PROSEDUR KUALITI JKSM - jksm.gov.my · Mengeluarkan memo mesyuarat kepada ahli-ahli MJKAA yang...

15
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN MS ISO 9001:2008 No. Keluaran 08 Tarikh Keluaran 12 November 2015 No. Pindaan 00 Tarikh Pindaan - Muka surat 1 PROSEDUR KUALITI PEMBINAAN ARAHAN AMALAN DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH .................................................... Pengarah Bahagian Pendaftaran Keurusetiaan dan Rekod Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia Tarikh : 30 Muharam 1437H 12 November 2015 ................................................... Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia Tarikh : 30 Muharam 1437H 12 November 2015 SALINAN LAMAN WEB JKSM

Transcript of PROSEDUR KUALITI JKSM - jksm.gov.my · Mengeluarkan memo mesyuarat kepada ahli-ahli MJKAA yang...

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 1

PROSEDUR KUALITI

PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH

....................................................

Pengarah Bahagian Pendaftaran Keurusetiaan dan Rekod

Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia Tarikh : 30 Muharam 1437H

12 November 2015

...................................................

Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia Tarikh : 30 Muharam 1437H

12 November 2015

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 2

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan menerangkan proses pembinaan Arahan Amalan untuk

diguna pakai oleh JKSN/ MSN di seluruh Malaysia.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai di JKSM untuk pembinaan Arahan Amalan

3. DEFINISI

BIL. ISTILAH PENGERTIAN

3.1 Arahan

Amalan

Arahan-arahan bercetak yang dikeluarkan oleh

Ketua Pengarah/Ketua Hakim Syarie bagi tujuan

penyelarasan pentadbiran kehakiman di

Mahkamah Syariah seluruh Malaysia.

4. SINGKATAN

BIL. SINGKATAN PENGERTIAN

4.1 KP/KHS Ketua Pengarah/Ketua Hakim Syarie

4.2 KP Ketua Pendaftar

4.3 MJIAA Mesyuarat Jawatankuasa Induk Arahan Amalan

4.4 MJKAA Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Arahan Amalan

4.5 P(BPKR) Pengarah Bahagian Pendaftaran, Keurusetiaan

dan Rekod

4.6 P(BPSMP) Pengarah Bahagian Pusat Sumber Maklumat dan

Penerbitan

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 3

BIL. SINGKATAN PENGERTIAN

4.7 P(BKPSM) Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan Sumber

Manusia.

4.8 KPP(SPR) Ketua Penolong Pengarah Seksyen Pendaftaran

Rayuan

4.9 PP(SPR) Penolong Pengarah Seksyen Pendaftaran Rayuan

4.10 PYB

Penyelidik Yang Bertanggungjawab (terdiri

daripada, Penolong Pengarah Kanan/ Penolong

Pengarah dan pegawai-pegawai lain yang

difikirkan perlu)

4.11 PKHSSM Persidangan Ketua Hakim Syarie Seluruh Malaysia

4.12 BTMK Bahagian Teknologi Maklumat dan komunikasi

4.13 AA Arahan Amalan

4.14 US Urus Setia MJKAA dan MJIAA

4.15 PN Penghantar Notis

5. RUJUKAN

5.1 Arahan Amalan

5.2 Manual Kualiti

5.3 JKSM-PKPS01 – Kawalan Dokumen

5.4 JKSM-PKPS02 – Kawalan Rekod

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 4

6. PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

P(BPKR)/ KPP(SPR)

KP/KHS

PP(SPR)

P(BPKR)/ KPP(SPR)

KP/KHS

PN

P(BPKR)/ KPP(SPR)

PYB

1. Mengemukakan senarai cadangan ahli MJKAA

dan MJIAA kepada KP/KHS untuk kelulusan

dan perlantikan.

2. Melulus/ Menolak cadangan ahli bagi MJKAA

dan MJIAA.

3. Menyediakan senarai semak perlantikan

Pengerusi dan ahli-ahli MJKAA serta ahli-ahli

MJIAA sebagaimana dalam Lampiran 1.

4. Mengeluarkan memo/ surat pelantikan

Pengerusi dan ahli-ahli MJKAA sebagaimana

dalam senarai semak pelantikan Pengerusi

dan ahli-ahli MJKAA dan MJIAA.

5. Menandatangani memo/ surat pelantikan Ahli

MJKAA dan MJIAA.

6. Mengedar memo/ surat pelantikan Ahli MJKAA

dan MJIAA.

7. Menerima cadangan kajian pembinaan AA

daripada PKHSSM/ Mesyuarat/ Muzakarah,

kajian semula kertas konsep AA dan lain-lain

forum atas perkara yang perlu dibuat AA

berdasarkan cabutan minit mesyuarat/ Borang

MJKAA1/ Borang MJKAA2.

8. Mengagihkan tugasan kepada PYB untuk

menjalankan kajian awal berhubung dengan

isu berkaitan pembinaan AA.

9. Membuat penyelidikan dan menyediakan draf

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 5

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

P(BPKR)/ KPP(SPR)

MJKAA

US

P(BPKR)

US

AA.

10. Menyerahkan satu salinan kertas konsep dan

draf AA kepada P(BPKR)/ KPP(SPR) untuk

dibincangkan dalam MJKAA.

11. Mengeluarkan memo mesyuarat kepada ahli-

ahli MJKAA yang telah dilantik dengan

merujuk kepada senarai semak perlantikan

Pengerusi dan ahli-ahli MJKAA yang terkini.

12. Menyemak, membincang dan memutuskan

kertas konsep dan draf AA yang dibentangkan

oleh PYB.

13. Jika MJKAA tidak bersetuju dengan kertas

konsep yang dibentangkan, arahkan PYB

membuat kajian semula untuk penambahbaikan

dan mengulangi langkah kerja 9 hingga 10.

14. Mengangkat kertas konsep AA yang

dipersetujui ke MJIAA untuk dibincang dan

dimuktamadkan.

15. Mendapatkan tarikh KP/KHS untuk

mengadakan MJIAA.

16. Memastikan tarikh MJIAA diadakan tidak lebih

6 bulan daripada tarikh persetujuan MJKAA.

17. Mengarahkan US untuk mengeluarkan surat

panggilan MJIAA.

18. Menyedia dan mengedarkan surat panggilan

mesyuarat MJIAA dan menguruskan

mesyuarat.

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 6

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KP

MJIAA

US

P(BPKR)

US

19. Membentangkan kertas konsep dan draf AA

yang dipersetujui di peringkat MJKAA.

20. Menyemak, membincang dan meluluskan atau

menolak kertas konsep dan draf AA.

21. Menghantar makluman kepada pemberi

cadangan pewujudan atau pindaan AA sama

ada cadangan diterima atau ditolak melalui

Borang MJKAA3.

22. Mengarahkan US untuk menyusun AA yang

telah diluluskan mengikut format AA.

(Lampiran 2).

23. Mendapatkan tandatangan KP/KHS.

24. Memohon kebenaran kewangan untuk

mencetak AA daripada P(BKPSM).

25. Menyerahkan AA (hardcopy/ softcopy) kepada

P(BPSMP) untuk proses percetakan.

26. Membuat pengedaran AA (hardcopy/ softcopy)

ke JKSN/ MSN seluruh Malaysia.

27. Membuat permohonan kepada BTMK untuk

memuatnaik AA yang telah diluluskan ke

dalam Portal E-Syariah dan Laman Web

Rasmi JKSM. SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 7

7. CARTA ALIRAN Mula

Kemuka Senarai Cadangan Ahli MJKAA Dan

MJIAA Kepada KP/KHS

Lulus/ Tolak Cadangan Ahli MJKAA Dan Ahli

MJIAA

Sediakan Senarai Semak Perlantikan

Pengerusi Dan Ahli MJKAA Dan MJIAA

Keluarkan Memo/ Surat Pelantikan

Pengerusi Dan Ahli MJKAA Dan MJIAA

Tandatangan Memo/ Surat Pelantikan

Pengerusi Dan Ahli MJKAA Dan MJIAA

Edarkan Surat/ Memo Pelantikan Kepada

Ahli MJKAA Dan MJIAA

Terima Cadangan Maklumbalas Untuk Bina

AA

Agihkan Tugasan Untuk Membuat Kajian

Kepada PYB

Buat Penyelidikan Dan Sediakan Draf AA

Serah Kertas Konsep Dan Draf AA Kepada P(BPKR) Untuk Dibincangkan Dalam MJKAA

A

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 8

Keluarkan Memo Mesyuarat Kepada Ahli-Ahli MJKAA Dengan Rujuk Kepada Senarai Semak Terkini

Semak, Bincang Dan Putuskan Kertas

Konsep

Setuju ?

Angkat Kertas Konsep AA Yang Dipersetujui

Ke MJIAA Untuk Dimuktamadkan

Dapatkan Tarikh KP/KHS Untuk

Mengadakan Mesyuarat MJIAA

Keluarkan Dan Edarkan Surat Panggilan

Mesyuarat MJIAA

Bentangkan Kertas Konsep Dan Draf AA

Yang Dipersetujui Di Peringkat MJKAA

Semak ,Bincang Dan Luluskan Kertas

Konsep Dan Draf AA

Setuju ?

Sediakan AA Yang Telah Diluluskan

Mengikut Format Dan Maklumkan

Kepada Pencadang Cadangan Diterima

Tidak

Ya

A

Tidak

B

Maklum Kepada

Pencadang/ Sumber

Input Cadangan

Ditolak

Ya

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 9

Dapatkan Tandatangan KP/KHS

Mohon Kebenaran Kewangan Untuk

Mencetak AA

Buat Edaran Hard Copy/ Soft Copy AA Ke

JKSN/ MSN

Serah Hard Copy/ Soft Copy Kepada

P(BPSMP) Untuk Proses Percetakan

Muat Naik Ke Dalam Portal E-Syariah Dan

Laman Web Rasmi JKSM

Tamat

B

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 10

8. REKOD

BIL. REKOD LOKASI TEMPOH

SIMPANAN

8.1 Arahan Amalan Pusat Sumber,

JKSM

Kekal

8.2

Minit Mesyuarat

Jawatankuasa Induk

Arahan Amalan

Bahagian

Pendaftaran,

Keurusetiaan dan

Rekod

5 tahun

9. LAMPIRAN

9.1 Lampiran 1 – Senarai Semak

9.2 Lampiran 2 – Contoh Format Arahan Amalan

9.3 Lampiran 3 – Borang MJKAA1

9.4 Lampiran 4 – Borang MJKAA2

9.5 Lampiran 5 – Borang MJKAA3

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 11

LAMPIRAN 1 JKSM-PKPS02-1

SENARAI SEMAK

PENGERUSI DAN AHLI MJIAA

BIL JAWATAN NAMA TARIKH

LANTIKAN NO SURAT/

MEMO LANTIKAN

1 SETIAUSAHA

2 AHLI

…………………………….

T.T.

NAMA:

JAWATAN:

TARIKH:

Nota: Senarai semak ini hendaklah dikemas kini setiap kali ada pelantikan baru setiausaha dan

ahli- ahli MJIAA

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 12

LAMPIRAN 2 JKSM-PKPS02-2

CONTOH FORMAT ARAHAN AMALAN

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 13

LAMPIRAN 3 JKSM-PKPS02-3

BORANG MJKAA1

No*: ……………

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA/NEGERI..................................................

BORANG CADANGAN PEWUJUDAN ARAHAN AMALAN MAHKAMAH

SYARIAH

Cadangan : _____________________________________

_____________________________________

Justifikasi : _______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Dicadangkan oleh :

__________________________________ Tarikh : Nama : Jawatan : Jabatan :

Cadangan diterima / ditolak **:

........................................

(Tandatangan dan Nama)

Jawatan : Tarikh :

* Diisi oleh urus setia MJKAA **Potong mana yang tidak berkenaan dan diisi oleh Pengerusi MJKAA.

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 14

LAMPIRAN 4 JKSM-PKPS02-4

BORANG MJKAA 2

No*: …………… JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA/NEGERI..................................................

BORANG CADANGAN PINDAAN ARAHAN AMALAN MAHKAMAH SYARIAH

Pindaan : _Arahan Amalan No._______Tahun_____________________

Cadangan pindaan:____________________________________________

_____________________________________________________________

_______________________________________________________________

Justifikasi : _______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Dicadangkan oleh :

__________________________________ Tarikh : Nama : Jawatan : Jabatan :

Cadangan diterima/ ditolak **:

........................................

(Tandatangan dan Nama)

Jawatan : Tarikh :

* Diisi oleh urus setia MJKAA

**Potong mana yang tidak berkenaan dan diisi oleh Pengerusi MJKAA.

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU02 – PEMBINAAN ARAHAN AMALAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 15

LAMPIRAN 5 JKSM-PKPS02-5

BORANG MJKAA 3

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM