Pengurusan Latihan dalam Organisasi

81

BAB 4

ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN

OBJEKTIF BAB Setelah mengikuti bab ini, anda seharusnya dapat: 1. Menyenaraikan kepentingan melakukan analisis keperluan

latihan 2. Melakukan analisis keperluan latihan untuk peringkat orgaisasi. 3. Melakukan analisis keperluan latihan bagi peringkat pekerjaan 4. Melakukan analisis keperluan latihan bagi peringkat individu. 5. Mengelakkan dari melakukan kesilapan-kesilapan apabila

melakukan analisis keperluan latihan.

4.1 PENDAHULUAN Terdapat berbagai sebab mengapa sesebuah organisasi mengadakan program-program latihan kepada kakitangannya. Antaranya ada organisasi yang melaksanakan program latihan semata-mata untuk melengkapkan kelendar latihan tahunan yang disediakan di awal tahun. Ada juga yang menjalankan program-program latihan mengikut populariti sesuatu program. Contohnya, latihan-latihan pembinaan pasukan merupakan tema yang sangat diminati pada lewat tahun-tahun 1990-an dan awal 2000-an. Malah, yang lebih mendukacitakan ialah ada organisasi menganjurkan program latihan semata-mata untuk menghabiskan peruntukan tahunan untuk latihan. Sebenarnya setiap organisasi tidak boleh sewenang-wenangnya menjalankan latihan kepada kakitangannya tanpa sebarang tujuan dan perancangan. Setiap individu kakitangan mempunyai keperluan latihan

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

82

yang berbeza. Adalah menjadi kesilapan apabila mengandaaikaan semua kaakitangan mempunyai keperluan latihan yang serupa atau seragam. Oleh yang demikian, pengurus-pengurus perlu terlebih dahulu mengenal plasti apakah perkara-perkara yang diperlukan oleh organisasi, pekerjaan dan juga individu untuk menjadikan organisasi berkenaan berdaya maju. 4.2 ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN Analisis keperluan latihan merupakan langkah pertama dalam pusingan latihan. Ia merupakan penilaian yang dilakukan oleh organisasi bagi mengenalpasti apakah latihan yang diperlukan oleh kakitangannya (Harris, 1997, m.s 310). Sesebuah organinasi tidak boleh sewenang-wenangnya melaksanakan program latihan kepada kakitangannya tanpa terlebih dahulu menganalisis secara terperinci dan saintifik apakah bentuk-bentuk serta jenis-jenis latihan yang benar-benar diperlukan oleh kakitangannya pada sesuatu masa. Tujuan dilakukan analisis ini ialah untuk mengetahui tiga perkara, iaitu

(i) Apakah pengetahuan (knowledge), kemahiran (skill) dan kemampuan (abilities) atau ringkasnya disebut sebagai KSAs yang diperlukan oleh pekerja-pekerja?

(ii) Adakah pekerja-pekerja mempunyai KSAs yang mencukupi?

(iii) Apakah melalui latihan boleh menyelesaikan masalah KASs ini?

Menurut Rummler (1987), analisis keperluan latihan yang dilakukan akan memberi impaks terhadap empat perkara berikut:

(i) Peserta Program Latihan - Untuk memastikan adakah sesuatu program latihan itu sesuai atau tidak dengan pekerjaan yang sedang dilakukan oleh pekerja-pekerja di sesebuah organisasi?

(ii) Organisasi -Bagi memastikan adakah program-program latihan itu berupaya meningkatkan prestasi organisasi berkenaan?

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

83

(iii) Mutu Program Latihan - Bagi membolehkah sesuatu program latihan yang telah atau akan dilakukan itu dapat kita ukur mutu serta keberkesanannya.

(iv) Keberkesanan Fungsi Latihan - Untuk melihad adakah latihan membawa sebarang perubahan serta memberi impaks kepada organisasi.

SOALAN DALAM TEKS 4.1

1. Apakah tujuan analisis keperluan latihan dilakukan?

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

Analisis keperluan latihan boleh dilakukan oleh sesiapa sahaja. Ia boleh dilakukan oleh kakitangan organisasi sendiri. Analisis juga boleh diklakukan oleh penyelia atau pengurus. Ia juga boleh dilakukan oleh kakitangan yang terlatih khusus dalam bidang latihan dan pembangunan kakitangan yang ditempatkan di Jabatan Latihan setiap organisasi. 4.3 ANALISIS ORGANISASI Aktiviti pertama dalam membuat analisis keperluan latihan ialah menganalisis organisasi bagi mengenalpasti perkara-perkara yang membawa kepada perlunya latihan dijalankan di organisasi berkenaan. Dalam mengenalpasti apakah jenis-jenis latihan yang diperlukan oleh sesebuah organisasi, Berger (1993) menegaskan bahawa perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian.

(i) Apakah strategi dan objektif organisasi tersebut? Adakah terdapat sebarang perubahan berdanding dengan sebelum ini?

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

84

(ii) Bagaimanakah organisasi berkenaan berhadapan dengan persekitaran luarannya? Adakah persekitaran tersebut bersifat dinamik atau sebaliknya?

(iii) Adakah terdapat perubahan terhadap budaya, suasana/iklim serta norma-norma dalam organisasi tersebut?

(iv) Adakah jawapan terhadap soalan-soalan tersebut mempunyai kesan terhadap pekerjaan di dalam organisasi berkenaan?

Perubahan-perubahan terhadap perkara-perkara di atas berkemungkinan memaksa kakitangan organisasi mempelajari pengetahuan dan kemahiran serta memiliki sikap baru, ataupun sekurang-kurangnya menambah pengetahuan atau kemahiran dalam aspek-aspek sedia ada bagi membolehkan mereka melakukan tugas-tugas mereka dengan lebih baik lagi. Analisis keperluan latihan boleh dilakukan dengan mengkaji dokumen perancangan perniagaan yang disediakan oleh organisasi berkenaan. Organisasi mungkin mengubah strategi perniagaannya bagi menghadapi perubahan-perubahan yang pesat berlaku dalam persekitarannya. Sebagai contoh, kemunculan pesaing-pesaing baru memerlukan organisasi berkenaan mempergiatkan usaha-usaha memasarkan produk atau perkhidmatannya. Oleh yang demikian, kakitangan bahagian pemasaran mungkin memerlukan pengetahuan serta kemahiran baru dalam aspek-aspek pemasaran serta layanan pelanggan. Maka itu, program-program latihan untuk memberi pengetahuan serta kemahiran pemasaran serta khidmat pelanggan perlu dirancang serta diberikan kepada kakitangan. Kesimpulannya, setiap jawapan terhadap ketiga-tiga soalan di atas akan menentukan keperluan latihan kepada kakitangan organisasi tersebut. 4.4 ANALISIS TUGAS Aktiviti kedua ialah menganalisis tugas. Analisis tugas ialah proses mendapatkan maklumat berkaitan dua perkara asas, iaitu

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

85

(i) Apakah tugas-tugas yang dijalankan oleh seseorang kakitangan, dan

(ii) Apakah pengetahuan, kemahiran dan kemampuan yang diperlukan oleh seseorang kakitangan untuk menjalankan sesuatu tugas dengan baik (Harris, 1997).

Dalam konteks pengurusan latihan, analisis tugas diperlukan bagi tujuan kedua, iaitu untuk mengenalpasti apakah pengetahuan, kemahiran serta kemampuan yang diperlukan oleh seseorang pekerja untuk menjalankan tugas-tugas yang diamanahkan kepadanya dengan baik bagi membantu organisasi mencapai kejayaan. Walaupun begitu, seseorang pekerja tidak semestinya memerlukan ketiga-tiga perkara tersebut (pengetahuan, kemahiran dan kemampuan) ketika diminta untuk menjalankan sesuatu tugas. Selain bertujuan untuk mengenalpasti apakah jenis-jenis latihan yang diperlukan oleh pekerja, analisis tugas juga berguna untuk aktiviti-aktiviti pengurusan sumber manusia yang lain seperti pengambilan pekerja baru, pembangunan kerjaya, pengurusan prestasi, rekabentuk tugas, penetapan gaji, perancangan sumber manusia, keselamatan, dan kaunseling pekerja. Terdapat tiga kaedah yang sering dilakukan apabila membuat analisis tugas: 1. Pemerhatian Cara ini amat sesuai untuk sesuatu pekerjaan yang memperlihatkan banyak pergerakan fizikal dan hasil kerja tersebut dapat dilihat segera. Kita boleh memerhatikan seseorang pekerja melakukan tugasnya dalam tempoh tertentu dan mencatatkan apa-apa yang kita perhatikan. Contohnya, memerhatikan seorang operetor pengeluaran di sebuah kilang bekerja selama seminggu membolehkan kita memperolehi banyak maklumat tentang keperluan latihan yang diperlukan olehnya. Walaupun begitu, tidak semua maklumat tentang pekerjaan boleh diperolehi melalui pemerhatian. Terdapat tugas yang tidak menggunakan banyak pergerakan fizikal dan hasil kerjanya tidak dapat dilihat dalam

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

86

tempoh terdekat. Ini agak menyukarkan untuk membuat pemerhatian kerana maklumat yang diperolehi amat sedikit. Contohnya ialah tugas seorang Juruanalisis Sistem atau seorang Pengurus Sumber Manusia. 2. Temubual

Pada tugas-tugas yang mana pemerhatian hanya memberikan kita maklumat yang terlalu sedikit, kita boleh melakukan temubual dengan pekerja berkenaan. Pekerja-pekerja boleh ditemubual untuk mengenalpasti keperluan latihan mereka. Kebiasaanya temubual ini dilakukan ke atas pengurus-pengurus atasan, atau sekumpulan pekerja yang memerlukan pengetahuan serta kemahiran yang unik serta berbeza dari pekerja lain. Soalan-soalan yang bakal ditanya akan disediakan terlebih dahulu bagi memudahkan perjalanan temubual. Hasil temubual ini akan membolehkan program-program latihan direka bentuk sesuai dengan keperluan kakitangan berkenaan. 3. Analisis rekabentuk tugas

Kaedah ketiga melakukan analisis tugas ialah dengan menganalisis rekabentuk tugas (job design). Pekerja akan diminta untuk menyenaraikan tugas-tugas yang mereka sedang lakukan sekarang. Mereka juga diminta melakarkan aliran kerja (carta aliran) tugas mereka bermula dari A hinggalah Z. senarai tugas serta carta lairan tersebut dianalisis untuk memastikan kesesuaiannya dengan situasi kerja yang diperlukan oleh organisasi di masa depan. Jurang yang terdapat antara senarai tugas lama dan juga carta aliran lama dengan keperluan baru akan menentukan apakah pengetahuan-pengetahuan serta kemahiran-kemahiran yang diperlukan oleh pekerja-pekerja. Berdasarkan kepada jurang tersebut maka program latihan direkabentuk. Beberapa cara lagi untuk mendapatkan maklumat tentang pekerjaan ialah dengan menggunakan buku log harian, memerhatikan rakaman pita video dan juga mengadakan sesi perbincangan dengan pekerja untuk mengenalpasti apakah keperluan-keperluan mereka.

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

87

4.5 ANALISIS INDIVIDU Aktiviti ketiga dalam menganalisis keperluan latihan ialah menganalisis individu pekerja bagi mengenalpasti apakah pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan, serta perubahan sikap yang dikehendaki bagi membolehkan seseorang individu pekerja itu berperanan dengan lebih baik lagi. Terdapat tiga cara yang boleh dilakukan untuk menganalisis individu. 1. Penilaian prestasi Penilaian prestasi merupakan satu aktiviti dalam pengurusan sumber manusia yang dijalankan setiap tahun. Terdapat berbagai tujuan penilaian prestasi dijalankan. Antaranya ialah memenuhi tuntutan undang-undang, kaedah memutuskan kenaikan gaji serta merancang pembangunan kerjaya seseorang kakitangan. Selian dari itu, penilaian prestasi juga boleh menjadi salah satu kaedah yang baik bagi mengenalpastikan apakah latihan-latihan yang diperlukan oleh seseorang kakitangan. 2. Penilaian kendiri Penilaian prestasi tahunan seperti dibincangkan di atas dilakukan oleh penyelia atau pengurus seseorang kakitangan. Ia adakalanya kurang tepat disebabkan oleh penyelia atau pengurus mungkin tidak benar-benar tahu apakah yang diperlukan oleh seseorang kakitangan. Oleh yang demikian, terdapat juga kaedah yang meminta kakitangan sendiri menilai diri serta pencapaian sendiri untuk mengetahui apakah jenis-jenis serta bentuk-bentuk latihan yang diperlukannya untuk membolehkannya melakukan pekerjaannya dengan lebih baik lagi. 3. Ujian kemahiran Selian dari penilaian prestasi oleh majikan daan juga penilaian kendiri oleh kakitangan, satu lagi kaedah yang sesuai untuk mengenalpasti keperluan latihan peringkat individu ialah dengan mengadakan ujian kemahiran kepada kakitangan berkenaan. Kakitangan dikehendaki

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

88

menduduki ujian atau peperiksaan berkaitan sesuatu bidang. Uian atau peperiksaan itu boleh dilakukan samada secara bertulis atau secara lisan. Markah dan pencapaiannya akan dinilai dan diukur bagi menentukan samada beliau perlu atau tidak mengikuti sesuatu program latihan. 4.6 KESILAPAN DALAM MENGANALISIS Analisis keperluan latihan merupakan satu aktiviti yang bersifat saintifik. Ia memerlukan kemahiran yang tinggi untuk melakukannya. Tidak semua orang mampu melakukannya dengan baik bagi menghasilkan jawapan yang tepat (valid) dan boleh dipercayai (reliable). Terdapat beberapa kesilapan yang sering berlaku dalam mana-mana kajian saintifik. Menurut Clardy (1997), kesilapan-kesilapan tersebut ialah 1. Kesiapan merekod maklumat Antara kesilapan yang sering berlaku ialah kesilapan kakitangan apabila menandakan borang soalselidik yang diberikan kepada mereka. Sebagai contoh, mereka mungkin menandakan jawapan 2 terhadap kenyataaan yang mereka kurang bersetuju yang sepatutnya ditanda 3, yang membawa maksud mereka tidak pasti . 2. Kesilapan persampelan Kesilapan boleh berlaku apabila penyelidik tersilap dalam melakukan persampelan. Sebagai contoh, kemungkinan analisis keperluan latihan dijalankan ke atas 10 peratus juruteknik yang diambil mewakili kakitangan ketegori teknikal di sesebuah jabatan. Kebetul pula kesemua mereka betul-betul tidak berminat terhadap pekerjaan mereka dan menunjukkan prestasi yang buruk. Hasil dari analisis ini akan memberikan gambaran yang salah terhadap keperluan latihan yang benar-benar diperlukan oleh semua kakitangan teknikal di organisasi berkenaan.

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

89

3. Subjek kurang faham atau berbohong Individu pekerja yang mana kita melakukan analisis keperluan latihan ke atasnya mungkin tidak memahami atau tersalah tafsir soalan-soalan yang dikemukakan kepadanya. Ia akan memberikan jawapan yang salah. Apa yang memburukkan lagi keadaan ialah apabila pekerja tidak mahu menjawab soalan yang ditanya dengan betul, sebaliknya berbohong. 4. Penyelidik yang bias Penyelidik juga besar kemungkinan boleh bersikap bias terhadap sesuatu masalah apabila mereka melihat sesuatu isu itu melalui kacamata yang berbeza. Sebagai contoh, seorang juruaudit mungkin melihat prestasi kakitangan yang rendah disebabkan oleh kurangnga kawalan oleh pihak pengurusan, manakala seseorang ahli psikologi melihat masalah tersebut berounca dari kekuraangan motivasi dan sebagainya. 5. Kesilapan menggunakan instrumen Analisis keperluan latihan merupakan aktiviti yang teknikal. Ia memerlukan kaedah serta peralatan tertentu. Tidak semua kaedah dan juga alatan sesuai untuk semua peringkat analisis. Sebagai contoh, kaedah pemerhatian mungkin sesuai untuk menganalisis pekerjaan, sebaliknya tidak sesuai untuk mengalisis organisasi. 4.7 RUMUSAN Untuk menjalanankan sesuatu program latihan yang benar-benar memberi impak kepada organisasi, terlebih dahlu pelulah dilakukan analisis keperluan latihan. Analisis keperluan latihan merupakan langkah pertama dalam pusingan latihan. Ia bertujuan untuk mengenalpasti apakah pengetahuan (knowledge), kemahiran (skill) serta sikap (attitudes) atau ringkasnya KSAs yang diperlukan di peringkat organisasi, peringkat pekerjaan dan peringkat individu untuk membolehkan sesuatu pekerjaan itu dijalankan dengan baik ke arah meningkatkan keberkesanan organisasi.

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

90

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

1. Bagaimanakah analisis keperluan latihan bagi peringkat organisasi

dilakukan? 2. Apakah kesilapan-kesilapan yang selalu berjadi dalam melakukan

kajian saintifik termasuklah dalam membuat analisis keperluan latihan?

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 4.1 1. Analisis keprluan latihan bertujuan untuk mengetahui:

(i) Apakah pengetahuan (knowledge), kemahiran (skill) dan kemampuan (abilities) atau ringkasnya disebut sebagai KSAs yang diperlukan oleh pekerja-pekerja?

(ii) Adakah pekerja-pekerja mempunyai KSAs yang mencukupi?

(iii) Apakah melalui latihan boleh menyelesaikan masalah KASs ini?