Report Case

PPP6114 – PENGURUSAN KEWANGAN PENTADBIR SEKOLAH KAJIAN KES

-Sediakan suatu kajian kes tentang pengurusan kewangan sekolah di sebuah

sekolah menengah bertaraf Pusat Tanggungjawab (PTj) dan di sebuah sekolah

menengah yang bukan bertaraf Pusat Tanggungjawab (PTj). Apakah perbezaan

tentang pengurusan kewangan sekolah antara sekolah PTj dan bukan PTj?-

1.0 Pendahuluan

Kewangan merupakan nadi bagi setiap individu dan organisasi untuk

meneruskan kelangsungan dan fungsi kehidupannya. Begitulah halnya dengan

peranan kewangan di institusi pendidikan. Oleh yang demikian, pengurusan

kewangan perlu ditadbir dengan cekap dan berhemat, agar kewangan boleh

diperolehi secukupnya, dibelanja dan diurus mengikut tatacara yang betul serta

dapat memenuhi matlamat organisasi.

Pengurusan kewangan merupakan satu konsep yang merangkumi prinsip-

prinsip pengurusan biasa yang melibatkan kegiatan merancang, mengatur,

mengurus, mengarah, melaksana, mendorong, mengawal dan melapor (Mahashim

Bajuri:1994). Oleh itu, pengurusan kewangan sesungguhnya melibatkan

pentadbiran kewangan ditadbir secara bijaksana, agar mencapai matlamat

organisasi.

Dasar pendidikan di Malaysia bagi peringkat rendah, menengah dan tinggi

datangnya dari kerajaan pusat yang disalurkan melalui Kementerian Pelajaran dan

Kementerian Pengajian Tinggi. Menurut Zaidatol Akmaliah (2001), beliau

menyatakan bahawa dalam konteks pengurusan kewangan di peringkat sekolah

ianya ditadbir bagi mencapai objektif tertentu iaitu untuk mengadakan kawalan ke

atas pungutan dan perbelanjaan yang dilakukan oleh sekolah dengan cara teratur

supaya tidak berlaku kesilapan dan kehilangan, menyenangkan pelaksanaan tugas

pengetua terhadap perakaunan kewangan sekolah dan membolehkan kedudukan

sebenar perakaunan dan kewangan sekolah diketahui pada masa-masa tertentu.

Pengurusan sekolah yang cekap dan berkesan diperlukan bagi menjamin

pembelajaran dan kos efektif. Konsep ‘pengurus mengurus’ adalah konsep

pengurusan kewangan sekolah yang diberi taraf PTj , yang memberi fokus kepada

1


pengurusan yang berpengetahuan, bertanggungjawab, bertekad, berintegriti,

bermoral dan beretika. Pemberian taraf PTj kepada sekolah yang mengurus wang

dengan cekap dan cemerlang merupakan salah satu usaha penstrukturan semula

Kementerian Pelajaran Malaysia. Dalam mencapai hasrat untuk mempunyai tahap

pendidikan yang berkualiti dan cekap, maka Kementerian Pelajaran Malaysia telah

memperkemas dan melicinkan pentadbirannya dengan membenarkan keputusan

dibuat di mana ia diperlukan.

Selaras dengan itu, Kementerian Pelajaran Malaysia meneruskan usaha

untuk menurunkan kuasa kepada sekolah-sekolah daripada segi mengurus

kewangan dengan memberi status sebagai pusat tanggungjawab (PTj) kepada

sekolah-sekolah yang layak. Berdasarkan kepada kajian yang telah dijalankan oleh

Kamaruddin Kachar (1989) dan Devies dan Ellison (1992), fungsi kewangan

sekolah adalah memberi kuasa kepada sekolah bebas membuat perbelanjaan. Ini

bermaksud, perbelanjaan itu mestilah mengikut garis panduan dan peruntukan

undang-undang yang telah ditetapkan. Tambahan lagi, perbelanjaan yang berkesan

dapat memberi jaminan bahawa sekolah akan mendapat faedah jika penggunaan

wang dilakukan secara optimum.

2.0 Pernyataan Masalah

Pengurusan kewangan sekolah merupakan satu tugas penting yang

diamanahkan kepada pengetua. Dengan bantuan yang diberikan oleh penolong

kanan, penyelia petang, guru-guru kanan atau ketua-ketua bidang serta kerani

sekolah, tugas-tugas kewangan yang telah disenaraikan oleh Kementerian Pelajaran

telah dapat dilaksanakan.

Oleh yang demikian, nyatalah bahawa pengurusan kewangan secara

sistematik adalah terletak sepenuhnya kepada pengetua. Sebagai orang yang

menjadi pengurus di sekolah, pengetua memainkan peranan yang penting dalam

melaksanakan tugas-tugas kewangan. Perancangan kewangan yang berkesan,

kawalan yang rapi ke atas penerimaan dan perbelanjaan dana-dana yang ada perlu

diberi perhatian yang serius.

2


Sehubungan itu, pihak pengurusan kewangan sekolah perlulah mengambil

penekanan dan membuat penelitian terhadap struktur sistem pengurusan kewangan

sekolah. Di samping itu, pihak pengurusan kewangan sekolah juga perlulah

mengetahui prosedur atau tatacara yang betul dalam mengurus tadbir kewangan

sekolah sebaiknya. Selain itu, kekuatan dan kelemahan perlaksanaan juga perlu

diambil kira bagi memastikan pihak pengurusan dapat memahami sistem ini dengan

lebih berkesan.

Oleh itu, sebagaimana yang telah dibincangkan sebelum ini, bagi

memenuhi keperluan pihak pengurusan maka kajian ini dijalankan dengan

mencungkil konsep, objektif, kaedah perlaksanaan yang merangkumi struktur dan

pengagihan peruntukan, kekuatan dan kelemahannya. Dapatan kajian ini dapat

memberikan maklumat yang berguna kepada pihak pengurusan kewangan sekolah,

terutamanya kepada pengetua semoga dapat terus memberikan khidmat yang

cemerlang dalam mengurus tadbir kewangan sekolah. Selain itu, ianya juga

menyumbang kepada peningkatan mutu pengurusan kewangan sekolah.

Bagi sekolah yang telah mendapat taraf pusat tanggungjawab (PTj), pihak

pengurusannya boleh menggunakan dapatan kajian ini unutk memantapkan lagi

prestasi pengurusan mereka. Bagi sekolah yang belum mendapat taraf pusat

tanggungjawab (PTj) pula, maklumat ini akan dapat membantu mereka

mempertingkatkan lagi mutu dan kualiti pengurusan kewangan supaya lebih

cemerlang di masa akan datang dan seterusnya melayakkan mereka untuk sama-

sama mendapat status pusat tanggungjawab.

3


3.0 Objektif Kajian

Tujuan kajian ini dijalankan adalah untuk melihat perbezaan di antara

sekolah bertaraf pusat tanggungjawab dengan sekolah bertaraf bukan pusat

tanggungjawab. Ianya merangkumi aspek berikut:

1. Mengetahui struktur dan sistem pengurusan kewangan sekolah bagi sekolah

bertaraf pusat tanggungjwab dan sekolah bertaraf bukan pusat

tanggungjawab;

2. Mengetahui dan memahami prosedur atau tatacara yang sebenar dan tepat

kepada pengurusan kewangan sekolah, dan

3. Mengenalpasti kekuatan dan kelemahan sekolah bertaraf pusat

tanggungjawab dan sekolah bertaraf bukan pusat tanggungjawab.

4.0 Soalan Kajian.

Tujuan kajian ini dijalankan adalah untuk melihat perbezaan pengurusan

kewangan bagi sekolah betaraf pusat tanggungjawab (PTj) dan sekolah bukan

bertaraf pusat tanggungjawab (PTj). Maka persoalan yang dibangkitkan dan dibina

sebagai pandu arah kajian ini adalah seperti berikut:

1. Apakah struktur dan sistem pengurusan kewangan sekolah yang tepat bagi

sekolah bertaraf pusat tanggungjawab (PTj) dan sekolah bukan bertaraf

pusat tanggungjawab (PTj)?

2. Apakah prosedur atau tatacara yang betul yang mesti dipatuhi dalam amalan

pengurusan kewangan sekolah yang baik dan betul bagi sekolah bertaraf

pusat tanggungjawab (PTj) dan sekolah bukan bertaraf pusat tanggungjawab

(PTj)?

3. Apakah kekuatan dan kelemahan sekolah bertaraf pusat tanggungjawab

(PTj) dan sekolah bukan bertaraf pusat tanggungjawab (PTj)?

4


5.0 Metodologi Kajian

Bahagian metodologi kajian ini akan membincangkan hal-hal yang

berkaitan reka bentuk kajian, instrumen kajian, prosedur kajian dan menganalisis

data kajian. Menerusi, reka bentuk kajian, akan diterangkan berkaitan bentuk kajian

yang digunakan dan sebab mengapa reka bentuk tersebut diguna. Dalam instrumen

kajian, akan diterangkan hal berkaitan kaedah maklumat itu diperolehi dan

dikumpul dan apakah instrumen yang digunakan sepanjang kajian ini dijalankan.

Perihal berkaitan prosedur kajian akan dibincangkan dan ianya berkaitan

dengan langkah-langkah yang diambil dalam mendapatkan dan mengumpulkan

maklumat yang dikehendaki untuk memastikan objektif kajian ini akan tercapai.

Akhir sekali, hal berkaitan proses menganalisis data kajian akan dikupas dalam

melengkapi segmen metodologi kajian ini. Ianya merangkumi perbincangan

berkaitan langkah-langkah menganalisis data dilakukan.

Kajian yang telah dijalankan ini merupakan satu kajian kualitatif. Kajian

kualitatif adalah kajian yang menggunakan maklumat atau data yang bersifat

kualitatif. Data kualitatif diperoleh dengan cara pemerhatian, temubual, analisis

dokumen atau apa-apa cara untuk mendapatkan data yang lengkap. Kajian kualitatif

menyokong kefahaman yang mendalam dan menyeluruh berkaitan sesuatu

fenomena. Di samping itu, kajian kualitatif menyediakan kefahaman mendalam

mengenai kompleksiti yang selalu berlaku dan menyediakan pengetahuan yang

konkrit dan mendalam bagi memahami sesuatu fenomena.

Terdapat pelbagai jenis kajian kualitatif seperti kajian kes, kajian etnografi,

kajian etologi, kajian interaksi simbolik, kajian tindakan dan kajian sejarah.

Berdasarkan kajian yang dijalankan, dapatlah dinyatakan bahawa kajian kualitatif

bagi kajian ini merupakan jenis kajian kes. Kajian kes adalah suatu kajian yang

berkenaan usaha untuk memahami individu atau entiti tertentu.

Kajian ini, jelas menunjukkan bahawa matlamat atau objektif kajian adalah

untuk meneliti dan mengkaji berkaitan pengurusan kewangan sekolah menengah

yang bertaraf pusat tanggungjawab dan juga sekolah menengah yang tidak bertaraf

pusat tanggungjawab. Temubual menerusi telefon juga dilakukan untuk

mendapatkan maklumat yang berkaitan dengan kedua-dua sekolah berkenaan.

5


Terdapat beberapa soalan telah dikemukakan dan dijawab dengan teliti oleh ketua

kerani yang telah ditemui. Rujuk lampiran bagi soalan-soalan yang telah diutarakan

kepda ketua pembantu tadbir sekolah menengah tok perdana. Sekolah ini

merupakan sekolah yang mendapat taraf sekolah pusat tanggungjawab. Soalan-

soalan yang ditanya antaranya maklumat berkaitan Ketua Pusat Tanggungjawab

(PTj) bagi sekolah bertaraf bukan PTj dan jumlah peruntukan yang diterima oleh

sekolah bertaraf PTj bagi Bantuan Penyelenggaraan Sekolah.

6.0 Dapatan Kajian.

Berdasarkan kepda objektif kajian yang telah dibina sebelum ini, kajian ini

adalah bertujuan untuk memberi maklumat penting berkaitan sekolah bertaraf pusat

tanggungjawab dan sekolah bertaraf bukan pusat tanggungjawab. Ianya

merangkumi persoalan berikut:

1) Apakah struktur dan sistem pengurusan kewangan sekolah yang tepat bagi

sekolah bertaraf pusat tanggungjawab (PTj) dan sekolah bukan bertaraf

pusat tanggungjawab (PTj)?

Bagi sekolah bertaraf pusat tanggungjawab ianya berperanan untuk

mengawal dan mengurus kewangan yang disalurkan daripada Ketua Pusat

Tanggungjawab. Pihak sekolah diberi tanggungjawab sepenuhnya dalam urusan

menyediakan anggaran belanjawan mengurus tahunan, perbelanjaan dan

pembayaran mengikut peruntukan yang diluluskan dan mengikut prosedur yang

ditetapkan, menyimpan rekod dan dokumen kewangan, bertanggungjawab dalam

semua aktiviti kewangan dan perakaunan sekolah dan bertanggungjawab ke atas

audit.

Sekolah-sekolah menengah yang mendapat taraf pusat tanggungjawab ialah

seperti Sekolah Berasrama Penuh, Sekolah Sukan, Sekolah Teknik, Sekolah

Menengah Agama Persekutuan Dan Sekolah Menengah Khas. Bagi sekolah-

sekolah menegah di Sabah dan Sarawak, ianya adalah bertaraf pusat

tanggungjawab. Walaubagaimanapun, terdapat juga Sekolah Menengah Harian

Biasa di semenanjung Malaysia yang diberikan taraf pusat tanggungjawab ini. Ini

adalah kerana sekolah berkenaan menunjukkan prestasi yang cemerlang dalam

6


menguruskan kewangan sekolah mereka. Ketua Pusat Tanggungjawab adalah

berbeza mengikut jenis sekolah. Bagi Sekolah Berasrama Penuh, Ketua Pusat

Tanggungjawab ialah Jabatan Sekolah. Manakala bagi Sekolah Sukan dan Sekolah

Menengah Khas, Ketua Pusat Tanggungjawab ialah Jabatan Pendidikan Khas.

Ketua Pusat Tanggungjawab bagi Sekolah Teknik ialah Jabatan Teknikal. Bagi

Sekolah Menengah Agama Persekutuan pula, Ketua Pusat Tanggungjawab bagi

sekolah tersebut ialah Jabatan Pendidikan Agama Islam. Sekolah-sekolah

menengah di Semenanjung Malaysia, Sabah dan Sarawak pula, Ketua Pusat

Tanggungjawab bagi sekolah-sekolah tersebut ialah Pejabat Pendidikan Daerah

semenanjung Malaysia, Sabah dan Sarawak. (Rujuk Rajah 1)

Bagi sekolah yang bertaraf bukan pusat tanggungjawab pula, ianya terdiri

daripada Sekolah Menengah Harian Biasa dan Sekolah Bantuan Modal. Ketua

Pusat Tanggungjawab bagi sekolah-sekolah menengah ini ialah Pejabat Pendidikan

Daerah (PPD). Rajah di bawah menunjukkan ringkasan struktur dan sistem

pengurusan bagi sekolah yang bertaraf bukan pusat tanggungjawab.(Rujuk Rajah 2)

2) Apakah prosedur atau tatacara yang betul yang mesti dipatuhi dalam

amalan pengurusan kewangan sekolah yang baik dan betul bagi sekolah

menengah bertaraf pusat tanggungjawab (PTj) dan sekolah menengah

bukan bertaraf pusat tanggungjawab (PTj)?

Bagi sekolah bertaraf pusat tanggungjawab, peruntukan yang diterima

daripada Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia adalah berbentuk

waran dan geran. Manakala bagi sekolah bertaraf bukan pusat tanggungjawab pula

menerima peruntukan dalam bentuk geran.

Peruntukan yang diterima oleh sekolah PTj dan bukan PTj adalah

pemberian peruntukan kerajaan kepada sekolah-sekolah yang berdasarkan bantuan

per kapita (Per Capita Grant - PCG) dan ianya terbahagi kepada mata pelajaran dan

bukan mata pelajaran. Mata pelajaran yang dimaksudkan termasuklah yang teras,

wajib, tambahan ataupun bahasa asing dan elektif; manakala PCG bukan mata

pelajaran termasuklah seperti peruntukan kepada pusat sumber sekolah, bimbingan

7


dan kaunseling, lain perbelanjaan berulang tahun (LPBT), lain perbelanjaan khas

(LPK) sekolah dan LPBT serta LPK asrama. Bilangan pelajar yang berdaftar di

sekolah pada bulan Oktober pada tahun semasa digunakan bagi menentukan amaun

peruntukan yang akan diterima oleh pihak sekolah pada tahun berikutnya.

Manakala bagi waran bantuan kerajaan yang diterima oleh sekolah PTj

pula meliputi bantuan peruntukan kerajaan bagi tujuan pembayaran gaji dan

emolumen, elaun perjalanan dan pengangkutan guru-guru dan kakitangan, gaji guru

ganti dan pengangkutan pelajar.

Kawalan peruntukan bagi sekolah PTj adalah dengan menggunakan sistem

berkomputer iaitu sistem e-SPKB. Sistem e-SPKB adalah Sistem Perancangan dan

Kawalan Belanjawan Secara Elektronik merupakan satu sistem perakaunan vot

berkomputer untuk mengawal belanjawan. e-SPKB dibangunkan bertujuan unutk

menghubungkan empat daripada enam aplikasi kerajaan elektronik yang melibatkan

proses pembayaran dan perakaunan. Manakala bagi sekolah bertaraf bukan PTj,

kawalan perbelanjaan dibuat menggunakan Buku Tunai.

Pemberian bantuan berkenaan oleh Bahagian Kewangan Kementerian

Pelajaran Malaysia adalah bertujuan untuk memastikan aktiviti pendidikan yang

terdapat di sekolah-sekolah dapat mencapai tujuan dan seterusnya dapat memenuhi

matlamat Kementerian Pelajaran Malaysia. Walaubagaimanapun, jumlah bantuan

per kapita (Per Capita Grant - PCG) sama ada mata pelajaran atau bukan mata

pelajaran adalah bergantung kepada enrolmen pelajar yang berdaftar di sekolah

berkenaan dalam tahun semasa dan tidak menunjukkan perbezaan peruntukan yang

akan diterima oleh kedua-dua sekolah tersebut.

Pengurusan kewangan sekolah merangkumi prosedur pembelian barang,

pembayaran gaji guru-guru dan kakitangan, bantuan pembangunan, kawalan audit

dan bantuan penyelenggaraan sekolah. Bagi sekolah bertaraf PTj, prosedur

pembelian barang-barang yang mempunyai nilai yang tinggi akan melibatkan

langkah-langkah berikut. Pertama sekali, pihak sekolah perlulah mengetahui jenis

barang yang hendak dibeli dan mengetahui jenama-jenama yang terdapat bagi

barang berkenaan.

8


Kedua, pihak sekolah perlulah meminta pembekal untuk memberikan sebut

harga bersama nama jenama barang dan nama syarikat. Selepas itu, pihak sekolah

perlulah membuat perbandingan harga bagi mengetahui pembekal mana yang dapat

membekal barang yang diperlukan dengan harga yang lebih murah tetapi dalam

masa yang sama, kualiti barang tersebut dapat dikekalkan. Ketiga, apabila harga

dan jenama barang telah diperolehi, maka pihak sekolah perlulah mengisi Pesanan

Tempatan (LO) yang akan ditandatangani oleh pengetua sekolah dan selepas itu,

LO itu akan dihantar kepada pembekal bagi membekal barang tersebut. Keempat

pembekal akan menghantar barang bersama-sama salinan LO dan invois. Kelima,

pihak sekolah akan menyediakan baucer pembayaran untuk tujuan pembayaran.

Baucer pembayaran, salinan LO dan invois akan dihantar ke Jabatan Akauntan

Negara bagi tujuan pembayaran. Akhir sekali, langkah yang keenam yang perlu

diikuti adalah pihak Jabatan Akauntan Negara akan mengeluarkan cek dan

pembayaran terus kepada pembekal berkenaan.

Manakala bagi sekolah bertaraf bukan PTj pula, prosedur pembelian

barang akan memerlukan langkah-langkah berikut. Iaitu, pertama pihak sekolah

perlu mengetahui jenis barangan dan harga barang sebelum membuat pembelian.

Kedua, pihak sekolah akan mengisi pesanan tempatan dan dihantar terus ke kedai

ataupun pembekal bagi membeli barang tersebut. Ketiga, barang-barang berserta

salinan LO dan invois akan dihantar oleh pihak pembekal kepada pihak sekolah.

Keempat, pihak sekolah akan menyediakan baucer pembayaran dalaman atau

baucer kecil pembayaran berdasarkan kepada LO dan invois. Kelima, baucer

pembayaran dalaman berserta cek cek pembayaran dari akaun sekolah akan

dikeluarkan oleh pihak sekolah atas nama pembekal. Bagi pembelian runcit yang

kurang daripada RM50, pihak sekolah akan mengeluarkan baucer kecil kewangan

daripada pembayaran tunai dibuat melalui wang panjar runcit. Langkah yang

terakhir adalah bagi tuntutan elaun guru-guru, pihak sekolah akan menyediakan

baucer pembayaran dan selepas itu ianya akan dihantar kepada Ketua Pusat

Tanggungjawab iaitu Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) bagi mendapatkan

pengesahan dan kelulusan kemudian dihantar pula ke pejabat pembayaran iaitu

Jabatan Akauntan Negara.

Seterusnya, proses pembayaran gaji guru-guru dan kakitangan sekolah

bertaraf PTj pula, gaji guru dan kakitangan akan dibayar oleh pihak sekolah sendiri

9


di mana pihak sekolah akan menghantar lembaran gaji terus ke Jabatan Akauntan

Negara. Amaun gaji tersebut akan dikreditkan terus ke akaun guru-guru dan

kakitangan. Manakala bagi sekolah bertaraf bukan PTj, lembaran gaji guru-guru

dan kakitangan akan disediakan oleh pihak sekolah dan ianya akan dihantar kepada

Ketua Pusat Tanggungjawab iaitu Pejabat Pendidakan Daerah (PPD) untuk tujuan

penyemakan bagi mengenalpasti sekiranya berlaku kesalahan yang dilakukan

sewaktu menyediakan lembaran gaji berkenaan. Setelah penyemakan dibuat dan

dipastikan tiada kesalahan yang dilakukan, maka lembaran gaji tersebut akan

dihantar ke Jabatan Akauntan Negara untuk tujuan pembayaran gaji kepada guru-

guru dan kakitangan sekolah berkenaan.

Pengurusan kewangan sekolah juga merangkumi peruntukan bantuan

pembangunan sekolah. Bagi sekolah yang bertaraf PTj, pengetua akan memohon

peruntukan bantuan pembangunan sekolah daripada pihak PPD. Pembangunan

sekolah merangkumi urusan seperti menambah ruang kelas baru di sekolah malah

juga membina bangunan sekolah baru. Untuk menguruskan bantuan ini, pihak

sekolah yakni pengetua akan mengemukakan permohonan berkenaan urusan

pembangunan kepada PPD. Pihak PPD akan meluluskan peruntukan berkenaan

setelah sekolah memnuhi kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Antaranya, bagi

pembinaan bangunan baru perlulah berdasarkan kepada enrolmen murid dalam

tahun semasa pembelajaran. Setelah itu, pihak PPD akan memilih kontraktor untuk

tujuan pembangunan sekolah. Manakala bagi sekolah yang bertaraf bukan PTj,

bantuan pembangunan sekolah tidak termasuk dalam peruntukan yang akan

diterima dan tidak diuruskan sendiri oleh pihak sekolah. Pihak sekolah perlulah

membuat kertas kerja untuk memohon bantuan berkenaan. Bantuan ini boleh dibuat

melalui Unit Pembangunan yang diuruskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab

(Pejabat Pendidikan Daerah).

Bagi proses kawalan audit pula, sekolah yang bertaraf PTj akan diaudit

oleh Ketua Audit Negara. Memandangkan penyata kewangan tahunan sekolah

adalah berpusat, maka penyata kewangan tahunan sekolah akan diuruskan dan

dikelolai oleh Kementerian Pelajaran Malaysia. Kawalan audit yang bersifat terus

kepada Unit Audit Kementerian Pelajaran Malaysia akan meyakinkan bahawa

pihak sekolah telah mematuhi arahan perbendaharaan serta pekeliling kewangan

dan perakaunan dari semasa ke semasa. Penyata kewangan tahunan sekolah akan di

10


audit oleh Ketua Audit Negara. Manakala bagi sekolah yang bertaraf bukan PTj ini,

penyata kewangan tahunan sekolah akan diaudit oleh Unit Audit di Bahagian Audit

Sekolah Kementerian Pelajaran Malaysia. Penyata kewangan tahunan sekolah

bertaraf bukan PTj adalah bersifat tidak berpusat. Maka, kawalan dan pemantauan

tidak dapat dibuat terhadap keberkesanan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia

kerana tiada sistem perakaunan yang berpusat.

Bantuan penyelenggaraan sekolah bagi sekolah bertaraf PTj dan bukan PTj

adalah diuruskan oleh PPD. Pihak sekolah tidak menerima peruntukan daripada

Kementerian Pelajaran Malaysia dalam bentuk tunai atau bukan tunai. Contoh

penyelenggaraan sekolah adalah seperti membaiki bumbung sekolah yang bocor

akibat bencana alam, membaiki kerusi dan meja sekolah yang rosak dan

menyelenggara kemudahan ICT seperti komputer. Bantuan penyelenggaraan

sekolah adalah diuruskan oleh Pejabat Pendidikan Daerah (PPD). Tuntutan

peruntukan bantuan ini akan dibuat oleh pengetua sekolah. Setelah laporan dihantar

oleh pihak sekolah, maka pihak PPD akan mengambil tindakan seperti membut

pemantauan dan menganggar jumlah kerosakan yang dialami sekolah.

Walaubagaimanapun, terdapat juga masalah yang timbul apabila laporan yang

dikemukakan oleh sekolah tidak dipeduli dan dipandang sepi oleh pihak PPD.

Peruntukan lambat disalurkan kepada sekolah atas alasan-alasan seperti tiada

peruntukan yang mencukupi. Natijahnya, sehingga berbulan-bulan lamanya, kerja-

kerja pembaikan dan penyelengaraan gagal dilakukan. Ini berikutan kelewatan dan

kegagalan pihak PPD mengambil tindakan yang sewajarnya dalam menyelesaikan

masalah yang dilaporkan oleh sekolah.

3) Apakah kekuatan dan kelemahan sekolah bertaraf pusat tanggungjawab

(PTj) dan sekolah bukan bertaraf pusat tanggungjawab (PTj)?

Pentadbiran kewangan sekolah berfungsi mencapai matlamat kesejahteraan

pembelajaran dan pengajaran seperti yang digariskan oleh Kementerian Pelajaran.

Bagi mencapai objektif kajian yang ketiga, akan dibincangkan beberapa kekuatan

dan kelemahan sekolah bertaraf PTj dan sekoah bertaraf bukan PTj ini yang telah

dikenalpasti secara lebih terperinci. Bagi sekolah yang bertaraf PTj terdapat

11


beberapa kekuatan yang dikenalpasti iaitu kawalan kewangan lebih terjamin serta

tidak berlaku penyelewengan dan kekurangan peruntukan, pemantauan prestasi

perbelanjaan sekolah teratur kerana ia perlu melalui Jabatan Akauntan Negara,

bayaran gaji dibuat secara berpusat dan ia tidak berlaku kelewatan pembayaran gaji

dan kawalan perbelanjaan dan pembayaran dibuat terus oleh Ketua Audit Negara.

Bagi sekolah bertaraf bukan PTj, kekuatan yang ada adalah seperti sekolah

yang menerima peruntukan geran akan berbelanja secara lebih berautonomi kerana

ia tidak dikawal terus oleh Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara,

pihak sekolah akan mudah berurus niaga dengan pembekal kerana peruntukan

geran ini dimasukkan ke dalam akaun sekolah dan peruntukan tersebut akan

diuruskan oleh pihak sekolah sendiri, tempoh berbelanja adalah lebih lama

berbanding sekolah PTj ataupun, peruntukan boleh melewati tempoh perbelanjaan

tahun semasa kewangan dan kutipan hasil sekolah seperti sewa kantin dan kedai

buku boleh digunakan dan dibelanjakan oleh pihak sekolah itu sendiri.

Disebalik kekuatan yang tersirat bagi kedua-dua sekolah PTj dan bukan

PTj, tentunya terdapat kelemahan yang perlu diatasi oleh sekolah PTj dan bukan

PTj. Kelemahan yang dikenalpasti bagi sekolah PTj adalah seperti bagi sekolah PTj

akan selalu berlaku kelewatan dalam pembayaran bagi perolehan dan pembayaran

barangan ataupun perkhidmatan yang telah diperolehi oleh pihak sekolah, kawalan

perbelanjaan adalah ketat kerana ia perlu mematuhi arahan perbendaharaan serta

pekeliling kewangan dan perakaunan dari semasa ke semasa. Selain itu kelemahan

yang dikenalpasti adalah tempoh perbelanjaan bagi peruntukan yang diterima

adalah terhad kerana segala peruntukan perlu dibelanjakan dalam tempoh

kewangan tahun semasa. Segala peruntukan yang diterima mempunyai tarikh luput

dan akan berakhir pada akhir tahun sekiranya peruntukan itu tidak dapat

dibelanjakan. Kelemahan lain yang dikenalpasti adalah hasil sekolah seperti sewa

kantin dan kedai buku tidak boleh dibelanjakan oleh pihak sekolah kerana ianya

adalah hasil kerajaan dan perlu dimasukkan ke dalam Tabung Hasil Kerajaan.

Sekolah bukan PTj pula mempunyai kelemahan seperti kawalan

perbelanjaan adalah lebih bebas maka terdapat ruang untuk penyelewengan

dilakukan, di samping jumlah peruntukan atau bantuan kerajaan terikat dengan

kadar bantuan, oleh yang demikian, sekolah bukan PTj ini menerima kurang

12


peruntukan berbanding sekolah PTj. Kelemahan lain adalah akan berlaku kekangan

perlaksanaan apabila tiada kemudahan seperti bank di kawasan Sabah dan Sarawak.

Maka sukar bagi pihak sekolah untuk menguruskan peruntukan berkenaan.

Kelemahan yang lain adalah seperti keberkesanan perbelanjaan tidak dapat

dipantau dan diselia oleh Kementerian Pelajaran Malaysia berikutan tiada sistem

perakaunan yang berpusat yang digunakan seperti e-SPKB. Selain itu, kelemahan

lain yang dikenal pasti adalah tiada peruntukan bagi menyelenggara pembayaran

sekolah. Pihak sekolah perlulah memohon dari Ketua PTj terlebih dahulu untuk

tujuan ini dan ini akan melambatkan proses penyelenggaraan untuk dilakukan.

7.0 Perbincangan dan Rumusan.

Pusat Tanggungjawab (PTj) berperanan mengawal dan mengurus

kewangan yang disalurkan daripada Ketua Pusat Tanggungjawab. Pihak sekolah

diberi tanggungjawab sepenuhnya dalam urusan menyediakan anggaran belanjawan

mengurus tahunan, perbelanjaan dan pembayaran mengikut peruntukan yang

diluluskan dan mengikut prosedur yang ditetapkan, menyimpan rekod dan dokumen

kewangan, bertanggungjawab dalam semua aktiviti kewangan dan perakaunan

sekolah dan bertanggungjawab ke atas audit. Walaubagaimanapun, terdapat isu dan

cabaran yang perlu dihadapi dalam pengurusan kewangan sekolah bertaraf pusat

tanggungjawab begitu juga sebaliknya.

Bagi sekolah yang bertaraf pusat tanggungjawab, isu dan cabaran yang

dihadapi adalah sangat sedikit memandangkan taraf sekolah PTj ini adalah

penambahbaikan kepada sistem pengurusan kewangan sekolah yang sedia ada iaitu

sekolah yang bertaraf bukan PTj. Bagi kebanyakan sekolah bukan PTj secara

keseluruhannya, akan menghadapi isu dan cabaran yang lebih kurang sama.

Antara isu dan cabaran yang dihadapi oleh sekolah PTj adalah seperti

tuntutan elaun perjalanan, pengangkutan guru dan gaji guru ganti akan mengambil

masa yang lama. Ini berikutan proses tuntutan yang mempunyai beberapa fasa

seperti tuntutan dari sekolah kepada PPD, seterusnya dari PPD ke JPN dan akhirnya

barulah kepada KPM. Walaubagaimanapun, bagi sekolah yang bertaraf PTj, elaun

13


tersebut sangat mudah dan hanya memerlukan proses yang pendek dalam menuntut

elaun-elaun berkenaan. Di mana, amaun elaun tersebut akan dikreditkan kepada

akaun guru yang terlibat secara terus menerus.

Walaubagaimanapun, pengurusan kewangan telah pun mengalami proses

penambahbaikan iaitu, prosesnya kini dipendekkan kerana sekolah akan menuntut

terus kepada PPD dan seterusnya dikemukakan terus kepada Kementerian Pelajaran

Malaysia untuk tujuan pembayaran.

Isu dan cabaran yang lain adalah berkaitan dengan peruntukan bagi

bantuan pembangunan dan bantuan penyelenggaraan sekolah. Bagi sekolah bertaraf

bukan pusat tanggungjawab, pihak sekolah tidak akan menerima peruntukan

tersebut secara keseluruhan sebaliknya pihak sekolah perlu memohon bantuan

kewangan tersebut daripada Ketua Pusat Tanggungjawab iaitu Pejabat Pendidikan

Daerah. Walaubagaimanpun, masalah yang sering dihadapi adalah bantuan tersebut

lambat unutk disalurkan kepada sekolah dan adakalanya bantuan tersebut tidak

sampai langsung kepada sekolah. Ini adalah berikutan, Ketua Pusat Tanggungjawab

yang berkenaan tidak menjalankan tanggungjawab yang diberikan secara

akauntabiliti.

Melihat kepada masalah berikut, kebanyakan sekolah mengalami dilema

apabila terpaksa menunggu dalam tempoh yang lama untuk menerima bantuan

berkenaan. Antara alasan yang diberikan adalah kerana kekurangan peruntukan.

Sedangkan hakikat yang sebenar, pihak yang berkenaan kadangkala terlepas

pandang atau memandang sepi kepada tuntutan yang telah dibuat.

Natijahnya, sekolah tidak dapat membuat tindakan ke atas masalah yang

dihadapi mereka di sekolah. Masalah lain yang dihadapi sekolah berhubung

bantuan ini adalah apabila sekolah memohon bantuan ini daripada ketua PTJ,

urusan berkaitan pembangunan termasuk kontraktor adalah menjadi urusan ketua

PTj dan sekolah tidak mempunyai kuasa untuk membuat apa-apa tindakan.

Masalah yang sering timbul adalah apabila pengetua tidak berpuas hati

dengan hasil kerja yang dilakukan oleh kontraktor yang dipilih oleh Ketua PTj

memandangkan pengetua adalah individu yang akan berada di sekolah dan

14


menggunakan kemudahan yang ada. Selain itu, akan timbul juga masalah lain iaitu

penyelewengan yang akan dibuat oleh kontraktor itu sendiri.

Oleh yang demikian, pihak kementerian telah melakukan proses

penambahbaikan kepada sistem pengurusan kewangan sekolah dengan memberi

taraf pusat tanggungjawab kepada sekolah-sekolah di Malaysia dengan harapan

pengurusan kewangan sekolah menjadi lebih berkualiti dan bermutu agar matlamat

utama pendidikan dapat dicapai dengan jayanya.

8.0 Cadangan dan Kesimpulan.

Menurut Mahashim Bajuri (1994), beliau menyatakan bahawa

pengurusan kewangan merupakan satu konsep yang merangkumi prinsip-prinsip

pengurusan biasa yang melibatkan kegiatan merancang, mengatur, mengurus,

mengarah, melaksana, mendorong, mengawal dan melapor.

Manakala bagi Zaidatol Akmaliah (2001), pengurusan kewangan

sesungguhnya melibatkan pentadbiran kewangan ditadbir secara bijaksana, agar

mencapai matlamat organisasi. Dalam konteks pengurusan kewangan di peringkat

sekolah ianya ditadbir bagi mencapai objektif tertentu iaitu; pertama, untuk

mengadakan kawalan yang ke atas pungutan dan perbelanjaan yang dilakukan oleh

sekolah dengan cara teratur supaya tidak berlaku kesilapan dan kehilangan.

Keduanya adalah untuk menyenangkan pelaksanaan tugas pengetua terhadap

perakaunan kewangan sekolah. Ketiganya pula adalah untuk membolehkan

kedudukan sebenar perakaunan dan kewangan sekolah diketahui pada masa-masa

tertentu.

Lembaga Pengelola Pendidikan iaitu Kementerian Pelajaran Malaysia

mengharapkan pentadbir sekolah mempunyai pengetahuan yang cukup tentang

pengurusan kewangan. Guru-guru juga sepatutnya mempunyai minat untuk

mengambil perhatian bagaimana pengurusan kewangan sesebuah sekolah

dikendalikan. Aspek pengurusan kewangan merupakan sesuatu yang sangat penting

dan perlu dikendalikan dengan sistematik dan berkesan.

15


Namun begitu, terdapat beberapa aspek yang perlu diberi perhatian dan

dilakukan tindakan pengawalan supaya sebarang bentuk kelemahan dapat di atasi.

Sifat-sifat manusia seperti kemahiran, kejujuran dan motivasi akan mempengaruhi

pelaksanaan tugas-tugas kewangan.

Oleh yang demikian diharapkan pihak Kementerian Pendidikan atau pihak

yang bertanggungjawab dalam bidang pendidikan perlu melantik pengetua yang

telah mendapat kursus dalam bidang pengurusan kewangan sekolah terlebih dahulu.

Bagi pengetua yang sedang berkhidmat pula perlu diberi latihan atau kursus

berkaitan dengan bidang kewangan. Begitu juga dengan kerani-kerani am di

sekolah perlu diberi kursus untuk meningkatkan kemahiran mereka dalam bidang

yang berkaitan dengan kewangan sekolah. Diharapkan dengan latihan dan kursus

yang diberikan itu akan membolehkan sekolah melaksanakan sistem perakaunan

sekolah dengan lebih berkesan demi peningkatan prestasi pengajaran dan

pembelajaran di sekolah.

Tugas pengetua sangat kompleks, merangkumi beberapa aspek seperti

pentadbiran, pengurusan dan juga kepimpinan. Pengurusan kewangan merupakan

satu proses di mana jentera pentadbiran kerajaan menggunakan cara-cara tertentu

bagi memperolehi dan memperuntukkan sumber-sumber kewangan berdasarkan

kepada keutamaan-keutamaan berkenaan dan mematuhi prosedur-prosedur serta

kawalan-kawalan tertentu bagi mencapai matlamat-matlamat awam secara cekap

dan berkesan. Dalam pengurusan kewangan, tiga komponen utama yang perlu

diberi perhatian iaitu belanjawan, pembiayaan dan kawalan termasuk perakaunan,

laporan dan auditan.

Selain daripada itu pengetua bersama guru-guru boleh merancang aktiviti

atau program sekolah pada tahun semasa. Segala program yang dikemukakan

dengan kertas kerja yang lengkap akan diluluskan oleh PPD berdasarkan

peruntukan sedia ada di bawah pusat tanggungjawab. Situasi ini akan mendorong

para guru dan pihak sekolah untuk memajukan sekolah baik dari segi kurikulum,

kokurikulum, keceriaan dan bina insan.

16


Sehubungan itu, pengetua sekolah yang memainkan peranan sebagai

pengurus kewangan sekolah harus memahami dan mematuhi semua prosedur

kewangan di sekolah. Kewangan sekolah sebaiknya dilaksanakan mengikut

peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia serta

dapat mewujudkan akauntabiliti di kalangan pengurus sekolah. Menurut Hussein

Mahmood (1993), pengurusan yang tidak jelas mengikut peraturan kewangan akan

menjejaskan perjalanan sekolah secara keseluruhannya. Pengetua perlu menyelia

segala kerja berkenaan kewangan sekolah yang dijalankan oleh staf sokongan dan

guru-gurunya. Ini kerana tanggungjawab sebenar dan terakhir dalam urusan

kewangan terletak pada dirinya dan segala penyelewengan membawa padah kepada

pengetua sendiri.

Wan Mohd.Zahid (1994) pula berkata, dalam buku garis panduan

Perakaunan dan Kewangan Sekolah menyatakan pengetua selaku pengurus

pendidikan bukan sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan tetapi juga

mahir dalam bidang pengurusan khususnya pengurusan kewangan sekolah perlu

dipertingkatkan supaya mencapai kejayaan.

Menurut Ahmad Zaki Hussin (2001), akauntabiliti yang perlu dipikul oleh

pengetua sebagai pegawai kanan kerajaan meliputi tiga aspek iaitu, kewangan,

pengurusan dan program. Akauntabiliti kewangan merujuk kepada akauntabiliti

yang memberi jaminan bahawa akaun-akaun yang diselenggarakan dan diuruskan

itu boleh dipercayai dan segala urusniaga dijalankan dengan ikhlas dan teratur dan

memenuhi peraturan undang-undang yang berkuat kuasa. Akauntabiliti pengurusan

ialah akauntabiliti yang boleh mewujudkan kecekapan dalam pengurusan kewangan

bagi meningkatkan kualiti dan produktiviti sekolah dan mengelakkan pembaziran.

Akauntabiliti program dikaitkan dengan keselarasan dasar sesebuah sekolah dalam

mencapai matlamat yang ditetapkan; sesuatu perancangan itu menepati dan

mencukupi; serta perancangan yang teliti telah dibuat dengan mengambil kira

suasana dan keadaan setempat.

Menurut Sharil @ Chahril Marzuki (1994), pengetua sebagai pengurus

kewangan bertanggungjawab dalam memastikan tidak ada sebarang penyelewengan

berlaku dalam pentadbiran kewangan di sekolah. Pengetua perlu melengkapkan diri

17


supaya memahami amalan keseluruhan aspek pentadbiran kewangan sekolah

seperti perakaunan, perancangan, belanjawan, pemberian, perbelanjaan, pengurusan

stok, penyelenggaraan buku tunai dan membuat tuntutan. Pengetua tidak sepatutnya

menyerahkan sepenuhnya urusan kewangan sekolah kepada pembantu tadbir

(kewangan) ataupun kepada guru yang dipilih khas bagi mengurus kewangan ini.

Pengetua juga dikatakan bertanggungjawab dalam menentukan pentadbiran

kewangan sekolah dikendalikan mengikut peraturan-peraturan yang telah

ditetapkan dalam Perintah Kewangan. Pengetua dikehendaki mengkaji dan

mematuhi segala prosedur kewangan bagi menentukan kelicinan pengurusan

kewangan sekolah. Sejauhmana pengurusan kewangan di sekolah dapat

dilaksanakan dengan sistematik adalah bergantung kepada kemahiran, kepimpinan

dan sikap pengetuanya.

Tahap pengurusan kewangan di sekolah perlu dipertingkatkan supaya

mencapai kecemerlangan yang diharapkan. Dalam hal ini, dasar memberi taraf PTj

kepada banyak sekolah di negara kita adalah satu langkah yang bijak. Ia adalah

penting bagi membolehkan hasrat Kementerian Pelajaran Malaysia menjalankan

program pendidikan dengan berkesan tercapai serta mendapat keyakinan daripada

pihak ibu bapa tentang kewibawaan pengurusan kewangan di sekolah-sekolah.

Pengetua selaku pengurus kewangan sekolah perlu bijak dalam bidang pengurusan

kewangan sekolah. Kemahiran ini sangat penting kerana kewangan merupakan

salah satu sumber yang perlu diurus dengan baik untuk mendapat hasil yang paling

optimum. Walaupun kerja-kerja perkeranian diserahkan kepada orang lain,

pemantauan dan penelitian pada segala butiran adalah tanggungjawab pengetua

sendiri. Segala dokumentasi kewangan sekolah hendaklah dibuat dengan betul dan

sebarang penyelewengan yang ada perlu dibetulkan supaya ia tidak menjejaskan

usaha sekolah bagi meningkatkan mutu pendidikan.

Kementerian Pelajaran Malaysia bertanggungjawab memastikan

perancangan kewangan yang berkesan dan berkualiti dilaksanakan dengan

jayanya melalui sistem kawalan dan pemantauan yang berterusan. Ini bertujuan

mengelakkan sebarang kecuaian, ketidakmahiran, penyelewengan dan tidak

menjejaskan usaha sekolah meningkatkan mutu dan kualiti pendidikan negara.

18


Sokongan, bimbingan dan tunjuk ajar serta usaha berterusan bagi menambah baik

sistem kewangan dan perakaunan daripada kementerian kepada sekolah-sekolah

dapat menjamin kebaikan dan kesejahteraan kepada warga sekolah dan masyarakat

keseluruhannya.

Oleh yang demikian, nyatalah bahawa pengurusan kewangan secara

sistematik adalah terletak sepenuhnya kepada pengetua. Sebagai orang yang

menjadi pengurus di sekolah, pengetua memainkan peranan yang penting dalam

melaksanakan tugas-tugas kewangan. Perancangan kewangan yang berkesan,

kawalan yang rapi ke atas penerimaan dan perbelanjaan dana-dana yang ada perlu

diberi perhatian yang serius.

Sebagai kesimpulannya, proses menaik taraf sekolah-sekolah menengah

kepada sekolah bertaraf pusat tanggungjawab akan dilakukan secara berterusan. Ini

kerana hasrat kerajaan adalah sehingga suatu ketika di masa depan semua sekolah

di Malaysia mendapat taraf sekolah PTj. Akhir sekali, dengan pemberian taraf ptj

kepada sesebuah sekolah akan menaikkan imej sekolah berkenaan. Ini kerana, taraf

PTj itu akan diberikan kepada sekolah yang berjaya mencapai kecemerlangan

dalam pengurusan kewangan sekolah selama tiga tahun berturut-turut. Yang mana,

pihak sekolah mempunyai rekod pengurusan kewangan yang baik, tiada teguran

dan tiada audit bersyarat. Secara tersiratnya, sekolah yang diberi taraf PTj ini akan

dapat terus meningkatkan lagi mutu prestasi pengurusannya yang berkualiti selain

menjadi motivasi kepada sekolah lain agar mengikut jejak yang sama dan

seterusnya menambahkan lagi bilangan sekolah yang mendapat taraf PTj ini.

19


9.0 Rujukan

Shahril@Charil Marzuki (2006). Mengurus Kewangan Sekolah (Edisi Kedua).

Kuala Lumpur. PTS Professional Publishing Sdn. Bhd.

Shahril@Charil Marzuki (2008). Dasar Kewangan Pendidikan. Kuala Lumpur.

PTS Professional Publishing Sdn. Bhd.

Catatan Seorang Pengetua. Pengurusan Kewangan Sekolah. Dipetik daripada

http://hayudinmsr.blogspot.com/2010/04/pengurusan-kewangan-sekolah.html

Tahiyyatal Qulub. Pengurusan Kewangan Di Sekolah Menengah Harian Biasa

Yang Bertaraf PTj. Dipetik daripada

http://tahiyyatalqulub.blogspot.com/2011/01/pengurusan-kewangan-di-sekolah-

menengah.html

Yeap Keng Leng. Kajian Kualitatif: Satu Pengenalan. Jabatan Kaji Sosial. Dipetik

daripada http://www.reocities.com/jpmmpks/jurnal/03yeap_penyelidikan.pdf

20

http://www.reocities.com/jpmmpks/jurnal/03yeap_penyelidikan.pdf

http://tahiyyatalqulub.blogspot.com/2011/01/pengurusan-kewangan-di-sekolah-menengah.html

http://tahiyyatalqulub.blogspot.com/2011/01/pengurusan-kewangan-di-sekolah-menengah.html

http://hayudinmsr.blogspot.com/2010/04/pengurusan-kewangan-sekolah.html


Rajah 1: Struktur Dan Sisitem Pengurusan Kewangan Sekolah Menengah Bertaraf Pusat Tanggungjawab (PTj)

Rajah 2: Struktur Dan Sisitem Pengurusan Kewangan Sekolah Menengah Bertaraf Bukan Pusat Tanggungjawab (PTj)

21

SEKOLAH

BERASRAMA PENUH

BAHAGIAN KEWANGAN KEMENTERI

AN PELAJARAN

PEJABAT PENDIDIKAN

DAERAH SEMENANJUNG SABAH/SARAW

AK

JABATAN SEKOLAH, JABATAN

PENDIDIKAN KHAS, JABATAN

PENDIDIKAN TEKNIKAL

SEKOLAH

SUKANSEKOLAH

MENENGAH KHAS

SEKOLAH

MENENGAH

AGAMA

SEKOLAH

TEKNIK

SEKOLAH

MENENGAH

BAHAGIAN

KEWANGAN

KEMENTERIAN

PELAJARAN

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH

SEMENANJUNG, SABAH

DAN SARAWAK

SEKOLAH MENENG

AH


22

Report Case

Documents

Transcript of Report Case