PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)16

NO. KELUARAN

: 01

PROSEDUR

PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN

SESAWANG

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 1/ 13

PROSEDUR PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN SESAWANG

PK.PPAS(P)16

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN

OLEH

HAIZIAH BT. ABU

Pegawai Teknologi Maklumat

01/06/2017

DISEMAK OLEH

NIHAYAH HJ EBNI HAJAR

Pengurus Kualiti

01/06/2017

DILULUSKAN

OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD

Pengarah PPAS

01/06/2017

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)16

NO. KELUARAN

: 01

PROSEDUR PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN

SESAWANG

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 2/ 13

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk mempastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang

dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)16

NO. KELUARAN

: 01

PROSEDUR

PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN

SESAWANG

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 3/ 13

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4

4. Isu-isu Risiko 4

5. Definisi 5 – 6

6. Singkatan 6

7. Tindakan dan tanggungjawab 7 – 8

8. Carta Aliran Kerja 9 - 11

9. Rekod Kualiti 12

10. Lampiran 13

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)16

NO. KELUARAN

: 01

PROSEDUR

PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN

SESAWANG

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 4/ 13

1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan

pengemaskinian perkhidmatan atas talian PPAS dilaksanakan

dengan baik dan berkesan.

2. SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Bahagian Teknologi Maklumat dan

Pengurusan Ilmu untuk mengemaskinikan semua data/ maklumat

serta senarai aktiviti-aktiviti perpustakaan terkini dari masa ke

semasa ke dalam laman sesawang PPAS.

3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015

Seksyen 6.1 - Tindakan untuk menangani aspek-aspek risiko

Seksyen 7.1.3 - Infrastruktur

Seksyen 7.1.4 - Kawalan Bagi Pelaksanaan Proses - Proses

Seksyen 7.5.2 - Membina Dan Mengemas Kini

Seksyen 7.5.3 - Kawalan Maklumat Didokumenkan

4. ISU - ISU DAN RISIKO 4.1. Kegagalan Fungsi Pelayan (Server Down)

4.2. Ancaman Penggodam (Hacks Threats)

4.3. Ketidaktepatan Maklumat

4.4. Bencana Alam

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)16

NO. KELUARAN

: 01

PROSEDUR

PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN

SESAWANG

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 5/ 13

5. DEFINISI 5.1. Laman Sesawang

Satu aplikasi yang menyediakan ruang untuk menyimpan dan

menyebarkan maklumat PPAS secara elektronik di internet

serta boleh diakses secara global. Laman Sesawang PPAS

dapat diakses melalui alamat http://www.ppas.gov.my.

5.2. Hard copy Maklumat yang dihasilkan dalam bentuk cetakan kertas.

5.3. Soft copy

Maklumat yang dihasilkan dan disimpan dalam bentuk salinan

lembut seperti simpanan secara atas talian dan cakera padat.

5.4. Muat Naik (Upload) Proses menghantar data/ maklumat melalui perisian komputer

ke server atau talian internet.

5.5. Ancaman Penggodam (Hacks Threats)

Percubaan untuk mencapai sistem atau data tanpa kebenaran.

Termasuk spoofing, phishing, probing, war driving dan

scanning.

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)16

NO. KELUARAN

: 01

PROSEDUR

PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN

SESAWANG

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 6/ 13

5.6. Kegagalan Fungsi Pelayan (Server Down) Pelayan yang gagal berfungsi dengan baik sama ada ketiadaan

internet atau kegagalan perkakasan pelayan itu sendiri yang

mengakibatkan pengguna lain tidak dapat mengakses laman

sesawang

5.7. Ketidaktepatan Maklumat Maklumat yang di terima untuk di proses tidak tepat/ salah

5.8. Bencana Alam Kegagalan perkakasan ict disebabkan oleh bencana alam

seperti banjir atau tanah runtuh

6. SINGKATAN

PPAS : Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

BTM : Bahagian Teknologi Maklumat

KM : Unit Pengurusan Ilmu

PBGN : Bahagian Perancangan dan Pembangunan

KB : Ketua Bahagian

PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

PP : Penolong Pustakawan

PemP : Pembantu Pustakawan

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)16

NO. KELUARAN

: 01

PROSEDUR

PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN

SESAWANG

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 7/ 13

7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB

1. Maklumkan kepada KB untuk memastikan maklumat dalam

laman sesawang PPAS adalah terkini.

Pengarah

A. a. 2.

3.

4.

5.

LAMAN SESAWANG PPAS Pengumpulan Data Edar borang Kemaskini Maklumat Laman Sesawang PPAS

kepada semua KB.

Terima data / maklumat dalam bentuk hard copy atau soft

copy.

Semak maklumat dan bahan yang diterima. Sahkan

penerimaan di borang.

Serahkan maklumat dan bahan yang telah disemak kepada

KB.

PPTM/ PP/ PemP

6.

7.

Semak maklumat adalah betul dan terkini.

Dapatkan kelulusan Pengarah.

KB

8. Semak semula maklumat dan beri kelulusan untuk

kemaskini laman sesawang.

Pengarah

9.

10.

11.

Terima semua maklumat serta bahan yang telah diluluskan

Pengarah.

Jika tidak diluluskan maklumkan kepada KB berkenaan.

Serah draf data/ maklumat akhir kepada PPTM untuk direka

bentuk.

PPTM/ PP

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)16

NO. KELUARAN

: 01

PROSEDUR

PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN

SESAWANG

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 8/ 13

TINDAKAN T/ JAWAB b. 12.

Penambahan Modul/ Maklumat Laman Sesawang Sediakan draf rekabentuk untuk paparan laman sesawang

PPTM

13.

14.

15.

Semak draf reka bentuk yang dibina oleh PPTM

Kemukakan reka bentuk kepada Pengarah untuk kelulusan

Jika tidak diluluskan serahkan kepada PPTM untuk

pembaikan

KB

16.

17.

Tambah reka bentuk yang diluluskan ke fail sesawang di

local server

Uji lari reka bentuk tersebut dan pastikan ianya berfungsi

seperti yang dikehendaki

PPTM

18.

19.

Muat naik reka bentuk ke server laman sesawang PPAS

Failkan borang.

B. 20.

21.

PENYEDIAAN LAPORAN BULANAN Sediakan laporan bulanan statistik.

Kemukakan kepada KB.

PPTM

22. Sahkan dan serah laporan statistik kepada PBGN KB

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)16

NO. KELUARAN

: 01

PROSEDUR

PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN

SESAWANG

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 9/ 13

7. CARTA ALIRAN KERJA A. Laman Sesawang PPAS a. Pengumpulan Data TINDAKAN T/ JAWAB

Pengarah - Arahkan KB untuk kemaskini Laman Sesawang

PPTM/ PP/ PemP

- Edar borang Kemaskini Maklumat Laman Sesawang PPAS

- Terima maklumat daripada KB

- Maklumat lengkap?

- Serahkan kepada KB BTM untuk pengesahan

- Maklumat sesuai?

KB BTM - Kemuka kepada Pengarah untuk kelulusan

- Lulus?

PPTM/ PP - Serahkan maklumat kepada PPTM untuk direkabentuk

MULA

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Ya

Tidak Maklumkan kepada KB pemohon

TAMAT

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)16

NO. KELUARAN

: 01

PROSEDUR

PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN

SESAWANG

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 10/ 13

b. Penambahan Modul/ Maklumat Laman Sesawang TINDAKAN T/ JAWAB

PPTM - Sediakan draf reka bentuk

KB

- Semak rekabentuk

- Grafik/ teks sesuai?

- Kemuka rekabentuk kepada Pengarah

- Lulus?

PPTM

- Memuat naik reka bentuk ke ‘local server’

- Uji dan pastikan ia berfungsi seperti yang dikehendaki

- Berfungsi?

- Muat naik ke server laman sesawang PPAS

- Failkan borang

MULA

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Tidak

TAMAT

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)16

NO. KELUARAN

: 01

PROSEDUR

PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN

SESAWANG

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 11/ 13

B. Penyediaan Laporan Bulanan TINDAKAN T/ JAWAB

PPTM - Sediakan laporan setiap bulan.

- Kemuka kepada KB.

KB - Sah dan serah laporan kepada PBGN.

MULA

TAMAT

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)16

NO. KELUARAN

: 01

PROSEDUR

PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN

SESAWANG

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 12/ 13

9. REKOD KUALITI BIL REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN 9.1

9.2

Fail Kemaskini

Maklumat Laman

Sesawang PPAS

(No. Fail: PPAS.100-

11/3-1)

Fail Pengurusan Risiko

BTM

BTM

5-7 Tahun

5-7 Tahun

PROSEDUR PENGURUSAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(P)16

NO. KELUARAN

: 01

PROSEDUR

PENGEMASKINIAN MAKLUMAT LAMAN

SESAWANG

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 13/ 13

10. LAMPIRAN

Bil. Jenis Lampiran Lampiran 10.1 Borang Kemaskini Maklumat Laman Sesawang

PPAS (PPAS (KOM) 663)

PK.PPAS(P)16(L1)