PROJECT LESSONS LEARNED -...
Transcript of PROJECT LESSONS LEARNED -...
PROJECT LESSONS LEARNED
PROJEK MEMBAIKPULIH DAN MENAIKTARAF
BANGUNAN PARLIMEN MALAYSIA
BAHAGIAN PENGURUSAN PORTFOLIO
CAWANGAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL
JKR MALAYSIA
21 DISEMBER 2016
NAIKTARAF BANGUNAN PARLIMEN MALAYSIA : Project Lesson Learned 2016
2 | P a g e
PENGENALAN
Projek Membaikpulih dan Menaiktaraf Bangunan Parlimen Malaysia merupakan
salah satu projek yang berprofil tinggi dan terbahagi kepada beberapa fasa. Dalam
penghasilan Lesson Learn kali ini, Fasa 2B dan Fasa 3A akan dilihat dengan lebih dekat.
Bahagian Reka Bentuk Bangunan Am 2, Cawangan Kejuruteraan Mekanikal telah dilantik
sebagai HODT Mekanikal bagi projek Membaikpulih dan Menaiktaraf Bangunan Parlimen
Fasa 2B dan 3A. HODT Mekanikal bertanggungjawab dalam menyediakan reka bentuk
semua sistem mekanikal yang terlibat. Antara sistem mekanikal yang terlibat ialah Sistem
Penyaman Udara dan Pengudaraan Mekanikal, Sistem Pencegah Kebakaran, Sistem Lif,
Sistem Peralatan Dapur dan Sistem Air Pancut. Projek ini juga merupakan satu projek
yang unik kerana ianya melibatkan bangunan yang telah sedia ada dan masih beroperasi.
NAIKTARAF BANGUNAN PARLIMEN MALAYSIA : Project Lesson Learned 2016
3 | P a g e
STAKEHOLDER YANG TERLIBAT
Antara stakeholder yang terlibat ialah:
End User Speaker Dewan Rakyat;
Ahli Jawatankuasa Parlimen
Klien Jabatan Perdana Menteri
Head Of Project Team (HOPT) Cawangan Kerja Bangunan Am1
Head Of Project Team (HODT) Cawangan Kejuruteraan Awam &
Struktur;
Cawangan Kejuruteraan Elektrik
Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) Jabatan Bomba dan Penyelamat
Malaysia;
Jawatankuasa Keselamatan dan
Kesihatan Pekerjaan;
Suruhanjaya Tenaga
NAIKTARAF BANGUNAN PARLIMEN MALAYSIA : Project Lesson Learned 2016
4 | P a g e
METODOLOGI LESSON LEARNED
Pengumpulan maklumat lesson learned ini dibuat melalui perlaksanaan temubual
bersama HODT projek pada 31 Disember 2016. Temubual ini dijalankan untuk
mengumpul semua maklumat dan juga mencatatkan pengalaman pegawai yang telah
terlibat di dalam projek ini. Pengumpulan maklumat ini dikhususkan kepada fasa reka
bentuk dan pembinaan bagi projek ini.
Semua maklumat yang dikumpulkan diklasifikasikan kepada tiga aspek utama
seperti berikut:
What went well?
What could have been done better?
What are the lesson learned?
Setiap pegawai yang terlibat di dalam projek ini diminta untuk memberikan maklumbalas
dan maklumat berkaitan pelaksanaan projek diperingkat reka bentuk dan pembinaan.
Setelah selesai sesi bengkel dan pengumpulan maklumat, data kemudiannya
digabungkan dan dianalisa mengikut knowledge areas yang telah dikenalpasti.
Carta Alir Lesson Learned
Interview Session to gather information relevant to lesson learned.
Consolidate information according to knowledge areas & project life-cycle.
Finding and recommendation
Analysis project lesson learned according to knowledge areas.
NAIKTARAF BANGUNAN PARLIMEN MALAYSIA : Project Lesson Learned 2016
5 | P a g e
PROJECT LESSON LEARNED
Bil.
Bidang
Pengetahuan
(Knowledge
Area)
Isu
Kekuatan Proses & Prosedur /
Fungsi Sumber (Kompetensi)
Masalah / Kelemahan /
Kekangan
What Went Well? What Could Have Been Done
Better?
1. Skop Skop kerja-kerja mekanikal
tidak jelas.
Skop kerja bagi sistem mekanikal
perlu dinyatakan dengan lebih
jelas. Kajian terhadap sistem
sedia ada juga perlu dijalankan
dengan lebih terperinci agar skop
dapat dimuktamadkan. Banyak
faktor lain yang akan terjejas
apabila brif projek berubah dari
semasa ke semasa.
2. Masa Pengurusan masa yang tidak
dikawal dengan baik dari awal
projek dan penghasilan CPM
yang tidak lengkap.
Work Program sepatutnya dibuat
dengan lebih detail dengan
memasukkan kerja-kerja
mekanikal dan elektrikal secara
lebih terperinci agar ianya dapat
dipantau dengan lebih baik.
NAIKTARAF BANGUNAN PARLIMEN MALAYSIA : Project Lesson Learned 2016
6 | P a g e
3. Kos Pertambahan di dalam kos
pembinaan.
Pertambahan kos dapat dielakkan
sekiranya semua perkara dapat
dikenalpasti diperingkat awal
termasuk keperluan reka bentuk
dan juga keperluan dari PBT.
Pengiraan anggaran yang lebih
tepat dapat dilakukan sekiranya
semua data yang diperlukan telah
diperolehi.
4. Kualiti Penghasilan reka bentuk
sistem mekanikal
Reka bentuk yang dihasilkan perlu
dibuat dengan mengenalpasti
secara terperinci pengubahsuaian
yang dilakukan serta reka bentuk
sedia ada yang terdapat di tapak
bina. Ini akan dapat memberikan
data yang lebih tepat dan reka
bentuk yang dhasilkan akan
menjadi lebih baik. Penghasilan
reka bentuk yang baik dan
berkualiti juga akan membantu
dalam memastikan tempoh masa
ketika pembinaan tidak terjejas
NAIKTARAF BANGUNAN PARLIMEN MALAYSIA : Project Lesson Learned 2016
7 | P a g e
akibat dari perubahan reka bentuk
yang perlu dibuat semula.
Pengawasan Tapak Bina Terdapat pegawai (Standing
Supervision) yang mengawal
kualiti pemasangan bagi sistem
mekanikal di tapak bina
5. Sumber Tenaga Kerja/ Kakitangan
(Sumber manusia) bagi
pegawai di Bahagian reka
bentuk.
Pertukaran pegawai yang
membuat reka bentuk bagi
projek-projek yang kompleks
perlu dikurangkan bagi
memastikan projek dapat berjalan
dengan lebih lancer dan sentiasa
berada di dalam kawalan.
6. Komunikasi Hubungan kerjasama antara
HODT yang terlibat.
Hubungan antara HODT yang
terlibat dan kurang berkesan
menyebabkan banyak perkara
yang terlepas pandang bagi reka
bentuk sistem yang diperlukan.
Selain itu, hubungan antara
HODT juga perlu dijalankan
dengan lebih baik agar setiap
perubahan rekabentuk yang
NAIKTARAF BANGUNAN PARLIMEN MALAYSIA : Project Lesson Learned 2016
8 | P a g e
dijalankan dapat diketahui oleh
semua pihak dalam masa yang
sama sistem-sitem yang
diperlukan juga dapat disediakan.
7. Risiko Pengurusan risiko diadakan
seawal mungkin dan perlu
mengenalpasti semua risiko
yang wujud
Pengurusan risiko perlu diadakan
dengan lebih awal agar semua
risiko dapat dikenalpasti dan
dapat diatasi agar ianya tidak
mendatangkan masalah dimasa
hadapan. Pengurusan risiko
termasuk diperingkat reka bentuk
adalah sangat perlu terutama
bagi projek yang melibatkan
penambahbaikan dan
pengubahsuaian bangunan sedia
ada kerana terlalu banyak risiko
yang bakal dihadapi.
8. Stakeholder Pengurusan stakeholder yang
terlibat iaitu pihak Bomba
Keperluan yang telah ditetapkan
oleh pihak bomba tidak diuruskan
dengan baik. Perbincangan awal
dan keperluan semasa yang telah
diberikan oleh pihak bomba tidak
NAIKTARAF BANGUNAN PARLIMEN MALAYSIA : Project Lesson Learned 2016
9 | P a g e
direkodkan dengan baik untuk
dijadikan rujukan setelah pegawai
yang menguruskan reka bentuk
bagi sistem mekanikal projek ini
bertukar.
9. Integrasi Pengurusan rekod bagi semua
maklumat dan tindakan yang
telah dilakukan.
Pengurusan semua perkara
dalam memastikan integrasi
antara pengurusan kualiti,
komunikasi, risiko dan
stakeholder perlu dibuat dengan
baik. Penyimpanan rekod juga
adalah penting bagi emastikan
segala keputusan yang telah
dicapai diperingkat awal dapat
dirujuk semula sekiranya pegawai
yang menguruskan projek ini telah
bertukar dan ini akan
mengurangkan berlakunya
kesilapan diperingkat pembinaan.
NAIKTARAF BANGUNAN PARLIMEN MALAYSIA : Project Lesson Learned 2016
10 | P a g e
RUMUSAN DAN CADANGAN
Projek Membaikpulih dan Menaiktaraf Bangunan Parlimen Malaysia Fasa 2B dan
3A merupakan satu projek yang boleh dijadikan pengajaran kepada ramai pihak. Projek
ini merupakan salah satu projek yang kompleks dan juga mempunyai cabaran yang
tinggi. Banyak masalah yang timbul telah di atasi semasa menjalankan projek ini. Perkara
ini boleh dijadikan rujukan dan pengajaran agar ianya tidak berulang dimasa hadapan
dan seterusnya menjadikan projek yang dihasilkan adalah lebih baik dan berkualiti.
Project Lesson Learned yang boleh dipelajari daripada projek ini boleh
dibahagikan kepada dua (2) aspek iaitu:
Aspek Kekuatan - What Went Well?
Projek ini merupakan projek yang berprofil tinggi yang mana pengurusan dari
semua aspek adalah sangat penting. Antara perkara yang boleh dijadikan teladan di
dalam projek ini ialah kerjasama pasukan semasa projek ini difasa pembinaan adalah
sangat baik. Walaupun masalah yang timbul adalah disebabkan oleh reka bentuk,
penyelesaian segera yang diambil boleh dijadikan contoh kepada semua bahawa
kerjasama daripada semua disiplin adalah sangat kritikal. Selain itu, dengan adanya wakil
tapak bagi disiplin mekanikal, ianya membantu dalam menyelesaikan banyak perkara
yang dihadapi diperingkat pembinaan sama ada yang berpunca daripada reka bentuk
ataupun berpunca dari keadaan semasa tapak.
Aspek Kelemahan – What Could Have Been Done Better?
Kelemahan yang paling ketara dalam projek ini adalah pengurusan sumber
manusia dan komunikasi. Pegawai yang menguruskan projek ini diperingkat HODT
mekanikal telah bertukar lebih dari dua (2) kali. Ini menyebabkan pengurusan reka bentuk
projek menjadi kurang teratur. Sekiranya pertukaran pegawai yang terlibat dengan projek
yang mempunyai reka bentuk kompleks dan sukar ini dapat dihadkan, maka reka bentuk
yang lebih berkualiti dan juga pengurusan projek itu mungkin akan menjadi lebih mudah
NAIKTARAF BANGUNAN PARLIMEN MALAYSIA : Project Lesson Learned 2016
11 | P a g e
kerana adanya “ownership value” di dalam diri pegawai dan juga kepakaran bagi
menguruskan projek-projek yang kompleks ini adalah sangat kritikal.
Selain itu, komunikasi dikalangan HODT perlu ditingkatkan kerana dalam
memastikan segala maklumat dan perubahan skop, reka bentuk dan apa juga keperluan
dari setiap disiplin perlu diambil maklum dan tindakan oleh mana-mana pihak yang
terlibat. Sebagai contoh, sekiranya terdapat perubahan pada sistem mekanikal,
kemungkinan akan berlaku perubahan kepada disiplin lain seperti arkitek, struktur dan
elektrik juga mungkin berlaku. Oleh yang demikian, komunikasi adalah amat penting bagi
memastikan perkara ini berjalan lancar dan ianya juga akan berjaya mengurangkan
pertambahan kos diperingkat pembinaan. Komunikasi diantara pegawai lama dan
pegawai baru juga adalah penting sekiranya berlaku pertukaran pegawai dalam
pengurusan projek ini. Antara perkara yang menjadi penghubung utama dalam hal ini
adalah penyimpanan rekod. Untuk memastikan pegawai yang baru mengambil alih tahu
apa keputusan yang telah dibuat diperingkat awal, rekod adalah amat mustahak.
Cadangan
Daripada PLL Projek Membaikpulih dan Menaiktaraf Bangunan Parlimen Malaysia
Fasa 2B dan 3A adalah dicadangkan beberapa perkara yang boleh diambil perhatian
bagi memastikan pengurusan projek yang lebih lancar dapat diperolehi.
i. Skop yang muktamad – penentuan skop yang muktamad adalah sangat
penting dan ianya akan menentukan kos yang tetap bagi sesuatu projek.
Dalam projek ini, skop kerja penambahbaikan adalah agak sukar untuk
dimuktamadkan kerana ianya melibatkan bangunan yang sedia ada dan
sedang beroperasi. Perkara ini boleh dilihat dengan lebih teliti dimasa
hadapan bagi memastikan skop untuk projek dapat dimuktamadkan.
ii. Pengurusan Masa – jadual kerja (CPM) yang dihasilkan hendaklah juga
mengambil kira kerja-kerja mekanikal dengan lebih terperinci. “Breakdown”
bagi kerja pemasangan sistem mekanikal yang ada di tapak bina perlu
dimasukkan ke dalam jadual kerja agar pemantauan bagi kerja-kerja
NAIKTARAF BANGUNAN PARLIMEN MALAYSIA : Project Lesson Learned 2016
12 | P a g e
mekanikal ini dipantau dengan baik dan bagi mengelakkan berlakunya
kelewatan di dalam menyiapkan kerja-kerja mekanikal.
iii. Kualiti Reka Bentuk – pegawai yang mengendalikan projek yang
mempunyai sistem yang kompleks dan berprofil tinggi hendakalah
mempunyai pengalaman yang mencukupi dan pengetahuan yang luas. Ini
membolehkan semua reka bentuk yang dihasilkan telah mengambilkira
semua factor yang mungkin di dalam reka bentuk. Ini akan mengelakkan
perubahan reka bentuk di dalam fasa pembinaan bagi projek ini.
iv. Pengurusan Risiko perlu dimulakan diperingkat awal – bagi memastikan
segala risiko yang mungkin akan timbul, pengurusan risiko hendaklah
dibuat seawall peringkat perancangan projek terutama bagi projek seperti
ini yang mempunyai reka bentuk kompleks. Ini juga secara langsung dapat
membantu dalam mengenalpasti segala keperluan yang dikehendaki oleh
semua PBT yang terlibat. Selain itu, ia juga adalah untuk memastikan risiko-
risiko yang besar dapat di atasi dan pasukan yang terlibat dengan projek
dapat bersedia menghadapi risiko yang mungkin ketika pelaksanaan
projek.