PELAN TINDAKAN BENCANA REKOD (PTBR) (Kandungan Taklimat)

PERSEDIAAN AWAL

MENGHADAPI BENCANA REKOD

dan

SEKITAR BENCANA REKOD (BANJIR)

DI NEGERI KELANTAN TAHUN 2014

ABDUL JABAR BIN MOHAMAD RIDI

ARKIB NEGARA MALAYSIA

CAWANGAN KELANTAN

1

KANDUNGAN TAKLIMAT; Pengenalan Bencana

Persediaan Awal Menghadapi Banjir

Pengalaman Banjir Di Negeri Kelantan Tahun 2014

Keadaan Rekod Akibat Banjir di Negeri Kelantan

Tahun 2004

2

DEFINISI

Arahan 20 Majlis Keselamatan Negara;

- Insiden semulajadi atau manusia secara tiba-tiba mengakibatkan kerosakan

Buku Pengenalan Pengurusan Rekod (m.s 97);

- Satu peristiwa yang akan menyebabkan kehilangan nyawa, harta benda, rekod serta mengganggu dan

mencacatkan operasi perniagaan atau aktiviti

sesuatu organisasi

3

Asian Disaster Preparedness Center (ADPC);

- Peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor alam dan/atau faktor bukan alam mahupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya kehilangan nyawa, kerosakan harta benda,.

4

Tindakan

Pemulihan Persediaan

Peralatan /

Kemudahan

Tenaga dan

Kepakaran

5

Bencana Semulajadi;

Tsunami

Ribut

Banjir

Faktor Biologi

Gempa

Tanah Runtuh

Kebakaran

Bencana Akibat Perbuatan

Manusia;

Peperangan

Api/Kebakaran

Vandalisme

Pencerobohan Maklumat

Dan Lain-lain

Kemusnahan

Rekod/Hartabenda

5

Sejarah Banjir di Malaysia;

1926 yang dipanggil "Bah Besar" (KL tenggelam, Kelantan, Terengganu dan

Perak)

1946 yang dipanggil "Bah Besar"

Januari 1971 Terbesar dan terburuk

- Pengisytiharan darurat setelah hampir seluruh negara ditenggelami oleh air

(KL 50% tenggelam, Pekan, Kuala Lipis)

Banjir besar lain yg direkodkan : 1931, 1947, 1954, 1957, 1967, 1973, 1979,

1983, 2004, 2006, 2011, 2014.

*** Memberi kesan kepada rekod di seluruh Jabatan/Agensi/Badan Berkanun

Kerajaan Persekutuan dan Negeri

6

Tanah Runtuh, Kuala Lumpur 2008

7

Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

- Perkara 7 Fungsi Ketua Pengarah (q)

Panduan Pengurusan Pejabat 2007 Pekeliling Perkhidmatan

Bil. 5/2007;

- Bab 8 : Perkara 8.9

Arahan No. 20 Majlis Keselamatan Negara : Dasar dan

Mekanisme Pengurusan Bencana Negara

8

Peranan dua (2) pihak;

Arkib Negara Malaysia;

Jabatan/Agensi/Badan Berkanun Kerajaan

Persekutuan dan Negeri;

9

Arkib Negara Malaysia;

Pendedahan awal melalui Kursus Pengurusan Rekod / Taklimat yang diadakan

Edarkan Surat Makluman Menghadapi Banjir setiap musim banjir (Contoh)

Penyediaan Templat Pelan Bencana Rekod (PTBR)

Memberi Khidmat Nasihat dalam Penyediaan Pelan Bencana Rekod (PTBR)

Peringatan dari masa ke semasa

10

Jabatan/Agensi/Badan Berkanun Kerajaan Persekutuan dan Negeri;

Memahami putaran musim banjir (JK Bencana/Banjir)

Memastikan lokasi penyimpanan rekod sentiasa di tempat yang selamat

Memindahkan Rekod;

- Ke kawasan tinggi (Bangunan/Kawasan berdekatan punca

air/banjir)

- Ke tingkat atas (Lokasi penyimpanan di tingkat bawah/rendah)

- Ke kawasan memudahkan pemantauan

11

Menyediakan Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR);

Membentuk Pasukan Bertindak Bencana (Response Team);

- JK Pengurusan Bencana bertanggungjawab untuk bertindak

(sebelum/semasa dan selepas bencana)

- Supaya tindakan lebih berkesan

- Pasukan kerja-kerja penyelamatan dan pemindahan rekod

Membuat analisa risiko;

- Lokasi/cuaca/pengalaman lalu

Menyediakan peralatan penyelamatan dan pemuliharaan;

- Alat pemadam api/Alat penggera (alarm)/Fire Extinguisher/

Topi/Glove dll

- Peralatan pemuliharaan Rekod - rujuk ANM

12

Memberi latihan serta program kesedaran bencana;

- Secara berjadual

- Pendedahan secara berterusan

- Mengenalpasti kelemahan-kelamahan pelan kontigensi

Penyalinan Rekod Penting untuk Keselamatan (Pendua)

- Back-up Rekod ke Mikrofilem, CD, DVD, Tape dll

- Back-up Sistem ke tape, disk

- Penyimpanan secara On-site atau Off-site

13

TINDAKAN PERSEDIAAN DAN PENCEGAHAN

Arkib Negara Malaysia Cawangan Kelantan (ANM CK);

Pendedahan awal dan Khidmat Nasihat melalui Kursus

Pengurusan Rekod / Taklimat yang diadakan

Edarkan Surat Makluman Menghadapi Banjir setiap musim

banjir

14

TINDAKAN PERSEDIAAN DAN PENCEGAHAN

Jabatan/Agensi/Badan Berkanun Kerajaan Persekutuan dan

Negeri;

Tiada Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR)

Tiada JK Pengurusan Bencana @ Penanggungjawab /

Tiada analisa rekod / Tiada peralatan / Tiada Latihan /

Tiada penyalinan rekod penting (back-up)

Tidak mendapatkan Khidmat Nasihat daripada ANM

Cawangan Kelantan / Pegawai Kader di Kementerian

masing-masing

15

TINDAKAN SEMASA DAN SELEPAS BANJIR

Jabatan/Agensi/Badan Berkanun Kerajaan Persekutuan dan

Negeri;

Tiada panduan kerana tiada Pelan tindakan Bencara Rekod

(PTBR)

98 % jabatan tidak menghubungi dan memaklumkan kepada

ANM CK

16

TINDAKAN SEMASA DAN SELEPAS BANJIR

Arkib Negara Malaysia Cawangan Kelantan (ANM CK);

Membuat pemantauan ke Jajahan-jajahan;

Tumpat / Tanah Merah / Kuala Krai / Gua Musang

1-8hb Januari 2015

Mengenalpasti Jabatan/Agensi/Badan Berkanun Kerajaan

Persekutuan dan Negeri yang rekodnya terkena banjir;

Mengenalpasti jenis dan jumlah rekod yang terkena banjir.

17

TINDAKAN SEMASA DAN SELEPAS BANJIR

Menyediakan Laporan Awal kepada JK Bencana Ibu

Pejabat.

Penubuhan Pasukan Penyelamat oleh JK Bencana Ibu

Pejabat.

Laksanakan penyelamatan secara bersama Ibu Pejabat dan

Cawangan Negeri (15 -

Rekod tidak boleh diselamatkan Permohonan Pemusnahan

Khas.

18

Jumlah Jabatan : 40 Jabatan (Tidak termsuk

Sekolah-sekolah dan Klinik

Kesihatan Desa)

Jenis Rekod : House Keeping / Functional

Anggaran Jumlah Rekod : 143,219 Fail / 3,580.48 m.p

19

PEMANTAUAN AWAL;

Keadaan Rekod di JPN Tanah Merah

Keadaan Rekod di

Klinik Kesihatan Tanah Merah

20

PEMANTAUAN AWAL;

Keadaan Rekod di AADK Tanah Merah Keadaan Rekod di Pejabat Perkhidmatan

Pergigian Kuala Krai

21

PEMANTAUAN AWAL;

Keadaan Rekod di PPD Kuala Krai Keadaan Rekod di IPD Kuala Krai

(Trafik)

22

PEMANTAUAN AWAL;

Keadaan Rekod di Pejabat PDNKK

Kuala Krai

Keadaan Rekod di MDKK

23

Pasukan Penyelamat ANM di

Pejabat JPN Tanah Merah

24

Pasukan Penyelamat ANM di

Pejabat RISDA Tanah Merah / Machang

TINDAKAN PASUKAN PENYELAMAT

ANM

Pasukan Penyelamat ANM di

Pejabat PPD Kuala Krai

Pasukan Penyelamat ANM

di Pejabat MDKK

25

Pasukan Penyelamat ANM di

Pejabat LHDN Kota Bharu

Pasukan Penyelamat ANM di

Pejabat Tanah dan Jajahan Pasir Mas

TINDAKAN PASUKAN PENYELAMAT

ANM

26

KESIMPULAN

Rekod perlu dipelihara, dijaga secara sistematik dan efisien daripada ancaman bencana/banjir.

Penyediaan Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR) oleh

Jabatan/Agensi/Badan Berkanun Persekutuan dan Negeri

- Berdasarkan Templat PTBR.

Tindakan segera memaklumkan kepada Arkib Negara Malaysia Cawangan

Negeri;

- Rekod yang terkena banjir.

- Jenis dan Anggaran Jumlah Rekod.

Rekod jangan dilonggok seperti sampah;

- Memastikan boleh diselamatkan/tidak oleh Pasukan Penyelamat ANM.

27