PK-KKTM-12 Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan

PK-KKTM/12 PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

No Keluaran : 1

No Pindaan : 0

Tarikh : 1 Julai 2015

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan bertujuan supaya perolehan bekalan dan perkhidmatan

diurus secara cekap, dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Pengurusan KKTM untuk mendapat perolehan

bekalan dan perkhidmatan yang lebih teratur serta sistematik.

3.0 RUJUKAN

3.1 Tatacara Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan

3.2 Surat Pekeliling Kewangan MARA

4.0 SINGKATAN

4.1 TP - Timbalan Pengarah

4.2 PPT (K) - Penolong Pegawai Tadbir (Kanan)

4.3 PT (K) - Pembantu Tadbir (Kanan)

4.4 KP - Ketua Program

4.5 KU - Ketua Unit

4.6 PT (S) - Pembantu Tadbir (Stor)

4.7 PT (Kew) - Pembantu Tadbir (Kewangan)


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


5.0 DEFINISI

5.1 Bekalan - Bahan dan peralatan latihan serta keperluan asas

pejabat.

5.2 Perkhidmatan - Perkhidmatan bukan perunding.

5.3 Ketua Program - Individu yang dilantik sebagai ketua yang

bertanggungjawab untuk mengurus sesuatu

program

5.4 Ketua Unit - Individu yang dilantik sebagai ketua yang

bertanggungjawab untuk mengurus sesuatu unit

di Jabatan Pengajian Am, Unit Penilaian dan

Persijilan, Unit Bimbingan dan Kaunseling, Unit

Perhubungan Industri dan Unit Pusat Sumber

Pembelajaran

5.5 Penolong Pegawai

Tadbir (Kanan)

- Individu yang dilantik untuk mengurus hal – hal

operasi pentadbiran KKTM


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


6.0 CARTA ALIRAN PROSES

YA

Pilih Kaedah Perolehan

Membuat Permohonan

Pengeluaran Pesanan Kerajaan

Penerimaan Dan Pengukuran Perolehan

Pengesahan Peruntukan

TIDAK

Penyimpanan

Pengesahan Stok

MULA

TAMAT

YA

Kelulusan Perolehan

TIDAK

Mohon Tambahan Peruntukan


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


7.0 PROSEDUR

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

Pengarah

KP/KU/PPT(K)

PT (S)

TP

PT (K)

1. Mengemukakan arahan kepada KP/KU/PPT(K) untuk

menyenaraikan keperluan perolehan.

2. Menyediakan senarai lengkap keperluan-keperluan

perolehan dengan memperincikan butir-butir bekalan

yang diperlukan, kuantiti dan spesifikasi.

3. Menyemak, memeriksa dan mengesahkan baki stok

bagi item-item yang berkenaan dan diselaraskan

dengan permohonan keperluan.

4. Mengesahkan keperluan pembelian bahan.

5. Mencatatkan baki peruntukan dan butiran item mengikut

vot dan menyemak peruntukan vot.

6. Mengesah vot peruntukan pembelian adalah mencukupi

dan menggunakan vot yang betul.

7. Membuat permohonan tambahan atau membuat

pertukaran vot bagi mendapatkan tambahan

peruntukan.

8. Mencadangkan nama-nama pembekal yang layak

dipelawa untuk mengemukakan tawaran berdasarkan

senarai nama pembekal yang berdaftar mengikut

bidang-bidang berkenaan.

9. Mendapatkan kelulusan Pengarah (Lampiran G) untuk

perolehan.


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


PT (Kew)

PT (S)

10. Menentukan nilai perolehan dan membuat perolehan

mengikut kaedah yang sesuai.

11. Mengeluarkan Pesanan Kerajaan (LO) kepada

pembekal yang terpilih.

12. Menerima bekalan dan memohon Pegawai

Bertanggungjawab yang berkuasa terhadap

penentusahan kualiti bekalan/perkhidmatan yang

diterima.

13. Pengukuran dan semakan perolehan dari segi kualiti,

tempoh penghantaran, jaminan mutu dan khidmat

lepas jualan.

14. Penyimpanan di stor.


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


8.0 REKOD KUALITI

TANDA

PENGENALAN

TANGGUNGJAWAB

PENYIMPANAN

TEMPOH

PENYIMPANAN

PERLINDUNGAN PELUPUSAN

Lampiran

G

PD

Pejabat Pentadbiran

7 tahun Kabinet Jadual

Pelupusan

Rekod

Urusan Am

Arkib

Negara

Malaysia

2012

Pesanan

Kerajaan PD

Pejabat Pentadbiran

7 tahun Kabinet

Nota Penghantaran & Inbois

PD Pejabat

Pentadbiran 7 tahun Kabinet


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


9.0 REKOD PINDAAN

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

No BPD Tarikh Butir-butir Pindaan Catatan

PK-KKTM-12 Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan

Documents

Transcript of PK-KKTM-12 Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan