PROTOKOL MESYUARAT 2016

8/17/2019 PROTOKOL MESYUARAT 2016

1/20

OLEH

SITI SALMAH BT SULAIMANMUNSYI DEWAN


2/20


3/20

Tatasusila mesyuarat merupakan satu

proses untuk meningkatkan tahap

keberkesanan mesyuarat.

Protokol mesyuarat meliputi susun atur

ahli dan peralatan tempat mesyuarat.

Penting untuk kejayaan, kelancaran

mesyuarat dan meningkat imej penganjurmesyuarat


4/20

LANGKAH MEWUJUDKAN

TATASUSILA MESYUARAT

• Elakkan gangguan telefon kecuali perkarapenting;

• Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa

kebenaran;• Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan

menunjukkan kurang minat;

• Mendengar dengan aktif dan memberi

perhatian

• Mencari perkara-perkara yang positif; dan

• Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.


5/20

DEFINISI SUSUN ATUR

Menempatkan ahli mesyuarat

menurut keutamaan, kekananan

dan fungsi ahli, dan menentukanlokasi peralatan serta kelengkapan

sesuai dengan keluasan ruang bilik

mesyuarat.


6/20

PRINSIP SUSUN ATUR

Terdapat empat prinsip utama iaitu; Susunan keutamaan ahli

Pengerusi merupakan orang terutama yangmemimpin mesyuarat;

Di antara ahli yang bergelar ( spt. Tun Tan !riatau Dato" # mendahului mereka yang tidakbergelar;

Penja$at a$am bergelar mendahului penja$ats$asta (gelaran anugerah kebesaran tidakdiambil kira#; dan

Penja$at yang lebih kanan mendahuluimereka yang lebih rendah ($alaupunmenyandang sebarang gelaran#.


7/20

Susunan tempat duduk

Tempat duduk pengerusi mesti dapat

memandang ahli;%hli yang tertinggi statusnya duduk paling

hampir dengan pengerusi di sebelah kanan;&edudukan ahli lain hendaklah diselang-

selikan berasaskan keutamaan dankekananan mereka;

%hli yang berfungsi (membuat persembahan#duduk di kerusi terakhir bersetentangandengan pengerusi disebelah kiri ('#.

!etiausaha duduk di meja khas ('#.

('# Pengerusi boleh mengubah kedudukanmengikut kesesuaian.


8/20

Peralatan dan kelengkapan perluberfungsi dengan baik;

Peralatan dan kelengkapan mudah

dicapai dan digunakan.

Kelengkapan Dan Peralatan


9/20

Pelan susun atur bilik mesyuarat

Disusun mengikut tujuan mesyuarat;

Menyebarkan maklumat;

Membuat keputusan; dan undingan.


10/20

)ontoh susun aturmenyebarmaklumat

10


11/20

)ontoh susun atur

menyebar maklumat

11


12/20

)ontoh susun atur membuat keputusan

12

!esuai untuk perbincangan dan kompromi bagibilangan peserta yang tidak ramai.

!esuai untuk perbincangan dan kompromibagi bilangan peserta yang ramai.


13/20

Contoh susun atur membuat keputusan

13

!esuai apabila bilangan peserta adalahramai dan ka$alan lebih ke atas ahlidiperlukan.

!esuai apabila bilangan peserta terlalu ram


14/20

KEPENTINGAN AGENDA

Perkara yang hendak dibincangkandalam mesyuarat.

*ntuk menentukan tiada perkara-perkara mustahak tertinggal.

*ntuk menentukan perbincangandijalankan dengan teratur.

*ntuk memberitahu ahli mesyuaratperkara-perkara yang hendakdibincangkan.


15/20

MENYEDIAKAN AGENDA

Tentukan perkara yang pentingtidak tertinggal.

+incang dengan Pengerusi,&etua abatan.

ujuk kepada minit mesyuaratyang lepas.

!ediakan fail,folder khas untukmendapatkan kertas-kertasdokumen dalam mesyuarat.


16/20

SUSUNAN AGENDA

Perutusan Pengerusi. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu. Perkara-perkara berbangkit.

!enarai perkara baharu yang hendakdibincangkan. Pembentangan kertas kerja. al-hal lain.

Penutup.

Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemputdibenarkan menghantar

wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan


17/20

ALAT-ALAT PANDANG DENGAR

&ET%! M%*/0

P%P%/ P*T1

23EE%D P2E)T2 !41DE P2E)T2

%4%T PE%&%M 31DE2 D%/ T3

T%5%/0%/ 614EM,31DE2 M2DE4 %T%* )2/T2 P2E&.


18/20

SENARAI SEMAK TUGAS

MENYEDIAKAN BILIK MESYUARAT

TE/T*&%/7 +ilik mesyuarat &erusi dan meja mencukupi

4ampu-lampu boleh digunakan &ipas dan alat ha$a dingin berjalan baik Papan putih pen dan pemadam %lat projektor

%lat pembesar suara


19/20


20/20

PROTOKOL MESYUARAT 2016

Documents

Transcript of PROTOKOL MESYUARAT 2016