PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT Tarikh: 05/06/2015...

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P004

Halaman: 1/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT JAWATAN PENSYARAH GRED 52

Tarikh: 05/06/2015

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menjelaskan proses Kenaikan Pangkat ke jawatan Pensyarah Gred 52.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi proses penerimaan permohonan sehinggalah surat tawaran Kenaikan Pangkat dikeluarkan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002

Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan


Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran A


Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran B


Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran C

Pekeliling Perkhidmatan Bil.31 Tahun 2005

Perubahan Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti/Perubatan/UiTM

OPR/PEND/GP03/KRITERIA Garis Panduan Dan Kriteria KenaikanPangkat/Lantikan Ke Gred Yang Lebih Tinggi

UPM/PEND-1.5 Statistik Perjawatan

OPR/PEND/GP01/e-IHRAMS Garis Panduan Penyimpanan dan Pengemaskinian Data e-IHRAMS

OPR/PEND/SS01/DATA Senarai Semak Data e-IHRAMS Mengikut Seksyen

- Buku Panduan Perkhidmatan UPM



Halaman: 2/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 05/06/2015

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN e-IHRAMS : Integrated Human Resource Management Systems JKP : Jawatankuasa Pemilih JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti KB : Ketua Bahagian KS : Ketua Seksyen PT (P/O) : Perkeranian/Operasi UPM : Universiti Putra Malaysia

5.0 TANGGUNGJAWAB

Pendaftar dan Ketua Bahagian bertanggungjawab memastikan prosedur kenaikan pangkat ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dengan perkara di atas perlu mematuhi prosedur ini.



Halaman: 3/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 05/06/2015

6.0 CARTA ALIR

Mula

Terima Permohonan

Semak Kelayakan

Layak?

Mesyuarat JKP

Kelulusan VC

Keluarkan Surat Makluman

Kemaskini Data

Tamat

Tidak

Ya

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.9

7.10

7.11

Dokumen Lengkap?

Lulus?

7.8

Tidak

Ya

Ya



Halaman: 4/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 05/06/2015

7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan

Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Terima Permohonan 7.2.1 Terima permohonan daripada pemohon melalui Fakulti

beserta dokumen-dokumen berikut:-

Pemohon

(a) Surat permohonan jawatan kepada Pendaftar melalui Ketua Jabatan dan Dekan Fakulti;

(b) Laporan dua (2) orang Pengadil; (c) Laporan Dekan dalam Borang Dekan/Ketua Jabatan

Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Pensyarah Gred 52 (OPR/PEND/BR03/LAPORAN 3c);

(d) Laporan Ketua Jabatan dalam Borang Dekan/Ketua Jabatan Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Pensyarah Gred 52 (OPR/PEND/BR03/LAPORAN 3c); dan

(e) Skor markah kenaikan pangkat ke jawatan pensyarah gred 52 (bagi calon yang tidak mempunyai Ph.D).

(f) Borang Maklumat Am Calon Pegawai Akademik

7.2.2 Sekiranyaa skor markah ≥ 80% ikut langkah 7.3. Sekiranya skor markah kurang 80%, ikut langkah 7.11.

7.2.3 Terima dan semak dokumen dan pastikan ianya lengkap dengan merujuk kepada Senarai Semak Permohonan Kenaikan Pangkat Jawatan Pensyarah Gred 52 (OPR/PEND/SS03/PANGKAT 03).

7.2.4 Surat pengesahan penerimaan permohonan dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas surat permohonan diterima.

KB/KS

PT(P/O)

7.3 Dokumen Lengkap 7.3.1 Jika ya, ikut langkah 7.4.

7.3.2 Jika tidak, ikut langkah 7.2.

PT(P/O)



Halaman: 5/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 05/06/2015

7.4 Semak Kelayakan 7.4.1 Semak kelayakan calon dengan merujuk kepada;

(a) Garis Panduan dan Kriteria Kenaikan Pangkat/Lantikan Ke Gred Yang Lebih Tinggi (OPR/PEND/GP03/KRITERIA);dan

(b) Laporan Penilaian Prestasi Tahunan.

PT(P/O)

7.5 Layak 7.5.1 Jika layak, ikut langkah 7.6.

7.5.2 Jika tidak layak, maklumkan kepada calon dan proses tamat.

7.6 Mesyuarat JKP (Guru) 7.6.1 Buat persediaan mesyuarat dan keluarkan surat panggilan

Mesyuarat JKP kepada Ahli Mesyuarat JKP.

7.6.2 Keluarkan surat pemakluman temuduga kepada calon dan kehadiran temuduga adalah diwajibkan.

7.6.3 Minitkan keputusan Mesyuarat JKP (Guru)

KB/JKP

7.7

Kelulusan VC 7.7.1 Sediakan Kertas Cadangan kenaikan Pangkat untuk kelulusan

VC.

KS

7.8 Lulus

7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.11.

7.8.2 Jika tidak lulus atau ditangguhkan, maklumkan kepada calon

dan proses tamat.

Pendaftar

7.9 Keluarkan Surat Makluman 7.9.1 Keluarkan surat makluman kepada calon yang berjaya

selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima Kertas Cadangan kenaikan Pangkat yang telah dilulusan oleh VC.

Pendaftar



Halaman: 6/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 05/06/2015

7.10 Kemaskini Data 7.10.1 Kemaskini maklumat bagi calon-calon yang berjaya di dalam

sistem e-IHRAMS dengan merujuk kepada Garis Panduan Penyimpanan & Pengemaskinian Data e-IHRAMS (OPR/PEND/GP01/e-IHRAMS) dan Senarai Semak Data e-IHRAMS Mengikut Seksyen (OPR/PEND/SS01/DATA).

7.10.2 Kemukakan Penyata Perubahan Gaji kepada Bendahari dan salinan kepada calon yang berjaya.

PT (P/O)

7.13 Tamat



Halaman: 7/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 05/06/2015

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/PEND/500-3/10/3 Kumpulan Akademik (Pensyarah Kanan)

Surat panggilan temuduga

kenaikan pangkat ke jawatan

Pensyarah Gred 52

Surat pemakluman calon berjaya, tidak berjaya, tidak layak, skor kurang daripada 80% dan ditangguhkan

PT/PT (P/O) KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat

2 Tahun

Pendaftar

2. UPM/PEND/500-3/5/7 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (Guru)

Minit Mesyuarat

Jawatankuasa Pemilih (Guru)

(Kenaikan Pangkat Ke

Jawatan Profesor

Madya/Pensyarah Kanan)

Kelulusan Naib Canselor (Kenaikan Pangkat ke jawatan Profesor Madya/Pensyarah Kanan)


2 Tahun

Pendaftar

3. 3. UPM/PEND/500 – 3/5/7

Jawatankuasa Pemilih (Guru)

Surat panggilan Mesyuarat

Jawatankuasa Pemilih

kepada Ahli Jawatankuasa


2 Tahun

Pendaftar



Halaman: 8/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 05/06/2015

4. -

500-8/1/1 Personal (Peribadi) – Kumpulan Pengurusan dan Profesional

Permohonan calon, Laporan

Dekan/Ketua Jabatan,

laporan pengadil dan laporan

Penilai Bebas.

Surat pemakluman calon

berjaya, tidak berjaya dan

ditangguhkan.

Penyata Perubahan Gaji

PT/PT (P/O) KB/KS Bilik Fail

Sehingga tamat perkhidmatan

Pendaftar



Halaman: 9/9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 05/06/2015

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan

Disemak

Dilulus/ Diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama

untuk satu persijilan

KB Pengurusan Sumber Manusia

WP 03/01/2011

02 01 OPR (PEND)-

2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses


WP 08/08/2011

02 02 OPR (PEND)

5/2015

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali

ke-245


WP 05/06/2015

PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT Tarikh: 05/06/2015...

Documents

Transcript of PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT Tarikh: 05/06/2015...