NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.02 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004

PROSEDUR SOKONGAN

PENYEDIAAN BAJET

MUKASURAT : 1 / 8

PROSEDUR

PENYEDIAAN BAJET

PK(S)AKMAL.02

Disediakan oleh

Diluluskan oleh

Nama

HJ MHD SUBRE BIN ISHAK HJ MOHD RAFDZI BIN MAULUD

Jawatan KETUA PUSAT PENGAJIAN PERKHIDMATAN TEKNIK

PENGARAH AKMAL

Tanda

Tangan

Tarikh

No Salinan Kawalan :-

Dikeluarkan kepada :-

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.02 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004

PROSEDUR SOKONGAN

PENYEDIAAN BAJET

MUKASURAT : 2 / 8

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan

yang dinyatakan di dalamnya.

Tarikh

No.Perenggan

Muka surat

Bentuk Pindaan

Tarikh Diluluskan

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.02 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004

PROSEDUR SOKONGAN

PENYEDIAAN BAJET

MUKASURAT : 3 / 8

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garispanduan bagi melaksanakan proses penyediaan Perjanjian Program Anggaran Belanja Mengurus Tahunan dilaksanakan dengan teratur mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pengarah AKMAL dan lain-lain pegawai yang terlibat didalam Penyediaan Program Anggaran Belanja Mengurus Tahunan AKMAL.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 MK.AKMAL.02 Seksyen 5.1 - Komitmen Pengurusan Seksyen 6.1 - Peruntukan dan Penyediaan Sumber

3.2 Arahan Perbendaharaan - Bab A Prosedur Kewangan

3.3 Arahan dan Pekeliling Perbendaharaan yang masih berkuatkuasa

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.02 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004

PROSEDUR SOKONGAN

PENYEDIAAN BAJET

MUKASURAT : 4 / 8

4.0 DEFINISI

4.1

Bajet

Anggaran Perbelanjaan

4.2 Buku Perjanjian Program Anggaran Belanja Mengurus

Cadangan Anggaran Belanja Mengurus Tahunan yang dibukukan

4.3

Waran Peruntukan

Kebenaran bagi Pegawai Pengawal melakukan perbelanjaan daripada Maksud Perbelanjaan setakat yang dinyatakan

4.4

Buku Vot

Buku yang menunjukkan dengan jelas mengenai tiap-tiap program dan aktiviti atau projek mana-mana maksud perbelanjaan dan sentiasa dikawal dan diselia secara berterusan

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.02 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004

PROSEDUR SOKONGAN

PENYEDIAAN BAJET

MUKASURAT : 5 / 8

5.0 SINGKATAN 5.1 KDRM - Kastam Diraja Malaysia 5.2 PA - Pengarah AKMAL 5.3 P - Pendaftar 5.4 KP - Ketua Pusat Pengajian/Ketua Pusat Penyelidikan dan Pembangunan/Ketua Pusat Kerjasama Antarabangsa 5.5 KU - Ketua Unit 5.6 PT(Kew) - Pembantu Tadbir Kewangan 5.7 JANM - Jabatan Akauntan Negara Melaka

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.02 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004

PROSEDUR SOKONGAN

PENYEDIAAN BAJET

MUKASURAT : 6 / 8

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

P

1. Kemukakan Cadangan Draf Anggaran Belanja

Mengurus kepada PA

PA

2. Semak Cadangan Draf Anggaran Belanja Mengurus

Tahunan

3. Arahkan P untuk membuat Pindaan jika perlu

P

4. Bukukan Perjanjian Program Angggaran Belanja

Mengurus Tahunan ke Cawangan Pengurusan Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat KDRM

PA

5. Menerima Waran Peruntukan Perbelanjaan Mengurus

daripada Cawangan Pengurusan Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat KDRM dan serah kepada P

P

6. P menyerahkan Waran Peruntukan kepada PT(Kew)

PT(Kew)

7. Sediakan Kelompok dan hantarkan Waran Peruntukan

Asal ke JANM 8. Salinan Pendua Waran Peruntukan direkod dalam fail

Waran Peruntukan

PT(Kew)

9. Rekodkan dalam Buku Vot

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.02 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004

PROSEDUR SOKONGAN

PENYEDIAAN BAJET

MUKASURAT : 7 / 8

7. Carta Aliran Terima surat arahan unttuk menyediakan Buku

Perjanjian Program Anggaran Belanja Mengurus Tahunan AKMAL

MULA PA

Sediakan surat panggilan Cadangan Bajet kepada KP/KU P

Edarkan surat panggilan mesyuarat kepada semua KP dan KU P

Terima Draf bajet daripada KP dan KU berdasarkan keperluan Bajet Pusat Pengajian dan Unit

P P Mengumpulkan Draf Bajet Sediakan Buku Perjanjian Program Angggaran

Belanja Mengurus

P

Maklumat Tambahan

Semasa menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Tahunan AKMAL, jika ada maklumat tambahan hubungi KP atau KU

P Hubungi KP/KU

Kemukakan Cadangan Draf Anggaran Belanja Mengurus kepada PA

Semak Cadangan Draf dan arahkan P untuk membuat Pindaan jika perlu

PA

P Buat Pindaan Bukukan Perjanjian Program Angggaran Belanja Mengurus

Tahunan dan hantar ke Cawangan Pengurusan Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat KDRM

Terima Waran Peruntukan Perbelanjaan Mengurus dan serah kepada P

PA

Salinan Asal Waran Peruntukan dihantar ke JANM bersama Kelompok dan salinan Pendua direkodkan dan rekod dalam Buku Vot Seterusnya Rekod kedalam Buku Vot

PT (Kew)

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.02 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004

PROSEDUR SOKONGAN

PENYEDIAAN BAJET

MUKASURAT : 8 / 8

8. REKOD KUALITI

BIL

REKOD

LOKASI

TEMPOH

PENYIMPANAN 1. 2. 3. 4.

Fail Anggaran Perbelanjaan Mengurus Buku Angggaran Belanja Mengurus Tahunan AKMAL Waran Peruntukan Buku Vot

Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

9. LAMPIRAN Tiada