PETUNJUK PENGGUNAAN SPMI ONLINE UNTUK AUDITORspmi.its.ac.id/files/Manual User (Auditor) baru.pdf ·...

Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

• • •

1

PETUNJUK PENGGUNAAN

SPMI ONLINE UNTUK AUDITOR

KANTOR PENJAMINAN MUTU INSTITUT

TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

2020


• • •

Panduan Penggunaan SistemPenjaminan Mutu

Internal (SPMI)

USER AUDITOR

2020


• • •

3

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ..........................................................................................................1

1. Halaman Login .................................................................................................2

2. Halaman Beranda ..............................................................................................2

3. Mengubah Password User ....................................................................................4

4. Penilaian Standar SPMI .......................................................................................4

4.1. Penilaian Data Pendahuluan ............................................................................6

4.2. Jenis-jenis Penilaian .....................................................................................7

4.2.1. Jenis Penilaian Peninjauan...........................................................................7

4.2.2. Jenis Penilaian Isian Singkat ........................................................................7

4.2.3. Jenis Penilaian Checkbox ............................................................................8

4.2.4. Jenis Isian Pilihan .....................................................................................8

4.2.5. Jenis Isian Otomatis ..................................................................................9

5. Melihat Nilai ....................................................................................................9

6. Laporan Form Audit Mutu internal ........................................................................12

Lampiran Sumber Data.... .... ...................................................................................17


• • •

4

a. Beranda : Menuju halaman beranda.

b.

c.

Penilaian

Nilai Jurusan

: Menu untuk menuju halaman penelitian.

: Menu untuk melihat capaian nilai jurusan.

1. Halaman Login

Halaman awal dari tampilan website adalah halaman login. Halaman login merupakan pintu

masuk bagi auditor untuk dapat mengakses web. Pada Sistem Penjaminan Mutu Internal

(SPMI) ini terdapat beberapa macam user dengan hak akses yang berbeda-beda. Pada kasus

ini akan dibahas hak akses untuk user auditor. Tampilan halaman login dapat dilihat pada

Gambar 1.1.

Gambar 1.1 Tampilan Halaman Login

Pada Gambar 1.1 terdapat isian username dan password yang wajib untuk diisi. Username

diisi dengan identitas departemen, sehingga tiap auditor memiliki username yang berbeda.

Password merupakan kata kunci yang sesuai dengan username yang diisikan.

2. Halaman Beranda

Setelah auditor memasukkan username dan password dengan benar, maka akan menuju

halaman beranda. Tampilan halaman beranda dapat dilihat pada Gambar 2.1. Berdasarkan

tampilan halaman beranda, terdapat bagian-bagian utama, yaitu:

1. Menu Bar

Menu Bar menampilkan menu-menu utama yang terdapat pada SPMI. Berdasarkan

tampilan halaman beranda pada Gambar 2.1, berikut merupakan menu utama yang

terdapat pada SPMI:


• • •

5

d. Isi Akar Penyebab/Penunjang

penyebab/penunjang.

: Menu untuk halaman isi akar

e. Unduh Panduan SPMI

SPMI.

: Menu untuk mengunduh panduan penggunaan

1 2

3

5

Gambar 2.1 Tampilan Halaman Beranda

2. Panel User

Panel User merupakan menu khusus untuk user. Pada tampilan Panel User terdapat

informasi hak akses user dan dua menu user, yaitu: 1) Ubah Password 2) Logout.

Tampilan Panel User dapat dilihat pada Gambar 2.2.

Gambar 2.2 Tampilan Panel User

3. Pilihan Tahun

Sebelum melakukan pengisian data, terlebih dahulu pastikan periode tahun yang akan

4 6

6


• • •

diisi. Secara otomatis SPMI akan menggunakan periode 2020 sebagai acuan pengisian

periode tahun.

4. Isi Data Pendahuluan

Isi Data Pendahuluan merupakan menu untuk menuju halaman Penilaian Data

Pendahuluan. Panduan pengisian akan dijelaskan pada bagian Penilaian Standar SPMI.

5. Daftar Isian Standar

Berisi daftar standar yang harus dinilai dalam SPMI. Panduan penilaian akan dijelaskan

pada bagian Penilaian Standar SPMI.

6. Upload FORM 2 AMI

merupakan menu untuk Auditor mengupload hasil AMI Program Studi setelah

dilakukan Audit Mutu Internal

3. Mengubah Password User

Untuk mengubah password user, pilih menu Ubah Password pada Panel User. Pada

formulir ubah password masukkan password saat ini, password baru, dan konfirmasi

password baru. Kemudian pilih simpan. Tampilan formulir ubah password dapat dilihat

pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Tampilan Formulir Ubah Password

4. Penilaian Standar SPMI

Untuk mengakses halaman pengisian data SPMI dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu:

7


• • •

1. Menu Penilaian. Lihat Gambar 4.1.

Gambar 4.1 Lokasi Manu Penilaian

2. Tombol Isi Data pada setiap daftar standar pada halaman utama (Lihat Gambar 2.1).

Khusus untuk metode menggunakan tombol Isi Data, system akan menampilkan isian

data dari standar yang dipilih. Tampilan halaman pengisian data SPMI dapat dilihat pada

Gambar 4.2.

1

3

2

4 5

Gambar 4.2 Tampilan Halaman Penilaian Standar SPMI

Berikut penjelasan dari Gambar 4.2.

1. Filter untuk memilih periode tahun yang akan diisi.

2. Daftar standar yang harus dinilai pada SPMI.

3. Informasi keterangan warna pada setiap indicator pada pengisian standar SPMI.

a. Merah : Data belum dinilai.

b. Hijau : Data sudah dinilai. Data akan dinilai oleh sistem.

c. Kuning : Data tidak bisa dinilai.

4. Menu Lihat Rincian digunakan untuk melihat penjelasan setiap indikator. Lihat

Rincian dapat dilihat pada contoh Gambar 4.3.

8


• • •

Gambar 4.3 Tampilan Rincian Indikator

5. Menu Isian Data digunakan untuk melakukan penilaian pada tiap indikator.

Penjelasan mengenai Isian Data akan dijelaskan pada bagian 4.2 Jenis-jenis

Penilaian Data.

4.1.Penilaian Data Pendahuluan

Untuk melakukan penilaian data pendahuluan dapat dilakukan dengan memilih menu

Isi Data Pendahuluan pada halaman utama atau pada menu Data Pendahuluan pada

halaman pengisian data SPMI, kemudian pilih menu Isi Data Pendahuluan. Berikut

merupakan tampilan dari penilaian data pendahuluan, seperti pada Gambar 4.4.

Gambar 4.4 Tampilan Pengisian Data Pendahuluan

Pada Gambar 4.4, bagian yang diberi tanda kotak merah adalah tabel-tabel pada LKPS

yang harus dinilai oleh auditor. Berikut merupakan tampilan dari Tabel 1 LKPS, seperti

pada Gambar 4.5.

9


• • •

Gambar 4.5 Tampilan Tabel LKPS yang Akan Dinilai

4.2.Jenis-jenis Penilaian

Pada bagian ini akan dijelaskan jenis-jenis penilaian yang digunakan dalam SPMI.

Sebagai catatan, setiap penilaian akan memiliki kolom alasan yang dapat digunakan

oleh auditor untuk memberikan alasan pemberian nilai pada setiap standar yang dinilai.

4.2.1. Jenis Penilaian Peninjauan

Jenis penilaian peninjauan merupakan jenis penilaian dimana auditor harus

melakukan peninjauan terhadap isian yang ada. Kemudian auditor harus

memberikan poin penilaian berdasarkan hasil peninjauan. Berikut merupakan

contoh jenis penilaian peninjauan seperti pada Gambar 4.6.

Gambar 4.6 Tampilan Jenis Penilaian Peninjauan

4.2.2. Jenis Penilaian Isian Singkat

Jenis penilaian isian singkat merupakan jenis penilaian di mana auditor dapat

10


• • •

mengubah informasi yang telah diisikan oleh departemen sesuai fakta yang

ditemukan di lapangan. Bentuk dari penilaian isian singkat yaitu berupa textbox,

apabila isian tersebut berupa angka desimal harap menggunakan tanda titik(.)

bukan koma (,) sebagai pemisah. Contoh jenis penilaian isian singkat seperti

pada Gambar 4.7.

Gambar 4.7 Tampilan Penilaian Isian Singkat

4.2.3. Jenis Penilaian Checkbox

Jenis penilaian checkbox merupakan jenis penilaian di mana auditor harus

memilih paling tidak satu dari opsi-opsi yang telah disediakan. Auditor juga

dapat mengubah pilihan yang telah dipilih oleh departemen sesuai dengan fakta

yang ditemukan. Berikut merupakan contoh dari jenis penilaian checkbox

seperti pada Gambar 4.8.

Gambar 4.8 Jenis Penilaian Checkbox

4.2.4. Jenis Isian Pilihan

Jenis penilaian pilihan merupakan jenis penilaian di mana auditor dapat

11


• • •

mengubah pilihan yang telah dipilih oleh departemen sesuai dengan fakta yang

telah ditemukan. Berikut merupakan contoh jenis penilaian pilihan seperti pada

Gambar 4.9.

4.2.5. Jenis Isian Otomatis

Gambar 4.8 Jenis Penilaian Pilihan

Jenis penilaian otomatis merupakan jenis penilaian dimana auditor tidak perlu

melakukan penilaian. Data dari jenis penilaian otomatis didapatkan dari data

pendahuluan dan penilaian akan dilakukan oleh sistem. Berikut merupakan

contoh jenis penilaian otomatis seperti pada Gambar 4.9.

5. Melihat Nilai

Gambar 4.9 Jenis Penilaian Otomatis

Melihat nilai merupakan fitur pada SPMI untuk melihat capaian nilai dari tiap departemen

berdasarkan indikator-indikator yang ada pada SPMI. Melihat nilai dapat dilakukan pada

halaman nilai. Halaman nilai dapat diakses dari menu Nilai Jurusan. Tampilan halaman nilai

dapat dilihat pada Gambar 5.1.

12


• • •

1

2 3 4 5

6

7

Gambar 5.1 Tampilah Halaman Lihat Nilai

Berikut penjelasan bagian-bagian pada Gambar 5.1.

1. Pilihan Periode Tahun: Menampilkan nilai sesuai dengan periode tahun yang dipilih.

2. Keterangan: Penjelasan menganai halaman lihat nilai.

3. Bandingkan Skor: Membandingkan nilai departemen dengan periode tahun yang

lain.

4. Cetak Skor: Cetak nilai dalam format HTML.

5. Download Excel: Mengunduh daftar nilai dalam format Microsoft Excel (.xls).

6. Filter Nilai: Menu filter nilai berdasarkan standar.

7. Daftar Nilai: Daftar nilai untuk seluruh indikator.

Keterangan warna merah pada daftar nilai merupakan indikator bahwa capaian indikator

memiliki nilai kurang.

13


• • •

6. Laporan Form Audit Mutu Internal

Prosedur pengisian Form AMI, seperti pada Gambar 6.1.

Gambar 6.1 Beranda

Pada Top Menu bisa memilih Menu Audit, kemudian akan diperlihatkan Form-Form yang

harus diisi mulai dari Form 0 hingga Form 5, seperti pada Gambar 6.2.

Gambar 6.2 Menu Audit

Untuk memulai pengisian, bisa diisi secara terurut dari Form0 terlebih dahulu baru Form

selanjutnya, Berikut adalah pengisian untuk Form0.

14


• • •

Gambar 6.3 Form0 – Pendahuluan

Pada Form0 bagian Pendahuluan terdapat identitas Auditee dan Auditor yang akan otomatis terisi,

untuk Temuan Positif bisa diisikan Temuan-temuan yang telah ditemukan pada Departemen.

Gambar 6.4 Form0 – Ringkasan Temuan dan Kesimpulan Audi

t Terdapat 2 Bagian, untuk Nomor 1 bisa diisikan Temuan-temuan dengan kategori (OB,KTS Mi

dan KTS Ma), jika ingin menambahkan Temuan bisa diklik pada tanda (+) berwarna hijau. Untuk

bagian Nomor 2, adalah kesimpulan dari hasil Temuan temuan yang akan digunakan sebagai dasar

Departemen untuk menetukan perbaikan.

2

1

15


• • •

Berikut adalah untuk Form1, tidak terdapat isian/entry untuk Auditor, Form1 hanya menampilkan

informasi terkait Jadwal Pelaksanaan Audit, Ketua Auditor, Anggota Auditor dan Auditee.

Gambar 6.4 Form1

Pada Form2, adalah daftar pertanyaan/checklist terkait temuan-temuan dari isian Departemen.

Pada Form2 terdapat 4 entry, yaitu untuk Referensi diisikan dengan Butir Standar, Pertanyaan,

Bukti dan Nama Dokumen Pendukung.

Gambar 6.5 Form2

16


• • •

Pada Form3, data yang diisikan sesuai dari temuan temuan yang telah dientrykan pada Form0,

form3 bisa diisi jika Form0 telah selesai Berikut untuk Form 4 dan Form5, untuk melengkapi

Laporan AMI, bisa mengupload Daftar hadir pembukaan Audit pada Form4 dan Daftar Hadir

penutupan Audit pada Form5, Form4 dan Form5 dibatasi maximum size 8 MB dengan Format

PDF.

17


• • •

Lampiran A – Daftar Indikator

No Nama Tabel Sapto Sumber Data Indikator

1 Tabel 1 Kerjasama Tridharma -

Pendidikan

MoU Kerjasama (Lokal) 2.3.2

2 Tabel 1 Kerjasama Tridharma - Penelitian

3 Tabel 1 Kerjasama Tridharma -

Pengabdian kepada Masyarakat

4 Tabel 2.a Seleksi Mahasiswa SIM Akademik (Pusat) 3.1.1

5 Tabel 2.b Mahasiswa Asing Lokal 3.1.2

6 Tabel 3.a.1) Dosen Tetap Perguruan

Tinggi

SIMPEG (Pusat) 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.1.4

7 Tabel 3.a.2) Dosen Pembimbing Utama

Tugas Akhir

SIMPEG & SIM

Akademik(Pusat)

4.2.1

8 Tabel 3.a.3) Ekuivalen Waktu Mengajar

Penuh (EWMP) Dosen Tetap Perguruan

Tinggi

(Pusat)/ inputan spmi 4.2.2

9 Tabel 3.a.4) Dosen Tidak Tetap SIMPEG & SIM

Akademik(Pusat)

4.1.5

10 Tabel 3.a.5) Dosen Industri/Praktisi Lokal -

11 Tabel 3.b.1) Pengakuan/Rekognisi Dosen Lokal 4.2.3

12 Tabel 3.b.2) Penelitian DTPS Pusat 4.2.3, 7.1.2

13 Tabel 3.b.3) PkM DTPS Pusat 4.2.3, 8.2.1

14 Tabel 3.b.4) Publikasi Ilmiah DTPS Untuk detail daftar

publikasi dtps untuk jenis

seminar & jurnal

4.3.1

15 Tabel 3.b.4)

Pagelaran/Pameran/Presentasi/Publikasi

Ilmiah DTPS

Untuk detail daftar

publikasi dtps untuk jenis

selain seminar & jurnal

4.3.2

16 Tabel 3.b.5) Karya Ilmiah DTPS yang

Disitasi

SINTA dengan 2 sumber :

GS dan SCOPUS

4.3.3

17 Tabel 3.b.6) Produk/Jasa DTPS yang

Diadopsi oleh Industri/Masyarakat

Lokal -

18 Tabel 3.b.7) Luaran Penelitian/PkM

Lainnya - HKI (Paten, Paten Sederhana)

Lokal 4.3.4

18


• • •


Lainnya - HKI (Hak Cipta, Desain Produk

Industri, dll.)

Lokal 4.3.4


Lainnya - Teknologi Tepat Guna, Produk,

Karya Seni, Rekayasa Sosial

Lokal 4.3.4


Lainnya - Buku ber-ISBN, Book Chapter

SIMPEG (Pusat) 4.3.4

22 Tabel 4 Penggunaan Dana Lokal 5.1.1, 5.2.1, 5.2.2

23 Tabel 5.a Kurikulum, Capaian

Pembelajaran, dan Rencana

Pembelajaran

Lokal 6.3.4

24 Tabel 5.b Integrasi Kegiatan

Penelitian/PkM dalam Pembelajaran

Lokal 6.6.1

25 Tabel 5.c Kepuasan Mahasiswa IPD (Pusat) 6.8.1

26 Tabel 6.a Penelitian DTPS yang

Melibatkan Mahasiswa

Lokal S1 (7.1.3) S3 (7.1.2)

27 Tabel 6.b Penelitian DTPS yang Menjadi

Rujukan Tema Tesis/Disertasi

Lokal S2 (7.2.1) dan S3 (7.1.3)

28 Tabel 7 PkM DTPS yang Melibatkan

Mahasiswa

Lokal

29 Tabel 8.a IPK Lulusan SIM Akademik (Pusat) 9.1.2

30 Tabel 8.b.1) Prestasi Akademik

Mahasiswa

Tabel 8.b.2) Prestasi Non-akademik

Mahasiswa

SIM Akademik (Pusat) 9.1.2

31 9.1.3

32 Tabel 8.c Masa Studi Lulusan SIM Akademik(Pusat) 9.1.4, 9.1.5

33 Tabel 8.d.1) Waktu Tunggu Lulusan Lokal 9.1.6

34 Tabel 8.d.2) Kesesuaian Bidang Kerja

Lulusan

Lokal 9.1.7

35 Tabel 8.e.1) Tempat Kerja Lulusan Lokal 9.1.9

36 Tabel Referensi 8.e.2) Lokal -

37 Tabel 8.e.2) Kepuasan Pengguna Lulusan Lokal 9.1.8

38 Tabel 8.f.1) Publikasi Ilmiah Mahasiswa Lokal 9.1.9

19


• • •

39 Tabel 8.f.1)

Pagelaran/Pameran/Presentasi/Publikasi

Ilmiah Mahasiswa

Lokal -

40 Tabel 8.f.2) Karya Ilmiah Mahasiswa yang

Disitasi

Lokal

41 Tabel 8.f.3) Produk/Jasa Mahasiswa yang

Diadopsi oleh Industri/Masyarakat

Lokal -

42 Tabel 8.f.4) Luaran Penelitian yang

Dihasilkan Mahasiswa - HKI (Paten,

Paten Sederhana)

Lokal 9.1.9


Dihasilkan Mahasiswa - HKI (Hak Cipta,

Desain Produk Industri, dll.)

Lokal 9.1.9


Dihasilkan Mahasiswa -Teknologi Tepat

Guna, Produk, Karya Seni, Rekayasa

Sosial

Lokal 9.1.9


Dihasilkan Mahasiswa - Buku ber-ISBN,

Book Chapter

Lokal 9.1.9

20


• • •

PETUNJUK PENGGUNAAN SPMI ONLINE UNTUK AUDITORspmi.its.ac.id/files/Manual User (Auditor) baru.pdf ·...

Documents

Transcript of PETUNJUK PENGGUNAAN SPMI ONLINE UNTUK AUDITORspmi.its.ac.id/files/Manual User (Auditor) baru.pdf ·...