PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD No....

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD

Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P016

Halaman: 1/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PERKHIDMATAN PEMBEKALAN

DOKUMEN (PERMOHONAN DALAM) Tarikh: 30/01/2012

1.0 TUJUAN

Menerangkan kaedah Perkhidmatan Pembekalan Dokumen yang dilaksanakan bagi

mengesan dan mendapatkan dokumen yang dimohon oleh pengguna warga UPM.

2.0 SKOP

2.1 Meliputi semua permohonan untuk mendapatkan dokumen berbentuk buku,

tesis dan artikel (dari jurnal bercetak atau atas talian) daripada warga UPM

(Permohonan Dalam) sahaja.

2.2 Meliputi kerja-kerja mengesan, memohon, membekalkan dokumen dan

urusan pembayaran.

2.3 Menguruskan permohonan dari Perpustakaan Cawangan kecuali PKBS.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

- The British Library Automated Requesting International

User Guide

- The British Library International Customer Handbook

OPR/PSAS/GP06/VOT Garis Panduan Pembayaran Melalui Potongan Vot

OPR/PSAS/GP06/PPD Garis Panduan Penghantaran Dokumen

OPR/PSAS/GP03/KW Garis Panduan Kutipan Wang

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

BPM : Bahagian Pengurusan Maklumat

KB : Ketua Bahagian Pengurusan Maklumat / Ketua Perpustakaan

Cawangan

OPAC : Katalog Perpustakaan

PKBS : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak

PP : Pembantu Perpustakaan

PPD : Perkhidmatan Pembekalan Dokumen

PPP : Penolong Pegawai Perpustakaan

PSAS : Perpustakaan Sultan Abdul Samad (merangkumi Perpustakaan

Utama dan Perpustakaan Cawangan)


AL




Halaman: 2/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



SPP : Sistem Pembekalan Penerbitan

UPM : Universiti Putra Malaysia

5.0 TANGGUNGJAWAB

KB bertanggungjawab memastikan semua staf yang melaksanakan tugas dalam

perkhidmatan ini mematuhi prosedur.


AL




Halaman: 3/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02




AL




Halaman: 4/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



7.0 PROSEDUR TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Terima Permohonan Sama Ada melalui Borang Perkhidmatan

Pembekalan Dokumen (Buku/Tesis) (OPR/PSAS/BR06/PPD1) /

Borang Perkhidmatan Pembekalan Dokumen (Artikel)

(OPR/PSAS/BR06/PPD2), Surat, E-Mel atau Faksimili.

PP /PPP/

Pustakawan

7.3 Semak Butiran Permohonan.

7.3.1. Jika lengkap ikut langkah 7.5.

7.3.2. Jika tidak lengkap, ikut langkah 7.4.

PP

7.4 Minta Pemohon Lengkapkan Maklumat Sama Ada Melalui

Borang Perkhidmatan Pembekalan Dokumen (Buku/Tesis)

(OPR/PSAS/BR06/PPD1) / Borang Perkhidmatan Pembekalan

Dokumen (Artikel) (OPR/PSAS/BR06/PPD2), Surat, E-Mel atau

Faksimili Dan Ikut Langkah 7.2.

PP

7.5 Failkan di Log Perkhidmatan Pembekalan Dokumen

(Permohonan Dalam) (OPR/PSAS/BL06/PPD1):

7.5.1 Beri nombor rujukan dan cop tarikh penerimaan.

7.5.2 Masukkan maklumat di pangkalan data Lotus Notes /

Pangkalan Data (untuk tujuan statistik).

PP

7.6 Semak OPAC PSAS dan Pangkalan Data Atas Talian untuk

Memastikan Dokumen Tiada Dalam Koleksi:

7.6.1 Jika dokumen ada, ikut langkah 7.10.

7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.7.

PP /PPP/

Penyelaras

7.7 Semak OPAC Institusi-Institusi Lain untuk Mengesan Bahan

yang Dipohon:

7.7.1 Jika dokumen ada, ikut langkah 7.8.

7.7.2 Jika tidak, ikut langkah 7.10.

PPP


AL




Halaman: 5/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02




7.8 Hantar Permohonan Ke Institusi Berkenaan Melalui E-Mel,

Faks atau Menggunakan Borang SPP dan Catat Tarikh

Dihantar pada Borang di Log Perkhidmatan Pembekalan

Dokumen (Permohonan Dalam) (OPR/PSAS/BL06/PPD1).

Hantar Dalam Tempoh 5 Hari Bekerja (Dalam Keadaan Biasa)

dari Tarikh Penerimaan.

Untuk permohonan ke British Library rujuk manual:

i) The British Library Automated Requesting International

User Guide dan

ii) The British Library International Customer Handbook

PP /PPP/

Penyelaras

7.9 Terima Maklumbalas sama ada Dokumen Dapat Dibekalkan

atau Tidak:

7.9.1. Jika dapat dibekalkan

a. Bahan dibekalkan tanpa bayaran, ikut langkah

7.11.

b. Bahan berbayar, dapatkan persetujuan pemohon,

jika setuju, ikut langkah 7.11. Jika tidak, ikut

langkah 7.10

7.9.2. Jika tidak dapat dibekalkan, ikut langkah 7.10 /

hubungi pemohon dan ulangi langkah 7.7.

PP

7.10 Batalkan Permohonan:

7.10.1 Batalkan permohonan yang tidak dapat dipenuhi atau

yang tidak dapat dikesan dari mana-mana insititusi

dalam tempoh 2 bulan dari tarikh permohonan.

7.10.2 Maklumkan pemohon sebab pembatalan dan

rekodkan pada borang di Log Perkhidmatan

Pembekalan Dokumen (Permohonan Dalam)

(OPR/PSAS/BL06/PPD1) maklumat yang berkaitan. Ikut

langkah 7.19.

PP

7.11 Terima Dokumen dari Institusi Pembekal dan Catat Pada

Borang di Log Perkhidmatan Pembekalan Dokumen

(Permohonan Dalam) (OPR/PSAS/BL06/PPD1).

PP


AL




Halaman: 6/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02




7.12 Semak sama ada Dokumen Betul/Berkeadaan Baik seperti

Dimohon:

7.12.1. Jika betul, ikut langkah 7.13.

7.12.2. Jika tidak (dokumen salah / rosak / tidak lengkap)

maklumkan institusi pembekal, pulangkan dokumen

dan mohon semula dokumen (jika perlu), ikut langkah

7.8.

PP

7.13 Maklumkan Pemohon melalui E-Mel atau Telefon, supaya

Datang untuk Mengambil Dokumen.

PP

7.14 Terima Bayaran dari Pemohon (jika berkenaan).

7.14.1 Bayaran secara tunai, keluarkan bil tunai dan serah

wang kepada Pejabat Ketua Pustakawan. (Untuk

senarai kadar bayaran, rujuk Senarai Kadar Bayaran

Perkhidmatan Pembekalan Dokumen). Rujuk Garis

Panduan Kutipan Wang, Bahagian 3, Langkah 5-11

(OPR/PSAS/GP03/KW).

7.14.2 Bayaran melalui potongan vot (Rujuk Garis Panduan

Pembayaran Melalui Potongan Vot

(OPR/PSAS/GP06/VOT).

PPP/PP

7.15 Serah Dokumen kepada Pemohon.

7.15.1 Catat tarikh penyerahan pada borang di Log

Perkhidmatan Pembekalan Dokumen (Permohonan

Dalam) (OPR/PSAS/BL06/PPD1), serta cop “Dibenarkan

sehingga” pada borang permohonan bagi dokumen

berbentuk buku.

7.15.2 Lekatkan slip pemulangan yang telah di ‘cop’, dicatit

dengan tarikh pemulangan dan ditandatangan di

dalam buku yang dibekalkan.

PP


AL




Halaman: 7/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02




7.16 Terima Kembali /permohonan pembaharuan Bahan dari

Peminjam.

7.16.1 Perlu pembaharuan?

a) Jika Ya, dapatkan pengesahan dari Institusi pembekal,

catat tarikh baru dan kadar bayaran (jika perlu) pada

Borang Permohonan Berkenaan dan maklumkan

kepada pemohon.

b) Jika tidak, ikut langkah 7.16.2

7.16.2 Terima dan semak keadaan bahan

a) Jika bermasalah, minta bayaran ganti rugi daripada

peminjam mengikut kadar yang ditetapkan oleh

institusi pembekal. Sekiranya peminjam gagal

membuat bayaran, maklumkan kepada Bahagian

Sirkulasi untuk tindakan seterusnya.

b) Jika tiada masalah, ikut langkah 7.17

PP

7.17 Kemaskini Butiran di Log Perkhidmatan Pembekalan

Dokumen (Permohonan Dalam) (OPR/PSAS/BL06/PPD1) dan

Cop “Dikembalikan” pada Borang Permohonan Berkenaan.

PP

7.18 Pulangkan Buku ke Institusi yang Membekalkannya (Rujuk

Garis Panduan Penghantaran Dokumen

OPR/PSAS/GP06/PPD).

PP

7.19 Tamat.


AL




Halaman: 8/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab

Mengumpul

dan Memfail

Tanggungjawab

Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh

Simpanan

Kuasa

Melupus

1. OPR/PSAS/BL06/PPD1

Log Perkhidmatan Pembekalan

Dokumen (Permohonan Dalam)

• Borang Perkhidmatan

Pembekalan Dokumen

(Buku/Tesis)

(OPR/PSAS/BR06/PPD1)

• Borang Perkhidmatan

Pembekalan Dokumen (Artikel)

(OPR/PSAS/BR06/PPD2)

PP PP BPM

PKBS

2 Tahun

KB

2. OPR/PSAS/BL06/PPD3

Log Rekod Perjalanan

Perkhidmatan Pembekalan

Dokumen

PP PP BPM

1 Tahun

KB

3. OPR/PSAS/BL06/VOT

Log Potongan Vot Untuk Diproses

• Borang Potongan Vot Untuk


Dokumen / Perkhidmatan

Penelitian Maklumat

(OPR/PSAS/BR06/VOT)

PP PP BPM

PKBS

1 Tahun

KB

4. UPM/PSAS/BPM/8.6.157


Dokumen : Surat Menyurat Am

PPP/PP PPP/PP BPM

2 Tahun

KB

5. UPM/PSAS/PKBS/8.14.65


Dokumen : Surat Menyurat Am

PPP/PP PPP/PP PKBS

2 Tahun

KB

6. UPM/PSAS/BPM/8.6.157.1


Dokumen : Pengesahan

Penerimaan Buku

PPP/PP PPP/PP BPM

2 Tahun

KB


AL




Halaman: 9/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02



Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab

Mengumpul

dan Memfail

Tanggungjawab

Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh

Simpanan

Kuasa

Melupus

7. UPM/PSAS/PKBS/8.14.66


Dokumen : Pengesahan

Penerimaan Buku

PP PP PKBS

2 Tahun

KB

8. OPR/PSAS/BL03/PW

Log Rekod Penyerahan Wang Ke

Pejabat Ketua Pustakawan

PP PP BPM

7 Tahun

KB

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No.

Isu

No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Dilulus/

Diluluskan

Semula

Tarikh

Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu

persijilan

Ketua

Pustakawan WP 03/01/2011

02 01 OPR(PSAS)-

2/2011

Mesyuarat Semakan

Keberkesanan Proses

Ketua


02 02 OPR(PSAS)-

1/2012

Mesyuarat Pengurusan Khas

1/2012

Ketua


PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD No....

Documents

Transcript of PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD No....