PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT Tarikh: 08/08/2011...

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P003

Halaman: 1/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT JAWATAN PROFESOR MADYA

Tarikh: 08/08/2011

1.0 TUJUAN Prosedur ini menjelaskan proses Kenaikan Pangkat ke jawatan Profesor Madya.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi proses penerimaan permohonan sehinggalah surat tawaran Kenaikan Pangkat dikeluarkan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002

Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan


Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran A


Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran B


Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran C

Pekeliling Perkhidmatan Bil.31 Tahun 2005

Perubahan Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti/Perubatan/UiTM

OPR/PEND/GP03/KRITERIA Garis Panduan Dan Kriteria KenaikanPangkat/ Lantikan Ke Gred Yang Lebih Tinggi

UPM/PEND-1.5 Statistik Perjawatan

OPR/PEND/GP01/E-IHRAMS Garis Panduan Penyimpanan & Pengemaskinian Data e-IHRAMS

OPR/PEND/SS01/DATA Senarai Semak Data e-IHRAMS Mengikut Seksyen

- Buku Panduan Perkhidmatan UPM


AL



Halaman: 2/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

CV : Curriculum Vitae e-IHRAMS : Integrated Human Resource Management Systems JKP : Jawatankuasa Pemilih JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti KB : Ketua Bahagian KS : Ketua Seksyen PT (P/O) : Perkeranian/Operasi UPM : Universiti Putra Malaysia

5.0 TANGGUNGJAWAB

Pendaftar dan Ketua Bahagian bertanggungjawab memastikan prosedur kenaikan pangkat ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dengan perkara di atas perlu mematuhi prosedur ini.


AL



Halaman: 3/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

6.0 CARTA ALIR

Mula

Terima Permohonan

Hantar Dokumen Kepada Penilai Bebas

Pelantikan Penilai Bebas

Semak Kelayakan

Layak?

Lengkap?

Mesyuarat JKP

Kelulusan VC

Lulus?

Keluarkan Surat Makluman

Kemaskini Data

Tamat

Ya

Tidak

Tidak

Ya

Tidak

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

7.9

7.10

7.11

7.12

7.13

7.14

Persetujuan Lantikan?

Ya

Terima Dan Semak Laporan

7.15

Tidak


AL



Halaman: 4/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan

Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Terima Permohonan 7.2.1 Terima permohonan daripada pemohon melalui

Fakulti beserta dokumen-dokumen berikut: (a) Surat permohonan jawatan kepada Pendaftar

melalui Dekan Fakulti; (b) Surat permohonan lantikan tiga (3) orang Penilai Bebas (dalam Negara) yang telah diluluskan oleh

Mesyuarat Senat (c) 5 salinan CV (d) 5 salinan Hasil Penerbitan; dan

(e) Laporan pengadil (dipilih oleh pemohon); (f) Skor markah kriteria kenaikan pangkat ke

Jawatan Prof. Madya (OPR/PEND/BR03/Skor 02);

(g) Laporan Ketua Jabatan; (h) Laporan Dekan; dan (i) Salinan lembut (softcopy) CV dalam bentuk

cakera padat (CD)

KB/KS

7.2.2 Terima dokumen dan pastikan ianya lengkap dengan

merujuk kepada Senarai Semak Permohonan Kenaikan Pangkat Jawatan Profesor Madya (OPR/PEND/SS03/PANGKAT 02).

7.2.3 Semak skor markah, sekiranya skor ≥ 80%, ikut langkah 7.3, sekiranya skor kurang 80%, ikut langkah 7.15

7.2.4 Surat pengesahan penerimaan permohonan dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas surat permohonan diterima.

7.2.5 Masukkan dokumen ke dalam fail sementara (Fail Proses Permohonan)

PT(P/O)

http://www.putra.upm.edu.my/mail/7/770425145338.nsf/Local%20Settings/PEND.Q.SU01.DOKUMEN%2002-Borang-LOG-SS-GP-SU-SE/Senarai%20Semakan/PEND.Q.SS02.PANGKAT%2002-Senarai%20Semak%20Profesor%20Madya.doc




AL



Halaman: 5/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

7.3 Semak Kelayakan 7.3.1 7.3.1 Semak kelayakan calon dengan merujuk kepada:

(a) Garis Panduan dan Kriteria Kenaikan Pangkat/Lantikan Ke Gred Yang Lebih Tinggi (OPR/PEND/GP03/KRITERIA); dan

(b) Laporan Penilaian Prestasi Tahunan.

PT(P/O)

7.4 Layak 7.4.1 Jika layak, ikut langkah 7.5.

7.4.2 Jika tidak layak, maklumkan kepada calon dan proses

tamat.

7.5 Pelantikan Penilai Bebas 7.5.1 Lantikan Penilai Bebas yang telah dipilih dan dapatkan

pesetujuan pelantikan

KS

7.6 Bersetuju

7.6.1 Jika Penilai Bebas setuju, ikut langkah 7.7. 7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.2

KS

7.7 Hantar Dokumen Kepada Penilai Bebas 7.7.1 Hantar satu (1) salinan CV melalui email kepada setiap Penilai Bebas yang dilantik. 7.7.2 Laporan hendaklah dikembalikan dalam tempoh dua

(2) minggu dengan menggunakan Borang Laporan Penilai Bebas Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Profesor Madya (OPR/PEND/BR03/LAPORAN 02)/ Borang Assessors Report On A Candidate For Appointment To The Post Of Professor/Associate Professor (OPR/PEND/BR03/LAPORAN 01).

7.7.3 Buat surat arahan bayaran kepada Bendahari untuk

membayar honararium kepada Penilai Bebas berdasarkan Peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa

PT(P/O)

PT(P/O


AL



Halaman: 6/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

7.8 Terima Dan Semak Laporan 7.8.1 Terima laporan daripada Penilai Bebas dan semak

kecukupan dokumen (sekurang-kurangnya dua (2) laporan Penilai Bebas).

PT (P/O)

7.9 Lengkap 7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.10.

7.9.2 Jika tidak lengkap, ikut langkah 7.2.

PT (P/O)

7.10 Mesyuarat JKP 7.10.1 Buat persediaan mesyuarat dan keluarkan surat

panggilan Mesyuarat JKP kepada Ahli Mesyuarat JKP.

7.10.2 Keluarkan surat pemakluman temuduga kepada calon.

7.10.3 Minitkan calon yang diperakukan dan tidak diperakukan.

KB/JKP

7.11 Kelulusan VC 7.11.1 Sediakan Kertas Cadangan Kenaikan Pangkat untuk

kelulusan VC.

KS

7.12 Lulus

7.12.1 Jika ya, ikut langkah 7.13.

7.12.2 Jika tidak lulus atau ditangguhkan, maklumkan kepada calon dan proses tamat.

KS

7.13 Keluarkan Surat Makluman 7.13.1 Keluarkan surat makluman kepada calon yang berjaya

selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima Kertas Cadangan Kenaikan Pangkat yang telah diluluskan oleh VC.

KS


AL



Halaman: 7/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

7.14 Kemaskini Data 7.14.1 Kemaskini maklumat bagi calon-calon yang berjaya di

dalam sistem e-IHRAMS dengan merujuk kepada Garis Panduan Penyimpanan & Pengemaskinian data e-IHRAMS (OPR/PEND/GP01/e-IHRAMS) dan Senarai Semak Data e-IHRAMS Mengikut Seksyen (OPR/PEND/SS01/DATA).

7.14.2 Kemukakan Penyata Perubahan Gaji kepada Bendahari dan salinan kepada calon yang berjaya.

PT (P/O)

7.15 Tamat


AL



Halaman: 8/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/PEND/3.13.1.3 Urusan Kenaikan Pangkat ke Jawatan Profesor Madya

Surat panggilan temuduga kenaikan pangkat ke jawatan Profesor Madya

Surat pemakluman calon berjaya, tidak berjaya, tidak layak, skor kurang daripada 80% dan ditangguhkan.

PT/PT (P/O) KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat

2 Tahun

Pendaftar

2. UPM/PEND/3.13.1.7 Petikan Minit Mesyuarat LPU/Senat/Kelulusan VC (Kenaikan Pangkat Pegawai Akademik)

Petikan minit Mesyuarat LPU/Senat/Kelulusan VC (Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Profesor Madya)


2 Tahun

Pendaftar

3. UPM/PEND/1.22.6 Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (Kenaikan Pangkat ke Jawatan Akademik)

Surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih kepada Ahli-ahli Jawatankuasa.

Surat menyurat berkaitan urusan kenaikan pangkat pegawai akademik.


2 Tahun

Pendaftar

4. UPM/PEND-1.9.5 (Pelantikan Penilai Bebas)

Kertas lantikan Penilai Bebas ke Mesyuarat Senat (Profesor dan Prof. Madya

Surat lantikan Penilai Bebas (Prof. Madya)


2 Tahun

Pendaftar

5. - Fail Peribadi Pegawai

Permohonan calon, laporan Penilai Bebas, laporan pengadil dan laporan Dekan/Ketua Jabatan.(calon yang berjaya)

Surat pemakluman calon berjaya, tidak berjaya dan ditangguhkan

Penyata Perubahan Gaji

PT/ PT (P/O)

KB/KS Bilik Fail

Sehingga tamat perkhidmatan

Pendaftar


AL



Halaman: 9/9

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

6. - Fail Sementara (Proses Permohonan) (No. Staf)

Permohonan calon serta CV dan laporan Penilai Bebas,laporan pengadil dan laporan Dekan/Ketua Jabatan.

PT/ PT (P/O)

KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat

Sehingga Proses

Kenaikan Pangkat Selesai (yang

berjaya disimpan dalam Fail

Peribadi, dan yang tidak berjaya

disimpan 1 tahun selepas proses

selesai)

Pendaftar

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan

Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama

untuk satu persijilan KB Pengurusan

Sumber Manusia WP 03/01/2011

02 01 OPR (PEND)-

2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses

KB Pengurusan Sumber Manusia

WP 08/08/2011

PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT Tarikh: 08/08/2011...

Documents

Transcript of PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT Tarikh: 08/08/2011...