PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 1/20

PROSEDUR

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

PK.PPAS(O)11

NAMA T/TANGAN TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

SARWANI ABD JALAL Pustakawan NOOR JASMIN JUMHAR Penolong Pegawai Perpustakaan

01/02/2010

DISEMAK OLEH

SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan

01/02/2010

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS

01/02/2010

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 13/08/2014

MUKA SURAT : 2/20

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di

dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

01/09/2011 2, 4 4, 5 Penambahbaikan Pengarah

01/09/2011 6 8 - 12 Penambahbaikan Pengarah

01/09/2011 7 13-14, 16-18 Penambahbaikan Carta

Aliran Kerja

Pengarah

13/08/2014 6 8 - 12 Penambahbaikan Pengarah

13/08/2014 7 13 - 18 Penambahbaikan Carta

Aliran Kerja

Pengarah

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 3/20

KANDUNGAN MUKASURAT

1. Objektif

2. Skop

3. Rujukan

4. Definisi

5. Singkatan

6. Tindakan dan Tanggungjawab

7. Carta Aliran Kerja

8. Rekod Kualiti

9. Lampiran

4

4

4

5-6

7

8-12

13-18

19

20

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT : 4/20

1. OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan pembinaan Koleksi

Selangor dan penyediaan khidmat carian dilaksanakan dengan cekap dan berkesan

2. SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Bahagian Perkhidmatan Maklumat dan Penyelidikan

dalam membina bahan-bahan Koleksi Selangor dan memastikan perkhidmatan

carian maklumat ke atas Koleksi Selangor dilaksanakan dengan cekap dan

berkesan.

3. RUJUKAN

3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2008

Seksyen 7.2 - Proses Berkaitan Dengan Pelanggan

Seksyen 7.2.3 - Komunikasi Dengan Pelanggan

Seksyen 7.5.1 - Kawalan Bagi Pelaksanaan Proses-Proses

Seksyen 7.5.2 - Kepuasan Pelanggan

Seksyen 7.5.3 - Identifikasi Dan Kemudahkesanan

Seksyen 7.5.5 - Pemuliharaan Produk

Seksyen 8.4 - Pemantauan Dan Pengukuran Produk

3.2 Garis Panduan Koleksi Selangor

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT : 5/20

4. DEFINISI

4.1 Sejarah Lisan

Wawancara terhadap tokoh atau mana-mana orang yang mengetahui atau

terlibat di dalam peristiwa, perkara bersejarah, kesenian, kebudayaan, sosial,

kesusasteraan dan adat resam Negeri Selangor.

4.2 Artikel Berkaitan

Artikel tertentu yang dikesan di surat khabar, majalah, jurnal atau bahan-bahan

terbitan berkala yang lain, yang berkaitan dengan Negeri Selangor.

4.3 Bahan Sumbangan

Terdiri daripada bahan-bahan yang disumbangkan oleh organisasi-organisasi

ataupun individu yang berkaitan dengan Negeri Selangor

4.4 Koleksi Selangor

Bahan-bahan yang mempunyai unsur sejarah, nilai warisan yang tinggi dari segi

peristiwa, perkara bersejarah, kesenian, kebudayaan, sosial, kesusasteraan dan

adat resam Negeri Selangor

4.5 Bahan Koleksi Selangor

Terdiri dari bahan bercetak, bahan sumbangan, bahan penyelidikan, keratan

akhbar, bahan media, koleksi sejarah lisan dan bahan digital yang berkaitan

dengan Negeri Selangor.

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 6/20

4.6 Bahan Bercetak

Terdiri daripada buku, majalah, jurnal, risalah, poster, buletin, brosur dan

lain-lain bahan bercetak yang berkaitan dengan Negeri Selangor.

4.7 Bahan Penyelidikan

Bahan hasil penyelidikan daripada individu, kumpulan atau organisasi-organisi

berkaitan dengan Negeri Selangor.

4.8 Bahan Media

Terdiri daripada CD-ROM, DVD, Kaset dan lain-lain Bahan Pandang Dengar

yang berkaitan dengan Negeri Selangor.

4.9 Koleksi Selangor Digital

Bahan-bahan yang terdapat dalam Koleksi Selangor yang telah didigitalkan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 7/20

5. SINGKATAN

PPAS : Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

PMP : Bahagian Perkhidmatan Maklumat dan Penyelidikan

KB : Ketua Bahagian

PPP : Penolong Pegawai Perpustakaan

PP : Pembantu Perpustakaan

PAP : Pembantu Am Pejabat

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 13/08/2014

MUKA SURAT : 8/20

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN T/JAWAB

A. PEMBINAAN KOLEKSI SELANGOR

a. Permohonan Sumbangan daripada Organisasi/ Individu

1. Kenalpasti bahan-bahan berkaitan Negeri Selangor yang ingin

diperolehi samada daripada individu/ organisasi

PPP/ PP

2. Sediakan surat permohonan sumbangan.

3. Dapatkan kelulusan KB

PPP

4. Hantar surat dan dapatkan maklum balas daripada penyumbang

5. Uruskan pengambilan bahan

6. Sediakan surat penghargaan.

PPP/ PP/ PAP

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 13/08/2014

MUKA SURAT : 9/20

TINDAKAN T/JAWAB

7. Proses bahan tersebut mengikut PK.PPAS(O)03 dan

PK.PPAS(O)04.

8. Kemaskini statistik sumbangan Koleksi Selangor.

PPP/ PP/ PAP

b. Membuat Pemilihan Maklumat Artikel Berkaitan Negeri Selangor

9. Kenalpasti artikel (terbitan berkala)/ risalah berkaitan dengan Negeri

Selangor.

10. Buat salinan artikel yang berkaitan dan failkan

11. Kemaskini rekod rujukan pengguna

PPP/ PP

c. Pembangunan Sejarah Lisan

i. Perancangan Pengesanan

12. Kenalpasti bahan projek dan tokoh yang terlibat.

KB/ PPP

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 13/08/2014

MUKA SURAT : 10/20

TINDAKAN T/JAWAB

13. Bincang dengan KB tentang tajuk wawancara dan tokoh yang

dipilih.

14. Hubungi tokoh dan dapatkan persetujuan untuk diwawancara serta

cadangkan tarikh serta masa yang sesuai.

PPP

ii. Persediaan Wawancara

15. Sediakan dan lakukan pemeriksaan ke atas peralatan berikut:

a. Alat perakam

b. Kamera Video

c. Kamera

16. Sediakan soalan wawancara mengikut tajuk yang telah ditetapkan.

17. Hantar soalan kepada tokoh sebelum diwawancara

KB/ PPP

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 13/08/2014

MUKA SURAT : 11/20

TINDAKAN T/JAWAB

18. Jalan dan rakam wawancara

KB/ PPP

19. Pastikan rakaman dibuat secara menyeluruh

KB/ PPP

20. Pindahkan pita rakaman ke dalam bentuk CD/ pita perakam.

21. Sediakan transkripsi.

22. Hantar bahan rakaman untuk diproses. (Rujuk PK.PPAS(O)03 dan

PK.PPAS(O)04).

23. Kemaskini rekod rujukan pengguna.

PPP

B. PERKHIDMATAN CARIAN

24. Terima pertanyaan daripada pengguna mengenai maklumat Negeri

Selangor.

25. Pastikan pengguna menandatangani Buku Rekod Penggunaan

Bahan Koleksi Selangor.

PPP/ PP

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 13/08/2014

MUKA SURAT : 12/20

TINDAKAN T/JAWAB

26. Minta pengguna mengisi Borang Pertanyaan Rujukan (Lampiran 1).

27. Pastikan setiap pertanyaan diberi maklum balas dalam jangka masa

30 minit.

28. Lakukan pencarian melalui kaedah-kaedah berikut:

a. Senarai Koleksi Selangor (senarai bahan, tesis, kertas seminar,

keratan akhbar, dll.)

b. OPAC

c. Pangkalan Data Atas Talian

29. Pastikan bahan dapat disediakan tidak melebihi satu hari.

30. Salinan bahan-bahan Koleksi Selangor boleh dibuat kecuali Koleksi

Album Diraja dan Koleksi Tesis.

31. Pastikan pengguna memulangkan semula bahan yang dirujuk.

PPP/ PP

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 13/08/2014

MUKA SURAT : 13/20

7. CARTA ALIRAN KERJA

A. Permohonan Sumbangan Daripada Organisasi/ Individu TINDAKAN T/ JAWAB

PPP/ PP - Kenalpasti bahan-bahan berkaitan daripada individu/ organisasi

PPP - Sediakan surat permohonan sumbangan

- Dapatkan kelulusan KB

- Lulus?

PPP/ PP/ PAP - Hantar surat kepada individu/ organisasi yang terlibat

- Maklum balas positif?

- Urus pengambilan bahan

MULA

Ya

Ya

Tidak

Tidak

A

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 13/08/2014

MUKA SURAT : 14/20

A. Permohonan Sumbangan Daripada Organisasi/ Individu (sambungan)

PPP/ PP/ PAP

- Sediakan surat penghargaan

- Proses bahan

- Kemaskini statistik

TAMAT

A

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 13/08/2014

MUKA SURAT : 15/20

B. Membuat Pemilihan Maklumat Artikel Berkaitan Negeri Selangor TINDAKAN T/ JAWAB

PPP/ PP - Kenalpasti artikel berkaitan Negeri Selangor daripada bahan terbitan berkala.

- Simpan/ buat salinan artikel

- Failkan/ jilidkan bahan tersebut

- Kemaskini rekod rujukan pengguna

MULA

TAMAT

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 13/08/2014

MUKA SURAT : 16/20

C. Pembangunan Sejarah Lisan TINDAKAN T/ JAWAB

KB/ PPP - Kenalpasti tokoh dan keperluan maklumat

PPP

- Bincang dengan KB tentang tajuk

dan tokoh yang dipilih

- Hubungi dan dapatkan persetujuan

tokoh serta cadangan tarikh & masa

- Maklum balas positif?

KB/ PPP - Sedia dan lakukan pemeriksaan peralatan wawancara

- Sedia soalan kepada tokoh

- Hantar soalan sebelum sesi wawancara

- Rakam wawancara

MULA

Ya

Tidak

A

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 13/08/2014

MUKA SURAT : 17/20

C. Pembangunan Sejarah Lisan (sambungan) TINDAKAN T/ JAWAB

PPP - Pindah bahan rakaman dalam bentuk CD/ pita perakam

- Sediakan transkripsi daripada bahan rakaman

- Proses bahan rakaman

- Kemaskini rekod rujukan pengguna

A

TAMAT

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 13/08/2014

MUKA SURAT : 18/20

D. Perkhidmatan Carian TINDAKAN T/ JAWAB

PPP/ PP - Terima pertanyaan daripada pengguna

- Pastikan pengguna isi Buku Rekod Penggunaan Bahan Koleksi Selangor

- Minta pengguna isi borang Pertanyaan Rujukan

- Lakukan pencarian

- Bahan diperolehi?

- Buat salinan kecuali Koleksi Album Diraja/ Tesis

- Pastikan bahan dipulangkan pengguna

MULA

Cadang pilihan lain kepada pengguna

Tidak

Ya

TAMAT

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 19/20

8. REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

8.1

Fail Borang Pertanyaan Rujukan

Semua Pusat Perkhidmatan

5 Tahun

8.2

Buku Rekod Penggunaan Bahan Koleksi Selangor

PMP

5 Tahun

8.3

Fail Statistik Penggunaan (No. Fail PA 3.7/ 39.2)

Semua Pusat Perkhidmatan

5 Tahun

8.4

Fail Senarai Bahan Baru Koleksi Selangor (No. Fail PA 3.7/ 10.1)

Semua Pusat Perkhidmatan

5 Tahun

8.5

Fail Sejarah Lisan (No. Fail PA 3.7/ 35)

Semua Pusat Perkhidmatan

5 Tahun

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)11

NO. KELUARAN

: 01

PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHIDMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 20/20

9. LAMPIRAN

Bil Jenis Lampiran Lampiran

9.1

Contoh Borang Pertanyaan Rujukan

Lampiran 1