PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ......

46
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta 11 - Pukal page 11 - 1 PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA PUKAL PEJABAT PERAKAUNAN GFMAS WebMethods PTJ Pengguna eSPKB Comm Server Update Vot eSPKB Kew310/ Kew 311 AP503 & AP504 AP503 & AP504 EFT/CEK dan laporan AP503 & AP504 AP503,AP506,AP505,AP507 AP503,AP506,AP505,AP507 Kew310/ Kew 311 AP503,AP506, AP505,AP507 Agensi/ Penerima Bayaran

Transcript of PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ......

Page 1: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 1

PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA PUKAL

PEJABAT PERAKAUNAN

GFMAS

WebMethods

PTJ

Pengguna eSPKB

Comm

Server

UUppddaattee VVoott eeSSPPKKBB

KKeeww331100// KKeeww 331111

AAPP550033 && AAPP550044

AAPP550033 && AAPP550044

EEFFTT//CCEEKK ddaann llaappoorraann

AAPP550033 && AAPP550044

AAPP550033,,AAPP550066,,AAPP550055,,AAPP550077 AAPP550033,,AAPP550066,,AAPP550055,,AAPP550077

KKeeww331100// KKeeww 331111

AAPP550033,,AAPP550066,,

AAPP550055,,AAPP550077

Agensi/

Penerima Bayaran

Page 2: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 2

PUKAL: FILE NAMING CONVENTION

Contoh:

FAIL - FAIL PUKAL

Agensi ke GFMAS

PROSES ID KETERANGAN CONTOH

AP503 Fail pengwujudan/ pembatalan akaun pukal:

1070AP50320002320081103001.GPG

AP504 Fail bil-bil pukal 1070AP50420002320081103001.GPG

GFMAS ke Agensi

PROSES ID KETERANGAN CONTOH

AP503 Fail status pengwujudan/ pembatalan akaun pukal

1070AP50320002320081103901.GPG

AP505 Fail muat turun pembayaran pukal

1070AP50520002320081103001.GPG

AP506 Fail bil pukal yang ditolak 1070AP50620002320081103001.GPG

AP507 Fail bil pukal yang dibatalkan 1070AP50720002320081103001.GPG

1070 AP504 200023 20100712 001 .GPG

A B C D E F

Nama Medan Perihal Format

A AO_CODE Kod Pej Perakaunan 4 Digit

B PROCESS_ID ID Proses Unik 5 Char

C AGENSI_ID ID Agensi Unik 6 Char

D DATE Tarikh YYYYMMDD

E SEQUENCE_NO Nombor Siri 3 Digit

F EXTENSION File Extention 3 Char

Page 3: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 3

PROSES ALIRAN KERJA PUKAL DENGAN iSIGN

MULA

webMethods auto hantar

fail bil pukal AP504 ke

server SAP

Simulasi fail bil pukal

(ZRAP053)

Batal?

Proses fail?

Lulus (iSign) dan Post fail

bil pukal

(ZRAP040)

Berjaya iSign?

Pembayaran bil pukal

(F110)

Muat turun

maklumat terperinci

pembayaran pukal

(ZRAP021)

Fail AP506 dan

notifikasi emel ke

agensi pukal

dijana

Fail AP505 dan

notifikasi emel ke

agensi pukal

dijana

TAMAT

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Fail AP507 dan

notifikasi emel ke

agensi pukal

dijana

Tindakan pembetulan ralat

pukal

Batal?

Ya Tidak

Ya

Tidak

Berjaya post?Tidak

Ya

Page 4: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 4

A. PROSES PENGWUJUDAN/ PEMBATALAN AKAUN PUKAL

1. Bagi pengewujudan atau pembatalan akaun pukal: PTJ perlu menyediakan 3 salinan Borang Kew310 dan serahkan kepada

AO untuk pengesahan. AO akan menyerahkan Borang Kew310 asal dan salinan ke 2 yang telah

disahkan kepada Agensi untuk diproses. Agensi menyerahkan Borang Kew310 asal yang telah disahkan semula

kepada AO beserta AP503.

Contoh borang KEW310:

Page 5: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 5

2. Fail pengwujudan atau pembatalan akaun pukal (AP503) dimasukkan ke comm server secara online oleh agensi atau offline melalui CD dan akan dimasukkan ke folder yang betul oleh pegawai teknikal di AO.

3. AO boleh mendaftar akaun pukal di dalam GFMAS melalui ZRAP024

berpandukan borang Kew310.

NOTA : a) Semasa mendaftar kemungkinan terdapat ralat ‘Posting address tidak wujud’.

1. Semak waran peruntukan di BUDCON (fmrp_rw_budcon) – sekiranya tiada, sediakan waran peruntukan dan posting address akan diwujudkan secara automatik – tindakan oleh AO

2. Semak Cost Center (KS03) – diselenggara oleh BPOPA 3. Semak Profit Center (KE53) - diselenggara oleh BPOPA 4. Semak Funded Program (FMMEASURED) - diselenggara oleh BPOPA 5. Semak WBS Element (CJ03) - diselenggara oleh BPOPA 6. Semak Functional Area (FMFUNCTION) - diselenggara oleh BPOPA Jika masih error – SOLMAN a. Kemungkinan tiada DERIVATION (diselenggara oleh GL) b. Kemungkinan peranan pukal/ business Area tiada (diselenggara oleh

Authorization)

Page 6: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 6

b) Semasa mendaftar kemungkinan terdapat ralat ’Rekod telah wujud’.

1. Semak akaun pukal di ZRAP025 2. Sekiranya ralat ’Rekod tidak wujud’ dipaparkan, tandakan √ pada ’Rekod Telah

Dipadam’ dan klik Execute.

3. Untick pada kotak ’Tanda Untuk Hapus’

4. Lakukan kemaskini berdasarkan borang Kew310/ Kew 311 dan klik Simpan sekiranya akaun ingin digunakan semula.

Page 7: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 7

B. SEMAKAN PENGWUJUDAN/ PEMBATALAN AKAUN PUKAL DI WM

1. WM akan proses fail AP503 secara automatik untuk dihantar ke GFMAS. 2. Pengguna boleh menyemak fail AP503 yang di hantar oleh agensi di skrin WM. 3. Semak fail pukal di External Parties Reports. Masukkan ID Pengguna dan

kata laluan.

4. Masukkan Kod Agensi dan tarikh. Kemudian klik pada Search atau tekan Enter.

5. Pastikan fail berjaya dihantar dan berstatus Delivered bagi memastikan fail wujud

di GFMAS. Jika berstatus Failure klik di pautan dan rujuk Jadual 1: Ralat Fail AP503.

Page 8: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 8

Jadual 1: Ralat Fail AP503

Ralat di WebMethod Penerangan Tindakan

[processFileListing] - File already exist! Please change your sequence no. to retry.

Duplicate sequence number, change the sequence number and retry again

Pastikan jujukan nama fail diubah, fail yang menggunakan nama yang sama tidak dapat diproses

[EXT-901] - com.wm.app.b2b.server.ServiceExceptionjava.io.IOException:javax.mail. AutheitionFailedException

SMTP authorization problem, webMethods cannot send email to AG SMTP

SMTP server down, perlu semakan lanjut, rujuk WM

[EXT-006] - gpg: decrypt_message failed: eof

Invalid GPG file Fail yang diencrypted tidak sah, format GPG salah, WM tidak dapat decrypt file tersebut

[EXT-901] - com.wm.app.b2b.server.ServiceException java.io.IOException: javax.mail.MessagingException: Could not connect to SMTP host: 10.23.22.2, port: 25; nested exception is: java.net.ConnectException: Connection refused: connect

SMTP server connection problem, webMethods cannot send email to AG SMTP

SMTP server down, perlu semakan lanjut, rujuk WM

Page 9: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 9

6. Klik pautan Total dan skrin ini akan dipaparkan;

7. Fail berstatus IN adalah fail yang wujud di GFMAS dan fail berstatus OUT adalah fail yang wujud di comm server. Apabila fail berstatus Delivered di WM, pengguna boleh menyemak fail tersebut di GFMAS.

C. SEMAKAN PENGWUJUDAN/ PEMBATALAN AKAUN PUKAL DI GFMAS

1. Lihat senarai fail AP503 yang dihantar oleh agensi di AL11.

Page 10: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 10

2. Klik pada direktori WEBMETHOD

3. Klik pada log ARCHIVES.

Page 11: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 11

4. Carian nama fail boleh dilakukan melalui butang Find dan masukkan nama fail terbabit.

5. Klik pada nama fail bagi melihat butiran fail.

Page 12: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 12

6. Laporan status fail AP503 akan dipaparkan.

Page 13: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 13

7. Mesej ralat juga akan dipaparkan.

NOTA:

Ralat yang biasa berlaku semasa creation:

1. Kes Posting address tidak wujud – kemungkinan agensi salah mengunci masuk rekod

dalam fail AP503. AO perlu bandingkan Borang Kew310 dengan fail yang ditolak oleh

GFMAS. Hubungi agensi untuk membuat pembetulan dan hantar semula fail. AO juga boleh

daftar akaun pukal secara manual di ZRAP024 berdasarkan Borang Kew310.

2. Sekiranya fail AP503 tiada di AL11, walaupun maklumat di Kew310 sama seperti yang

dihantar oleh agensi, kemungkinan PTJ tersilap mengisi maklumat di Borang Kew310. Jika

ini berlaku AO perlu maklumkan PTJ. Waran yang dihantar juga mungkin tidak sama

dengan caj pengwujudan akaun pukal.

Page 14: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 14

Contoh creation yang berjaya

Jumlah rekod yang diterima boleh dilihat di report ZRAP005 (BP20)

Page 15: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 15

Contoh akaun dibatalkan.

Page 16: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 16

Semakan di ZRAP025

Fail deletion yang dihantar akan ‘mark for deletion’ di skrin zrap025.

Page 17: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 17

D. KEMASKINI AKAUN PUKAL (ZRAP025)

1. Bagi mengemaskini akaun pukal: PTJ sediakan borang Kew311 sebanyak 3 salinan dan simpan 1 salinan. 2

salinan diberi kepada AO. Kemaskini akaun pukal dilakukan oleh AO.

Contoh borang KEW311:

Page 18: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 18

2. Masukkan kod agensi dan akaun pukal (jika ada).

NOTA: Sekiranya ingin menyemak akaun pukal yang telah dihapuskan, tandakan √

pada ’Rekod telah dipadam’.

NOTA : Semasa kemaskini kemungkinan terdapat ralat ‘Posting address tidak wujud’.

1. Semak waran peruntukan di BUDCON (fmrp_rw_budcon) - posting address diwujudkan secara automatik – tindakan oleh AO

2. Semak Cost Center (KS03) – diselenggara oleh BPOPA 3. Semak Profit Center (KE53) - diselenggara oleh BPOPA 4. Semak Funded Program (FMMEASURED) - diselenggara oleh BPOPA 5. Semak WBS Element (CJ03) - diselenggara oleh BPOPA 6. Semak Functional Area (FMFUNCTION) - diselenggara oleh BPOPA

Jika masih error – SOLMAN

a. Kemungkinan tiada DERIVATION (diselenggara oleh GL) b. Kemungkinan peranan pukal/ business Area tiada (perlu mohon Authorization)

Page 19: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 19

RALAT SEMASA PENGWUJUDAN/PENGEMASKINIAN/PEMBATALAN AKAUN PUKAL

Kaedah semakan ralat :-

ZRAP039 – Laporan Status Pengwujudan / Pembatalan Akaun Pukal

ZRAP024 – Daftar Akaun Pukal

ZRAP025 - Kemaskini Akaun Pukal

Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan

1 Rekod tidak

wujud.

Pembatalan tidak boleh

dilakukan kerana akaun

pukal tidak wujud dalam

GFMAS.

Agensi 1. Menghantar akaun pukal

yang betul untuk

pembatalan.

2. Semak dengan PTJ

berkenaan jika data adalah

betul.

2 Kod xxxxxx tidak

wujud dalam

Sistem GFMAS.

xxxxxx adalah:

Jab/ptj, vot,

prog/akt,

proj/setia, objek

Kod perakaunan tidak wujud. AO Kew310:-

1. Bandingkan Kew310 dengan

BP80.

2. Jika sama, kuiri PTJ.

3. Sekiranya tidak sama, daftar

secara manual berdasarkan

Kew310 dan maklumkan

agensi.

Kew311:-

1. Kuiri PTJ

3 Posting Address

tidak wujud .

Masalah berkaitan waran

peruntukan.

AO 1. Semak dan pastikan waran

peruntukan telah wujud di

GFMAS.

2. Sekiranya telah wujud,

maklumkan menerusi

SOLMAN.

4 Rekod telah

wujud

Pengwujudan akaun tidak

dapat dilakukan disebabkan

nombor akaun telah wujud

dalam GFMAS.

Agensi Menghantar nombor akaun

yang sebenar.

Page 20: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 20

E. SEMAKAN FAIL BIL PUKAL DI WM

1. Fail bil pukal yang wujud di comm server akan dihantar secara automatik ke GFMAS

oleh WM. Untuk menyemak fail yang dihantar oleh agensi, pilih External Parties

Report di skrin utama WM, dan masukkan ID Pengguna dan kata laluan.

2. Masukkan kod agensi atau tarikh proses di skrin berkenaan dan tekan butang search.

Page 21: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 21

3. Pastikan fail berstatus ‘Delivered’ sebelum diproses di GFMAS. Jika status ‘Failure’,

semak ralat seperti Jadual 2: Ralat Fail AP504.

Jadual 2: Ralat Fail AP504

Ralat di WebMethod Penerangan Tindakan

[EXT-009] - com.sap.mw.jco.JCO$Exception

CPIC-CALL: 'CMRCV' LOCATION SAP-Gateway

on host10.23.29.12 / 3300 ERROR Return codes

(function=STIAsRcvFromGw / CPICRC=CM_

DEALLOCATED _ABEND / SAP-

RC=GW_SHUTDOWN ) TIME Tue Dec 05

09:15:22 2006 RELEASE 640 COMPONENT

CPIC (TCP/IP)VERSION 3 RC 772 MODULE

r3cpic.c LINE 5074 COUNTER 2

SAP gateway down rujuk BASIS,

kemungkinan gateway

atau capaian rangkaian

bermasalah

[EXT-009] - com.sap.mw.jco.JCO$Exception

Exception condition

"PROGRAM_START_ERROR" raised.

SAP ABAP

program error

Maklumkan aplikasi.

Perlu semakan lanjut

[EXT-008] - [FL0007] Incorrect data line length

(Source : 0130207001102006PJH2

1220060000010000058500715507102006 [Size

is: 102]) (Structure : Expecting record size: 101.)

Invalid file format Maklumkan agensi

untuk membetulkan

format fail dan hantar

semula.

Page 22: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 22

Jadual 3: Ralat Fail AP506

Ralat di WebMethod Penerangan Tindakan

[EXT-012] -

com.wm.app.b2b.server.Servic

eException 550

/WEBMETHOD/OUT/

1103AP5062000012006122801

1.GFM: A file or directory in the

path name does not exist.

File GFM missing from

COMSERVER

Pastikan fail diletakkan didalam

folder yang betul, supaya boleh

diproses oleh WM

4. Pastikan pihak AO menerima emel apabila fail AP504 diproses (dalam emel terdapat

nama fail ralat AP506). Fail ini boleh di lihat di AL11 folder WebMethod/Archive dan

akan dipaparkan dalam BP13 (ZRAP028).

LATIHAN 10:PROSES FAIL BIL PUKAL DI GFMAS Laksanakan proses pukal berdasarkan aliran proses pukal sehingga bil pukal berjaya dipost menjadi open item. L10.1. Semak Fail Bil Pukal (AP504) Kod Transaksi: AL11

Fail bil pukal boleh disemak dalam GFMAS di Error Log folder.

Page 23: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 23

Klik pada folder WEBMETHOD.

Pilih folder IN.

Page 24: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 24

Fail AP504 yang belum diproses wujud di /WEBMETHOD/IN.

L10.2. Proses Simulasi Pukal Kod Transaksi: ZRAP053

Proses simulasi perlu dilakukan untuk fail bil pukal yang hendak diproses bagi

mengenalpasti ralat yang terdapat pada bil pukal dan ralat akan dipaparkan sekiranya

ada.

Page 25: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 25

Page 26: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 26

Pengguna perlu memproses fail bil pukal sebelum kelulusan dilakukan. Fail bil pukal

yang telah diproses akan berstatus 2.

NOTA:

Jumlah besar amaun ZRAP053 = Jumlah besar amaun ZRAP040 (amaun bagi bil yang

ralat tidak ditolak)

Page 27: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 27

L10.3. Proses Pembatalan Fail Bil Pukal Kod Transaksi: ZRAP053

Pengguna boleh membetulkan ralat bil Pukal dan proses simulasi boleh diulangi semula

sekiranya perlu atau pengguna boleh terus membatalkan fail tersebut. Contoh alasan

pembatalan adalah seperti :-

Bil bulan yang sama dihantar lebih dari sekali Tahun kewangan di header dan maklumat terperinci tidak sama (AKB) Data yang diterima kepunyaan pejabat perakaunan yang lain.

2) Klik dan masukkan

alasan pembatalan

1) Klik pada kotak pilihan

untuk membatalkan fail pukal

Page 28: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 28

Agensi Pukal akan dimaklumkan secara emel untuk fail bil Pukal yang telah

dibatalkan beserta alasan pembatalan fail tersebut.

Page 29: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 29

RALAT SEMASA PROSES SIMULASI FAIL BIL PUKAL

Kaedah semakan ralat:-

ZRAP053 – Simulasi Fail Bil Pukal

Bil Ralat Keterangan T/jawab Tindakan

1. Posting address tidak

wujud

Terdapat kesalahan pada

cajline akaun pukal

AO a) AO perlu menyemak cajline akaun pukal terlibat berdasarkan Kew311.

b) Semak dengan PTJ untuk menyediakan Kew311 berdasarkan kod yang betul.

2. Terdapat ralat semasa

simulasi Posting

Address

Terdapat kesalahan pada

cajline akaun pukal

AO a) Meminta PTJ membetulkan dan mengesahkan kod-kod perakaunan data induk pukal melalui Kew311, bagi nombor akaun pukal yang tersenarai.

b) AO perlu mengemaskini akaun pukal terlibat berdasarkan Kew311.

Page 30: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 30

Bil Ralat Keterangan T/jawab Tindakan

3. Kod Chargeline tidak

aktif untuk tahun

semasa

Kod cajline tidak dapat

digunakan pada tahun

semasa

AO a) Meminta PTJ membetulkan dan mengesahkan kod-kod perakaunan data induk pukal melalui Kew311 berdasarkan nombor akaun pukal yang tersenarai.

b) AO perlu mengemaskini akaun pukal terlibat berdasarkan Kew311.

4. Akaun pukal tidak wujud

atau telah dibatalkan

Akaun pukal tiada dalam

sistem GFMAS atau telah

ditanda untuk hapus

AO a) AO perlu menyemak akaun pukal wujud atau tidak di ZRAP025. Sekiranya tidak wujud sila wujudkan dalam sistem di ZRAP024 berdasarkan borang Kew310 atau mohon agensi menghantar fail pengwujudan akaun pukal (AP503).

b) Sekiranya wujud, untick pada kotak ‘Tanda untuk Hapus’ sekiranya akaun pukal masih ingin digunakan.

5. Kod Pejabat

Perakaunan tidak

dibenarkan

Terdapat kesalahan pada kod

pejabat perakaunan

Agensi a) Semak kod pejabat perakaunan yang digunakan dalam fail bil pukal.

b) Agensi perlu menghantar semula fail bil pukal menggunakan kod pejabat perakaunan yang betul.

6. Kod Agensi Pukal tidak

dibenarkan

Terdapat kesalahan pada kod

agensi pukal

Agensi a) Semak kod agensi pukal yang digunakan dalam fail bil pukal.

b) Agensi perlu menghantar semula fail bil pukal menggunakan kod agensi pukal yang betul.

Page 31: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 31

Bil Ralat Keterangan T/jawab Tindakan

7. (AKB)

Bil pukal bukan untuk

Tahun Semasa

Terdapat kesalahan tahun

pada header dan detail dalam

fail bil pukal

Agensi a) Semak kandungan fail bil pukal dan pastikan tahun pada header dan detail adalah sama.

b) Agensi perlu menghantar semula fail bil pukal setelah pembetulan dilakukan.

8. (AKB)

Pengeposan ke Akaun

Amanah tidak

dibenarkan

Pengeposan ke Akaun

Amanah tidak dibenarkan

dalam tempoh AKB

AO a) Semak cajline akaun pukal yang terlibat dan pastikan akaun amanah tidak digunakan dalam tempoh AKB.

b) AO perlu mengemaskini akaun pukal berdasarkan Kew311 setelah mendapat pengesahan PTJ.

9. (AKB)

Kod Program Aktiviti

atau Kod Projek Setia

tidak dibenarkan

Kod Program Aktiviti atau Kod

Projek Setia tidak aktif pada

tahun semasa tetapi ingin

digunakan dalam tempoh

AKB

AO a) Semak validity period bagi Kod Program Aktiviti/ Projek Setia tersebut di FM_FUNCTION.

b) Sekiranya valid bagi tahun AKB, abaikan ralat semasa simulasi tersebut dan teruskan sehingga proses post. Pastikan (sekiranya tiada ralat lain) jumlah amaun di ZRAP053 = ZRAP040 = FBL1N.

c) Jika invalid, maklumkan kepada BPOPA sekiranya kod tersebut ingin digunakan.

10. Ruangan Tax tidak

ditandakan di Akaun GL

Terdapat kesalahan pada kod

objek dalam fail bil pukal

AO a) AO perlu menyemak kod objek yang digunakan dengan PTJ/ Agensi untuk pengesahan dan pembetulan.

b) AO perlu mengemaskini akaun pukal berdasarkan Kew311 setelah mendapat pengesahan PTJ.

Page 32: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 32

L10.4. Proses Kelulusan Fail Bil Pukal Kod Transaksi: ZRAP040

Program ZRAP040 digunakan untuk tujuan tandatangan secara digital dan proses

posting data fail bil Pukal di dalam sistem GFMAS. Fail bil pukal yang telah berstatus

2 perlu dilakukan proses Lulus (Tandatangan secara digital dan pos bil) atau proses

Batal. Proses Lulus fail bil pukal MESTI dilakukan oleh super user yang boleh force

overbudget untuk menjadi Open Item bagi mengelakkan ralat peruntukan tidak

mencukupi.

Kod Pejabat Perakaunan perlu dimasukkan, kemudian masukkan salah satu pilihan

sama ada Maklumat Terperinci ATAU Maklumat Fail. Jika memilih Maklumat

Terperinci masukkan Kod Agensi, Bulan dan Tahun. Jika memilih Maklumat Fail

masukkan nama fail AP504. Tekan butang untuk melarikan (Execute) program.

Page 33: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 33

1) Pilih fail bil pukal untuk diproses

2) Klik pada butang Lulus untuk proses tandatangan digital (i-

sign) dan pos bil pukal menjadi open item

Page 34: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 34

Pengguna perlu menggunakan kod transaksi SM37 untuk melihat status ‘JOB’ pukal

yang sedang diproses.

6) Pastikan nama

background job untuk

semakan di SM37

7) Gunakan kod transaksi SM37

Page 35: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 35

Di skrin ‘Simple Job Selection’, masukkan pilihan seperti di bawah:

Skrin ‘Job Overview’ seperti di bawah akan dipaparkan selepas larian program.

NOTA:

Sila PASTIKAN proses pos bil pukal berstatus Complete SEBELUM melakukan proses

Payment Run bagi mengelakkan hanya separuh daripada bil pukal dibayar.

8) Masukkan * di medan ‘Job name’

10) Masukkan tarikh di medan ‘From’.

Sistem telah menetapkan secara default

tarikh semasa.

11) Klik butang ‘Execute’ untuk melarikan

program

12) Semak status proses pos bil-bil pukal

ini telah selesai

9) Masukkan nama pengguna di medan

‘User name’

Page 36: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 36

Fail AP506 dan notifikasi emel akan dihantar ke agensi pukal apabila proses Lulus

fail bil pukal selesai.

Semakan bil-bil yang ditolak boleh disemak di AL11, klik di /WEBMETHOD.

Klik pada folder ARCHIVE

Page 37: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 37

Klik pada Find dan masukkan nama fail.

Klik pada nama fail untuk melihat kandungan fail tersebut.

Page 38: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 38

Hanya fail yang ditolak sahaja ditunjukkan dalam AP506

RALAT DALAM AP506 (BIL-BIL PUKAL YANG DITOLAK)

Kaedah semakan:

Kod transaksi AL11/ Webmethod/ Archives/ (nama fail AP506 mengikut emel).

Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan

1 Bil not for current

year.

Bil bukan untuk tahun

semasa.

Agensi Hantar semula fail bil pukal

untuk tahun perakaunan yang

betul.

2 Posting to Amanah

not allowed for AKB

Urusniaga yang melibatkan

amanah tidak dibenarkan

dalam tempoh AKB.

Agensi Hantar semula fail bil pukal bagi

tahun semasa.

3 Data doesn't exist in

table ZAPCPK1

Nombor akaun pukal yang

digunakan dalam bil tidak

wujud dalam database

GFMAS

PTJ/AO/

Agensi

Nombor akaun pukal perlu

diwujudkan dalam GFMAS –

Rujuk Prosidur Kerja

Pengurusan Pukal di bawah

tajuk:Pengwujudan Akaun

Pukal.

Page 39: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 39

Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan

4 Posting period xx is

not open.

Bulan perakaunan

belum dibuka.

AO 1. Maklumkan kepada BPOPA

untuk buka bulan perakaunan.

2. Maklumkan agensi untuk

menghantar semula fail bil

pukal.

5 Specify account

number

Akaun pukal ini telah

diwujudkan dalam GFMAS

dengan kod objek 99999.

Agensi

(MAS&

IWK)

Kod objek sebenar perlu

dihantar dalam fail bil pukal .

6 FI: Postings is not

allowed

Masalah berkaitan dengan

cajline untuk peruntukan vot

P.

AO Maklumkan menerusi

SOLMAN.

7 Account xx FGOM is

blocked for posting

Masalah berkaitan kod

perakaunan General Ledger.

AO Maklumkan menerusi SOLMAN.

8 G/L account 0

FGOM does not

exist

Wajib bagi SODO 99999. Agensi

(MAS&

IWK)

Menghantar semula bil pukal

dengan objek sebenar.

9 Cost center

FGOM/xxx does not

exist on xx.

Kod perakaunan tidak sah

dalam GFMAS.

AO Maklumkan menerusi SOLMAN

10 FM account

assignment cannot

be posted in posting

ledger

Masalah berkaitan waran

peruntukan.

AO 1. Semak dan pastikan waran

peruntukan telah wujud di

GFMAS.

2. Sekiranya telah wujud,

maklumkan menerusi SOLMAN.

Page 40: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 40

Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan

12 Annual budget

exceeded by.......

Bil pukal dipost oleh non-

super user

AO/

Age

nsi

Hanya pegawai yang

dibenarkan/ super user sahaja

yang dibenarkan untuk

mengepost fail bil pukal setelah

diluluskan.

Agensi perlu memasukkan bil

yang ditolak dalam fail bil pukal

bulan berikutnya untuk diproses

semula.

14 (Pukal AKB)

FM account

assignment cannot

be posted in posting

ledger 9A

Masalah berkaitan waran

peruntukan.

AO 1. Semak dan pastikan waran

peruntukan telah wujud di

GFMAS.

2. Sekiranya telah wujud,

abaikan ralat semasa simulasi

tersebut dan teruskan sehingga

proses post. Pastikan (sekiranya

tiada ralat lain) jumlah amaun di

ZRAP053 = ZRAP040 = FBL1N.

Page 41: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 41

F. PROSES PEMBAYARAN BIL-BIL PUKAL

Semak bil-bil pukal yang telah menjadi open item di FBL1N. Masukkan kod agensi

pada Vendor Account.

NOTA:

Sila pastikan bahawa jumlah rekod di FBL1N sama dengan jumlah rekod yang tiada ralat

sebelum pembayaran dilakukan. FBL1N = (Jumlah rekod Fail Bil Pukal AP504) – (Jumlah

rekod Fail Ralat Bil Pukal AP506).

Page 42: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 42

Sila jana proposal bayaran di F110s.

Pilihan parameter untuk CEK/ EFT Pukal

Page 43: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 43

Laksanakan proses bayaran F110 dan cetak cek/ proses EFT seperti biasa.

G. PROSES MUAT TURUN PEMBAYARAN BIL PUKAL

Laksanakan muat turun data di ZRAP021. Maklumat pembayaran bil pukal bagi

bulan bayaran yang dinyatakan akan dipaparkan. Semak dan unthick pada larian

ujian untuk melaksanakan proses muat turun pembayaran pukal.

Page 44: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 44

NOTA:

Proses ZRAP021 akan menjana fail AP505 iaitu maklumat pembayaran bil pukal kepada

agensi. Kegagalan melaksanakan proses ini akan menyebabkan agensi tidak menerima

maklumat bayaran untuk pelarasan akaun. Oleh yang demikian sila pastikan kotak

Larian ujian di unthick supaya larian sebenar dilaksanakan dan pastikan proses berjaya

dengan menyemak fail di AL11/ WEBMETHODS/ OUT. Jika maklumat bayaran masih

dipaparkan, sila larikan proses ZRAP021 semula.

H. SEMAKAN FAIL PEMBAYARAN BIL PUKAL DI WM 1. Klik di External Parties Reports.

Page 45: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 45

2. Semak fail AP505 untuk agensi pukal yang dikehendaki. Klik di ruangan Total pada

nombor bilangan.

3. Fail AP505 berstatus Delivered di folder OUT menunjukkan fail telah berjaya di

wujudkan di comm server.

Page 46: PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA … · Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: ... Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan 1 Rekod tidak ... TIME Tue Dec 05

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

11 - Pukal page 11 - 46

Jadual 4: Ralat Fail AP505

Error di WebMethod Penerangan Tindakan

[EXT-009] -

com.sap.mw.jco.JCO$Exc

eption CPIC-CALL:

'CMRCV' LOCATION

SAP-Gateway on

host10.23.29.12 / 3300

ERROR Return codes

(function=STIAsRcvFrom

Gw / CPICRC=CM_

DEALLOCATED _ABEND

/ SAP-

RC=GW_SHUTDOWN )

TIME Tue Dec 05

09:15:22 2006 RELEASE

640 COMPONENT CPIC

(TCP/IP)VERSION 3 RC

772 MODULE r3cpic.c

LINE 5074 COUNTER 2

File GFM missing from

COMSERVER

Pastikan fail diletakkan di

dalam folder yang betul

supaya boleh diproses di

oleh WM