Ruj: PAR.KPPM/1.1(3) PELAKSANAAN ... - · PDF fileahli Parlimen yang ... perlu dengan...

Ruj: PAR.KPPM/1.1(3)

ARAHAN PENTADBIRAN BIL 1/2014

Semua Warga Parlimen,

PELAKSANAAN STRUKTUR ORGANISASI PARLIMEN MALAYSIA

1. Tujuan

Tujuan Arahan Pentadbiran ini adalah untuk memaklumkan warga Parlimen

Mengenai struktur baharu organisasi Parlimen Malaysia.

2. Latar Belakang

2.1 Bagi mencapai sistem penyampaian yang berkualiti, Parlimen Malaysia

perlu mempunyai struktur organisasi yang kukuh serta bilangan

keanggotaan yang bersesuaian. Sehubungan dengan itu, pada 7 Mac

2013, pentadbiran Parlimen telah mengemukakan permohonan bagi

Penstrukturan Semula Organisasi dan Pengukuhan Perjawatan kepada

Jabatan Perkhidmatan Awam. Setelah diadakan beberapa siri

perbincangan dengan Jabatan Perkhidmatan Awam, pada 1 Oktober

2013, Parlimen Malaysia telah diluluskan sebanyak 67 jawatan iaitu 49

jawatan baharu serta 18 jawatan naik gred.

1

3. Struktur baharu organisasi Parlimen Malaysia

3.1 Antara ciri-ciri utama struktur baharu ini adalah seperti berikut:-

i) Pewujudan empat(4) Bahagian baharu iaitu :-

1) Bahagian Teknologi Maklumat

2) Bahagian Penyelidikan

3) Bahagian Keselamatan

4) Bahagian Komunikasi Korporat

ii) Penjenamaan Semula Bahagian Sumber Manusia dan Khidmat

Pengurusan kepada Bahagian Pengurusan;

iii) Penjenamaan semula Bahagian Urus Bangunan dan Landskap

kepada Bahagian Senggara Fasiliti dan Landskap.

iv) Penjenamaan semula nama-nama Cawangan kepada Seksyen;

v) Pewujudan Seksyen Ahli Parlimen di Bahagian Pengurusan

vi) Pewujudan Unit Jawatankuasa di Bahagian Pengurusan Dewan

Rakyat;

3.2 Carta Organisasi, Carta Fungsi dan Carta Perjawatan Keseluruhan

Parlimen Malaysia dengan ini adalah seperti di Lampiran A, A1, dan

A2. Carta Perjawatan dan Carta Fungsi setiap Bahagian adalah seperti

di Lampiran B sehingga Lampiran K1.

4. Tarikh kuat kuasa

Arahan ini berkuatkuasa mulai 1 Januari 2014.

2

KETUA PENTADBIR PARLIMEN MLAYAISA

SETIAUSAHA DEWAN

RAKYAT

TIMBALAN KETUA

PENTADBIR

SETIAUSAHA DEWAN

NEGARA PEJABAT PENASIHAT UNDANG-UNDANG

1 .KHIDMAT NASIHAT i. Memberi khidmat nasihat undang-undang kepada Pentadbiran Parlimen dalam semua hal-hal perundangan terutama yang berkaitan

tafsiran Akta, Statut, Kaedah, Peraturan, Perundangan Subsidiari atau keputusan kehakiman yang relevan kepada Pentabdiran Parlimen.

ii. Menyemak dan mengesahkan peruntukan perjanjian/kontrak bekalan dan perkhidmatan Parlimen. iii. Menyemak dan member khidmat nasihat Pentadbiran Parlimen berhubung kes tatatertib iv. Menguruskan apa-apa arahan semasa yang diberikan oleh Peguam Negara Malaysia berkaitan undang-undang yang terpakai kepada

Pentadbiran Parlimen Malaysia. v. Memberikan pandangan/ulasan/tafsiran undang-undang berhubung perundangan yang terpakai kepada Dewan Rakyat dan Dewan

Negara. vi. Membantu Setiausaha Dewan Rakyat dan Setiausaha Dewan Negara dalam mentafsir peruntukan Peraturan Mesyuarat Dewan Rakyat

dan Dewan Negara. 2. GUBALAN

i. Menyediakan, menderaf, menyemak dan menasihati terma-terma dan syarat-syarat Memorandum Persefahaman, Memorandum Perjanjian, Surat Niat, Terma Jawatankuasa Dewan Rakyat/Dewan Negara dan Peraturan Mesyuarat Dewan Rakyat/Negara.

3. GUAMAN i. Memantau dan melapor kepada Pentadbiran Parlimen dan Setiuasaha Dewan Rakyat/Setiausaha Dewan Negara kes-kes mahkamah

yang melibatkan Parlimen Malaysia. ii. Meneliti saman, menandatangai afidavit dan dokumentasi perundangan untuk dikemukakan kepada mahkamah.

4. KAJIAN UNDANG-UNDANG i. Membuat kajian dan semakan semula kepada Akta, Statut, Kaedah, Peraturan, Perundangan Subsidiari atau keputusan kehakiman

yang relevan kepada Pentadbiran Parlimen.

BAHAGIAN KOMUNIKASI KORPORAT

1. Mengurus pengurusan media semasa majlis rasmi Parlimen, persidangan Dewan. 2. Mengurus pengacaraan dalam majlis rasmi, persidangan dan seminar antarabangsa anjuran Parlimen. 3. Mengurus pengurusan aduan. 4. Mengurus perkhidmatan pelanggan . 5. Pengurusan penerbitan fotografi dan visua. 6. Pengurusan khidmat pelanggan dan one-stop centre.

7. Pengurusan lawatan rasmi:-

i. Mengendalikan lawatan rasmi/kunjungan hormat/pelawat dalam dan luar negara. ii. Memberi taklimat mengenai sistem Parlimen di sekolah-sekolah dan institut pengajian tinggi.

8. Pengurusan fotografi dan visual (video) i. Liputan foto dan video segala aktiviti Jabatan bagi acara rasmi Parlimen. ii. Menyediakan album dan rakaman untuk rekod dan arkib. iii. Menguruskan rekod secara professional urusan penyimpanan gambar/filem bagi tujuan arkib.

9. Pengurusan galeri

i. Menyelia dan mengurus segala yang berkaitan dengan Galeri Parlimen Malaysia yang bakal diadakan. ii. Bertanggungjawab dalam urusan dan penjagaan barangan yang hendak di pamer di dalam galeri. iii. Menyelia dan mengurus segala yang berkaitan dengan Galeri Parlimen Malaysia yang bakal diadakan. iv. Bertanggungjawab dalam urusan dan penjagaan barangan yang hendak di pamer di dalam galeri. v. Merancang dan melaksana out-reach programme ke sekolah-sekolah dan institusi pengajian tinggi. vi. Mengurus galeri Parlimen.

BAHAGIAN PENYELIDIKAN

1. Menganalisis Rang Undang-Undang (RUU) yang dibentangkan dan menyiapkan laporan analisis RUU

2. Menyediakan ikhtisar dan nota percakapan untuk ahli-ahli Parlimen yang menghadiri persidangan/ mesyuarat dan seminar dalam dan luar negara

3. Membantu ahli-ahli Parlimen untuk mendapatkan maklumat/ statistik dan menyediakan nota-nota perbahasan untuk kegunaan ahli-ahli Parlimen

4. Mengurus perpustakaan Parlimen

5. Mengurus pangkalan data indeks perbahasan (RUU), keratan akhbar.

6. Mengurus koleksi multimedia dan web interaktif.

7. Mengurus dan melaksanakan kerja-kerja penyelidikan mengikut bidang ekonomi, social, sains tenaga, keselamatan dan antarabangsa untuk Ahli Parlimen.

BAHAGIAN KESELAMATAN

1. Memberi khidmat nasihat mengenai keselamatan perlindungan kepada semua unit di bawah Parlimen.

2. Menyelaras dan memastikan kawalan keselamatan dan memantau sistem keselamatan fizikal dan dokumen di bangunan Parlimen berjalan dengan baik dengan kerjasama pihak PDRM.

3. Membuat naziran dan membuat pemeriksaan mengejut serta mengemukakan syor-syor bagi mengatasi kelemahan-kelemahan keselamatan fizikal, dokumen dan peribadi.

4. Mengurus dan memproses permohonan / pengeluaran pas keselamatan ( tetap, sementara, pelawat dan sebagainya ).

5. Menguatkuasakan peraturan dan langkah-langkah keselamatan fizikal, dokumen dan peribadi sepertimana ditetapkan dibawah arahan keselamatan.

6. Menjadi urusetia jawatankuasa keselamatan ke atas semua persidangan yang dianjurkan oleh Parlimen.

7. Menguatkuasakan segala peraturan dan langkah keselamatan fizikal selaras dengan kehendak Kawasan larangan tempat larangan 1959 dan arahan yang dikeluarkan oleh Jabatan.

8. Memastikan segala pergerakan akses ke dalam Parlimen dibuat mengikut dibuat mengikut peraturan dan berjalan dengan lancar.

9. Mengkaji praturan sedia ada di Parlimen. Merancang dan mengaturkan peraturan baru jika perlu dengan persetujuan Parlimen.

10. Melaksanakan tugas-tugas kawalan perjalanan Dewan mengikut peraturan Arahan Keselamatan dan undang-undang berkaitan bagi mengelakkan gangguan terhadap Ahli Dewan dan Parlimen.

11. Mengendali dan memantau tugas kawalan keselamatan sistem keselamatan elektronik agar menepati dan dapat menjamin keselamatan Parlimen.

12. Mengurus dan menjadi urusetia proses tapisan keselamatan untuk semua pegawai/kakitangan, pelawat/kotraktor yang berurusan di Parlimen untuk dikemukakan kepada Pejabat KPKKM selaku kuasa pusat.

BAHAGIAN PENGURUSAN

1. Mengurus hal-hal perkhidmatan kakitangan

2. Mengurus hal-hal perjawatan dan penstrukturan organisasi

3. Mengurus sistem HRMIS

4. Mengkaji Training Needs Analysis, menyedia Pelan Operasi Latihan dan melaksanakan in-house training serta kursus anjuran agensi luar.

5. Mengurus dan menyelaras peperiksaan perkhidmatan

6. Urusetia kepada Lembaga Naik Pangkat, Tatatertib dan Panel Pembangunan Sumber Manusia

7. Mengurus hal-hal Pentadbiran Jabatan dan logistik Persidangan Parlimen dan kemudahan Ahli-ahli Parlimen (Akta Ahli Parlimen [Saraan]) 1980.

8. Mengurus hal-hal perkhidmatan , kemudahan, elaun dan tuntutan Ahli Parlimen di bawah Akta/Statut Ahli Parlimen

9. Mengurus pengurusan aset dan inventori Jabatan

10. Menyedia anggaran, mengurus dan mengawal peruntukan dan perbelanjaan Jabatan bagi VOT BO1, TO5 dan TO6

11. Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pemeriksaan Belanjawan, Pengurusan Kewangan & Akaun, Pengurusan Aset Kerajaan

12. Mengurus perakaunan Jabatan ,e-SPKB,BV552, BV500, BV381, Akaun Pertubuhan Antarabangsa (CPA, IPU, AFPPD)

13. Mengurus Akaun Akruan selaras dengan sistem yang diperkenalkan oleh Jabatan Akauntan Negara

14. Mengurus sistem e-jari

15. Mengurus percetakan dan penjilidan secara in-house

16. Mengurus dan mengemaskini maklumat bekas dan Ahli Parlimen melalui sistem maklumat berkomputer

17. Mengurus dan menyelaras maklumat manual dan digital bekas dan Ahli Parlimen serta mengemaskini e-Guarantee Letter perubatan Ahli Parlimen

BAHAGIAN SENGGARA FASILITI BANGUNAN DAN LANDSKAP

1. Mengurus dan mentadbir kontrak penyelenggaraan bangunan dan infrastruktur ke atas Bangunan Parlimen dan kediaman Rasmi Speaker untuk kesemua dispilin kejuruteraan Awam & Struktur, Mekanikal dan Elektrikal

2. Merancang, mengurus, mengawas dan menyelaras kerja-kerja penyelanggaraan, membaikpulih dan menaiktaraf Bangunan Parlimen dan Kediaman Rasmi Speaker untuk semua displin kejuruteraan Awam & Struktur, Mekanikal dan Elektrikal

3. Menyedia, memproses dan mengeluarkan sebutharga kerja-kerja segera penyelenggaraan dan menaik taraf Bangunan parlimen dan Kediaman Rasmi Speaker untuk kesemua displin kejuruteraan.

4. Menyelaras dan mengurus persiapan logistik majlis rasmi Parlimen

5. Penyediaan anggaran Belanjawan Tahunan bagi kerja penyelenggaraan untuk kesemua dispilin kejuruteraan.

6. Memberi khidmat nasihat dan sokongan teknikal berkaitan untuk kesemua dispilin kejuruteraan.

7. Mengurus penyelenggaraan lanskap, taman dan pembersihan bangunan

8. Urusan khidmat kepakaran Kontrak dan Ukur Bahan untuk projek-projek pembangunan dan penyelenggaraan

9. Urusetia penjualan sebutharga Jabatan dan memberi khidmat nasihat kepada urusetia pentadbiran kontrak

10. 10.Mengemaskini maklumat-maklumat kos untuk bahan binaan, guna tenaga dan loji.

BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

1. Membangun, mengurus dan menyelenggara sistem pengkomputeran Jabatan.

2. Membangun aplikasi-aplikasi di cawangan-cawangan Jabatan untuk melaksanakan operasi harian bagi melicinkan proses kerja dan mutu perkhidmatan yang baik.

3. Menyediakan khidmat perunding kepada Ketua Jabatan dalam melaksanakan Teknologi Maklumat yang sentiasa berkembang dari masa ke semasa.

4. Menyediakan latihan kemahiran kepada kakitangan dan menyediakan prasarana IT bagi membantu Ahli-ahli Parlimen dalam tugas mereka.

5. Membina dan menyelenggara pangkalan data koleksi serta menggalak perkongsian maklumat

6. Mengurus dan mengemaskini sistem Portal Parlimen

7. Bertanggungjawab dalam pelaksanaan dan penyelenggaraan sistem keselamatan fizikal bangunan, kewangan, portal , pengurusan aset dan sistem rekod Ahli Parlimen

8. Melaksanakan Transfer of Technology (TOT)

9. Mengurus pengoperasian sistem audio visual persidangan Dewan Rakyat/Negara, Mesyuarat Jawatankuasa dan majlis rasmi.

10. Mengurus penyediaan dan pengurusan dasar keselamatan ICT Jabatan

11. Merancang, mengurus serta memantau perbelanjaan dan pelaksanaan projek pembangunan ICT.

12. Mengurus penyediaan, pelaksanaan dan mengemaskini Pelan Strategik ICT Parlimen Malaysia.

13. Bertanggungjawab dan memantau ke atas projek ICT semasa

BAHAGIAN PERHUBUNGAN ANTARABANGSA DAN PROTOKOL

1. Menjadi urusetia dan penyelaras bagi persidangan /seminar yang dianjurkan oleh Parlimen Malaysia berkaitan pertubuhan /persatuan/organisasi berikut:-

*IPU,PUIC,PGA,UN,ASGP,CPA, SOCATT,APPF, FEALAC, GPH,APPU, GLOPAC, AIPA, AFPPD, APA, ASEP, APPCED, IPAID, WSIS

2. Mengendalikan urusan kewangan IPU dan CPA Malaysia.

3. Mendapatkan position papers dan country brief daripada agensi-agensi berkaitan untuk isu-isu yang akan dibincangkan.

4. Menyediakan Memorandum Jemaah Menteri sekiranya persidangan dihadiri oleh Jemaah Menteri atau persidangan dianjurkan oleh Parlimen

5. Mengendalikan lawatan rasmi ke luar negara untuk YPDN, YPDR, YB Menteri, TYPDN dan TYPDR.

6. Mengendalikan kesemua lawatan kerja Ahli Parlimen Malaysia ke Luar Negara.

7. Mengendalikan dan menyelaras kesemua lawatan rasmi / kerja dari luar negara ke Parlimen Malaysia.

8. Mengendalikan sesi kunjungan hormat / pertemuan dengan YPDN, YPDR, YB Menteri, TYPDN dan TYPDR.

9. Mengendalikan kesemua urusan logistik untuk delegasi Parlimen Malaysia menghadiri persidangan / mesyuarat / seminar rasmi dalam dan luar negara yang diuruskan oleh semua unit di Cawangan Pertubuhan Antara Parlimen.

10. Mengendalikan kesemua urusan logistik lawatan rasmi / kerja diuruskan yang oleh unit Antarabangsa.

11. Mengendalikan urusan logistik untuk Persidangan / Seminar yang Parlimen Malaysia menjadi tuan rumah.

12. Memberi khidmat nasihat protokol dan menyelaras semua urusan protokol dalam Majlis / program yang dianjurkan oleh Parlimen Malaysia

13. Membantu dalam aturan protokol bagi majlis / program yang dianjurkan oleh pihak luar di Parlimen Malaysia.

14. Menjadi urusetia kepada kesemua Parliamentary Friendship Group dan Caucus.

15. Mengendalikan lawatan Parliamentary Friendship Group dan Caucus dalam dan luar negara.

BAHAGIAN PENGURUSAN DEWAN RAKYAT

1. Menjalankan fungsi pengurusan Persidangan Dewan Rakyat dengan mengeluarkan notis-notis mesyuarat kepada Ahli-Ahli Dewan dan Agensi Kerajaan; menyediakan Kertas Aturan Urusan Mesyuarat, memproses dan mengedit pertanyaan jawab lisan dan bertulis dan menyediakan minit mesyuarat (Undi-undi dan Perjalanan Mesyuarat).

2. Mengurus pembentangan Usul-Usul Kerajaan, Usul Persendirian dan Ucapan Penangguhan.

3. Menguruskan pembentangan Rang Undang-Undang mendapatkan perkenan Diraja dan memaklumkan kepada Peguam Negara untuk digazet.

4. Menguruskan pembentangan Risalat-risalat Dewan seperti kertas Perintah, Statut dan urusan mewartakannya.

5. Menguruskan penyediaan Penyata Rasmi Persidangan Dewan Rakyat.

6. Mengendalikan urusan terjemahan serentak semasa Persidangan Dewan.

7. Menguruskan urusan kerja-kerja Bentara semasa Persidangan Dewan.

8. Urus Setia Mesyuarat Majlis Istiadat Perasmian Persidangan Parlimen, Mesyuarat Pra-Persidangan Parlimen bersama-sama Agensi-Agensi Kerajaan, Persidangan Speaker-Speaker Dewan Undangan Negeri seluruh Malaysia. Jawatankuasa yang dibentuk oleh Dewan iaitu Jawatankuasa Pemilih, Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negara, Jawatankuasa Peraturan Mesyuarat Dewan Rakyat dan Jawatankuasa Dewan bagi Dewan Rakyat, Jawatankuasa Hak dan Kebebasan Dewan Rakyat.

9. Menjalankan penyelidikan dan perbandingan prosiding Dewan Rakyat dan Jawatankuasa-jawatankuasa Pilihan yang ditubuhkan berdasarkan amalan dan konvensyen Parlimen luar negara.

10. Menyediakan Laporan Jawatankuasa dan menyelaraskan pembentangan Laporan di Dewan Rakyat.

11. Mengendalikan bank data soalan-soalan lisan, soalan-soalan bertulis, Usul-usul daripada Ahli-ahli Dewan, jawapan-jawapan Kementerian, pembentangan Rang Undang-undang dan Laporan Jawatankuasa Pilihan dan Jawatankuasa Pilihan Khas.

12. Menerbit Laporan Prosiding Mesyuarat Jawatankuasa-Jawatankuasa Pilihan dan Mesyuarat Jawatankuasa-Jawatankuasa Pilihan Khas.

13. Menyelaras penterjemahan berturutan semasa lawatan tetamu asing dan urusan-urusan rasmi Parlimen.

14. Memastikan setiap pelawat dan tetamu sentiasa mematuhi peraturan yang ditetapkan semasa lawatan dan kunjungan hormat.

15. Memastikan keselamatan mesyuarat semasa Persidangan Dewan dan semasa Mesyuarat-mesyuarat Jawatankuasa.

BAHAGIAN PENGURUSAN DEWAN NEGARA

1. Menjalankan fungsi pengurusan Persidangan Dewan Negara dengan mengeluarkan notis-notis mesyuarat kepada Ahli-Ahli Dewan dan Agensi Kerajaan; menyediakan Kertas Aturan Urusan Mesyuarat, memproses dan mengedit pertanyaan jawab lisan dan bertulis dan menyediakan minit mesyuarat (Undi-undi dan Perjalanan Mesyuarat).

2. Mengurus pembentangan Usul-Usul Kerajaan, Usul Persendirian dan Ucapan Penangguhan.

3. Menguruskan pembentangan Rang Undang-Undang mendapatkan perkenan Diraja dan memaklumkan kepada Peguam Negara untuk digazet.

4. Menguruskan pembentangan Risalat-risalat Dewan seperti kertas Perintah, Statut dan urusan mewartakannya.

5. Menguruskan penyediaan Penyata Rasmi Persidangan Dewan Negara.

6. Mengendalikan urusan terjemahan serentak semasa Persidangan Dewan.

7. Menguruskan urusan kerja-kerja Bentara semasa Persidangan Dewan.

8. Urus Setia Mesyuarat Majlis Istiadat Perasmian Persidangan Parlimen, Mesyuarat Pra-Persidangan Parlimen bersama-sama Agensi-Agensi Kerajaan, Persidangan Speaker-Speaker Dewan Undangan Negeri seluruh Malaysia. Jawatankuasa yang dibentuk oleh Dewan iaitu Jawatankuasa Pemilih, Jawatankuasa Peraturan Mesyuarat Dewan Negara, Jawatankuasa Dewan bagi Dewan Negara, Jawatankuasa Hak dan Kebebasan Dewan Negara.

9. Menyediakan Laporan Jawatankuasa dan menyelaraskan pembentangan Laporan di Dewan Negara.

10. Mengendalikan bank data soalan-soalan lisan, soalan-soalan bertulis, Usul-usul daripada Ahli-ahli Dewan, jawapan-jawapan Kementerian, pembentangan Rang Undang-undang dan Laporan Jawatankuasa Pilihan dan Jawatankuasa Pilihan Khas.

11. Menerbit Laporan Prosiding Mesyuarat Jawatankuasa-Jawatankuasa Pilihan dan Mesyuarat Jawatankuasa-Jawatankuasa Pilihan Khas.

12. Menyelaras penterjemahan berturutan semasa lawatan tetamu asing dan urusan-urusan rasmi Parlimen.

13. Memastikan setiap pelawat dan tetamu sentiasa mematuhi peraturan yang ditetapkan semasa lawatan dan kunjungan hormat.

14. Memastikan keselamatan mesyuarat semasa Persidangan Dewan dan semasa Mesyuarat-mesyuarat Jawatankuasa.

CARTA FUNGSI KESELURUHAN PARLIMEN MALAYSIA Lampiran A1

Senarai Lampiran

Lampiran B : Carta Perjawatan Bahagian Pengurusan Dewan Rakyat

Lampiran B1 : Carta Fungsi Bahagian Pengurusan Dewan Rakyat

Lampiran C : Carta Perjawatan Bahagian Pengurusan Dewan Negara

Lampiran C1 : Carta Fungsi Bahagian Pengurusan Dewan Negara

Lampiran D : Carta Perjawatan Bahagian Komunikasi Korporat

Lampiran D1 : Carta Fungsi Bahagian Komunikasi Korporat

Lampiran E : Carta Perjawatan Bahagian Penyelidikan

Lampiran E1 : Carta Fungsi Bahagian Penyelidikan

Lampiran F : Carta Perjawatan Bahagian Keselamatan

Lampiran F1 : Carta Fungsi Bahagian Keselamatan

Lampiran G : Carta Perjawatan Bahagian Pengurusan

Lampiran G1 : Carta Fungsi Bahagian Pengurusan

Lampiran H : Carta Perjawatan Bahagian Senggara Fasiliti

dan Lanskap

Lampiran H1 : Carta Fungsi Bahagian Senggara Fasiliti

dan Lanskap

Lampiran J : Carta Perjawatan Bahagian Teknologi Maklumat.

Lampiran J1 : Carta Fungsi Bahagian Teknologi Maklumat

Lampiran K : Carta Perjawatan Bahagian Perhubungan Antarabangsa

dan Protokol.

Lampiran K1 : Carta Fungsi Bahagian Perhubungan Antarabangsa

dan Protokol

CARTA FUNGSI BAHAGIAN PENGURUSAN DEWAN RAKYAT Lampiran B1

KETUA PENTADBIR PARLIMEN MALAYSIA – PTD JUSA A

BAHAGIAN PENGURUSAN DEWAN RAKYAT

PTD/PT – M/N 54

SETIAUSAHA DEWAN RAKYAT

PTD – JUSA B

SEKSYEN BENTARA

BENTARA MESYUARAT N32

1. Menentukan kawalan keselamatan di dalam Dewan Rakyat

sentiasa terjamin sebelum, semasa dan selepas Dewan bersidang.

2. Mengedar kertas Aturan Urusan Mesyuarat setiap kali sesi persidangan.

3. Memastikan cokmar terpelihara dan sentiasa berada di dalam keadaan baik, bersih dan selamat.

4. Mengedar serta menyusun dengan rapi risalat-risalat dan dokumen-dokumen lain di atas meja Ahli-ahli Dewan Rakyat.

5. Mengawasi supaya tiada risalah-risalah yang tidak ada kaitan dengan persidangan diedarkan atau diletak di atas meja Ahli-ahli Dewan tanpa kebenaran Setiausaha Dewan Rakyat.

6. Membunyikan loceng Dewan pada masa yang ditetapkan.

7. Menerima dan mengedar nota-nota dari Yang di-Pertua Dewan Rakyat kepada Ahli-ahli Dewan dan sebaliknya.

8. Mengawasi Pegawai Bertugas Kementerian dan Kakitangan Kerajaan menepati dan mematuhi peraturan-peraturan yang ditetapkan di dalam Dewan Rakyat.

9. Menunjuk arah tempat duduk pelawat.

10. Mencatat kehadiran Ahli-ahli Ahli-ahli Dewan Rakyat.

11. Mengendalikan urusan mengangkat sumpah Ahli-ahli Dewan Rakyat.

12. Bertanggungjawab mengeluarkan Ahli-Ahli Parlimen yang melanggar tatatertib dan disiplin Dewan di atas arahan Yang di-Pertua Dewan Rakyat.

13. Mengawasi dan menyelia pengeluaran dokumen dari dalam Dewan.

14. Mengawasi dan memaklumkan kepada YB/Tetamu perkara-perkara larangan yang tidak boleh dibawa masuk ke dalam Dewan.

15. Menentukan kawalan keselamatan sebelum, semasa dan selepas setiap kali Mesyuarat Jawatankuasa.

16. Mengambil alih dan melaksanakan tugas-tugas Bentara Sambilan seperti mengawasi etika berpakaian kemas mengikut peraturan Dewan, memandu masuk, keluar dan menempatkan pelawat, memastikan pelawat atau pemberita tidak memasuki Ante-Chamber tanpa kebenaran dan memastikan barang-barang pelawat yang tertinggal disimpan dan diserah kepada pengurusan Dewan.

17. Mengawasi dengan rapi penggunaan telefon bimbit/tablet sebagai kamera oleh pelawat-pelawat yang menyalahi peraturan Dewan.

SEKSYEN JURUBAHASA & TERJEMAHAN

JURUBAHASA SERENTAK: N48

A. UNIT TERJEMAHAN

1. Merancang dan melaksanakan urusan penterjemahan soalan harian Aturan Urusan Mesyuarat

2. Menyelaras penterjemahan serentak perbahasan Dewan Rakyat

3. Menyelaras penterjemahan berturutan perbahasan Dewan Rakyat

4. Merancang dan melaksanakan urusan penterjemahan usul harian

5. Menyelaras penterjemahan kandungan laman sesawang Parlimen

6. Menyelaras persiapan pra-pembukaan Parlimen dengan menyedia dan mengedarkan:

7. Buku Aturcara Pentadbiran Majlis Pembukaan Parlimen

8. Buku Istiadat Pembukaan Parlimen

9. Kad jemputan ke Majlis Pembukaan Parlimen

10. Menyelaras penterjemahan serentak seminar dan acara rasmi anjuran Parlimen Malaysia

11. Memberikan taklimat dan mengiringi pelawat asing terutamanya tetamu asing yang dibawa sendiri oleh Ahli Parlimen dan melalui Cawangan Perhubungan Korporat

12. Menyelaras penterjemahan berturutan secara bersemuka dalam acara rasmi

13. Menyelaras pengendalian sistem penterjemahan

14. Merancang dan menghasilkan buku glosari

B. UNIT JAWATANKUASA

1. Menguruskan urusan penterjemahan Laporan Jawatankuasa Pilihan Khas

2. Menguruskan urusan penterjemahan Laporan Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negara

3. Merancang dan melaksanakan penterjemahan sebahagian Hansard berdasarkan permintaan dari organisasi seperti EU, IPU, dsb.

4. Merancang dan melaksanakan penterjemahan sebarang dokumen berkaitan Dewan dan Parlimen

5. Menyelaras dan melaksanakan penterjemahan kertas kerja Ahli Parlimen yang akan menghadiri seminar sama ada di dalam atau di luar negara seperti inter-parliamentary seminar

SEKSYEN PENYATA RASMI

PEG PENERBITAN : N48

A. UNIT PENYATA RASMI

1. Menerbit Penyata Rasmi Harian (Daily Hansard) bagi Mesyuarat Dewan Rakyat.

2. Menerbit Penyata Rasmi Bercetak (Printed Hansard) bagi Mesyuarat Dewan Rakyat.

3. Menerbit Laporan Prosiding Mesyuarat Persidangan Speaker-speaker Dewan Parlimen dan Dewan Undangan Negeri Seluruh Malaysia.

4. Merancang dan mengatur penerbitan penyata rasmi di laman web Parlimen.

5. Mengurus pengagihan penyata rasmi kepada pelanggan.

6. Mengurus tugasan Content Searching Hansard

7. Mengasing dan mengumpul petikan/ucapan Ahli-Ahli.

8. Mengurus tugasan Content Searching Laporan.

9. Mengasing dan mengumpul petikan/ucapan Ahli-Ahli.

B. UNIT JAWATANKUASA

1. Menerbit Laporan Prosiding Mesyuarat Jawatankuasa Kira-kira Wang Negara.

2. Menerbit Laporan Prosiding Mesyuarat Jawatankuasa Hak dan Kebebasan.

3. Menerbit Laporan Prosiding Mesyuarat Jawatankuasa Pilihan Khas.

4. Menerbit Laporan Prosiding Mesyuarat Jawatankuasa Peraturan-peraturan Mesyuarat.

5. Menerbit Laporan Prosiding Mesyuarat Jawatankuasa Dewan.

6. Menerbit Laporan Prosiding mesyuarat-mesyuarat peringkat antarabangsa berkaitan Parlimen.

SEKSYEN PERUNDANGAN & PROSIDING

PTD: M/N 48

A. PERUNDANGAN & PENGGUBALAN 1. Memberi khidmat nasihat kepada tafsiran Peraturan Mesyuarat berkaitan

perundangan, penggubalan usul laporan kepada Jawatankuasa dan usul Rang Undang-Undang Perbekalan.

2. Menjalankan penyelidikan berkenaan petua-petua (Rulings) Yang di-Pertua dan mengemaskini rekod petua-petua yang dikehendaki.

3. Membantu Ahli Dewan menggubal usul-usul, pindaan Rang Undang-Undang Persendirian serta memantau proses-proses meluluskan Rang Undang-Undang Kerajaan Persendirian mematuhi kehendak Peraturan Mesyuarat.

4. Mengendalikan dan menyimpan maklumat berkenaan proses pembentangan RUU melalui sistem pangkalan data. B. PROSIDING

1. Menyelaras pertanyaan lisan/bertulis Ahli Dewan Rakyat dan jawapan Kementerian.

2. Memastikan Aturan Mesyuarat dan usul-usul disediakan dan dimasukkan ke dalam Aturan Urusan Mesyuarat Harian.

3. Menyelaras Mesyuarat-mesyuarat JKK Kabinet AUM, Pra-Persidangan, Mesyuarat Perasmian Majlis Parlimen Malaysia.

4. Mengendalikan bank data soalan-soalan lisan, soalan-soalan bertulis dan usul-usul yang dikemukakan oleh Ahli-ahli Dewan serta jawapan-jawapan kementerian. C. RISALAT

1. Mengemaskini rekod pendaftaran nombor Statut/perintah Dewan Rakyat dan kepada Agensi Kerajaan yang terlibat.

2. Mengurus peredaran risalat/Rang Undang-Undang di dalam Dewan Rakyat dan kepada Agensi Kerajaan yang terlibat.

3. Mengurus penyediaan Draf Akta untuk dicetak sebagai “Signature Copies”.

D. UNIT JAWATANKUASA

1. Urus Setia kepada Jawatankuasa di dalam Peraturan Mesyuarat iaitu Jawatankuasa Pemilih, J/Kuasa Kira-kira Wang Negara, J/Kuasa Hak-Hak Kebebasan, J/Kuasa Peraturan Mesyuarat dan J/Kuasa Dewan dan J/Kuasa Pilihan Khas yang dibentuk.

2. Menyelaras mesyuarat Pra-Persidangan Jawatankuasa.

3. Menyelaras daftar/semakan/risalat/dokumen, memorandum kepada Jawatankuasa serta menyelaras pembentangan Laporan-Laporan Jawatankuasa Kerajaan.

4. Menjalankan penyelidikan dan perbandingan prosiding Dewan Rakyat dan Jawatankuasa-jawatankuasa Pilihan yang ditubuhkan berdasarkan amalan dan konvensyen Parlimen luar negara.

5. Menyediakan Laporan Jawatankuasa dan menyelaraskan pembentangan Laporan di Dewan Rakyat.

6. Mengendalikan dan menyimpan maklumat mengenai proses pembentangan Laporan Jawatankuasa Pilihan dan Jawatankuasa Pilihan Khas.

CARTA FUNGSI BAHAGIAN PENGURUSAN DEWAN NEGARA Lampiran C1

SEKSYEN PERUNDANGAN & PROSIDING

PTD/PT: M/N 48

A. PERUNDANGAN & PENGGUBALAN

1. Memberi khidmat nasihat kepada tafsiran Peraturan Mesyuarat berkaitan perundangan, penggubalan usul laporan kepada Jawatankuasa dan usul Rang Undang-Undang Perbekalan.

2. Menjalankan penyelidikan berkenaan petua-petua (Rulings) Yang di-Pertua dan mengemaskini rekod petua-petua yang dikehendaki.

3. Membantu Ahli Dewan menggubal usul-usul, pindaan Rang Undang-Undang Persendirian serta memantau proses-proses meluluskan Rang Undang-Undang Kerajaan Persendirian mematuhi kehendak Peraturan Mesyuarat.

4. Mengendalikan dan menyimpan maklumat berkenaan proses pembentangan RUU melalui sistem pangkalan data.

5. Mengendalikan dan menyimpan maklumat mengenai proses pembentangan Laporan Jawatankuasa Pilihan dan Jawatankuasa Pilihan Khas Dewan Negara.

6. Menjalankan penyelidikan dan perbandingan prosiding Dewan Negara dan Jawatankuasa-jawatankuasa Pilihan yang ditubuhkan berdasarkan amalan dan konvensyen Parlimen luar negara

B. PROSIDING

1. Menyelaras pertanyaan lisan/bertulis Ahli Dewan Negara dan jawapan Kementerian.

2. Memastikan Aturan Mesyuarat dan usul-usul disediakan dan dimasukkan ke dalam Aturan Urusan Mesyuarat Harian.

3. Menyelaras Mesyuarat-mesyuarat JKK Kabinet AUM, Pra-Persidangan, Mesyuarat Perasmian Majlis Parlimen Malaysia.

4. Mengendalikan bank data soalan-soalan lisan, soalan-soalan bertulis dan usul-usul yang dikemukakan oleh Ahli-ahli Dewan serta jawapan-jawapan kementerian.

C. RISALAT

1. Mengurus peredaran risalat/Rang Undang-Undang di dalam Dewan Negara dan kepada Agensi Kerajaan yang terlibat.

SEKSYEN PENYATA RASMI

PEG PENERBITAN : N48

UNIT PENYATA RASMI

1. Menerbit Penyata Rasmi Harian (Daily Hansard) bagi Mesyuarat Dewan Negara.

2. Menerbit Penyata Rasmi Bercetak (Printed Hansard) bagi Mesyuarat Dewan Negara.

3. Merancang dan mengatur penerbitan penyata rasmi di laman web Parlimen.

4. Mengurus pengagihan penyata rasmi kepada pelanggan.

5. Mengurus tugasan Content Searching Hansard.

6. Mengasing dan mengumpul petikan/ucapan Ahli-Ahli

SEKSYEN JURUBAHASA & TERJEMAHAN

JURUBAHSA SERENTAK: N48

UNIT TERJEMAHAN

1. Merancang dan melaksanakan urusan penterjemahan soalan harian Aturan Urusan Mesyuarat

2. Menyelaras penterjemahan serentak perbahasan Dewan Negara

3. Menyelaras penterjemahan berturutan perbahasan Dewan Negara

4. Merancang dan melaksanakan urusan penterjemahan usul harian

5. Menyelaras penterjemahan kandungan laman sesawang Parlimen

6. Memberikan taklimat dan mengiringi pelawat asing terutamanya tetamu asing yang dibawa sendiri oleh Ahli Parlimen dan melalui Cawangan Perhubungan Korporat

7. Menyelaras penterjemahan serentak seminar dan acara rasmi anjuran Parlimen Malaysia




11. Menyelaras persiapan pra-pembukaan Parlimen dengan menyedia dan mengedarkan:

12. Buku Aturcara Pentadbiran Majlis Pembukaan Parlimen

13. Buku Istiadat Pembukaan Parlimen

14. Kad jemputan ke Majlis Pembukaan Parlimen




SEKSYEN BENTARA

BENTARA MESYUARAT: N32

1. Menentukan kawalan keselamatan di dalam Dewan Negara

sentiasa terjamin sebelum, semasa dan selepas Dewan bersidang.

2. Mengedar kertas Aturan Urusan Mesyuarat setiap kali sesi persidangan.

3. Memastikan cokmar terpelihara dan sentiasa berada di dalam keadaan baik, bersih dan selamat.

4. Mengedar serta menyusun dengan rapi risalat-risalat dan dokumen-dokumen lain di atas meja Ahli-ahli Dewan Negara.

5. Mengawasi supaya tiada risalah-risalah yang tidak ada kaitan dengan persidangan diedarkan atau diletak di atas meja Ahli-ahli Dewan tanpa kebenaran Setiausaha Dewan Negara.

6. Membunyikan loceng Dewan pada masa yang ditetapkan.

7. Menerima dan mengedar nota-nota dari Yang di-Pertua Dewan Negara kepada Ahli-ahli Dewan dan sebaliknya.

8. Mengawasi Pegawai Bertugas Kementerian dan Kakitangan Kerajaan menepati dan mematuhi peraturan-peraturan yang ditetapkan di dalam Dewan Negara.

9. Menunjuk arah tempat duduk pelawat.

10. Mencatat kehadiran Ahli-ahli Ahli-ahli Dewan Negara.

11. Mengendalikan urusan mengangkat sumpah Ahli-ahli Dewan Negara.

12. Bertanggungjawab mengeluarkan Ahli-Ahli Parlimen yang melanggar tatatertib dan disiplin Dewan di atas arahan Yang di-Pertua Dewan Negara.

13. Mengawasi dan menyelia pengeluaran dokumen dari dalam Dewan.

14. Mengawasi dan memaklumkan kepada YB/Tetamu perkara-perkara larangan yang tidak boleh dibawa masuk ke dalam Dewan.

15. Menentukan kawalan keselamatan sebelum, semasa dan selepas setiap kali Mesyuarat Jawatankuasa.

16. Mengambil alih dan melaksanakan tugas-tugas Bentara Sambilan seperti mengawasi etika berpakaian kemas mengikut peraturan Dewan, memandu masuk, keluar dan menempatkan pelawat, memastikan pelawat atau pemberita tidak memasuki Ante-Chamber tanpa kebenaran dan memastikan barang-barang pelawat yang tertinggal disimpan dan diserah kepada pengurusan Dewan.

17. Mengawasi dengan rapi penggunaan telefon bimbit/tablet sebagai

kamera oleh pelawat-pelawat yang menyalahi peraturan Dewan.


BAHAGIAN PENGURUSAN DEWAN NEGARA

PTD/PT - M/N 52

SETIAUSAHA DEWAN NEGARA

PTD/PT – M/N54

CARTA FUNGSI BAHAGIAN KOMUNIKASI KORPORAT Lampiran D1

SEKSYEN PENERBITAN, FOTOGRAFI DAN VISUAL

AHLI FOTOGRAFI B21/22 B25/26

1. PENGURUSAN PENERBITAN FOTOGRAFI DAN VISUAL

i. Menyelaras penerbitan Buletin Parlimen

ii. Mencetak risalah-risalah

iii. Menyedia dan mencetak bahan-bahan

iv. maklumat

v. Menerbitkan video korporat jabatan

vi. Mencetak Buku Aturcara

vii. Menerbitkan buku-buku maklumat

viii. Parlimen

ix. Dokumentasi/arkib

2. PENGURUSAN FOTOGRAFI DAN VISUAL (VIDEO)

i. Liputan foto dan video segala aktiviti Jabatan, Majlis Perasmian Parlimen, kunjungan hormat pembesar luar negara, Majlis Angkat Sumpah Ahli Dewan Negara/Rakyat, lawatan-lawatan dalam dan luar negara)

ii. Menyediakan album dan rakaman untuk rekod dan arkib

iii. Menguruskan rekod secara professional urusan penyimpanan gambar/filem bagi tujuan arkib

iv. Membantu dalam penyediaan majalah/ buku-buku/ risalah Parlimen

v. Mengiringi lawatan-lawatan ke luar Negara untuk tujuan liputan

vi. Bertanggungjawab ke atas keselamatan alat-alat kelengkapan video dan fotografi

SEKSYEN MEDIA DAN KOMUNIKASI KORPORAT

PEGAWAI PENERANGAN S41

1. PENGURUSAN MEDIA i. Mengatur sidang media

ii. Mengeluarkan kenyataan akhbar

iii. Mengatur liputan media

iv. Mengatur temubual eksklusif

v. Kawalan media

vi. Bertindak sebagai jurucakap/liaison

vii. Bertanggungjawab membuat pemantauan isu secara keseluruhan

2. PENGURUSAN ACARA

i. Urusetia acara jabatan

ii. Mengurus jemputan kepada tetamu & media

iii. Publisiti (pre & post)

iv. Penulisan Ucapan

v. Pengurusan Lawatan Dalam Negeri 3. PENGURUSAN ADUAN

i. Mengurus aduan awam

ii. Menyelia Maklumbalas

iii. Menguruskan segala aduan atau masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh Pegawai Khidmat Pelanggan

iv. Membuat „follow-up‟ dengan segera dan memaklumkan kepada pelanggan sama ada melalui surat, email atau telefon

SEKSYEN PENDIDIKAN

GRED 44(TERBUKA)

1. PENGURUSAN LAWATAN

i. Mengendalikan lawatan rasmi/kunjungan hormat/pelawat dalam dan luar negara

ii. Mengurus dan mengendalikan permohonan lawatan para pelawat ke Parlimen.

iii. Mengadakan taklimat kepada rombongan pelawat di Parlimen

iv. Memberi taklimat mengenai sistem Parlimen di sekolah-sekolah dan institut pengajian tinggi

2. PENGURUSAN PELANGGAN

i. Mengurus panggilan telefon

ii. Melayani pelanggan yang berurusan (kaunter Pertanyaan)

iii. One-Stop-centre (pusat sehenti/rujukan)

3. PENGURUSAN GALERI

i. Menyelia dan mengurus segala yang berkaitan dengan Galeri Parlimen Malaysia yang bakal diadakan.

ii. Bertanggungjawab dalam urusan dan penjagaan barangan yang hendak di pamer di dalam galeri.

iii. Mengurus panggilan telefon

iv. Melayani pelanggan yang berurusan (kaunter Pertanyaan)

v. One-Stop-centre (pusat sehenti/rujukan)

vi. Menyelia dan mengurus segala yang berkaitan dengan Galeri Parlimen Malaysia yang bakal diadakan.

vii. Bertanggungjawab dalam urusan dan penjagaan barangan yang hendak di pamer di dalam galeri.

KETUA PENTADBIR PARLIMEN MALAYSIA – PTD : JUSA A

BAHAGIAN KOMUNIKASI KORPORAT

GRED 48 (T)

CARTA FUNGSI BAHAGIAN PENYELIDIKAN PARLIMEN MALAYSIA Lampiran E1


BAHAGIAN PENYELIDIKAN

GRED 54 (TERBUKA)

TIMBALAN KETUA PENTADBIR - PTD: JUSA C

SEKSYEN ANTARABANGSA DAN KESELAMATAN

GRED 48 (TERBUKA)

1. Mengurus, mentadbir dan

menyelenggara kerja-kerja penyelidikan berkenaan kementerian-kementerian Unit Keselamatan & Antarabangsa seperti berikut:-

o Kem. Dalam Negeri (KDN) o Kem. Luar o Kem. Pertahanan (MINDEF) o Kem. Pengangkutan o Kem. Kerja Raya o Jabatan Perdana Menteri

(Undang-undang, Perpaduan dan Integrasi Nasional & Hal-Ehwal Islam)


3. Menyiapkan penyelidikan mengenai isu-isu semasa dalam dan luar negara secara berkala dan juga melalui permohonan khusus dari ahli-ahli Parlimen



SEKSYEN EKONOMI

GRED 48 (TERBUKA)

1. Mengurus, menyelenggara dan menyiapkan kerja-kerja penyelidikan berkenaan kementerian-kementerian Unit Ekonomi seperti berikut:-

o Kem. Kewangan (MOF) o Kem. Perdagangan

A‟bangsa (MITI) o Kem Perdag Dlm Negeri

(KPDNKK) o Kem. Pertanian (MOA) o Kem Per. Perladangan &

Komoditi o Kem. Pelancongan o EPU/ ICU – JPM





SEKSYEN SOSIAL

GRED 48 (TERBUKA)

1. Mengurus, menyelenggara dan menyiapkan kerja-kerja penyelidikan berkenaan kementerian-kementerian Unit Sosial seperti berikut:-

o Kem. Pelajaran (MOE) o Kem. Pengajian Tinggi o Kem. Sumber Manusia o Kem. Pem. Wanita,

Keluarga & Masyarakat (KPWKM)

o Kem. Belia & Sukan o Kem. Kesihatan





PERPUSTAKAAN PARLIMEN

PUSTAKAWAN S 44

1. Mengurus sistem perpustakaan secara

manual dan berkomputer.

2. Mengurus rangkaian atas talian bagi peringkat Jabatan dan rangkaian atas talian bersama Perpustakaan Negara Malaysia, perpustakaan mahkamah serta perpustakaan institut pengajian tinggi.

3. Mengurus perolehan bahan bacaan perpustakaan

4. Mengurus pangkalan data indeks perbahasan mengenai bacaan Rang Undang-Undang dan Pindaan Rang

5. Undang-Undang dan pangkalan data suratkhabar

6. Mengurus sudut multimedia dan laman web interaktif dan mesra pengguna ke arah menjadikan Pusat Sumber sebagai Virtual Resource Centre.

7. Merancang dan mengurus promosi serta hebahan mengenai aktiviti, koleksi dan perkhidmatan Perpustakaan

8. Mengurus rangkaian dengan Perpustakaan luar negara

9. Mengurus perkhidmatan rujukan, pencarian maklumat dalam WebOPAC Pusat Sumber, koleksi Parlimen, koleksi perundangan, pangkalan data dalam talian dan internet

SEKSYEN SAINS, TENAGA DAN TEKNOLOGI

GRED 48 (TERBUKA)

1. Mengurus, mentadbir dan

menyelenggara kerja-kerja penyelidikan berkenaan kementerian-kementerian Unit Sains & Tenaga seperti berikut:-

o Kem. Sains, Teknologi & Inovasi (MOSTI)

o Kem. Tenaga, Tek Hijau & Air (KeTTHA)

o Kem. P‟rangan,Komunikasi, Kbudayaan

o Kem. Sumber Asli & Alam Sekitar o Kem. WP dan Kesejahteraan

Bandar o Kem. Pemb. Luar Bandar &

Wilayah o Kem. Perumahan & Kjaan

Tempatan (KPKT)





CARTA FUNGSI BAHAGIAN KESELAMATAN Lampiran F1

SEKSYEN OPERASI

PEGAWAI KESELAMATAN KERAJAAN KP44

1. Mengurus dan memproses permohonan / pengeluaran pas keselamatan (tetap, sementara, pelawat dan sebagainya ).

2. Mengenal dan mengawasi pergerakan akses di bangunan Parlimen dan kawasan sekitarnya dengan kerjasama pihak PDRM.


4. Menyelaras dan memastikan unit operasi yang melibatkan perjalanan pentadbiran persidangan dewan berjalan mengikut peraturan, arahan keselamatan dan undang-undang berkaitan bagi mengelakkan gangguan terhadap Parlimen.

5. Menjalankan program pemeriksaan mengejut untuk memastikan peraturan / langkah kawalan keselamatan dilaksanakan.

6. Menjalankan penyelarasan / proses pengeluaran permohonan dan rekod pas keselamatan melibatkan ( pas tetap, sementara, pelawat dan sebagainya ).

7. Memastikan segala pergerakan akses ke dalam Parlimen dibuat mengikut dibuat mengikut peraturan dan berjalan dengan lancar.

SEKSYEN KESELAMATAN PERLINDUNGAN

PENOLONG PEGAWAI KESELAMATAN KP32

1. Menyelaras dan memastikan kawalan keselamatan dan memantau sistem keselamatan fizikal di bangunan Parlimen berjalan dengan baik.


3. Menyelaras dan memastikan unit operasi yang melibatkan perjalanan pentadbiran persidangan dewan berjalan mengikut peraturan, arahan keselamatan dan undang-undang berkaitan bagi mengelakkan gangguan terhadap Parlimen.

4. Menjalankan program pemeriksaan mengejut untuk memastikan peraturan / langkah kawalan keselamatan dilaksanakan.

5. Mengurus dan menjadi urusetia proses tapisan keselamatan untuk semua pegawai /kakitangan, pelawat/kotraktor yang berurusan di Parlimen untuk dikemukakan kepada Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan selaku kuasa pusat.

KETUA PENTDBIR PARLIMEN MALAYSIA – PTD JUSA A

TIMBALAN KETUA PENTADBIR - PTD: JUSA C

BAHAGIAN KESELAMATAN

PKK KP 48

CARTA FUNGSI BAHAGIAN PENGURUSAN Lampiran G1

BAHAGIAN PENGURUSAN

PTD/PT : M/N54

TIMBALAN KETUA PENTADBIR – PTD: JUSA C

KETUA PENTDBIR PARLIMEN MALAYASIA– PTD JUSA A

SEKSYEN KEWANGAN DAN AKAUN

PTD/PT: M/N48

1. Mengurus peruntukan perbelanajaan

jabatan berdasarkan sekyen 4 Akta

Acara Kewangan 1957, Arahan

Perbendaharaan dan lain-lain peraturan

yang berkuat kuasa.

2. Mengurus asset dan stor.

3. Urusetia mesyuarat JKAPAK dan JPKA.

4. Pemyediaan Anggaran Belanjawan

Tahunan bagi VOT B01, T05, T06.

5. Mengurus pembayaran program aktiviti

Jabatan..

6. Mengurus akaun-akaun selaras dengan

system akaun bagu yang diperkenalkan

oleh Jabatan Akauntan Negara (JANM).

SEKSYEN AHLI PARLIMEN

PT/PTD : M/N 48

1. Pengurusan kemudahan dan keistimewaan Ahli Parlimen di bawah Akta 237 Tahun 1980 dan Kertas Statut 235 Tahun 1983.

2. Mengurus dan mengems kini maklumat bekas-bekas dan Ahli Parlimen melalui sistem maklumat berkomputer.

3. Mengurus dan menyelars maklumat manual dan digital Ahli Parlimen.

4. Mengurus dan mengemas kini e-Guarantee Letter perubatan Ahli Parlimen.

5. Pengurusan pembayaran elaun dan tuntuan Ahli Parlimen.

6. Mengurus pinjaman kenderaan, perumahan dan komputer.

SEKSYEN SUMBER MANUSIA DAN INOVASI

PTD/PT : M/N 52

1. Mengurus hal ehwal perkhidmatan kakitangan dan perjawatan orgasnisasi.

2. Mengurus Sistem HRMIS.

3. Mengurus latihan, Pelan Operasi Latiahn Jabatan dan perperiksaan.

4. Pengurusan prestasi dan tatatertib.

5. Urusetia kepada Panel Pembangunan Sumber Manusia.

6. Mengurus hal-hal pentadbiran, keurusetiaan mesyuarat-mesyuarat jabatan.

7. Pengurusan percetakan dan penjilidan hansard dan dokumen jabatan.

8. Pengurusan system e-Jari.

9. Mengurus program latihan sankut pegawai Parlimen di luar negaradan Dewan Undangan Negeri.

10. Mengurus maklumbalas mesyuarat-mesyuarat Ketua Jabatan dan

Pengurusan Tertinggi:-

i. Mesyuarat Kabinet

ii. Mesyuarat Pasca Kabinet

iii. Mesyuarat Ketua Jabatan di JPM

iv. Mesyuarat Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus

11. Urusetia kepada pengurusan dasar:-

i. Pelan Strategik Parlimen ii. Manual Prosedur Kerja iii. ISO

12. Urusetia kepada pengurusan inovasi dan kualiti:-

i. Kumpulan Inovasi dan Kualiti

CARTA FUNGSI BAHAGIAN SENGGARA FASILITI DAN LANDSKAP Lampiran H1

SEKSYEN ELEKTRIK

JURUTERA : J48 (ELEKTRIKAL)

1. Menyedia, memproses dan mengeluarkan sebutharga,

tender dan kerja-kerja segera penyelenggaraan dan

menaik taraf Bangunan parlimen dan Kediaman

Rasmi Speaker.

2. Mengurus kontrak penyelenggaraan elektrik dan

sistem keselamatan keatas bangunan parlimen dan

Kediaman Rasmi Speaker.

3. Mengawas dan mengaudit kerja-kerja dan peralatan

elektrik dan sistem keselamatan yang dilaksanakan

oleh kontraktor-kontraktor yang dilantik.

4. Meneliti dan mengesahkan kerja-kerja kecil pembaikan

& pengubahsuaian pendawaian dan peralatan

elektrik.

5. Pengujian dan pemulihan kerosakan pembaikan

peralatan elektrik kepada Bangunan Parlimen dan

Kediaman Rasmi Speaker.

6. Penyediaan anggaran Belanjawan Tahunan bagi kerja

penyelenggaraan elektrik dan sistem keselamatan

7. Mengurus pembelian dan penyimpanan alat ganti

untuk kegunaan kerja penyelenggaraan elektrik.

8. Memberi khidmat nasihat dan sokongan teknikal

berkaitan sistem dan peralatan elektrik kepada dan

sistem keselamatan Parlimen.

SEKSYEN MEKANIKAL

JURUTERA : J48 (MEKANIKAL)

1. Merancang, mengurus, mengawas dan menyelaras aktiviti dan kerja penyelenggaraan peralatan dan sistem mekanikal bagi bangunan Parlimen dan kediaman rasmi Speaker. Cth: Penyaman udara, lif, pam penggalak, sistem pencegah kebakaran, sistem LPG

2. Mengurus kontrak penyelenggaraan peralatan mekanikal ke atas bangunan parlimen dan Kediaman Rasmi Speaker.

3. Mengawas dan mengaudit kerja-kerja dan peralatan mekanikal yang dilaksanakan oleh kontraktor-kontraktor yang dilantik.

4. Meneliti dan mengesahkan kerja-kerja kecil pembaikan dan pengubahsuaian peralatan mekanikal.

5. Melaksanakan pengujian dan pemulihan kerosakan pembaikan peralatan mekanikal kepada Bangunan Parlimen dan Kediaman Rasmi Speaker.

6. Penyediaan anggaran Belanjawan Tahunan bagi kerja penyelenggaraan mekanikal

7. Memberi khidmat nasihat dan sokongan teknikal berkaitan sistem dan peralatan mekanikal kepada Parlimen.

SEKSYEN STRUKTUR KERJA AWAM DAN LANDSKAP

JURUTERA : J48 (AWAM)

1. Merancang, memberi khidmat nasihat teknikal dan melaksanakan kerja pemeriksaaan penyelenggaran kejuruteraan awam dan struktur ke atas bangunan Parlimen & kediaman rasmi Speaker.

2. Mengawas, mengaudit dan mengesahkan kerja-kerja kebersihan dan pembaikan yang dilaksanakan oleh kontraktor yang dilantik.

3. Penyediaan anggaran Belanjawan Tahunan bagi kerja penyelenggaraan bidang awam & struktur serta urusan sebutharga dan tender.

4. Menyelaras kerja menaiktaraf dan ubahsuai kompleks Parlimen dalam bidang kejuruteraan awam dan struktur termasuk kediaman rasmi Speaker.

5. Mengurus dan mentadbir kontrak penyelenggaraan bangunan dan infrastruktur ke atas Bangunan Parlimen dan kediaman Rasmi Speaker.

6. Merancang,mengawas , menyelaras dan mengurus aktiviti penyelenggaraan lanskap nursery dan hiasan dalaman.

7. Urusan khidmat kepakaran Kontrak dan Ukur Bahan untuk projek-projek pembangunan dan penyelenggaraan

8. Urusetia penjualan sebutharga Jabatan dan memberi khidmat nasihat kepada urusetia pentadbiran kontrak

9. Mengemaskini maklumat-maklumat kos untuk bahan binaan, guna tenaga dan loji

10. Menyediakan rekabentuk kerja-kerja baru , ubahsuai , landskap, majlis istiadat dan keraian rasmi Kerajaan

11. Memberi khidmat nasihat berhubung dengan senibina dan kerja hiasan dalaman.

TIMBALAN KETUA PENTDBIR – PTD: JUSA C


BAHAGIAN SENGGARA FASILITI DAN LANDSKAP

JURUTERA : J54

CARTA FUNGSI BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Lampiran J1


BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

PTM: F48/F52


SEKSYEN OPERASI DAN TEKNIKAL

PTM: F44

1. Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap operasi, pemantauan, bantuan teknikal, pematuhan standard dan bantuan kepakaran ICT untuk Projek Pembangunan ICT yang melibatkan Dewan Rakyat dan Dewan Negara .

2. Bertanggungjawab memastikan sistem persidangan dewan berada di tahap optimum dengan pelaksanaan penyelenggaraan berjadual.

3. Menentukan penggunaan sumber dapat dimanfaatkan dengan sempurna bagi membolehkan persidangan dewan dapat dilaksanakan dengan berkesan.

4. Memastikan Sistem Emel Jabatan sentiasa berfungsi dengan baik.

5. Memastikan Sistem Rangkaian Jabatan beroperasi dengan baik melalui langkah penambahbaikan dan penyelenggaraan berkala perkakasan-perkakasan rangkaian terlibat

6. Memberi khidmat nasihat dan pakar runding teknikal berkaitan Sistem Operasi Dewan Persidangan.

7. Memastikan semua infrastruktur keselamatan ICT adalah terjamin pada setiap masa dan menepati prinsip-prinsip keselamatan berpandukan Dasar Keselamatan ICT dan Arahan Keselamatan.

8. Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap Pengurusan Pusat Data ICT.

9. Memastikan pengendalian pengoperasian teknikal dapat dilaksanakan dengan baik dan teratur.

10. Memastikan kakitangan Parlimen Malaysia mendapat kemudahan ICT sewajarnya.

11. Bertanggungjawab sepenuhnya bagi urusan rekod aset ICT.

12. Bertanggungjawab akan keperluan teknikal ICT bagi program-program Jabatan.

SEKSYEN PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI DAN MULTIMEDIA

PTM: F44

1. Menyelaras Pembangunan Sistem Aplikasi Teras Utama Jabatan, Pengurusan Pengetahuan, Aplikasi Sokongan dan Aplikasi Flagship Kerajaan mengikut standard yang ditetapkan.

2. Memberi khidmat nasihat dan pakar runding teknikal kepada pihak Pengurusan dan Bahagian-Bahagian di Parlimen Malaysia dalam membuat perancangan berhubung dengan pembangunan sistem aplikasi untuk menyokong business Bahagian masing-masing dari segi kualiti, keselamatan sistem dan kajian kemungkinan (feasibility study).

3. Memastikan Portal Rasmi Jabatan sentiasa dikemaskini dengan maklumat terkini dan menepati garis panduan dan spesifikasi Multimedia Development Corporation (MDEC).

4. Melaksanakan penambahbaikan dan menyelenggara keseluruhan sistem yang telah dibangunkan.

5. Menentukan penggunaan sumber dapat dimanfaatkan dengan sempurna bagi membolehkan pembangunan dan Pengurusan Sistem Maklumat Jabatan dapat dilaksanakan dengan berkesan.

6. Menyelaras pembangunan pengetahuan kakitangan melalui sesi technology update dan latihan-latihan berkaitan.

7. Memastikan proses Transfer of Technology (TOT) dapat disalurkan kepada kakitangan ICT melalui projek pembangunan ICT.

8. Mengurusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) Jabatan.

9. Menyelaras jawatankuasa-jawatankuasa yang diperlukan oleh Pihak Pengurusan Atasan khususnya yang melibatkan khidmat kakitangan ICT.

10. Menyelaras program-program latihan ICT kepada kakitangan Parlimen Malaysia

11. Menyelaras pelaporan pelaksanaan projek pembangunan ICT Jabatan.

CARTA FUNGSI BAHAGIAN PERHUBUNGAN ANTARABANGSA DAN PROTOKOL Lampiran K1



BAHAGIAN PERHUBUNGAN ANTARABANGSA DAN PROTOKOL

PTD/PT : M/N 52

SEKSYEN PERTUBUHAN ANTARA PARLIMEN (HUBUNGAN MULTILATERAL)

PTD/PT: M/N M44

1. Menjadi urusetia dan penyelaras bagi persidangan /seminar yang dianjurkan oleh Parlimen Malaysia berkaitan pertubuhan /persatuan/organisasi berikut:-

*IPU,PUIC,PGA,UN,ASGP,CPA, SOCATT,APPF, FEALAC, GPH,APPU, GLOPAC, AIPA, AFPPD, APA, ASEP, APPCED, IPAID, WSIS

2. Mengendalikan urusan kewangan IPU dan CPA Malaysia.

3. Mendapatkan position papers dan country brief daripada agensi-agensi berkaitan untuk isu-isu yang akan dibincangkan.

4. Menyediakan Memorandum Jemaah Menteri sekiranya persidangan dihadiri oleh Jemaah Menteri atau persidangan dianjurkan oleh Parlimen

SEKSYEN HUBUNGAN ANTARA PARLIMEN (HUBUNGAN BILATERAL)

PTD /PT: M/N 44

1. Mengendalikan lawatan rasmi ke luar negara untuk YPDN, YPDR, YB

Menteri, TYPDN dan TYPDR.

2. Mengendalikan kesemua lawatan kerja Ahli Parlimen Malaysia ke Luar Negara.

3. Mengendalikan dan menyelaras kesemua lawatan rasmi / kerja dari luar negara ke Parlimen Malaysia.

4. Mengendalikan sesi kunjungan hormat / pertemuan dengan YPDN,

YPDR, YB Menteri, TYPDN dan TYPDR.

5. Mengendalikan kesemua urusan logistik untuk delegasi Parlimen Malaysia menghadiri persidangan / mesyuarat / seminar rasmi dalam dan luar negara yang diuruskan oleh semua unit di Cawangan Pertubuhan Antara Parlimen.

6. Mengendalikan kesemua urusan logistik lawatan rasmi / kerja diuruskan yang oleh unit Antarabangsa.

7. Mengendalikan urusan logistik untuk Persidangan / Seminar yang Parlimen Malaysia menjadi tuan rumah.

8. Memberi khidmat nasihat protokol dan menyelaras semua urusan protokol dalam Majlis / program yang dianjurkan oleh Parlimen Malaysia

9. Membantu dalam aturan protokol bagi majlis / program yang dianjurkan oleh pihak luar di Parlimen Malaysia.

10. Menjadi urusetia kepada kesemua Parliamentary Friendship Group dan Caucus.

11. Mengendalikan lawatan Parliamentary Friendship Group dan Caucus dalam dan luar negara.

Ruj: PAR.KPPM/1.1(3) PELAKSANAAN ... - · PDF fileahli Parlimen yang ... perlu dengan...

Documents

Transcript of Ruj: PAR.KPPM/1.1(3) PELAKSANAAN ... - · PDF fileahli Parlimen yang ... perlu dengan...