Perolehan Tender

7/27/2019 Perolehan Tender

1/58

1

TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN

SECARA TENDER

Oleh:

NORZAIMI BIN HAMISAN

PEGAWAI KEWANGAN KANAN

Unit Perolehan

Pejabat Bendahari


2/58

2

AMALAN TADBIR URUS BAIK(GOOD GOVERNANCE PRACTICES)

a) Akauntabiliti awam (public accountability)

b) Diuruskan secara telus (transparent)

c) Nilai faedah terbaik (best value for money)

d) Saingan terbuka (open competition)

e) Adil dan saksama (fair dealing)

PRINSIP PEROLEHAN


3/58

3

Perancangan tahunan dan perancangan awal. Kajian pasaran.

Tentukan jenis perolehan.

Peruntukan kewangan/pembiayaan.

Pendaftaran Kontraktor.

Item Kontrak Pusat/Kontrak Panel.

Menyediakan carta/jadual proses.

Penggunaan borang-borang piawai

PERANCANGAN TENDER


4/58


5/58

5

Berasaskan fungsi penggunaan dan sekurang-kurangnya memenuhi Standards Malaysia (MS)atau Standards Antarabangsa yang diiktirafoleh Kerajaan.

Spesifikasi yang disediakan hendaklahditandaaraskan (benchmark) dengan baranganbuatan tempatan yang memenuhi piawaian yangdiiktiraf.

Kelulusan MAMPU bagi perolehan yang melibat

teknologi maklumat kecuali pembelian peralatankomputer secara stand alone.

PENYEDIAAN SPESIFIKASI (Samb.)


6/58

6

Lazimnya mempunyai ciri-ciri berikut:

Jenis

Warna

Saiz

Berat

Bentuk/ukuran

Kualiti

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan

BUTIRAN SPESIFIKASI


7/58

7

Tempoh masa

Bilangan yang diperlukan

Perolehan secara pukal

Jumlah tenaga manusia

Tahap kepakaran/ kelulusan

Keupayaan minimum

Butir-butir lain yang berkaitan hendaklahdinyatakan dengan jelas tanpa sebarang

keraguan.

BUTIRAN SPESIFIKASI (Samb.)


8/58

8

Dasar Semasa Kerajaan selaras dengan DPN

seperti:

- penggunaan bahan/barangan/perkhidmatan

tempatan- perolehan secara Free on Board (FOB)

Dasar - Dasar khusus:- Dasar Pemindahan Teknologi

- Dasar Penggunaan Mata Wang

DASAR-DASAR PEROLEHAN YANG PERLU

DIPATUHI


9/58

9

Nilai perolehan melebihi RM200,000 bagi:

Bekalan/Perkhidmatan

Barangan Tempatan Menggunakan Harga Bersih

Barangan importHarga Free On Board(FOB)

Kerja

bernilai tidak melebihi RM30 juta dipelawa kepadasyarikat 100% milik tempatan milik warganegara

bernilai RM30 juta hingga RM50 juta dipelawa

kepada syarikat 100% milik tempatan atau syarikatyang disenaraikan di Bursa Malaysia

melebihi RM50 juta dipelawa kepada syarikat100% milik tempatan atau syarikat yangdisenaraikan di Bursa Malaysia atau syarikat usahasama yang diperbadankan di Malaysia

TATACARA TENDER


10/58

10

Tajuk tender

Syarat-syarat dan arahan kepada

petender Spesifikasi

Borang tender

Contoh Surat setuju terima Syarat-syarat kontrak

Senarai kuantiti/ringkasan tender

Jadual kadar harga

Dokumen Tender Perlu Mengandungi:

PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER


11/58

11

Lukisan teknikal/pelan

Tempat penghantaran

Cadangan pemindahan teknologi

Prestasi/rekod pengalaman

Profail dan kedudukan kewangan petender

Senarai Semak

Perkara lain yang berkaitan.

Dokumen Tender Perlu Mengandungi (Samb.)


12/58

12

Sediakan dokumen berasingan untuk perincian teknikal

dan harga.

Tawaran perlu dikemukakan dalam sampul yang

berasingan dan berlakri serta kedua-dua sampul perlu

dimasukkan ke dalam satu bungkusan.

Syarat wajib nama syarikat dan harga tidak

dicatat dalam dokumen tawaran teknikal.


Arahan Khusus bagi Tender Bekalan dan

Perkhidmatan


13/58

13

Perlu menggunakan Borang JKR Siri 203 untuk tenderkerja secara konvensional, Borang PWD DB/T untukprojek yang dilaksanakan secara Turnkeyatau Designand Build.

Borang JKR Siri 203 digunakan bagi projek yangdibiayai oleh peruntukan asing setelah dipersetujui.

Memasukkan peruntukan Seksyen 34(2) Akta CIDB1994 (Akta 520) berkaitan levisebanyak 0.125% bagitender kerja melebihi RM500,000 bagi petender yangberjaya.


Arahan Khusus bagi Tender Kerja


14/58

14

Petender perlu mengemukakan cadangan pembiayaanke atas tawaran tender sama ada secara pinjaman duahala, kredit pembekal atau pembiayaan perniagaanyang lain.

Cadangan pemindahan teknologi bagi membantuindustri tempatan mempertingkatkan kepakarandalam pelbagai bidang terutama yang berteknologibaru dan terkini.

Bagi barangan import, tawaran harga perlu secara FOBkecuali bagi perolehan ubat-ubatan (SPP 18/2002) danperolehan perisian ICT yang diimport (SPP 16/2001).


Arahan Khusus bagi Tender Antarabangsa


15/58

15

Kadar Bayaran Dokumen Tender

- Dijual dalam bentuk hard copydengan hargaminimum RM50, sekiranya Agensi bolehmenyediakan soft copy, tambahan RM10dikenakan kepada petender.

- Tawaran tender hendaklah dikemukakandalam bentuk hard copysahaja.

- Bayaran dibuat dalam bentuk bank draf ataukiriman wang pos (money order) atau wang

kiriman pos (postal order) di atas nama KetuaAgensi.


16/58

16

Penjualan Dokumen Tender

- Semak sijil asal pendaftaran dan penjualandokumen tender berasaskan syarat-syarat

yang dinyatakan dalam iklan tender

- Dokumen tender mempunyai nombor siri

- Daftar penjualan dokumen tender

- Satu petender dibenarkan membeli satu dokumen

tender dan mengemukakan satu tawaran tendersahaja. Tawaran alternatif tidak dibenarkan


17/58

17

Tempoh Sah Laku Tender

- Agensi perlu menyediakan satu jadual pelaksanaanbagi menentukan anggaran masa.

- Tempoh sah laku tender perlu mengambil kirakeseluruhan proses tender dari mula sehingga SuratSetuju Terima dikeluarkan.

- Minimum 90 hari dari tarikh tender ditutup.

- Sebarang pelanjutan tempoh sah laku perlu dilakukansebelum tarikh tempoh sah laku asal tamat dengankelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Agensi.

- Sebarang pembatalan tender perlu mendapat kelulusanPengerusi Lembaga Perolehan Agensi dan perlumemaklumkan kepada Lembaga Perolehan Agensi

mengenai sebab-sebab pembatalan.


18/58


19/58

19

Tender Antarabangsa

- Sekurang-kurangnya 2 akhbar harian tempatan

utama (Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris).

- Tempoh tender sekurang-kurangnya 56 hari daritarikh dokumen tender dijual.

- Tempoh tender yang melibatkan lawatan tapak,sekurang-kurangnya 56 hari dari tarikh lawatantapak yang ditetapkan.

- Kenyataan tender dimasukkan ke dalam lamanweb agensi dan pautan ke dalam portalMyGovernment (myGov)


20/58

20

Kandungan iklan tender:

- Agensi yang memanggil tender

- Tajuk tender

- Jenis tender, sama ada terbuka dan/atau khas Bumiputera

- Syarat-syarat kelayakan petender- Tempat, tarikh dan masa dokumen dijual

- Tempat, tarikh dan masa bagi lawatan tapak (jika ada)

- Harga, cara dan kepada siapa bayaran dokumentender

- Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup.


21/58

21

Bantahan spesifikasi yang menjurus kepadasesuatu jenama boleh dibuat oleh petenderdalam tempoh:

- 14 hari dari tarikh dokumen tender mula dijualbagi tender tempatan;

- 28 hari dari tarikh dokumen tender mula dijual

bagi tender antarabangsa.

Agensi perlu menubuhkan satu jawatankuasauntuk menimbang bantahan

BANTAHAN SPESIFIKASI


22/58

22

ANGGARAN HARGA JABATAN Agensi hendaklah menyediakan anggaran harga

Jabatan bagi setiap tender dan memasukkannya kedalam peti tawaran ketika tarikh tutup tender

Sekiranya sukar menentukan harga anggaran,masukkan harga pembelian lampau

PENERIMAAN TENDER

Peti tawaran hendaklah dikunci, dilabel tajuk dan

tarikh

Waktu tutup jam 12.00 tengah hari pada hari

bekerja

Tawaran lewat tidak boleh diterima


23/58


24/58

24

Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender:

- Buka peti tender pada tarikh dan waktu yangditetapkan;

- Menyemak setiap tawaran diterima berdasarkannombor siri dokumen tender dengan rekod penjualandokumen;

- Membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi

setiap tawaran;

- Menyempurnakan borang jadual tender denganmencatatkan:* nama petender

* amaun yang ditender* tempoh siap/tempoh penyerahan.

- Tandatangan ringkas setiap lembaran yangmenyatakan harga dan apa-apa pindaan;


25/58


26/58

26

Tugas Urusetia Tender:

Menguruskan perancangan awal dan jadualpelaksanaan tender;

Menguruskan iklan atau pelawaan tender;

Menyediakan rekod penjualan dokumen tawaran danmengatur lawatan tapak/premis (jika berkenaan);

Menutup peti tender pada tarikh dan masa tutup yangditetapkan;

Menjaga keselamatan peti tender dan dokumentender;

Mengatur pembukaan tender;

Mengatur penilaian tender; dan

Mengatur mesyuarat Lembaga Perolehan.


27/58

27

Pembukaan Tender di Hadapan Awam- Bagi tender yang melebihi RM30 juta untuk

bekalan/perkhidmatan dan melebihi RM50 juta

untuk kerja sahaja.

- Pembukaan tender di hadapan awam hanya khusus

dibuka kepada petender yang membeli dan

mengemukakan dokumen tawaran tender sahaja.


28/58

28

PERKARA-PERKARA YANG PERLUDIAMBIL PERHATIAN:

Dokumen tender diklasifikasikan sebagai SULIT;

Semua proses tender hendaklah dirahsiakan;

Syarat melarang pengiklanan dan publisiti

dimasukkan dalam syarat pelawaan tender dandokumen kontrak;

Penjelasan lanjut berkenaan tender daripadapetender perlu mendapat kebenaran bertulis

daripada Pengerusi LPA dan diuruskan olehUrus Setia Tender;

Dilarang mengubah maklumat di dalamdokumen tender yang dikemukakan.


29/58

29

Bekalan/Perkhidmatan dan TenderKerja yang berasaskan TurnkeydanDesign and Bu i ld

- Jawatankuasa Teknikal

- Jawatankuasa Penilaian Harga

Kerja

- Jawatankuasa Penilaian

PENILAIAN TENDER


30/58

30

Penilaian Teknikal

- Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah tidak

kurang daripada 3 orang dan sekurang-kurangnyaseorang pegawai Kumpulan Pengurusan danProfessional

- Terdiri daripada pegawai-pegawai mahir,

berpengalaman dan berkelayakan- Berasaskan spesifikasi teknikal yang disediakan

dan syarat tender

- Dibuat secara mesyuarat

- Proses penilaian seboleh-bolehnya tidak melebihi30 hari dari tarikh penerimaan dokumen tenderoleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal

- Laporan ditandatangani oleh semua ahli

jawatankuasa.


31/58

31

Penilaian Harga

- Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah tidakkurang daripada 2 orang dan sekurang- kurangnya

seorang pegawai Kumpulan Pengurusan danProfessional.

- Penilaian meliputi syarat pembayaran, kadarpembayaran, tempoh, diskaun dan sebagainya.

- Perbandingan di antara satu tender dengan tenderyang lain berasaskan kepada faktor atau unsur yangsama.

- Dibuat secara mesyuarat.- Proses penilaian seboleh-bolehnya tidak melebihi

30 hari dari tarikh penerimaan dokumen tender olehJawatankuasa Penilaian Harga.

- Laporan penilaian hendaklah ditandatangani.


32/58

32

Penilaian Tender Kerja

- Satu Jawatankuasa Penilaian sahaja yang

dianggotai tidak kurang daripada 3 orang dan

sekurang-kurangnya seorang ahli terdiri Juruukur

Bahan atau pegawai teknikal dalam bidang

berkenaan

- Dibuat secara mesyuarat

- Proses penilaian seboleh-bolehnya tidak melebihi

30 hari dari tarikh penerimaan dokumen tender oleh

Jawatankuasa Penilaian Teknikal- Laporan ditandatangani oleh semua ahli

jawatankuasa.


33/58

33

Diperakukan oleh Ketua Jabatan berasaskan laporan

penilaian tender.

Hendaklah mengambil kira dasar semasa kerajaan.

PERAKUAN TENDER


34/58

34

Disediakan oleh Urus Setia Tender

Perlu mempunyai maklumat/dokumenberikut:

- Salinan iklan surat khabar;

- salinan spesifikasi tender;

- jadual tender diterima;

- salinan sijil pendaftaran;- penilaian, syor dengan justifikasi perakuan;

- maklumat-maklumat lain yang berkaitan.

PENYEDIAAN KERTAS

TAKLIMAT TENDER


35/58


36/58

36

PENTADBIRAN

KONTRAK


37/58

37

Surat niat (jika perlu)

Surat setujuterima

Tandatangan kontrak

- Ditandatangani oleh Menteri atau mana-

mana pegawai yang diberikuasa oleh

Menteri secara bertulis (Seksyen 2, Akta

Kontrak Kerajaan 1949);

- Tandatangan hendaklah menggunakan

dakwat hitam yang kekal;

SETUJU TERIMA TENDER


38/58


39/58


40/58

40

vi. Jaminan Bank Pembangunan & InfrastrukturMalaysia Berhad (BPMB) dan Bank

Perusahaan Kecil & Sederhana Malaysia

(SME Bank);

vii. Wang Jaminan Pelaksanaan (untuk

kontrak kerja sahaja).


41/58

41

b) Kadar bon pelaksanaan bagi kontrak

bekalan/perkhidmatan:

i) 2.5% daripada jumlah harga kontrak

bagi kontrak yang bernilai RM200,000

hingga RM500,000;

ii) 5% daripada jumlah harga kontrak bagi

kontrak yang bernilai melebihi

RM500,000;dan


42/58

42

iii) Bagi kontrak bermasa yang berkuatkuasa

bagi tempoh dua tahun atau lebih,

peratusan perkiraan bon pelaksanaan

hendaklah dikira mengikut nilai kontrak

satu (1) tahun sahaja.

(Tiada Bon Pelaksanaan dikenakan untuk perolehan

secara Pembelian Terus dan Sebut Harga)


43/58


44/58

44

C) Kadar Bon Pelaksanaan bagi kontrak kerja:

- 5% daripada nilai keseluruhan kontrak

CONTOH (KERJA)

(i) Tempoh Kontrak/Siap : 3 tahun/36bulan

(ii) Nilai Kontrak : RM 15 juta

(iii)Kadar Bon : 5%

(iv)Jumlah (RM15 juta X 5%) = RM750,000.00


45/58

45

Tempoh Sah Laku Bon Pelaksanaan

a) Kontrak Kerja

Dua belas (12) bulan selepas tamat

tempoh tanggungan kecacatan.

b) Kontrak Bekalan

Dua belas (12) bulan selepas

penghantaran terakhir atau tarikh

tamat kontrak yang mana terkemudian.


46/58

46

c) Kontrak Perkhidmatan

Dua belas (12) bulan selepas tamat

kontrak.


47/58

47

PELEPASAN BON PELAKSANAAN

Kontrak Kerja- Jaminan Bank/Insurans/Takaful

- 50% selepas Sijil Perakuan Siap dikeluarkan

- Permohonan secara bertulis oleh kontraktor- Minta bon yang baru

- Selepas terima baru, Agensi boleh melepas

bon yang asal

- Baki dilepaskan selepas 12 bulan

Kontrak Bekalan/Perkhidmatan

- Setelah obligasi kontrak selesai denganmengeluarkan surat pelepasan (letter of

discharge)

- Bagi barang guna habis boleh dilepaskan lebih

awal sekiranya Agensi berpuas hati segalaobligasi kontrak telah selesai


48/58

48

PELEPASAN BON PELAKSANAAN

Kontrak Kerja- Wang Jaminan Pelaksanaan- boleh memulangkan 50% selepas Sijil Perakuan

Siap dikeluarkan

- Baki dilepaskan selepas 12 bulan selepas tamattempoh tanggungan kecacatan atau setelah

Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan

dikeluarkan, mengikut mana yang terkemudian.


49/58

49

Bekalan dan Perkhidmatan

a) Dibayar kepada kontraktor bekalan, perkhidmatan

dan kontraktor bertaraf pembuat oleh Kementerian

Kewangan dan membekalkan barangan secara kontrak

kuantiti sahaja.

b) Jumlah pembayaran sehingga 25% daripada nilai

keseluruhan kontrak atau maksimum RM10 juta

mengikut mana yang lebih rendah bagi pembuat dan

pembekal tempatan.

c) Jumlah pembayaran sehingga 15% daripada nilai

kontrak atau maksimum RM5 juta mengikut mana

yang lebih rendah bagi pembekal pekhidmatan

tempatan.

BAYARAN PENDAHULUAN


50/58

50

d) Kontraktor dikehendaki mengemukakan

satu jaminan bagi jumlah yang sama nilainya

dengan bayaran pendahuluan. Jaminan

tersebut dalam bentuk Jaminan Bank/Syarikat

Kewangan/Insurans/Bank Islam/Takaful/

Bank Pembangunan dan Infrastruktur Malaysia

Berhad.

e) Agensi hendaklah mendapatkan balik bayaran

pendahuluan melalui potongan ke atas bayaran

kemajuan mengikut peringkat kerja atau

mengikut peringkat bekalan yang telahdisempurnakan. Tempoh pembayaran balik

ni tidak boleh melebihi keseluruhan tempoh

kontrak.

BAYARAN PENDAHULUAN


51/58

51

BAYARAN PENDAHULUAN

Kerja

a) Dibenarkan bagi kerja yang dipelawa secara

tempatan sahaja.

b) Jumlah pembayaran sehingga 25% daripada nilai

kerja pembina (builders works) sahaja ataumaksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih

rendah bagi kontraktor utama.

c) Jumlah pembayaran sehingga 20% daripada nilaipakej kerja atau maksimum RM5 juta mengikut mana

yang lebih rendah bagi Nominated Sub Contractor

(NSC).


52/58


53/58

53

e) Kontraktor dikehendaki mengemukakan

Jaminan Bank/Insurans/Syarikat Kewangan/

Bank Islam/Takaful yang sama nilainya

dengan dengan jumlah pendahuluan.

f) Agensi hendaklah mendapatkan

bayaran balik pendahuluan melalui

potongan bayaran kemajuan dan

diselesaikan selewat-lewatnya semasa

projek pada tahap 75%. Tempoh

pembayaran balik tidak boleh melebihikeseluruhan tempoh kontrak.

PEMILIKAN TAPAK DAN PERMULAAN KERJA


54/58

54

PEMILIKAN TAPAK DAN PERMULAAN KERJA

Tarikh Milik Tapak

- Agensi menetapkan tarikh milik tapak tidakmelebihi 4 minggu dari tarikh Surat Setuju Terima.- Kontraktor yang dipilih perlu memulakan kerja tidak

lewat dari 2 minggu selepas tarikh milik tapak.

Permulaan Kerja- Kontraktor memulakan kerja-kerja awalan

(preliminaries).

- Sekiranya gagal memulakan kerja tanpa sebarang

sebab, Kerajaan berhak menamatkan pengambilankerja kontrak

- Sebarang penamatan kontrak perlu memaklumkan

kepada Agensi yang bertanggungjawab berkaitan

pendaftaran iaitu Kementerian Kewangan, PKK dan

CIDB


55/58

55

PEMATUHAN DAN TANGGUNGJAWAB

Agensi hendaklah mematuhi semua peraturankewangan yang ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan termasuk:

- Arahan Perbendaharaan (AP)

- Pekeliling Perbendaharaan (PP)- Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)

- Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP)

Pengecualian daripada mana-mana peraturan

kewangan yang ditetapkan hendaklah terlebih dahulu

mendapat kelulusan bertulis daripada Ketua

Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan

Negeri, mengikut mana yang berkenaan


56/58

56

PROSES TENDER


57/58

57

PROSES TENDER

5b

3

4

1

7

2

6

5aPenilaian teknikal

Penyediaan kertas taklimat

tender

Iklan tender

Penyediaan dokumen tender

Penutupan & pembukaan

tender

Tentukan spesifikasi/skop tender

Pembentangan kertas taklimat

tender kepada LPA

Penilaian kewangan

PROSES TENDER (Samb.)


58/58

58

PROSES TENDER (Samb.)

8

LPA11

9

16

18

15

10 13

14

17

12

Kem.

Kew

7

Keputusan

Tanpa

syarat

< RM100 juta> RM100 juta atau keputusan tidak

sebulat suara

Bayaran

Keputusan

bersyarat

Keluarkan

surat niat

Adakan rundingan

dan dapatkanpersetujuan

Keputusan

tanpa

syarat

Kemas kini kontrak/

Tandatangankontrak

Keputusan

bersyarat

Kementerian

Kewangan terima

perakuan

Adakan

rundingan dan

dapatkan

persetujuan

Keluarkan

Surat Setuju

Terima

Keluarkan

Surat Niat

Pembentangan kertas taklimat

tender kepada LPA

Pentadbiran

kontrak

Perolehan Tender

Documents

Transcript of Perolehan Tender