PROSEDUR KUALITI PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN … · P(BL)/ KPP(PL) PPK(PL)/ PP(PL) B. PELAKSANAAN...

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS10 – PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 1

PROSEDUR KUALITI

PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN

DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH

..............................................

Pengarah Bahagian Latihan Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

Tarikh : 30 Muharam 1437H 12 November 2015

...............................................

Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia Tarikh : 30 Muharam 1437H 12 November 2015

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM


JKSM-PKPS10-PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN

MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 2

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk menggariskan tatacara pengurusan latihan

supaya dapat dilaksanakan dengan berkesan di JKSM.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Bahagian Latihan untuk memenuhi keperluan

latihan Pegawai Syariah dan pegawai-pegawai lain yang dianjurkan oleh

Bahagian latihan JKSM dan agensi luar.

3. DEFINISI

BIL. ISTILAH PENGERTIAN

3.1 Pengendali

Kursus Luar

Syarikat pakar runding latihan atau agensi-agensi

kerajaan yang menawarkan program latihan.

3.2 Program Agensi

Luar

Program latihan yang dianjurkan oleh pengendali

kursus luar JKSM.

3.3 Latihan Proses pemindahan ilmu pengetahuan secara kemas,

berdisiplin dan terancang bertujuan menambah

pengetahuan dan kemahiran untuk memenuhi

keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi.

3.4 AKL (TNA) Analisa Keperluan Latihan (Training Need Analysis)

3.5 E-TMS Sistem Pengurusan Latihan Elektronik dibangunkan

bertujuan untuk menyokong dan memperkemaskan

proses pengurusan latihan di JKSM selaras dengan

Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam yang

telah menggariskan mengenai keperluan

mengadakan perancangan latihan kepada semua

kakitangan awam. Ianya boleh dicapai melalui url

berikut https://etms.esyariah.gov.my/e-tms

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 3

4. SINGKATAN

BIL SINGKATAN PENGERTIAN

4.1 KP/KHS Ketua Pengarah/Ketua Hakim Syarie JKSM

4.2 KP Ketua Pendaftar

4.3 PK(P) Pengarah Kanan (Pengurusan)

4.4 P(BL) Pengarah Bahagian Latihan

4.5 KPP(PD) Ketua Penolong Pengarah Pembangunan Dasar

4.6 KPP(PL) Ketua Penolong Pengarah Pengurusan Latihan

4.7 PS Pegawai Syariah

4.8 PPK(PL) Penolong Pengarah Kanan Pengurusan Latihan

4.9 PP(PL) Penolong Pengarah Pengurusan Latihan

4.10 PPSK(BL) Penolong Pegawai Syariah Kanan Bahagian

Latihan

4.11 PT (BL) Pembantu Tadbir Bahagian Latihan

4.12 JKSM Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

4.13 JKSN Jabatan Kehakiman Syariah Negeri

4.14 MSN Mahkamah Syariah Negeri

4.15 KPT (BL) Ketua Pembantu Tadbir Bahagian Latihan

4.16 PPL Pegawai-pegawai Lain

4.17 PS (BL) Pembantu Syariah Bahagian Latihan

4.18 SPL Seksyen Pengurusan Latihan

4.19 SPD Seksyen Pembangunan Dasar

4.20 PPK (UGKK) Penolong Pengarah Kanan Unit Gubalan

Kurikulum/ Keurusetiaan

4.21 PPS Perkhidmatan Pegawai Syariah

4.22 POL Pelan Operasi Latihan

4.23 USP Urus Setia Program Latihan

4.24 USPL Urus Setia Pelaksana Program Latihan

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 4

BIL SINGKATAN PENGERTIAN

4.25 E-TMS Eletronic Training Management System

4.26 BKPSM Bahagian Khidmat Pengurusan Dan Sumber

Manusia

4.27 BL Bahagian Latihan

5. RUJUKAN

5.1 Manual Kualiti

5.2 JKSM-PKPS 09 : Pembinaan Modul dan/atau Kurikulum Latihan

5.3 Perancangan Aktiviti Tahunan JKSM

5.4 Pelan Operasi Latihan (POL)

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 5

6. PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

P(BL)

KPP(PD)

P(BL)

A. PERANCANGAN LATIHAN

1. Mengenal pasti latihan dan kemahiran setiap PPS/

PPL berdasarkan Laporan Analisis Keperluan

Latihan (AKL) atau Dasar Latihan JKSM atau

sumber-sumber lain.

2. Mengarahkan KPP(PD) membuat perancangan

program latihan dan menyediakan POL.

3. Menyediakan Kertas Cadangan Senarai Program

Latihan dan anggaran keperluan peruntukan

kewangan program latihan dan POL.

4. Mengadakan Mesyuarat Bahagian Latihan bagi

membincangkan Kertas Cadangan Senarai

Program Latihan dan anggaran keperluan

peruntukan kewangan dan POL.

5. Membentangkan POL dalam Mesyuarat

Perancangan Aktiviti Tahunan JKSM.

P(BL)/ KPP(PL)

PPK(PL)/ PP(PL)

B. PELAKSANAAN LATIHAN ANJURAN JABATAN

1. Mengarahkan PPK(PL)/ PP(PL) membuat kertas

konsep berdasarkan POL atau perancangan Aktiviti

Tahunan JKSM dan kompetensi yang telah

dikenalpasti atau melalui arahan/ cadangan KP/KHS

atau Pihak Pengurusan atau PBL.

2. Menyediakan kertas konsep dan kemukakan

kepada P(BL)/ KPP(PL) untuk semakan.

3. Membentangkan kertas konsep di dalam Mesyuarat

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 6


PPK(PL)/ PP(PL)

KPP(PL)/ PPK(PL)/

PP(PL)

KP/KHS

P(BL)

USP

PS(BL)

PPK(PL)/ PP(PL)/ PS(BL)

PS(BL)/ PT(BL)

USPL

PS(BL)

Jawatankuasa Penilaian Perolehan Kemudahan

Latihan Secara Pakej (JPL) untuk perakuan

jawatankuasa bagi kelulusan KP/KHS. Jika bukan

pakej, terus ke no.5.

4. Jika tidak diperakukan, buat pindaan/ program

dibatalkan.

5. Mengemukakan memo perakuan dan kertas konsep

kepada KP/KHS untuk mendapatkan kelulusan.

6. Menerima kelulusan daripada KP/KHS untuk

melaksanakan program latihan.

7. Melantik P(BL) sebagai Pengarah Program Latihan

8. Melantik USPL.

9. Menyediakan surat/memo jemputan peserta.

10. Mengedarkan surat jemputan atau Dokumen

Latihan melalui email kepada peserta.

11. Menerima pengesahan kehadiran peserta.

12. Mengatur persiapan dan keperluan latihan seperti

nota kursus, buku program, alat tulis, dan lain-lain

keperluan.

13. Melaksanakan latihan pada tarikh dan tempat yang

ditentukan.

14. Mengedarkan Pre-test dan post-test (jika perlu)

pada permulaan dan akhir kursus untuk mengukur

tahap kompetensi peserta sebelum dan selepas

kursus.

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 7


USPL

PPK(PL)/ PP(PL)

PS(BL)

PT(BL)

PPSK(BL)

KPP(PD)

P(BL)

15. Memastikan Borang Penilaian (I) (Borang Penilaian

Kursus) seperti di Lampiran 1 diisi oleh peserta

dalam E-TMS pada akhir sesi.

16. Menyediakan laporan program latihan dan serahkan

kepada P(BL).

17. Membentangkan laporan program latihan dalam

Mesyuarat Bahagian Latihan.

18. Menyerahkan Sijil Penyertaan/Penghargaan

program dan Borang Akuan Terima Sijil

Penyertaan/Penghargaan Program kepada peserta.

19. Mengedarkan Borang Penilaian (II) selepas 3 bulan

program latihan dilaksanakan kepada

Penyelia/Ketua Jabatan peserta kursus untuk

Penilaian Keberkesanan Latihan.

20. Mendapatkan Borang Penilaian (II) daripada

Penyelia dan Ketua Jabatan.

21. Membuat analisis penilaian keberkesanan latihan.

22. Mengemukakan hasil analisis tersebut kepada

P(BL).

23. Membentangkan hasil analisis tersebut dalam

MKSP.

P(BL)

C. PENGURUSAN LATIHAN (ANJURAN PIHAK

LUAR)

1. Menerima minit dari KP/KHS/ KP/ PK(P) mengenai

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 8


KPP(PL)/ PPSK(BL)

PT(BL)

tawaran program latihan dari pengendali kursus.

2. Membincangkan dengan KP/KHS/ KP/ PK(P) (jika

perlu) untuk pencalonan peserta berdasarkan

keperluan latihan dan kompetensi yang telah

ditetapkan.

3. Jika bersetuju, tindakan diteruskan. Jika tidak, surat

tawaran disimpan dalam fail.

4. Mengarahkan KPP(PL) / PPSK(BL) mengambil

tindakan terhadap tawaran program.

5. Menyemak peruntukan dengan unit kewangan,

BKPSM untuk mendapatkan peruntukan kewangan

(jika perlu).

6. Memaklumkan persetujuan penerimaan tawaran

kepada pengendali kursus.

7. Mendapatkan kelulusan kehadiran calon / pengganti

yang akan menghadiri latihan/kursus.

8. Menghantar senarai calon yang akan menghadiri

latihan /kursus kepada pengendali kursus untuk

tindakan selanjutnya.

9. Merekodkan kehadiran berdasarkan rekod Buku

Log Latihan, Slip Kehadiran, Sijil atau lain-lain

bentuk rekod kehadiran. SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 9

7. CARTA ALIRAN

A. PERANCANGAN LATIHAN

Mula Kenalpasti Latihan Dan Kemahiran Setiap PPS/ PPL Sediakan Perancangan Latihan Dan POL Adakan Mesyuarat Bahagian Latihan Bentangkan POL Dalam Mesyuarat Perancangan Tahunan JKSM

Tamat

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 10

B. PELAKSANAAN LATIHAN ANJURAN JABATAN

Tidak

Ya

Ya

Batal

Tidak

Tidak

Ya

A

Mula Sediakan Kertas Konsep Latihan Secara Pakej? Bentangkan Kertas Konsep Dalam Mesyuarat JPL Diperakukan? Kemukakan Memo Perakuan Dan Kertas Konsep Kepada KP/KHS Untuk Kelulusan

Terima Jawapan KP/KHS – Lulus?

Edarkan Surat/ Memo Jemputan

Terima Pengesahan Kehadiran

Atur Keperluan Latihan Laksanakan Program

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 11

A

Edar Pre-Test Dan Post-Test (Jika Perlu) Edarkan Borang Penilaian I (Borang Penilaian Kursus) Menyediakan Laporan Program Membentangkan Laporan Program Menyerahkan Sijil Penyertaan/ Penghargaan Progam Dan Borang Akuan Terima Sijil Mengedarkan Borang Penilaian II (Selepas 3 Bulan Program Latihan Dilaksanakan) Mendapatkan Borang Penilaian II Membuat Analisis Keberkesanan Latihan Mengemukakan Hasil Analisis Kepada P(BL) Membentangkan Hasil Analisis Dalam MKSP

Tamat

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 12

C. LATIHAN OLEH PIHAK LUAR

Mula Terima Minit Bincangkan Senarai Calon Peserta Perlu ? Semak Peruntukan Kewangan Maklumkan Persetujuan Penerimaan Tawaran Kepada Pengendali Kursus Hantar Senarai Calon Kepada Penganjur Kursus Rekodkan Kehadiran

Tamat

Tid

ak

Simpan Surat Tawaran

Ya

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 13

8. REKOD

BIL REKOD LOKASI TEMPOH

SIMPAN

8.1 Fail Latihan Kakitangan BKPSM/ BL Selagi

berkhidmat

di JKSM

8.2 Fail Tawaran Pengendali Kursus

Luar

BKPSM/ BL 5 tahun

8.3

Buku Rekod Perkhidmatan BKPSM Sepanjang

berkhidmat

8.4 Minit Mesyuarat Bahagian Latihan BL 5 tahun

8.5 Memo Kelulusan KP BKPSM / BL 5 tahun

8.6 Borang Penilaian I BL 5 tahun

8.7 Borang Penilaian II BL 5 tahun

8.8 Borang Aku-Terima Sijil

Penyertaan/ Penghargaan

BL 5 tahun

9. LAMPIRAN

9.1 Lampiran 1 – Borang Penilaian (I) (Borang Penilaian Kursus)

9.2 Lampiran 2 – Borang Penilaian (II) Keberkesanan Program Latihan

Anjuran JKSM Ke Atas Peserta

9.3 Lampiran 3 – Borang Aku -Terima Sijil Penyertaan/ Penghargaan

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 14

LAMPIRAN 1 JKSM-PKPS10-1

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 15


BORANG PENILAIAN II KEBERKESANAN PROGRAM LATIHAN ANJURAN JKSM KE ATAS PESERTA

(A) MAKLUMAT PROGRAM

1. Nama :…………………………………………………………………………………………

2. Tarikh : Mula : ……………………..………..… Tamat : …………..…….……..…………

3. Tempat : ………………………………………………………………………………………

4. Penganjur :……………………………………………………………………………………

(B) MAKLUMAT PEGAWAI YANG DINILAI/PESERTA

1. Nama :……………………………………………………………………..…………………

2. Jawatan : …………………………………………… 3. Gred : ……………………

4. Jabatan :……………………………………………………………………..…………………

(C) PENILAIAN KEBERKESANAN PROGRAM 1. Pemerhatian oleh Penyelia/Pegawai Penilai

Bil. Perkara Yang Dinilai Sebelum

PROGRAM

Selepas

PROGRAM

1. Ilmu Pengetahuan bidang kerja

2. Kemahiran dalam bidang kerja

3. Pelaksanaan dasar, peraturan dan arahan pentadbiran

4. Keberkesanan komunikasi

5. Ketrampilan diri

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 16

2. Komen Penyelia/Pegawai Penilai : ……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

………………………………………… … Tarikh : ………………… Tandatangan Penyelia/Pegawai Penilai Cop Nama dan Jabatan Panduan : 1. Borang ini hendaklah diisi oleh Penyelia/Pegawai Penilai dalam tempoh 2 minggu

selepas 3 bulan kakitangan di bawah seliaannya (peserta) menghadiri PROGRAM yang dikendalikan oleh JKSM.

2. Sila isi skala pemarkahan di ruangan SEBELUM dan SELEPAS PROGRAM yang

disediakan. Skala pemarkahan adalah seperti berikut :

TAHAP SKALA PENJELASAN

Sangat

Tinggi

10 Hasil kerja sentiasa melebihi tahap maksimum yang telah

ditentukan

9 Hasil kerja sentiasa menemui tahap maksimum yang telah

ditentukan

Tinggi

8 Hasil kerja kerapkali menemui tahap maksimum yang telah

ditentukan

7 Hasil kerja kadangkala menemui tahap maksimum yang telah

ditentukan

Sederhana

6 Hasil kerja sentiasa melebihi tahap minimum yang telah

ditentukan

5 Hasil kerja kadangkala menemui tahap minimum yang telah

ditentukan

Rendah

4 Hasil kerja kerapkali menemui tahap minimum yang telah

ditentukan

3 Hasil kerja kadangkala menemui tahap minimum yang telah

ditentukan

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 17

TAHAP SKALA PENJELASAN

Sangat

Rendah

2 Hasil kerja kerapkali menemui tahap minimum yang telah

ditentukan

1 Hasil kerja sentiasa di bawah tahap minimum yang telah

ditentukan

Tafsiran :

1. Penyelia/Pegawai Penilai adalah terdiri daripada Ketua Jabatan/Ketua Bahagian/Ketua Seksyen di jabatan Pegawai Yang Dinilai (merujuk Pegawai Penilai LNPT).

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 08


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 18


BORANG AKU-TERIMA SIJIL PENYERTAAN/PENGHARGAAN

PROGRAM LATIHAN _____________________________________________ PADA ____________________________________

Y.A.A. Ketua Pengarah/Ketua Hakim Syarie Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia Aras 2 – 4 , Blok D7, Parcel D, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62677 Putrajaya (u.p : Bahagian Latihan, JKSM) Tuan, Saya……………………………………………………………………………………….................... No. Kad Pengenalan ……………………………………………. Beralamat…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… dengan ini memaklumkan BAHAWA SAYA TELAH MENERIMA SIJIL PENYERTAAN/PENGHARGAAN bagi pogram latihan tersebut. Sekian, terima kasih. ………………………………………………………. (Nama : ) * Nota : Sila kembalikan borang ini dengan faks di talian 03-88895853/03-88891627.

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

PROSEDUR KUALITI PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN … · P(BL)/ KPP(PL) PPK(PL)/ PP(PL) B. PELAKSANAAN...

Documents

Transcript of PROSEDUR KUALITI PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN … · P(BL)/ KPP(PL) PPK(PL)/ PP(PL) B. PELAKSANAAN...