PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah...

19
0 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH dan PESANTREN http://bos.kemenag.go.id untuk MADRASAH & Pondok Pesantren Buku 1 -Registrasi dan Persyaratan Administrasi Kementerian Agama Republik Indonesia @2012

Transcript of PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah...

Page 1: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

0 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

PETUNJUK PENGGUNAAN

APLIKASI SIMBOS MADRASAH dan PESANTREN

http://bos.kemenag.go.id

untuk

MADRASAH & Pondok Pesantren Buku 1 -Registrasi dan Persyaratan

Administrasi

Kementerian Agama Republik Indonesia

@2012

Page 2: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

1 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Petunjuk Penggunaan SIMBOS Madrasah adalah sebuah aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perencanaan,

Monitoring dan Pelaporan Dana BOS untuk Madrasah di Kementerian Agama Republik

Indonesia

Dalam operasionalnya SIMBOS Madrasah memiliki sembilan level menu pada system: 1. Menu Petugas Madrasah

2. Menu Petugas Data Operator Kabupaten/Kota

3. Menu Petugas Data Operator Provinsi

4. Menu Petugas Data Operator Kementerian

5. Menu Eksekutif Kota

6. Menu Eksekutif Provinsi

7. Menu Eksekutif Tingkat Kementerian

8. Menu Admin Kementerian

9. Menu Admin User Sekolah per Kota/Kabupaten

1. Menu Petugas Madrasah

A. Registrasi

Sebelum menggunakan Aplikasi ini Petugas Madrasah harus melakulan Registrasi

terlebih dahulu dengan mengklik Registrasi Madrasah

Petugas melengkapi data seperti NSM, Nama Madrasah, Nama Petugas, Nomor HP

Petugas dan Email Petugas.

Registrasi

Madrasah

Page 3: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi dengan

informasi login.

Petugas harus melakukan login kembali untuk melanjutkan proses Registrasi.

Petugas menggunakan informasi login yang dikirimkan melalui email.

Pada login pertama account Madrasah/PPs belum aktif, sebelum madrasah melengkapi

data madrasah dan pengurus.

Page 4: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

3 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Petugas melengkapi seluruh data madrasah/pondok pesantren.

Setelah di SIMPAN sistem akan melanjutkan pada tahap berikutnya untuk melengkapi

data Pengurus pada tahun laporan aktif.

Informasi pengurus ini harus diisi semua tidak boleh ada field yang kosong, karena

semua informasi ini akan digunakan untuk proses berikutnya.

Tahun Laporan Aktif

Page 5: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

4 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Setelah melengkapi informasi pengurus dan menyimpannya, sistem akan memberikan

notifikasi :

Pada tahap ini petugas / Admin tingkat Kota/Kabupaten dimana madrasah berdomisili

akan melakukan verifikasi terhadap kebenaran data yang dikirimkan pada tahap

registrasi ini.

Page 6: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

5 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Informasi login, Infomasi Madrasah/Pondok Pesantren sedang di verifikasi oleh admin

tingkat Kota/Kabupaten tempat domisili Madrasah/Pondok Pesantren. Silahkan logout

dan mencobanya beberapa saat lagi. Informasi aktifnya Madrasah/Pondok Pesantren

juga akan dikirimkan melalui email kapada petugas Madrasah/Pondok Pesantren.

Page 7: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

6 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

B. Login

Setelah Madrasah/Pondok Pesantren aktif, maka proses pengiriman data yang berkaitan

dengan Dana BOS dapat dilakukan memalui aplikasi SIMBOS Madrasah ini.

Pada layar awal ini akan dimunculkan riwayat persyaratan yang pernah dikirimkan dan

kegiatan apa yang akan dilakukan serta pengumuman penting dari penyelenggara BOS

tingkat Kota/Kabupaten, Provinsi dan Kementerian.

Page 8: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

7 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Pengenalan Menu Menu yang terdapat dalam login Madrasah/Pondok Pesantren adalah

A. Persyaratan Administrasi 1. Entry Profil Sekolah 2. Entry Data Rekap jumlah Siswa 3. Entry Data Rincian jumlah Siswa 4. Entry Data Perjanjian Pemberian Bantuan *) 5. Entry Data Nomor Rekening Bank *) 6. Cetak Pernyataan Jumlah Siswa 7. Cetak Surat Perjanjian Pemberian Bantuan *) 8. Cetak Pernyataan Nomor Rekening Bank *)

B. Perencanaan 1. Entry Rencana Kegiatan Anggaran 2. Cetak Rencana Kegiatan Anggaran 3. Kirim Rencana Kegiatan Anggaran

C. Realisasi 1. Entry Penerimaan Pencairan Dana 2. Entry Penggunaan Dana 3. Cetak Laporan Realisasi Penggunaan Dana 4. Kirim Laporan Realisasi Penggunaan Dana

D. Utilitas 1. Permintaan User Baru 2. Rubah Sandi Pengguna

3. Uraian Fungsi Tugas dan Tangung Jawab Madrasah

*) Khusus untuk Madrasah Swasta

A.1. Entri Profil Sekolah

Menu ini adalah menu untuk memperbaiki profil sekolah dan pengurus, pada

tahapan registrasi menu ini otomatis sudah teriisi. Jadi madrasah tidak perlu

menggunakan menu ini jika tidak ada perubahan profil madrasah.

A.2. Entri Data Rekap Jumlah Siswa

Menu ini adalah pengisian persyaratan tentang berapa jumlah Siswa yang dimiliki

sesuai dengan sebarannya perkelas pada tahun laporan aktif.

Page 9: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

8 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Layar ini berisikan informasi pernyataan siswa yang pernah dikirimkan beserta

statusnya. Untuk megisi data tahun laporan aktif klik dan akan menampilkan

layar berikut

Data diisi dengan jumlah siswa perkelas dan jumlah siswa berdasarkan jenis kelamin.

Jumlah siswa perkelas harus sama dengan jumlah siswa per jenis kelamin. Setelah

lengkap kemudian simpan. Sistem akan memunculkan layar

Page 10: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

9 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Pada layar ini menjelaskan bahwa anda sudah membuat pernyataan pada tahun 2012 tanggal 3 juli 2012, tahapan berikutnya adalah memasukan rincian siswa perkelas sesuai dengan jumlah siswa yang di entri. Anda bisa meng-klik NEXT atau klik menu Entry Data Rincian jumlah Siswa A.3. Entry Data Rincian jumlah Siswa

Anda dapat menambahkan siswa baru dengan menggunakan dua cara yaitu dengan

entri persiswa atau import menggunakan format ms-excel (format disediakan).

Untuk siswa lama, lakukan proses naik kelas. Data siswa pada tahun laporan sebelumnya

bisa digunakan pada tahun berjalan namun pada kelas yang berbeda (naik kelas).

Rincian Siswa

Page 11: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

10 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Entri Persiswa

Atau data siswa di entri dengan cara memasukan data persiswa seperti pada layar

berikut ini.

Entri dengan cara Import melalui MS Excel

Atau petugas madrasah juga bisa melakukan entri data dengan cara import dari file

Microsoft Excel(Format disediakan).

Page 12: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

11 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Setelah di entri / import klik tombol selesai

Tahap berikutnya adalah melakukan verifikasi antara data agregat (data jumlah) dengan

rincian yang dimasukan / import.

Page 13: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

12 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Jika terdapat selisih gunakan data yang benar.

Jika data yang benar adalah data rekap, maka perbaiki rincian siswa dengan kembali ke

menu rincian siswa atau jika yang benar adalah data rincian siswa, maka perbaiki data

rekap pada layar ini dengan merubah angka yang sesuai dengan data rincian lalu klik

tombol verifikasi.

Setelah anda melakukan verifikasi, anda dapat mencetak surat pernyataan siswa dan

mengirimkannya secara fisik (pos) dan secara sistem (klik tombol kirim) proses

pengiriman ini harus dilakukan dengan dua cara tersebut, karena untuk menvalidasi data

yang anda kirimkan berdasarkan data yang diterima sistem dan dokumen fisik yang

diterima oleh Petugas Bos Kota/Kabupaten.

Page 14: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

13 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Contoh Format Surat Pernyataan Jumlah Siswa

PERNYATAAN TENTANG JUMLAH SISWA MADRASAH IBTIDAIYAH

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Muhammad Syanif Jabatan : Kepala Sekolah

Nama Madrasah/PPs : Madrasah Ibtidaiyah 0101 NSM : 01010101 Alamat Madrasah/PPs : Jl. Anugerah Kabupaten/Kota : Kab. Pandeglang Provinsi : BANTEN

Menyatakan dengan sesungguhnya jumlah siswa pada Madrasah Ibtidaiyah 0101 yang saya pimpin sebagai

berikut:

Jumlah Siswa

Jenjang Kelas Jenis

Kelamin Usia

1 2 3 4* 5 6 L P <7 Th =7-12 Th >12 Th

5 5 5 5 5 5 15 15 10 10 10

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya agar dapat digunakan sebagaimana mestinya. Dan saya

dapat mempertanggung jawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Kab. Pandeglang, 27 Desember 2012

Kepala Madrasah/Penjab PPs

Materai 6000

Muhammad Syanif 123.123.123.123

*Untuk PPS Ula sampai jenjang kelas 4

Formulir BOS 02A

Dibuat oleh Madrasah/PPs

Dikirim ke Tim Manajemen BOS Kab/Kota dan Tim Manajemen BOS Provinsi

Page 15: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

14 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Petugas BOS Kota/Kabupaten akan menverifikasi permintaan Madrasah berdasarkan

surat Fisik yang dikirimkan oleh Madrasah. Setelah proses verifikasi data Madrasah akan

masuk kedalam tabel Madrasah yang menerima dana BOS pada tahun berjalan.

A.4. Surat Perjanjian Penerimaan Dana Bos (khusus Madrasah Swasta).

Proses ini dilanjutkan dengan Mengentri Surat Perjanjian Penerimaan Dana Bos (SPPB)

dengan mengklik Menu Persyaratan Administrasi, Entri Perjanjian Penerimaan Dana

BOS

Muncul layar seperti dibawah ini:

Page 16: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

15 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Untuk menambah SPPB pada tahun berjalan Petugas Madrasah mengklik tombol

TAMBAH

Petugas cukup mengisikan tanggal SPPB. Informasi lainnya sudah otomatis diambil dari

Database SIMBOS..

Setelah menyimpan proses ini, petugas madrasah melanjutkan dengan mencetak dan

mengirimkan secara fisik dan sistem

Page 17: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

16 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Data yang sudah dikirim akan diverifikasi dan di setujui oleh Petugas BOS

Kota/Kabupaten setelah menerima dokumen fisik yang dikirimkan melalui POS.

A.5. Entri Data Nomor Rekening (khusus Madrasah Swasta).

Proses pengiriman nomor rekening Madrasah khusus bagi Madrasah Swasta dilakukan

dengan cara mengklik menu Peryaratan Administrasi, Entri Data nomor Rekening.

Petugas Madrasah mengklik tombol TAMBAH untuk menambahkan Rekening untuk

menerima Dana BOS. Hal ini harus dilakukan setiap tahun oleh Madrasah Swasta.

Page 18: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

17 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Petugas Madrasah melengkapi semua field yang tersedia dan menyimpannya.

Lalu mencetak dan mengirimkan secara fisik melalui POS dan secara sistem.

Petugas BOS Kota / Kabupaten akan melakukan verifikasi setelah menerimaberkas

fisikyang dikirimkan oleh Madrasah.

Page 19: PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH … · 2 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi

18 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

Semua proses yang sudah dijelaskan diatas dapat dilakukan berkelanjutan dimulai dari

proses pernyataan data siswa sampai kepada pernyataan nomor rekening. Namun jika

proses terputus, petugas dapat melakukan proses ini dengan mengakses melalui menu

Persyaratan Administasi.