POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · permohonan/ pengguna & tanggung pengguna Staf...

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROSES KERJA

PS-15

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : PN. NORIAH BINTI MOKSIN Jawatan : Ketua Unit Pembangunan

Inkstruksional dan Multimedia Tarikh : 24 Jun 2019

NAMA : Jawatan : Tarikh : 24 Jun 2019

MAKLUMAT TERKAWAL

MAKLUMAT TERKAWAL

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN

INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA

PS-15

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 1 /12

Tarikh 24-06-2019

KANDUNGAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3

1.5 Definisi ................................................................................................................ 3

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 3

2. SIPOC DIAGRAM4.4.1 ..................................................................................................... 4

2.1 Penyediaan Perkhidmatan Teknikal .................................................................... 4

3. SWIMLANE 4.4.1 ................................................................................................................ 5

3.1 Perkhidmatan Teknikal ....................................................................................... 5

3.2 Perkhidmatan /Salinan Grafik, Produksi & Multimedia ........................................ 6

3.3 Pinjaman Peralatan ............................................................................................ 7

3.4 Senggara dan Baiki Aset (Borang Aduan Kerosakan Peralatan) ........................ 8

4. PROSES KERJA4.4.1........................................................................................................ 9

4.1 Perkhidmatan Teknikal ....................................................................................... 9

4.2 Perkhidmatan /Salinan Grafik, Produksi & Multimedia. ....................................... 9

4.3 Pinjaman Peralatan ............................................................................................ 9

4.4 Selenggara dan Baiki Aset ............................................................................... 10

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ....................................................................................... 10

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ........................................................................................... 11

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 ........................................................................... 11

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD)7.5 ..................................................... 11

9. LAMPIRAN8.5 ................................................................................................................ 12

10. KAWALAN DAN PINDAAN7.5 ........................................................................................ 12

MAKLUMAT TERKAWAL



PS-15

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 2 /12

Tarikh 24-06-2019

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan pengurusan perkhidmatan Pembangunan Instruksional & Multimedia berjalan dengan sempurna dan lancar.

2) Skop (key activities) Prosedur ini digunapakai oleh PMK untuk menguruskan perkhidmatan audio/video, peminjaman dan pemulangan peralatan multimedia.

3) Indikator kecemerlangan proses4.4.1 a. Melaksanakan rakaman dan suntingan video dalam tempoh 2 minggu bekerja

b. Menyediakan perkhidmatan audio-visual dalam tempoh 2 hari bekerja

c. Menyediakan perkhidmatan mengambil dan mengedit gambar dalam tempoh 5 hari bekerja.

d. Menyediakan perkhidmatan rekaan grafik dalam tempoh 7 hari bekerja.

e. Menyelesaikan aduan kerosakan peralatan multimedia dalam tempoh 5 hari bekerja.

4) Pemilik proses Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia

5) Pelanggan proses5.2 a. Staf b. Pelajar

6) Pihak berkepentingan4.2 a. Jabatan b. Unit c. Pelajar

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Garispanduan Penerbitan PoliTV dari CeLT, JPP

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia

Pegawai multimedia dan sumber

Jurufotografi

Pereka

Juruaudio visual

Pembantu operasi

Pelanggan

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utiliti 7.1.3(a) Ruang pejabat

Stor

Studio

MAKLUMAT TERKAWAL



PS-15

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 3 /12

Tarikh 24-06-2019

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Kamera digital, video digital, PA system dan perisian

Pengangkutan 7.1.3 (c) Kereta dan lori

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

Telefon, e-mail , aplikasi whatsapp

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -

Bahan 7 bahan luak, alat ganti dan bekalan pejabat

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Teknik fotografi dan video serta PA system

Kompetensi kakitangan 7.2 Pengambilan dan suntingan videografi, kemahiran PA system dan rekaan grafik.

Lain-lain

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Kemudahan perkhidmatan yang ada di UPIM

Staf UPIM Setahun Poster/ Web site

Staf / Pelajar

2. Prosedur permohonan/ pengguna & tanggung pengguna

Staf UPIM Setahun Poster/

Web site

Staf / Pelajar

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

UPIM Unit Pembangunan Instruksional dan Multimedia

Perkhidmatan teknikal Menyediakan peralatan multimedia termasuk staf UPIM, mengambil gambar , mengambil video , suntingan dan rekaan grafik

Pinjaman peralatan Memberi pinjaman videokamera , kamera , mikrofon, kabel, layar dan stand microphone

Jurufoto Pegawai yang mahir dalam hal ehwal mengambil dan suntingan gambar

Juru audio visual Pegawai yang mahir dalam hal ehwal mengambil dan suntingan video

Pereka Pegawai yang mahir dalam hal ehwal suntingan dan rekaan grafik

Multimedia Peralatan terdiri PA system, siaraya, kamera video, kamera, suntingan dan rekaan grafik

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

UPIM Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia

Pemohon/pengguna Peminjam peralatan/ Pengguna perkhidmatan

KUPIM Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia

Peralatan Peralatan termasuklah kamera, kamera video dan PA system, layar, kabel dan stand microfon.

Pegawai UPIM Terdiri daripada Pegawai Multimedia dan Sumber (PMS), Jurufotografi (JF), Pereka (PR), Juruaudio Visual (JAV) dan Pembantu Operasi (PO)

MAKLUMAT TERKAWAL



PS-15

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 4 /12

Tarikh 24-06-2019

2. SIPOC DIAGRAM4.4.1

2.1 Penyediaan Perkhidmatan Teknikal

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

KUPIM

Pegawai UPIM

Pengguna

Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal

Surat arahan aktiviti / program

Tentatif aktiviti / program

Jadual tugas UPIM

Bahan P&P

Story board

Borang soal selidik

kepuasan pelanggan

KHIDMAT TEKNIKAL

Khidmat teknikal (gambar, video, dan audio-visual)

Pengguna

UPIM

UPIM

Peg.UPIM

Pengguna

Borang Perkhidmatan /Salinan Grafik, Produksi & multimedia.

Surat arahan aktiviti/program

Maklumat berkaitan program

PERKHIDMATAN

SALINAN

GRAFIK,

PRODUKSI DAN

MULTIMEDIA

Reka cipta grafik

Hasilkan produksi

Salinan multimedia ( gambar/ video)

Pengguna

KUPIM

Pegawai UPIM

Pengguna

KEW.PA 9 : Borang Permohonan Pergerakan /Pinjaman Aset Alih.

Surat arahan

Tentatif program

Rekod soal selidik kepuasan pelanggan

PINJAM

ASET

Peralatan yang diperlukan

Pengguna

KUPIM

Pegawai UPIM

Pengguna

aduan kerosakan dan lengkap borang aduan kerosakan UPIM

lengkap borang kerosakan Kew. PA 9

rekod soal selidik kepuasan pelanggan

SENGGARA DAN BAIKI ASET

pembaikan / penyelenggaraan juru audio/ juruteknik/ pembekal luar

Pengguna

MAKLUMAT TERKAWAL



PS-15

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 5 /12

Tarikh 24-06-2019

3. SWIMLANE 4.4.1

3.1 Perkhidmatan Teknikal

KUPIM PEGAWAI UPIM PENGGUNA

TIDAK

YA

TERIMA BORANG

KHIDMAT TEKNIKAL

LULUS

MEMBUAT KERJA-KERJA PEMASANGAN & PENGUJIAN ALATAN MULTIMEDIA

MENILAI

PERKHIDMATAN

( Borang Soal

Selidik Kepuasan

Pelanggan)

MAKLUM KEPADA

PENGGUNA

MAKLUMAT TERKAWAL



PS-15

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 6 /12

Tarikh 24-06-2019

3.2 Perkhidmatan /Salinan Grafik, Produksi & Multimedia


TIDAK

YA

TERIMA BORANGTEMPAHAN

PERKHIDMATAN/ SALINAN

GRAFIK,PRODUKSI & MULTIMEDIA

MULTIMEDIA

LULUS MAKLUM KEPADA

PENGGUNA

MEMBUAT REKA BENTUK GRAFIK /PRODUKSI /MEMBUAT SALINAN MULTIMEDIA.

MENILAI

PERKHIDMATAN (

Borang Soal

Selidik Kepuasan

Pelanggan )

MAKLUMAT TERKAWAL



PS-15

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 7 /12

Tarikh 24-06-2019

3.3 Pinjaman Peralatan


TIDAK

YA

TERIMA BORANG

PINJAMAN

PERALATAN DARI

PEMOHON DAN

SEMAK PERALATAN

LULUS

MENYEDIAKAN

PERALATAN.AUDIO-

VISUAL

MEMBUAT

PENGUJIAN

PERALATAN AUDIO /

VISUAL

MAKLUM KEPADA

PENGGUNA

MENANDATANGANI

TERIMAAN DAN

PEMULANGAN ASET

PADA KEW.PA 9

MENILAI

PERKHIDMATAN

( Borang soal selidik

kepuasan pelanggan)

MAKLUMAT TERKAWAL



PS-15

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 8 /12

Tarikh 24-06-2019

3.4 Senggara dan Baiki Aset (Borang Aduan Kerosakan Peralatan)


Ya

TERIMA BORANG

ADUAN KEROSAKAN

DARI PEMOHON

TIDAK BOLEH

SELENGGARA DAN

BAIKI MAKLUM

KEPADA PEMBEKAL

BAIKI DAN

SELENGGARA

PERALATAN

AUDIO/VISUAL

LULUS BORANG

KEROSAKAN KEW

PA 9

BAIKI DAN

SELENGGARA

MENILAI

PERKHIDMATAN

(Borang soal

selidik kepuasan

pelanggan)

MAKLUMAT TERKAWAL



PS-15

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 9 /12

Tarikh 24-06-2019

4. PROSES KERJA4.4.1

4.1 Perkhidmatan Teknikal

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. KUPIM Meluluskan borang khidmat teknikal

2. PMS Memantau tugas JF, PR , JAV serta PO

3. JAV Menjalankan tugas PA system serta siaraya, mengambil dan mengedit video

4. JF Mengambil dan mengedit gambar dan video

5. PR Mereka grafik mengikut kehendak pelanggan

6. Pengguna Memastikan perkhidmatan yang diberikan seperti yang dikehendaki

4.2 Perkhidmatan /Salinan Grafik, Produksi & Multimedia.

Bil Tanggung

jawab Tindakan

1 KUPIM Meluluskan borang khidmat / salinan Grafik, Produksi dan Multimedia

2 PMS Memantau tugas JF, PR , JAV serta PO

3 JAV Menjalankan tugas mengambil dan mengedit video / menyediakan montaj dll / salinan video

4 JF Menyediakan salinan gambar.

5 PR Mereka grafik mengikut kehendak pelanggan

6 PENGGUNA Berbincang dengan pegawai-pegawai multimedia tentang keperluan dan

kehendak mereka.

4.3 Pinjaman Peralatan

Bil. Tanggungjawab Tindakan

1. KUPIM Meluluskan permohonan pinjaman

2. PMS Mengarahkan JAV , JF memeriksa peralatan audio-visual

3. Pegawai Upim Maklum kepada pelanggan untuk mengambil peralatan

4. Pegawai Upim Isi borang rekod pergerakan Kew. PA 9.

5. Pelanggan Melengkapkan borang pinjaman selepas majlis berlangsung.

MAKLUMAT TERKAWAL



PS-15

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 10 /12

Tarikh 24-06-2019

4.4 Selenggara dan Baiki Aset

Bil Tanggung jawab Tindakan

7. KUPIM Meluluskan permohonan selenggara dan Baiki asset dan Kew. PA 9

8. PMS Mengarahkan JAV dan JF Baiki dan selenggara peralatan audio / visual

9. PMS Dapatkan sebutharga daripada pembekal jika kerosakan tidak dapat dibaiki

10. PMS Hantar peralatan kepada pembekal

11. Pembekal Baiki dan selenggara peralatan yang rosak

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan Borang Permohonan

Senarai Permohonan

Kelulusan perancangan Ketua Unit Pembangunan dan Instruksional Multimedia

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk kepada borang ;

a) Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal

b) Borang Permohonan Pergerakan/Pinjaman Aset Alih

c) Borang Perkhidmatan/Salinan Grafik & Multimedia

d) Borang Aduan Kerosakan Peralatan

Kawalan Proses yang

disumber luar 8.4

-

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2

Kod peralatan

Borang permohonan

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data borang permohonan

Maklum balas kepuasan pelanggan

Pemuliharaan 8.5.4 Kamera, video kamera, layar, alat pembesar suara, PA

system, kabel, komputer.

Khidmat selepas

perkhidmatan 8.5.5

Maklum balas kepuasan pelanggan

Kawalan Perubahan 8.5.6 Permohonan yang dahulu didahulukan

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 a) Analisis Borang Kepuasan Pelanggan

MAKLUMAT TERKAWAL



PS-15

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 11 /12

Tarikh 24-06-2019

b) Komen dalam Borang permohonan Perkhidmatan/

pinjaman.

Tindakan pembetulan 10.2 a) Meningkatkan mutu perkhidmatan

b) Selenggaraan berkala pada aset

Penambahbaikan 10.3 a) Perolehan peralatan baru

b) Kursus kemahiran multimedia

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN

(sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Pinjaman peralatan tidak dapat diberikan kpd pelanggan.

Bilangan peralatan yang terhad.

Selenggara dan baiki alat yang rosak.

Wujudkan SOP pinjaman peralatan.

Pembelian tambahan peralatan.

2. Perkhidmatan kurang berkesan.

Staf UPIM yang tidak multi-tasking

Staf UPIM perlu meningkatkan pelbagai kemahiran.

Staf UPIM perlu menghadiri kursus yang pelbagai.

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD)7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal

1 tahun Fail Kualiti UPIM AM

2. Borang Perkhidmatan / Salinan Grafik & Multimedia


3. Borang Aduan Kerosakan Perralatan 1 tahun Fail Kualiti UPIM AM

4. Borang Permohonan Pergerakan / Pinjaman Aset Alih


MAKLUMAT TERKAWAL



PS-15

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 12 /12

Tarikh 24-06-2019

9. LAMPIRAN8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PS-15 (1) (24-06-19) Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal

2) PS-15 (2) (24-06-19) Borang Aduan Kerosakan Peralatan

3) PS-15 (3) (24-06-19) Borang Perkhidmatan/Salinan Grafik & Multimedia

4) Kew.PA-9 Borang Permohonan Pergerakan / Pinjaman Aset Alih

10. KAWALAN DAN PINDAAN7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi.

ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa.

iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.

v. Semua maklumat diedar melalui samada :

a. E-Document

b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08/09/17

02 25/06/18

03 24/06/19

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. LAMPIRAN 1, LAMPIRAN 2 dan LAMPIRAN 3

LAMPIRAN 5.6.2018 KSP BIL 1/2018

P01. SIPOC, Swimlane, Proses Kerja, Kawalan Output Tidak Akur dan Lampiran

4 – 12 14.6.2019 TP

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · permohonan/ pengguna & tanggung pengguna Staf...

Documents

Transcript of POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · permohonan/ pengguna & tanggung pengguna Staf...