PROSEDUR KUALITI PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN … · SKOP Prosedur ini digunakan oleh Jabatan...

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI

JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 09

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 1

PROSEDUR KUALITI

PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI JKSN/MSN

DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH

...............................................

Ketua Pemantau Pematuhan Arahan Amalan

Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia Tarikh : 30 Muharam 1437H

12 November 2015

..................................................

Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

Tarikh : 30 Muharam 1437H

12 November 2015

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

asus

Typewritten Text




No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 2

1. OBJEKTIF

Prosedur ini menggariskan tatacara pemantauan pelaksanaan Arahan Amalan

dengan berkesan di JKSN/ MSN.

2. SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia untuk

memantau pematuhan pelaksanaan Arahan Amalan di JKSN/ MSN.

3. DEFINISI

BIL. ISTILAH PENGERTIAN

3.1 Ketua

Pemantau

Pematuhan

Pegawai yang dilantik oleh KP/KHS JKSM bagi

mengetuai Jawatankuasa Pemantauan Pematuhan

Arahan Amalan.

3.2 Pegawai

Pemantau

Pegawai yang dilantik oleh KP/KHS JKSM untuk

menjalankan Pemantauan Pematuhan Arahan

Amalan.

3.3 Pemantauan Aktiviti penilaian terhadap pematuhan Arahan

Amalan termasuklah aktiviti pemerhatian, semakan

dokumen dan temu bual.

4. SINGKATAN

BIL. SINGKATAN PENGERTIAN

4.1 KP/KHS Ketua Pengarah/Ketua Hakim Syarie SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM




No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 3

BIL. SINGKATAN PENGERTIAN

4.2 KPPAA Ketua Pemantau Pematuhan Arahan Amalan

4.3 PPPAA Pegawai Pemantau Pematuhan Arahan Amalan

4.4 KP JKSN/ MSN Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah

Negeri/ Mahkamah Syariah Negeri

4.5 JKSM Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

4.6 JKSN Jabatan Kehakiman Syariah Negeri

4.7 MSN Mahkamah Syariah Negeri

4.8 MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

4.9 PKHSSM Persidangan Ketua Hakim Syarie Seluruh Malaysia

5. RUJUKAN

5.1 Arahan Amalan

5.2 Manual Kualiti

5.3 JKSM-PKPS01 – Kawalan Dokumen

5.4 JKSM-PKPS02 – Kawalan Rekod

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM




No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 4

6. PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KP/KHS

KPPAA

PPPAA

1. Melantik KPPAA dan PPPAA hendaklah memenuhi

syarat perlantikan seperti berikut :

i) Merupakan seorang pegawai syariah yang

berkhidmat di JKSM

ii) Telah mengikuti bengkel/ kursus

pemahaman Arahan Amalan dan

memperolehi sijil.

2. Mengadakan mesyuarat dengan PPPAA bagi

membuat perancangan pemantauan tahunan dan

menyediakan program pemantauan.

3. Mengedarkan keperluan pelaksanaan pemantauan

kepada PPPAA ;

i) Jadual Pelaksanaan Pemantauan Arahan

Amalan Tahun ........ (Lampiran 1);

ii) Senarai Semak Pemantauan (Lampiran 2);

iii) Borang Pemantauan Pematuhan Arahan

Amalan (Lampiran 3);

iv) Laporan Pemantauan (Lampiran 4);

v) dan

vi) Senarai Arahan Amalan.

4. Mengedarkan makluman untuk pelaksanaan

pemantauan ke JKSN/ MSN.

5. Melaksanakan pemantauan mengikut jadual dengan

mengisi Borang Pemantauan Pematuhan Arahan

Amalan (Lampiran 3).

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM




No. Keluaran 09


No. Pindaan 01

Tarikh Pindaan Muka surat 5

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KPPAA

6. Menyediakan laporan pemantauan dengan mengisi

Borang Laporan Pemantauan (Lampiran 4)

7. Membentangkan laporan keseluruhan hasil

pemantauan kepada KP/KHS/ KPJKSN/ MSN.

8. Menyerahkan laporan pemantauan pematuhan

kepada KPPAA dalam tempoh 7 hari selepas

pemantauan selesai.

9. Menerima laporan pemantauan pematuhan

daripada PPPAA dan merekodkannya dalam

Borang Penerimaan Laporan Pemantauan

Pematuhan Arahan Amalan (Lampiran 5 ).

10. Menerima pelan Tindakan Pembetulan daripada

JKSN/ MSN dalam tempoh 2 minggu dan bukti

pelaksanaan dalam tempoh 2 bulan dari tarikh

pemantauan.

11. Menyedia dan membentangkan laporan

pemantauan pematuhan Arahan Amalan dan

cadangan penambahbaikan (jika ada) dalam

PKHSSM.

12. Menyerahkan laporan pemantauan kepada

Bahagian Pendaftaran, Keurusetiaan Dan Rekod

untuk tindakan susulan.

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

asus

Typewritten Text

8 Ogos 2017

asus

Typewritten Text

asus

Typewritten Text




No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 6

7. CARTA ALIRAN

A

Mula

Lantik Ketua Pemantau/Pasukan Pemantau Adakan Mesyuarat Untuk Menyusun Perancangan Pemantauan

Edarkan Keperluan Pelaksanaan Pemantauan Kepada Pasukan Pemantau

Laksanakan Pemantauan

Sediakan Laporan Pemantauan Di Lokasi Bentangkan Laporan Kepada KP/KHS/ KP JKSN/ MSN Serahkan Laporan Pemantauan Pelaksanaan Kepada Ketua Pemantau Terima Laporan Dan Rekodkan

Terima Pelan Tindakan Pembetulan

Sediakan Laporan Pemantauan Keseluruhan Pematuhan Arahan Amalan

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM




No. Keluaran 09


No. Pindaan 02

Tarikh Pindaan

Muka surat 7

A

Bentangkan Laporan Pemantauan Dalam PKHSSM

Serahkan Laporan Pemantauan Kepada BPKR

Tamat

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

asus

Typewritten Text

8 Ogos 2017




No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 8

8. REKOD

BIL. REKOD LOKASI TEMPOH

SIMPAN

8.1. Minit MKSP Pejabat KPPAA 5 tahun

8.2. Minit PKHSSM Pejabat KPPAA 5 tahun

8.3. Rekod Program Pemantauan

seperti:

i) Jadual Pemantauan;

ii) Senarai Semak Pemantauan;

iii) Borang Pemantauan

Pematuhan Arahan Amalan;

dan

iv) Laporan Pemantauan

Pejabat KPPAA 5 tahun

9. LAMPIRAN

9.1 Lampiran 1 – Jadual Pelaksanaan Pemantauan Arahan Amalan Tahun .....

9.2 Lampiran 2 – Senarai Semak Pemantauan

9.3 Lampiran 3 – Borang Pemantauan Pematuhan Arahan Amalan

9.4 Lampiran 4 – Laporan Pemantauan

9.5 Lampiran 5 – Borang Penerimaan Laporan Pemantauan Pematuhan

Arahan Amalan Tahun .....

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM




No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 9

LAMPIRAN 1 JKSM-PKU03-1

JADUAL PELAKSANAAN PEMANTAUAN ARAHAN AMALAN TAHUN ______.

BIL. NEGERI LOKASI NAMA TARIKH

1.

2.

3.

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM




No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 10


PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI /

MAHKAMAH SYARIAH NEGERI

SENARAI SEMAK PEMANTAUAN

BIL ARAHAN AMALAN AKTIVITI

PEMANTAUAN CATATAN

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM




No. Keluaran 09


No. Pindaan 03

Tarikh Pindaan Muka surat 11


BORANG PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN

Nama Auditor : .....................................................................................................

Nama Auditee :.....................................................................................................

Tarikh Audit :.....................................................................................................

Lokasi Audit :.........................................................................................................

BIL

ARAHAN

AMALAN NO.

PENEMUAN PEMANTAUAN DAN BUKTI

CATATAN

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

asus

Typewritten Text

8 Ogos 2017

asus

Typewritten Text

asus

Typewritten Text




No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 12


PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI /

MAHKAMAH SYARIAH NEGERI

LAPORAN PEMANTAUAN JKSN/MSN :...................................................................... Tarikh Audit :.......................................................................

BIL LAPORAN

1

Berdasarkan audit yang dijalankan di JKSN/MSN..................... pematuhan terhadap Arahan Amalan adalah sebanyak ....... Namun begitu masih terdapat beberapa Arahan Amalan yang tidak dipatuhi dan mohon diberi perhatian seperti berikut:

No. Lokasi Arahan Amalan Penemuan Audit Sebab ketidakpatuhan

Oleh itu, Ketua Jabatan diminta mengambil perhatian terhadap…..

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM




No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 13

2 Cadangan penambahbaikan daripada Pemantau :

3 Maklum balas atau cadangan penambahbaikan daripada JKSN/MSN:

Tandatangan Ketua Pemantau Tandatangan Ketua Jabatan atau wakil .............................................. ........................................................ (Nama ) (Nama ) Cop Jabatan

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM




No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 14


BORANG PENERIMAAN LAPORAN

PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN

TAHUN ........

BIL JKSN/MSN TARIKH

PEMANTAUAN

TARIKH

TERIMA

TANDATANGAN

KETUA LOKASI

CATATAN

(Dalam tempoh 7

hari /lebih)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

..................................................

Tandatangan Ketua Pemantau

Jawatankuasa Pemantauan Pematuhan Arahan Amalan.....

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

PROSEDUR KUALITI PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN … · SKOP Prosedur ini digunakan oleh Jabatan...

Documents

Transcript of PROSEDUR KUALITI PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN … · SKOP Prosedur ini digunakan oleh Jabatan...