Rajah 1: Carta Aliran Proses Kerja Sistem eAuditauditonline.ummc.edu.my/manualeAudit.pdf · pilih...

Manual Pengguna Sistem eAudit, PPUM (Peranan Auditor)

1

Rajah 1: Carta Aliran Proses Kerja Sistem eAudit

MULA

TAMAT

Log masuk ke Sistem eAudit

Pilih menu Maklumat Audit

Pilih Sesi Audit dan daftarkan lokasi baru jika lokasi tiada dalam Senarai Lokasi Diaudit

Pilih Lokasi dan seterusnya masukkan Maklumat Asas Audit (tarikh audit, auditor, auditee, no.tel auditee)

Isikan maklumat untuk Borang Senarai Semak Audit (ruangan Perkara untuk Diperiksa)

Laksanakan audit di lokasi

Penemuan OFI/NCR

Ya

Tidak

Isikan maklumat pada Borang Nota Penambahbaikan (OFI)/Borang Laporan Ketidakpatuhan

Isikan maklumat Audit Susulan bagi Borang Laporan Ketidakpatuhan selepas 3 bulan Audit Dalaman berlangsung

Isikan maklumat pada ruangan Penemuan untuk Borang Senarai Semak Audit, dan isikan maklumat pada Borang Senarai Semak Ketua Auditor


2

Sistem eAudit PPUM dibangunkan bagi membantu pihak Auditor PPUM dalam merekodkan

maklumat yang diperlukan dan penemuan sepanjang berlangsungnya Audit Dalaman PPUM.

Selain itu, sistem ini juga membantu dalam mengeluarkan laporan audit yang diperlukan oleh

Bahagian Pengurusan Kualiti.

Sistem eAudit boleh dicapai melalui dua kaedah iaitu:

i. Melalui Portal PPUM

Capaian melalui Portal PPUM adalah menggunakan ID dan katalaluan Single Sign On

(SSO). Ia terdapat di bawah Menu Intranet di dalam Portal PPUM. Klik dua kali pada icon

Sistem eAudit dan secara automatik pengguna akan terus log masuk ke dalam Sistem

eAudit.

ii. URL sistem ini secara terus (http://auditonline.ummc.edu.my). Log masuk menggunakan

kaedah ini adalah menggunakan ID dan katalaluan berlainan daripada SSO. Untuk

mendapatkan ID dan katalaluan, pengguna boleh menghubungi Jabatan Teknologi

Maklumat. Manakala bagi pengguna baru ia akan didaftarkan oleh Bahagian Pengurusan

Kualiti.


3

Setelah berjaya untuk log masuk ke dalam Sistem eAudit, pada laman utama sistem akan dipaparkan menu utama bagi sistem ini. Ia mengandungi empat pautan menu iaitu:

i. Maklumat Audit ii. Laporan iii. Borang Kualiti iv. Nota Auditor


4

Menu 1: Maklumat Audit

Menu ini adalah menu utama didalam Sistem eAudit kerana ia berfungsi untuk merekodkan maklumat dan penemuan audit. Untuk merekodkan maklumat audit pengguna perlu klik pada pautan Maklumat Audit, dan skrin Senarai Lokasi yang Diaudit akan dipaparkan. Seterusnya pilih sesi audit dan tekan butang Senarai. Sekiranya lokasi yang diaudit tiada dalam senarai pengguna perlu menambah lokasi.

Klik pada pautan Pilih Lokasi Baru untuk menambah lokasi kedalam senarai lokasi diaudit, dan skrin Maklumat Utama Audit akan dipaparkan.


5

Pada skrin ini, tekan butang Lihat Lokasi untuk memilih lokasi, dan skrin pilihan lokasi akan dipaparkan. Tekan butang OK untuk memilih lokasi.


6

Setelah pilihan lokasi dibuat, kemudian tekan butang Teruskan untuk memasukkan maklumat asas audit. Manakala butang Reset adalah untuk memadamkan maklumat lokasi yang telah dibuat.

Pada skrin Maklumat Asas Bagi Dokumen-dokumen Audit, pengguna perlu memasukkan maklumat asas audit seperti tarikh audit, auditor, auditee dan nombor telefon auditee. Bagi maklumat auditee, pengguna disarankan untuk memilih diruangan pilihan. Ini adalah bagi memudahkan auditee memasukkan maklumbalas bagi setiap OFI atau NCR yang diterima.


7

Setelah semua maklumat dimasukkan tekan butang Simpan untuk menyimpan maklumat

berkenaan, dan tekan butang Batal untuk memadamkan semua maklumat yang telah dimasukkan.

Setelah maklumat asas audit telah Berjaya disimpan, skrin senarai dokumen audit akan

dipaparkan.


8

Pada skrin ini, pengguna boleh mengemaskini maklumat asas audit iaitu melalui pautan

Kemaskini Maklumat Asas, dan menambah lokasi audit pada pautan Pilihan Lokasi Audit. Pada

skrin ini juga pengguna boleh melihat dan merekodkan maklumat bagi dokumen-dokumen audit

iaitu:

- Arahan Audit

- Borang Senarai Semak Audit

- Borang Senarai Semak Ketua Auditor

- Borang Laporan Ketidakpatuhan

- Borang Nota Penambahbaikan

- Borang Ringkasan Audit

Klik pada pautan bagi setiap dokumen audit bagi melihat atau merekod maklumat audit.

Arahan Audit

Dokumen ini merupakan dokumen dalam bentuk Microsoft Word bagi membolehkan auditor

membaca arahan audit bagi melaksanakan proses audit.

Borang Senarai Semak Audit

Pada borang ini, pengguna perlu merekodkan maklumat audit iaitu perkara yang diperiksa dan

penemuan mengikut klausa bagi setiap lokasi yang diaudit. Untuk merekod senarai semak,

pengguna perlu klik pada pautan Tambah Maklumat.


9

Bagi menambah maklumat, pengguna perlu klik pada butang Lihat Fasal ISO untuk memilih

klausa ISO yang berkaitan, dan seterusnya masukkan maklumat pada ruangan Perkara Untuk

Diperiksa dan Penemuan/Apa yang Dilihat. Setelah selesai klik butang Simpan untuk

menyimpan maklumat yang dimasukkan.


10

Maklumat yang Berjaya disimpan akan dipaparkan pada skrin Senarai Semak Audit. Untuk

mencetak borang, klik pada butang Cetak Borang. Seterusnya, satu skrin akan dipaparkan untuk

pengesahan cetak, tekan butang OK dan kemudian pada skrin membuka atau menyimpan fail.

Pada skrin ini pengguna boleh memilih untuk membuka atau menyimpan borang berkenaan.

Pengguna boleh klik sama ada pada butang Open atau Save.


11

Selain itu, pengguna boleh mengemaskini atau menghapuskan maklumat yang telah dimasukkan.

Pengguna perlu klik pada pautan maklumat berkenaan, dan skrin kemaskini maklumat akan

dipaparkan. Klik butang Kemaskini untuk menyimpan maklumat yang telah dikemaskini.

Manakala untuk menghapus maklumat, pengguna perlu klik pada pautan Hapus Rekod.


12

Borang Senarai Semak Ketua Auditor

Borang ini adalah untuk diisi oleh Ketua Kumpulan Auditor. Pengguna hanya perlu memilih

pada pilihan maklumat, dan tekan butang Simpan untuk menyimpan maklumat.


13

Seterusnya Borang Senarai Semak Ketua Auditor yang telah siap akan dipaparkan. Pengguna

boleh mengemaskini maklumat dengan klik pada pautan Kemaskini Maklumat, dan mencetak

borang dengan menekan butang Cetak Borang.

Borang Laporan Ketidakpatuhan

Borang Laporan Ketidakpatuhan adalah diisi oleh auditor jika terdapat sebarang ketidakpatuhan

(NC) yang perlu diberikan kepada lokasi yang diaudit. Untuk mengisi maklumat ketidakpatuhan,

pengguna perlu klik pada pautan Tambah Maklumat Ketidakpatuhan. Untuk menambah

maklumat ketidakpatuhan pengguna perlu memasukkan nombor ketidakpatuhan iaitu bilangan

ketidakpatuhan daripada jumlah keseluruhan ketidakpatuhan yang diberikan kepada lokasi yang

diaudit. Seterusnya, pengguna perlu memilih klausa ISO bagi rekod ketidakpatuhan. Klik butang

Simpan untuk menyimpan maklumat yang telah dimasukkan.


14

Skrin Laporan Ketidakpatuhan akan dipaparkan setelah maklumat berjaya disimpan. Pada skrin

ini pengguna boleh mengemaskini atau menghapuskan maklumat ketidakpatuhan yang telah

dimasukkan. Untuk mengemaskini atau menghapuskan maklumat, pengguna perlu klik pada

pautan maklumat tersebut.

Seterusnya pengguna perlu memasukkan keterangan ketidakpatuhan dan boleh memuataik

dokumen atau fail sekiranya perlu. Auditor juga perlu memasukkan maklumat susulan audit iaitu

dengan menekan pautan Tambah Maklumat Audit Susulan. Manakala lain-lain seksyen (Seksyen

2, 3 dan 4) akan dimasukkan oleh auditee bagi lokasi yang mendapat ketidakpatuhan. Maklumat

tersebut akan dipaparkan secara automatik setelah maklumbalas yang dimasukkan oleh auditee

telah disahkan oleh Ketua Jabatan. Bagi mencetak borang, pengguna perlu klik pada butang

Cetak Borang.

Untuk menambah maklumat keterangan ketidakpatuhan, pengguna perlu klik pada pautan

Tambah Maklumat Butiran Ketidakpatuhan, dan skrin Merekod Maklumat Ketidakpatuhan akan

dipaparkan. Masukkan maklumat berkenaan pada ruangan Keterangan Ketidakpatuhan. Tekan

butang Simpan untuk menyimpan maklumat yang dimasukkan.


15


16

Bagi memasukkan atau memuatnaik dokumen, pengguna perlu klik pada pautan Muat Naik

Kepilan Dokumen, dan skrin Muat Naik Fail akan dipaparkan. Klik butang Browse untuk

memilih fail.

Setelah skrin pilihan fail dipaparkan, pilih fail dan tekan butang Open untuk memilih fail.


17

Klik butang Simpan untuk menyimpan fail yang telah dimasukkan. Kemudian skrin Maklumat

dokumen akan dipaparkan. Pada skrin ini masukkan maklumat pada ruangan tajuk dan catatan.

Tajuk ini adalah bagi memberikan tajuk kepada dokumen yang telah dimasukkan, dan catatan

adalah keterangannya. Tekan butang Simpan bagi menyimpan maklumat yang telah dimasukkan.


18

Borang Nota Penambahbaikan

Borang Nota Penambahbaikan diisi oleh auditor jika terdapat rekod penambahbaikan (OFI) yang

perlu diberikan kepada lokasi yang diaudit. Untuk menambah maklumat penambahbaikan, klik

pada pautan Tambah Maklumat Penambahbaikan, dan skrin Merekod Pemerhatian akan

dipaparkan.


19

Pada skrin Merekod Pemerhatian, pengguna perlu memilih klausa ISO dan mengisi maklumat

pemerhatian. Tekan butang Simpan untuk menyimpan maklumat yang telah dimasukkan.

Maklumat yang dimasukkan boleh dikemaskini selagi tidak terdapat sesi audit yang baru

didaftarkan di dalam sistem. Untuk mengemaskini maklumat penambahbaikan, klik pada pautan

maklumat dan skrin kemaskini maklumat penambahbaikan akan dipaparkan. Kemaskini

maklumat dan tekan butang Kemaskini untuk menyimpan maklumat yang telah dikemaskini.

Bagi mencetak borang, klik pada butang Cetak Borang.


20

Bagi melihat maklumbalas yang telah diberikan oleh Jabatan bagi setiap pemerhatian yang

diterima, klik pada pautan Lihat Maklumbalas Jabatan dan skrin rekod maklumbalas akan

dipaparkan.


21

Borang Ringkasan Audit

Bagi Borang Ringkasan Audit, tiada maklumat yang perlu dimasukkan kerana borang ini akan

memaparkan jumlah keseluruhan maklumat ketidakpatuhan dan penambahbaikan yang telah

dimasuk atau direkodkan oleh auditor melalui Borang Laporan Ketidakpatuhan dan Borang Nota

Penambahbaikan. Untuk mencetak borang, tekan pada butang Cetak Borang.


22

Menu 2: Laporan

Senarai laporan boleh dilihat dengan menekan pautan Laporan pada senarai menu. Menu

Laporan dibahagikan kepada dua bahagian iaitu Senarai Laporan dan Laporan bagi Ketua

Auditor. Bagi melihat laporan, pengguna perlu memilih pada senarai bilangan audit dan tekan

butang Papar.


23

Menu 3 Borang Kualiti

Klik pada pautan Borang Kualiti pada senarai menu bagi melihat senarai borang kualiti. Terdapat

dua (2) jenis borang kualiti di dalam sistem iaitu Borang Cadangan Pindaan/Pelupusan Dokumen

dan Borang Cadangan Dokumen Baru. Untuk melihat borang klik pada pautan borang

berkenaan.


24

Menu 4 Nota Auditor

Nota Auditor merupakan dokumen yang memberi panduan kepada Auditor untuk melaksanakan

audit dalaman. Klik pada pautan Nota Auditor bagi melihat dokumen tersebut.

Rajah 1: Carta Aliran Proses Kerja Sistem eAuditauditonline.ummc.edu.my/manualeAudit.pdf · pilih...

Documents

Transcript of Rajah 1: Carta Aliran Proses Kerja Sistem eAuditauditonline.ummc.edu.my/manualeAudit.pdf · pilih...