P.perniagaan (pengawalan)

44
PENGAWALAN FATIN HANIF

Transcript of P.perniagaan (pengawalan)

Page 1: P.perniagaan (pengawalan)

PENGAWALAN

FATINHANIF

Page 2: P.perniagaan (pengawalan)

DEFINISI Pengawalan ialah proses pemantauan prestasi

dan membandingkan apa yang dirancang dengan yang ditetapkan dan mengambil tindakan bagi memastikan aktiviti orgaanisasi dilaksanakan mengikut perancangan yang telah dibuat pada peringkat awal.

Pengawalan melibatkan penggunaan pelbagai alat untuk memantau aktiviti dengan merekod hasil yang di peroleh sebenar dengan pencapaian yang dirangcang

Perancangan dibuat oleh 3 peringkat pengurusan iaitu :

Page 3: P.perniagaan (pengawalan)

PENGURUSAN ATASAN

PENGURUSAN PERTENGAHAN

PENGURUSAN BAWAHAN

Page 4: P.perniagaan (pengawalan)

Sekiranya pengawalan tidak dilakukan dengan baik, maka hasil akhir mungkin tidak seperti yang dijangkakan. Kesannya, matlamat organisasi mungkin tidak akan tercapai..

Perbezaan antara pencapaian sebenar dengan pencapaian yang dirancang akan mewujudkan sisihan.

Sisihan ini menunjukkan penyelewengan telah berlaku. Setiap penyelewengan harus dikenal pasti dengan segera supaya tindakan pembetulan yang tepat boleh diambil.

Page 5: P.perniagaan (pengawalan)

KEPENTINGAN

Membolehkan segala aktiviti yang telah

dirancang

dilaksanakan

dengan baik

Membantu untuk

mengelakkan

sebarang penyelew

engan yang boleh

dijangka

Membolehkan punca kesilapan

atau penyelewe

ngan dikenal pasti

segera agar tindakan

pembetulan yang

tepat dapat diambil dengan segera

Mendapatkan

maklum balas

Page 6: P.perniagaan (pengawalan)

Membolehkan segala aktiviti yang telah dirancang

dilaksanakan dengan baik.

Suatu ketepatan atau garis panduan yang penting harus dibentuk bagi mengelakkan penyelewengan daripada peringkat awal hingga peringkat akhir pelaksanaan sesuatu aktiviti.

Page 7: P.perniagaan (pengawalan)

Membantu untuk mengelakkan sebarang

penyelewengan yang boleh dijangka

Sekiranya penyelewengan telah berlaku pada masa lalu, pengawalan dapat memastikan penyelewengan yang sama tidak berulang lagi pada masa akan datang.

Page 8: P.perniagaan (pengawalan)

Membolehkan punca kesilapan atau penyelewengan dikenal pasti segera

agar tindakan pembetulan yang tepat dapat diambil dengan segera

Kadang kala penyelewengan tidak dapat dielakkan terutamanya bagi aktiviti baru yang tidak mempunyai rekod masa lepas.

Page 9: P.perniagaan (pengawalan)

Mendapatkan maklum balas

Melalui pengawalan, sebarang aktiviti yang telah berlaku akan direkodkan.

Maklumat yang diperoleh boleh digunakan oleh pengurus sebagai garis panduan untuk melakukan perancangan dan pengawalan pada masa akan datang

Page 10: P.perniagaan (pengawalan)

KAWALAN KE ATAS ORGANISASI

Kawalan ke atas organisasi ialah kawalan yang melibatkan keseluruhan bahagian organisasi bagi memastikan matlamat organisasi tercapai.

Pengawalan akan bermula daripada peringkat pengurusan atasan hingga peringkat pengurusan bawahan.

Pihak pengurusan bawahan dikehendaki mematuhi sebarang perancangan dan pengawalan yang ditetapkan oleh pihak pengurusan atasan.

Kawalan organisasi sangat penting bagi memastikan aktiviti yang dijalankan selari dan konsisten dengan matlamat jangka pendek dan jangka panjang organisasi.

Page 11: P.perniagaan (pengawalan)

Melalui prinsip kawalan ini, organisasi dapat bergerak ke arah pencapaian matlamat yang ditetapkan , selaras dengan peraturan dan polisi organisasi.

Page 12: P.perniagaan (pengawalan)

TAHAP KAWALAN KE ATAS PROGRAM

Tahap kawalan ke atas program merujuk kepada proses pengawalan yang berlaku pada setiap peringkat perancangan organisasi.

Sesebuah organisasi lazimnya, mempunyai 3 tahap kawalan program mengikut tahap – tahap pengurusan yang berlainan iaitu :

Page 13: P.perniagaan (pengawalan)

KAWALAN STRATEGIK

KAWALAN TAKTIKAL

KAWALAN OPERASI

Page 14: P.perniagaan (pengawalan)

KAWALAN STRATEGIK

Merupakan kawalan terhadap kaedah pelaksanaan yang diamalkan oleh pengurusan atasan.

Apabila pengurusan atasan melakukan kawalan strategik, mereka terlibat dalam 3 aspek kawalan yang penting iaitu :

memantau faktor - faktor penting dalam persekitaran yang dapat mempengaruhi daya maju sesuatu rancangan strategik yang telah ditetapkan.

Menilai kesan rancangan – rancangan strategik.

Memastikan rancangan strategik dilaksanakan seperti yang dijangka.

Page 15: P.perniagaan (pengawalan)

Kegagalan kawalan ini akan mengakibatkan kegagalan kawalan taktikal dan operasi serta keseluruhan organisasi.

Kawalan strategik juga menuntut pengurus atasan untuk memastikan rancangan strategik dilaksanakan seperti yang dijangkakan.

Misalnya, untuk memastikan kos organisasi dikurangkan, pemberhentian pekerja perlu dilaksanakan bagi kerja – kerja yang tidak penting dalam tempoh yang ditetapkan.

Page 16: P.perniagaan (pengawalan)

KAWALAN TAKTIKAL

Merupakan kawalan yang dijalankan bagi memastikan kaedah kawalan yang diamalkan oleh setiap bahagian dalam organisasi dapat mencapai objektif bahagian yang telah ditetapkan.

Tahap kawalan ini dapat menyokong dan memperincikan tahap kawalan strategik.

Pengurusan pertengahan merupakan pihak yang bertanggungjawab terhadap kawalan ini.

Pengurusan pertengahan juga terlibat dalam kawalan strategik dari segi membekalkan meklumat atau laporan.

Pengurus pertengahan juga terlibat dalam kawalan operasi hanya dari segi memastikan rancangan operasi yang penting dilaksanakan dengan berkesan.

Page 17: P.perniagaan (pengawalan)

Misalnya, katakan kawalan strategi organisasi adalah untuk mengurangkan kos operasi pada semua peringkat. Maka strategi ini perlulah dilaksanakan oleh semua bahagian atau jabatan dalam organisasi. Setiap bahagian atau jabatan pula perlu menetapkan rancangan taktikal masing – masing.

Contohnya, salah satu rancangan taktikal dalam jabatan pengurusan dalam jabatan sumber manusia ialah pengurangan penggunaan kertas sebanyak 20% setiap bulan. Apabila rancangan taktikal ini dilaksanakan, pengurus

pertengahan perlu memantau dan mengawasi pelaksanaan rancangan tersebut.

Laporan mingguan perlu diberikan kepada pengurus pertengahan untuk menilai sejauh manakah penggunaan kertas telah berlaku. Sekiranya tidak ada sebarang perubahan, maka pengurus pertengahan perlu membuat tindakan pembetulan, contohnya dengan mengurangkan pembelian kertas.

Page 18: P.perniagaan (pengawalan)

KAWALAN OPERASI Kawalan organisasi berkait rapat dengan

pelaksanaan aktiviti dalam organisasi. Tahap kawalan ini penting dalam menentukan

pencapaian matlamat organisasi. Kawalan operasi dilakukan oleh pengurus

lini/penyelia. Dalam hal ini, pengurus lini mengawal aktiviti operasi harian, memantau hasil kerja harian dan mengambil tindakan pembetulan sekiranya diperlukan.

Kawalan operasi memberikan maklum balas kepada pengurus atasan tentang sejauh manakah rancangan jangka pendek dan jangka panjang dilaksanakan dengan berkesan.

Page 19: P.perniagaan (pengawalan)

JENIS KAWALA

N

KAWALAN DALAMAN

KAWALAN LUARAAN

Page 20: P.perniagaan (pengawalan)

KAWALAN DALAMAN Kawalan dalaman merupakan suatu bentuk kawalan

kendiri. Dalam erti kata lain, pekerja dibenarkan mengawal

tindak tanduk mereka sendiri. Dalam kawalan kendiri pekerja akan menentukan

objektif dan standard yang ingin dicapai. Pekerja akan bertanggungjawab terhadap hasil akhir

yang dikeluarkan. Dari segi kepimpinan, pengurus yakin terhadap

keupayaan perkerja untuk menyempurnakan tugasnya.

Pengurus akan menyediakan sumber atau kemudahan yang diperlukan dan pekerja akan diberi kebebasan untuk membuat kepurusan .

Page 21: P.perniagaan (pengawalan)

KAWALAN LUARAN Kawalan luaran melibatkan pengawalan terhadap

pekerja yang menjalankan sesuatu aktiviti. Dalam erti kata lain, pengurus mengawal tindak –

tanduk pekerja bawahannya. Seseorang ketua akan bertindak mengawal dan

menyelia pekerja bagi memastikan semua aktiviti berjalan seperti yang dirancang.

Sekiranya berlaku penyelewengan, penyelia akan mengenal pasti tindakan pembetulan yang perlu diambil.

Jenis kawalan ini berdasarkan sistem ganjaran dan hukuman .

Pengurus juga dibenarkan menggunakan peralatan teknologi untuk melicinkan proses pengawalan ini.

Page 22: P.perniagaan (pengawalan)

PROSES DAN KITARAN PENGAWALAN

Proses dan kitaran pengawalan merujuk kepada langkah pengawalan yang tersusun dan sistematik.

Proses pengawalan yang berkesan memudahkan pencapaian matlamat organisasi.

Kitaran pengawalan merujuk kepada proses pengawalan yang berlaku sepanjang masa dalam pengurusan organisasi.

Proses pengawalan berakhir dengan pemerolehan maklum balas sebagai panduan untuk membuat perancangan pada masa akan datang.

Page 23: P.perniagaan (pengawalan)

MENENTUKAN STANDARD

MENGUKUR PENCAPAIAN

MEMBUAT PERBANDINGAN ANTARA PENCAPAIAN SEBENAR DENGAN STANDARD

MENGAMBIL TINDAKAN PEMBETULAN

Page 24: P.perniagaan (pengawalan)

Standard merupakan asas untuk menilai matlamat atau objektif yang ingin dicapai.

Standard mestilah jelas, mudah difahami, boleh diukur dan dapat dicapai.

Standard boleh diukur dalam sebutan kuantiti, kualiti, wang dan masa.

MENENTUKAN STANDARD

Page 25: P.perniagaan (pengawalan)

Pengukuran pencapaian bertujuan untuk mengetahui tahap pencapaian organisasi sepanjang pelaksanaan sesuatu aktiviti.

Selain itu, pencapaian boleh diukur secara berkala dan berterusan

Pencapaian boleh diukur dari segi masa, bentuk dan siapa dengan menggunakan pelbagai cara samaada melalui :

Pemantauan Secara lisan atau bertuliskaedah automatik

MENGUKUR PENCAPAIAN

Page 26: P.perniagaan (pengawalan)

Perbandingan antara pencapaian sebenar sengan standard dibuat untuk mengukur keberkesanan proses pengawalan yang telah dijalankan.

Pengurus akan melakukan analisis untuk mengenal pasti sebarang perbezaan/sisihan antara pencapaian sebenar dengan standard.

Tindakan ini dapat mengesan sebarang penyelewengan yang mungkin telah berlaku.

MEMBUAT PERBANDINGAN ANTARA PENCAPAIAN SEBENAR DENGAN STANDARD

Page 27: P.perniagaan (pengawalan)

Tindakan pembetulan hanya akan diambil apabila penyelewengan yang besar atau ketara telah berlaku.

Pengurus perlu mengenal pasti punca penyelewengan dengan tepat.

Penyelewengan mungkin berpunca daripada penyalahgunaan sumber fizikal dan manusia atau kesilapan semasa menetapkan standard.

Tindakan pembetulan lazimnya, dilakukan pada peringkat transformasi dan output.

MENGAMBIL TINDAKAN PEMBETULAN

Page 28: P.perniagaan (pengawalan)

KAEDAH KAWALAN

KAWALAN SEMASA

KAWALAN SELEPAS

Page 29: P.perniagaan (pengawalan)

KAWALAN AWALAN

Kawalan ini dilaksanakan sebelum sebarang kerosakkan atau penyimpangan berlaku.

Kaedah kawalan ini lazimnya digunakan untuk mengawal aktiviti yang melibatkan penggunaan mesin atau peralatan

Pengawalan boleh dijalankan dengan memeriksa, membaiki atai menggantikan peralatan mesin yang telah rosak.

Kawalan awalan dilaksanakan sebelum aktiviti dimulakan.

Misalnya, sebuah mesin pencetak didapati rosak, maka kawalan awalan yang boleh dilaksanakan ialah menggantikan mesin tersebut dengan yang baru.

Page 30: P.perniagaan (pengawalan)

KAWALAN SEMASA Kawalan semasa dilaksanakan ketika sesuatu

proses atau aktiviti sedang berjalan. Kawalan ini melibatkan tindakan pemulihan,

pembetulan dan pengubahsuaian selepas kerosakan atau penyimpangan berlaku.

Bentuk kawalan semasa ialah kawalan kualiti, kuantiti dan prestasi.

Misalnya, pemeriksaan terhadap sampel untuk mengenal pasti sebarang kerosakan. Seterusnya, tindakan pembetulan yang sesuai akan diambil terhadap sampel yang telah rosak berdasarkan punca kerosakan yang telah dikenal pasti.

Page 31: P.perniagaan (pengawalan)

KAWALAN SELEPAS

Kawalan selepas hanya akan dilaksanakan selepas sesuatu proses atau aktiviti tamat.

Melalui kaedah kawalan ini, organisasi dapat mengetahui sama ada hasil sebenar yang diperoleh menepati perancangan yang telah dibuat atau sebaliknya.

Kesannya, kecekapan dan kebersanan sesuatu aktiviti yang telah dijalankan dapat dikenal pasti.

Analisis varian boleh digunakan untuk menilai kejayaan dan kegagalan sesuatu proses atau aktiviti.

Page 32: P.perniagaan (pengawalan)

KAITAN ANTARA KAEDAH KAWALAN

DENGAN PERINGKAT DALAM PROSES PENGELUARAN

Page 33: P.perniagaan (pengawalan)

INPUT

TENAGA KERJA, MESIN, DAN BAHAN

MENTAH

KAWALAN AWALAN

PROSES TRANFORMASI

MENUKARKAN INPUT KEPADA

OUTPUT

KAWALAN SEMASA

OUTPUT

KERETA, BAJU, DAN PERABOT

KAWALAN SELEPAS

Page 34: P.perniagaan (pengawalan)

Kawalan awalan ialah kawalan ialah kawalan yang dijalankan sebelum aktiviti pengawalan ke atas input. Kawalan ini dibuat bertujuan untuk mengelakkan pemesongan atau penyelewengan dan memastikan aktiviti pengeluran mengikut spesifikasi yg ditetapkan.

Kawalan semasa ialah pengawalan pada peringkat proses penukaran input kepada output. Ia meliputi memasang, mencatum, menggred, mengawet, mengadun dan menyisihkan barabg cacat semasa proses pengeluaran.

Kawalan selepas ialah kawalan yang dibuat setelah aktiviti pengeluaran selesai dijalankan. Kawalan ini meliputi aktiviti menyemak output, membanding output dengan standard.

Page 35: P.perniagaan (pengawalan)

KAWALAN BERKESAN

CIRI KAWALAN YANG BERKESAN

Page 36: P.perniagaan (pengawalan)

• Maklumat yang dibekalkan haruslah mudah difahami. MUDAH DIFAHAMI

• Sistem kawalan haruslah dapat mengesan sebarang penyelewengan yang berlaku dengan pantas dan dapat memberikan petunjuk tentang punca penyelewengan.

• Seterusnya, jenis tindakan yg perlu diambil untuk memperbetulkannya.

PANTAS DAN BERORIENTASI PENGECUALIAN

• Memberi ruang kepada pekerja utk membuat pertimbangan tentang apa yg patut dilakukan supaya aktiviti berjalan dgn lancar.

• Setetrusnya, membuat perubahan kepada standard yg ditetapkan sekiranya perlu.

ANJAL

Page 37: P.perniagaan (pengawalan)

• Sistem kawalan yg baik perlu berdasarkan kpada sikap saling mempercayai dan penglibatan semua ahli organisasi.

MENYOKONG KAWALAN

KENDIRI• Hendaklah memberikan penekanan kpda

pembangunan, perubahan serta pembaikan dan yidak seharusnya menekankan kpada hukuman dan displin.

• Dengan cara ini, pekerja akan lebih komited untuk membantu memastikan standard organisasi tercapai.

BERSIFAT POSITIF

• Hedaklah mempunyai standard yg tepat, yakni boleh dicapai dan difahami oleh pekerja.

• Standard yg ditetapkan perlu mengutamakan peningkatan prestasi dan bukannya untuk memenuhi kepentingan peribadi tertentu

ADIL DAN OBJEKTIF

Page 38: P.perniagaan (pengawalan)

ALAT KAWALAN Perancangan dan pengawalan merupakan 2

fungsi pengurusan yang mempunyai perkaitan rapat dan amat penting dalam menentukan pencapaian matlamat organisasi.

Perancangan memainkan peranan penting bagi memastikan hala tuju organisasi selari dengan matlamat yang ingin dicapai.

Pengawalan pula, adalah perlu untuk memastikan pelaksanaan setiap perancangan yyang telah ditetapkan. Tanpa pengawalan sebarang perancangan tidak akan membawa kesan kepada organisasi.

Dalam proses pengawalan, alat pengawalan memainkan peranan yg penting.

Page 39: P.perniagaan (pengawalan)

Kadangkala, alat pengawalan juga dikenali sabagai alat perancangan

Jenis alat pengawalan adalah seperti berikut :

ANALISIS PULANG MODAL BELANJAWAN CARTA GANTT ANALISIS PERT/CPM

Page 40: P.perniagaan (pengawalan)

ALAT PENGAWALAN

DEFINISI FUNGSI

ANALISIS PULANG MODAL

Teknik untuk meghubungkaitkan antara volum jualan, kos dan keuntungan dalam sesebuah organisasi.

mengawal kos operasi supaya tidak melebihi kos belanjawan.mengawal prestasi pekerja untuk memastikan segala aktiviti yg dijlankan mencapai matlamat yg telah ditetapkan olh sasaran keluaran. mengenal pasti unit pengeluaran yg minimun yg perlu dicapai supaya perniagaan tidak boleh mengalami kerugian dan seterusnya membolehkn perniagaan terus kekal dalam industri.

Page 41: P.perniagaan (pengawalan)

BELANJAWAN

Alt untuk menganggarkan peruntukan dan mengagihkan sumber kewangan secara cekap untuk melaksanakan sesuatu kegiatan/projek.

• memastikan setiap sumber kewangan yg diperoleh dapat membiayai kos aktiviti yg dirancang.• memastiakn setiap peruntukan perbelanjaan digunakan secara berkesan bagi mengelakkan pembaziran.• memudahkan pihak pengurusan membuat perbandingan memandangkan belanjawan disediakan berdasarkan data berangka.

Page 42: P.perniagaan (pengawalan)

CARTA GANTT

Carta yg menunjukkan tahap kemajuan dan pencapaian setiap aktiviti berdasarkan jangka masa yg diperlukan dan ditetapkan.

•Mengawal penggunaan masa dan aktiviti dalam proses pengeluaran bagi memastikan sumber digunakan dengan cekap.•Memastikan segala aktiviti disiapkan mengikut jadual masa yg telah ditetapkan.•Memantau aktiviti yg perlu dijalankan secara serentak bagi mengelakkan pembaziran masa dan tenaga.

Page 43: P.perniagaan (pengawalan)

ANALISIS PERT/CPM (CRITICAL PATH ANALYSIS)

PERTTeknik pengurusan projek dengan masa kegiatan bersifat kebarabgkalian.

CPMTeknik pengurusan projek dengan masa kegiatan dianggap diketahui dengan tepat.

• memastikan setiap aktiviti disiapkan pada masa yg dirancang .• memastikan aktiviti genting dan kritikal disiapkan pada masa yg ditetapkan supaya tidak menjejaskan perjalanan keseluruhan projek.• mengawal aktiviti luar jangka yg mungkin berlaku dalam proses pengeluaran.

Page 44: P.perniagaan (pengawalan)

TAMAT..