PROSEDUR OPERASI STANDARD (SOP) SOP O… · disertakan pautan/ link mesyuarat / QR Code mesyuarat...
Transcript of PROSEDUR OPERASI STANDARD (SOP) SOP O… · disertakan pautan/ link mesyuarat / QR Code mesyuarat...
PROSEDUR OPERASI STANDARD (SOP)PELAKSANAAN MESYUARAT/ PERBINCANGAN KUMPULAN SASAR (FGD)
ATAS TALIAN DALAM TEMPOH PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN BERSYARAT (PKPB)
PENGENALAN
Prosedur Operasi Standard (SOP) ini disediakan bagi memperincikan proses pelaksanaan mesyuarat
atas talian dan Perbincangan Kumpulan Sasar (FGD) bersama Perunding Perancang Bandar, Pihak
Berkuasa Tempatan, Jabatan Teknikal dan pihak-pihak berkepentingan / pemegang taruh (stakeholders).
Memastikan pelaksanaan projek-projek baharu dan projek sedia ada (sambungan), di bawah Peruntukan
Pembangunan (P43) bagi tahun 2020 ekoran arahan Kerajaan melanjutkan pelaksanaan Perintah Kawalan
Pergerakan Bersyarat (PKPB) mulai 4 Mei 2020 hingga 9 Jun 2020 yang memberi kesan langsung kepada
prestasi pelaksanaan projek dan perbelanjaan projek-projek pembangunan PLANMalaysia
tahun 2020.
2
KAEDAH PELAKSANAAN MESYUARAT
Pelaksanaan mesyuarat hendaklah dibuat dengan penekanan ke atas SOP berikut bagi membendung
penularan wabak Covid-19;
Kertas pertimbangan hendaklah diringkaskan bagi
memastikan mesyuarat dapat diselesaikan dalam tempoh
masa yang pendek
Memaksimumkan penggunaan atas talian melalui SKYPE
for BUSINESS bagi video conference dan emel atau QR
Code bagi mendapatkan akses kepada bahan mesyuarat.
Urusetia yang terlibat dalam penyediaan bahan
mesyuarat dan semasa mesyuarat juga perlu
diminimumkan
3
✓ Manual pengguna SKYPE for BUSINESS boleh download
melalui : http://www.1govuc.gov.my/doc/161115-SfB-
%20Manual-Pengguna.pdf
KELEBIHAN PENGGUNAAN SKYPE MEETING
4
Pelaksanaan Mesyuarat/ FGD Atas Talian
Tindakan Sebelum Mesyuarat/FGD
1 2 3
45
Surat panggilan mesyuarat
diedarkan melalui emel dan
disertakan pautan/ link
mesyuarat / QR Code
mesyuarat untuk download
bahan mesyuarat.
Penggunaan SKYPE forBUSINESS (SfB) bagimesyuarat atas talian adalahdigalakkan. Penggunaan aplikasilain yang percuma dan stabiljuga boleh digunakan sebagaialternatif.(rujuk Manual Pengguna SKYPEFOR BUSINESS)
Maklum balas Mesyuarat dan bahan mesyuarat boleh diedarkan melalui emel menggunakan link Big Mail Transfer (BMT) di url https://oneso.1govuc.gov.my atau menggunakan QR Code. Urusetia perlu memberikan tempoh masa yang bersesuaian kepada ahli mesyuarat untuk menyemak dokumen dan memberikan ulasan.
Penggunaan passwordboleh diwujudkan bagidokumen yang dikelaskansebagai SULIT.
Pembentangan projek bolehdilaksanakan melaluirakaman dengan tempohdurasi yang bersesuaiandan boleh diedarkan lebihawal bersekali dengandokumen
5
Tindakan Semasa Mesyuarat/FGD
Urusetia mesyuarat hendaklah memastikan
pengerusi termasuk urusetia adalah bebas
daripada demam, batuk dan selsema.
Pengimbas suhu badan juga hendaklah
dibuat ke atas semua pegawai yang
memasuki mesyuarat dan memastikan ia
berada di bawah paras suhu badan yang
normal.
Urusetia mesyuarat hendaklah
memastikan hand sanitizer
disediakan di dalam mesyuarat.
1
2
Memastikan kedudukan pengerusi
dan urusetia di dalam mesyuarat
mengamalkan jarak yang
selamat (sekurang-kurangnya
diselang satu kerusi).
3
4 Mengamalkan langkah pencegahan
sebelum/ semasa mesyuarat
seperti mengelakkan bersalam,
aktiviti perbualan yang terlalu
dekat dan pemakaian topeng
muka
A. Pengerusi dan Urusetia
5Urusetia boleh accept guest
mengikut keperluan yang sedang
menunggu di virtual lobby 7
B. Ahli Mesyuarat
Urusetia mengedarkan minit
mesyuarat melalui emel kepada ahli
mesyuarat yang terlibat.
Tindakan Selepas Mesyuarat/FGD
✓ Download aplikasi skype for business dalam handphone /
notebook / PC
✓ Manual pengguna SKYPE for BUSINESS boleh download
melalui : http://www.1govuc.gov.my/doc/161115-SfB-
%20Manual-Pengguna.pdf
✓ Mendaftar masuk mesyuarat sekurang-kurangnya 15 minit
lebih awal bagi melancarkan perjalanan mesyuarat.
✓ Ahli Mesyuarat sila MUTE sepanjang mesyuarat dan hanya
UNMUTE semasa bercakap untuk minimumkan gangguan.
Tindakan Semasa Mesyuarat/FGD
8
Arahan bagi mengadakan mesyuarat
Panggilan Mesyuarat oleh urusetia melalui emel dan dilengkapi dengan pautan mesyuarat
Edaran maklum balas mesyuarat, laporan, slide pembentangan, rakaman pembentangan oleh Perunding dan dokumen sokongan melalui emel
menggunakan BMT atau QR Code
Mesyuarat Atas Talian dilaksanakan menggunakan aplikasi SKYPE for
BUSINESS
Edaran Minit Mesyuarat oleh urusetia melalui emel
Diluluskan dengan pindaan
Ditolak
Tindakan sebelum mesyuarat
Tindakan semasamesyuarat
Tindakan selepas mesyuarat
Program FGD dan mesyuarat yang tidak memerlukan membuat keputusan tidak melibatkan aktiviti berwarna
CARTA ALIR
(Boleh “record” mesyuarat untuk memudahkan penyediaan minit mesyuarat)
9