POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · PMS Mengarahkan JAV dan JF Baiki dan...
Transcript of POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA · PMS Mengarahkan JAV dan JF Baiki dan...
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PROSES KERJA
PS-15
PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA
SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
NAMA : PN. NORIAH BINTI MOKSIN Jawatan : Ketua Unit Pembangunan
Inkstruksional dan Multimedia Tarikh : 25 Jun 2018
NAMA : Jawatan : Tarikh : 25 Jun 2018
MAKLUMAT TERKAWAL
MAKLUMAT TERKAWAL
PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN
INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA
PS-15
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 1 /11
Tarikh 25-06-2018
KANDUNGAN
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2
1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2
1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 ...................................................................... 2
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3
1.5 Definisi ................................................................................................................ 3
1.6 Singkatan ............................................................................................................ 3
2. SIPOC DIAGRAM4.4.1 ..................................................................................................... 4
2.1 Penyediaan Perkhidmatan Multimedia ................................................................ 4
3. SWIMLANE 4.4.1 ................................................................................................................ 5
3.1 Khidmat teknikal ( Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal dan Borang
Perkhidmatan / Salinan Grafik & Multimedia) dan (Borang soal selidik Kepuasan
Pelanggan UPIM ) .................................................................................................. 5
3.2 Pinjaman Peralatan (Borang Pinjaman Peralatan Teknikal ) dan (Borang soal selidik
Kepuasan pelanggan UPIM ) .................................................................................. 6
3.3 Senggara dan Baiki Aset (Borang Aduan Kerosakan Peralatan) dan (Borang soal
selidik Kepuasan pelanggan UPIM ) ....................................................................... 7
4. PROSES KERJA4.4.1........................................................................................................ 8
4.1 Perkhidmatan Teknikal ........................................................................................... 8
4.2 Pinjaman Peralatan ............................................................................................... 8
4.3 Selenggara dan Baiki Aset .................................................................................... 8
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ......................................................................................... 9
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ........................................................................................... 10
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 ............................................................................ 10
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD)7.5 ..................................................... 10
9. LAMPIRAN8.5 ................................................................................................................ 10
10. KAWALAN DAN PINDAAN7.5 ....................................................................................... 11
MAKLUMAT TERKAWAL
PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN
INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA
PS-15
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 2 /11
Tarikh 25-06-2018
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif Memastikan pengurusan perkhidmatan Pembangunan Instruksional & Multimedia berjalan dengan sempurna dan lancar.
2) Skop (key activities) Prosedur ini digunapakai oleh PMK untuk menguruskan perkhidmatan audio/video, peminjaman dan pemulangan peralatan multimedia.
3) Indikator kecemerlangan proses4.4.1 a. Melaksanakan rakaman dan suntingan video dalam tempoh 2 minggu bekerja
b. Menyediakan perkhidmatan audio-visual dalam tempoh 2 hari bekerja
c. Menyediakan perkhidmatan mengambil dan mengedit gambar dalam tempoh 5 hari bekerja.
d. Menyediakan perkhidmatan rekaan grafik dalam tempoh 7 hari bekerja.
e. Menyelesaikan aduan kerosakan peralatan multimedia dalam tempoh 5 hari bekerja.
4) Pemilik proses Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia
5) Pelanggan proses5.2 a. Staf b. Pelajar
6) Pihak berkepentingan4.2 a. Jabatan b. Unit c. Pelajar
1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015
Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Garispanduan Penerbitan PoliTV dari CeLT, JPP
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia
Pegawai multimedia dan sumber
Jurufotografi
Pereka
Juruaudio visual
Pembantu operasi
Pelanggan
Infrastruktur 7.1.3
Bangunan dan utiliti 7.1.3(a) Ruang pejabat
Stor
Studio
MAKLUMAT TERKAWAL
PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN
INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA
PS-15
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 3 /11
Tarikh 25-06-2018
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Kamera digital, video digital, PA system dan perisian
Pengangkutan 7.1.3 (c) Kereta dan lori
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)
Telefon, e-mail , aplikasi whatsapp
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -
Bahan 7 bahan luak, alat ganti dan bekalan pejabat
Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Teknik fotografi dan video serta PA system
Kompetensi kakitangan 7.2 Pengambilan dan suntingan videografi, kemahiran PA system dan rekaan grafik.
Lain-lain
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
1. Peralatan Multimedia
Staf UPIM Setahun Bengkel Staf / Pelajar
2. Kompentensi staf Staf UPIM Setahun Bengkel Staf / Pelajar
1.5 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
UPIM Unit Pembangunan Instruksional dan Multimedia
Perkhidmatan teknikal Menyediakan peralatan multimedia termasuk staf UPIM, mengambil gambar , mengambil video , suntingan dan rekaan grafik
Pinjaman peralatan Memberi pinjaman videokamera , kamera , mikrofon, kabel, layar dan stand microphone
Jurufoto Pegawai yang mahir dalam hal ehwal mengambil dan suntingan gambar
Juru audio visual Pegawai yang mahir dalam hal ehwal mengambil dan suntingan video
Pereka Pegawai yang mahir dalam hal ehwal suntingan dan rekaan grafik
Multimedia Peralatan terdiri PA system, siaraya, videokamera, kamera, suntingan dan rekaan grafik
1.6 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
UPIM Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia
Pemohon/pengguna Peminjam peralatan/ Pengguna perkhidmatan
KUPIM Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia
Peralatan Peralatan termasuklah kamera, kamera video dan PA system.
Pegawai UPIM Terdiri daripada Pegawai Multimedia dan Sumber (PMS), Jurufotografi (JF), Pereka (PR), Juruaudio Visual (JAV) dan Pembantu Operasi (PO)
MAKLUMAT TERKAWAL
PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN
INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA
PS-15
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 4 /11
Tarikh 25-06-2018
2. SIPOC DIAGRAM4.4.1
2.1 Penyediaan Perkhidmatan Multimedia
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS
KUPIM
Pegawai UPIM
Pengguna
Rekod tempahan borang
Surat arahan aktiviti / program
Tentatif aktiviti / program
Jadual tugas UPIM
Bahan P&P
Story board
rekod soal selidik
kepuasan pelanggan
KHIDMAT TEKNIKAL
Khidmat teknikal (gambar, video, grafik dan multimedia )
Hasil video
Pengguna
UPIM
KUPIM
Pegawai UPIM
Pengguna
Rekod tempahan borang
Rekod pergerakan aset Kew. PA 6
Surat arahan
Tentatif program
Rekod soal selidik kepuasan pelanggan
PINJAM
ASET
Peralatan yang diperlukan
Pengguna
KUPIM
Pegawai UPIM
Pengguna
aduan kerosakan dan lengkap borang aduan kerosakan UPIM
lengkapborang kerosakan Kew. PA 9
rekod soal selidik kepuasan pelanggan
SENGGARA DAN BAIKI
ASET
pembaikan / penyelenggaraan juru audio/ juruteknik/ pembekal luar
Pengguna
MAKLUMAT TERKAWAL
PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN
INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA
PS-15
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 5 /11
Tarikh 25-06-2018
3. SWIMLANE 4.4.1
3.1 Khidmat teknikal ( Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal dan Borang
Perkhidmatan / Salinan Grafik & Multimedia) dan (Borang soal selidik Kepuasan Pelanggan UPIM )
KUPIM PEGAWAI UPIM PENGGUNA
TIDAK
YA
TERIMA BORANG
KHIDMAT TEKNIKAL
LULUS
MEMBUAT KERJA-KERJA PEMASANGAN & PENGUJIAN ALATAN serta REKABENTUK GRAFIK & MULTIMEDIA
MENILAI
PERKHIDMATAN
( soal selidik )
MAKLUM KEPADA
PENGGUNA
MAKLUMAT TERKAWAL
PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN
INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA
PS-15
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 6 /11
Tarikh 25-06-2018
3.2 Pinjaman Peralatan (Borang Pinjaman Peralatan Teknikal ) dan (Borang soal selidik Kepuasan pelanggan UPIM )
KUPIM PEGAWAI UPIM PENGGUNA
TIDAK
YA
TERIMA BORANG
PINJAMAN
PERALATAN DARI
PEMOHON DAN
SEMAK PERALATAN
LULUS
MENYEDIAKAN
PERALATAN.AUDIO-
VISUAL
MEMBUAT
PENGUJIAN
PERALATAN AUDIO /
VISUAL
MENILAI
PERKHIDMATAN
( soal selidik )
ISI BORANG REKOD
PERGERAKAN KEW
PA 6
MAKLUM KEPADA
PENGGUNA
MAKLUMAT TERKAWAL
PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN
INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA
PS-15
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 7 /11
Tarikh 25-06-2018
3.3 Senggara dan Baiki Aset (Borang Aduan Kerosakan Peralatan) dan (Borang soal selidik Kepuasan pelanggan UPIM )
KUPIM PEGAWAI UPIM PENGGUNA
Ya
TERIMA BORANG
ADUAN KEROSAKAN
DARI PEMOHON
TIDAK BOLEH
SELENGGARA DAN
BAIKI MAKLUM
KEPADA PEMBEKAL
BAIKI DAN
SELENGGARA
PERALATAN
AUDIO/VISUAL
LULUS BORANG
KEROSAKAN KEW
PA 9
BAIKI DAN
SELENGGARA
MENILAI
PERKHIDMATAN
( soal selidik )
MAKLUMAT TERKAWAL
PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN
INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA
PS-15
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 8 /11
Tarikh 25-06-2018
4. PROSES KERJA4.4.1
4.1 Perkhidmatan Teknikal
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. KUPIM Meluluskan borang khidmat teknikal
2. PMS Memantau tugas JF, PR , JAV serta PO
3. JAV Menjalankan tugas PA system serta siaraya dan mengambil video
4. JF Mengambil dan mengedit gambar
5. PR Mereka grafik mengikut kehendak pelanggan
6. Pengguna Memastikan perkhidmatan yang diberikan seperti yang dikehendaki
4.2 Pinjaman Peralatan
Bil. Tanggungjawab Tindakan
1. KUPIM Meluluskan permohonan pinjaman
2. PMS Mengarahkan JAV , JF memeriksa peralatan audio-visual
3. Pegawai Upim Maklum kepada pelanggan untuk mengambil peralatan
4. Pegawai Upim Isi borang rekod pergerakan Kew. PA 6.
5. Pelanggan Melengkapkan borang pinjaman selepas majlis berlangsung.
4.3 Selenggara dan Baiki Aset
Bil Tanggung jawab Tindakan
7. KUPIM Meluluskan permohonan selenggara dan Baiki asset dan Kew. PA 6
8. PMS Mengarahkan JAV dan JF Baiki dan selenggara peralatan audio / visual
9. PMS Maklum kepada pembekal jika kerosakan tidak dapat dibaiki
10. PMS Hantar peralatan kepada pembekal
11. Pembekal Baiki dan selenggara Peralatan yang rosak
MAKLUMAT TERKAWAL
PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN
INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA
PS-15
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 9 /11
Tarikh 25-06-2018
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (P)
Output perancangan Borang Permohonan
Senarai Permohonan
Kelulusan perancangan Ketua Unit Pembangunan dan instruksional Multimedia
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Rujuk kepada borang ;
a) Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal
b) Borang Pinjaman Peralatan Teknikal
c) Borang Perkhidmatan/Salinan Grafik & Multimedia
d) Borang Aduan Kerosakan Perralatan
Kawalan Proses yang
disumber luar 8.4
-
Identifikasi dan
kemudahkesanan 8.5.2
Kod peralatan
Borang permohonan
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data borang permohonan
Maklum balas Kepuasan pelanggan
Pemuliharaan 8.5.4 Kamera, video kamera,layar, alat pembesar suara, PA
system, kabel, komputer.
Khidmat selepas
perkhidmatan 8.5.5
Maklum balas kepuasan pelanggan
Kawalan Perubahan 8.5.6 Permohonan yang dahulu didahulukan
Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 a) Analisis Borang Kepuasan Pelanggan
b) Komen dalam Borang permohonan Perkhidmatan/
pinjaman.
Tindakan pembetulan 10.2 a) Meningkatkan mutu perkhidmatan
b) Selenggaraan berkala pada aset
Penambahbaikan 10.3 a) Perolehan peralatan baru
b) Kursus kemahiran multimedia
MAKLUMAT TERKAWAL
PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN
INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA
PS-15
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 10 /11
Tarikh 25-06-2018
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4
Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR
TINDAKAN PENCEGAHAN
(sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)
1. Pensyarah tidak mahir menyediakan story board.
Pengambilan video lewat kerana ketiadaan penyediaan story board oleh pensyarah
Kursus penyediaan story board.
Perlu berbincang dengan UPIM
2. Bilangan peralatan yang kurang/tidak mencukupi.
Pertindanaan permohonan perkhidmatan atau pinjaman peralatan
Sewaan peralatan
Perolehan peralatan baru
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD)7.5
REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
KATEGORI
1. Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal
1 tahun Fail Kualiti UPIM AM
2. Borang Pinjaman Peralatan Teknikal 1 tahun Fail Kualiti UPIM AM
3. Borang Perkhidmatan/Salinan Grafik & Multimedia
1 tahun Fail Kualiti UPIM AM
4. Borang Aduan Kerosakan Perralatan 1 tahun Fail Kualiti UPIM AM
5. Borang soal selidik Kepuasan Pelanggan UPIM
1 tahun Fail KSP UPIM AM
9. LAMPIRAN8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) PS-15 (1) (25-06-18) Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal
2) PS-15 (2) (25-06-18) Borang Pinjaman Peralatan Teknikal
3) PS-15 (3) (25-06-18) Borang Perkhidmatan/Salinan Grafik & Multimedia
4) PS-15 (4) (25-06-18) Borang Aduan Kerosakan Peralatan
5) PS-15 (5) (25-06-18) Borang Soal Selidik Kepuasan Pelanggan UPIM
MAKLUMAT TERKAWAL
PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN
INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA
PS-15
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 11 /11
Tarikh 25-06-2018
10. KAWALAN DAN PINDAAN7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi.
ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.
iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa.
iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.
v. Semua maklumat diedar melalui samada:
a. E-Document
b. Hardcopy
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%
viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08/09/17
02 25/06/18
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01. LAMPIRAN 1, LAMPIRAN 2 dan LAMPIRAN 3
LAMPIRAN 5.6.2018 KSP BIL 1/2018