PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua...

24
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL JKSM-PKPS07 - AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008 No. Keluaran 07 Tarikh Keluaran 12 November 2015 No. Pindaan 00 Tarikh Pindaan - Muka surat 1 PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH ................................................... Ketua Audit Dalam Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia Tarikh : 30 Muharam 1437H 12 November 2015 .................................................... Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia Tarikh : 30 Muharam 1437H 12 November 2015 SALINAN LAMAN WEB JKSM

Transcript of PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua...

Page 1: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS07 - AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 1

PROSEDUR KUALITI

AUDIT DALAM

DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH

...................................................

Ketua Audit Dalam Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

Tarikh : 30 Muharam 1437H 12 November 2015

....................................................

Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

Tarikh : 30 Muharam 1437H 12 November 2015

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 2: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS07 - AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 2

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam

Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang bagi

mengesahkan Sistem Kualiti tersebut berfungsi dengan berkesan serta

tindakan pencegahan, penambahbaikan dan peningkatan kualiti yang

berterusan dapat dibuat.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Wakil Pengurusan dan Pasukan Audit Dalam

dalam merancang dan menjalankan Audit Dalam.

3. DEFINISI

BIL. ISTILAH PENGERTIAN

3.1 Audit Dalam Satu proses verifikasi atau penyemakan bagi

menentukan Sistem Pengurusan Kualiti

dilaksanakan dengan baik.

3.2 Laporan

Ketidakakuran

Audit Dalam

Menyenaraikan penemuan Ketakakuran (NCR)

yang ditemui semasa audit dijalankan. Ia

hendaklah direkodkan dalam format seperti di

Lampiran 5.

3.3 Laporan

Pemerhatian

Audit Dalam

Menyenaraikan penemuan Pemerhatian (OFI)

yang ditemui semasa audit dijalankan. Ia

hendaklah direkodkan dalam format seperti di

Lampiran 6

3.4 Tindakan

Pencegahan

Tindakan yang perlu diambil dengan segera bagi

mengatasi masalah yang dikenalpasti.

3.5 Tindakan

Pembetulan

Tindakan Pembetulan jangka masa panjang yang

perlu diambil setelah punca masalah disiasat,

diteliti dan dikenal pasti.

3.6 Audit Susulan Audit Susulan yang dilaksanakan bagi

mengesahkan tindakan yang dipersetujui telah

diambil dan berkesan.

3.7 Pasukan Audit

Dalam

Pegawai-Pegawai JKSM yang dilantik oleh Ketua

Pengarah/Ketua Hakim Syarie bagi menjalankan

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 3: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS07 - AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 3

BIL. ISTILAH PENGERTIAN

tugas-tugas merancang, melaksanakan audit dan

melaporkan semua penemuan audit dan pasukan

ini bebas daripada aktiviti yang diaudit.

4. SINGKATAN

BIL. SINGKATAN PENGERTIAN

4.1 KP/KHS Ketua Pengarah/Ketua Hakim Syarie

4.2 WP Wakil Pengurusan

4.3 PB Pengarah Bahagian

4.4 KAD Ketua Audit Dalam

4.5 KPAD Ketua Pasukan Audit Dalam

4.6 PAD Pasukan Audit Dalam

4.7 PYB Pegawai Yang Berkenaan

4.8 MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

4.9 JKSM Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

4.10 S/U Setiausaha

4.11 SPK Sistem Pengurusan Kualiti

5. RUJUKAN

5.1 Manual Kualiti

5.2 MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan Kualiti

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 4: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS07 - AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 4

6. PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KP/KHS

A. PELANTIKAN JURUAUDIT

1. Melantik KAD, KPAD dan PAD dari pegawai JKSM

yang telah mengikuti kursus Audit Dalam.

WP

B. PERANCANGAN AUDIT

2. Mengarahkan KAD untuk menyediakan draf Jadual

Tahunan Audit Dalam dan Program Audit bagi tempoh

12 bulan.

3. Menyediakan draf Jadual Tahunan Audit Dalam

(Lampiran 1) yang mengandungi perkara berikut :-

i) Bahagian/ Proses yang diaudit;

ii) Kekerapan Audit yang perlu dijalankan;

4. Menyediakan Perincian Program Audit Dalam

(Lampiran 2) yang mengandungi maklumat berikut :-

i) Objektif audit;

ii) Skop audit;

iii) Kriteria audit;

iv) Kaedah-kaedah audit;

v) Status ketakakuran; dan

vi) Perincian program audit (tarikh audit,

bahagian/ proses yang diaudit, masa audit,

pasukan audit, auditee)

5. Mendapatkan kelulusan daripada WP.

6. Membuat keputusan, jika setuju minta KAD

menjalankan audit mengikut jadual yang ditetapkan.

Jika tidak setuju, minta KAD pinda jadual dan program

audit.

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 5: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS07 - AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 5

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

S/U

C. MAKLUMAN AUDIT

7. Mengeluarkan memo makluman audit kepada :-

i) Pengurusan organisasi;

ii) Juruaudit;

iii) Auditee (pihak pengurusan bahagian yang

diambil); dan

iv) Pelanggan (memo makluman di lokasi umum

dalam organisasi)

* Paling lewat 2 minggu sebelum audit sebenar

KAD

D. TAKLIMAT PENERANGAN AUDIT

8. Mengadakan Mesyuarat Juruaudit dengan PAD untuk

penerangan/ berbincang berkaitan keperluan

perlaksanaan audit.

Perkara yang perlu diterangkan iaitu :-

i) Objektif dan skop audit;

ii) Kriteria audit;

iii) Kaedah-kaedah audit;

iv) Cara menulis Penemuan Ketakakuran;

v) Cara menentukan status Penemuan

Ketakakuran (major, minor & pemerhatian);

vi) Menyemak semula/membincangkan semula

program audit;

vii) Keperluan dokumen :-

a) Dokumen : Manual Kualiti, Prosedur,

Arahan Kerja, Standard ISO, Pekeliling-

Pekeliling;

b) Borang-borang : Program audit, senarai

kehadiran (KPAD); dan

c) Peralatan yang diperlukan.

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 6: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS07 - AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 6

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KAD

E. SENARAI SEMAK

9. Menyediakan Senarai Semak Audit Dalam (check list)

Lampiran 3 ke atas proses yang akan diaudit

berdasarkan program audit yang ditetapkan (jika

perlu).

10. Senarai semak berfungsi sebagai panduan bagi

memandu hala tuju audit dan kaedah dalam

pengumpulan bukti audit.

WP/ KAD/ PAD

F. MESYUARAT PEMBUKAAN

11. Adakan mesyuarat pembukaan pada hari audit yang

dihadiri oleh Pengurusan JKSM, juruaudit dan

pengurusan bahagian.

12. Mesyuarat pembukaan menerangkan perkara berikut :-

i) Pengenalan pasukan audit;

ii) Objektif dan skop audit;

iii) Kaedah audit dan status ketakakuran;

iv) Pengesahan program audit yang

dibangunkan;

v) Keperluan kemudahan audit; dan

vi) Mesyuarat penutup.

PAD

G. MELAKSANAKAN AUDIT

13. Melaksanakan audit bagi mengumpulkan bukti-bukti

audit yang objektif menggunakan kaedah berikut :-

i) Semakan dokumen dan rekod pelaksanaan;

ii) Temu bual kepada pemilik proses;

iii) Pemerhatian kepada sesuatu perkara; atau

iv) Demonstrasi (jika berkaitan)

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 7: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS07 - AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 7

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

14. Merekodkan semua penemuan audit ke atas sampel-

sampel yang dipilih sama ada bukti keakuran atau

bukti ketakakuran dalam Senarai Semak Audit

Dalam (Lampiran 3) atau Nota Audit Dalam

Lampiran 4

KAD/ KPAD/ PAD

H. PERBINCANGAN DAN PENYEDIAAN LAPORAN.

15. Mengadakan perbincangan antara bagi menyelaraskan

semua penemuan audit di antara pasukan audit dan

pasukan audit yang lain.

16. Menyemak semula catatan dalam senarai semak dan

nota audit bagi menentukan ketakakuran hasil audit.

17. Menyediakan laporan audit berkenaan :-

i) Ketakakuran - menggunakan borang Laporan

Ketakakuran Audit Dalam (Lampiran 5).

ii) Pemerhatian - menggunakan borang

Pemerhatian Audit Dalam (Lampiran 6).

18. Menentukan klausa standard ke atas penemuan

ketakakuran atau pemerhatian yang ditemui.

19. Menentukan status penemuan ketakakuran sama ada :

i) Major - ketakakuran ketara kepada SPK

JKSM.

ii) Minor - ketakakuran yang tidak menepati

sebahagian keperluan proses kerja.

iii) Pemerhatian - tidak mempunyai cukup bukti

untuk dikelaskan sebagai penemuan

ketakakuran/ cadangan penambahbaikan/

kemungkinan berlak penemuan ketakakuran

jika tidak diambil tindakan.

20. Memberikan nombor rujukan kepada penemuan

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 8: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS07 - AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 8

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KAD/ KPAD/ PAD

ketakakuran

21. Menandatangani penemuan ketakakuran yang

lengkap.

22. Menyerahkan laporan penemuan ketakakuran yang

lengkap kepada KPAD untuk menyediakan Laporan

Ringkasan Audit Dalam (Lampiran 7).

KAD/ PAD

I. MESYUARAT PENUTUPAN PELAPORAN

23. Mengadakan mesyuarat penutup yang dihadiri oleh

pengurusan JKSM, pasukan audit dan pengurusan

bahagian yang diaudit.

24. Membentangkan Laporan Penemuan Audit Dalam

dan mengedarkan borang Laporan Ketakakuran

Audit Dalam (Lampiran 5) dan borang Pemerhatian

Audit Dalam (Lampiran 6) kepada pihak pengurusan

bahagian yang diaudit (jika ada) untuk pengesahan

dan persetujuan tindakan.

25. Menetapkan tempoh masa selama 14 hari bekerja

untuk Tindakan Pembetulan.

PAD

PB/ PYB

J. TINDAKAN PEMBETULAN

26. Mencadangkan Tindakan Pembetulan atas teguran

audit dalaman tanpa berlengah bagi menyingkirkan

ketakakuran dan punca penyebabnya.

27. Melaksanakan Tindakan Pembetulan yang dipersetujui

dalam tempoh masa yang ditetapkan serta menyimpan

bukti-bukti perlaksanaan Tindakan Pembetulan.

PAD

K. AUDIT SUSULAN

28. Melaksanakan Audit Susulan dalam tempoh yang

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 9: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS07 - AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 9

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

PAD

ditetapkan bagi :

i) Mengesahkan bukti Tindakan Pembetulan.

ii) Menilai keberkesanan Tindakan Pembetulan.

29. Penilaian keberkesanan Tindakan Pembetulan

dibuat berpandukan kriteria penilaian berikut :

i) Tiada ketakakuran yang sama berlaku

semasa Audit Susulan dibuat.

ii) Terdapat peningkatan hasil perlaksanaan

Tindakan Pembetulan

30. Merekodkan semua bukti perlaksanaan Tindakan

Pembetulan dalam borang Laporan Ketakakuran

Audit Dalam.

31. Menentukan status penemuan ketakakuran sama

ada kes telah selesai atau sebaliknya. Jika Tindakan

Pembetulan tidak dilaksanakan atau tidak berkesan,

lanjutkan tempoh masa tindakan.

32. Melaksanakan Audit Susulan yang seterusnya bagi

Penemuan Ketakakuran yang belum selesai. Jika

masih terdapat Penemuan Ketakakuran yang

masih belum diambil tindakan/selesai, tutup

Penemuan Ketakakuran tersebut dan keluarkan

Penemuan Ketakakuran baru serta tingkatkan

status Penemuan Ketakakuran .

33. Menyerahkan borang Laporan Ketakakuran Audit

Dalam (Lampiran 5) dan borang Laporan

Pemerhatian Audit Dalam (Lampiran 6) yang telah

lengkap kepada KAD.

KAD

L. ANALISIS AUDIT

34. Mengumpulkan semua dokumen-dokumen Audit

Dalam :

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 10: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS07 - AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 10

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KAD

i) Program Audit Dalam;

ii) Senarai semak;

iii) Borang Laporan Ketakakuran Audit Dalam;

iv) Borang Laporan Pemerhatian Audit Dalam;

dan

v) Laporan Ringkasan Audit Dalam.

35. Menyediakan laporan analisis penemuan-penemuan

audit daripada maklumat audit yang diterima untuk

dibentangkan di dalam MKSP.

36. Menyimpan rekod-rekod Audit Dalam ke dalam fail

Audit Dalam.

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 11: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS07 - AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 11

7. CARTA ALIRAN

Mula Lantik KAD, KPAD dan PAD Adakan perancangan audit Buat pemakluman audit Adakan mesyuarat taklimat penerangan pelaksanaan audit dengan PAD

Sediakan Senarai Semak Adakan Mesyuarat Pembukaan Laksanakan Audit Dalam Sediakan Laporan Penemuan Audit

Adakan Mesyuarat Penutup

Laksanakan Tindakan Pembetulan

A

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 12: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS07 - AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 12

A

Laksanakan Tindakan Pembetulan Laksanakan Audit Susulan

Sediakan Laporan Analisis Penemuan Audit Dalam Bentangkan Laporan Analisis Penemuan Audit Dalam untuk MKSP

Tamat

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 13: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS07 - AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 13

8. REKOD

BIL. REKOD LOKASI TEMPOH

SIMPAN

8.1 Jadual Tahunan Audit Dalam Pejabat KAD dan WP 5 Tahun

8.2 Program Audit Pejabat KAD dan WP 5 Tahun

8.3 Surat Makluman Audit Pejabat KAD dan WP 5 Tahun

8.4 Senarai Kehadiran Pejabat WP 5 Tahun

8.5 Borang Ketakakuran Audit

Dalaman

Pejabat WP 5 Tahun

8.6 Borang Pemerhatian Pejabat WP 5 Tahun

8.7 Laporan Ringkasan Audit Pejabat KJA 5 Tahun

9. LAMPIRAN

9.1 Lampiran 1 – Jadual Tahunan Audit Dalam

9.2 Lampiran 2 – Perincinan Program Audit Dalam

9.3 Lampiran 3 – Senarai Semak Audit Dalam

9.4 Lampiran 4 – Nota Audit Dalam

9.5 Lampiran 5 – Laporan Ketakakuran Audit Dalam

9.6 Lampiran 6 – Laporan Pemerhatian Audit Dalam

9.7 Lampiran 7 – Laporan Ringkasan Audit Dalam SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 14: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS 07-AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 14

LAMPIRAN 1 JKSM-PKPS07-1(i)

JADUAL TAHUNAN AUDIT DALAM

tertakluk kepada perubahan

Disediakan oleh : Disahkan oleh :

……………………………………… ………………………………………….

(KETUA AUDIT DALAM) (WAKIL PENGURUSAN )

Tarikh : Tarikh :

BAHAGIAN DI JKSM

KEKERAPAN

BULAN

JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGS SEP OKT NOV DIS

1 KALI (X)

12 BULAN

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 15: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS 07-AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 15

LAMPIRAN 2 JKSM-PKPS07-2(ii)

PERINCIAN PROGRAM AUDIT DALAM

1. Objektif audit

2. Skop audit

3. Kriteria audit

4. Kaedah-kaedah audit

5. Status ketakakuran audit

Tarikh Audit : ………………… Bil. Audit : ……………………

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 16: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS 07-AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 16

* tertakluk kepada perubahan

Nota Peringatan : Audit yang dijalankan di mana-mana Bahagian / Proses juga

meliputi keperluan-keperluan yang mana berkenaan :-

1) Kawalan ketidakpatuhan produk (klausa 8.3) 2) Analisis data (klausa 8.4) 3) Tindakan Pembetulan (klausa 8.5.2) 4) Tindakan Pencegahan (klausa 8.5.3) 5) Persekitaran Kerja (klausa 6.4) 6) Infrastruktur (klausa 6.3) 7) Kawalan Rekod (klausa 4.2.4)

Disediakan oleh : Disahkan oleh : Disahkan oleh :

……………………………………… ………………………………………….

(KETUA AUDIT DALAM) (WAKIL PENGURUSAN ) (WAKIL PENGURUSAN )

Tarikh : Tarikh : Tarikh :

Tarikh

Audit

Bahagian /

Proses yang

diaudit

Masa

Audit

Pasukan

Audit Auditee Lokasi

KPAD :

PAD :

KPAD :

PAD :

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 17: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS 07-AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 17

LAMPIRAN 3 JKSM-PKPS07-3(i)

SENARAI SEMAK AUDIT DALAM

Rujukan Dokumen :

Bahagian : ..............................................

Juruaudit :............................................... Pegawai Yang Diaudit :......................................

Bil Audit : ................................................ Tarikh Audit :.....................................................

BIL. KLAUSA / RUJUKAN/ DOKUMEN

PERKARA UNTUK AUDIT (AKTIVITI)

MAKLUM BALAS (RESPON DAN BUKTI)

MAKLUMAT MENGENAI SIAPA, APA, DIMANA DOKUMEN,

BUKTI DAN LAIN-LAIN

NO. LAPORAN KETIDAK AKURAN

BERULANG

PENEMUAN TANDAKAN (/)

NCR OFI

major minor

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 18: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS 07-AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 18

LAMPIRAN 4 JKSM-PKPS07-4(ii)

NOTA AUDIT DALAM M/Surat dari

Auditee : Ruj. Audit :

Jab/bahagian : Tarikh Audit :

Rujukan Dokumen : Auditor :

RUJUKAN PERKARA / PEMERHATIAN NOTA

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 19: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS 07-AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 19

LAMPIRAN 5 JKSM-PKPS07-5(i)

JKSM PKPS 07 AUDIT DALAM

LAPORAN KETAKAKURAN AUDIT DALAM

MAKLUMAT AUDIT (AUDITOR)

Nama Auditor : No NCR : JKSM / NCR /

Bahagian / Unit di audit : Status NCR :

MAJOR MINOR Tarikh Audit :

KETIDAKPATUHAN (AUDITOR)

Cth :

KEPERLUAN : MS ISO 9001:2008, Klausa 6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran

KETAKAKURAN : Tiada bukti menunjukkan penilaian keberkesanan latihan

dilaksanakan 3 bulan setelah sampai.

BUKTI AUDIT : 1) Kursus Audit Dalam (9-10/8/2010)

2) Kursus Amalan 5S (8-9/7/2010)

3) Latihan Tatacara Mal (3-4/6/2010)

Tandatangan Auditor : …………………........ Tandatangan Auditee : ………………

Tarikh : Tarikh :

PUNCA PENYEBAB (AUDITEE)

Cth : Tiada garis panduan yang jelas untuk melaksanakan Penilaian di mana tiada

kriteria yang khusus dan tanggungjawab ditetapkan untuk penilaian keberkesanan latihan

** punca penyebab – elak menggunakan perkataan : lalai, cuai, lupa, terlepas pandang,

sibuk, tidak berdisiplin, tidak tahu.

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 20: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS 07-AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 20

TINDAKAN PEMBETULAN (AUDITEE)

Pembetulan : Ketua unit yang berkenaan akan melaksanakan penilaian keberkesanan

latihan kepada semua kakitangan yang mengikuti kursus Audit Dalam, 5S, Mal dengan

melengkapkan borang penilaian keberkesanan penilaian.

Tindakan Pembetulan :

1) Pihak Pengurusan telah mewujudkan satu garis panduan khusus dengan menetapkan

kaedah, kriteria dan tanggungjawab untuk melaksanakan penilaian keberkesanan latihan.

2) Memberi taklimat kepada semua kakitangan di bahagian latihan dan ketua bahagian

berhubung keperluan dan pelaksanaan garis panduan penilaian keberkesanan latihan.

*(Tindakan untuk menyelesaikan ketidakpatuhan)

Tarikh siap tindakan :

Tandatangan Auditee : …………………………………… Tandatangan

Auditor: ………………………………………

Tarikh: Tarikh :

AUDIT SUSULAN (Pengesahan Ke Atas Tindakan Pembetulan)

Cth

- Semakan bukti-bukti pelaksanaan tindakan pembetulan seperti :- Borang penilaian keberkesanan latihan, garis panduan penilaian, memo taklimat, senarai kehadiran dan rekod latihan adalah memuaskan.

- Tindakan yang diambil juga adalah berkesan kerana tiada ketidakpatuhan yang sama berulang.

STATUS TINDAKAN

SELESAI

BUKA

TINDAKAN LAIN (NYATAKAN)….. cth – * lanjut tempoh masa 10/10/2010

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 21: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS 07-AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 21

* Buka NCR baru (Minor kpd Major)

Tandatangan Auditor :……………………………………

Tarikh :

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 22: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS 07-AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 22

LAMPIRAN 6 JKSM-PKPS07-6(i)

LAPORAN PEMERHATIAN

AUDIT DALAM

Jabatan/ Seksyen / Unit :

Rujukan Dokumen :

Rujukan Audit :

Tarikh Audit :

KLAUSA PEMERHATIAN /

ULASAN

TARIKH AUDIT

SUSULAN

CATATAN AUDIT SUSULAN

STATUS AUDIT

SUSULAN

Tandatangan Juru Audit :

Tarikh :

Muka surat dari

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 23: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS 07-AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 23

LAMPIRAN 7 JKSM-PKPS07-6(ii)

LAPORAN RINGKASAN AUDIT DALAM

Bahagian Yang Di Audit :

Tarikh :

No. Laporan

(bil. ______ tahun)

Perkara Di Audit :

Pasukan Audit :

PENEMUAN AUDIT (NCR)

NO NCR RINGKASAN NCR STATUS NCR STATUS

SUSULAN

PEMERHATIAN AUDIT (OFI)

BIL PEMERHATIAN STATUS

PEMERHATIAN

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Page 24: PROSEDUR KUALITI AUDIT DALAM - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti JKSM diaudit sebagaimana yang dirancang

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS 07-AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 24

KEKUATAN /PROSES YANG DIAUDIT

BIL KEKUATAN

ULASAN KESELURUHAN AUDIT

BIL ULASAN KESELURUHAN

Disediakan oleh : Ketua Pasukan Audit

Tarikh :

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM