akademik melalui e-mel, telefon, statistik penggunaan.

P (UJ)

6.14 Buat penilaian terhadap pangkalan data atas talian dari segi;

- kandungan

- mudah diakses

- harga yang munasabah

- statistik penggunaan semasa tempoh percubaan

- bidang yang mencakupi dan bentuk (teks penuh atau abstrak)

P (UJ)

6.15 Bentangkan analisa dan penilaian pangkalan data atas talian ‘trial’ di dalam Mesyuarat Jabatan atau Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Syarikat Pejabat Perpustakaan.

6.15.1 Jika setuju untuk pembelian, ikut langkah 6.16.

6.15.2 Jika tidak setuju, ikut langkah 6.4.

P (UJ)

6.16 Mohon sebutharga daripada pembekal pangkalan data atas talian;

- Pembekal tunggal pangkalan data atas talian, perlu ada surat

pengesahan agen tunggal di Malaysia

- Bukan pembekal tunggal pangkalan data atas talian,

Perpustakaan perlu dapatkan 3 sebutharga daripada 3 pembekal

P (UJ)

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

13/20


6.17 Terima maklumbalas daripada pembekal pangkalan data atas talian. Buat perbandingan pembekal pangkalan data atas talian yang boleh memberikan;

- harga yang paling murah

- pakej langganan yang ditawarkan

- perkhidmatan yang disediakan selepas pembelian

P (UJ)

6.18 Maklumkan kepada MJPSPP /MJ untuk pembelian;

6.18.1 Jika lulus, ikut langkah 6.19.

6.18.2 Jika tidak lulus, ikut langkah 6.4.

KP

AJK MJPSPP

6.19 Serah borang permohonan langganan kepada;

i) RM 0 - RM 50 ribu mohon kelulusan Naib Canselor

ii) Melebihi RM 50 ribu - RM 500 ribu serah kepada Pejabat Bendahari untuk Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga Bekalan, Perkhidmatan & Kerja UTeM

iii) RM500 ribu - RM 20 juta serah kepada Mesyuarat Lembaga Perolehan B UTeM

P (UJ)

NC

PB

6.20 Terima borang permohonan yang telah diluluskan untuk proses pembelian pangkalan data atas talian.

P (UJ)

PB

6.21 Semak borang keputusan pembelian pangkalan data:

6.21.1 Jika kelulusan RM0 – RM50 ribu, ikut langkah 6.28

6.21.1 Jika lelulusan RM50 ribu – RM20 juta, ikut langkah 6.22

P (UJ)

6.22 Terima LOA / SST daripada Pejabat Bendahari

P (UJ)

PB

6.23 Semak LOA / SST:

6.23.1 Jika betul, ikut langkah 6.24

6.23.2 Jika salah, ikut langkah 6.22

P (UJ)

6.24 Fotokopi LOA / SST untuk simpanan fail PmP (UJ)

6.25 Serah LOA / SST kepada PO untuk dipos kepada pembekal PmP (UJ)

PO

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

14/20


6.26 Terima LOA / SST daripada pembekal P (UJ)

6.27 Serah LOA / SST kepada Pejabat Bendahari untuk pengeluaran pesanan tempatan

P (UJ)

PB

6.28 Mohon ‘agreement’ daripada pihak pembekal melalui email atau telefon

P (UJ)

6.29 Terima ‘agreement’ daripada pembekal untuk persetujuan. P (UJ)

6.30 Serah / email ‘agreement’ kepada Pejabat Hal Ehwal Perundangan untuk pengesahan PUU.

P (UJ)

PUU

6.31 Semak ‘agreement’;

6.31.1 Jika setuju, ikut langkah 6.32.


PUU

6.32 Kembalikan ‘agreement’ kepada pembekal setelah ditandatangani untuk pengesahan melalui pos atau email.

P(UJ)

6.33 Terima pesanan tempatan daripada Pejabat Bendahari bagi pembayaran pangkalan data bernilai lebih daripada RM50 Ribu.

Bagi pesanan tempatan tidak melebihi RM50 Ribu dikeluarkan oleh Unit Pentadbiran & Kewangan, Pejabat Perpustakaan

P (UJ)

PB

PnA

6.34 Mohon inbois kepada pembekal melalui email atau telefon P (UJ)

PPDAT

6.35 Terima inbois dan pesanan tempatan daripada pihak pembekal

P (UJ)

PPDAT

6.36 Semak invois dan pesanan tempatan;

6.36.1 Jika betul, ikut langkah 6.37.

6.36.2 Jika salah, ikut langkah 6.35.

P (UJ)

6.37 Cop tarikh terima dan cop pengesahan pembayaran di belakang invois.

P (UJ)

6.38 Tandatangan PK (UB) untuk pengesahan invois dan P (UJ) untuk salinan kuning pesanan tempatan.

P (UJ)

PK (UB)

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

15/20


6.39 Rekod invois di Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian.

P (UJ)

6.40 Serah Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian, invois dan salinan kuning pesanan tempatan kepada PnA untuk proses pembayaran langganan pangkalan data atas talian di Sistem Maklumat Kewangan.

P (UJ)

PnA

6.41 Maklumkan ‘IP address’ UTeM kepada pembekal untuk aktifkan pangkalan data

P (UJ)

6.42 Terima kebenaran akses pangkalan data daripada pembekal. P (UJ)

6.43 Maklumkan kepada warga UTeM di melalui infoUTeM, facebook, twitter dan Portal Perpustakaan.

P (UJ)

P (UP)

6.44 Tamat.

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

16/20


6.0 PROSEDUR KERJA (PEMBAHARUAN SEDIA ADA)

Tindakan Tanggungjawab

6.1 Mula.

6.2 Kenalpasti tarikh tamat langganan pangkalan data P (UJ)

6.3 Dapatkan statistik penggunaan mengikut jenis pangkalan data daripada Unit Penyelidikan

P (UJ)

6.4 Terima maklumbalas berkenaan statistik penggunaan mengikut jenis pangkalan data daripada Unit Penyelidikan

P (UJ)

P (UPD)

6.5 Semak statistik penggunaan

6.5.1 Jika meningkat, ikut langkah 6.14

6.5.2.Jika menurun, ikut langkah 6.6

P (UJ)

6.6 Email atau survey kepada staf akademik untuk mendapatkan maklumbalas samada untuk meneruskan langganan pangkalan data kerana statistik penggunaan menurun

P (UJ)

6.7 Semak maklumbalas

6.7.1 Jika maklumbalas diterima mencadangkan untuk teruskan langganan, ikut langkah 6.14

6.7.2 Jika maklumbalas diterima mencadangkan untuk ditamatkan langganan, ikut langkah 6.8

P (UJ)

6.8 Sediakan dokumen makluman untuk dimaklumkan kepada MJPSPP atau MJ

P (UJ)

6.9 Dapatkan maklumbalas daripada MJPSPP atau MJ



P(UJ)

6.10 Sediakan dokumen pembatalan bagi dimaklumkan dalam mesyuarat MJKTSP&I

P (UJ)

6.11 Terima maklumbalas daripada MJKTSP&I KP

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

17/20




P (UPD)

P (UJ)

6.12 Maklumkan kepada pembekal melalui email atau surat P (UJ)

6.13 Maklumkan kepada warga UTeM di melalui infoUTeM, facebook, twitter dan Portal Perpustakaan dan proses tamat

P (UJ)

P (UP)

6.14 Mohon sebutharga daripada pembekal pangkalan data atas talian;

- Pembekal tunggal pangkalan data atas talian, perlu ada surat

pengesahan agen tunggal di Malaysia

- Bukan pembekal tunggal pangkalan data atas talian,

Perpustakaan perlu dapatkan 3 sebutharga daripada 3 pembekal

P (UJ)

6.15 Terima maklumbalas daripada pembekal pangkalan data atas talian. Buat perbandingan pembekal pangkalan data atas talian yang boleh memberikan;

- harga yang paling murah

- pakej langganan yang ditawarkan

- perkhidmatan yang disediakan selepas pembelian

P (UJ)

6.16 Serah borang permohonan langganan kepada;

iv) RM 0 - RM 50 ribu mohon kelulusan Naib Canselor

v) Melebihi RM 50 ribu - RM 500 ribu serah kepada Pejabat Bendahari untuk Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga Bekalan, Perkhidmatan & Kerja UTeM

vi) RM500 ribu - RM 20 juta serah kepada Mesyuarat Lembaga Perolehan B UTeM

P (UJ)

NC

PB

6.17 Terima borang permohonan yang telah diluluskan untuk proses pembelian pangkalan data atas talian.

P (UJ)

6.18 Semak borang keputusan pembelian pangkalan data:

6.18.1 Jika kelulusan RM0 – RM50 ribu, ikut langkah 6.25

6.18.2 Jika kelulusan RM50 ribu – RM20 juta, ikut langkah 6.19

P (UJ)

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

18/20


6.19 Terima LOA / SST daripada Pejabat Bendahari P (UJ)

PB

6.20 Semak LOA / SST:

6.20.1 Jika salah, ikut langkah 6.19

6.20.2 Jika betul, ikut langkah 6.21

P (UJ)

6.21 Fotokopi LOA / SST untuk simpanan fail

PmP (UJ)

P (UJ)

6.22 Serah LOA / SST kepada PO untuk dipos kepada pembekal

P (UJ)

PmP (UJ)

PO

6.23 Terima LOA / SST daripada pembekal P (UJ)

PPDAT

6.24 Serah LOA / SST kepada Pejabat Bendahari untuk pengeluaran pesanan tempatan

P (UJ)

PB

6.25 Mohon ‘agreement’ daripada pihak pembekal melalui email atau telefon

P (UJ)

6.26 Terima ‘agreement’ daripada pihak pembekal melalui email atau pos P (UJ)

PPDAT


6.27.1 Jika ada perubahan daripada ‘agreement’ terdahulu, ikut langkah 6.28.

6.27.2 Jika tiada perubahan daripada ‘agreement’ terdahulu, ikut langkah 6.30.

P (UJ)

6.28 Serah / email ‘agreement’ kepada Pejabat Hal Ehwal Perundangan untuk pengesahan PUU.

P (UJ)

PUU


6.29.1 Jika setuju, ikut langkah 6.30.


P UU

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

19/20


6.30 Kembalikan ‘agreement’ kepada pembekal setelah ditandatangani untuk pengesahan melalui pos atau email.

P (UJ)

6.31 Terima pesanan tempatan daripada Pejabat Bendahari bagi pembayaran pangkalan data bernilai lebih daripada RM50 Ribu.

Bagi pesanan tempatan tidak melebihi RM50 Ribu dikeluarkan oleh Unit Pentadbiran & Kewangan, Pejabat Perpustakaan

P (UJ)

PB

PnA

6.32 Mohon invois kepada pembekal melalui email atau telefon P(UJ)

PPDAT

6.33 Terima invois dan pesanan tempatan daripada pihak pembekal

P (UJ)

PPDAT

6.34 Semak invois dan pesanan tempatan;

6.34.1 Jika betul, ikut langkah 6.35.

6.34.2 Jika salah, ikut langkah 6.32.

P (UJ)

6.35 Cop tarikh terima dan cop pengesahan pembayaran di belakang invois.

P (UJ)

6.36 Tandatangan PK (UB) untuk pengesahan invois dan P (UJ) untuk salinan kuning pesanan tempatan.

PK (UB)

P (UJ)

6.37 Rekod invois di Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian.

P (UJ)

6.38 Serah Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian, invois dan salinan kuning pesanan tempatan kepada PnA untuk proses pembayaran langganan pangkalan data atas talian di Sistem Maklumat Kewangan

P (UJ)

PnA

6.39 Tamat.

No Dokumen:

P.UTeM(ISO)/PO/PK04

No Isu./Tarikh

4/30-04-2015



Muka surat

20/20


7.0 DOKUMEN SOKONGAN

Nama Kod Tempoh Simpanan

(Tahun)

Lokasi

Borang Permohonan Kelulusan Spesifikasi Alat

BORANG BEN/UPE/001

5 UJ

Borang Keputusan Naib Canselor Borang Keputusan NC/nmn/pej.NC

5 UJ

PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS...

Documents

Transcript of PEROLEHAN PANGKALAN DATA ATAS...