PROGRAM

MOBILITI PELAJAR

PEJABAT HAL EHWAL ANTARABANGSA

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA)

UTM

Summer School

Lawatan Akademik

Malaysia-Indonesia-Thailand

(M-I-T) Program

Internship/ Non-

graduating Student

(NGS)

Lain-lain

Malaysia-Indonesia-Thailand

(M-I-T) Program

Summer School

Program

Internship/ Non-

graduating Student

(NGS)

Global Outreach program

KLASIFIKASI PROGRAM

MOLIBITI PELAJAR

DEFINASI PROGRAM MOBILITI PELAJAR

No. Jenis Mobiliti Mobiliti Terlibat

Justifikasi Program Peruntukan Yuran Tempoh Kredit

1. UTM Global Outreach Program

Outbound Satu program pengantarabangsaan yang menggalakkan pelajar UTM untuk melawat universiti di luar negara dan melakukan aktiviti akademik seperti pembentangan kajian, menyertai seminar, program pertukaran budaya, khidmat masyarakat

Disediakan maksimum RM1000

Tiada 7 14 hari Tiada

2.

Lawatan Akademik

Inbound Pelajar dari universiti luar negara datang ke mana-mana fakulti di UTM dan menjalani program akademik seperti pembentangan kajian, menyertai seminar, program pertukaran budaya

Tidak disediakan, Dibiayai oleh pelawat

Hostel Maksima 7 hari

Tiada

Samb

No. Jenis Mobiliti Mobiliti Terlibat

Justifikasi Program Peruntukan Yuran Tempoh Kredit

3. Non-Graduating Student (NGS)

Outbound Pelajar UTM pergi ke universiti luar negara untuk menjalani latihan ilmiah/ latihan industri/ research collaboration

Disediakan Tiada Lebih daripada 2 minggu dan kurang dari 1 semester

Jika Berkaitan

4. Non-Graduating Student (NGS)

Inbound Pelajar universiti luar negara datang ke UTM untuk menjalani latihan ilmiah/ latihan industri/ research collaboration/ lab attachment

Tidak Disediakan. Dibiayai oleh pelajar Hanya pelajar dari Indian Institute of Technology (IIT), India sahaja yang dibiayai RM 4000

Ada 2 minggu hingga 1 tahun kalendar akademik

Ada

5. Study Abroad (Termasuk Program Summer School contoh : M-I-T Program, Harvard Summer School, Hanyang International Summer School)

Outbound Pelajar UTM menjalani program akademik seperti pengajian satu semester atau pengajian pada musim pana (summer school program) di universiti luar negara

Disediakan Bergantung kepada universiti yang disertai

1 bulan hingga 1 tahun kalendar akademik

Ada

CARTA ALIR PROSIDUR

TANGGUNG

JAWAB DOKUMEN

Rujuk 1.1

Rujuk 1.2

Rujuk 1.3

PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM

Permohonan untuk menjalankan program perlu

dikemukakan sekurang-kurangnya 90 hari dari tarikh

program

PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA/PENAJAAN

PIHAK LUAR

Semua lawatan/program mahasiswa ke luar negara

(termasuk negara-negara ASEAN) hendaklah mendapat

kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa &

Alumni).

PERMOHONAN WANG PENDAHULUAN

Pelajar/fakulti yang memohon wang pendahuluan program

hendaklah mengemukakan permohonan ke Pejabat Timb.

Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

PEMANTAUAN PROGRAM

Setiap program yang berjalan akan dipantau melalui

penghantaran Laporan Program ke Pejabat Hal Ehwal

Antarabangsa dan Laporan Kewangan ke Pejabat Bendahari

Permohonan keluar

negara :

Jadual KN HEMA

E-form Tuntutan

Permohonan

Pendahuluan Pelbagai /

E-form tuntutan lain-lain

perbelanjaan (Bayaran

Balik Wang) - Sistem

UTMFin

Laporan Program

PERMOHONAN

KELULUSAN

PROGRAM

TAMAT

PERMOHONAN

KELULUSAN

KELUAR

NEGARA.PENAJAAN

PIHAK LUAR

PERMOHONAN PENDAHULUAN DAN

MULA

1.0 PROSIDUR PERMOHONAN PROGRAM MOBILITI MAHASISWA (OUTBOUND)

- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad

PEMANTAUAN PROGRAM

CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB

DOKUMEN

Permohonan untuk menjalankan program perlu dikemukakan sekurang-kurangnya 90 hari (3 bulan) sebelum program dijalankan bagi membolehkan penganjur mengambil tindakan yang selanjutnya dalam masa yang ditetapkan. 1.1.1 Dekan fakulti menghantar surat permohonan dan kertas kerja program ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa untuk semakan dan sokongan. 1.1.2 Semakan isi kandungan kertas kerja (senarai nama peserta, butiran program) 1.1.3 Permohonan yang tidak lengkap dipulangkan ke fakulti untuk penambah baikan 1.1.4 Butiran program bagi permohonan yang lengkap akan direkodkan ke dalam sistem international program (iProgram) dan diproses. 1.1.5 Permohonan dimajukan ke Pengurus Mobiliti Pelajar dan Pengarah HEA untuk semakan aktiviti program dan sokongan 1.1.6 Permohonan dimajukan ke Pejabat TNC (Akademik & Antarabangsa) untuk kelulusan program serta peruntukan

Fakulti

HEA

HEA

HEA

HEA

Timbalan Naib Canselor

(Akademik & Antarabangsa)

1) Surat permohonan fakulti 2) Kertas Kerja Proram *Untuk UTM Global Outreach Program, template kertas kerja permohonan. Templete Kertas Kerja *Untuk program lain keluar negara,sila gunakan borang (UTM)OIA-OB1 Letter 1 Borang permohonan GOP (Sistem iProgram) 1) Contoh 1

memenuhi syarat 2) Contoh 2 Tidak

memenuhi syarat Surat kelulusan program Contoh Surat kelulusan

HEA

1.1 PROSIDUR PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM MOBILITI MAHASISWA

- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad

MULA

Permohonan kelulusan program serta peruntukan ke Timbalan Naib Canselor

(Akademik & Antarabangsa) melalui Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa

Pengrekodan permohonan yang diterima dalam iprogram

Semakan dan sokongan Pengurus Mobiliti dan Pengarah HEA

Semak nama

pelajar. Lengkap?

TIDAK

YA

Kelulusan Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

TAMAT

Semak aktiviti

program. Lengkap?

TIDAK

YA

Hyperlink Document/Template Kertas Kerja GOP.docHyperlink Document/Template Kertas Kerja GOP.docHyperlink Document/Template Kertas Kerja GOP.docHyperlink Document/Template Kertas Kerja GOP.docHyperlink Document/Template Kertas Kerja GOP.docHyperlink Document/App. for study abroad.docHyperlink Document/App. for study abroad.docHyperlink Document/App. for study abroad.docHyperlink Document/Contoh Letter 1 - ok.jpgHyperlink Document/Contoh Letter 1 - ok.jpgHyperlink Document/Contoh Letter 1 - ok.jpgHyperlink Document/Contoh Letter 1 - reject.jpgHyperlink Document/Contoh Letter 1 - reject.jpgHyperlink Document/Contoh Letter 1 - reject.jpgHyperlink Document/Contoh Surat Kelulusan.jpgHyperlink Document/Contoh Surat Kelulusan.jpgHyperlink Document/Contoh Surat Kelulusan.jpgHyperlink Document/Contoh Surat Kelulusan.jpgHyperlink Document/Contoh Surat Kelulusan.jpg

HEMA

1.2 PROSIDUR PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA BAGI PROGRAM MOBILITI PELAJAR

- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad

CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB

DOKUMEN

Semua lawatan/program mahasiswa ke luar negara (termasuk negara-negara ASEAN) hendaklah mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni). Semua permohonan perlu dikemukakan melalui Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEM & A) sekurang-kurangnya 2 bulan sebelum tarikh bermula program; 1.2.1 Sediakan surat kepada Naib Canselor melalui TNC (HEM &A) dengan menyatakan perkara: a) Kebenaran lawatan ke luar negara b) Kebenaran menjalankan latihan praktikal c) Kebenaran menghadiri kuliah di universiti luar negara (Study Abroad) 1.2.2 Surat permohonan disertakan dengan salinan kertas kerja dan Jadual KN(HEMA) yang telah lengkap diisi oleh mahasiswa serta surat kelulusan program 1.2.3 Permohonan yang tidak lengkap akan dikembalikan semula ke fakulti/ penganjur untuk penambah baikan 1.2.4 Permohonan yang lengkap akan diproses oleh Pejabat TNC (HEM &A) untuk kelulusan.

Fakulti / Penganjur

Pejabat TNC (HEM & A) Pejabat TNC (HEM & A)

1) Surat permohonan 2) Salinan Kertas Kerja 3) Jadual KN (HEMA) Lampiran B 4) Senarai peserta lawatan/ program 5) Surat Kelulusan Program dari Pej.TNC AA Surat kelulusan program ke luar negara

MULA

Permohonan kelulusan keluar negara mahasiwa kepada Timbalan

Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni)

Semakan. Lengkap?

Kelulusan oleh Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (HEM&A)

TAMAT

TIDAK

YA

Hyperlink Document/TEMPLETE FROM HEMA.xlsHyperlink Document/TEMPLETE FROM HEMA.xlsHyperlink Document/TEMPLETE FROM HEMA.xls

CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB

DOKUMEN

Penganjur perlu membuat permohonan wang pendahuluan program ke Pejabat TNCAA selepas mendapatkan surat kelulusan program. Permohonan boleh dikemukakan sekurang 1.3.1 Pegawai Pengiring perlu membuat tuntutan wang pendahuluan melalui portal UTMFin UTM dengan memasukkan butiran program pada borang 1.3.2 Borang permohonan yang lengkap diisi dikemukakan ke Pejabat TNCAA untuk pendaftaran dan kelulusan Pegawai 1.3.3 Pejabat TNCAA akan mengemukakan permohonan ke Pejabat Bendahari untuk diproses 1.3.4 Cek akan dikeluarkan atas nama Pegawai pengiring (pemohon) dan cek akan di tunaikan

Pegawai Pengiring

Pejabat TNCAA Pejabat TNCAA Pejabat Bendahar